Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.
Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.
По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.
Обязательными реквизитами акта являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.
Текст акта состоит из трех частей :
Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.
Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера , подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:
Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.
Обязательными реквизитами справки являются : наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).
Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.
Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.
Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».
Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.
Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.
Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.
Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).
№6«Информационно-справочные и информационно-аналитические документы»
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и аналитической обработке объективной и достоверной информации о фактическом положении дел в системе управления. Эта информация может содержаться в различных источниках, важнейшее место, среди которых занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.
Эти документы выполняют служебную, вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам, поскольку не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а лишь сообщают сведения, которые могут побудить к принятию определенного решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
Особенность этой группы документов состоит в том, что, как правило, они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации; от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов (например, переписка) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.
Предлагаемые различными источниками классификации данного вида документов достаточно противоречивы и неоднозначны, однако с определенной мерой условности всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы:
|
Справочно-информационные документы |
Справочно-аналитические документы |
|
докладная записка предложение объяснительная записка заявление представление переписка служебное письмо телеграмма, телефонограмма, телекс, факсограмма, электронное сообщение |
акт справка сводка заключение отзыв список перечень |
Особое место в этой системе занимает служебная корреспонденция (переписка) - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Корреспонденция занимает весьма значительное место в документном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между различными организациями, переписка занимает около 80 % входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Разнообразна переписка и по содержанию: запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии, приглашения и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
Ø письма оформляются на специальных бланках (бланках для писем) и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
Ø письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
Ø независимо от содержания тон письма должен быть спокойным, выдержанным, информация должна излагаться официально-деловым языком, аргументировано, точно, полно, ясно, последовательно, кратко;
Ø содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы (приложения).
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена информацией (телефонные переговоры, личные встречи и др.). Однако, в современных условиях крайне низкого уровня исполнительской дисциплины в нашей стране, многие предпочитают именно такой способ общения, поскольку он дает возможность документально подтвердить, в случае необходимости, те или иные взаимоотношения и действия.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются:
Ø наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения),
Ø наименование вида документа,
Ø дата и номер,
Ø место составления (для внешней докладной записки),
Ø заголовок к тексту,
Ø текст,
Ø подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая (аналитическая) часть может отсутствовать, и тогда текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.
Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Образец докладной записки:
Отдел новых проектов
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подобное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4-5- курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.
Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, который содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Предложения составляются аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
Ø наименование структурного подразделения,
Ø дата,
Ø номер,
Ø заголовок к тексту,
Ø адресат,
Ø подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Работниками организации заявления составляются, как правило, по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д.
Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись .
Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса: «Прошу перевести...», «Прошу предоставить...» и т.д., после чего излагаются детали затронутого вопроса.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и т.д.). Заявление подписывается автором.
Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.
Представления также оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются:
наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или перевести работника.
Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.
Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.
Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от объема текста письма.
Обязательными реквизитами письма являются:
Ø наименование организации-автора,
Ø справочные данные об организации,
Ø дата документа,
Ø номер документа,
Ø адресат,
Ø заголовок к тексту,
Ø подпись,
Ø отметка об исполнителе,
Ø в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложения.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения (аргументы «за» или «против»). Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма.
В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть «одно-предметным» по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
Письма, оформленные на бланке формата А 4, должны иметь заголовок к тексту, построенный по схеме «О чем? »,
например:
О нарушении договорных обязательств
Об оказании научно-технической помощи.
Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата инициативного письма, на которое дается ответ.
Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то составляется список рассылки.
Письмо визируется руководителем подразделения, подготовившего его проект, при необходимости - руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено такое право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.
Образец письма:
О предоставлении выставочной площади
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 1996 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ...
(Гарантийные письма удостоверяются печатью организации)
Электронное сообщение - документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма ).
Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.
Каждому абоненту в электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти «почтовые ящики» практически в режиме реального времени.
Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный почтовый ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «su» (Советский Союз), предпоследний обозначает город - msk (Москва) или организацию внутри страны и т.д.
Акт - документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:
Ø приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов),
Ø приема-передачи (дел),
Ø обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, жилищных условий, результатов деятельности),
Ø испытаний (образцов, систем, технологий),
Ø ревизии,
Ø инвентаризации,
Ø дегустации,
Ø расследования аварий, несчастных случаев,
Ø ликвидации организации и т.д. и т.п.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями, постоянно действующими (на регулярной основе) или специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.
Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются:
Ø название вида документа (АКТ),
Ø дата и номер документа,
Ø место составления,
Ø заголовок к тексту,
Ø отметка о наличии приложений,
Ø подписи,
Ø гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института»; «Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»; «Акт списания материальных ценностей».
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты, устное распоряжение руководителя), а также кем составлен акт (состав комиссии: председатель, члены комиссии).
В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Текст акта может быть разделен на пункты, может содержать материал, оформленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если таковые имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого производились действия, завершившиеся составлением акта.
Образец акта:
Основание: докладная записка начальника отдела маркетинга Сидорчука И.Н. от 17.05.98 с резолюцией директора АО.
Комиссия в составе председателя И.Н.Сидорчука и членов Комиссаровой А.Н. и Григорьева П.П. составила акт приема-передачи ПЭВМ PС\1 486 D-33 инв.№ 43 из отдела рекламы в отдел маркетинга.
В результате обследования ПЭВМ признана исправной, пригодной к эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, дисплей, клавиатура, принтер, сканер).
ПЭВМ передается отделу маркетинга временно на срок выполнения работ по контракту № 24/15.
Справка - документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Основные реквизиты справки:
Ø название организации или структурного подразделения (для внутренней справки);
Ø название вида документа «СПРАВКА»;
Ø дата и номер документа;
Ø заголовок к тексту;
Ø адресат;
Ø отметка о наличии приложения;
Ø подпись.
Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем? » и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в тексте справки сведения, например:
Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 1998 года
Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Римини» в 1998 году
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную, систематизированную информацию, допускается оформление текста в виде таблицы.
Если содержанием справки является информация относительно нескольких вопросов, текст справки может быть рубрицирован (разбит на разделы).
Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.
Образцы оформления справок:
|
Новомосковское производственное объединение «Азот» СПРАВКА 10.09.98 № 108 г.Новосибирск |
Детский сад № 2 |
|||
|
ВАСИЛЬЕВА Светлана Сергеевна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад - 600 рублей в месяц. |
||||
|
Начальник отдела кадров |
подпись |
А.А.Светин |
||
|
Отдел перевозок СПРАВКА 02.07.98 Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01.07.98 |
Генеральному директору компании г-ну Савельеву М.М. |
|||
|
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия). К 01.06.98 численность туристических групп, вылетающих в Италию. Возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест нашей фирме она не имела возможности. Для решения вопроса отправки групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини. |
||||
|
Старший менеджер |
подпись |
О.Н.Соколова |
||
Протокол - «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов » (ЕГСД С.77).
Разновидностью протокола являются протоколы, составленные административными, следственными органами, органами охраны общественного порядка, официальными лицами для удостоверения какого-либо факта (например, протокол санитарного инспектора, протокол о задержании, об изъятии огнестрельного оружия).
Протокол ведется во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь, Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Он печатается на чистом листе бумаге формата А 4, где воспроизводятся реквизиты общего бланка:
Ø наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;
Ø наименование вида документа «ПРОТОКОЛ »;
Ø дата и номер;
Ø место издания;
Ø заголовок к тексту.
Датой протокола является день заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания этого коллегиального органа. Наличие фонограммы или стенограммы заседания не исключает необходимости оформления протокола. Расшифрованные и надлежащим образом оформленные фоно- и стенограммы могут быть приложением к протоколу.
В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается - заседание, собрание, совещание - и название самого коллегиального органа в родительном падеже.
Например:
ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии;
ПРОТОКОЛ собрания акционеров и т.д.
В тексте протокола выделяется две части. Первая часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одном и том же порядке.
Например:
Председатель - Чижов А.А.
Секретарь - Барская О.И.
Присутствовали - (в алфавитном порядке перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа, затем также в алфавитном порядке с указанием должностей и названий учреждений перечисляются фамилии приглашенных).
На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, причем пофамильный список прилагается к протоколу.
Например:
Присутствовали - 28 человек (список прилагается).
На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается и сколько человек должно присутствовать.
В повестке дня перечисляются вопросы, предлагаемые, выносимые на обсуждение. Каждый вопрос формулируется в предложном падеже с предлогом «о(об )», помещается с новой строки, нумеруется, при этом обязательно указывается докладчик.
Например:
Повестка дня:
1.О подготовке к новому учебному году. Доклад директора техникума Иванова П.Р.
2.Об итогах весенней сессии. Сообщение зам. декана Смирнова С.Т.
Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления, то есть отражается работа коллегиального органа. Строится вторая часть протокола по разделам в соответствии с повесткой дня и, следовательно, с порядком обсуждения вопросов на собрании.
Каждый раздел делится на три части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ , ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ ), которые начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы докладчика в винительном падеже. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, информация о чем указывается в тексте протокола.
Например:
|
1. СЛУШАЛИ (кого? - вин падеж) Чернова И.П. - Текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: (кто? - имен. падеж) Крылов Д.В. - (краткая запись сути выступления) ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить основные направления развития кафедры. 1.2. Предложить преподавателям пересмотреть тематику дипломных и курсовых работ на следующий учебный год к 15.0998. 1.3. Лаборатории кафедры подготовиться к переходу к занятиям на компьютерах к 01.01.99. 2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ: .............................................................................................................................. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. ....................................................................................... 2.2.......................................................................................... 2.3. ........................................................................................ |
Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, они должны быть зафиксированы вместе с ответами.
Слово СЛУШАЛИ , которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня. Слова ВЫСТУПИЛИ и ПОСТАНОВИЛИ печатаются от нулевого положения табулятора, от левого поля. Таким образом, оформляется каждый пункт повестки дня.
Протокол подписывается председателем и секретарем.
По полноте освещения работы коллегиального органа протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется. Краткими протоколами оформляются совещания оперативного характера.
В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать, отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. После расшифровки записей по ним выверяется и уточняется протокол. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола, а являются приложением к нему.
Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципе единоначалия, - в приказах.
Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.
Проведению заседания всегда предшествует большая подготовительная работа, которая также документируется. Прежде всего, это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов или развернутых тезисов докладов, проектов предполагаемых решений (постановлений). Все эти документы должны быть своевременно подготовлены, размножены в достаточном количестве экземпляров, доведены до участников заседания. Однако в самом протоколе информация, зафиксированная в этих подготовительных документах, часто может не отражаться, тем не менее, ссылка на них необходима. В таком случае эти документы обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: Протоколы заседаний и документы к ним .
Образец полного протокола:
АО «Контакт-сервис»
ПРОТОКОЛ
09.08.98 № 12
Санкт-Петербург
заседания Совета директоров
Председатель: А.А.Серов
Секретарь: Т.Е.Шевченко
Присутствовали: П.П.Бондарко, А.В.Громов, Г.А.Задонская,И.С.Краев, Г.Г.Филиппов, М.И.Шувалов, Л.В.Яковлев.
Повестка дня:
1.Об организации филиала предприятия в г.Кириши. Докладчик А.В.Громов.
2....
3....
1.СЛУШАЛИ:
Громова А.В. - (краткое изложение содержания выступления).
ВЫСТУПИЛИ:
Краев И.С. - (изложение содержания выступления или вопроса).
Яковлев Л.В. - (изложение содержания выступления или вопроса).
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия в г.Кириши до 15.08.98. Ответственный - Шувалов М.И.
1.2. Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений И.С.Краева до 15.08.98. Ответственный - Яковлев Л.В.
2. СЛУШАЛИ: ...
ВЫСТУПИЛИ: ...
ПОСТАНОВИЛИ: ...
(последующие пункты повестки дня оформляются так же, как пункт 1).
Классификация продуктов ИАД.
Виды документов ИАД.
Отличительные черты документации ИАД.
Одной из характерных черт современности стала информатизация, в условиях которой общество разрабатывает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации очень важно оперативно отследить и проанализировать бесконечные информационные потоки.
Решение данной проблемы связано с грамотной организацией информационно-аналитической деятельности (далее - ИАД), которая представляет собой вид деятельности, призванной обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания . Сегодня информационно-аналитическая (далее - ИА) поддержка становится незаменимой частью процесса принятия решения в самых различных организациях: от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы необходимы для ведения успешной деятельности.
Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики их деятельности в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о необходимости сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА структур в органах регионального управления (далее - ОРУ) становится не просто желательным, а необходимым условием работы.
Основная цель деятельности ИА подразделений в ОРУ - обеспечить лицо, принимающее решение (далее - ЛПР), информационными продуктами, необходимыми для осуществления его деятельности. Информационный продукт - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей . В ОРУ продукты ИАД являются информационным базисом для разработки и принятия управленческих решений, воплощаемых в организационно-правовых, плановых и распорядительных документах. В большинстве случаев именно документы, являющиеся продуктами ИАД, сосредотачивают основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в системе управления органа власти.
Существует ряд различных наименований продуктов ИАД: дайджест, доклад, записка, обзор, отчет, сводка, справка, статья. Теоретически можно выделить характерные особенности каждого из них, однако на практике зачастую увидеть и объяснить различия между справкой, запиской, отчетом, обзором и другими вышеперечисленными продуктами ИАД бывает непросто.
С точки зрения рассмотрения продуктов ИАД как информационного базиса для принятия управленческих решений можно обратиться к следующей классификации, предлагаемой в работе Н. А. Гайдамакина :
Документы информационного характера - информируют о предмете, то есть по характеру являются первичными (без глубокого анализа) документами, поэтому должны составляться максимально лаконично и точно, позволять быстро получить адекватную информацию, дающую возможность принять предварительное решение. При информировании о типичном, в общем плане известном предмете сначала дается общая характеристика, а затем в порядке убывания важности наиболее существенные параметры. Если предмет изложения нетипичный, новый, то информирование лучше вести от частного к общему. Такие документы обычно представлены в виде справок, сводок.
Документы аналитического характера . Их особенностью является исследовательско-проблемный характер. От информационных сообщений их отличает комплексная цель: описать, разъяснить, выработать решение, обосновать, убедить. Такие документы обычно представлены в виде справок, статей, обзоров, отчетов об исследовании.
Обратимся к конкретным видам продуктов ИАД с целью выявления их особенностей.
Справка
- это документ, содержащий анализ значений показателей информационного поля (то есть массива информации, складывающегося вокруг объекта мониторинга) с точки зрения поставленной проблемы.
Информационно-аналитическая записка
- термин подразумевает четкое и краткое описание проблемы или проделанной работы. Таким образом, не ясно, какими специфическими чертами записка отличается от справки в контексте ИА документов.
Аналитический обзор
предназначен для быстрого ознакомления и комплексного изучения сложных предметов. Помимо «обзорности» и «сжатости», эти документы обладают еще и аналитическим аспектом, связанным с анализом, сопоставлением различных точек зрения и формированием обоснованных оценок. Таким образом, аналитические обзоры (в отличие от справок и статей) имеют комплексный и емкий характер.
Доклад
- это документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. ИА доклад предполагает не только перечисление параметров проблемы и формулировку связывающих их выводов, но и внесение предложений по решению вопроса.
Информационная сводка
по событиям, происшествиям, обстановкепредставляет сведенную воедино за определенный временной период в отношении определенного объекта (территории, структуры, сферы) информацию о произошедших событиях, особенностях обстановки, положении дел.
Аналитический отчет
- это аналитический продукт, в котором описана совокупность показателей, по которым оценивается информационное поле объекта мониторинга. Он состоит из диаграмм, графиков и таблиц, сопровождающихся краткими или развернутыми аналитическими справками. Заключение отчета обычно содержит основные выводы и рекомендации.
Аналитическая статья
- это статья, в которой содержится анализ деятельности объекта мониторинга. Данный документ содержит большое количество анализируемых фактов и определяет их взаимосвязи. Статья, с одной стороны, должна быть доступна для понимания широкому кругу читателей, а с другой - интересна для специалиста в исследуемой сфере.
Дайджест
- информационный продукт, который содержит краткие аннотации и выходные данные статей. Такой формат удобен для ежедневного предоставления - например, для ознакомления с основными новостями отрасли.
В связи с обращением к проблеме документирования ИАД, необходимо выделить характерные параметры представления информации и структуру различных информационных продуктов, проанализировать их предназначение и особенности составления. Обобщив эти данные, можно сформулировать (как с точки зрения информационного содержания, так и с позиции документирования) общие черты документов, выделяющие их в массиве всей управленческой документации, и особенности.
Можно выделить следующие черты, присущие продуктам ИАД в ОРУ и отличающие их как комплекс документов:
Цель создания: обеспечить руководителей информацией, необходимой для осуществления их деятельности (принятия решений). То есть данные продукты в большинстве случаев не предназначены для презентации широкому кругу лиц.
Данные документы не содержат обязательных для исполнения поручений, не предписывают действовать строго определенным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию решений.
Для продуктов ИАД характерны такие параметры, как строгая форма описания, наглядность, логичность, структурированность текста, краткость, ясность и соответствие целям и задачам исследования.
Высокая степень информативности.
Использование статистики и обобщенных данных.
Низкая степень эмоционального окраса. Стремление к исключению субъективных мнений (особенно для документов информационного характера).
Таким образом, можно сказать, что все ИА документы обладают высокой информативностью, однако не все из них предусматривают обобщение и анализ материала, формулировку выводов и выработку предложений по решению проблемы или задачи (см. Таблицу 1).
Таблица 1 |
||
Наименование продукта |
Анализ, выводы |
Предложения по решению проблемы |
|
Аналитические справки, |
Нет |
Нет |
|
Аналитический обзор |
Да |
Нет |
|
Доклад |
Да |
Да |
|
Информационная сводка |
Нет |
Нет |
|
Аналитический отчет |
Да |
Да |
|
Аналитическая статья |
Да |
Да |
|
Дайджест |
Нет |
Нет |
*Здесь и далее таблицы составлены на основе анализа продуктов ИАД.
Предложения по решению проблемы, основанные на глубоком анализе информации, как правило, содержатся в документах аналитического характера, тогда как документы информационного характера предоставляют отобранные, обобщенные, но не рассмотренные с точки зрения выявления взаимосвязей, тенденций и возможностей прогнозирования данные.
С точки зрения документирования ИАД можно выделить присущие большинству продуктов основные структурные элементы текста:
Общий заголовок (название документа, формулировка темы и указание на временной период). Например: Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года .
Заголовки разделов (структуризация документа, формулировка ключевых тем). Например:
1. Состояние окружающей природной среды.
2. Мероприятия, направленные на выявление нарушений природоохранного законодательства
.
Текстовый блок (основная информационная нагрузка).
Перечень-список (выделение пунктов для упрощения восприятия). Например:
Работа
в
комиссиях
:
а) комиссия по выбору площадок для строительства;
б) комиссия по обследованию зеленых насаждений .
Графические элементы: диаграммы, графики (обобщение материала, упрощение восприятие, выделение тенденций).
Таблицы (обобщение материала, упрощение восприятия).
Первые четыре элемента текста (общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список), как правило, присутствуют во всех ИА документах, в отличие от графических элементов и таблиц (см. Таблицу 2).
Таблица 2 |
||
|
Наличие графических элементов и таблиц в документах, являющихся продуктами ИАД |
||
|
Наименование продукта |
Графические элементы |
Таблицы |
|
Аналитические справки, |
Могут встречаться, но для большинства нехарактерны |
Да |
|
Аналитический обзор |
Да |
Да |
|
Доклад |
Да |
Да |
|
Информационная сводка |
Нет |
Да |
|
Аналитический отчет |
Да |
Да |
|
Аналитическая статья |
Да |
Да |
|
Дайджест |
Нет |
Нет |
Для большинства продуктов ИАД характерны таблицы, являющиеся наиболее доступной и привычной для восприятия формой систематизации материала. Однако графические элементы (графики и диаграммы), не просто упрощающие восприятие информации, но отражающие определенные тенденции развития и закономерности изменения показателей, присутствуют в документах с наиболее ярко выраженной аналитической составляющей.
Таким образом, рассмотрев и проанализировав различные документы, являющиеся продуктами ИАД, можно выделить некоторые основные структурные элементы текста, присущие большинству данных документов: общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список, таблицы, графические элементы. Кроме того, существует ряд особенностей, объединяющих их как комплекс документов и отличающих данный комплекс от других видов документов, участвующих в процессе управления: общая цель создания, строгая форма описания данных, краткость, высокая информативность и низкая эмоциональность, использование статистики и обобщенных данных.
Анализ ИА документов, разрабатываемых в российских ОРУ, показал, что на практике не существует четких общепринятых параметров их составления. Наиболее распространенными продуктами деятельности ИА подразделений в ОРУ являются записки, справки, доклады, отчеты, обзоры, сводки, дайджесты. При этом необходимо сказать, что записки и справки по структуре и содержанию значительных отличий не имеют, поэтому могут в данном случае отождествляться. Обзоры зачастую принимают форму дайджеста или же продукты, теоретически относящиеся к дайджестам, именуются обзорами. Термины «информационный» и «информационно-аналитический» во многих случаях отождествляются. То есть на сегодняшний день в ИА подразделениях ОРУ РФ нет единой системы классификации ИА продуктов и общих правил документирования ИАД. Каждое подразделение само определяет параметры разрабатываемых им документов, ориентируясь на предпочтения непосредственных потребителей продуктов деятельности подразделений.
См. Кривобокова А. Интернет-бизнес-аналитика - информационная технология нового века // Прогноз финансовых рисков. URL:(дата обращения 20.04.2010).
См. Глоссарий. Информационные продукты // Web-and-Press. URL: (дата обращения 25.04.2010).
См. Гайдамакин Н. А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. - Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. - С. 7.
См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).
См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).
В общем виде справочно-аналитические документы показаны на рис. 15.3.
Рис. 15.3.
Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Разновидности актов определяются их содержанием и назначением: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности), испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальныхценностей, документов), приема-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко в этом участвуют специальные комиссии, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации, в связи с новой деятельностью организации или для подтверждения сведений биографического или служебного характера.
Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Они могут быть внешними (для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию) и внутренними (для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган).
Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным однойтемой (сводки отзывов, предложений, замечаний ит.п.).
Заключение содержит мнение, выводы организации, комиссий или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.
Отзыв состоит из мнения организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень содержит систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Списки составляются в целях регистрации или информирования (оформляются по тем же правилам, что и перечни).
Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета. Перечень данных документов представлен ниже.
Договор поставки. Организации вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию- потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, согласно которому предприятие-поставщик обязуется в определенный срок передать предприятию-потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Организация- покупатель обязуется принять продукцию от предприятия-поставщика и оплатить последней стоимость этой продукции по установленным ценам.
Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается письменно с лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей. Может быть заключен предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей - документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.
Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью. Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.
Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала записей в журнале необходимо все страницы пронумеровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действием доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный бухгалтер предприятия или учреждения.
Накладная - документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд содержит сведения о распределении работ между рабочи- ми-сделыциками, об учете выработки и о расчете причитающейся заработной платы.
Коммерческие акты составляются в случаях несоответствия между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в реальности и данными, указанными в перевозном документе; при порче и повреждении груза; при обнаружении груза без документов или документов без груза; при возвращении похищенного груза и т.п.
Предприятия и организации в ходе осуществления финансовохозяйственной деятельности принимают меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма.
Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.
Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчика в принудительном порядке претензионных сумм. Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий копии исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора. Ответчику могут не направляться копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны храниться у ответчика.
Архивоведение и делопроизводство
Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов служащих средством общения между учреждениями частными лицами. Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов выделяемых в связи с особым способом передачи текста пересылкой почтой. 5 Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. так как должностное лицо подписавшее письмо выступает от имени организации.
2.8. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Письмо обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, пересылкой почтой.
Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы , телефонограммы и др.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.
В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.
Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.
В письмах используют следующие формы изложения текста:
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.
Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.
Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе , которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Датой письма является дата его подписания.
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации , справочные данные об организации , код организации , основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица , идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет , дата , регистрационный номер , ссылка на регистрационный номер и дату , адресат , заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись , отметка об исполнителе , в сопроводительных письмах отметка о наличии приложений , в гарантийных письмах оттиск печати .
По характеру информации письма имеют много разновидностей:
сопроводительное письмо ; письмо-просьба ; письмо-запрос ; письмо-ответ ; письмо-сообщение ;
письмо-подтверждение ; информационное письмо ; гарантийное письмо ; письмо-извещение ;
письмо-приглашение ; письмо-предложение ; письмо-напоминание ; письмо-требование ; письмо-благодарность ; письмо-поздравление .
А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать |
|||
| 38215. | Информационные основы управления природно-ресурсным потенциалом региона (ПРП) | 142.5 KB | |
| На всех этапах развития производство материальных благ является процессом взаимодействия людей и природы. Дальнейшее развитие продуктивных сил неизбежно связанное с включением в хозяйственное обращение все большего количества естественных ресурсов и увеличением нагрузки на окружающую среду. | |||
| 38217. | Робота з повідомленнями Windows | 49 KB | |
| Повідомлення - це певне повідомлення про настання деякої події в системі. Кожна подія (рух „миші”, натиснення клавіші на клавіатурі, зміна розмірів вікна, тощо) заставляє ОС генерувати відповідне повідомлення і відправляти їх додаткам. Будь-яке повідомлення представляє собою певний запис, що передається додатку | |||
| 38218. | Робота з системними пастками Windows | 42.5 KB | |
| Системна пастка (анг. Hook - пастка) – це певна функція, за допомогою якої можна перехоплювати усі повідомлення та події, що виникли в системі. За допомогою пасток можна отримувати повний контроль над тим, що відбувається в системі. | |||
| 38219. | Representation View’s Adequacy Criterion | 273.5 KB | |
| The paper contains statement of the some problems in the Parallel Software Visualization domain. The problems of 3D graphics and animation uses in Parallel Software Visualization are considered. A criterion of the structural correspondence between model entities, visual objects and mental images is offered. | |||
| 38220. | Розширення оболонки Windows | 59 KB | |
| В даній роботі розглядаються засоби для розширення стандартних можливостей ОС Windows. Для виконання даної роботи потрібно чітке розуміння основ об’єктно-орієнтованого програмування (ООП) | |||
| 38221. | Робота з системним контекстним меню | 59.5 KB | |
| Дана робота багато в чому нагадує попередню роботу. Вам також потрібно створити власний СОМ-об’єкт, для обробки контекстного меню (системне контекстне меню – це меню, яке випадає при натиску на праву кнопку миші). | |||
| 38222. | Аграрная политика Украины | 48.87 KB | |
| Низкая эффективность и устойчивость развития фермерских крестьянских хозяйств. Для развития аграрной структуры наибольшее значение имеют такие общие факторы как: технологические эффекты увеличения размеров предприятий регрессия издержек труда и капитала и т. Анализ истории экономического развития нашего государства свидетельствует об осуществлении многих реформ и программ. Поэтому возникает вопрос какая же основная причина таких явлений С точки зрения экономической теории хотелось бы остановиться на некоторых аспектах перспективного... | |||
| 38223. | Конспект лекцій - Адвокатура в Україні | 242.5 KB | |
| Право громадян на кваліфіковану юридичну допомогу Значення адвокатської діяльності Передумови здійснення адв діяльності Визначення правової природи адвокатури Закон України Про адвокатуру Система нормат актів про адвокатуру Цивільноправова відповідальність адвоката Кримінальна відповідальність адвоката Права адвоката Обов"язки адвоката Адвокатура як інститут правової системи Взаємовідносини адвокатури з іншими інститутами правової системи Запрошення захисника Призначення захисника 3міна захисника Відмова від захисника Підстави що виключають... | |||
