Каждому гражданину хотя бы раз в жизни приходилось устраиваться на работу. Казалось бы, все предельно просто и ясно: пришел к работодателю, предоставил все нужные сведения, а тот, в свою очередь, внес их в базу данных. Но это только на первый взгляд все выглядит так гладко: на самом деле в этом вопросе много нюансов.
О том, какие могут потребоваться при этом документы — мы и расскажем в нашей статье.
В Трудовом кодексе Российской Федерации есть статья 65, которая разъясняет, какие именно документы может потребовать работодатель с человека, устраивающегося на работу:
Самое важное удостоверение личности гражданина России не только при устройстве на работу, но и во всех других жизненных сферах — это паспорт. Казалось бы, если он есть, то какие еще могут быть вопросы? Но и с ним не так все просто: есть определенные требования, при несоответствии которым этот документ может быть признан недействительным.
Есть Положение №828, принятое восьмого июля 1997 года, и в нем указано все, что допустимо, а что нет в этом главном документе гражданина России. Так, пункт №6 говорит о том, что если в паспорте имеются отметки, которые не указаны в этом положении, то он — недействителен.
Наличие каких отметок в главном документе российского гражданина является допустимым, а каких – нет? О том, какие пометки допускаются в паспорте, сказано в пункте №5 этого положения:
При приеме на работу сотрудники отдела кадров организации внимательно осматривают паспорт на наличие пометок, не предусмотренных в Положении. Если таковые имеют место, то документ признается недействительным и должен быть заменен на другой.
Нередки ситуации, когда паспорт бывает просрочен. Если после достижения гражданином двадцати или сорока пяти лет на протяжении более месяца документ не был сменен, то он признается недействительным и не может подтверждать личность при устройстве на работу.
Законодательством разрешено предоставление временного удостоверения личности при трудоустройстве на то время, пока не выдан новый документ.
В настоящее время нет единого перечня, который бы был утвержден законодательно и указывал, какие именно документы должны подтверждать личность гражданина в определенных особых случаях . Бывает, что требуется предоставить второй подтверждающий личность документ. Требования к этому документу едины, в нем должны содержаться:
Такими документами могут быть:
Более подробно о перечне документов можно узнать из следующего видео:
Помимо общепринятых документов при трудоустройстве иногда могут потребовать предоставления еще некоторых, о чем указано в Трудовом кодексе. Но из всего вышесказанного можно сделать вывод, что никаких других документов, таких, как, например, идентификационный код, если их наличие не предусмотрено законодательством, при оформлении на работу требовать не имеют права.
Что же делать, если при устройстве на работу будущий работник не желает предъявлять идентификационный код и другие документы, которые являются необходимыми при начислении ему заработной платы?
Отказать в трудоустройстве по этой причине работодатель не имеет права. Но нужно все-таки предупредить этого гражданина о том, что правильное начисление оплаты труда, налогов, премий и пособий ему никто гарантировать не может. О факте нежелания предоставить всю документацию следует сделать пометку в личном деле этого человека.
Лучше, если предусмотреть такую ситуацию заранее. Одним из вариантов этого может быть, например, такой:
Очень часто руководитель в случае отказа гражданина предъявить нужные справки начинает угрожать, ругаться или же вовсе отказывается принимать этого человека на работу. Но это практически никогда не оказывает ожидаемого эффекта, подрывает авторитет начальника и отрицательно сказывается на нервной системе как его самого, так и подчиненных.
Обычное уведомление, в котором все изложено грамотно и доходчиво, будет иметь намного лучший результат. В то же время, оно охарактеризует предприятие, как такое, в котором работает юридически грамотный руководитель.
Несовершеннолетние, возраст которых от пятнадцати до восемнадцати лет , должны предоставить:
Если несовершеннолетнему от четырнадцати до пятнадцати лет , то он обязан предъявить такие документы:
Для несовершеннолетних, которым нет четырнадцати лет :
Если человек устраивается на работу по совместительству, от него требуется предъявления паспорта или другого документа, который удостоверит личность. Также необходим диплом о получении образования или каких-то профессиональных навыков. Его может заменить заверенная, как того требует законодательство, копия.
Если человек устраивается по совместительству на работу, которая слишком тяжела, опасна или вредна, то нужна будет справка о том, каковы условия труда на основном месте. Трудовая книжка при таком трудоустройстве не нужна.
Иностранным гражданам, устраивающимся на работу в России, предлагают представить следующие документы:
Если человеку будут предоставляться льготы, то, кроме обычного перечня, могут затребовать справки о составе семьи, наличии детей, инвалидности, донорстве и т. д. Это зависит от того, с чем будут связаны эти льготы.
Если работа сопряжена с какой-то вредностью или тяжелыми условиями труда, могут потребовать разрешение из медучреждения и другие справки.
Итак, гражданин подал все необходимые документы. Что теперь требуется со стороны организации? Самое первое – это, конечно, проверить подлинность представленных документов. Далее происходит регистрация трудовой книжки в специальной Книге, предназначенной для этого. Ее помещают в несгораемый шкаф для хранения.
В личную карточку работника (форма номер Т-2) вносят все важные данные. С документов снимают копии, заверяют и прикрепляют их к делу. После этого их возвращают назад обладателю.
Список документов для трудоустройства по ТК РФ
Ст. 65ТК РФ, определяющая список документов при приеме на работу, содержит указание о том, что они предоставляются именно при заключении трудового договора (не ранее, по запросу работодателя).
Предлагаем разделить общий реестр документов на 2 группы:
Будущий работник — назовем его соискателем — предъявляет работодателю для заключения трудового договора:
ВАЖНО! Отсутствие паспорта является исключительным основанием для незамедлительного отказа в заключении трудового договора, тогда как непредставление иных документов, указанных ниже, подобных последствий не влечет.
Перечень документов при заключении трудового договора является исчерпывающим.
ВАЖНО! Закон запрещает требовать при заключении трудового договора иные документы.
Однако в отдельных случаях, обоснованных спецификой деятельности, ТК РФ, иными НПА, предусмотрено предоставление дополнительных документов: например, у несовершеннолетних лиц кадровая служба организации может потребовать справку о медицинском осмотре (ст. 266 ТК РФ).
Часто работодатели просят предъявить более полный перечень документов при приеме на работу . В него входят:
Данное обстоятельство определяется тем, что прием на работу является длительной процедурой и может включать несколько этапов, начиная с собеседования и заканчивая заключением трудового договора.
Безусловно, работник вправе отказаться от предоставления указанных документов (ведь отказать в заключении трудового договора работодатель на данном этапе не может) либо вообще умолчать об их наличии. Однако предоставление подобных документов связано с дальнейшей реализацией обязанностей работодателя перед работником и третьими лицами, а иногда и с улучшением условий труда, повышением доходов работника.
Например:
Следует отметить, что требование большего количества документов, чем указано в ст. 65 ТК РФ, в том числе ради «блага работника», и отказ в заключении трудового договора образуют объективную сторону правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (решение Московского городского суда от 22.12.2015 по делу № 7-14025/201).
Таким образом, перечень документов для приема на работу не ограничивается списком, определенным в ст. 65 ТК РФ, и включает намного больше дополнительных сведений, в том числе о личной жизни работника. При этом работодателю следует помнить о том, что мотивированным будет отказ в трудоустройстве только по причине непредставления документа, удостоверяющего личность.
По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.
Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.
1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.
2. Трудовая книжка . Не требуется предъявлять в следующих случаях:
После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС ). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.
4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.
Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.
Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.
6. Справка о наличии либо отсутствии судимости . Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.
7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях
Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.
Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:
1. Заявление о приеме на работу . Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.
2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН ).
4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.
5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.
6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.
7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.
8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:
Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.
Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.
В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.
Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.
Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).
Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.
Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.
Будущий работник обязан предъявить документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ, а именно:
Кроме того, эта же статья ТК РФ предусматривает, что в отдельных случаях федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Как мы видим, ни ИНН, ни справка 2-НДФЛ, ни другие справки в этот перечень не входят. А статья 65 ТК РФ продолжает: «Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами» .
Как же быть, если работник не предоставляет ИНН и нужные для начисления заработной платы справки? Думаю, что отказывать в приеме на работу из-за отсутствия этих справок нельзя. Но обязательно нужно задокументировать факт не предоставления этих документов, чтобы иметь возможность обосновать правильность начисления заработной платы, пособия, расчета налогов. Сделать это можно разными способами. Например, так:
1) выдать уведомление о необходимости предоставить нужные Вам документы, в котором указать:
2) Уведомление регистрируем, работника знакомим с ним под роспись, один экземпляр — работнику.
3) Если по истечении указанного срока документы работником не будут предоставлены:
Конечно, чаще всего работодатели предпочитают действовать по-другому: ругают, требуют, грозят, не принимают на работу без справок. Но, во-первых, это отнимает больше сил и энергии, во-вторых, портит репутацию адекватного работодателя, в-третьих, это просто менее эффективно. Простое уведомление, написанное грамотно и доходчиво, действует намного результативнее, являясь еще и подтверждением Вашей юридической грамотности в данном вопросе.
В нашей стране основным документом, удостоверяющим личность гражданина РФ, является паспорт (п. 1 Указа Президента РФ от 13.03.1997 N232 «Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории РФ»). Если паспорт есть, какие могут быть вопросы? Но и тут нужно знать кое-какие нюансы. Например, в каких случаях паспорт считается недействительным.
Для выяснения этого вопроса обратимся к «Положению о паспорте гражданина Российской Федерации», утвержденному Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828. Пункт 6 Положения определяет, что «паспорт, в который внесены сведения, отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным». Какие же отметки должны быть в паспорте, а каких не должно быть? Читаем пункт 5 указанного положения:
В паспорте производятся отметки:
- о регистрации гражданина по месту жительства и снятии его с регистрационного учета;
- об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18-летнего возраста;
- о регистрации и расторжении брака;
- о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста);
- о ранее выданных основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;
- о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
По желанию гражданина в паспорте также производятся отметки:
- о его группе крови и резус-факторе;
- об идентификационном номере налогоплательщика.
Итак, паспорт нужно рассматривать на предмет наличия посторонних отметок. И если Вы обнаружите запрещенные отметки, то паспорт принимать как документ, удостоверяющий личность, нельзя. Он считается недействительным. На практике таких посторонних отметок в паспортах я не встречала, а вот исчерканные детской рукой страницы видела. Можно ли принимать такой паспорт? На мой взгляд, такой паспорт является недействительным. Внесение посторонних записей (рисунков ребенка) влечет недействительность паспорта, и он подлежит замене в соответствии все с тем же Положением № 828.
Но в нашей стране существует традиция «толковать нормы закона». Если Вы сталкивались с другой правоприменительной практикой по данному вопросу, напишите, пожалуйста, в комментариях.
Чаще бывает ситуация, когда паспорт просрочен, т.е. человеку уже исполнилось 20 (45) лет больше месяца назад, а у него на руках старый паспорт. Если следовать четко букве закона, то просроченный паспорт не становится недействительным, так как нет прямого указания на это в федеральном законе. Сказано только, что «По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене». Но указать будущему работнику на это обстоятельство нужно обязательно и отправить его подавать документы на обмен паспорта. Закон предусматривает, что по желанию гражданина на срок оформления паспорта ему выдается Временное удостоверение личности гражданина РФ
Это удостоверение на короткий срок является как бы заменой паспорту, служит документом, удостоверяющим личность, во всех случаях, когда необходимо предъявлять паспорт для совершения различных юридический действий.
В настоящее время в РФ отсутствует единый нормативный правовой акт, устанавливающий перечень документов, удостоверяющих личность гражданина, для всех случаев применения законодательства. Зато имеется целый ряд отдельных нормативных актов, определяющих виды документов, удостоверяющих личность гражданина, применяемые в определенных случаях .
Чтобы удостоверить личность, документ должен иметь:
В частности, к иным документам, удостоверяющим личность, относятся:
Другие документы (например, удостоверения предприятий и организаций, водительские права и т. д.) документами, удостоверяющими личность, не являются.
Заграничный паспорт удостоверяет личность гражданин РФ за пределами РФ . Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав» в пп.16 ст. 2 устанавливает перечень «иных документов» удостоверяющих личность:
И этого следует, что:
Таким образом, гражданина РФ возможно принять на работу по трудовому договору по загранпаспорту в случае, если гражданин постоянно проживает за пределами территории РФ. А если гражданин РФ постоянно проживает на территории Российской Федерации, он не вправе предъявить загранпаспорт при заключении трудового договора, поскольку должен иметь паспорт гражданина РФ.
Шаг 1. Проверяем подлинность предъявленных документов.
Шаг 2. Регистрируем принятую от поступающего на работу трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Шаг 3. Помещаем трудовую книжку на хранение. Трудовые книжки хранятся отдельным массивом, как правило, в несгораемом шкафу или сейфе.
Шаг 4. Переносим необходимые сведения в личную карточку работника (форма №Т-2)
Шаг 5. В необходимых случаях, например при оформлении личных дел, снимаем с документов копии, заверяем их и помещаем в дело.
Шаг 6. Возвращаем документы лицу, поступающему на работу.
В — о том, как ознакомить работника с локальными актами работодателя.
Список документов, требуемых при приеме на работу, определен на законодательном уровне. Любые расширения могут трактоваться как нарушение, хотя зачастую работодатели не придают этому должного внимания.
Перечень документов для трудоустройства на работу приведен в статье 65 ТК РФ . В статье указано, какие документы нужны для официального трудоустройства и обязательны для предъявления работодателю в момент заключения трудовых отношений и подписания самого договора. К ним относятся:
Документ, подтверждающий наличие у соискателя специальных знаний (диплом, свидетельство о профпереподготовке, повышении квалификации), может быть обязателен к предъявлению среди документов для трудоустройства в том случае, если работа подразумевает применение работником определенной подготовки или специфических знаний и умений. Также подобный документ необходимо предоставить претенденту на конкретную должность в связи со вступлением в силу закона о профессиональных стандартах, действующего с 01.07.2016.
При приеме на работу не требуется документ, в котором указан индивидуальный номер налогоплательщика, но зачастую организации запрашивают его для внесения информации в бухгалтерскую базу работодателя и корректного ведения налогового учета, объясняя это необходимостью отчислений подоходного налога в размере 13%.
Свидетельство о браке или расторжении брака, рождении ребенка также не относится к списку необходимых документов при приеме на работу.
Помимо приведенного выше списка документов, в некоторых ситуациях, учитывая специфику деятельности или отрасль экономики организации, в которую работник принимается на работу, ТК, федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть утвержден иной, более подробный перечень документов, необходимых для заключения трудового договора. Важно, что этот список документов определяется не произвольно самим работодателем, а с учетом положений действующего законодательства. В ином случае любые модификации и дополнения обязательного по ТК набора документов для трудоустройства могут трактоваться как нарушение ФЗ «О персональных данных».
По действующим законам имеется прямой запрет на требование у соискателя сведений и документов, в которых зафиксирована информация о частной жизни претендента на должность: является ли данное физлицо членом политической партии, участвует ли в политических движениях и организациях; религиозная принадлежность, вероисповедание кандидата. В случае несоблюдения данных требований действия работодателя могут трактоваться как прямое нарушение статьи 23 Конституции РФ , в которой содержится право каждого гражданина нашей страны на неприкосновенность частной жизни, наличие и неразглашение личной и семейной тайны, действия по защите своей чести и доброго имени.
Некоторые обязательные документы при приеме на работу могут отсутствовать у поступающего на работу.
Отсутствие у физлица, принимаемого на работу, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. На уровне законодательства нет четкого положения, что непредставление данного документа может являться основанием для мотивированного отказа в трудоустройстве.
Трудовой книжки у поступающего на работу может не быть при себе, в том числе, по причине потери или повреждения. На этот случай закон определяет обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать новую трудовую книжку (дубликат), в данном заявлении необходимо указать причину отсутствия трудовой книжки.
По общераспространенной практике работодатель не вправе заключать трудовой договор с лицами, которые отказываются представить паспорт или документ, удостоверяющий личность и заменяющий паспорт (водительское удостоверение, например, к таковым не относится).
С начала 2017 года вводится в действие новый абзац статьи 65 ТК РФ , определяющей порядок представления обязательных документов при приеме на работу. В действие вступает Федеральный закон от 13.07.2015 № 230-ФЗ , согласно которому становится обязательным представление при заключении трудового договора также «справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданной в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».