Списание и уничтожение документов
Удаление движения экземпляра документа
В режиме корректировки реквизитов движения можно производить удаление ошибочно зарегистрированных движений экземпляра документа. Операция удаления доступна только для последнего зарегистрированного движения, причем общее число движений экземпляра должно быть больше одного, а сам экземпляр не перерегистрирован.
Для удаления движения экземпляра документа следует «щелкнуть» по кнопке «Удалить движение», после чего будет произведено удаление движения экземпляра документа из базы документов.
Режим предназначен для записи в базу данных номера дела и даты списания документа в дело. Запуск режима осуществляется с помощью клавиши «F4» или по команде «Операции/Списание в дело» из режима просмотра карточек документов. На экране появится диалоговое окно «Списание экземпляра документа» (рис. 2.34.), в поля которого следует внести: дату возврата документа, количество листов документа и приложения, описание приложения, номер и дополнительный индекс дела, в которое списывается документ, дату списания.
Рис. 2.34. Окно списания экземпляра документа в дело
Для ускорения ввода информации часть полей заполняется значениями по умолчанию при открытии окна.
В строке «Сортировка по» имеются два поля (номер для сортировки и дата для сортировки), в которые вводятся значения критериев сортировки документов в деле. Критерии сортировки определяются видом сортировки документов в деле, зависящим от номера дела и устанавливаемым при формировании справочника индексов дел. В ТКЗ «Канцелярия» заданы четыре вида сортировки:
· по регистрационному номеру. В этом случае поля в строке «Сортировка по» недоступны;
· по дате документа. В строке «Сортировка по» доступна для редактирования дата сортировки (по умолчанию заполняется датой документа);
· по исходящему номеру документа. В строке «Сортировка по» доступно для редактирования поле номера для сортировки (по умолчанию заполняется номером документа);
· общий. В строке «Сортировка по» доступны для редактирования поля номера и даты сортировки. В поле номера по умолчанию заносится исходящий номер документа. В поле дата заносится: для исходящих документов - дата отправки сторонним корреспондентам и для входящих документов - дата документа.
Поля в строке «Сортировка по» могут редактироваться пользователем для изменения позиции документа в описи документов в досье.
При заполнении полей «Номер дела» и «Дополнительный индекс» с помощью клавиши «F2» можно вызвать на экран «справочное окно», в котором будет выведен справочник существующей номенклатуры дел. После окончания заполнения полей для записи информации в базу, необходимо щелкнуть по кнопке «Сохранить». Если часть полей при регистрации списания можно пропустить, то для быстрого перехода к кнопке «Сохранить» можно воспользоваться клавишей «PageDown».
Для выхода из окна «Списание экземпляра документа» используется кнопка «Отмена» в нижней части окна или клавиша «Esc».
Отмену операции списания экземпляра документа можно сделать, выбрав пункт меню «Операции/Отмена операции». На экране появится предупреждение (рис. 2.35.).
Рис. 2.35. Отмена операции списания экземпляра документа
После нажатия кнопки «Оk» операция списания документа будет отменена и в окне просмотра регистрационной карточки документа отобразится последнее предшествующее списанию движение экземпляра документа.
При попытке изменить листаж документа или приложения в режиме «Коррекция движения» для уже списанного документа на экране появится запрос «Производить корректировку листажа в списании?». При утвердительном ответе на запрос все внесенные изменения в листаже будут внесены во внутреннюю опись.
Рисунок 55 – Окно «Поиск по номеру»
7. Нажмите кнопку «Записать».
Для того чтобы установить связь между документами, одного из которых нет в СЭДД «Дело», необходимо:
a. Открыть регистрационную карточку документа, существующего в СЭДД «Дело»;
b. Перевести карточку в режим редактирования, если она была сохранена;
c. Нажать на кнопку «Связки» (Рис. 53);
d. В открывшемся окне нажать на кнопку «Добавить связку» (Рис.56);
Рисунок 56 – Окно «Связки»
e. Поле «Связанный документ» станет активным для ввода. Введите в данное поле номер и дату документа (которого нет в СЭДД «Дело») с которым необходимо связать текущий документ (Рис. 57). А также выберите соответствующий тип связки.
Рисунок 57 – Окно «Связки»
f. Нажмите кнопку «Записать».
С помощью кнопок 
откройте необходимую резолюцию, затем выделите исполнителя и нажмите на кнопку «Ввести отчет» (Рис. 58).
Рисунок 58 – Ввод отчета об исполнении
Откроется окно «Отчет исполнителя» (Рис. 59):
Рисунок 59 – Отчет исполнителя
В отчете обязательно указывается состояние исполнения (из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета.
После сохранения отчета данные переносятся в регистрационную карточку (Рис. 60):
Рисунок 60 – РК с введенным отчетом об исполнении
Отчет об исполнении поручения должен быть введен за всех исполнителей (сотрудников Вашего подразделения). После ввода отчета документ удалится из кабинета исполнителя при условии, что он был не контрольным. Такие документы потом можно найти по поиску.
7. Снятие поручения с контроля
Поручение снимается с контроля при условии, что за всех исполнителей введен отчет об исполнении поручения. Для того, что бы снять резолюцию с контроля нажимаем кнопку «Редактировать поручение», показанную на рисунок 61.
Рисунок 61 – Область «Поручения»
Открывается окно резолюции (Рис. 62), в котором необходимо указать фактическую дату (дату снятия с контроля), затем нажмите кнопку «Записать».
Рисунок 62 – Снятие поручения с контроля
Сняв поручение с контроля, метка контрольности, расположенная с правой стороны поручения будет заменена маркером .
8. Снятие документа с контроля
Для того чтобы закрыть документ и снять его с контроля необходимо сначала найти его в кабинете или по поиску (Рис. 63).
Рисунок 63 – Стартовое окно программы «Дело»
Затем зайти в документ и нажать на панели инструментов сначала кнопку «Редактировать» . В поле «Факт» ввести дату исполнения РК.
Рисунок 64 – Контрольность документа
После установки фактической даты РК, отметка контрольности, расположенная в верхней части РК документа, будет заменена маркером если в РК нет контрольных поручений первого уровня.
9. Работа в кабинете
Для начала работы в кабинете необходимо нажать на кнопку «Кабинеты» (Рис. 65).
https://pandia.ru/text/79/476/images/image165.jpg" width="448" height="362 src=">
Рисунок 65 – Главное окно программы
По умолчанию открывается папка №1 «Поступившие» (Рис. 66). В этой папке находятся записи о новых документах поступивших в подразделение, но еще не принятых к исполнению. Все документы в кабинет поступают на имя владельца (правый верхний угол) (Рис. 66).
font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 66 – Кабинет. Папка «Поступившие»
Если документ в кабинет поступил по пересылке, по полю «Кому» или по полю «Адресат», то после ввода отметки об ознакомлении его можно удалить из кабинета (выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Удалить документ из папки»), если не требуется ввести проект резолюции.
Если требуется ввести проект резолюции, то после ввода проекта необходимо принять к исполнению документ. Для этого выделите документ, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите действие «Принять к исполнению» (Рис. 67).
Рисунок 67 – Кабинет. «Принять к исполнению»
После этого запись о документа удалится из папки «Поступившие» и переместится в папку №2 – «На исполнении» (Рис. 68).
Рисунок 68 – Кабинет. Папка «На исполнении»
В данной папке запись о документе будет храниться до тех пор пока проект резолюции не будет утвержден (при наличии соответствующей настройки у пользователя) или не будет введен отчет об исполнении за владельца кабинета.
В папке №3 – «На контроле» (Рис. 69) находятся записи о поручениях, контролером, которых является владелец текущего кабинета.
Рисунок 69 – Кабинет. Папка «На контроле»
В папке №4 – «У руководства» находятся записи об РК документов, по которым были введены проекты резолюций (Рис. 70).
Рисунок 70 – Кабинет. Папка «У руководства»
Запись об одной и той же РК может быть представлена в списке несколько раз, если к ней было введено несколько проектов резолюции (что бы удалить не верно введенный проект резолюции, необходимо открыть резолюции в режиме редактирования и нажать сочетание клавиш Cttl + D ). Данная кнопка необходима для рассылки утвержденных проектов резолюций. Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Разослать» в окне проекта резолюции.
В папке № 5 – «На рассмотрении» находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (автору резолюции). В данной папке работает руководители. Запись об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.
В папке №6 - «В дело» хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело.
Папка № 7 – «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. В данной папке записи о проекте документа хранятся до тех пор, пока проект не зарегистрирован.
Папка № 8 – «На визировании» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на визирование владельцу данного кабинета. После визирование проекта запись о нем исчезает из данной папки.
Папка № 9 – «На подписи» содержит перечень записей о проектах документов, присланных на утверждение (на подпись) владельцу данного кабинета. После утверждения проекта запись о нем исчезает из данной папки.
10. Журнал ознакомления с документом
Для того чтобы поставить в регистрационной карточке отметку об ознакомлении документов, необходимо:
− Открыть регистрационную карточку документа;
− Выбрать пункт меню «Реквизиты» «Журнал ознакомления с документом» (Рис. 71)
font-size:14.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 71 – Журнал ознакомления с документами
− Нажать кнопку «Редактировать», затем кнопку , в появившемся окне ввести фамилию лица ознакомившегося с документом и нажать кнопку «Выбрать», после установить дату и время ознакомления, для чего нажать на кнопку
Рисунок 72 – Журнал ознакомления с документом
11. Списание документов в дело
Списать документ в дело можно несколькими способами:
− С помощью функции «Поиск»;
− Из папки кабинета.
Для того чтобы списать документ в дело из кабинета необходимо открыть папку кабинета нажать на нужном документе правой кнопкой мышки и выбрать из выпадающего списка «Списать в дело». В появившемся окне (Рис. 73) необходимо нажать на кнопку и выбрать заголовок дела по номенклатуре, в который списывается документ (Рис. 74). Далее нажать кнопку «Выбрать» и кнопку «Записать».
Рисунок 73 – Окно «Списание в дело»
Рисунок 74 – Справочник «Номенклатура»
Аналогично производится списание в дело при помощи функции «Поиск», для этого необходимо нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы, осуществить поиск по необходимым критериям, далее нажать на необходимой записи правой кнопкой мышки и выбрать «Списать в дело».
Если необходимо списать связанные документы, то откройте РК и нажмите Действия-> Списать связанные РК (Рис. 75).
Рисунок 75 – Списать в дело связанные РК
После списания документа в дело, в журнале передачи документа появляется соответствующая отметка о списании (Рис. 76).
Рисунок 76 – Журнал передачи документов
Если документ списан в дело по ошибке это можно отредактировать, в журнале передачи документа.
12. Поиск документов
Для того чтобы осуществить поиск документов в системе дело, необходимо: нажать на кнопку «Поиск» в главном окне программы (Рис.77).
Рисунок 77 – Главное окно программы
Рабочее окно режима Поиск разбито на две части. В правой части окна формируется поисковый запрос. В левой части находится перечень реквизитов, которые могут быть использованы в качестве критериев отбора при поиске нужных объектов. Здесь же располагается перечень ранее сформированных и сохраненных поисковых запросов.
Подготовив запросную форму, укажите в ее полях значения выбранных критериев отбора.
font-size: 14.0pt;line-height:150%;font-family:" times new roman>Рисунок 78 – Окно поиска
Для того, что бы начать поиск нажмите кнопку «Начать поиск» (Рис.79).
Рисунок 79 – Окно поиска
В результате выполнения поиска формируется рабочее окно со списком объектов, удовлетворяющих заданным критериям отбора. Перечень найденных объектов представлен в виде таблицы, каждая строка которой соответствует одному объекту (Рис. 80).
font-size:14.0pt;line-height: 150%;font-family:" times new roman>Рисунок 80 – Окно «Найденные документы»
font-size:16.0pt; line-height:150%;font-family:" times new roman>По вопросам эксплуатации и развития системы
электронного документооборота «Дело» обращаться :
Г . Ставрополь, ул. 1-я Промышленная, д. 3а
тел./, 566-822,
566-833, 566-844, 566-801
e - mail : delo @ biz - it . ru
www . biz - it . ru
Порядок уничтожения электронных документов достаточно интересен многим сотрудникам как небольших, так и крупных компаний: дело в том, что несмотря на широкое распространение компьютерных технологий, и, в частности, электронных архивов, информационные устройства всё ещё остаются весьма непривычными для многих сотрудников.
Кадры, не имеющие прямого отношения к IT-отделам, зачастую очень слабо представляют себе механизмы действия электронного документооборота, а потому весьма часто случаются разнообразные курьёзы или, что намного хуже, серьёзные ситуации, наносящие ущерб компании.
Первое, что необходимо чётко понимать - это то, что даже после перемещения документа в корзину и её очистки, документ никуда не делся. Он всё ещё лежит жестком диске вашего компьютера, но размечен как свободное место. Проще говоря - если вы снимете вывеску со здания, это ещё не значит, что здание будет снесено. Сейчас, когда вы читаете этот текст, на вашем жестком диске, скорее всего, ещё хранятся документы, которые вы удаляли год или два назад.
Первое правило: обычное удаление не работает.
Порядок уничтожения документов в электронном виде таков: поверх того места, где находился ваш файл (объявленного свободным) записывается «цифровой мусор», то есть случайный массив информации. Однако даже после 4-5 циклов такой записи по так называемому «магнитному эху» всё ещё реально восстановить ваши данные. Стандарт гражданской документации подразумевает 8 циклов перезаписи определёнными массивами, а стандарт Пентагона - 50 циклов. Такой процесс медленный и не совсем удобен, но документация не попадёт в третьи руки.
Второй вариант уничтожения документов в электронном виде - это физическое уничтожение носителя: с помощью химических средств (кислоты), с помощью электромагнитного излучения (только магнитные носители), с применением многочисленных физических деформаций (серии разрушающих ударов), с помощью сверхвысоких температур. Этот способ куда более надёжен и применяется корпорациями для тех данных, стоимость которых многократно превышает стоимость носителей.
Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.
«ДЕЛО» - система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.
Наш YouTube канал
«ДЕЛО» – надежная и удобная система - 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.
Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.
Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.
Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.
Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов - бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.
Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.
СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами.
 |
Системные требования |
Система не требовательна к ресурсам, поэтому является оптимальным выбором в плане расходов на серверное оборудование и программное обеспечение.
У ничтожение документов - важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. ответ на нашем сайте
Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:
Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Пример 1
Свернуть Показать
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
Основными функциями экспертных комиссий являются:
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.
В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Свернуть Показать
Наталия Носарева
Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению, рекомендуется проводить полистную проверку дел.
Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.
Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт.
Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению. Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (как правило, лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии выделяются к уничтожению.
К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
Свернуть Показать
Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
Мне приходилось читать акт с такого рода формулировкой: мешки бухгалтерских документов, не подлежащие распознанию. Это говорит о том, что архивы организаций чаще всего находятся в ужасных условиях и документы подвергаются воздействию внешней среды. Упомянутый акт был составлен после очередного затопления кипятком архива, находящегося в подвале жилого дома.
Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.
Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов.
Свернуть Показать
Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.
Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.
Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.
Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения.
Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт. Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве.
Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.
Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!
Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, т.е. ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. Это позволит довольно оперативно обновлять архивный фонд и не хранить на «дорогущем архивном пространстве» документы, давно потерявшие свое практическое значение.
При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.
Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т.д., а при внесении в акт копий тех же приказов достаточно отразить следующую информацию:
Поэтому при составлении акта методика проста: разложили дела по наименованию, пересчитали количество дел одного наименования и указали крайние даты дел, т.е. дату закрытия самого «старого» и самого «молодого» дела. Вот и все.
В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.
Желательно также проверить общее количество «реальных» папок и общее количество дел, которое вы укажете в итоговой записи к акту. Внимание! Эти две суммы должны обязательно совпадать.
Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание). Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в 2010 году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Но надеюсь, что это «временная заминка», выход из которой будет найден в ближайшее время Росархивом и Министерством культуры. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!
ВАС РФ признал не вступившим в силу «Перечень типовых управленческих архивных документов...». Когда и почему? Как будут развиваться события? См. статью«Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов ».
Кроме того, см. новостную информацию на эту тему.
После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.
При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!
Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.
Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару - мешки или коробки. Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.
Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.
Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.
Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.
При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.
Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство), а другие - именно на конфиденциальности и высокой степени надежности. При использовании компании, которая специализируется на утилизации макулатуры, ваша организация может столкнуться с «утечкой информации», с непредвиденными последствиями.
Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.
Свернуть Показать
Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.
Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.
Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)
Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.
Пример 2
Свернуть Показать
У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:
1 - дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;
2 - дата акта (в примере это 25.01.2011) - указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);
3 - дата согласования акта с ЭПК(ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);
4 - дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;
5 - далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;
6 - после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).
Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.
Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).
Свернуть Показать
Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:
Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».
Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):
Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:
Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.
При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами :
Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами.
У электронных документов есть своя специфика.
Свернуть Показать
Специалисты компании «Архив приор» считают :
В каком же порядке должны уничтожаться электронные документы? В первую очередь нужно отчетливо понимать, что после того как вы удалили документ в корзину и очистили ее, он никуда не делся. Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад. Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!
Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.
Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху». Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50. Такой способ уничтожения документов довольно долгий и не совсем удобный, зато позволяет быть уверенным, что электронная документация не попадет в чужие руки.
Электронные документы можно уничтожить электромагнитным излучением, путем физического уничтожения носителя (сделать это можно химическими средствами, с помощью очень высоких температур или разрушить ударами).
Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.
Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.
О фиксации факта утраты документов и способах их восстановления читайте в статье «Утрата документов: возможные решения »
Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредированных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил.
Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:
Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.
В заключение также следует отметить, что в России уничтожение документов по истечении обязательного периода хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).
Таблица
Достоинства и недостатки основных способов уничтожения бумажных документов
Свернуть Показать
Свернуть Показать
