Все, что нужно знать о заполнении СЗВ-М, мы расскажем в этой статье.
Для начала поясним, для чего нужна эта форма.
В России с 2016 года пенсия работающих пенсионеров не индексируется. А чтобы государство могло отследить, работает пенсионер или нет, всех работодателей обязали ежемесячно сдавать сведения по форме СЗВ-М. Обязанность распространяется и на юридических лиц, и на индивидуальных предпринимателей.
Кого включать в СЗВ-М
Несмотря на то, что отчет нужен только для расчета пенсии, включаются в него все сотрудники организации или предпринимателя, независимо от возраста и права на пенсию.
Сведения о работнике нужно включить, если он:
1. Числится в штате и с ним заключен трудовой договор.
2. Работает по совместительству по трудовому договору.
3. Оказывает услуги или выполняет работы по гражданско-правовому договору. Сюда же относятся договоры авторского заказа; издательские лицензионные договоры; о праве использования произведений искусства, литературы, науки). По таким договорам наниматель тоже считается страхователем по отношению к исполнителю, и с вознаграждения отчисляет страховые взносы на пенсионное страхование.
Обратите внимание, что составить СЗВ-М нужно, даже если нет начислений. Для этого отчета не играет роли факт выплат. Неважно, платили ли вы в отчетном месяце сотруднику заработную плату или вознаграждение по договору ГПХ. Сам факт действующего трудового или гражданско-правового договора обязывает включать нанятого сотрудника в сведения для ПФР. Получал сотрудник выплаты или не получал, работал или находился в очередном или административном отпуске, на больничном, в декрете - все это не отменяет необходимость включить его в отчет.
Если какой-либо из договоров действовал неполный месяц - это тоже не играет роли. Хотя бы один день действия договора в отчетном месяце - это уже основание для включения сотрудника в сведения.
Примеры:
Последний день действия договора с сотрудником - 1-е апреля. В отчет за апрель этот сотрудник включается.
Если человек устраивается на работу впервые, и у него еще нет СНИЛС, работодателю нужно не откладывая подать документы в ПФР на оформление страхового свидетельства. Если не сделать этого сразу, то может возникнуть ситуация, что срок сдачи СЗВ-М уже подошел, а СНИЛС еще не оформлен. В этом случае следом за основной придется подавать дополняющую форму на нового работника с объяснениями.
Пенсионный фонд оформляет свидетельства в течение пяти дней, поэтому если сразу подать документы, накладок не будет, и вы успеете включить в основной отчет нового работника, даже если он был принят в последний день месяца.
Кого не включать в СЗВ-М
Тех работников, по отношению к которым наниматель не является страхователем.
Так, страховыми взносами не облагаются стипендии по ученическим договорам. По отношению к иностранным гражданам - временно пребывающим в России высококвалифицированным специалистам работодатель тоже не является страхователем, поэтому их в СЗВ-М не вносят.
Если организация или ИП делала выплаты физлицам вне рамок трудовых или гражданско-правовых договоров, по этим физлицам сведения тоже не подаются. Например, если выплачивались премии к празднику бывшим сотрудникам компании.
Когда и в какой форме сдавать
Сдавать необходимо в территориальное отделение ПФР каждый месяц до 15 числа.
Если в сведениях указано меньше 25 человек, то сдать их можно и в бумажном, и в электронном виде. Если 25 и более человек, то сведения принимаются только в электронном виде.
Имейте в виду, что для отправки электронной отчётности у вас должно быть оформлено соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом. Загрузите скан соглашения и его номер в сервис «Моё дело» - и вы сможете легко и быстро отправлять документы прямо из личного кабинета, а также отслеживать их статус. Электронная подпись для пользователей интернет-бухгалтерии «Моё дело» выпускается бесплатно.
Как заполнить форму СЗВ-М
Отчет довольно простой, в нем нет никаких расчетов и числовых показателей.
В первом разделе указываются реквизиты работодателя: регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП (для организаций-страхователей).
Напомним, что ИП с 2017 года отдельно как работодатели в ПФР не регистрируются. Если предприниматель стал работодателем в 2017 году и позже, он в СЗВ-М указывает единый номер, который ему изначально присвоили при регистрации в качестве самостоятельного плательщика взносов.
Во втором разделе указывается отчетный период (порядковый номер отчетного месяца) и год.
В третьем разделе проставляется тип формы. Для первичного отчета указывается код «ИСХД». О корректирующих формах расскажем чуть ниже.
В полях отчета нужно указать:
1. Фамилию, имя, отчество (если оно имеется) в именительном падеже.
2. СНИЛС. Это обязательный реквизит, без которого документ не примут.
3. ИНН. Заполняется, если у работодателя имеется такая информация. Если работник ее не предоставил, то можно оставить поле пустым и это не будет основанием для штрафа или отказа принимать отчет. Но имейте в виду, если вы сдадите в налоговую инспекцию декларацию, в которой укажете ИНН этого же работника, это будет означать, что данные у вас все-таки имелись, и ПФР получит право оштрафовать вас за предоставление недостоверных сведений. Об этом некоторые территориальные отделения ПФР предупреждают на своих сайтах.
Отменяющая и дополняющая формы
Форма с кодом «ОТМН» сдается, если в основной форме обнаружились ошибки, или в нее были включены «лишние» физлица (например, уже уволенные). В отменяющую форму включают только тех работников, по которым были поданы ошибочные данные. Следом нужно оформить дополняющий отчет с кодом «ДОП» и также включить в него только те данные, которые необходимо исправить.
Пример: Фирма направила данные за февраль на 20 человек. Через какое-то время обнаружилось, что у двух сотрудников неправильно указана фамилия, а одного человека вообще не нужно было указывать, потому что он уволился еще в январе. В таком случае нужно сдать отменяющую отчетность с кодом «ОТМН» на всех троих, а следом направить новую с кодом «ДОП» только на тех двоих, в чьих фамилиях были ошибки, но уже с верными данными.
Если в основную версию отчета изначально забыли включить какого-либо работника, то на него оформляется дополняющая форма.
Еще одна ситуация, когда нужно будет оформить отменяющую или дополняющую форму - отчет был сдан до окончания отчетного месяца, а после этого кто-то был принят или уволен. Дело в том, что закон не запрещает сдавать СЗВ-М, когда отчетный период еще не закончен. Например, за февраль необходимо отчитаться до 15 марта, но можно это сделать и в самом феврале. Только если до конца февраля появится новый работник, или наоборот, уволится, надо будет отправить корректировки.
Если из ПФР пришел протокол о том, что исходный документ не принят, нужно подготовить новый и повторно отправить его с кодом «ИСХ». Если отчет не был принят частично и ПФР потребовала предоставить повторно данные только на определенных застрахованных лиц, эти данные отправляются с кодом «ДОП».
На исправление ошибок, обнаруженных Пенсионным фондом, у работодателя есть 5 рабочих дней. Если уложиться в этот срок, штрафа не будет.
Штрафные санкции
500 рублей за каждого сотрудника с ошибочными, недостающими или лишними данными.
Тех, кто обязан отчитываться в электронном виде, за сдачу бумажного отчета оштрафуют на 1 000 рублей.
Если опоздать со сдачей или допустить ошибку, которая касается не одного конкретного человека, а всей формы в целом (например, неверно указать период), то штраф посчитают исходя из общего количества сотрудников. За 10 человек это будет 5 000 рублей, за 100 человек - 50 000 рублей и т.д.
Санкции серьезные, поэтому лучше позаботиться о том, чтобы ошибок не было.
В сервисе данные проставляются автоматически, поэтому ошибки, связанные с человеческим фактором, исключены. Сервис сам ничего не забудет, и вам не даст забыть - налоговый календарь напомнит о приближающихся сроках.
Заполнение отчета СЗВ-М и отправка в Пенсионный фонд займет у вас пару минут. Если у контролеров будут замечания - информация об этом сразу поступит в личный кабинет, и вы успеете вовремя отреагировать.
С апреля 2016 года законодательство ввело новую форму отчетности СЗВ-М в Пенсионный фонд. Подавать ее обязана каждая организация, у которой заключены трудовые договора с работниками. Необходимо разобраться, какое именно подразделение подает форму СЗВ-М.
Важно разбираться, что представляет собою такая отчетность. СЗВ-М – это сведения о застрахованных входящие, буква М говорит о необходимости сдавать ее каждый месяц.
Данный документ подается страхователем на каждое застрахованное лицо, которое заключило с ним трудовой договор. Это могут быть обычные работники, сотрудники в декрете или отпуске, также пенсионеры. Сдается такая отчетность каждой организацией, предприятием, фирмой, индивидуальным предпринимателем. Главное условие – это наличие трудового договора. Также здесь нужно указывать лиц, которые были уволены в отчетный период.
Заполнять форму надо даже на одного единственного сотрудника. Если же у предпринимателя никого нет в штате, он работает сам на себя, то такой отчет он не сдает.
Существуют некоторые особенности заполнения документа:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Законодатели не издали каких-либо инструкций по заполнению и сдаче такой формы отчетности. Поэтому нигде в законе нельзя найти, что делать с формой СЗВ-М, кто должен сдавать ее.
Поэтому вся ответственность за сдачу отчета возлагается на руководство организации. Именно руководитель должен назначить ответственного, который будет заполнять форму, а после чего предоставлять ее в Пенсионный фонд.
Чаще всего этим занимается бухгалтерия, потому как они заполняют на сотрудников большое количество форм, сведения из которых, подойдут и для СЗВ-М. Но с этой задачей легко справится и отдел кадров, потому как у них также имеется вся необходимая информация на работников.
В связи с чем, руководитель самостоятельно принимает решение и накладывает на должностное лицо обязанность по заполнению формы и предоставлению ее в Пенсионный фонд. Важно понимать, что сотрудник должен быть ответственным, потому как неверное заполнение и ошибки, несвоевременная сдача отчета ведет к наложению штрафа суммой 500 руб.
Подается СЗВ-М ежемесячно до 15 числа месяца, который следует за отчетным. Законодатели продлили срок на 5 дней. В случае, когда срок сдачи выпадает на праздник или выходной, то он переносится на ближайший рабочий день.
Тогда, когда у индивидуального предпринимателя нет работников, ему такую отчетность подавать не нужно. Потому как сам с собой он трудовой договор не заключает.
Если же он заключает трудовой договор хотя бы с одним сотрудником, то ему должна быть присвоена квалификация работодателя-страхователя. Тогда сдавать такую отчетность необходимо по общим правилам.
Важно понимать, что при сдаче такой формы необходимо соблюдать определенные сроки. Поэтому каждый бухгалтер обязан иметь перед собою таблицу со сроками сдачи отчетности в 2017 году:
Сдается такой вид документа двумя способами:
Состоит форма из четырех разделов, которые включают в себя реквизиты страхователя, отчетный период, форму и всю информацию на застрахованное лицо.
В четвертом разделе указываются фамилия, имя, отчество лиц, которые имеют с организацией трудовые договора, ИНН и КПП. Если у фирмы отсутствует ИНН человека, его можно не указывать.
Третий раздел включает форму отчетности, тут нужно указать один из следующих кодов:
С появлением новой отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации у многих работодателей стало появляться множество вопросов.
Учитывая, какие штрафы налагаются на компанию, ответственное лицо должно очень внимательно отнестись к заполнению сведений. В теме рассмотрим отчет СЗВ-М: кто и когда сдает новую документальную отчетность.
Сначала разберемся, что это такое — форма СЗВ-М? В неё вносятся сведения о застрахованных сотрудниках организации-работодатели. Сдавать документ нужно в территориальное отделение пенсионного фонда работодателя. Сдаётся документ каждый месяц 15-го числа. Кто сдает СЗВ-М?
Отчет предоставляется ежемесячно и сдают его:
То есть все страхователи, у которых заключён договор хотя бы с одним сотрудником, работодатели, которые принимали на работу сезонных рабочих. Даже если в организации числится один директор, то подается СЗВ-М в пенсионный фонд на одного директора.
Если же у коммерсанта нет работников, то сдавать этот отчет не нужно.
При заполнении данного документа есть свои нюансы, на которые ответственному лицу нужно обратить внимание.
Важно помнить! Все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, но отсутствующие на рабочем месте, должны быть внесены в отчет в обязательном порядке.
Так кто же должен сдавать СЗВ-М? Ответ один — все работодатели, которые оформили трудовой договор хотя бы с одним человеком.И не важно, выплачивается ли заработная плата сотруднику или нет
Как правильно заполнить новый документ? Инспекторы пенсионного фонда не дают особых инструкций по заполнению документа. Все, что нужно, прописано в самом документе, ответственному лицу необходимо следовать инструкциям по заполнению и вносить правильные данные.
Первоначально указываются все данные страхователя, сокращённое название, например, ИП Волобуев А.И или ООО «Полет».
Затем вносятся ИНН и КПП работодателя, регистрационный номер, выданный в пенсионном фонде. Все поля отчета необходимо заполнять, проставлять период (месяц), когда сдаётся документ, обязательно проставить дату сдачи документа.
Следом нужно указать, какая форма документа сдается:
Сотрудник, имеющий доступ к данным работников, сможет без труда внести все сведения в отчетность.
Могут возникнуть вопросы у руководителя компании, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия?
Подробную инструкцию по заполнению смотрите в данном видео:
Руководителю организации решать, кого назначать ответственным за заполнение и сдачу документа.
Заполнять может как и бухгалтерия, так и отдел кадров. У тех и других есть сведения о сотрудниках. В бухгалтерии заполняют сведения для пенсионной отчётности РСВ-1.
Но с формой может справиться и отдел кадров, вести и заполнять пенсионную отчетность.
Формирование документа и отправка его в пенсионный фонд не составит труда. Достаточно настроить рабочее место. Для этого нужно скачать с сайта ПФР программу, которая будет отправлять и проверять данные.
Нужно не забывать, что несвоевременное предоставление данных в ПФР накладывает на организацию штрафные санкции. Один штраф составляет 500 рублей (на каждого сотрудника), и если компания в своем штате имеет большое число сотрудников, это выльется в огромный штраф.
Поэтому заниматься отчетностью СЗВ-М должен только ответственный и внимательный сотрудник.
Какие правила заполнения СЗВ-М действуют в 2018 году? Наша консультация о том, как правильно внести данные в этот отчет.
Как ни странно, правила заполнения СЗВ-М не утверждены каким-либо отдельным распоряжением Пенсионного фонда. По факту – они вкраплены в сам образец отчета СЗВ-М. Он принят постановлением Правлением ПФР от 1 февраля 2016 года № 83п.
На наш взгляд, правила заполнения СЗВ-М в 2018 году не должны претерпеть серьезных изменений, поскольку бумажный бланк и состав сведений остались прежними.
Но как показывает практика, правила заполнения формы СЗВ-М, которые есть в самом бланке, недостаточны для грамотного заполнения исходного отчета. Поэтому обратим ваше внимание на некоторые нюансы.
Принципы и правила заполнения СЗВ-М в зависимости от вида и типа организации или ИП отличаются мало. Главное, не забыть указать (см. таблицу):
Обратите также внимание, что правила заполнения СЗВ-М в отношении нулевых отчетов отсутствуют в принципе. Дело в том, что фонду не нужны бланки с пустым незаполненным четвертым разделом – без застрахованных лиц.
Кроме того, можно не заполнять отчет на одного лишь директора. При условиях, что он:
Хотя ПФР обязан принять СЗВ-М, заполненный даже на такого руководителя. И многие так делают, чтобы не иметь с фондом лишним проблем в будущем.
Ниже показано, как правильно заполнить форму СЗВ-М.
До 2017 года непосредственно в форме СЗВ-М раскрывалось, каких именно физических лиц нужно включать в ежемесячный отчет. В отчете было сказано, что нужно указывать данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
С 2017 года пояснение о том, сведения о каких застрахованных лицах должны содержаться в отчете определены не бланком, а законодательством. Об этом сказано в пункте 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Такой порядок заполнения СЗВ-М продолжает действовать и в 2018 году.
Уточните форму СЗВ-М, если в первичном отчете (с типом «исходная», код «исхд») ошибки. Есть два варианта – сдать дополняющую форму с признаком «доп» или отменяющую с признаком «отмн».
Уточненные формы подайте в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления из ПФР (п. 37 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 № 766н).
СЗВ-М — это новый отчет, который работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд в 2016 году. В нашей статье мы расскажем об основных моментах, связанных с формированием этого отчета .
В феврале 2016 года правление ПФР утвердило новую форму для сбора информации о работающих гражданах СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». Буква М в конце означает, что отчет необходимо сдавать ежемесячно. Первым отчетным периодом стал апрель 2016 года.
Отчет СЗВ-М представляют работодатели (организации и ИП), у которых заключены трудовые договоры с гражданами, или договоры гражданско-правового характера на разовые услуги, или договоры с авторами. То есть это организации и ИП, которые так или иначе выплачивают своим сотрудникам зарплату или вознаграждение, подлежащие обложению страховыми взносами.
СЗВ-М подается в региональное отделение ПФР. Если численность работников фирмы — 24 человека и менее, отчет можно составить на бумаге, если равна или превышает 25 человек, сдача отчетности СЗ В-М обязательно должна быть произведена в электронном виде.
В текущем году сдавать СЗВ-М требуется до 10-го числа каждого месяца. В последующем законодатели продлили этот срок на 5 дней, и мы будем сдавать форму до 15-го числа ежемесячно.
За нарушение сроков сдачи отчета С ЗВ-М или представление некорректной информации в СЗВ-М предприятию грозит штраф 500 руб. за каждого сотрудника, информация по которому не отражена или отражена некорректно.
Порядок заполнения СЗВ-М законодательно не утвержден. Но с помощью пояснений к самой форме можно легко разобраться, как заполнить все 4 раздела нового отчета:
Но следует помнить, что сотрудники Пенсионного Фонда СЗВ-М , поданную вами, могут сверить с информацией, которую вы направите в налоговую инспекцию. И если будет выявлено, что ИНН сотруднику присвоен и вам он известен, вероятно начисление штрафа за неполноту указания сведений в СЗВ-М .
При формировании отчета стоит обратить внимание на следующие моменты:
ВАЖНО! Факт начисления заработной платы с формированием данного отчета не связан. При наличии договора сотрудники должны быть отражены в отчете .
Как любой новый отчет, СЗВ-М вызывает множество вопросов. Но немного разобравшись, как именно вносятся сведения, ваши сотрудники не будут испытывать проблем при сдаче данных в контролирующий орган.
