Автор: журнал «Кадровое дело», Подписка на журнал
Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы. Давайте посмотрим, как правильно оформить делегирование полномочий (с правом подписи кадровых документов).
Акт
- это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:
- о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
- сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)*(1);
- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
- передачи-приема (дел, документов);
- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);
- испытаний (образцов, систем, технологий);
- ревизии, инвентаризации;
- расследования аварий, несчастных случаев;
- ликвидации организаций и др.
Будьте свидетелем!
Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!
Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.
Наиболее распространенные должностные проступки:
- несвоевременное или некачественное выполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, должностной инструкцией;
- несвоевременное или некачественное выполнение заданий, распоряжений, приказов руководства;
- прогулы;
- появление на работе в состоянии опьянения.
Составляем правильно
А теперь подробно разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. На этих документах мы остановились не случайно, ведь они неизменно сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания, будь то замечание, выговор или увольнение (ст. 193 ТК РФ). И составляют их чаще всего работники кадровой службы либо начальники подразделений в присутствии кадровиков. Установленной формы для этих актов нет, но существует сложившаяся практика подготовки таких документов.
В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления. Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт. Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта.
Пример
"Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем".
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник.
Пример
"4 октября в 14 ч 00 мин. кладовщик Трушкин И.М. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения".
Пример
"4 октября в 17 ч 00 мин. бухгалтер Леонова М.М. отсутствовала на работе в течение четырех часов (с 14.00 до 17.00) без уважительных причин".
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.
Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт, который констатирует появление сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.
В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал. Кстати, этот акт можно и не издавать в виде отдельного документа, а зафиксировать отказ от объяснений и мотивировку отказа в акте о нарушении дисциплины.
Как оформить акт
Для оформления акта используется общий бланк организации или специальный бланк акта с унифицированным текстом. Специальный бланк берется, когда у акта есть утвержденная форма (например, акт о несчастном случае на производстве) или когда в нем фиксируется периодически повторяющаяся информация (как, например, в актах о нарушении дисциплины).
На акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-2003*(3).
В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются:
- название организации;
- название вида документа (слово "акт");
- дата и регистрационный номер документа;
- место составления;
- заголовок к тексту (название акта);
- подписи;
- в необходимых случаях - гриф утверждения. Обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов. Кроме того, он ставится на актах приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы.
Унифицированная форма Акта о перемеривании тканей (форма ТОРГ-24 ) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
В магазинах, которые осуществляют торговлю тканями , а также ателье , существуют свои особенности в оформлении приема товара (также читайте ⇒ ).Нередко в поступающих кипах (кусках) количество тканей превышает указанное в ярлыке, или, наоборот, метраж поступившего куска меньше заявленного производителем. Поэтому ткани, поступающие в кипах и кусках, до выпуска в продажу могут перемериваться комиссией . Результаты такой процедуры оформляются актом о перемеривании тканей (форма № ТОРГ-24 ).
При приемке тканей от поставщика (производителя) покупатель (магазин, ателье) должен проверить соответствие поступившей ткани качеству и количеству ткани , заявленному поставщиком в первичных товаросопроводительных документах. Приемка текстильных материалов по качеству производится покупателем в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
Правилами продажи товаров регламентировано, что ткани в магазине до передачи в торговый зал проходят специальную предпродажную подготовку, включающую: распаковку ткани, рассортировку, осмотр, проверку качества и наличия всей необходимой информации о ткани и ее изготовителе на ярлыках и паспортах.
Перемеривание кусков ткани производится в необходимых случаях по всем или по отдельным группам тканей. Путем сравнения фактической длины ткани и длины, которая указана производителем ярлыке, выявляются недостача, либо излишки ткани, как в натуральном, так и в стоимостном выражении.
Отбор единиц продукции в выборку при применении выборочного контроля проводят методом случайного отбора. Если при проверке одного изделия из партии выявлено несоответствие изделия реквизитам товарного или контрольного ярлыков проводят сплошной контроль изделий в партии с заменой ярлыков годным.
Акт о перемеривании подтверждает фактическую меру длины тканей, поступивших от поставщика и предназначенных для реализации, и ее соответствие мере, указанной производителем . Именно этим документом торговая организация оформляет недостачу или излишки ткани , поступившей от поставщика.
Первичные учетные документы в любых организациях должны приниматься к учету при условии, что содержат обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете.
Здесь имеется в виду, что организации вправе самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы или вправе воспользоваться унифицированными формами, закрепив соответствующие положения в учетной политике.
Внимание! Чтобы организация могла использовать типовую форму Акта, она должна утвердить ее своей .
Итоги таблицы подсчитываются по каждой странице акта и всему акту в целом.
Установленная при перемеривании фактическая длина куска ткани проставляется на фабричном маркировочном ярлыке. Эта запись должна производиться чернилами или шариковой ручкой. Также указываются на ярлыке производителя номер и дата составленного акта о перемеривании. Члены комиссии должны заверить своими подписями фактическую длину проверенного отреза ткани.
Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в акте не перечисляются , о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
Учет излишков и недостачи ткани может вестись в электронном виде . В этом случае оператором (кладовщиком) данные первичных учетных документов вводятся непосредственно в электронные базы данных .
Приложение EXCEL предлагает работу с электронными таблицами .
Иногда акт можно сформировать автоматически с помощью специальных программ .
В бухгалтерской программе «1С:Бухгалтерия» есть возможность дополнить документ «Инвентаризация товаров» необходимыми реквизитами, чтобы на его основе было возможно автоматическое списание излишков и недостач по конкретной поставке бухгалтером по учету товарно-материальных ценностей.
Для перемеривания тканей в торговой организации (ателье) Приказом руководителя создается и утверждается специальная комиссия по приемке тканей, в состав которой входят:
Акт составляют и подписывают в двух экземплярах члены комиссии при получении тканей от поставщика с целью учета излишков (недостачи) ткани.
Иногда в договоре прописывается обязательное участие представителя поставщика, тогда акт подписывается этим представителем с указанием реквизитов доверенности.
В соответствии с утвержденным Учетной политикой торговой организации (ателье) графиком документооборота один экземпляр акта вместе с первичными товаросопроводительными документами поставщика (производителя ткани) передается в бухгалтерию. Второй экземпляр акта хранится у материально-ответственного лица, отвечающего за товар.
На основании акта о перемеривании тканей бухгалтер торговой организации (ателье) должен отразить в бухгалтерском учете выявленные излишки или недостачи.
Из пункта 28 Методических указаний по учету материально-производственных запасов следует, что излишки товара принимаются к учету по рыночной цене (по цене поставщика) без НДС и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов торговой организации (ателье). По такой же стоимости сумма излишне полученной ткани подлежит списанию в бухгалтерском учете в случае дальнейшей продажи ткани.
В случае установления недостачи на основании составленного акта предъявляется претензия поставщику. Претензии о недостаче тканей по количеству направляют поставщику (производителю) не позднее чем в двадцатидневный срок после составления акта. Извещение об излишках тканей направляют в те же сроки.
Журнал, как и все первичные документы бухгалтерского учета, подлежит хранению в течение сроков, установленных организацией , но не менее 5 лет после отчетного года.
На предприятиях, занимающихся изготовлением различного рода швейной продукции, для учета сырья применяется специальный документ: акт раскроя ткани.
Вся ткань, поступающая на производство, подлежит обязательному контролю. В ходе него все куски измеряются, проверяются на состав и качество, затем приходуются. Причем на эти действия отводится определенный промежуток времени: при одногородней поставке — не более 10 дней; при иногородней — не более 20; при отдаленной — не более 60 после поступления на склад получателя.
ФАЙЛЫ
Далее ткань уходит «в работу», проходит подготовительный, раскройный, пошивочный цеха, где сначала раскраивается по определенным меркам, а затем прошивается. На выходе подсчитываются готовые изделия, учитываются все остатки и отходы, потом составляются отчетные бумаги, частью которых и является акт раскроя ткани.
Акт раскроя относится к первичной документации, поэтому его значение вполне очевидно. В первую очередь, на его основе происходит списание материалов, затраченных на пошив тех или иных изделий. В этом плане он играет точно такую же роль, как акт расхода стройматериалов в строительстве, акт посадки семян в сельскохозяйственном производстве и т.д. Именно поэтому к документу следует относиться очень внимательно, поскольку при проверках организации государственными надзорными органами не в последнюю очередь будут проверяться как раз эти бумаги. Внесение в них неточных, ошибочных или заведомо ложных данных может привести к наказанию как ответственных работников, руководства фирмы, так и самого предприятия.
Кроме вышеозначенной функции, которая, безусловно, является определяющей, акт позволяет проводить анализ расходования ткани на те или иные пошивочные изделия и на основе этой информации производить дальнейшие закупки сырья.
Также он дает сведения о ветоши, отходах и остатках, которые в будущем тоже можно использовать по какому-либо полезному назначению.
Акт составляется после того, как раскрой ткани будет произведен, а изделие пошито. Это важно, поскольку для того, чтобы включить в документ точные и проверенные данные, сначала ткань подлежит подсчету по количеству полотен, раскроенных кусков, метражу, площади и т.д. Также важно точно указать число запланированных изделий и полученных в результате кроения и шитья.
На сегодня акт раскроя ткани можно сформировать в произвольном виде, исходя из потребностей компании и видения документа работниками. Кроме того, до сих пор в ходу ранее его общеприменимая унифицированная форма, которая была предназначена только для бюджетных учреждений. Она до сих пор пользуется спросом, в том числе и в коммерческих организациях, по той причине, что ее можно с легкостью подстроить «под себя», убрав или добавив некоторые столбцы и строки.
В деле оформления акта никаких особых тонкостей нет, все вполне стандартно. Его можно делать печатным или рукописным, но если акт заполняется в компьютере, после окончательной подготовки его следует распечатать. Это необходимо для того, чтобы все ответственные работники могли поставить в нем свои подписи. Для акта подойдет обыкновенный лист А4 или любого другого удобного формата.
Акт делается как минимум в двух абсолютно идентичных экземплярах — один из которых остается в цеху, второй отправляется в бухгалтерию.
Заполненный акт требуется хранить период, установленный для таких бумаг законодательством или же срок, указанный для этого вида документации в учетной политике фирмы. Только после того, как это время истечет, устаревший бланк можно утилизировать.
В акте должны поставить свои подписи несколько работников швейного предприятия: начальник цеха, мастер, технолог, мастер ОТК и закройщик. Своими автографами все эти лица будут свидетельствовать о том, что вся информация, внесенная в бланк акта достоверна. Что касается печати, то ее в акт ставить не обязательно, поскольку он относится к внутренней документации фирмы (за исключением тех случаев, когда условие о применение штемпельного изделия является непреложным требованием со стороны руководства компании).
Если вам понадобилось составить акт раскроя ткани, с которым вы раньше никогда не сталкивались, посмотрите приведенный здесь образец и прочитайте объяснения к нему – с их помощью вы без особого труда сделаете нужный вам документ
Прежде чем перейти к собственно описанию, несколько слов о представленном ниже примере: это унифицированная форма, структура которой вполне стандартна для таких бланков и делится на начало, основной блок и заключительную часть. При этом основной раздел, который в данном случае оформлен в виде таблицы, можно сократить, дополнить или сделать в виде текстового описания.
Но, начнем по порядку.
Документ предназначен для оформления операций по выбытию материальных запасов с одновременным оприходованием новых материальных запасов, полученных на основе расхода "старых". Общий вид документа представлен на рис.7.20.1:
Документ состоит из заголовочной, расходной и приходной частей, а также вкладки контроля за бухгалтерскими проводками.
В заголовочной части в поле "Организация" указывается учреждение, в реестре которого создается данный документ. Поля "Номер" и "Дата" предназначены для ввода номера и даты документа.
Расходная часть документа представлена на вкладке "Расход". В поле "Шаблон операций" выбирается шаблон для создания бухгалтерских проводок по выбытию материальных запасов. В таблицу расходной части необходимо добавить материальные запасы, подлежащие расходу, в столбце "Кол-во" необходимо указать расходуемое количество. В столбце "Остаток" указан остаток материальных средств на дату создания документа.
Приходная часть документа (вкладка "Приход") представлена на рис.7.20.2:
В поле "Шаблон операций" выбирается шаблон для создания бухгалтерских проводок по постановке на учет новых материальных запасов.
В поле "Поставить на р/с" необходимо выбрать источник финансирования, на котором будут учтены новые материалы.
В таблицу приходной части необходимо по нажатию на кнопку "Добавить" из справочника материальных средств добавить наименования материальных запасов, которые подлежат постановки на учет в результате выбытия материалов (вкладка "Расход"). В столбцах "Кол-во","Цена","Сумма" необходимо указать количество, цену и общую стоимость вновь учитываемых материальных запасов соответственно. В столбцах "МОЛ" и "Подразделение" указываются материально-ответственное лицо и подразделение закрепления для новых материальных запасов.
На вкладке "Операции" осуществляется контроль за бухгалтерскими записями (рис.7.20.3):
В столбце "Бухгалтерская запись" возможно изменение проводок, которые были установлены из шаблонов, указанных в расходной и приходной частях документа.
