19.10.2018

3.10. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его под­писания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов:

Положения о предприятиях, структурных подразделениях, соот­ветствующих органах и комиссиях;

Устав предприятия;

Отчеты и балансы;

Структура и штатные расписания;

Акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

Акты расследований аварий;

Акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введе­ние документа требует дополнительных действий и указаний.

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

Слово УТВЕРЖДАЮ;

Должность лица, утвердившего документ;

«___»__________2000г.

При утверждении документа приказом или другими распорядитель­ными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме : слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

№__от_________

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

3.11. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделе­ния или конкретному должностному лицу.

Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес ат, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

123456, Москва, Малый Путниковский пер., 1/2

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.

Пример: Генеральному директору

Учебно-курсового комбината «УККОМ»

Редкозубову А.Ф.

320045, г. Москва, ул. Карасева, 77а

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и ини­циалы. Пример:

462351, г. Тула,

ул. Советская, д.8, кв. 99

Петрову B.C.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в против­ном случае составляется список рассылки, на каждом документе указы­вается только один адрес.

Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

3.12. Резолюция.

В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поруче­нии первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право со­зыва исполнителей и координации их работы.

3.13. Оформление приложений.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Пример: Приложение:

1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

3.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:

Слово СОГЛАСОВАНО;

Должность лица, согласовавшего документ;

Личная подпись и ее расшифровка;

Дата согласования.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

4.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления . При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО).

Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

4.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

4.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация : входящий номер/дата, исходящий номер /дата, организация – отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

4.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ЗАО «Строительная Компания «Дружба», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

4.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

4.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.

4.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

4.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

4.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

4.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

4.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

4.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки , заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем ГД в Журнале учета внутренней документации . Сотрудникам ЗАО «Строительная Компания «Дружба» следует не до­пускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

4.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ЗАО «Строительная Компания «Дружба», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований .

Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

4.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

4.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:

01 – Генеральное управление;

02 – Управление по работе с персоналом;

05 – отдел развития бизнеса;

06 – отдел заказчика;

07 – архитектурно-планировочная мастерская;

09 – юридическая служба;

10 - филиал «Окна «Дружба»

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от ___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

4.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации ».

4.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

4.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

4.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа.

Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

4.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа , организация – получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ, примечания.

4.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

4.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

4.3. Организация контроля исполнения документов

4.3.1. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

4.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.

4.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.

4.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

4.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам " и т. п. не допускается.

4.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

Номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

4.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года . Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ЗАО «Строительная Компания «Дружба» не допускается.

4.6. Формирование и оформление дел

4.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел – ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

4.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы , они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

4.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

4.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

Название организации – ЗАО «Строительная Компания «Дружба»;

Наименование подразделения;

Номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

Заголовок дела;

Год заведения или квартал года;

Том дела;

Срок хранения.

4.7. Экспертиза ценности документов

4.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

4.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ЗАО «Строительная Компания «Дружба». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

... : · организация работы; · руководство документационным потоком; · координация видов работ с документами; · контроль за последовательностью работы с документами; · организация работ по документационному обеспечению управления. Задачи службы ДОУ: · совершенствование форм и методов работы с документами; · обеспечение единого порядка документирования; · ...

трудового коллектива,

протокол от 01.07.2001 № 1

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

Реквизит «Резолюция» Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например: Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги. При создании таких листков-резолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой). 2.3 Реквизиты содержательной части документа Реквизит «Заголовок к тексту» Краткое содержание документа указывается в заголовке к тексту. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа, например: приказ о реорганизации структуры предприятия, протокол собрания акционеров, должностная инструкция секретаря-референта, положение о канцелярии, правила внутреннего трудового распорядка. Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка. Такое размещение заголовка сохраняется и при продольном расположении реквизитов бланка документа. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5 21 , Реквизит «Отметка о контроле» Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом. Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту». Реквизит «Текст документа» Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно со-четание текстовых и табличных форм изложения содержания. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо , акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;

широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками 22:

нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения; точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.; употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что...); ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу); использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать); безличный характер изложения текста; употребление специальных терминов ; использование сокращенных слов; использование универсальных слов с неопределенным значением;

исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем); исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Реквизит «Отметка о наличии приложения» Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например: Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз. 2. Перечень на 5 л. в 3 экз. Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе . Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например: Приложение: брошюра в 1 экз. При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме , например:

Опись

приложений к письму от ___________ № ___________

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: Приложение: по описи. Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме: Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь» от 18.04.2001 № 138/07-12 и приложение к нему, всего на 3 л. Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например: Приложение № 1 к письму ЗАО «Маяк» от 08.04.2001 № 87/03-12 или Приложение № 3 к приказу директора ЗАО «Маяк» от 12.05.2001 № 17 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами , а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки 23 , например:

Приложение № 1

к приказу директора завода

от 30.11.2001 № 71

2.4 Реквизиты оформляющей части документа Реквизит «Подпись» В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:
или При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например: Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности 24 . При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например: Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки 25 , например:

Реквизит «Гриф согласования документа» Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа - одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений . Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации . Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов , целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности ». Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.). Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например: 13.07.2001 26 При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа. Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом , когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в име-нительном падеже, его дату и номер, например: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 10.01.2001 № 3 Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например: СОГЛАСОВАНО Письмо Госстандарта РФ от 06.01.2001 № 7/05-09 Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается». Внешнее согласование , в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности 27

с организациями, интересы которых затрагивает документ с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; с общественными организациями (при необходимости); с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п. с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Визы согласования документа» Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например: Юрисконсульт Смелов К. И. Смелов 03. 08.2001 При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например: Гл. бухгалтер Не согласен Павлов Н.Д. Павлов 17.07.2001 Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения 28 . Внутреннее согласование документа целесообразно прово-дить в следующей последовательности 29:

составитель документа; руководитель структурного подразделения , где составлен документ; заинтересованные должностные лица других подразделений организации; общественные организации (при необходимости); руководитель финансовой или бухгалтерской службы; заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности; руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:

При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:

Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись», Реквизит «Печать» Оттиск печати ставится на наиболее важных документах , подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей , а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами . Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов 30: Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). Архивные справки. Архивные копии. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). Договоры (о материальной ответственности , поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.). Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). Исполнительные листы . Командировочные удостоверения . Нормы расхода. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.). Положения об организациях. Реестры (чеков; бюджетных поручений , представляемые в банк). Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). Соглашения. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). Спецификации (изделий, продукции и т.д.). Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати. ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ 31 , например:

Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.). Реквизит «Отметка о заверении копии» Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме . Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации. В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью. Реквизит «Отметка об исполнителе» Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации , уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п. Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например: Иванов 123-78-89 или Емельянов Петр Васильевич 145-22-34 Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например: Авдеева Ольга Петровна 153-12-45 НК 3 17.07.2001 Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях . Отметка включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например: Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации - получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса:

При отсутствии такого штампа от руки пишутся регистрационный номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации 32 . На внутренних и исходящих документах эта отметка про-ставляется в момент подготовки документа на компьютере, на входящих документах отметку проставляет секретарь, вносящий сведения о документах в компьютер. 2.5 Требования к бланкам документов Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты , входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа. Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере 33 . ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому могут добавляться: герб, эмблема, наименование вышестоящей организации , например: ,

* Проставлением на документе грифа утверждения;

* Изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом

Виды утверждений :

* Утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);

* Утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий , разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах :

* Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);

* Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);

* Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);

* Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);

* Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);

* Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);

* Положения;

* Программы (командировок и т.д.);

* Расценки на производство работ;

* Стандарты;

* Структура и штатная численность;

* Тарифные ставки;

* Уставы организации;

* Формы унифицированных документов;

* Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок подписания документов

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного доку­мента, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подпи­сывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе­мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимае­мых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, ре­шение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание кото­рых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают дого­варивающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удо­стоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бух­галтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учё­те" посвящён порядку подписания первичных учётных документов . В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учёт­ных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяй­ственные операции с денежными средствами , подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".

Оттиск печати как реквизит документа

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. 1

Оттиск - изображение клише печати на бумаге. 2

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами , а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм , оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов , организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Обозначение вида документа

Каждому разработанному документу должно быть присвоено самостоятельное обозначение. Документ, выполненный на разных носителях данных, должен иметь одно обозначение. К обозначению документов, выполненных на машинных носителях , добавляют букву «М».

Заимствованным документам сохраняют ранее присвоенные обозначения.

Настоящие правила не распространяются на документы, правила обозначения которых регламентированы государственными стандартами других систем документации.

Обозначение документа имеет следующую структуру:

Код документа состоит из двух буквенно-цифровых знаков. Код дополнительных документов формируют следующим образом: первый знак - буква, означающая вид документа, второй знак - цифра или буква, указывающая порядковый номер документа данного вида.

Код документа отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Порядковые номера документов одного наименования (2 знака) присваивают, начиная со второго, и отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Номер редакции документа присваивают, начиная со второй в порядке возрастания от 2 до 9, и отделяют от предыдущего значения точкой. Очередной номер редакции присваивают в случаях сохранения (не аннулирования) предыдущей редакции.

Номер части документа отделяют от предыдущего обозначения дефисом. Если документ состоит из одной части, то дефис не проставляют и номер части документа не присваивают.

Признак документа, выполненного на машинных носителях, вводят при необходимости. Букву «М» отделяют от предыдущего обозначения точкой.

16. Отметки на документе, их значение и оформление

Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.

2.3.1 Отметка о поступлении документа в организацию

(реквизит 28)

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.

Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

2.3.2 Отметка для автоматического поиска документа

(реквизит 29)

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.

2.3.3 Резолюция (реквизит 16)

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - "надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение"27. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Выделить 300 тыс. руб", "Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается -характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Каревой Я, Д.

Свяжитесь с музеями и выясните их готовность

участия в совещании к 05.08.97.

Личная подпись 28.07.97

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:

ВеберуА.Б.,

Галкину А. А.

Организуйте проведение конференции

к указанному сроку.

Личная подпись 03.08.97

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.

2.3.4 Отметка о контроле (реквизит 18)

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.

Ее цель- напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.3.5 Отметка об исполнении документа и направлении его

в дело (реквизит 27)

Завершающая отметка на документе - эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах . Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам , а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы , подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:

Сообщено по телефону О.Б.Павловой 12.05.99. В дело 03-13. И.Иванов. 14.05.99

Ответ направлен 17.06.99 №01-13/184. Вдело 13-13. И.Иванов 19.06.99

Рассмотрено на заседании коллегии. Протокол коллегии от 12.08.98№ 17. В дело 06-13. И.Иванов 15.08.98

2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,

Лопухова

Людмила Николаевна

Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:

Карпухин 1579806

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил : если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учета , ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Семенова

Галина Константиновна

экз. № 1 - в адрес;

экз. №2-вотдел № 2;

экз. №3~в отдел № 10;

экз. № 4 - в дело 08.

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные - на обратной.

Резолюция, ее значение. Требования, предъявляемые к резолюции.

Реквизит № 18 «Резолюция» Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата. Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

УТВЕРЖДАЮ
по Мурманской области

советник государственной гражданской

службы Российской Федерации 1 класса

_____________________ И.С. Шишкова _

(подпись) (Ф.И.О.)

«__» _____________________________ 2011г.

Должностной регламент

Старшего государственного налогового инспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы

по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области

1. Общие положения

В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории специалисты.

Непосредственно подчинен начальнику и заместителю начальника отдела анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.

В своей деятельности старший государственный налоговый инспектор (далее-старший госналогинспектор) отдела анализа и планирования налоговых проверок руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности государственного служащего, должностным регламентом, инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка, документами, регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами.

В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 "О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих" и от 31 декабря 2005 года N 1574 "О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы", приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» старший государственный налоговый инспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок по квалификационным требованиям к должностям федеральной государственной гражданской службы Федеральной налоговой службы должен иметь:

• 
  по квалификационным требованиям к уровню профессионального образования , необходимого для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих федеральной налоговой службы - высшее профессиональное образование;

- квалификационные требования к стажу гражданской службы (государственной гражданской службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, необходимому для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы – без предъявления требований к стажу;

• 
  квалификационные требования к профессиональным знаниям : должны знать Конституцию Российской Федерации; федеральное законодательство в области государственной гражданской службы Российской Федерации, федеральные законы применительно к своим должностным обязанностям; правила делового этикета; служебный распорядок центрального аппарата Федеральной налоговой службы (территориального органа Федеральной налоговой службы); порядок работы со служебной информацией, инструкцию по делопроизводству; должностной регламент;

• 
  квалификационные требования к профессиональным навыкам : должны уметь работать с людьми; иметь развитые навыки коммуникаций; владеть навыками делового письма; владеть компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением; обладать чувством ответственности за порученный участок работы.

3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе анализа и планирования налоговых проверок Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области на старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок возлагается следующее:

• 
  
• 
  выполнять основные обязанности государственного служащего, определенные Федеральным Законом от 27 июля 2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• 
  
• 
  выполнение комплекса работ, связанных с прогнозом поступлений платежей в бюджеты всех уровней, с предоставлением информации в пределах компетенции отдела;
• 
  ведение переписки с организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
• 
  по поручению начальника (зам. начальника) отдела выполняет должностные обязанности иных работников в период их отсутствия,

В соответствии с возложенными задачами старший госналогинспектор обязан:

• 
  принимать меры по рациональному использованию знаний, повышению квалификации;
• 
  соблюдать Правила служебного распорядка и государственной дисциплины при выполнении должностных обязанностей и полномочий;
• 
  обеспечивать соблюдение служебной налоговой тайны.
• 
  самостоятельно изучать систему ЭОД и другие программно - технические комплексы, эксплуатируемые в инспекции;
• 
  по поручению начальника отдела выполнять другие обязанности в пределах компетенции отдела.

4. Права
Основные права госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок определены статьей 14 Федерального Закона от 27 июля 2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Исходя из установленных полномочий госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок имеет право:

• 
  требовать от начальника отдела своевременной выдачи заданий и разъяснений по возникающим в работе вопросам;
• 
  вносить руководству предложения по доработке программных средств;
• 
  вносить предложения по вопросам улучшения организации и условий труда;

- иметь доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну в объеме, определенном должностным регламентом (должностной инструкцией),

• 
  другие права, вытекающие из действующего законодательства.

5. Ответственность
Старший госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:

• 
  качественного и своевременного выполнения задач, возложенных на отдел;
• 
  соблюдения и надлежащего исполнения законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных правовых актов Минфина России, приказов, распоряжений, инструкций и методических указаний ФНС России, управления ФНС России по Мурманской области, Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;
• 
  разглашение государственной и налоговой тайны, иной информации, ставшей ему известной в связи с исполнением должностных обязанностей;
• 
  соблюдением трудовой и исполнительской дисциплины в отделе;
• 
  обеспечения сохранности материальных ценностей инспекции и документационного фонда, находя­щегося в ведении отдела;
• 
  иных должностных обязанностей, предусмотренных настоящим регламентом.

6. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор

отдела анализа и планирования налоговых проверок

• 
  прогноза поступлений платежей в бюджеты всех уровней,
• 
  
• 
  иным вопросам.

7. Перечень вопросов, по которым старший госналогинспектор отдела анализа и планирования налоговых проверок вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по вопросам:

• 
  формирования установленной отчетности по предмету деятельности отдела,
• 
  выполняет другие обязанности по распоряжению (поручению) начальника отдела в пределах компетенции отдела;
• 
  иным вопросам.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, порядок согласования

и принятия проектов решений по замещаемой должности
Подготовка проектов докумен­тов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок в связи с исполнением им должностных обязанностей
Старший госналогинспектор отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами инспекции, в пределах своей компетенции в соответствии с инструкциями на рабочие места.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и

организациям в соответствии с административным регламентом

11. Показатели эффективности и результативности профессиональной

служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности старшего госналогинспектора отдела анализа и планирования налоговых проверок определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:

Планирование объемов поступления налогов и сборов на территории, включая поступления в государственные внебюджетные фонды, в разрезе бюджетов (государственных внебюджетных фондов) основных отраслей экономики и видов налогов, темпы их роста помесячно и поквартально, в сравнении с соответствующим периодом прошлого года. Темпы роста налоговых поступлений и темпы инфляции в сопоставлении с темпами роста производства основных отраслей экономики.

При этом необходимо уделить особое внимание:

• 
  вступившим в силу изменениям в налоговом законодательстве и их влиянию на объемы налоговых поступлений;
• 
  выпадающим доходам, связанным с изменениями порядка и сроков уплаты налогов (налоговые льготы, отсрочки, рассрочки и др.) и с изменениями налогового законодательства (переход на упрощенную систему налогообложения, на уплату единого налога на вмененный доход, изменения налоговых ставок в порядке исчисления налоговой базы и т.д.);

• 
  другие показатели.

Начальник отдела

анализа и планирования

налоговых проверок ************

Приложение № 4

ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ

Начальник Межрайонной ИФНС России

по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области

_____________________ И.С. Шишкова
«___» ______________ 2011 год

Должностной регламент

Главного специалиста-эксперта юридического отдела

Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области
1. Общие положения
В Реестре должностей федеральной государственной гражданской службы замещаемая должность отнесена к старшей группе должностей государственной гражданской службы Российской Федерации категории «С пециалисты».

Назначается на должность и освобождается от должности начальником Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.

Непосредственно подчинен начальнику юридического отдела.

В своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, федеральными законами, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Минфина России, ФНС России, законами и иными нормативными правовыми актами органов власти Мурманской области и представительных органов местного самоуправления, приказами и указаниями УФНС России по Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Мурманской области, положением о Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области, положением о юридическом отделе, нормативными правовыми актами, касающимися деятельности гражданского государственного служащего; должностным регламентом; инструкциями на рабочие места, правилами служебного распорядка документами регламентирующими работу со служебной информацией и другими документами..
2. Квалификационные требования
В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указами Президента Российской Федерации от 27 сентября 2005 года N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» и от 31 декабря 2005 года N 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы», приказом ФНС России от приказом ФНС России от 24.04.2009 № ММ-7-4/259@ «О квалификационных требованиях к профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими центрального аппарата и территориальных органов Федеральной налоговой службы» должен иметь по квалификационным требованиям к уровню профессионального образования, необходимого для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы - высшее профессиональное юридическое образование .

Квалификационные требования к стажу гражданской службы (государственной гражданской службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности, необходимому для исполнения должностных обязанностей федеральных государственных гражданских служащих Федеральной налоговой службы: без предъявления требований к стажу .

Квалификационные требования к профессиональным знаниям: должен знать и уметь применять на практике Конституцию Российской Федерации; федеральные конституционные законы, федеральные законы; указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты применительно к исполнению должностных обязанностей; правовые основы прохождения федеральной государственной гражданской службы, основы управления, организации труда и делопроизводства; формы и методы работы со средствами массовой информации, обращениями граждан, правила делового этикета; правила и нормы охраны труда, служебный распорядок инспекции; порядок работы со служебной информацией; должностной регламент.

Квалификационные требования к профессиональным навыкам : должен иметь навыки: работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения, оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; аналитической оценки в процессе выработки и принятия решений, прогнозирования последствий своих действий; взаимодействия с государственными органами и организациями, ведения деловых переговоров, публичного выступления, составления делового письма; подготовки проектов нормативных правовых актов, служебных документов, сбора, систематизации, использования актуальной информации, применения компьютерной и другой оргтехники, пользования программными продуктами.
3. Должностные обязанности
Исходя из задач и функций, определенных Положением о юридическом отделе Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области главный специалист-эксперт юридического отдела обязан:

• 
  соблюдать Конституцию Российской Федерации, Федеральные конституционные законы, законодательство Российской Федерации о налогах и сборах (Налоговый кодекс и принятые в соответствии с ним Федеральные законы о налогах и сборах), законодательство субъектов Российской Федерации о налогах и сборах, нормативные правовые акты представительных органов местного самоуправления по местным налогам и сборам, акты ФНС России, законодательство по вопросам, связанным с применением трудового, административного, гражданского и уголовного права в пределах, необходимых для выполнения служебных обязанностей;
• 
  выполнять основные обязанности государственного служащего, определенные Федеральным Законом от 27 июля 2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», статьей 10 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации»;
• 
  всестороннее сопровождение мероприятий налогового контроля, участие в выездных налоговых проверках;
• 
  осуществлять подготовку: отзывов на исковые заявления, апелляционных, кассационных жалоб, заявлений о пересмотре судебных актов в порядке надзора, иных процессуальных документов;
• 
  представлять интересы налоговых органов в судах всех инстанций;
• 
  подписывать служебную документации в пределах своей компетенции;

- осуществлять правовую экспертизу документов, подготавливаемых в инспекции, и оказание правовой помощи подразделениям инспекции по вопросам применения законодательства Российской Федерации, в том числе визирование проектов актов по результатам камеральных и выездных налоговых проверок, визирование проектов решений, выносимых руководителями (заместителями руководителей) налоговых органов по результатам рассмотрения материалов налоговых проверок.

В случае несогласия с выводами, содержащимися в проекте акта или решения, в связи с их незаконностью, необоснованностью и противоречием сложившейся судебной практики ведущим специалистом-экспертом юридического отдела составляется докладная записка с визой начальника юридического отдела или лица его замещающего на имя руководителя налогового органа, которая содержит выводы юридического (правового) отдела об обоснованности выводов, содержащихся в проектах актов и решений инспекции, принятых по результатам камеральных и выездных налоговых проверок, о полноте собранной доказательственной базы.

Формировать отчетность по предмету деятельности отдела, установленной Управлением Федеральной налоговой службы по Мурманской области;

Выполнять другие обязанности по распоряжению (поручению) начальника отдела;

В случае служебной необходимости замещает главного государственного налогового инспектора, ведущих специалистов-экспертов, специалистов-экспертов, специалистов 1 разряда юридического отдела.

• 
  осуществлять комплекс работ в соответствии с инструкциями на рабочие места согласно реестру РМ:

РМ 3-2 - Защита государственных интересов в арбитражных судах и судах общей юрисдикции;

РМ 3-3 - Правовая экспертиза документов, подготавливаемых в инспекции. Оказание правовой помощи отделам инспекции;

РМ 3-4 - Обеспечение производства по делам об административных правонарушениях;

РМ 3-5 - Обеспечение производства по делам о налоговых правонарушениях.
4. Права
Основные права ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определены статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Исходя из установленных полномочий, в пределах функциональной компетенции, имеет право:

Принимать участие в подготовке проектов приказов, распоряжений и других документов, относящихся к компетенции отдела;

Вносить руководству отдела свои предложения по предмету деятельности отдела;

Вносить предложения по вопросам улучшения организации и условий труда;

Иметь доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну в объеме, определенном Положением об отделе;

Осуществлять другие права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, актами ФНС России и УФНС России по Мурманской области.
5. Ответственность
Главный специалист-эксперт юридического отдела несёт ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом, задачами и функциями инспекции, функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы:

Некачественное и своевременное выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

Несоблюдение и надлежащее исполнение налогового законодательства, приказов, распоряжений, инструкций и методических указаний ФНС России, УФНС России по Мурманской области, Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;

Несоблюдение налоговой, коммерческой тайны хозяйствующих субъектов и сведений, составляющих служебную тайну;

Несоблюдения трудовой и исполнительской дисциплины;

Сохранность материальных ценностей и документационного фонда, находящегося в ведении отдела;

Иных должностных обязанностей, предусмотренных настоящим регламентом.
6. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт

юридического отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции вправе принимать или принимает решение по следующим вопросам:

обеспечение правовой информацией структурных подразделений инспекции (отраслевые отделы) по их запросам путем консультаций по возникающим в их деятельности вопросам;

совместная подготовка с заинтересованными структурными подразделениями инспекции (отраслевые отделы) материалов, предъявление и рассмотрение претензий, исков, представление в установленном порядке интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судебных органах по спорам с ее участием;

обеспечение контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, по поручению начальника и заместителя начальника отдела проверяет и подтверждает путем визирования на соответствие нормам действующего законодательства ненормативных актов Инспекции;

принятие участия в обеспечении своевременного представления достоверных сводных отчетов и информации в вышестоящие органы;

проведение правовой экспертизы проектов документов, подготавливаемых в Инспекции;

обеспечение правильности применения налоговых санкций, предусмотренных законодательством РФ за налоговые правонарушения, допущенные должностными лицами предприятий, учреждений, организаций и гражданами;

7. Перечень вопросов, по которым главный специалист-эксперт

юридического отдела вправе или обязан участвовать

при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или)

проектов управленческих и иных решений
В пределах функциональной компетенции принимает участие в подготовке нормативных актов и (или) проектов управленческих решений в части обеспечения подготовки соответствующих документов по вопросам:

• 
  применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах;
• 
  иным вопросам.

8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения,

порядок согласования и принятия проектов решений

по замещаемой должности
Подготовка проектов докумен­тов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, Порядка по взаимодействию с отделами Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
9. Порядок служебного взаимодействия специалиста-эксперта

юридического отдела в связи с исполнением им

должностных обязанностей
Главный специалист-эксперт юридического отдела осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими сотрудниками отдела, отделами инспекции, с ИФНС России по городам и районам Мурманской области, иными организациями в пределах компетенции.

10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области.
В соответствии с замещаемой государственной гражданской должностью и в пределах функциональной компетенции.
11. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности
Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности ведущего специалиста-эксперта юридического отдела определяется на основании достижения (учитывается степень участия в достижении) таких показателей, как:

Качественное выполнение своих функциональных обязанностей в соответствии с Положением о юридическом отделе, инструкциями на рабочие места.

Эффективность представления интересов Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области в судах;

Соблюдение сроков предоставления отчетности в вышестоящие налоговые органы;

• 
  своевременность и качество исполнения поручений и распоряжений руководства Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Мурманской области;
• 
  использование арбитражной практики;
• 
  другие показатели.

Начальник юридического отдела *******

Приложение № 5

ОБРАЗЕЦ
УТВЕРЖДАЮ

Начальник Межрайонной ИФНС России

по крупнейшим налогоплательщикам

по Мурманской области

советник государственной гражданской службы Российской Федерации 1 класса

___________________ И.С. Шишкова

(подпись) (Ф.И.О.)

Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения? И как они оформляются? Елена, секретарь

Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения? И как они оформляются?

Основное различие между грифом согласования и грифом утверждения состоит в том, что согласование документов, оформляемое грифом согласования, проводится до подписания или утверждения документа. Согласование всегда предшествует принятию решения, то есть подписанию или утверждению документа. Грифом согласования, как правило, оформляется внешнее согласование, которое может в зависимости от характера решения проводится с самыми разными органами власти и управления, в том числе, с органами, осуществляющими государственный (ведомственный) контроль (надзор). Грифом согласования может в ряде случаев оформляться и внутреннее согласование, если это предусмотрено формой документа.

Внутреннее согласование документов

В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами.

Правила оформления грифа согласования и грифа утверждения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (п. 3.16 – правила оформления грифа утверждения и п. 3.23 – правила оформления грифа согласования):

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Степанов В.А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

АО «Электронные технологии»

Кузнецов Л.В. Кузнецов

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

от 05.04.2003 № 82

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Грязнова А.Г. Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Письмо Российской академии

от 05.06.2003 № 430-162

Протокол заседания Правления

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Подробный ответ В.Ф. Янковой, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД, на этот и другие ваши вопросы вы найдете в №9 2015 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

> «> Согласовано утверждаю как правильно

Согласовано утверждаю

Председатель профсоюзного комитета «_14_»________01_________ 2008 г. «_14_»_______01________ 2008 г.

не моложе 18 лет, прошедшие обязательный периодический медицинский осмотр и не имеющие медицинских противопоказаний для работы в спортивном зале; имеющие, как правило, специальное образование или соответствующий опыт работы; прошедшие вводный инструктаж и инструктаж на рабочем месте; ознакомленные с инструкциями по эксплуатации спортивного оборудования и приспособлений.

Работающий в спортивном зале обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и режим работы школы. График работы в спортивном зале определяется расписанием занятий, утвержденным директором школы. физические (спортивное оборудование и инвентарь; опасное напряжение в электрической сети; система вентиляции; статические и динамические нагрузки); 2.

ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ 3. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ поддержание порядка и чистоты в спортивном зале; перед выполнением упражнений на спортивных снарядах и (или) с их использованием провести дополнительный инструктаж учащихся по технике безопасности; соблюдение учащимися требований соответствующих инструкций по технике безопасности при выполнении упражнений на спортивных снарядах и использованием спортивного оборудования; соблюдение требований (СанПиН 2.4.2.1178-02) в спортивном зале.

Во время работы запрещается: использовать спортивное оборудование и инвентарь в качестве подставок под предметы; допускать скопление неиспользуемого спортивного оборудования и инвентаря в спортивном зале; производить самостоятельно ремонт спортивного оборудования и приспособлений; оставлять учащихся без присмотра.

После завершения учащимися физических упражнений обеспечить приведение спортивного инвентаря и оборудования в безопасное состояние. 4. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ 5. ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ привести спортивное оборудование и приспособления в исходное состояние; убрать используемый спортивный инвентарь в специальные места, предназначенные для его хранения; организованно вывести учащихся из зала; отключить освещение, перекрыть краны, закрыть окна.

При обнаружении неисправности мебели, спортивного оборудования, системы вентиляции, нарушения целостности окон проинформировать об этом заместителя директора по АХР, а при его отсутствии – дежурного администратора и сделать запись в тетради заявок.

Как правильно

Согласует или согласовывает? Оба варианта, согласует и согласовывает, верны. Разница только во времени этих двух глаголов.

Первый вариант, согласует, является формой будущего времени.

То есть в дальнейшем согласует.

А этому глаголу в пару можно поставить глагол согласовывать несовершенного вида (что делать?), образованный от первого глагола, глагола совершенного вида, посредством суффикса -ыва-. Чем же они отличаются друг от друга?

1) Руководитель группы согласует расписание занятий с администрацией бассейна.

2) Он каждый год согласовывает его, и всегда группа занимается в удобное для всех время. Глагол совершенного вида согласует обозначает действие, которое закончится, достигнув результата.

Глагол несовершенного вида согласовывает означает, что вопрос будет согласовываться, а пока не имеет значения завершенности, он обозначает действие с оттенком длительности.

Зависит от времени когда произойдт согласование данного вопроса или документа. Будущее время. - Начальник обязательно согласует Ваши чертежи, как только вернтся. Настоящее время. - Иван Петрович уже согласовывает представленные материалы.

Ежели Вам нужно употребить или написать слово в буд. времени в форме второго лица (сов. вида), тогда - согласует. В понедельник мастер согласует цену своей работы с заказчиком.

Если же Вам нужно употребить сие слово в форме наст. времени и тоже второго лица (но несов. вида), тогда - согласовывает.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учёте» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Оттиск печати как реквизит документа

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Документы заверяют печатью предприятия.

Правила визирования документа

Визирование - это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.

Существует два вида виз:

• виза согласования;
• виза ознакомления.

Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем предприятия, то есть визируется еще не документ, а его проект. Визируют документ только те лица, которых затрагивает содержание документа. Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в предприятии, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из предприятия, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Визу ознакомления ставит работник, подтверждая этим, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи.

Документы, которые остаются на предприятии, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне, а на многостраничных документах - на обороте последнего листа. Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в организации. При этом визы располагаются на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Так обычно визируют договоры или протоколы.

Заверение копии документа

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись», проставляют заверительную надпись:

• «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении;
• при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
• слова «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии.

Правила оформления утверждения и согласования документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:

• слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);
• наименования должности лица, утверждающего документ;
• подписи;
• фамилии и инициалов должностного лица, подписывающего документ;
• даты утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В случае, когда документ утверждается несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование предприятия), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Оформление резолюции допускается на отдельном листе.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Как правильно оформить гриф утверждения

Статьи по теме

Гриф утверждения является одним из важных реквизитов, обязательных для заполнения, когда речь идет о документах, имеющих нормативный характер. Наличие грифа утверждения на документе подтверждает его юридический статус и легитимность. Но для сохранения этого статуса требуется, чтобы содержание и оформление данного реквизита соответствовало требованиям, установленным государственными регламентами.

Для каких документов не нужен гриф утверждения

Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса. Вопрос о том, на каком документе нет грифа утверждения, решается также с учетом здравого смысла - нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы .

Утверждение документа не производится и в том случае, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписываются высшими должностными лицами организации, поэтому их подписи достаточно для того, чтобы такой документ был признан легитимным.

Примеры, образцы оформления грифа утверждения

Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.

ГОСТом Р 6.30-97 также установлено содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо .

Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ, в третьей - его собственноручная подпись с расшифровкой, в четвертой проставляется дата утверждения. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю. Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Когда утверждаемый документ, в соответствии с требованиями законодательства, должен быть принят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:

В том случае, когда утверждение документа производится на основании иного, утверждающего, документа, например приказа, в первой строке грифа пишется слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), во второй дается ссылка на утверждающий документ, а в третьей проставляются его реквизиты: номер и дата. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждается положение, пишут слово «Утверждено», если программа - «Утверждена», если комплекс мер - «Утвержден». Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ).

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

• грифа утверждения;

• издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3.2.4).

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?

Утверждение документа путем издания распорядительного документа

Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Например, приказом утверждается какой-либо Регламент. В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается в приказе.

Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

Процедура утверждения документа другим документом

Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Приказ об утверждении Регламента

Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»

ПРИКАЗ

03.10. 2011 № 52 о/д

Об утверждении

Регламента по работе

с дебиторской задолженностью

в ОАО «ЭВЕРЕСТ»

В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

Генеральный директор Волков Г.В. Волков

После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. […] При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 01.07.2011 № 52 о/д

Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

3.21. […] В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:

Приложение

к приказу ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 03.10.2011 года № 52 о/д

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 03.10.2011 № 52 о/д

Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение № 5

к приказу ЗАО «Северный путь»

от 15.07.2011 № 56

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 12.11.2009 № 125

В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

от 03.10.2011 № 52 о/д

Рекомендуем использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)

Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003

3.16. […] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы организаций

Формы унифицированных документов

Штатные расписания и изменения к ним

Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице.

Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения

Нормативно-правовой акт	Наименование документа, требующего утверждения
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»	№ Т-7 «График отпусков»; № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»	№ ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»; № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»; № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»; № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»; № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»; № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»; № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»
Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”»	№ АО-1 «Авансовый отчет»
Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»	№ КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам », № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»; № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»; № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»; № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»; № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»; № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»; № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»; № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»; № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»; № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к. унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности. Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов), например:.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров

1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

[…] 10) утверждение аудитора общества;

[…] 11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;

[…] 19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества…

Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества

1. […]К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы:

[…] 3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров;

[…] 13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества…

Извлечение

из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ

«Об обществах с ограниченной ответственностью»

(в ред. от 11.07.2011)

Статья 32. Органы общества

[…] 2.1. […] Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся:

[…] 6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)…

Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества

1. К компетенции общего собрания участников общества относятся:

[…] 6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

[…] 12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов…

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 19.07.2011)

Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия

1. Собственник имущества унитарного предприятия:

[…] 4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;

5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия;

[…] 12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

Обратите внимание

Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом. На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий.

Иначе обстоит дело с первичными учетными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ для оформления документов: для чего и когда следует придерживаться правил

ГОСТ на оформление текстовых документов - свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

• Единство документооборота;
• Корректность и ясность изложения информации;
• Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
• Отделение главного от второстепенного;
• Возможность быстрого поиска ключа в документе.

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

1. Отсутствуют корпоративные стандарты;
2. Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
3. Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
4. Априори предпочтительно единство документооборота;
5. Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;
6. Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.

Что описано в ГОСТе

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

• Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
• Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
• Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
• Подпись и печать на документе не должны сливаться;
• В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
• По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
• Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:

1. Юридические лица - именительный (кто);
2. Физические лица - дательный (кому);

• Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;
• Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
• Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.

Детально о ГОСТе для оформления документов

Шрифт

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

1. Arial;
2. Calibri;
3. Times New Roman;
4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

• Заголовка;
• Реквизитов;
• Данных адресата.

Интервалы и отступы

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм - верхнее и нижнее;
2. 10 мм - правое;
3. 20 мм - левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал - обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал - от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках - 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Выравнивание

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.

Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).

Реквизиты

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак - вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа - вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки - верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

​

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного - к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь - после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Как составить документ для нескольких адресатов

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом - более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Если документ содержит коммерческую тайну

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Суть заголовка документа

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

• Выравнивание - по центру или левому краю;
• Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Отсылка к другим документам

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

1. Наименование;
2. Номер правового акта;
3. Дата его принятия;
4. Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

От какого лица

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:

Наименование документа	Обращение	Пример
Деловое письмо, служебная записка	От первого лица или третье лицо, единственное число	Отдел закупок направляет предложение; Прошу направить; Прошу принять меры; Считаем уместным
	От первого лица в единственном числе	Приказываю
Документ от имени коллегиального органа управления	От третьего лица (единственное число)	Собрание акционеров приняло решение
Протокол	Третье лицо, множественное число	Выслушали, утвердили, решили, приняли
Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах	Третье лицо, любое число	Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

Некоторые нюансы

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.