В этом случае специалисту по кадрам придется вносить изменения в учетные документы, где указаны персональные данные человека. Как это правильно сделать - в материале
Шаг первый. Заявление
Люди женятся, выходят замуж, создают новую семью… И в подавляющем большинстве женщины после этого прекрасного события берут фамилию мужа. Некоторые, за редким исключением, меняют имя, отчество или фамилию по другим причинам. Может быть, фамилия была неблагозвучной или человек решил вместо «Кати» стать «Аллой», мечтая очистить свою карму. Возможно, женщина развелась и теперь возвращает себе свою девичью фамилию. Все возможно… Но любые причины в этой ситуации не играют большой роли для кадровика. Задача специалиста правильно оформить изменение имени, фамилии или отчества сотрудника в тех документах, где указаны его персональные данные. В первую очередь человек должен написать заявление на смену фамилии и приложить к этому заявлению копии подтверждающих документов.
Например, если женщина вышла замуж и взяла фамилию мужа, то ей надо принести новый паспорт и свидетельство о заключении брака. Также сотрудник или сотрудница должны сходить в Пенсионный фонд и заменить страховое пенсионное свидетельство. А еще - получить в налоговой обновленный ИНН. Все копии данных документов надо отдать в кадровую службу.
Шаг второй. Приказ
После того, как сотрудник написал заявление, специалист кадровой службы отдает бумагу руководителю. Руководитель ставит на ней резолюцию и отдает «в работу» кадровику. Кадровик регистрирует заявление в документообороте и составляет приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Затем отдает приказ на подпись руководителю и сотруднику предприятия. В формулировке приказа лучше использовать фразу «внести изменения в учетные документы работника», а не «в персональные данные». Дело в том, что персональные данные могут изменить только специальные государственные органы, но никак не кадровая служба. Начало положено!
Шаг третий. Вносим изменения
Программа
Приказ подписан обеими сторонами. Теперь начинается самое важное - вносим изменения.
Наверняка, в 99,9% организаций работают с компьютерным обеспечением - будь то «1С», «Галактика» или что-то подобное. В программу необходимо занести новые данные о смене фамилии, имени или отчества сотрудника в специальном разделе.
Трудовая книжка
Обязательно вносятся изменения в трудовую книжку. На титульном листе книжки зачеркиваем старую фамилию (одной чертой!) и пишем новую. На внутренней стороне обложки указываем, что изменения внесены, например, на основании свидетельства о заключении брака, вписываем номер свидетельства, ставим дату, печать и подпись руководителя или кадровика. Таким же образом оформляем титульник трудовой книжки, если человек изменил имя или отчество.
Карточка Т-2
В личное дело сотрудника также вносим изменения. Вкладываем в него копии нового паспорта и свидетельства о регистрации брака. А также копии нового СНИЛСа и ИНН (эти документы сотрудник должен сам сделать в соответствующих органах).
В личном деле зачеркиваем старую фамилию и вписываем новые данные. Если смена фамилии произошла благодаря замужеству или из-за развода, то в «семейном положении» меняем статус. Рядом с новой фамилией записываем наименование документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельство о заключении или расторжении брака, паспорт, решение суда и т.д.), дату и ставим свою подпись.
Трудовой договор
В трудовой договор можно не вносить изменения. Вместо этого оформляем дополнительное соглашение к трудовому договору, где изменяем пункты с ФИО и персональными данными сотрудника. Все эти действия в законе не прописаны. Но кадровики, оформляя такое соглашение, избавляются в будущем от непредвиденных недоразумений. Все-таки трудовой договор - это очень серьезный и важный документ.
К личному делу сотрудника при смене фамилии надо обязательно приложить копии его новых документов.
Зарплатная карта
Если сотрудники в организации получают зарплату по пластиковым картам, то специалисту по кадрам или бухгалтеру необходимо сообщить данные в банк. Для этого кадровик отправляет копию нового паспорта сотрудникам банка, и на основании этого документа они уже делают новую зарплатную карту.
Справка
Закон не требует составлять новый договор с сотрудником, сменившим фамилию. Но для того, чтобы в будущем не возникло проблем и недоразумений, юристы советуют составлять дополнительное соглашение к трудовому договору.
Важно
Основные документы, которые предоставляет сотрудник при смене фамилии, имени или отчества в отдел кадров:
Новую фамилию работника надо занести в трудовой договор (контракт), трудовую книжку, личную карточку и другие кадровые и бухгалтерские документы. Кроме того, важно не забыть переоформить для работника и иные документы.
Предлагаем ознакомиться с процедурой оформления кадровой документации в этой ситуации.
В связи со сменой фамилии работника (а может быть, и имени) придется вносить изменения во многие документы. Но чтобы на то появились законные основания, устного сообщения работника недостаточно. Нужны письменные доказательства.
Обращаем внимание, что в законодательстве четко прописана процедура внесения нанимателем изменений в отношении изменения работниками персональных данных, в частности фамилии, имени, отчества, исключительно в трудовую книжку. Как оформить другие документы, в актах законодательства не сказано.
Обратить внимание на смену ФИО при оформлении работника на работу
В некоторых случаях после представления при приеме на работу документов наниматель или чаще всего работник кадровой службы может выявить несовпадение данных в различных документах, к примеру фамилия в дипломе о высшем образовании не совпадет с фамилией в паспорте.
Особенно часто такое встречается при приеме на работу женщин. Это может быть связано со вступлением в брак, расторжением брака, иными причинами смены фамилии, имени.
В таких случаях работник кадровой службы вправе потребовать у лица, принимаемого на работу, представления дополнительных документов:
Свидетельства о регистрации брака;
- свидетельства о расторжении брака;
- свидетельства о смене имени и т.д.
ФИО изменилось в процессе работы
Итак, с сотрудника, сменившего фамилию, возьмите сначала заявление на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в соответствующие документы.
Образец заявления о смене фамилии смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащим образом заверенные копии работник предъявляет нанимателю.
Как вариант, возможно самостоятельно снять копии с нового паспорта работника и с документов, подтверждающих смену его личных данных.
Копии заверьте печатью организации и своей подписью (если вы выполняете функции начальника отдела кадров), затем подшейте их в личное дело работника.
Издание приказа о смене ФИО работника
Теперь надо издать приказ об изменении анкетных данных работника за подписью руководителя.
Да, и не забудьте ознакомить с документом под роспись самого работника.
Возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель. Соответственно дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи.
Приказ об изменении фамилии следует, по мнению автора, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, так как изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.
Приказ об изменении фамилии относят к группе приказов по личному составу. Строго установленной формы для него нет. Вы вправе составить его так, как посчитаете нужным, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу.
Образец приказа по личному составу в связи со сменой фамилии работника смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.
Согласно законодательству копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника (абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).
ЭТО ВАЖНО! В законодательстве есть упоминание о том, что копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение к личному листку по учету кадров (подп. 3.5.14 п. 3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Правила № 5)).
На практике необходимо использовать требование Инструкции № 2 в связи с тем, что она принята позднее, чем Правила № 5 (часть вторая ст. 71 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).
Исправить личные данные в трудовом договоре (контракте)
Безусловно, фамилию и паспортные данные работника в трудовом договоре (контракте) надо исправить на новые. Но четких правил, как это сделать, в законодательстве нет. Предлагаем на ваш выбор 2 варианта.
Вариант 1-й. Можно составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с такой-то даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту контракта вносятся изменения, или просто изложить его с учетом новых персональных данных.
Законодательство не требует в подобных случаях заключать соглашение. Ведь, по сути, условия самого трудового договора остаются прежними. Однако, подписав дополнительное соглашение, вы точно ничего не нарушите.
В данном случае напомним, что трудовой договор (контракт) - это соглашение сторон: работника и нанимателя. Работник - лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора. Наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником. От имени нанимателя - юридического лица выступает руководитель или другое уполномоченное лицо.
Трудовой договор в качестве обязательных сведений должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. Под данными о нанимателе и работнике кроме прочих понимаются: для нанимателя - наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя); для работника - фамилия, имя, отчество (п. 1 части второй ст. 19 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).
Контракт является разновидностью срочного трудового договора.
Изменение данных о работнике необходимо сделать в порядке, аналогичном внесению изменений в трудовую книжку при изменении фамилии, имени и отчества работника (п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30)).
При изменении фамилии в трудовом договоре (контракте) прежнюю фамилию зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочесть, а новую пишут над ней. Ссылки на соответствующие документы можно привести на полях или последней странице контракта.
Внести изменения в трудовую книжку
Исправить фамилию в трудовой книжке надо обязательно. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен Инструкцией № 30. Там же написано, как правильно это сделать.
Принцип вам уже знаком. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производит наниматель по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.
Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.
Прежнюю запись аккуратно зачеркните, чтобы она осталась легкочитаемой, а сверху (или рядом, где есть место) запишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки трудовой книжки надо пояснить, на основании каких документов были внесены изменения, указав их номера и даты. Данную запись обязательно заверьте печатью организации (кадровой службы) и своей подписью, если именно вы ответственны за ведение книжек (см. наглядный пример ниже).
Исправить данные о работнике в личной карточке и других документах
Итак, вы уже сделали немало: на основании заявления работника, копий нового паспорта и свидетельства составили приказ, исправили текст трудового договора (контракта) (или заключили допсоглашение к нему), внесли изменения в трудовую книжку. Но это еще не все, а только половина пути.
Теперь вы должны взять следующие документы:
Личную карточку работника;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
- иные документы.
В этих регистрах придется тоже менять анкетные данные работника. Хорошо, если кадровый учет, так же как и расчет зарплаты, вы ведете в электронном виде - это упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника - и соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Вам останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа заменила данные.
Если какие-то регистры вы ведете традиционно на бумаге, используйте привычный метод. Старые данные зачеркните, впишите новые с соответствующей ссылкой на документ и заверьте своей подписью.
Кроме того, напомним, что постановлением Минстата от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике» было признано утратившим силу постановление Госкомитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в т.ч. и личная карточка формы Т-2. В настоящее время порядок ее ведения и заполнения определяет наниматель.
При смене ФИО работника следует также произвести замену страхового свидетельства (гл. 6 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением № 837).
Что еще надо сделать, если фамилию сменил руководитель организации
Когда фамилию меняет руководитель, внести изменения в документы, о которых написано в статье, недостаточно. Остается еще ряд действий, причем очень важных:
Известить налоговые органы;
- уведомить банк и контрагентов.
В банк, обслуживающий вашу организацию, представьте новую банковскую карточку. В ней будут новые данные руководителя с подписью. Затем надо выбрать время и просмотреть договоры с контрагентами. Если где-то есть пункт, обязывающий сообщать о любых изменениях в реквизитах организации (в т.ч. фамилии руководителя), его надо выполнить.
Светлана Волохович, юрист
- Слушай, я опять ничего не поняла: один эксперт говорить одно, другой - полностью противоположное, причем оба - чиновники высшего ранга, разбирающиеся в этой теме!
- Какой теме? - Маша не могла понять, что так возмутило Катю.
- Да у меня работник один фамилию поменял. Ну, как запись в трудовую вносить, понятно: старую фамилию аккуратно зачеркнула, новую строчкой ниже написала, ссылку на свидетельство дала на внутренней стороне обложки. А дальше никак. Про личную карточку сказано, что записи необходимо внести и заверить, а как внести, куда - ни слова. С допом к договору еще веселее: один пишет - не надо его делать, это не существенное условие договора, другой - заключите соглашение. Ну и мне без приказа в базе фамилию не поменять.
- Давай по порядку. С трудовой - молодец. Все правильно сделала. Раз в личной карточке не указано, куда вносить запись, делай, как тебе удобнее. Я обычно зачеркиваю старую фамилию. Чтоб она осталась читаемой, а ссылку на документ - основание даю сверху первого листа. Но можно это сделать и в десятом разделе - для дополнительных сведений. Про соглашение в связи со сменой фамилии в ТК действительно нет ни слова. В принципе, это обстоятельство никак не зависящее от договоренности работника и работодателя. Точнее, вообще от работодателя не зависит. Его делают для удобства. Я обычно пишу что с такого-то числа сторону договорились изложить преамбулу такого-то договора в следующей редакции, и дальше текст преамбулы, но с новой фамилией.
- А приказ я могу распечатать из программы? Вроде, для него унифицированной формы нет?
- Можешь.
- А к старым табелям, приказам мне его копию прикладывать не надо?
- Нет, табельный номер же остается прежним.
- А в книге учета трудовых надо фамилию исправлять?
- Об этом тоже нигде не сказано, при увольнении ты будешь искать запись о приеме трудовую по дате приема, плюс старая фамилия будет читаемой, так что не вижу смысла.
- Уф-ф. Вроде, все понятно. Спасибо.
Внесение данных об изменении фамилии, имени, отчества в трудовую книжку регулируется пунктом 26 и пунктом 2.3 Инструкции, утвержденной (приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
Для внесения изменений необходимы:
Внесение изменений персональных данных работника в необходимо заверить подписью ответственного лица (Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1).
Внесение изменений в прочие документы, возникающие в процессе трудовых отношений, законодательно не регламентируется, поэтому руководствуемся здравым смыслом и удобством делопроизводства.
С момента предъявления работником документов, подтверждающих смену фамилии, во вновь издаваемых документах будет фигурировать именно она. Для этого необходим соответствующий приказ в произвольной форме. Главное, издать его с соблюдением всех норм делопроизводства. Во внесении исправлений в ранее выданные документы необходимости обычно нет.
О смене работником фамилии необходимо - бухгалтерию, службу охраны труда, IT отдел и т.д. Если работник контактирует от лица организации с партнерами, их тоже необходимо .
Также работнику необходимо как можно быстрее поменять и ИНН (при наличии), чтоб у работодателя не было проблем с отчетностью. Заявление о замене СНИЛС может он может подать, лично обратившись в отделение ПФ РФ, или через работодателя (п. 27 и 28 Инструкции, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). ИНН должен заменить сам работник в налоговой инспекции по месту регистрации (п. 36 приказа Минфина России от 05.11.2009 № 114н).
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
