С начала 2016 года Пенсионный фонд обязал каждого работодателя заполнять и предоставлять по месту своей регистрации новую форму СЗВ-М, при наличии трудовых или гражданско-правовых отношений с работником. В данной статье попробуем разобраться, как заполнять данную форму, какие нюансы следует принять во внимание, а также какие штрафные санкции налагаются на работодателя, уклонившегося от предоставления формы СЗВ-М или пропустившего срок сдачи.

Форма сведений о застрахованных лицах была утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 №83п и впервые начала сдаваться в мае прошлого года. По сути, отчет является упрощенной формой РСВ-1, однако, необходимость в новой форме СЗВ-М возникла тогда, когда правительством было принято решение об отказе в индексировании страхового пособия для трудоустроенных граждан пенсионного возраста.

Новая форма СЗВ-М предоставляется в отделение Пенсионного фонда по месту регистрации работодателя ежемесячно до 15-го числа. Если крайняя дата приходится на праздники или на выходные, то отчет подается в первый рабочий день.

Скачать форму СЗВ-М можно на официальном портале Пенсионного фонда РФ в формате Excel. Заполнить документ можно в специальной программе подготовки отчетности, которая также представлена на сайте или получить ее в отделении ПФР:

Скачать бесплатно бланк новой версии СЗВ-М в формате Word можно .

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В новую форму вносятся сведения о работниках, трудоустроенных по ТК РФ, а также о перечисленных страховых взносах. СЗВ-М заполняется на каждого работника отдельно, особенно важно, чтобы работодатель представил такой документ на работников пенсионного возраста.

Особенности заполнения формы СЗВ-М

Полное название формы СЗВ–М — сведения о застрахованных лицах.

Отчет состоит из четырех разделов. Каждый раздел имеете свои особенности заполнения. Примечательно то, что официального документа, поясняющего порядок заполнения отчета, представлено не было. Руководство ПФР сообщило, что вся необходимая информация содержится в самой форме и заполнить ее, руководствуясь указанными данными можно очень легко.

Заполнением новой формы СЗВ-М должен заниматься руководитель или специально назначенное лицо – бухгалтер. В отчете обязательно должны быть указаны корректные данные, без каких-либо ошибок и неточностей.

Раздел 1. Реквизиты страхователя

В данном разделе необходимо указать все сведения о работодателе. Здесь вписываются:

• регистрационный номер страхователя, который можно получить в ПФР;
• краткое наименование компании;

Каждый из реквизитов является обязательным и внести его необходимо:

Раздел 2-3. Отчетный период и тип формы

Отчетным периодом в данном случае выступает месяц. К примеру, в поле формы отчетный период за май необходимо поставить значение — 05.

Раздел 3 содержит информацию о том, какой тип отчетности в Пенсионный фонд предоставляется на текущий момент. Предусмотрены следующие варианты:

• исхд- исходная, предоставляется впервые;
• доп- дополняющая, подается, если есть работники, заключившие с работодателем соглашение после подачи формы СЗВ-М, но до завершения месяца, а также в случае уточнения данных;
• отмн- отменяющая, необходима в случае, когда ответственное лицо допустило ошибку и данные уже не соответствуют реальности.

Подается сначала отменяющая форма, а затем дополняющая:

Раздел 4. Сведения о застрахованных лицах

В данном разделе необходимо оформить перечень лиц, которые имеют трудовые отношения с работодателем. На каждого сотрудника бланк заполняется индивидуально и в нем указываются:

• СНИЛС;
• ИНН (если есть такая возможность):

Заверение и подача документа

После того как все разделы бланка заполнены необходимо заверить отчет. Если речь идет о заполнении формы СЗВ-М на бумаге, то потребуется ее распечатать, поставить дату составления и оттиск печати, если она имеется. Подписывает документ руководить компании или его представитель.

Отчет в ПФР может также быть предоставлен электронно, но для этого потребуется подписать его при помощи ЭЦП. Такой вариант является обязательным, если в штате компании свыше 25 человек.

Если работодатель своевременно не представил отчет, то в отношении него применяются штрафные санкции от 300 до 500 руб. на директора или главного бухгалтера и в размере 500 руб. за каждого работника.

Форма СЗВ-М - это ежемесячный персонифицированный отчет в Пенсионный фонд о сотрудниках и других физлицах, которым фирма, ИП или самозанятое лицо выплачивают вознаграждения. В статье – бланк и образец заполнения отчета, сроки сдачи, примеры, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.

Форма СЗВ-М - это обязательная ежемесячная персонифицированная отчетность в Пенсионный фонд. Действующий бланк утвержден Правлением ПФР от 07.12.2016 № 1077п. Он включает в себя также правила оформления отчета СЗВ-М и внесения в него необходимых сведений.

Фирмы и предприниматели у которых много сотрудников могут сэкономить время на подготовке персонифицированной отчетности. Для этого нужно отчитываться в программе БухСофт.

Заполняйте форму СЗВ-М в программе БухСофт. Она использует актуальный бланк Сведений с учетом последних изменений законодательства. Документ можно составить как в электронном, так и в бумажном виде для печати. Перед отправкой в ПФР Сведения тестируются всеми проверочными программами Фонда. Перепроверить самые распространенные ошибки помогут эксперты программы БухСофт.

Заполнить СЗВ-М в программе БухСофт ⟶

Сдавать СЗВ-М в 2019 году нужно каждый месяц. Несмотря на то, что отчет содержит всего четыре пункта, ошибки при его заполнении возможны. Избежать их поможет информация, приведенная далее.

Что такое отчет СЗВ-М в 2019 году

Форма СЗВ М - это отчет, который содержит следующие сведения:

1. Данные страхователя.
2. Период отчетности.
3. Тип формы.
4. Данные по застрахованным лицам.

Действующий бланк СЗВ-М

Последняя версия формы СЗВ-М действует с 1 апреля 2016 года. С тех пор Пенсионный фонд не менял бланк отчета СЗВ-М.

Постановление от 07.12.2016 № 1077п об утверждении формы СЗВ-М содержит в своем составе правила заполнения, поэтому подготовка этой отчетности серьезных проблем не вызывает. Важно лишь соблюдать сроки и включать в отчет СЗВ-М 2019 всех физлиц, сообщать о которых обязательно. В противном случае штрафы от ПФР грозят и фирме, и предпринимателю, и директору.

Сдача СЗВ-М: кто сдает

Представлять в Пенсионный фонд обязательную ежемесячную персонифицированную форму СЗВ-М в 2019 году обязаны:

1. Российские юрлица и их подразделения.
2. Иностранные организации и их подразделения.
3. Индивидуальные предприниматели.
4. «Самозанятые» лица – нотариусы, адвокаты, детективы.

Сдача СЗВ-М для перечисленных выше лица обязательна, только если они:

• работают с физлицами по трудовым договорам;
• исполнителями-физлицами по договорам ГПХ;
• авторами-физлицами;
• физлицами – обладателями исключительных прав на интеллектуальную собственность в сфере искусства, литературы или науки – по лицензионным договорам или по договорам об отчуждении прав;
• издателями по лицензии.

Если подобные договорные отношения с физлицами действуют в отчетном месяце, то подавать на них отчет СЗВ-М необходимо:

• даже если выплат физлицам не было;
• фирма или предприниматель не вели предпринимательскую деятельность в периоде, за который сдается отчет СЗВ-М .

Срок сдачи СЗВ-М

Подавать в Пенсионный фонд обязательную ежемесячную персонифицированную отчетность по форме СЗВ-М фирмы, предприниматели и самозанятые лица обязаны не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

В отношении срока сдачи СЗВ-М действует перенос на даты будущую, если срок выпадает на нерабочий праздничный или выходной день.

Подробнее о сроке сдачи СЗВ М в 2019 году читайте в таблице 1.

Таблица 1. Сроки сдачи СЗВ-М

Отчетный месяц 2019 года	Крайняя дата, чтобы отчитаться
Январь	15.02.19
Февраль	15.03.19
Март	15.04.19
Апрель	15.05.19
Май	17.06.19
Июнь	15.07.19
Июль	15.08.19
Август	16.09.19
Сентябрь	15.10.19
Октябрь	15.11.19
Ноябрь	16.12.19
Декабрь	15.01.20

В 2020 году сроки сдачи в Пенсионный фонд обязательной ежемесячной персонифицированной отчетности по форме СЗВ-М, определяются по тем же правилам.

Штрафы за ошибки и несдачу СЗВ-М

Заполнить сведения по форме СЗВ-М несложно. Она содержит в своем составе правила заполнения. Проблемы у фирм, предпринимателей и «самозанятых» лиц возникают при несоблюдении сроков или неподачи формы СЗВ-М на отдельных физлиц, сообщить о которых нужно было обязательно. Подробнее о санкциях читайте в таблице 2.

Таблица 2. Виды санкций и штрафы по СЗВ-М

Пример 1
ООО «Символ» должно отчитаться за 10 сотрудников. СЗВ-М за июль бухгалтер «Символа» сдал с опозданием на три дня. Штраф за просрочку равен 5000 р. (500 р. х 10).
Было решено взыскать сумму штрафа из зарплаты виновного бухгалтера. В учете «Символа» отражены операции:
Дебет 69 Кредит 51
- 5000 р. – штраф в ПФР уплачен;
Дебет 91-2 Кредит 69
- 5000 р. – штраф в ПФР начислен;
Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- 1000 р. (5000 р. х 20%) – отражено постоянное обязательство;
Дебет 70 Кредит 91-1
- 5000 р. – штраф удержан из зарплаты виновного сотрудника.

В ситуации, когда бланк не подан на некоторых физлиц, штраф за СЗВ-М рассчитывается аналогично.

Пример 2
Возьмем условие примера 1 и предположим, что в июле «Символ» нанял двух подрядчиков-физлиц для косметического ремонта офиса. Бухгалтер отчитался в Пенсионный фонд только по 10 штатным сотрудникам и до 15 августа дополняющую СЗВ-М не сдавал.
Штраф за СЗВ М по подрядчикам равен 1000 р. (500 р. х 2 чел).

Образец заполнения СЗВ-М смотрите далее.

Сдавать СЗВ-М по месту регистрации в Пенсионном фонде нужно фирмам без подразделений, предпринимателям и «самозанятым» лицам. Фирмам, имеющим в своем составе подразделения, следует отчитываться так, как сказано в таблице 3.

Таблица 3. Форма СЗВ-М: куда отчитываться

Ситуация	Куда сдавать СЗВ-М
Подразделение: начисляет выплаты персоналу	В территориальное подразделение ПФР по месту нахождения подразделения с указанием КПП подразделения
Подразделение: имеет свой лицевой или расчетный счет, не начисляет персоналу вознаграждений	В территориальное подразделение ПФР по месту регистрации головного отделения с указанием в отчете СЗВ М данных по сотрудникам подразделения
Подразделение: не имеет отдельного счета, начисляет вознаграждения персоналу

Как отчитаться по форме СЗВ-М

Сдать обязательную ежемесячную персонифицированную отчетность в Пенсионный фонд фирма, предприниматель или «самозанятое» лицо могут в электронной форме. Отправить в ПФР необходимо только один файл сразу по всем физлицам.

Отчитаться на бумаге разрешено лишь тем из них, кто работает не более чем с 24 физлицами по трудовым договорам, договорам ГПХ, авторским, лицензионным и иным перечисленным выше договорам. Сдать бумажную форму СЗВ М можно:

• в канцелярию ПФР – лично или с помощью представителя;
• по почте – желательно ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.

Как заполнить отчет СЗВ-М

Раздел 1. Реквизиты страхователя.

Здесь необходимо указать регистрационный номер фирмы, предпринимателя или «самозанятого» лица в ПФР, название фирмы или ИП, коды ИНН и КПП. Где взять информацию для заполнения раздела 1 формы СЗВ М, читайте в таблице 4.

Таблица 4. Как заполнить СЗВ-М

Раздел 2. Отчетный период.

Указывают порядковый номер месяца (от 01 до 12) и календарный год (например, 2019).

Раздел 3. Тип формы.

Здесь указывают одно из кодовых обозначений:

• «исхд» (исходная),
• «отмн» (отменяющая),
• «доп» (дополнительная).

Подробнее об этих кодах читайте в таблице 5.

Таблица 5. Как заполнить раздел 3 СЗВ-М

Раздел 4. Сведения о сотрудниках.

По каждому физлицу нужно указать:

• ФИО (в именительном падеже);
• СНИЛС - из страхового пенсионного свидетельства физлица;
• ИНН – если он известен.

Заверить отчет СЗВ-М необходимо подписью руководителя фирмы, ИП или доверенного лица.

Особенности заполнения отчета СЗВ М

Ситуация 1. Декретницы.

Сдавать по ним ежемесячную персонифицированную отчетность в Пенсионный фонд необходимо, так как трудовые договоры с ними продолжают действовать.

Ситуация 2. Отсутствие зарплаты.

Сотрудник может в течение месяца находиться в отпуске – основном или дополнительном оплачиваемом или же за свой счет. Отчитаться за него по форме СЗВ-М обязательно, так как трудовой договор продолжает действовать.

Ситуация 3. Исполнителю платят не каждый месяц.

Некоторые работы по ГП договорам имеют длящийся характер, и один этап может приходиться на несколько месяцев. В таком случае выплаты физлицу не будут ежемесячными. Несмотря на это, отчитываться по нему в Пенсионный фонд придется каждый месяц, пока действует ГП договор.

Ситуация 4. Договор аренды.

Если с физлицом заключен договор аренды, то чаще всего платежи ему поступают ежемесячно. Несмотря на это, сдавать по арендодателю персонифицированную отчетность в Пенсионный фонд по форме СЗВ М не нужно, так как по физлицам-арендодателям ее не сдают.

Ситуация 5. Директор – единственный участник.

Для директора действует пенсионное обязательное страхование, поэтому отчитаться по нему необходимо.

• По ссылке смотрите

Сроки сдачи СЗВ-М установлены Законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Отчитываться по этой форме обязаны организации, у которых заключены трудовые и гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг с физическими лицами. Рассмотрим, до какого числа сдавать СЗВ-М, можно ли это сделать досрочно, а также какая наступит ответственность за несдачу.

Читайте в статье:

До какого числа сдается СЗВ-М

Сроки сдачи СЗВ-М установлены Законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Сдавайте Сведения о застрахованных лицах в территориальное отделение ПФР по месту учета организации ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Внесите данные обо всех физлицах, с которыми в отчетном месяце были заключены, а также расторгнуты трудовые договоры и гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг.

Необходимость сдачи СЗВ-М не зависит от того, вела ли организация фактическую деятельность и производила ли она какие-либо выплаты сотрудникам в отчетном месяце.

Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ не содержит специальных указаний о переносе сроков сдачи СЗВ-М, если она пришлась на выходной или праздничный день. Руководствуясь статьей 193 ГК, отчитайтесь в ближайший рабочий день (письмо ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045).

Сроки сдачи СЗВ-М в 2018 году

Сроки представления СЗВ-М в 2018 году следующие:

Подача СЗВ-М бумажно и электронно

Сведения о застрахованных лицах подают в электронной и бумажной форме. Если организация заключила договоры с 25 и более физлицами, сдавайте документ в электронной форме через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Бумажную форму подавайте, когда договоры были заключены с 24 физлицами или меньше. Представить Сведения в ПФР можно лично или по почте. Убедитесь, что ваш отчет был принят. Такую информацию Фонд не размещает в интернете. Сделать это можно по телефону. Телефон своего отделения найдите на сайте ПФР pfrf.ru в разделе «Контакты и адреса»/«Отделение»/«Страхователь».

Специалисты Фонда проверят принятый отчет и пришлют положительный или отрицательный протокол, в котором укажут ошибки. Их нужно исправить в течение пяти рабочих дней.

С какого числа можно сдавать СЗВ-М

Можно ли сдвинуть срок представления СЗВ-М и отчитаться досрочно в текущем месяце, не дожидаясь его окончания? Да, можно.

Законодательно установлена лишь дата до какого числа нужно сдать СЗВ-М - не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Обратите внимание, что в электронной форме отчетный период должен быть меньше или равен месяцу, в котором специалисты ПФР проверяют форму (таблица 7 приложения к постановлению Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п). Например, отчитаться за май можно в мае или в июне. Сдать Сведения за июнь и июль в мае нельзя. Его не пропустит программа. Фонд в таком случае не сможет проверить в апреле сведения из отчета за будущие месяцы.

Ответственность за нарушение сроков представления СЗВ-М

Организация будет оштрафована, если она не сдала или нарушила срок сдачи СЗВ-М хотя бы на один день. Размер штрафа зависит от количества работников по которым нужно отчитаться и составляет 500 руб. за каждое физлицо (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Для уменьшения штрафа вы можете отчитаться уже после истечения сроков подачи формы и объяснить Фонду просрочку смягчающими обстоятельствами, например, что она случилась впервые, нарушение срока представления СЗВ-М незначительное (один-два дня) и т.д.

Дождитесь от ПФР акта камеральной проверки. После его получения в течение 15 рабочих дней напишите и отправьте письмо-возражение на акт. Укажите причины, по которым вы нарушили срок представления бланка и признайте свою вину.

Помогут и внешние факторы, например отсутствие возможности отправить Сведения электронно и распечатать их в бумажной форме по причине отсутствия в организации электричества (постановления арбитражных судов Северо-Западного округа от 02.11.2017 № Ф07-10268/2017, Дальневосточного округа от 20.09.2017 № Ф03-2515/2017, Волго-Вятского округа от 17.07.2017 № Ф01-2826/2017).

• Подробнее о заполнении формы СЗВ-М >>
• Также читайте об особенностях оформления СЗВ-М за август 2019 года>>
• Узнайте, что изменилось в порядке заполнения

Отчет СЗВ-М - это форма, содержащая сведения о застрахованных сотрудниках. Юридические лица и индивидуальные предприниматели ежемесячно передают ее в Пенсионный фонд.

Форма, сроки и порядок предоставления отчета СЗВ-М были утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ № 83п от 01.02.2016.

Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

Отчетность СЗВ-М нужно предоставлять ежемесячно не позднее 15 числа, следующего за отчетным месяцем. Если крайний срок сдачи формы выпадает на праздничный или выходной, сдавать ее надо в ближайший рабочий день. Действующими нормами не запрещено сдавать ее и ранее, в текущем месяце. Однако работодатель должен быть уверен, что до конца месяца не примет на работу нового сотрудника. Иначе — штраф за предоставление неполных сведений. Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году для ИП с работниками не отличаются от общеутвержденных.

Предоставим сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году в виде таблицы:

Отчетный период (2020 год)	Срок сдачи
	(дата перенесена с выходного дня)
	(дата перенесена с выходного дня)
Сентябрь
	(дата перенесена с выходного дня)
	(дата перенесена с выходного дня)

Ежемесячную отчетность СЗВ-М в 2020 году должны предоставлять все страхователи (организации и индивидуальные предприниматели) в отношении застрахованных лиц, которые работают по трудовым договорам и с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по ним уплачиваются страховые взносы. Бланк сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Надо ли отчитываться, если нет наемных работников и лиц, работающих по договорам ГПХ

Форму СЗВ-М обязаны предоставлять и те компании, у которых не оформлено ни одного сотрудника. Согласно действующему законодательству, генеральный директор также является наемным работником.

В соответствии с новыми требованиями ПФР, даже если руководитель является единственным учредителем юрлица, даже если он является единственным работником, отчетность на него нужно подавать. Такие разъяснения содержатся в сообщении Пенсионного фонда РФ .

Кто освобожден от сдачи отчетности

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Куда и в какой форме сдавать СЗВ-М в 2020

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

Согласно п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2020 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей» .

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело , Контур , Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru ;
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Образец заполнения раздела I

Инструкция по заполнению раздела II отчета СЗВ-М

В разделе 2 нужно указать период, за который подается форма. Код отчетного периода — это двузначный порядковый номер месяца, год состоит из четырех цифр. Если возникнут трудности, то в форме предусмотрены пояснительные данные с этой информацией.

Образец заполнения раздела II

Инструкция по заполнению раздела III отчета СЗВ-М

В разделе 3 необходимо указать шифр типа передаваемого отчета. Он может принимать 3 значения:

• «исхд» — исходная форма, которую предприятие сдает за указанный отчетный период впервые;
• «доп» — дополняющая форма. Этот код нужно указать в случае, если исходный отчет уже сдан, но его нужно откорректировать. К примеру, появился новый сотрудник либо по нему были поданы неверные данные;
• «отмн» — отменяющая форма. Этот код нужно использовать, если необходимо полностью исключить из поданного исходного отчета каких-либо сотрудников. Например, в отчете содержатся данные на работника, который уволился и в текущем периоде уже не работал.

Образец заполнения раздела III

Инструкция по заполнению раздела IV отчета СЗВ-М

Последний раздел представлен в виде таблицы, в которую заносится список работников, имеющих заключенные трудовые контракты на предприятии в текущем периоде, в том числе и договоры ГПХ. Таблица состоит из четырех столбцов:

• в первый записывается порядковый номер строки;
• во второй — полные Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже. Если отчество отсутствует, его не указывают;
• в третьем — СНИЛС (регистрационный номер работника в ПФР). Это обязательная информация;
• в четвертом — ИНН (регистрационный номер работника в ИФНС). Как сказано в Постановлении Правления ПФ РФ № 83п, этот столбец заполняется при наличии у страхователя необходимых сведений.

Вносить данные в таблицу разрешается либо в алфавитном порядке, либо случайным образом.

В конце отчет должен быть подписан генеральным директором или предпринимателем с указанием должности и Ф.И.О. Здесь же указывается дата составления формы и проставляется печать, если она используется в компании. Поскольку в форме СЗВ-М не предусмотрена возможность подписания отчета представителем страхователя, она должна подаваться лично либо директором организации, либо предпринимателем.

Образец заполнения раздела IV

Полностью заполненный согласно инструкции образец документа выглядит следующим образом:

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М

	Как должно быть	Как исправить
Отсутствуют сведения о застрахованном лице	При заполнении формы нужно указывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ (даже если человек проработал всего один день). Сведения нужно подавать и в том случае, если не было никаких начислений и выплат на сотрудника в ПФР, но он не уволен.	Сдается дополняющая отчетность, в которой указываются те сотрудники, которые не были отражены в исходной форме. В третьем разделе ставим код формы «ДОП».
Присутствует лишний сотрудник	Наличие записей о лишних сотрудниках (например, уволенных) приравнивается к недостоверным сведениям.	Нужно предоставить отменяющую форму с указанием в ней только лишних сотрудников. В третьем разделе ставим код формы «ОТМН».
Неправильный ИНН сотрудника	Хотя отсутствие самого ИНН при заполнении бланка не будет являться ошибкой, тем не менее, если он указывается, вводите его корректно.	Одновременно предоставляются два бланка: отменяющий — по сотруднику с неверным ИНН и вместе с ним дополняющий, в котором указываются верные сведения.
Неправильный СНИЛС сотрудника	Как и в случае с ИНН, отсутствие кода не является ошибкой, но за неверные сведения можно получить штраф.	Если отчет не будет принят, то его необходимо исправить и предоставить заново как исходящий. Если будут приняты лишь правильные сведения, то исправления предоставляются на сотрудников с ошибками в дополняющей форме.
Неправильный отчетный период	Нужно правильно указать код месяца и год.	Необходимо повторно предоставить форму со статусом «исходящая», корректно указав отчетный период.

Санкции и штрафы

За непредоставление формы СЗВ-М в установленный срок предусмотрен штраф в размере 500 рублей. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, на которого не предоставлены сведения (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Таким же штрафом будет наказываться подача неполных и(или) недостоверных сведений в отношении каждого работника (ч. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, за подачу отчетности не в той форме ПФР оштрафует работодателя на 1000 рублей. В случае ошибочных сведений штрафа можно избежать, если исправить неточность самостоятельно.

Оформление данного отчета не занимает большого количества времени, и СЗВ-М инструкция по заполнению в этом поможет.

01.10.2018 вступили в силу поправки в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н. Главное новшество — страхователи должны дождаться квитанции-уведомления о приеме отчета. То есть подавая СЗВ-М, недостаточно сдать документ вовремя и с корректными данными, нужно еще получить подтверждение от программы, что отчет приняли.

Также в инструкции теперь уточнены правила подачи исправленных данных. В частности, разъясняется, что компанию не накажут, если она исправит выявленные Пенсионным фондом РФ ошибки в течение 5 дней. Но при этом в программу можно вводить сведения только о тех, кто перечислен в уведомлении Фонда.

Если же страхователь сам обнаружит неточность, он может подать уточняющий отчет, но только в отношении тех лиц, сведения о которых ранее принял Пенсионный фонд. Любые дополняющие формы, где указывают ранее забытых работников, рассматриваются как нарушение. За это предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором не были своевременно переданы, подчеркивается в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602.

Однако, по мнению ВС РФ, если компания забыла упомянуть работника с договором, то такая самостоятельно выявленная ошибка не должна наказываться. Так что штраф, выписанный Пенсионным фондом РФ за подачу дополняющей формы СЗВ-М, по-прежнему можно оспорить в суде.

Кто и куда должен предоставлять форму СЗВ-М

В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83, предоставлять отчеты обязаны все работодатели обо всех работниках, включая совместителей и лиц, уволенных в течение отчетного периода. Также в него включают сведения о работниках, с которыми есть трудовые договоры, но которые находятся в отпуске: за свой счет, ежегодном, отпуске по уходу за ребенком. Иными словами, надо направлять информацию о лицах, трудовые отношения с которыми подтверждают трудовые договоры или гражданско-правовые договоры.

Также отчет СЗВ-М обязательно предоставляют организации с единственным сотрудником в лице учредителя, который не получает выплаты по какому-либо договору либо с которым не заключено никакого договора. По мнению чиновников, «бездоговорные» руководители тоже являются застрахованными лицами в пенсионной системе, поэтому о них надо отчитываться.

Заполненный отчет подается в отделение ПФР по месту регистрации страхователя.

Состав формы СЗВ-М

Бланк включает 4 раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы (код);
• сведения о застрахованных лицах.

В первом указывают наименование организации, ИНН, КПП и регистрационный номер в Пенсионном фонде.

В разделе «Отчетный период» указывают месяц, за который предоставляется отчет.

В третьем разделе отмечают тип заполняемой формы. Если бланк за отчетный период заполняется впервые, то его отмечают как исходный. Если вы подаете дополнительный отчет, выбирайте тип «дополняющий». Если ранее отправленный отчет содержал неточности, подают документ с типом «отменяющий».

Четвертый раздел представляет собой таблицу, в которой напротив Ф.И.О. граждан, имеющих договоры, указывают их ИНН (необязательно) и СНИЛС.

Образец заполненной формы СЗВ-М

Способы сдачи СЗВ-М: на бумаге или через специальные программы

Если в штате менее 25 работников с договорами, работодатель может подать отчет в письменном или электронном виде, то есть на бумаге или через специальные программы. Если численность застрахованных превышает 25 человек, то сведения подают только «в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается ПФ РФ» (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27). При этом есть возможность заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн.

Как сдать СЗВ-М через сайт ПФР онлайн

Многим интересно, как сдать СЗВ-М в Пенсионный фонд бесплатно через интернет. Некоторые компании предлагают устанавливать платные программы. Но использовать такие программы целесообразно, если вы сдаете за один и тот же период комплекс отчетов в различные госорганы. Если речь идет только о персонифицированном учете, то рекомендуется заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019. Это можно сделать в личном кабинете страхователя. Но чтобы его зарегистрировать, потребуется электронная цифровая подпись или личное обращение в ПФР за регистрационной картой.

Более простой способ, который предлагает Пенсионный фонд, — скачать одну из специальных программ на его сайте. Чтобы предоставить корректные данные и избежать штрафных санкций, на сайте ПФР также предусмотрена проверка СЗВ-М онлайн бесплатно посредством программы CheckPFR. Эту программу можно скачать на свой персональный компьютер, не заключая никаких договоров, и проверять все данные до отправки в Пенсионный фонд. Очень удобно: нажмите «Проверить», и если программа не выявит никаких ошибок, спокойно отправляйте. Если же по итогам проверки появилась надпись «Ошибка» или «Предупреждения», еще раз пересмотрите информацию, возможно, вы что-то упустили или где-то допустили опечатку. Пропущенная цифра или буква, лишний пробел или скобки, латинские буквы — все это ошибки, из-за которых программа может сообщить о неверном заполнении отчета.