В соответствии с законодательной базой страны, каждый работник предприятия или частной фирмы имеет право на взятие трудового отпуска на 10-30 календарных дней. На практике, каждая частная фирма и тем более крупное предприятие, утверждает собственные правила и условия, а с ними далее и график отпусков на годовой период. Согласно нынешним нормам законодательства, обыкновенный отпуск исчисляется 28-ю календарными днями. Работнику предоставляется право расходовать это время двумя равными отрезками по 14 дней. Естественно, работник штата не вправе самостоятельно покинуть рабочее место, взяв оплачиваемый отгул, когда ему вздумается. Для этого, как уже было сказано выше, существует график отпусков за подписью руководителя предприятия, который предоставляет его работникам с целью ознакомления в форме, носящей детальный характер.
Само собой, разумеется, документ в виде графика трудовых отпусков, в составлении зависит от того, какое количество работников присутствует в штате. Если, к примеру, компания имеет штат из 10-ти человек, каждый из них пойдет на заслуженный отдых помесячно, подав соответственное заявление руководителю. На практике, руководитель предприятия требует с работников предоставить ему всю необходимую информацию для точного планирования выходных дат. Получив от каждого штатного работника нужные сведения, руководитель и составляет план на будущий год и визирует его своей подписью. Документ, представляющий собой подробный график ухода работников штата в отпуска, является обязательным, как для работодателей, так и работников, о чем свидетельствует часть вторая той же 123-ей статьи ТК РФ. Безусловно, существуют и другие статьи Трудового кодекса России, в которых подробно описаны требования к руководителю по составлению графика, но сейчас не о них.
Кроме ежегодных отпусков оплачиваемого типа, график может включать в себя и дополнительные выходные дни, не использованные работниками на протяжение года и автоматически смещенные на будущие двенадцать месяцев. Более того, формой этого документа, по утверждению директора предприятия, может быть предусмотрен отпуск внешнего совместителя. С этой целью работнику необходимо составить заявление в свободной форме или по бланку, запросив, таким образом, у совместителя, данные по датам оплачиваемых выходных касательно основного места работы. Процесс оформления графика трудовых отпусков находится под полным контролем руководителя и его заместителей с конечным проставлением подписей всех, кто принимал в том участие. Практически, за составление этого документа персональную ответственность несет руководитель и его зам.
Составление графика трудовых отпусков для всех сотрудников происходит с указанием сведений в каждой отдельной графе. Если ранее вы не знали ответа на вопрос о том, как составить данный документ, обратите внимание на пример далее. Первая графа документа описывает наименование предприятия или подразделения. Во второй графе прописывается профессиональная принадлежность работника штата, согласно утвержденному расписанию. В первой и второй графах вся информация указывается строго согласно штатному расписанию и никак иначе. Следом, в строке третьей графы прописывается фамилия, имя и отчество работника штата. Четвертая графа существует для номера табеля. Её следует заполнять только, если организацией или предприятием предусмотрена система присвоения табельных номеров. Пятой графой прописывается число дней, которые положены тому или иному работнику в качестве заслуженного им трудового отпуска. В последней шестой графе проставляются отметки о запланированных датах трудовых отпусков.
На период утверждения описываемого документа все графы, с первой по шестую включительно, в соответствии с формой т-7 не должны быть пустыми. Отдельная графа этого приказа «утверждаю» должна содержать подпись руководящего лица компании или уполномоченного заместителя, у коего есть на то право подписи. Отдельно в журнал предприятия заносится номер утвержденного графика, согласно принятому и действующему в организации стандарту. В соответствии с индивидуальными требованиями, руководитель может дополнить документ реквизитами, изменив образец по приказу, утвержденному заблаговременно. Любые дополнительные изменения, вносимые руководителем в форму графика, заявленную им ранее, должны оформляться строго по приказу и быть завизированы соответствующим документом.
Известно, что график заслуженных работниками оплачиваемых выходных утверждается на год, однако порой перед руководителями предприятий встает необходимость внесения изменений в документ, утверждение которого было датировано прошлыми месяцами и днями. Ряд изменений в отпускной график можно внести только по двум случаям. В ситуации переноса трудового отпуска по согласию с работником и по случаю отзыва его из предоставленных ему предприятием выходных дней. Первый пункт курируется статьей за номером №125 ТК РФ, второй частью 2-ой статьи за номером 125 соответственно. Так как форма Т-7 не имеет отдельной графы для внесения информации по отзыву, её можно заменить 10-ой графой, служащей для формирования примечаний. Следует необходимо прописать, что рабочий был отозван с отпуска с проставлением точной даты. Графой восемь, в этой ситуации, надо прописать реквизиты по приказу отзыва, а графу девять оставить под неиспользованное время отпуска.
Для посетителей нашего сайта действует специальное предложение - вы можете совершенно бесплатно получить консультацию профессионального юриста, просто оставив свой вопрос в форме ниже.
Отдельная статья Трудового кодекса предписывает возможность разделения отпуска на несколько равных частей. Рабочий предприятия или частной фирмы имеет полное право, по согласованию со своим работодателем, произвести разделение ежегодного отпуска на равные части, но не менее чем четырнадцать дней каждая. Дополнительные заявления в этой ситуации составлять не требуется, о чем написано в 125-ой статье ТК РФ. В случае приема на работу новых рабочих с утверждением их в официальный штат, работодатель имеет право отсрочить составление графика отпусков для данной категории лиц. В практическом плане, подавляющим большинством предприятий и организаций, с этой целью составляется и утверждается отдельный документ в виде графика по той же форме Т-7, подписываемой руководителем.
Как составить приказ об утверждении графика отпусков
Обязанность по составлению графика отпусков прописана в ст. 123 Трудового кодекса РФ, согласно которой такой график является документом, где устанавливается периодичность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. Утверждается он распоряжением руководителя предприятия.
При составлении этого документа следует учесть ряд особенностей:
Обратите внимание! График отпусков допустимо составлять в свободной форме. Однако чаще всего используется унифицированная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку она содержит в себе все необходимые реквизиты.
Согласно положениям ст. 123 ТК РФ указанный график должен в обязательном порядке утверждаться руководителем компании, а поскольку названная выше форма содержит графу об утверждении документа, при использовании Т-7 нет необходимости в составлении отдельного акта об утверждении.
Однако составление приказа может быть признано обязательным во внутреннем документообороте компании.
Поскольку составление приказа об утверждении графика отпусков не является обязательным, допускается его составление в свободной форме на бланке предприятия.
Приказ на график отпусков на 2018 — 2019 год должен содержать следующие реквизиты:
Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков можно, пройдя по ссылке: Приказ на график отпусков - образец.
Обратите внимание! Оформление документа допускается на отдельном листе формата А4 как от руки, так и в печатном виде. Необходимости в проставлении печати на приказе нет, поскольку он относится к внутренним бумагам предприятия и может составляться в единственном экземпляре. Впоследствии приказ хранится в архиве предприятия в течение срока, установленного для соответствующих приказов. Рекомендуем отнести его к приказам по административно-хозяйственной деятельности и хранить 5 лет (см. подп. «в» п. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
При составлении приказа нет необходимости вносить в него весь график предоставления отпусков, поскольку его объем может быть большим. Допустимо указать его в виде приложения к приказу.
Составление приказа об утверждении графика отпусков не является обязательным, поскольку существующие формы графика предоставления отпусков содержат в себе графу, при заполнении которой указанный документ будет утвержден руководителем. Однако его составление может быть признано обязательным, если того требует внутренний документооборот предприятия.
Ч. 1 ст. 115 ТК РФ определено, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.
Согласно ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем .
График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:
– заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ);
– при необходимости найти замену уходящему в отпуск работнику;
– контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
График отпусков – обязательный документ для каждой компании. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). На 2015 г. – не позднее 17.12.2014.
Перед тем как составить график отпусков, работодатель собирает у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике.
Если на предприятии есть первичная профсоюзная организация, то график необходимо согласовать с ней (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ).
Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков. Как и всю первичную документацию, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (Письмо Роструда от 14.02.13 №ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. пример заполнения).
Согласно ст. 125 ТК РФ, сотрудник вправе поделить отпуск на части, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней . Поэтому стоит заранее проверить, как сотрудник поделил свой отдых.
На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков можно добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Обычно такие графики объявляются работникам под роспись. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за 2 недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работодателю следует вести журнал извещения работников о времени начала отпуска или же индивидуально под расписку извещать каждого конкретного работника. Это позволит избежать претензий со стороны работника и (или) проверяющих органов относительно времени начала отпуска.
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые категории работников имеют право использовать отпуск в удобное для них время.
В частности:
|
Период предоставления |
||
|---|---|---|
|
Работники в возрасте до 18 лет |
Удобное для работника время |
Ст. 267 ТК РФ |
|
Беременные женщины |
Перед началом отпуска по беременности и родам или непосредственно после него |
Ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК РФ |
|
Женщины после окончания отпуска по уходу за ребенком |
Непосредственно после окончания отпуска по уходу за ребенком |
Ст. 260 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ |
|
Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам |
Период нахождения жены в отпуске по беременности и родам |
Ч. 4 ст. 123 ТК РФ, ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ |
|
Работник, усыновивший ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев |
В период усыновления |
Ч. 3 ст. 122 ТК РФ, ст. 274 ГПК РФ |
|
Женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет |
П. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 №235 |
|
|
Одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет |
Удобное для работника время до дня достижения ребенком возраста 12 лет |
п. 1 ст. 71 СК РФ, распоряжение Совмина СССР от 30.10.1985 №2275р |
|
Лица, награжденные знаком «Почетный донор России», «Почетный донор СССР» |
Удобное для работника время |
Ч. 1, 2 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 №125-ФЗ |
|
Работники-совместители |
Время использования отпуска по основному месту работы |
Ч. 1 ст. 286 ТК РФ |
|
Лица, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС |
Удобное для работника время |
Ч. 1 ст. 15, п. 1 ч. 3 ст. 15, ч. 4 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 №1244-1 |
|
Лица, эвакуированные из зоны отчуждения или переселенные из зоны отселения либо выехавшие в добровольном порядке из указанных зон |
Удобное для работника время |
П. 5 ч. 1 ст. 14, ч. 1 ст. 17 Закона РФ от 15.05.1991 №1244-1 |
|
Граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) |
Удобное для работника время |
П. 15 ст. 2, ст. 5 Федерального закона от 10.01.2002 №2-ФЗ. |
|
Инвалиды ВОВ и инвалиды боевых действий |
Удобное для работника время |
Пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 №5-ФЗ |
|
Лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда» |
Удобное для работника время |
Пп. 9 п. 1 ст. 18 Федерального закона от 12.01.1995 №5-ФЗ |
|
Ветераны боевых действий |
Удобное для работника время |
Пп. 11 п. 1 ст. 16, пп. 4 п. 2 ст. 16, пп. 3 п. 3 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 №5-ФЗ |
|
Военнослужащие, имеющие ребенка-инвалида в возрасте до 16 лет Военнослужащие, имеющие трех и более детей в возрасте до 16 лет |
Удобное для работника время |
Ст. 23 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ, пп. «г» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 №1237 |
|
Одинокие военнослужащие, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет |
Удобное для работника время |
Ч. 2 ст. 279 ГПК РФ, п. 1 ст. 71 СК РФ, ст. ст. 23, 68 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ, пп. «д» п. 12 ст. 29 Указа Президента РФ от 16.09.1999 №1237 |
|
Супруги военнослужащих |
Время отпуска супруга-военнослужащего |
Ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 №143-ФЗ, п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» |
|
Работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска |
В удобное для работника время в течение текущего рабочего года либо в следующем рабочем году путем присоединения к отпуску |
Ч. 2 ст. 125 ТК РФ |
Если работник имеет право на выбор, при составлении графика отпусков целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При наличии такого заявления и учете пожелания работника при составлении графика изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
Если работодатель не соблюдает требование законодательства о предоставлении отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время либо нарушает утвержденный график отпусков, работники вправе обратиться за защитой в органы по рассмотрению трудовых споров (комиссию по трудовым спорам, инспекцию по труду, суд).
Пример заполнения графика отпусков на 2015 г.
Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.
График отпусков оформляется следующим образом.
В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.
В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.
В графе 3 указывается ФИО работника.
В графе 4 указывается количество календарных дней запланированного отпуска работника
В графе 5 отмечается запланированные даты отпуска.
На момент утверждения графика графы 1–5 графика отпусков должны быть заполнены.
При составлении графика графы 6–10 не заполняются.
Графа 6 и 7 «Фактический отпуск» заполняется после фактического окончания отпуска, то есть после того как работник выйдет на работу.
Графы 8 «Примечание» заполняются только в случае необходимости внесения в график каких-либо сведений. Например, перенос отпуска в связи с командировкой или болезнью сотрудника.
В графе 9 сотрудники ставят роспись о согласии своего графика отпуска.
Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях.
1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ).
2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
3. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.
Порядок внесения изменений в график отпусков для новых работников не установлен. В настоящее время на практике применяются два варианта отражения отпусков, каждый из которых не противоречит действующему законодательству.
Вариант 1. К действующему графику отпусков нужно оформить приложение и внести в него сведения об отпусках новых работников.
Вариант 2. В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), не вносят никакие изменения (дополнения).
При желании уйти в отпуск работнику необходимо направить работодателю заявление в произвольной форме. В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Сведения об отпуске заносятся в личную карточку работника.
График отпусков должен храниться у работодателя один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. График отпусков на 2015 г., утвержденный в декабре 2014 г., заканчивает свое действие 31.12.2015. Следовательно, хранить его нужно весь 2016 г.
При отсутствии графика отпусков в организации за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Для индивидуальных предпринимателей она предусматривает штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб. Для юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Распорядок действий: шаг за шагом…
Лето – пора отпусков, а ноябрь и начало декабря – время их планирования на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Составление графика отпусков и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее.
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за его составление и оформление. Остановимся на процедуре разработки и утверждения графика отпусков подробнее.
На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
НА № 6‘2004Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных названным постановлением, содержится норма о том, что при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.
К положениям действующего законодательства можно отнести: общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков; особенности использования отпуска отдельными категориями работников (например работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время); особую продолжительность отпуска (например отдельным работникам может предоставляться удлиненный основной отпуск, а также дополнительные отпуска); особенности использования отпуска отдельными работниками (например работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).
Специфика деятельности работодателя при составлении графика отпусков учитывается таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации (принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год).
Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков. На практике чаще всего в составлении графиков отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.
Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.
Этап 1. Получение сведений о планируемом времени использования отпусков
На практике информация о времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.
Во многих организациях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения. Такие сведения для передачи в кадровую службу могут оформляться, например, в виде докладной записки.
У некоторых работодателей учет пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений о времени использования отпусков осуществляют работники кадровой службы. При этом могут оформляться отдельные документы в произвольной форме, например анкеты, опросные листы, ведомости.
Все предварительные сведения о планируемых отпусках анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений действующего законодательства, о которых было сказано выше. При этом в отношении каждого работника учитываются индивидуальные особенности предоставления отпусков: продолжительность отпуска, который должен быть предоставлен работнику, его текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущий рабочий год, причины, по которым отпуск не был использован в предыдущем рабочем году, и другие особенности.
Этап 2.Составление графика отпусков
График отпусков – сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.
Такой график составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1–6 таблицы.
Этап 3. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации
График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.
Шаг 1. Направляем проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации
Обратите внимание!
Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза
Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников.
Направление проекта графика отпусков и документов, являющихся основанием для его составления, в выборный орган первичной профсоюзной организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.
Сопроводительное письмо можно оформить, например, в виде уведомления, которое подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом и регистрируется в специальной учетной форме.
Шаг 2. Получаем мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации
Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме.
Вариант 1. Мотивированное мнение отражает согласие на утверждение графика отпусков в представленном виде Вариант 2. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель согласен с внесенными в проект поправками
Проект графика отпусков дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.
Вариант 3. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель не согласен с внесенными в проект поправками
Обратите внимание!
Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в том виде, в котором подготовлен проект
В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.
Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:
Работодатель вправе утвердить график отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.
Шаг 3. Оформляем отметку об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации
После получения письменного мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на графике отпусков делается отметка о том, что это мнение учтено при планировании отпусков.
Этап 4. Оформление и утверждение графика отпусков Шаг 1. Оформляем реквизиты унифицированной формы
После составления графика отпусков и учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации оформляются следующие реквизиты.
1. Наименование организации.
Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-7 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).
2. Код организации.
Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-7 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3. Дата составления.
Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.
Кроме даты составления, в соответствующей графе унифицированной формы № Т-7 указывается, на какой календарный год составлен график.
Шаг 2. Подписываем график отпусков
График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.
Шаг 3. Утверждаем график отпусков
График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.
Шаг 4. Регистрируем график отпусков
Унифицированная форма № Т-7 содержит графу «Номер документа». График отпусков составляется в одном экземпляре и действует в течение всего календарного года, поэтому на практике этому документу при регистрации присваивается номер 1.
Этап 5. Ознакомление работников с графиком отпусков
Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком законодательством не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.
Работодатель может использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.
Вариант 1. Дополнение таблицы унифицированной формы № Т-7 графой 11
Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.
График отпусков – обязательный документ для каждой компании. Его надо утвердить за две недели до начала 2015 года (ст. 123 ТК РФ). В этом году - не позднее 17 декабря. Как правильно составить свой бланк графика отпусков на основе унифицированного, покажем на примере.
График отпусков обязателен как для сотрудников, так и для работодателей. Об этом сказано в части 2 статьи 123 Трудового кодекса. Поэтому к его составлению нужно подходить со всей внимательностью. Тем более, что трудовая инспекция при проверках всегда изучает документ и дату его подписания.
На что обратить особое внимание при составлении графика отпусков, рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.
Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков. Как и всю первичку, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. образец).
Опасный реквизит
Составить
график отпусков надо за две недели до начала будущего года (ст. 123 ТК
РФ). В этом году крайний срок - 17 декабря. Если составить график позже,
возможен штраф на трудовой проверке до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП
РФ).
Из типовой формы можно убрать сведения о табельном номере сотрудника и переносе отпуска - основание и дата предполагаемого отдыха. Эти сведения не являются обязательными и только усложняют составление документа. Тем более что на практике работник, который не использовал отпуск по графику, часто не пишет никаких заявлений о переносе отдыха. А просто берет отпуск в другое время, согласовав дату с руководителем. При необходимости в графике можно оставить поле «Примечание» и там отражать все особенности отдыха конкретных работников.
Частая ошибкаНа практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.
Из кодекса не ясно, надо ли включить в документ все неиспользованные отпуска сотрудников или только 28 дней очередного отдыха. Как мы выяснили, в Роструде считают, что в график необходимо вписывать все накопившиеся дни отдыха у работников. Ведь сотрудник вправе перенести отпуск на будущий рабочий год. Но использовать его надо не позднее 12 месяцев после окончания года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).
В графике не надо отражать отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Статья 123 ТК РФ требует включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска.
Остальные сведения в графике стоит оставить так же, как и в унифицированной форме. Например, данные о должности работника и структурном подразделении. Иначе из документа будет не ясно, в какое время отдыхают сотрудники конкретного отдела. А значит, можно не заметить, что в отпуск в одно и то же время уйдут все специалисты подразделения.
Утверждает график руководитель компании, а с документом стоит ознакомить всех сотрудников под роспись.
Совет “УНП”
