Процедура издания приказа предполагает совершение восьми последовательных шагов - от инициирования процесса до доведения текста документа до исполнителей. Пошаговая инструкция и правила издания приказа даны в этой статье.
Процедура подготовки и издания любого распорядительного документа состоит из восьми этапов. В настоящей статье мы рассмотрим их все на примере издания приказа.
Все указанные выше шаги нужно совершать последовательно, не пропуская ни одного. Исключение составляет пятый шаг, который в случае отсутствия замечаний, может быть пропущен. Рассмотрим подробно каждый шаг.
Процедура подготовки проекта может начаться по следующим причинам:
Формой обоснования необходимости издания распорядительного документа может быть докладная или служебная записка, аналитическая или информационная справка, акт, служебное письмо, предложение, заключение и т.д. Они дают старт процессу подготовки проекта.
Для выработки обоснованного и аргументированного управленческого решения необходима объективная, актуальная и исчерпывающая информация по данному вопросу. С этой целью проводится сбор и анализ необходимых данных.
Принятие управленческого решения осуществляется по результатам анализа собранной информации.
Как правило, на данном этапе рассматриваются несколько вариантов решений, а после получения дополнительной информации и всесторонней оценки вариантов, выбирается один, наиболее приемлемый.
Читайте также:
Необходимо сразу подчеркнуть, что на данном этапе осуществляется подготовка проекта, а не окончательного документа. Проект не обладает юридической силой и не является приказом. Чтобы им стать, он должен быть согласован, подписан и зарегистрирован, об этом будет рассказано далее.
Разработку проекта приказа осуществляет специалист или несколько специалистов из разных отделов. В том случае, если проект распорядительного документа касается нескольких структурных подразделений, то руководство может создать временную комиссию или рабочую группу для разработки проекта.
При оформлении проекта распорядительного документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие данного регламента продлено до 01.07.2018 года.
Для распечатки проекта документа используются стандартные бланки формата А4. Согласно общепринятому правилу для приказов разрабатывают специальные бланки, содержащие следующие реквизиты:
Для государственных предприятий - герб РФ или герб субъекта федерации.
Для всех остальных фирм - логотип или зарегистрированный товарный знак;
Наименование организации. При наличии сокращенного варианта, он приводится под полным;
Главные реквизиты предприятия - расчетный банковский, юридический адрес, email, коды ОКПО, КПП;
Регистрационный номер компании по ОГРН и ее ИНН;
Не забудьте предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги - регистрационного номера и даты.
Для бланка используется лист стандартного формата А4. Границы текста сверху и снизу - 20 мм, справа - 10 мм, а слева - 30 мм.
Для оформления типовых распорядительных документов часто используют стандартную форму №Т-1.
Во всех проектах приказов должен обязательно присутствовать заголовок будущего документа. Заголовок включает в себя содержание приказа в краткой форме. Он формулируется в предложном падеже и отвечает на вопрос: "О чем? (о ком?)". Например, "О порядке проведения мероприятий по ремонту транспортного цеха" или "О проведении занятий по дополнительному обучению сотрудников ООО "Коммуникативные технологии" или "О реализации концепции совершенствования работы по передачи дел в архив" и т.д.
Текст документа излагается от первого лица, в единственном числе ("приказываю").
В данном блоке приводится обоснование действий, предписываемых к исполнению. Оно может быть двух видов:
Основанием для подготовки и издания документа стал законодательный или нормативный акт вышестоящей инстанции или деловая бумага, которая была издана ранее на данном предприятии. В таком случае нужно указать название данной бумаги, ее номер и дату. В этом случае констатирующий блок приказа будет начинаться словами:
Основанием для издания приказа стала инициатива генерального директора, руководителя структурного подразделения или отдельного специалиста. В таком случае нужно сформулировать цели и задачи действий, предписываемых распоряжением или изложить факты или события, ставшие причиной его принятия. В этом случае констатирующий блок будет начинаться словами:
Довольно распространенными бывают ситуации, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании. Например, приказ о приеме на работу. В таких случаях констатирующая часть отсутствует.
Данный блок начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ". Это слово печатается на новой строке заглавными буквами.
Как правило в этом списке содержится несколько пунктов: по одному пункту на каждое действие. Здесь же указывают крайние сроки исполнения и лицо, которое назначается ответственным за исполнение. Около каждого пункта должна быть указана фамилия и инициалы конкретных исполнителей.
Данный шаг подразумевает согласование текста документа с руководителями отделов, чьи интересы он затрагивает. Это может быть отдел кадров, бухгалтерия, плановый или юридический отдел. Для данной процедуры в документе предусмотрен реквизит "визы согласования документа".
После того, как проект согласован, и все визы проставлены, он передается не подпись генеральному директора. Иногда визы согласования ставятся не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельной бумаге. В этом случае она также должна быть передана на подпись директору.
Подпись генерального директора придает проекту юридическую силу и превращает его в приказ , который должен быть зарегистрирован.
Учетные данные о документе, фиксирующие факт его создания, регистрируются согласно установленному порядку. Данная процедура нужна для осуществления последующего учета деловых бумаг, организации справочной работы и облегчения поиска нужных данных.
Процедура регистрации производится одним из трех способов:
при журнальной форме регистрации - делается запись в журнале;
при карточной форме регистрации - делается запись в регистрационно-контрольной карточке;
при автоматизированной форме регистрации - информация о документе вносится в систему электронного документооборота.
Доведение деловой бумаги до исполнителей осуществляется путем ее тиражирования и рассылки или передачи исполнителям в максимально сжатые сроки. На практике это происходит следующим образом - с документа снимается необходимое количество копий, которые затем распространяются по структурным подразделениям. После этого они передаются непосредственным исполнителям под роспись.
После этого приказ вступает в силу.
Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на подпись руководителю учреждения (см. приложение 16). Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Если при доработке проекта приказа исполнитель не учел всех замечаний либо компромиссного решения не найдено, то вместе с проектом приказа на рассмотрение руководителя учреждения представляют замечания и отдельные мысли, которые не были учтены составителем проекта. Проанализировав их, руководитель принимает решение относительно того, должны быть приняты во внимание мнения специалистов. Если это так - проект возвращается на доработку. Если же замечания признаны неуместными, руководитель просто подписывает приказ.
Приказы по основной деятельности руководитель учреждения подписывает лично. В случае его отсутствия это возлагается на лицо, исполняющее обязанности руководителя. Подпись в таком случае оформляется так: Исполняющий обязанности директора подпись Л. Г. Гграсимчук
И. о. директора подпись М. О. Орлов
Печати на приказах, изготовленных на бланках, не проставляют.
В случае издания совместного приказа, который должны подписать несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне и свидетельствуют гербовыми (основными) печатями соответствующих учреждений, например:
Министр финансов Украины Министр юстиции Украины
подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия
дата дата
После подписания никаких исправлений в приказ уже не вносят.
Приказ вступает в силу с момента его регистрации и доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок вступления в силу указывается в самом распорядительном документе.
Особое внимание уделяется доведению распорядительного документа до исполнителей. Приказы по основной деятельности тиражируют в необходимом количестве и рассылаются согласно списку рассылки до структурных подразделений, подведомственных учреждений, а также, в случае необходимости, других заинтересованных учреждений. В приказе по основной деятельности нет необходимости в пункте такого содержания: "Приказ довести до сведения...".
Всех исполнителей, до сведения которых доводится приказ, называют в указателе (список) рассылки, составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства.
Неправомерным в приказах по основной деятельности является отметка "С приказом ознакомлены", которую размещают после подписи руководителя учреждения, его нередко ошибочно используют вместо визирования проекта приказа исполнителями и другими должностными лицами в соответствии с их полномочиями. С подписанными приказами по основной деятельности сотрудников знакомят под расписку, как правило, лишь в отдельных случаях (если речь идет о персональной ответственности отдельных должностных лиц, соблюдение правил техники безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.п.). Если такая процедура необходима, то в приказе формулируют, например, такой пункт:
3. Ознакомить с этим приказом под расписку работников цеха № П.Г. Анохина, М. Л. Василенко, А. С. Иваненко.
В этом случае в приказе по основной деятельности предусматривают отметку "С приказом ознакомлены" и с новой строки указывают: должность (в случае необходимости), подпись лица, расшифровка подписи, дату. Эту отметку желательно проставлять на оборотной стороне последнего листа приказа.
Если есть необходимость ознакомить с приказом всех сотрудников учреждения или значительное их количество, то в приказе формулируют пункт такого содержания:
5. Ознакомить с настоящим приказом сотрудников под расписку в соответствии со списком, которая прилагается.
При этом составляют отдельный лист ознакомления по такой форме:
В таком случае лист ознакомления хранится вместе с приказом как приложение.
В некоторых случаях приказы по основной деятельности могут направляться до подведомственных учреждений с сопроводительным письмом, в котором отмечают дополнительные меры по их выполнению.
2. Приказы по административно-хозяйственным (оперативных) вопросов содержат решения оперативного, организационного, административного, хозяйственного характера, о чем свидетельствует их название. Это, как правило, такие приказы: о приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря, мебели и т.д; о выделении рабочих комнат для сотрудников; проведение инвентаризации; о текущий ремонт помещений, которые занимает учреждение; о мерах относительно санитарного состояния и благоустройства помещений и дворов; об организации охраны учреждения и т.д. Порядок подготовки, составления, оформления этих приказов является аналогичным порядку, установленному в отношении приказов по основной деятельности.
3. Приказы по личному составу (по кадровым вопросам) регулируют вопросы приема, перемещения, увольнения работников, порядок предоставления отпусков, присвоение разрядов, наложение взысканий и поощрение работников.
В сравнении с приказами по основной деятельности составление и оформление приказов по личному составу отличается как по форме, так и процедуре их подготовки и издания.
Приказы по личному составу могут оформляться традиционным способом на бланке учреждения и с использованием трафаретных унифицированных форм.
Среди приказов, которые оформляют традиционным способом, выделяют приказы индивидуальные и сведены. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием на работу, перевод на другую должность (работу), увольнении и т.п.
На крупных предприятиях применяют унифицированные межведомственные формы приказов по личному составу (см. приложения 17,18,19).
В практике управленческой деятельности вопросы управления кадрами могут оформляться также распоряжениями.
По вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье.
Согласование приказов и проставление на них виз - это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.
Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:
Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на . Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.
Удобнее всего вариант с листом согласования. Так как не придется повторно собирать подписи, если потребуется редактирование приказа. На проекте приказа визы можно проставлять с добавлением отметки «с замечанием (-ями)». Оформлять их желательно отдельным листом и в произвольной форме.
Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.
В случае, когда замечания носят лишь редакционный характер, повторный сбор виз не требуется. Проект приказа просто переоформляют с учетом указанных недостатков.
Приказ, после того как удовлетворены все требования и исправлены замечания, следует распечатывать таким образом, чтобы его последняя (или единственная) страница находилась на оборотной стороне листа согласования. Так, в частности, поступают органы федеральной власти, так как число визирующих лиц там достаточно велико, а таким образом уменьшается вероятность повторного сбора подписей, когда приказ переоформляют или вносят какие-либо изменения.
После того как завершен процесс согласования приказа с ответственными лицами, наступает момент его подписания.
Все приказы, регламентирующие вопросы основной деятельности организации, подписывает только ее руководитель либо лицо, которому такое право предоставлено официально, к примеру, при наличии приказа о перераспределении полномочий и отражение в должностной инструкции. В случаях когда руководитель организации отсутствует по какой-либо причине (находится на больничном, в отпуске и т.д.), право подписывать приказы предоставляется заменяющему его лицу. Вопрос о том, кто будет временно исполнять его обязанности, требует закрепления в . Такой приказ может быть создан один раз, либо издаваться при каждом случает отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения . Но случаи изменения приказа на практике все же случаются (например, его оформление задним числом и пр.), что, по сути, является грубым нарушением законодательства.
Регистрация приказов происходит только после их подписания, но в тот же самый день, в соответствии с порядковым номером и указанием даты. Это обязанности отдела делопроизводства. При этом нумерация приказов начинается с единицы ежегодно, но журнал может оставаться единым на протяжении нескольких лет.
Обратите внимание: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от различного рода распоряжений, а также приказов, которые регулируют административно-хозяйственные вопросы и те, что касаются личного состава. Главная причина - это различие сроков их хранения.
Постоянный срок хранения имеют приказы, регулирующие основную деятельность организации. В учреждениях, которые не передают документы на хранение государству, под постоянным сроком подразумевается момент ликвидации. Остальные же могут иметь различный срок хранения (от 5 до 75 лет), определяющийся в зависимости от их вида.
Регистрация приказов может осуществляться в двух видах: традиционном бумажном либо в электронном. В первом случае носитель может иметь название «Журнал/ Книга регистрации приказов»
Выбирайте что-то одно наиболее удобное для вас. Такой журнал, в котором регистрируются приказы, относящиеся к основной деятельности организации, имеет постоянный срок хранения. В случае, когда вы ведете электронный журнал регистрации, его дублирование на бумажном носителе совершенно не обязательно.
Единого исходного образца ведения журнала регистрации не существует, форму его ведения не регламентируют существующие нормативно-методические рекомендации в области делопроизводства. Поэтому допустимо его изменение и редактирование граф, а также их добавление или удаление.
За основу можете взять данный в формате.doc
Вопрос о возможности регистрации приказа задним числом достаточно распространен. То, что это нарушение, знают все, но иногда бывает очень нужно. Наиболее оптимальным представляется вариант с оставлением резервных номеров, но имейте в виду, что, во-первых, все должно иметь разумные пределы, а во-вторых, пропущенные номера - это минус, и любая проверка при их обнаружении не погладит вас по голове.
Второй вариант регистрации приказа задним числом - это добавление литеры к номеру, например, приказ № 5а. Тоже достаточно спорный способ. Таким образом, простор для выхода из ситуации создается совсем небольшой.
При возникновении вопросов о порядке согласования приказов в организации и их последующей регистрации, оставляйте их в комментариях к статье.
Сергей, приятно читать ваше интересное мнение. Спасибо за то, что позволяете взглянуть на проблему с разных сторон. Абсолютно соглашусь с вашим мнением, что в ряде случаев "права и обязанности сторон порождает не просто приказ, а договоренность этот приказ выполнять".Инструкция по делопроизводству нам говорит, что приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.
Давайте порассуждаем.
Что значит термин "недействительность приказа" (закон четко не раскрывает это понятие, возможно, каждый вкладывает свое содержание в данное выражение). Закон знает и раскрывает понятия "недействительность сделки", "недействительность брака", "недействительность трудового договора", "недействительность отдельных условий трудового договора".
Кто-то понимает термин "недействительность приказа" как сомнение в законной силе приказа (подписано неуполномоченным лицом), кто-то подразумевает его фальсификацию, подложность (заменили один приказ с одним текстом на приказ с другим текстом), кто-то понимает как невозможность исполнения приказа по каким-либо причинам.
Рассмотрим кухню издания приказов в организации, например, приказов по личному составу с литерой "л".
В крупной организации за один рабочий день может издаваться 6-10 приказов по личному составу с литерой "л".
Возьмем приказ о работе в выходной день. Как правило, в одном приказе указывается один и больше работников.
При подготовке приказа исполнитель (автор докладной записки) обычно предварительно выясняет желание работника поработать в выходной день. Закон не уточняет когда наниматель обязан предложить работу в выходной день - перед изданием приказа или после издания приказа, согласие работника обычно выражается самим фактом подписания распорядительного документа без возражений. На практике бывают случаи когда не выясняется желание работника по некоторым причинам (непредвиденно возникла необходимость осуществления работы в выходной день, до конца рабочего дня перед выходным днем осталось немного времени для подготовки, издания приказа и ознакомления с ним работников, находящимися не по адресу места нахождения нанимателя, непосредственный руководитель работника не выяснил отношение работника, но в докладной записке указал, что работник согласен, и т.п.) или работник предварительно устно перед изданием приказа согласился на работу в выходной день, но затем при предъявлении ему приказа передумал.
Приказ подписан руководителем, соответствующая служба его регистрирует и только потом передает на ознакомление тем работникам, которые в нем указаны. Регистрация уже осуществлена в журнале, после данного приказа зарегистрированы еще несколько.
Возникает ситуация приказ подписан руководителем и зарегистрирован, но работник, указанный в приказе не согласился на работу в выходной день (не важно один он указан в приказе или еще 20 работников, которые согласились на работу).
Приказ порвать и выборосить? Несерьезно да и не получится, документальные следы остались.
Что делать в этом случае? Объявлять приказ незаконным? Нет. В данном случае приказ или один из пунктов приказа отменяют, а если в одном пункте приказа указаны 21 работник, привлекающийся в выходной день (ФИО, дожность (профессиия), структурное подраздение), то исключают из этого пункта слова такие-то.
А если привлечение к выходной обязательно для работника, то спор переходит на другую плоскость.
Однако на практике в подобных ситуациях в некоторых организациях чаще не отменяют приказ (пункт приказа), а просто не исполняют (не принимают во внимание) в связи с отсутствием согласия работника в тех случаях, когда его согласие требуется. Что не есть хорошо.
Делопроизводство и канцелярияПроцедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы неправильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.
Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения - руководителю соответствующего уровня.
Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или -распоряжения, могут быть направлены на:
При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.
А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.
Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.
Рассмотрим каждый этап в отдельности.
Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Пример 1
|
ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с -модулем обновления и инструкцией по проведению обновления. Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы. Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору, в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала. Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию, в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета. То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа. |
Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в -издаваемом приказе или распоряжении.
Источниками информации могут быть:
Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Продолжение Примера 1
Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.
Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.
Оформляются проекты приказов и распоряжений в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).
Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:
Дата документа;
Регистрационный номер документа.
Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в -соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:
Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30-35 мм, а не 20 мм.
Таблица 1. Обязательные реквизиты приказа и распоряжения
|
Наименование реквизита |
Момент оформления реквизита |
|
|
Издание документа |
||
|
наименование организации |
||
|
наименование вида документа |
оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
|
место составления или издания документа |
оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
|
дата документа |
||
|
регистрационный номер документа |
оформляется после подписания в момент регистрации документа |
|
|
заголовок к тексту |
||
|
текст документа |
оформляется при подготовке проекта документа |
|
|
визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф- -согласования документа) |
полностью оформляются во время согласования проекта документа |
|
|
подпись полностью |
оформляется во время -подписания документа |
|
|
в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст-венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак) |
оформлять не надо, присутствует на бланке |
|
|
Постановка на контроль и исполнение |
||
|
отметка о контроле |
оформляется при постановке документа на контроль |
|
|
Снятие с контроля и направление документа в дело |
||
|
отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело |
|
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.
Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В -связи» и т.д.
Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании .
Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях - словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.
Фрагмент документа
|
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны -организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: 3. Срок представления 15.07.2003. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например: Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М. |
Фрагмент документа
|
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать -утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. |
Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ-ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный -межстрочный интервал.
У приказа или распоряжения могут быть разные приложения : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.
Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)». При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Пример 2
Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции -совершенствования документационного обеспечения управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8’ и №9’2005 г.
Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап - согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом - доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.
Согласование проекта документа подразумевает:
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
Фрагмент документа
|
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. |
Фрагмент документа
|
П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения -принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. |
На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов -документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов .
Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации -делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа -готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих. Реквизит «визы согласования документа» должен -оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
|
П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной -документации. Требования к оформлению документов. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. |
По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни -ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных -организациях лист согласования может иметь различную форму.
При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.
Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.
Согласование проектов документов с помощью систем и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и -активизирует процедуру согласования.
Возможны следующие маршруты согласования:
Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:
Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:
Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство , в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.
Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.
В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.
Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.
Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.
Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:
Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.
В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Exсel путем заполнения обыкновенной таблицы.
Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.
Фрагмент документа
Фрагмент документа
Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007.
Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).
Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.
Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением - это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году , .
Продолжение темы - в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».
Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала
