Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.
Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:
Информационная (документ создают для сохранения информации);
Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);
Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:
Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);
Правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).
Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:
Система автоматизации документооборота,
Программное обеспечение.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.
Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.
Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.
а) Электронное делопроизводство с использованием пакета программ Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного делопроизводства по сравнению с ручным изготовлением.
б) Специальные системыэлектронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.
Системы с развитыми средствами workflow (WF) - "поток работ". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируютих исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фирмах и государственных структурах.
Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, электронной почты и пр.
Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.
Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.
Внешний электронный документооборот. Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.
Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.
Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы отделить данные (содержание) от их визуального представления (формы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.
Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения.
режде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), остановимся на определении этих понятий. Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).
В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно, и в данной статье речь пойдет в основном об отечественных системах, а также о возможностях электронного документооборота.
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:
Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:
На рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.
Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) межкорпоративный.
При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
дной из главных тенденций последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит и о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное решение, и о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота.
При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.
Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они спецификой работы, максимально возможным объемом вводимых документов и стоимостью.
Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД. Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс» (agregat.kodeks.net). Одновременно на MS SQL и на Oracle Landocs от компании «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные Офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru), причем последняя работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных существует у коробочного решения «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru), хотя в проектных решениях система может быть реализована на MS SQL и на Oracle.
24 мая российская компания ABBYY в 11-й раз провела конференцию-выставку DOCFLOW, посвященную электронному документообороту и автоматизации управления. Это мероприятие проводится с 1995 года и стало уже традиционным. С каждым годом растет количество участников и посетителей DOCFLOW и число обсуждаемых тем, а также меняется формат мероприятия. В этом году конференция собрала 2500 посетителей: участвовали 63 компании (47 стендов с новейшими решениями в области электронного документооборота и автоматизации управления); представлено 76 аналитических и новостных докладов. Половина посетителей DOCFLOW руководители компаний и департаментов, 64% представители крупных компаний, располагающих ста и более компьютерами. Свыше половины посетителей пришли в этом году на DOCFLOW впервые, а 20% посещали конференцию уже более трех раз. Пятая часть посетителей конференции-выставки приехала из регионов России и из стран СНГ и даже из Южно-Сахалинска. График мероприятия в этом году стал более интенсивным: один день DOCFLOW вместил в себя 76 докладов в 7 тематических секциях конференции, работу 47 стендов компаний-участниц и 5 пресс-конференций. Впервые введено разделение докладов по тематическим секциям: «Комплексные платформы», «Потоковый ввод документов», «Системы электронного документооборота (СЭД)», «Средства управления бизнес-процессами (BPM)», «Электронные хранилища данных», «Новости». Расписание конференции было составлено таким образом, чтобы каждый желающий мог выбирать нужные и интересные для него секции и доклады. Отдельным событием стала работа аналитической секции «Документооборот от А до Я». Доклады содержали информацию об основных этапах внедрения системы электронного документооборота от принятия решения о необходимости перехода на электронный документооборот и выбора СЭД до внедрения и оценки эффективности. В рамках этой секции эксперты рынка рассказали о ключевых вопросах: о проблемах, связанных с внедрением систем электронного документооборота и об их решении; о том, с чего начинать переход от бумажного к смешанному документообороту и чего при этом опасаться; о том, как достичь желаемого результата при внедрении СЭД. Общая аудитория секции составила около 800 человек. DOCFLOW сегодня стала не просто площадкой, в рамках которой производители систем документооборота могли представить свои решения в этой области, конференция-выставка взяла на себя функцию обучения, помогая формировать цивилизованный рынок электронного документооборота. Ежегодную майскую DOCFLOW можно считать кульминацией активности на рынке электронного документооборота. Однако это не единственная инициатива компании ABBYY в данной отрасли. В сентябре этого года на выставке SofTool 2005 (как и в прошлом году) пройдет конференция «DOCFLOW Day» и будет работать объединенный стенд DOCFLOW. А информационный портал www.DOCFLOW.ru, созданный ABBYY несколько лет назад, непрерывно предоставляет своим читателям самую полную, структурированную и полезную информацию о рынке, технологиях, решениях и разработчиках систем российского электронного документооборота. |
||
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные. Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет лучше учесть специфические требования заказчика.
При кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, причем в некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же внедрение такой системы стоит значительно больше. Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то ей не обойтись без проектного решения. Однако отметим, что в случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он в принципе неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом больше подойдет коробочное решение, ибо такой продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов; здесь всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок короче говоря, все плюсы типового решения, в том числе и меньшая цена. Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».
Очевидно, что универсальных решений, учитывающих всю полноту специфических потребностей различных организаций, вообще не бывает. Чтобы выяснить заточенность системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов компании-разработчика он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.
А теперь более подробно остановимся на самых распространенных отечественных продуктах.
Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)
Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.
Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:
Системы реализованы в двух вариантах файл-серверном и клиент-серверном.
Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.
Функции системы:
Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.
Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.
Функции системы:
Основные характеристики системы:
Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.
Комплект «OfficeMedia Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:
Производитель: «Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)
Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».
Функции системы:
Для установки и визуализации логических связей между документами служит дополнительный модуль «Смотритель», который предоставляет возможность отображения логической структуры архива с помощью механизма представлений.
Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Интернет. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.
Производитель: «Гранит-Центр» (http://www. granit.ru/products_info.asp?id=10)
«Гран-Док» специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Эту САДД можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.
Функции системы:
«Гран-Док Lite» однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа Microsoft SQL.
«Гран-Док сетевая версия» адресована государственным и муниципальным структурам управления с объемом документооборота от 5 до 30 тыс. документов в год и с количеством пользователей от 20 до 150.
«Гран-Док корпоративная версия» (на основе «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») предназначена соответственно для ведения электронного документооборота и делопроизводства административного округа.
Производитель: «Электронные Офисные Системы» (http://www.eos.ru)
«ДЕЛО» это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.
Функции системы:
Дополнительные компоненты системы «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».
«1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.
Функции системы:
Технология WebPortal предназначена для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.
Производитель: ИКК «Гарант Интернэшнл» (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)
Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят:
Производитель: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)
Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота, включает:
Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления. Этот продукт ориентирован на организацию делопроизводства в органах государственной власти.
Системы гибко настраиваются, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру:
«БОСС-Референт» программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.
Компоненты системы:
Функции системы:
Производитель: Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm , http://www.evfrat.ru)
«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании. Главным преимуществом системы является то, что при высокой функциональности она является по-настоящему коробочным решением и имеет низкую общую стоимость владения.
Функции системы:
Автоматизация документооборота (делопроизводства) и автоматизация бизнес-процессов всё чаще и чаще встают на повестку дня в различных российских предприятиях. Бесспорно, каждому современному предприятию необходимо надежный и качественный механизм передачи корпоративных документов и задач сотрудникам предприятия.
Система автоматизации документооборота на базе платформы 1С позволяет вести эффективное управление корпоративным документооборотом. Система документооборота станет эффективным электронным инструментом для всех офисных сотрудников, от секретарей до управляющих директоров.
Система документооборота позволит повысить скорость принятия решений и общую эффективность предприятия. Всё это будет являться серьезным конкурентным преимуществом.
Автоматизация и электронный документооборот – это движение различных документов от авторов до исполнителей, такое движение позволяет быстро и точно донести информацию заинтересованным лицам. Чем больше компания, тем больше документов (приказов, договоров, распоряжений и прочее) приходит на рассмотрение и тем сложнее организовать работу групп сотрудников, да и всего предприятия в целом с новой информацией.
Система автоматизации документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет решать следующие задачи:
Интерфейс программы достаточно простой, но в тоже время функциональный. Взаимодействие с пользователем системы документооборота простое и понятное всем сотрудника предприятия. Все нужные инструменты для эффективной автоматизации документооборота присутствуют в продукте СЭД «Корпоративный документооборот».
Если использовать типовой функционал продукта, то процесс автоматизации может быть кратким, на ознакомление с функциями программы у сотрудников обычно занимает 1 – 2 дня. Что бы начать эффективную работу этого обычно достаточно.
Особенно хороший эффект внедрения достигается на предприятиях, где уже применяются системы на базе платформы «1С:Предприятие». Так как интерфейс системы документооборота очень похож на уже знакомые интерфейсы других системы на базе 1С. Пользователи работают с привычными элементами – справочниками, документами, отчетам и обработками. При основании системы им не приходится изучать принципиально новые интерфейсы, они используют уже имеющийся у них опыт работы с программами 1С.
В случае если предприятию требуется какая-либо индивидуальная настройка или разработка нового функционала, то наши специалисты всегда готовы выполнить все необходимые работы. Кроме того, мы стараемся выполнять такие работы так, что бы следующие обновления типовой системы были максимально упрощены.
Для получения качественного результата в работе с системой необходимо обеспечить простоту поддержки системы. Сотрудникам, поддерживающим систему, СЭД «Корпоративный документооборот» предоставляет простые и понятные интерфейсы. Система позволяет быстро выполнить её настройку и спроектировать бизнес-процессы. Администрирование СЭД «Корпоративный документооборот» ни чем не отличается от администрирования других продуктов на базе.
Проектировщикам бизнес-процессов предоставляются простые и понятные элементы системы. Проектирование бизнес-процессов для автоматизации документооборота осуществляется с помощью уже знакомых по другим программам на базе платформы 1С элементов – различных справочников и документов системы. Система имеет средства позволяющие быстро спроектировать бизнес-процессы для контроля различных задач исполнителей, выдачи поручений и организации маршрутов прохождения документов. В системе документооборота существуют простые способы настройки автоматической архивации документов.
Эффективность автоматизации документооборота и бизнес-процессов заключается в том, что для разработки видов (карточек) документов, а также маршрутов бизнес-процессов не требуется каких-либо специальных знаний или умений, не требуется знать языки программирования, достаточно универсальных знаний по работе с компьютером на уровне продвинутого пользователя.
Система документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» разработана как универсальная система автоматизации и проектированя бизнес-процессов с простыми и функциональными инструментами.
В программе СЭД «Корпоративный документооборот» поддерживается работа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Технология электронно-цифровых подписей на сегодня это очень важная и значимая технология. Во многих современных компаниях использование ЭЦП при работе с документами является обязательным и документооборот без цифровых подписей не используется в принципе.
Электронная цифровая подпись позволяет со 100% точностью удостоверить авторство подписи сотрудника на документе, а также гарантировать, что документ не был изменен с момента его подписания.
Таким образом, с помощью системы электронного документооборота «Корпоративный документооборот» вы не только можете повысить эффективность работы предприятия с документами, но и повысить доверие и достоверность передаваемой информации, а значит снизить ошибки и затраты на дополнительную проверку и исправление документов.
Сценарии использования системы документооборота
Ниже мы приводим 2 небольших сценария работы автоматизированного документооборота в компаниях.
Сценарий 1: Сотруднику необходимо как можно быстрее согласовать какой-либо документ предприятия. Можно пойти старым путем – разослать его копии по электронной почте всем адресатам или пойти к секретарю и попросить распечатать его с листом согласования. В реальности это займет уйму времени, но самое главное, ни кто не сможет гарантироват,ь что документ будет прочитан, он может попасть в спам, быть случайно удаленным или просто затеряться среди кучи других документов, кроме того адресат может отсутствовать на месте в нужный момент.
С помощью системы электронного документооборота, например СЭД «Корпоративный документооборот» на предприятии создается общее информационное пространство, этом потоки информации не могут быть случайно прерваны или остановлены. Если документ отправлен на ознакомление через автоматизированную систему документооборота, то можно быть уверенным что он проделает именно такой путь, какой был заложен при его проектировании. В случае, если нужный сотрудник отсутствует (находится на больничном, в командировке и т.д.), то, в зависимости от настроек системы, документ попадет к его заместителю или другому линейному сотруднику. Бизнес-процессы предприятия в случае их автоматизации не подвергаются случайностям, а работают четко и надежно.
Сценарий 2: Новый сотрудник не знает, как начать процесс подготовки к встрече с клиентом. В обычном случае он будет просить его коллег помочь и рассказать ему все подробности, отвлекая их от выполнения их задач, а в некоторых случаях давая повод отложить свои задачи под предлогом помощи новичку. Такая организация работы может привести к тому, что невыполненные задачи будут накапливаться как снежный ком, вовлекая в себя всё новых и новых сотрудников.
В случае использования автоматизированной системы документооборота и бизнес-процессов сотруднику достаточно инициировать новый бизнес-процесс, предварительно спроектированный и утвержденный на предприятии. Например, он запускает процесс подготовки к совещанию. СЭД «Корпоративный документооборот» в таком случае начинает выдавать нужные задания нужным сотрудникам, при этом бизнес-процесс может формировать задачи и для самого инициатора его запуска.
В таком случае сотрудник ни когда не забудет выполнить какую-либо важную задачу, например, процесс напомнит ему в нужный момент о необходимости забронировать комнату для переговоров. Такая организация работы ведет к повышению эффективности работы не только одного сотрудника, но и всего предприятия в целом. Что, конечно, положительно сказывается на росте прибыли и приводит к быстрой окупаемости инвестиций в автоматизированную систему документооборота.
В некоторых случаях одна дополнительная успешная сделка, которую качественно и в срок выполнили ваши сотрудники благодаря системе документооборота, многократно окупит все вложения автоматизацию документооборота вашего предприятия.
Павел Баскаков, Руководитель IT-департамента компании RosLogistics, Москва
Несколько лет назад автоматизация документооборота на предприятии внедрялась не повсеместно: преимущественно в крупных организациях. В последние два года таким программным обеспечением заинтересовались также малые и средние компании. Системы стали функциональнее и проще в использовании. Появились возможности потокового ввода данных. Комплект, состоящий из современного промышленного сканера и набора ПО, позволяет за несколько минут распознать бумажный документ, преобразовать его в электронный, проиндексировать по ключевым словам и классифицировать.
Вам нужно задуматься об автоматизации документооборота на предприятии, если документы долго рассматриваются сотрудниками (из-за чего могут срываться сделки) или теряются внутри компании (это касается как файлов, так и бумажных копий). Как правило, предприятию стоит внедрять систему автоматизации документооборота, если численность его работников достигает 100 человек, а в юридическом отделе заняты минимум два специалиста (см. также: Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии ).
>
- Обработка возросшего числа документов. Несколько лет назад обычной практикой было заключение бессрочных или долгосрочных договоров. Однако такие контракты были сопряжены с разнообразными рисками для бизнеса. Сегодня договоры чаще заключают на более краткий срок. Соответственно, в несколько раз увеличивается число новых документов, требующих подписания.
- Усиленный контроль контрагентов. Компании стремятся снизить риск финансового ущерба по вине недобросовестных контрагентов. На каждого партнера сегодня составляют солидное досье, включающее максимум информации – от устава до образцов подписи.
- Сбор данных о покупателях и заказчиках при заключении сделок. Раньше в качестве гарантий сделки поставщики требовали предоплату или аванс. Теперь на смену финансовым инструментам приходят юридические. Сегодняшний рынок – рынок клиента. Заказчики все чаще соглашаются платить только по факту поставки. И юридическое оформление всех шагов сделки становится своего рода гарантией оплаты.
Прежде всего нужно составить схему рабочего процесса управления документами. Как правило, эту работу выполняет юридическое подразделение компании. При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно рассмотреть все этапы оборота документа: создание, согласование, утверждение, исполнение, утилизацию. Важно определиться с правами доступа к информации, системой оповещений при согласовании документа и в течение его оборота.
Первый шаг к запуску системы автоматизации документооборота – подготовка процедуры работы с документами. С процедурой нужно под подпись ознакомить всех участников процесса, обязав их точно следовать установленному порядку. От первого лица компании на начальных этапах проекта зависит очень многое. Задача Генерального Директора – требовать от персонала неукоснительного соблюдения процедуры. Документы, не внесенные в систему электронного документооборота и не согласованные в ней, не должны подписываться.
Некоторые работники в ходе внедрения могут пробовать процедуру на прочность, придумывая однотипные отговорки, почему невозможно работать с системой: документы вносить туда долго, программа неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия. Такие проблемы возникают потому, что раньше в компании составлялись плохие проекты договоров. На этом этапе Генеральному Директору важно понять: электронные системы разрабатывались не один год и прошли не одно внедрение. Поэтому важно, несмотря на возникающие проблемы, сделать новый порядок обязательным для всех, а чуть позже заняться его локальной оптимизацией.
Еще раз подчеркну: контролировать внедрение должен лично Генеральный Директор. Если контроль результатов делегировать службе безопасности или (еще хуже) юридическому департаменту, есть риск, что проект завершится провалом. Вместе с тем юридическому отделу можно доверить управление ходом внедрения, контроль его сроков и стоимости. Чтобы стимулировать сотрудников к своевременному завершению проекта, разработайте систему бонусов. Вознаграждение должно выплачиваться только в случае выхода системы на запланированную мощность в срок, причем без перерасхода бюджета.
Сроки реализации проекта. Внедрение автоматизированного документооборота обычно занимает от месяца до года – в зависимости от размера компании. Этот процесс может идти поэтапно. Например, на первом этапе запускается электронное согласование только в отношении поставщиков компании либо только в выбранном филиале или подразделении (см. Сколько времени занимают разные этапы внедрения электронного документооборота ).
Этапы автоматизации документооборота на предприятии
- Этап запуска – подготовка предложений и принятие решения о целесообразности проекта. Занимает 10% всего времени реализации.
- Этап подготовки к внедрению – формулирование требований к системе, выбор поставщика, заключение договора, разработка внутренних положений, подготовка команды. Занимает 20% времени.
- Этап внедрения – развертывание системы, конфигурирование, обучение персонала, реализация пилотного проекта. Занимает 40% времени.
- Этап выхода на запланированную мощность – массовый ввод документов, контроль соблюдения процедур. Занимает 30% времени.
В нашей компании процесс внедрения системы электронного документооборота проходил именно в несколько этапов. Инициатором и «мотором» проекта стал юридический департамент. До начала внедрения документы у нас, как и во многих других компаниях, согласовывались на бумаге. Автоматизация длилась около пяти месяцев. Были внедрены решения для юридического департамента (электронное визирование договоров) и департамента операций (хранение технологических карт операций, согласование документации, разрабатываемой в ходе реализации проектов). В планах – автоматизация внутренней канцелярии (приказы, распоряжения, регламенты) и кадрового документооборота (приказы, документы, касающиеся финансовой мотивации).
На российском рынке представлены решения более чем 20 производителей, из которых четыре-пять игроков – очень технологичные. Большинство программных продуктов – отечественные. Российские разработчики систем электронного документооборота предлагают более конкурентоспособные решения, чем международные компании. При выборе системы оцените следующие ее параметры:
Облачные технологии позволяют не устанавливать систему документооборота на компьютеры компании – данные будут храниться на удаленных серверах. Использование таких технологий существенно снижает затраты на лицензии и инфраструктуру. Однако есть и серьезные минусы – в основном они касаются безопасности данных. Особо остановлюсь на двух недостатках.
1. Во многих договорах есть положения о конфиденциальности, в соответствии с которыми за разглашение информации предусматривается штраф. Если Ваша компания хранит документы на собственных серверах, Вы полностью контролируете риск разглашения (например, закрепив соответствующие условия в трудовых договорах). При заключении же контракта на использование облачных технологий поставщик решения, как правило, не берет на себя риски, связанные с нарушением конфиденциальности. А значит, в случае разглашения информации из договора финансовые потери понесете Вы, а не поставщик услуги.
2. В договорах, как правило, содержатся персональные данные. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ устанавливает особый порядок работы с такой информацией. Поэтому, подключая облачную систему электронного документооборота, имейте в виду, что персональная информация может неконтролируемо уходить третьим лицам, в том числе за рубеж. А значит, при заключении договора на использование облачной системы нужно обсудить с поставщиком безопасность персональных данных, а также принятие им рисков на себя в случае утечки этой информации.
Стоит ли работать с документами на планшетах
В последний год стало модным работать в системах электронного документооборота с планшетных компьютеров. Практически каждый поставщик системы разработал версию своего продукта для планшета. Я, однако, считаю, что работать с него есть смысл только Генеральному Директору, а также – в некоторых случаях – сотрудникам, находящимся в разъездах. Использовать планшетный компьютер удобно в основном для подписания документов и раздачи поручений. Для юриста, или менеджера проекта, которым нужно внести существенные поправки в договор, оставить комментарии либо поработать в режиме записи исправлений, планшет не подойдет. Такие операции быстрее и удобнее выполнять на стационарном компьютере. Мое мнение: возможность работать в системе электронного документооборота с планшета – опция, безусловно, удобная и красивая, но не обязательная.
Говорит Генеральный Директор
Дмитрий Пинчуков, Исполнительный директор компании «Дека», Санкт-Петербург
Сейчас мы в рамках перехода на восьмую версию «1С» запустили проект автоматизации и консолидации управленческой отчетности и бюджетирования. Целей несколько: повысить точность информации, сократить затраты труда и времени на подготовку управленческой отчетности, упростить контроль утвержденных показателей, расширить возможности использования данных в онлайн-режиме. Пока нам приходится иметь дело с массой распечатанных, подписанных от руки и подшитых в папки бумаг. Автоматизация позволит консолидировать утвержденные формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, балансе, потоках денежных средств, – тогда как в «1С», версия 7.7 можно было только выгружать данные из бухгалтерской программы и обрабатывать их в Excel. Также автоматизация даст нам возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат. Также мы сумеем прямо в ходе работы контролировать достижение запланированных показателей. Плановые показатели и бюджеты подразделений будут фиксироваться в «1С» в утвержденных формах при установке базовых параметров планирования.
Елена Иванова, Директор по маркетингу компании «Электронные Офисные Системы», Москва
Перед внедрением любой системы электронного документооборота, как бы хорошо ни была поставлена работа с бумажными документами, обязательно требуется, во-первых, некоторое предпроектное исследование бизнес-процессов компании, а во-вторых, их очень подробная регламентация. Вы должны понимать, от кого и кому направляется документ, – только после этого станет ясно, подойдет ли система к бизнес-процессам компании.
Если на предприятии до сих пор не проводилось автоматизации, переход к электронному документообороту должен быть постепенным. Первое время лучше дублировать электронные документы бумажными. Тогда в систему стоит включить функции, которые позволят отслеживать движение бумажных копий, чтобы смена формы работы не была для сотрудников слишком резкой. При внедрении системы глава компании-заказчика обязательно должен назначить руководителя проекта – специалиста, ответственного за процесс и его итоги. Главное – понимать, что работать над внедрением системы должен не только поставщик, но и заказчик. Тогда проект увенчается успехом.
Сначала идет предварительная настройка системы – вводятся справочники, устанавливаются права доступа (в любой компании есть документы, предназначенные только для определенных сотрудников или подразделений). За настройкой следует опытная эксплуатация: несколько специалистов компании работают в системе и сообщают об обнаруженных пробелах и неудобствах. Все это исправляется. И только затем начинается эксплуатация в полном объеме.
Надежда Меркурьева, Руководитель направления по продвижению продукта «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва
Систему электронного документооборота выбирают в два этапа.
«1С:Документооборот» на платформе «1С:Предприятие 8.2» может работать через веб-клиент, то есть через обычные браузеры – такие, как Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome. Это позволяет устанавливать продукт на устройствах с различными операционными системами (Microsoft Windows, Linux, MacOS), причем не только на стационарных, но и на мобильных.
Подключение через веб-сервер к базе «1С:Предприятие» ведется по защищенному протоколу https. За счет такого решения предотвращается несанкционированный доступ.
Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.
Вот пример. Компания «Альянс-энерджи» за счет обмена данными в онлайн-режиме ускорила обработку большого потока документов и сократила время согласования внутренних документов. Интеграция «1С:Документооборота» и «1С:Бухгалтерии 8» позволила сократить время взаиморасчетов по договорам и в минимальные сроки проводить оплату. Сейчас в системе могут одновременно работать 500 пользователей, и за счет этого сотрудникам удается оперативно выполнять коллективные задачи и решать спорные вопросы.
Федеральное казенное предприятие «Завод им. Я.М. Свердлова» благодаря внедрению «1С:Документооборота» сократило время согласования контрактов между подразделениями и минимизировало риск утраты договоров, а также сумело эффективнее контролировать время подготовки документов, отслеживая, в какие сроки завершается каждый этап этого процесса.
RosLogistics
Сфера деятельности: профессиональные интегрированные логистические услуги на территории России
Форма организации: ООО
Территория: головной офис – в Москве; филиалы – в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Иркутске, Новосибирске, Ростове-на-Дону
Численность персонала: 500
«Генеральный Директор» сделан вами и для вас. Спасибо, что вы с нами
Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:
Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.
Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.
Итак, выглядит она следующим образом:
Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.
Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.
Место | Программа/сервис | Цена | Простота освоения | Функциональность | Учет российского законодательства | Техническая
поддержка |
Общая оценка |
1 | Дело | 8 | 8 | 10 | 10 | 10 | 9,2 |
2-4 | 1С:Архив | 9 | 7 | 10 | 10 | 9 | 9 |
2-4 | CompanyMedia | 9 | 9 | 9 | 10 | 8 | 9 |
4-6 | EMC Documentum | – | 9 | 10 | 8 | 8 | 8,8 |
4-6 | Логика | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
4-6 | ЕВФРАТ | 9 | 10 | 9 | 10 | 6 | 8,8 |
7 | DIRECTUM | 10 | 8 | 8 | 10 | 7 | 8,6 |
8 | Lotus Domino.Doc | – | 8 | 8 | 9 | 9 | 8,5 |
9 | OPTIMA-WorkFlow | 10 | 8 | 8 | 9 | 7 | 8.4 |
10 | LanDocs | 8 | 7 | 7 | 10 | 8 | 8 |
Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.
Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.
Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.
Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.
Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».
Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).
Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.
Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.
Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.
CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.
Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.
Плюсы
Минусы
Сколько стоит?
Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.
Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.