На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:
Туровская
Ольга Николаевнр
422 00 00
Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:
Михалев
157 98 06
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Бабушкина
Елена Михайловна
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.А. Жуков
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию .
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Вопросы и задания
1. Сколько реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?
2. Из каких составных частей может состоять реквизит «Наименование организации»?
3. В каких документах оформляют реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?
4. В каком падеже указывают наименование организации, структурного подразделения в реквизите «Адресат»?
5. В каком падеже указывают наименование должности и фамилию в реквизите «Адресат»?
6. Из каких составных частей состоит гриф утверждения, если документ утверждает должностное лицо?
7. Что должна содержать резолюция?
8. Сколько строк может содержать заголовок к тексту?
9. В каком случае заголовок к тексту не указывают?
10. Как оформляют отметку о наличии приложения, если оно упомянуто в тексте?
11. Какие составные части содержит реквизит «Подпись»?
12. Кто подписывает протокол?
13. Как оформляют реквизит «Подпись», если документ подписывают несколько должностных лиц, имеющих должности одного уровня?
14. Из каких составных частей состоит реквизит «Гриф согласования»?
15. Из каких составных частей состоит виза согласования?
16. Как следует ставить оттиск печати на документе?
17. Из каких составных частей состоит реквизит «Отметка о заверении копии»?
18. Как оформляют реквизит «Отметка об исполнителе»?
Тема 2. Система организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительные документы
Организационные (организационно-правовые) документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру. Определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функцию структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.
К организационным документам относятся:
УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ
Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и реорганизации (ликвидации).
Как правило, устав организации содержит в себе следующие основные разделы:
1 Общие положения.
2 Сведения об уставном капитале организации.
3 Организационно-правовые основы деятельности организации.
4 Управление организацией.
5 Правила ведения учета и отчетности в организации.
6 Порядок использования прибыли и иных накоплений организации.
7 Порядок прекращения деятельности организации.
8 Особые вопросы деятельности организации.
Раздел «Общие положения» должен содержать в себе сведения о:
Полном и сокращенном наименовании организации;
Статусе организации;
Предмете и целях деятельности организации;
Нормативных документах, регламентирующих деятельность организации;
Наличии у данной организации филиалов, дочерних предприятий и представительств;
Наличии у данной организации зарегистрированного товарного знака (знака обслуживания), прочих атрибутов юридического лица (банковские счета, печати и штампы, фирменные бланки и т. п.);
О почтовом (юридическом) адресе организации.
Раздел «Сведения об уставном капитале организации» содержит:
Общие сведения о соучредителях (участниках) организации;
Размеры вкладов соучредителей (участников) организации;
Условия изменения (пересмотра) размеров уставного капитала;
Имущественные права участников по отношению к отдельным объектам в имущественном составе организации.
В разделе «Организационно-правовые основы деятельности организации» определяются:
Цели деятельности организации;
Виды (направления) деятельности организации;
Механизм взаимоотношений организации с партнерами;
Права участников организации при осуществлении ее финансово-хозяйственной деятельности.
Раздел «Управление организацией» регламентирует:
Структуру и основные задачи управления организацией;
Состав органов управления;
Полномочия органов управления.
В этом же разделе, в зависимости от формы управления организацией, должны особо оговариваться сроки созыва и порядок проведения общих собраний акционеров, порядок и сроки проведения выборов членов совета директоров, общий порядок деятельности исполнительных органов, порядок и сроки проведения проверок деятельности организации, а также информирования о результатах проверок участников (сотрудников) организации и т. д.).
Разделом «Правила ведения учета и отчетности в организации» устанавливаются:
Порядок ведения бухгалтерский и статистической отчетности;
Порядок представления сведений о результатах финансово-хозяйственной деятельности организации в Государственную налоговую инспекцию;
Порядок и сроки подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, а также информирования об этом участников (сотрудников) организации.
В разделе «Порядок использования прибыли и иных накоплении организации» должны найти свое отражение вопросы:
Распределения и последующего использования прибыли;
Порядка использования иных накоплений организации (как-то: страховой фонд, резервный фонд и др.).
Раздел «Порядок прекращения деятельности организации» устанавливает:
Порядок ликвидации организации;
Порядок изменения характера деятельности организации.
В разделе «Особые вопросы деятельности организации» оговаривается порядок разрешения споров организации с прочими юридическими и физическими лицами, а также некоторые другие вопросы, являющиеся отражением специфики деятельности той или иной организации и требующие документального разъяснения (регламентации).
Наряду с вышеперечисленными в устав организации могут быть включены и иные разделы, содержание которых отражает особенности порядка функционирования организации.
Процедура утверждения устава организации происходит, как правило, на общем собрании ее соучредителей (участников), что должно найти свое отражение в грифе утверждения, располагаемом в правом верхнем углу первого листа документа.
Зачем на документах ставится отметка об исполнителе? На всех ли документах она проставляется? Я проставляю ее только на служебных письмах, которые мы отправляем во внешние организации. Правильно ли это?
Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнёром ответных действий и т.п.
Как правило, такая отметка проставляется на служебных письмах, направляемых в другие организации. На внутренних документах (например, на приказах) отметка об исполнителе требуется только в крупных организациях, где проекты документов подготавливают многие специалисты.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа и номер его служебного телефона, например:
Г.П. Степанова
При оформлении отметки об исполнителе не следует печатать лишних слов и выражений, например: «Исполнитель», «Исп.», «тел.» и т.п. Можно указать в отметке не инициалы исполнителя, а его имя и отчество для удобства последующего обращения к должностному лицу, например:
Галина Петровна Степанова
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о работнике, изготовившем документ с использованием технических средств: компьютера, пишущей машинки (о секретаре, машинистке, операторе ПЭВМ). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:
Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.1Например:В.А. Жуков924 45 67Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.2Реквизит "Отметка об исполнителе" оформляется от поля без абзацного отступа Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.Фрагмент документаГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30–2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.
19 вопрос. Реквизиты, придающие юридическую силу, требования к ним.
Реквизиты, которые придают документу юридическую силу Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу: 1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан. 2. Название документа (приказ, положение и т.д.). 3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу. 4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации. 5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию. 6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности: 6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи). 6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны. 7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия)
Вопрос 20. Общие требование к тексту документа.
Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.1.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. 1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:ПРИКАЗЫВАЮ:1. Создать комиссию в следующем составе...В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.Например:ПРИКАЗЫВАЮ:1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:Срок представления - 15.09.99.В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.или 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.Вводная часть строится по схеме:Председатель -Секретарь -Присутствовали:Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:СЛУШАЛИ:ВЫСТУПИЛИ:РЕШИЛИ:Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.1.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.1.5. При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с трафаретным текстом. Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ), необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».1.6. Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из следующих разделов:1. Общие положения.2. Задачи.3. Функции.4. Права.5. Ответственность.6. Взаимоотношения.Структура должностной инструкции включает следующие разделы:1. Общие положения.2. Функции.3. Права.4. Ответственность.5 .Взаимоотношения.1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:Составлен в 3-х экземплярах:1-й экземпляр -2-й экземпляр -3-й экземпляр -1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:· наименование сторон (полное и сокращенное название);· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;· срок действия договора;· начало и окончание работ по договору;· стоимость работы и порядок расчета;· порядок сдачи и приемки работы;· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);· подпись руководства организации.Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например: должность и паспортные данные доверенного лица;· организация, в которой производятся действия по доверенности· вид действий;· образец подписи лица, получившего доверенность;· срок действия доверенности;· подпись руководства организации (автора доверенности). 1.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не возражает.Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:· письмо оформляется на должностном бланке;· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну ил две смысловые части.Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:· обращение;· вступление;· основное содержание;· заключение.Если ситуация требует непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным элементом.При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферы деятельности и т.д.В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:Уважаемый Сергей Петрович!Господин Титов!Сергей Петрович!Уважаемый господин Титов!Уважаемый г-н Титов!Уважаемая госпожа Петровская!Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.Глубокоуважаемый товарищ Петров!При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например:Господин Президент!Ваше Преосвященство!Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.Вступление может содержать:· ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;· констатацию факта, события, сложившейся ситуации.Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением... », «Искренне Ваш...».Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.Например:С уважением,Начальник личная подпись Ю. Б. Жуковский1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы)1.15. Документы должны быть написаны деловым стилем.К основным стилевым чертам деловой речи относятся:· нейтральный фон изложения;· точность и ясность изложения;· лаконичность и краткость текста.Специфика делового стиля определяется назначением документа.Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания Большого театра».или«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:не «при сем направляем», а «направляем»;не «сего года», а «этого года (текущего года)»;не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:Установлено, что в период с... по...В соответствии с...В целях...Направляем (представляем, высылаем) Вам...Считаем целесообразным...Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:«В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... ».В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он».Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:не «мы выполним», а нами будет выполнено»;не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.
Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.
В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.
Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.
Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.
Входящие в эту систему документы условно подразделяются на 3 группы:
Организационные документы - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;
Распорядительные документы - приказ, распоряжение, указание, инструкция;
Информационно-справочные документы - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и т.д.
Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.
Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.
Бланком называется лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Изготавливают бланки двух форматов: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм). Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.
Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизит “Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер счета в банке” и трафаретную часть реквизита “Ссылка на индекс и дату входящего документа”, а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободная площадь, в которую впечатываются реквизиты “Наименование вида документа” и “Место составления или издания”.
Стандарты на формуляры - образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 УСД Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр - образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром - образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.
В перечень реквизитов ОРД входят следующие:
1 Государственный герб.
2 Эмблема организации, учреждения, предприятия.
3 Изображение наград.
4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5 Код формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД).
6 Наименование министерства или ведомства.
7 Наименование учреждения, организации, предприятия.
8 Наименование структурного подразделения.
9 Индекс предприятия, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
10 Название вида документа.
14 Место составления или издания.
15 Гриф ограничения доступа к документу.
16 Адресат.
17 Гриф утверждения.
18 Резолюция.
19 Заголовок к тексту.
20 Отметка о контроле.
22 Отметка о наличии приложения.
23 Подпись.
24 Гриф согласования.
26 Печать.
27 Отметка о заверении копий.
28 Фамилия исполнителя и номер телефона.
29 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30 Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31 Отметка о поступлении.
32 Предупредительный знак.
Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа. Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.
Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.
Иванова 222 21 23
Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые располагаются ниже данной отметки.
При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов.
