Руководителям предприятий рекомендуется использовать унифицированную форму, которая утверждена постановлением от 24.03.1999 N 20. Если расписание составляется первично, то руководство должно четко продумать перечень всех должностей, которые будут на предприятии, а также составить дополнительный документ, который фактически регламентирует оплату рабочего труда. Определяется, что штатное расписание может составляться любым сотрудником, но практика показывает, что руководители доверяют такое дело бухгалтерам или же сотрудникам кадровых отделов.
В трудовом кодексе определено, что любой предприниматель или же юридическое лицо, которое осуществляет процесс заключения трудового договора с сотрудниками, обязан осуществить составление штатного расписания. В тоже время в законе не определены отличия составления данного документа для ИП или же ООО. То есть, все руководители имеют право использовать форму Т-3, заполнение которой не имеет особых сложностей и проблем.
Форма Т-3 в своем составе содержит информацию обо всех подразделениях организации, количества штата единиц, перечисление должностей и пр. То есть, можно использовать унифицированную форму, в которую просто нужно внести индивидуальные данные. Заметим, что расписание внесено в перечень унифицированных форм. Большинство руководителей используют данную форму по той причине, что она содержит в своем составе все необходимые колонки и графы. Применение документа не является обязательным. В письме Роструда N ПГ/409-6-1 четко указывается на то, что Т-3 - рекомендуемая форма, но руководитель вправе осуществить разработку собственной формы документа, главное учесть в его составлении все требования законодательных норм. В статьях 15 и 57 ТК РФ указываются определенные нюансы оформления расписания, с учетом того, что наименования всех должностей, которые существуют на предприятии, непременно должны быть внесены в расписание.
Также устанавливается требование использовать такие реквизиты:
Чтобы данный документ приобрел юридическую значимость нужно составить приказ руководителя, который фактически одобряет разработанное расписание, принимая его в качестве внутреннего, локального документа. Что касается срока действия штатного расписания, то руководство вправе самостоятельно его определять. Например, в организации может каждый год разрабатываться расписание, но нужно указывать его срок на составленном документе. Как правило, составление расписания на год импонирует компаниям, которые развиваются очень динамично, что приводит к расширению штата, формированию новых должностей, формированию более высоких показателей оклада, премий и пр. Маленькие организации чаще всего осуществляют процесс составления расписания на более существенный срок. На бланке нужно будет указать дату начала действия, то есть, дату, с которой данное расписание применяется на предприятии. Обязательно указывается срок действия.
Бывают ситуации, когда в процессе деятельности предприятия возникают определенные изменения. Например, меняется оклад, появляются новые штатные единицы, меняется наименование должностей. В данном случае, можно составить новое расписание, а можно просто осуществить процесс внесения изменений в действующий документ. Для внесения изменений руководитель составляет специальный приказ с указанием на проведение необходимых изменений. В разработанную и действующую форму Т-3 вносят все необходимые изменения, но исключительно в соответствии с ранее выпущенным приказом.
Впрочем, бывают достаточно крупные изменения. Например, на предприятии осуществляется сокращение штата, в данном случае рациональнее будет составить новое штатное расписание.
Таблица данного расписания в стандартной форме Т-3 содержит в себе информацию о подразделениях с обязательным указанием кодов, внутренней классификации, а также с указанием наименований всех должностей, причем с использованием классификатора ОКПДТР. Указывается количество должностей, и непременно указывается информация по окладу, а также различным надбавкам, если такие будут иметь место.
На основании штатного расписания можно достаточно быстро осуществить процесс просчета месячного бюджета для сотрудников подразделений. Так как фактически можно будет суммировать заработную плату должностных единиц, и умножить на количество, которое предусмотрено по каждой должностной единице.
После заполнения формы она должна быть обязательно передана руководителю на утверждение. Если руководитель формирует замечания по составлению, то форма перезаполняется. В конечном итоге форма должна быть подписана руководителем. Вверху бланка должна стоять специальная отметка - «утверждено».
Порядок составления формы Т-3 потребует использования определенных данных первичных документов организации. Очень важно, чтобы в шапке фигурировало именно то название предприятия, которое отражено в учредительных документах (то есть, организационное, а не коммерческое наименование).
В первой графе указывается наименование структурного подразделения. Обратите внимание на то, что речь идет о филиалах, цехах, отделах, представительствах. В данном случае осуществляется процесс распределения подразделений по значимости. То есть, изначально указываются данные о представительствах, отделах, цехах. Что касается распределения информации по отделам, то начинать нужно с тех отделов, которые имеют более существенные аспекты финансовой значимости. Например, отдел инвестиции, после чего, отдел реализации и пр. Это рекомендательный аспект заполнения, он не является обязательным. Так что, можно указывать все данные о подразделениях так, как вам это будет удобно.
Во второй графе вам нужно будет указать код подразделения. В принципе, кодирование присваивается на самом предприятии, причем можно использовать обычную порядковую очередность, можно использовать кодификацию по отделам, и подчиненным ему отраслям. Например, отделу финансов вы присваиваете код 02, а бухгалтерия, которая будет работать в данном отделе будет иметь код 02.1 и пр. Заметим, что на мелких предприятиях данная графа вовсе не заполняется.
В третьей графе отражается информация о должности. Наименование указывается в единственном числе и исключительно в именительном падеже. Определена необходимость указания должности без сокращений и аббревиатур. Все должности, которые связаны с тяжелыми, а также вредными условиями труда определяются профессиональными стандартами, и все данные по таким должностям нужно будет получать посредством квалификационно-тарифных справочников. Наименования остальных должностей могут быть выбраны руководителем самостоятельно, так как законодатель не устанавливает никаких ограничений по данному вопросу.
В процессе выбора наименований должностей рекомендуется использовать специализированный классификатор профессий (ОКПДТР). В данном справочнике предложены наименования всех должностей, а также различных профессий, причем с их точным кодовым обозначением.
В четвертой графе указывается количество штатных единиц. Вы должны указать количество рабочих мест по каждой отдельной должности. Причем, вы должны помнить, что можно указывать целые и дробные единицы. Например, это может быть целая ставка, или же всего 0,25 ставки. Заметим, что работодатель имеет право указывать в штатном расписании предполагаемое количество работников, несмотря на то, сколько специалистов работает на предприятии. Например, в расписании указано 3 бухгалтера, но фактически может быть всего 2 бухгалтера, а одна должность остается вакантной. Но, тут есть исключение, если есть штатная единица, которая отведена под квоту для работников-инвалидов, то о ее вакантности непременно нужно сразу же сообщать в центр занятости.
В пятой графе определяется информация о тарифной ставке или же окладе. В данную графу может проставляться определенная тарифная ставка, а также указываться информация о принятом окладе. Если же нет возможности четко указать конкретное цифровое значение, то в данном случае можно указать форму оплаты труда. Это может быть аккордная или же сдельная оплата. Но, в следующей графе вы непременно должны поставить ссылку на положение, которое касается оплаты труда, где осуществляется детальное описание расчета оплаты фактически выполненной работы.
Заметим, что стоимостные показатели при заполнении унифицированных форм первичных документов указываются исключительно в рублях. Причем, устанавливается необходимость указания показателей с точностью до второго знака, который следует после запятой. В тоже время, если ваша организация не формирует окладов, то никто не может вам запретить в штатном расписании не указывать конкретные данные по окладу по той или же иной штатной единице. Можно просто определить возможные границы. Например, можно указать сумму в размере 1000-1500 рублей. Такая граница позволит вам в дальнейшем правильно, не нарушая норм законодательства осуществлять выплату заработной платы с учетом совместительства, квалификации, определенных иных характеристик работника.
В 6-8 графах указываются надбавки. Сюда вносится информация по всем надбавкам, которые формируются на основании работы специалистов в ночное время. Также, формируются надбавки за перевыполнение плана, за работу в сложных климатических условиях и пр.
Если на вашем предприятии применяются различные виды надбавок и их весьма существенное количество, то составляется отдельный документ, в котором прописывается вся необходимая информация, после чего, в указанных строках формы Т-3 просто дается ссылка на ваш локальный документ по надбавкам.
В девятой графе указывается информация по бюджету организации по определенной должности с учетом всех штатных единиц. Но, данная графа заполняется исключительно в том случае, если были заполнены все графы по оплате труда. Если же такие данные вы не вносили, то ставится прочерк. Если же данные вносились, то по всем должностям умножается сумма оклада на количество предусмотренных рабочих единиц.
В десятой графе указываются примечания. Именно тут вы сможете указать внутренний документ, который фактически определяет все нюансы начисления заработной платы. В процессе составления документа работодатель вправе фактически исключать те графы, которые ему не нужны, или же показатели которых определить на данном, конкретном предприятии будет невозможно.
Так как в законодательных актах не определена обязанность работодателей каждый год осуществлять составление расписания, нередко работодатели осуществляют составление расписания на все время работы, и в случае возникновения определенных изменений не занимаются созданием нового расписания, а осуществляют процесс его изменения.
Чтобы внести в документ все необходимые изменения, нужно составить специализированный приказ. Причем, в данном приказе должны быть отражены все данные, которые касаются существующего и действующего штатного расписания, а также должны быть предоставлены указания, которые касаются внесения определенных изменений. Все изменения описываются детально и точно.
Все изменения, которые формируются на предприятии определяются исключительно работодателем, который также имеет право принимать решения по вопросу внесения изменений в штатное расписание. Законодатель не устанавливает ограничений на количество и сроки внесения изменений. В тоже время, в трудовом законодательстве определена необходимость в четко определенные сроки внести изменения в штатное расписание в том случае, если производится процедура сокращения сотрудников.
Расписание - документ, который фактически является необходимым для приема на работу наемных работников, так как он курирует все данные по должностям, единицам рабочих мест, местам по квотам, а также позволяет контролировать аспект начисления оплаты тем или же иным сотрудникам в соответствии с предусмотренными ставками. Также такое расписание становится основой возможности систематически осуществлять кадровый анализ предприятия. На основании предусмотренных должностей, и фактически затребуемых, формируется возможность правильно балансировать вопрос найма работников в будущем.
Для руководителя расписание становится основой быстрого расчета возможных расходов на оплату труда всем сотрудникам, так как в расписании формируется указание суммы затрат на оплату деятельности сотрудников по тем или же иным должностям. Сотрудники кадровых отделов имеют возможность на основании расписания правильно осуществлять анализ необходимости набора или же увольнения сотрудников. Кроме всего прочего, расписание может стать надежным элементом защиты интересов работодателя в суде, при возникновении определенных спорных ситуаций с работниками, которые касаются сокращения численности, или же по вопросам отказа в трудоустройстве.
В 2013 году был создан законодательный акт, который определяет, что коммерческие организации имеют право не осуществлять оформление кадровых документов по ранее составленным формам, который были обязательными. То есть, форма Т-3 является рекомендуемой, но не обязательной. В тоже время, законодатель отменяет необходимость использовать стандартные и унифицированные формы, но нет отмены на составление расписания. Обязанность составлять расписание штатного значения сохраняется как за юридическими лицами, так и за индивидуальными предпринимателями.
Руководитель имеет право самостоятельно проработать форму штатного расписания, которая будет использоваться именно на четко определенном предприятии. Структура, форма и содержание документа не нормированы законодателем, но устанавливается ряд обязательных реквизитов. Что фактически говорит в пользу готовой формы Т-3, которая содержит в себе все необходимые данные. Форма представляет собой практический и удобный способ оформления расписания, так как в нее внесены все те сведения, которые должны быть отражены в расписании в соответствии с трудовым законодательством. В тоже время, определенные графы руководитель имеет право не заполнять.
Руководитель может хранить оригинал расписания в бухгалтерии или же отделе кадров. При этом, оба подразделения должны иметь данный документ на руках, чтобы в соответствии с ним осуществлять составление иной документации.
Расписание должно храниться в организации постоянно. При проведении определенных проверок, контрольные и надзорные инстанции могут осуществить процесс затребования оригинала расписания, и руководство должно предоставить данный документ на изучение. Если же на предприятии данного документа не будет, то формируется возможность наложить на предпринимателя или же юридическое лицо штраф, причем, будет также выдано предписание о составлении расписания, как одного из основных документов, имеющих важное значение во взаимоотношениях работодателя и работника.
Расписание штатного типа является обязательным документом, так как оно фактически определяет все нюансы по приему на работу тех или же иных сотрудников, а также определяет начисление денежных средств в качестве оплаты труда. Законодатель предлагает предпринимателям и юридическим лицам воспользоваться отработанной формой Т-3, которая содержит в себе все данные, касающиеся обязательных и дополнительных реквизитов расписания. Но, закон не запрещает вам самостоятельно осуществить составление расписания по индивидуальной форме, в зависимости от особенностей именно вашего конкретного предприятия.
Форма Т-3 очень проста в заполнении, содержит незначительное количество строк, которые нужно будет заполнить, при этом, есть проработанные инструкции, посредством которых можно быстро осуществить заполнение документа. Также вы можете использовать автоматическое составление расписания при помощи специализированных программ.
Форма штатного расписания предусматривает свои особенности заполнения. Узнайте, можно ли обойтись без бланка унифицированной формы Т-3 и скачайте пример заполнения формы и бланки штатного расписания Т-3 в Excel и Word.
Читайте в нашей статье:
С 2013 года унифицированные формы документов перестали быть обязательными, но многие работодатели продолжают их использовать. Все потому, что они привычны, удобны и полностью отвечают требованиям законодательства. А при необходимости наниматель всегда может дополнить их необходимыми данными.
Форма штатного расписания Т-3 обязательна к наличию у работодателя (ст. 57 ТК РФ). ШР утверждается приказом руководителя, а срок его действия не ограничивается. Расписание прекращает свое действие с момента издания нового документа .
“Штатка” является удобным механизмом анализа состава персонала и фонда заработной платы. В нем отражаются не только занятые позиции, но и вакантные. Форма составляется по всей организации в целом (включая обособленные подразделения и филиалы).
Мы подробно рассмотрим форму штатного расписания Т-3 и образец её заполнения на 2018 год.
Условно документ можно разделить на 3 части:
Читайте также:
Прежде всего в форме № Т-3 указывается название компании, которое должно в точности соответствовать учредительным документам. Указание, к примеру, торговой марки - недопустимо. В случае, если у компании есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках.
Код ОКУД - номер формы документа из общего классификатора унифицированных документов. Его изменять не требуется, он одинаков для всех работодателей.
Код ОКПО - код организации. Его можно найти в информационном письме из органов статистики. Такое письмо обычно хранится в папке с учредительными документами. Если найти его не удалось, уточните у главного бухгалтера.
Реквизит “Номер документа”. Здесь можно применить сквозную нумерацию, что удобно для компаний, которые редко изменяют “штатку”. При таком варианте изначальному документу присваивается номер 1, следующему 2 и так далее, независимо от года.
Применение нумерации внутри текущего года, а в следующем году начинать все с № 1 - другой вариант. Он удобен, когда в течение года .
Дата проставляется текущая. Период действия документа может составлять разные промежутки, в зависимости от потребностей компании (месяц, полугодие, год).
Утверждается унифицированная форма Т-3 штатное расписание . На ее бланке проставляются только реквизиты документа. Ниже указывается общее число штатных единиц из табличной формы.
Читайте также:
Табличная часть формы Т-3 состоит из 10 столбцов. Количество строк напрямую зависит от числа должностей. Группировку удобнее всего производить по структурным подразделениям, а внутри подразделений - по иерархии. Так быстрее всего можно найти требуемую строку.
Столбец 1. Название структурного подразделения. Расположение структурных подразделений по строкам удобнее формировать по принципу подчиненности - от верхних ступеней управления к рабочему персоналу. Для некоторых льготных профессий название отдела (цеха и т.д.) имеет немаловажное значение. При неправильном наименовании сотрудник может лишиться определенных льгот. Поэтому при наименовании отделов обратитесь к отраслевым классификаторам.
Столбец 2. Код. Присваивается работодателем самостоятельно и отражает подчиненность отделов внутри компании. Если в составе структурной единицы 015 есть подчиненные элементы, то они будут нумероваться 015.01, 015.02 и т. д.
Читайте также:
Столбец 3. Наименование должности . Как назвать ту или иную должность - решает наниматель самостоятельно. Но если такая должность включена в перечень “льготных”, то она должна соответствовать нормативному названию. Если в специальности работника предусмотрен разряд, каждый разряд прописывается отдельной строкой (бетонщик 2 разряда, бетонщик 3 разряда, …, бетонщик 7 разряда).
Столбец 4. Количество штатных единиц. Может указываться как фактическое число трудящихся данной специальности, так и прогнозное, требующееся компании для нормального функционирования или с перспективой развития. Таким образом, в данном столбце отражаются и вакантные позиции.
При необходимости допускается использование не только целых, но и дробных значений. Это необходимо, когда сотрудник не требуется на полный день. Чаще всего дробные ставки отдаются совместителям. В ШР это отображается как: 0,5; 0,25; 0,75 ставки.
Помимо законов, деятельность российских предприятий регламентируется их внутренними документами. Часть из них необходимо вести в обязательном порядке по строго установленным формам. Другие – разрабатываются организациями самостоятельно по мере потребности в них.
К локальным документам относятся всевозможные инструкции, положения, правила, договоры и прочее.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Они отличаются от иных актов:
К такой документации относится штатное расписание, которое формируется в большинстве современных организаций. Оно выполняет сразу несколько функций одновременно.
Для формирования штатного состава и общей численности персонала предприятия составляется штатное расписание. Оно представляет собой локальный документ, отражающий структуру компании и включающий перечень должностей, штатных единиц и общую численность работников. В штатном расписании также отражается информация об окладах, заработной плате и действующих надбавках.
Единого мнения относительно того, следует ли вести штатное расписание в организации, нет. Определяется оно или положением.
Законодательное закрепление определения «штатное расписание» встречается только в Уголовном кодексе РФ. В части 2 статьи 57 оно трактуется как организационно-распорядительный документ, закрепляющий численный и должностной состав предприятия и отражающий фонд заработной платы.
Бланк штатного расписания (форма Т-3) установлена Госкомстатом. Правильность ее заполнения закреплена Постановлением № 1 от 05.01.2004 г. Она носит рекомендательный характер, поэтому может изменяться в организации в соответствии с потребностями. Скачать оригинал бланка бесплатно можно из любой правовой системы.
Законом установлено, что при упоминании в трудовом договоре только специальности или должности работника, ведение обязательно. Составляться оно должно по всем установленным правилам.
В случае подробного описания трудовых обязанностей в договоре с сотрудником предприятия, оформление расписания не обязательно.
Кроме того, законодательством освобождены от его формирования индивидуальные предприниматели, т.е. оно предусмотрено только для юридических лиц. Однако, на деле инспекторами налагаются штрафы на работодателей в размере 50 тысяч рублей за то, что они нарушают Трудовой кодекс.
Штатное расписание несет значительный эффект предприятию. Во-первых, оно облегчает проведение анализа кадрового состава. Во-вторых, из него видна полная картина об оплате труда персонала.
На основе расписания решаются следующие вопросы:
Данный документ требуется и при осуществлении проверок Фондом социального страхования и налоговой инспекцией. Несмотря на то, что его ведение не обязательно, ревизорам он необходим для сверки расчетов по произведенным денежным начислениям сотрудникам предприятия.
При необходимости предоставления информации из штатного расписания третьим лицам в ограниченном объеме, делается выписка из него. Требований к ее оформлению нет.
Закон не устанавливает, кем должно формироваться штатное расписание. На практике его составляет специалист кадрового отдела или бухгалтер. Однако, доверить это дело можно любому иному специалисту: руководителю компании, специально организованной группе, сотрудникам юридического или экономического отдела.
Квалифицированный справочник должностей свидетельствует о том, что составление расписания входит в компетенцию экономиста по труду. Поэтому принимать участие в го заполнении должен хотя бы один специалист в области экономики.
Пошаговый алгоритм заполнения, составленный в соответствии с установленными правилами, следующий:
| Наименование организации | Оно указывается в полном соответствии с учредительной документацией. При наличии полного и сокращенного наименования, прописать можно любое из них. Для предотвращения спорных ситуаций, лучше утвердить единый вариант в инструкции по заполнению реквизитов предприятия. |
| Номер и дата | Важно учесть, что документ может начать свое действие не сразу, а в будущем периоде. Исходя из этого, дату следует проставлять соответствующую. Так, если расписание планируется ввести в работу с 1 января 2019 г., то эту дату и нужно указать. |
| Название структурного подразделения |
|
| Код подразделения | Он должен соответствовать иерархической структуре организации. |
| Должность | Данная графа должна строго соответствовать трудовым договорам и книжкам. Разряд, специальность и категории персонала указываются в соответствии с ОКП и Квалификационным справочником. Перечень должностей составляется по иерархии: в первую очередь руководство, затем его заместители, специалисты и рядовые работники. |
| Количество штатных единиц |
|
| Тарифная ставка | Должна превышать размер минимальной заработной платы. Записывать, к примеру, 25 – 30000 рублей нельзя. Необходимо отразить определенный оклад. В случае его изменения под влиянием каких-либо условий, требуется заполнение следующие колонки документа. |
| Три графы по надбавкам | Заполняются на основе законодательно установленных норм, систем премирования, определенных организацией самостоятельно, режима труда, наличия вредных условий. Суммы могут указываться как в абсолютных единицах (рублях), так и в относительных (процентах). |
| Общая зарплата | Рассчитывается путем сложения сумм, указанных в колонках 5-8. |
| Примечания | Заполняется, если имеются. |
| Итого | Отражается сумма показателей колонок по вертикали: сколько всего штатных единиц на предприятии, общий размер окладов, надбавок и ФОТ. |
Из приведенного примера видно, что штат ООО «Алиса» утвержден на 2019 год в количестве 9 единиц приказом № 74 от 24.12.2017 г. Тарифная ставка составляет 306000 рублей, месячный ФОТ – 340850 рублей.
Утверждение штатного расписания предприятия производится по специальному приказу, о чем делается отметка в его тексте.
Пример текста приказа по вышеприведенному образцу: «Утвердить штатное расписание от 24 декабря 2019 года № 74 с численным составом в количестве 9 штатных единиц с месячным ФОТ 4090 200 рублей».
В данном примере ФОТ рассчитан следующим образом: 340850 * 12 = 4090200 (рублей).
Подписывается расписание руководителем предприятия и его главным бухгалтером. Когда оно включает несколько листов, можно проставлять подписи на каждом листе. Для этого в документе предусмотрены специальные поля. Такое заверение необходимо в компаниях, в которых изначально утверждается расписание в филиалах, а после – в центральном офисе.
Проставлять печать на утвержденном штатном расписание допускается, хотя не является обязательным. Составляется оно, как правило, сроком на один год.
Образец заполнения формы Т-3:
В течение действия штатного расписания может потребоваться внесение изменений в него в следующих случаях:
Вносить изменения можно одним из двух способов: заменить документ полностью или внести корректировки по отдельному приказу.
Если издается приказ на дополнение, необходимо указать причину:
Изменяя штатное расписание, корректировки должны быть внесены и в персональную документацию сотрудников компании: личную карточку, трудовую книжку.
Об изменении оклада (премии, надбавки) работник в письменной форме уведомляется об этом за 2 месяца до свершения данного события. Такие коррективы должны быть внесены не только в расписание, но и в основной договор с сотрудником путем заключения дополнительного соглашения.
Согласно Инструкции № 69 сначала о внесенных в штатное расписание изменениях информируется персонал, а после этого – осуществляется корректировка трудовых договор на основании приказа, распоряжения или другого решения.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Прием работников на работу осуществляется в соответствии со штатным расписанием. Оно утверждается приказом руководителя организации или другим уполномоченным лицом по приказу или доверенности.
Обратите внимание на раздел надбавки. Здесь может быть отражена специфика предприятия. Надбавки могут быть за коммерческую тайну, стаж работников, вредность, особые заслуги перед организацией, учёную степень и т.п.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Штатное расписание применяется для официального оформления структуры, состава штата, его численности в соответствии с действующим Уставом организации. Штатное расписание утверждается руководителем или уполномоченным им лицом (и составляется ими же, так как требуемая должность экономиста по труду, который обязан составлять расписание, есть не на всех предприятиях) и содержит такую информацию:
Перечень существующих на предприятии должностей;
- количество единиц в штате;
- месячный фонд оплаты труда;
- суммы должностных окладов и надбавок;
- перечень структурных подразделений.
При этом следует помнить, что должность работника в трудовом договоре должна в полной мере соответствовать должности в штатном расписании, а наименование ее при занесении в документ не сокращается. А сами должности вносятся туда, опираясь на Классификатор профессий, ибо любое несоответствие может повлечь за собой трудности при оформлении пенсии. Запись должностей идет в убывающем порядке, начиная с самой главной.
Расписание составляется на конкретную дату с указанием периода действия и в одном экземпляре, который находится в бухгалтерии предприятия. Кроме того, документ прошивается и скрепляется подписями руководителя, главного бухгалтера, а затем печатью компании. Допущенные ошибки в этом документе нельзя исправлять с помощью корректора. Большинство из них совершаются в окладах. Исправить ситуацию можно аккуратным зачеркиванием с написанием правильных цифр и подписью составляющего штатное расписание лица. Остальные же изменения (например, ввод должности, если забыли указать, или ее исправление, если указали неправильно) происходят с помощью приказов руководителя.
Если же говорить о прямом назначении штатного расписания, то оно заключается в том, чтобы в случае возникновения каких-либо спорных ситуаций, предъявить указанные там данные в суде. Поэтому при правильном составлении документа, всегда можно рассчитывать на выигрыш судебного дела.
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.
Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.
В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.
Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.
Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.
Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.
Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.
Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.
В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.
Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.
Графа 1 «Наименование структурного подразделения»
К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.
Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.
Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.
Графа 2 «Код подразделения»
Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»
Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.
Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.
Графа 4 «Количество штатных единиц»
Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.
Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.
Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»
Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.
Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.
Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»
Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:
В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).
Графа 9 «Всего в месяц»
Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.
Графа 10 «Примечание»
Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)
Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.
При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).
То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.
Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.
Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.
Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.
Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.
Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий
