УПД — это универсальный передаточный документ . Его особенность — многофункциональность, благодаря которой можно заметно уменьшить объем документооборота.
На бумаге его можно использовать вместо:
В электронном виде — вместо:
Вы сами выбираете, что вам больше подходит, исходя из своих бизнес-процессов и схемы документооборота. УПД является основанием для налогового и бухгалтерского учета, о чем говорится в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счета счет-фактуру и первичный учетный документ.
УПД действует с октября 2013 года , его ввело и узаконило письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С тех пор этим документом можно пользоваться.
УПД можно оформить:
Статус УПД показывает, какое у него назначение:
1 — счет-фактура + акт;
2 — первичный документ.
В статусе 1 УПД со стороны продавца подписывает сотрудник, ответственный за подпись счетов-фактур, накладных и актов. В статусе 2 — сотрудник, который отвечает за подпись первичных документов.
В обоих статусах со стороны покупателя УПД подписывает уполномоченное лицо, которое отвечает за оформление первичных документов или сделки.
Действует с 07.05.2016, ему открыл дорогу Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Применяется шире, чем бумажный:
Если это УПД (СЧФДОП) или акт (ДОП), то документу требуется подпись получателя, поэтому он представляет собой два связанных файла: с данными продавца и с данными покупателя (п. 2.10 Приказа Минфина № 174н).
Если это счет-фактура (СЧФ) — он не требует подписи получателя, поэтому это один файл обмена с информацией продавца.
Поля, которые в нем необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:
В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.
В нем обязательно заполнить поля, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
В нем должны быть все сведения, перечисленные выше.
«Область полномочий» обязательна для заполнения, выбирается нужное.
5 и 6 — если подписывается УПД (СЧФДОП).
Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:
1 — сотрудник продавца;
2 — сотрудник организации, составившей файл продавца;
3 — сотрудник иной уполномоченной организации;
4 — уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).
От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 это «Должностные обязанности» или другие основания полномочий. Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, дата, номер.
Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.
Обязательно указать, кто подписывает УПД : ФЛ, ИП или представитель ЮЛ. Для ФЛ обязательны к заполнению лишь ФИ, для ИП — ИНН, ФИ, а для представителя ЮЛ — ИН ЮЛ, должность и ФИ.
Подписантов может быть несколько.
Универсальный передаточный документ (УПД) с 2014 года может быть использован компаниями и предпринимателями для подтверждения понесенных затрат при расчете налога на прибыль и вычета по НДС. После очередного разъяснения ФНС о порядке использования УПД, упрощенцы (товаропроизводители на едином сельхозналоге, а также бизнесмены на УСН) могут уже не беспокоиться по поводу возможности использования данного документа при оформлении проводимых операций.
У ряда налогоплательщиков возникают вполне резонные сомнения по поводу законности применения данного обобщенного документа для бухгалтерского и налогового учета, поскольку предложенная фискалами форма УПД не была утверждена правительственным распоряжением. Налоговая же служба предложила данную форму единого документа в 2013 году путем передачи по линии налоговых органов письма-разъяснения. В данном письме доводится до сведения проверяющих, как следует поступать при оценке документов, оформленных на основании предложенной формы универсального передаточного документа.
Разработанный налоговиками единый документ (форму см. в приложении № 1 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) способен заменить собой целый ряд оформляемой контрагентами бухгалтерской документации. В частности, УПД может заменить счет-фактуру, товарную накладную, акт приемки-передачи услуг, работ или имущественных прав. То есть предприятиям было предложено или оформлять целый пакет перечисленных выше документов или обойтись заполнением одного — универсального передаточного документа.
Несмотря на то, что данная форма документа не является унифицированной и не прошла одобрения на правительственном уровне, форма УПД является вполне официальной и признаваемой налоговыми органами. Это явствует из обоснования, предоставленного самой налоговой службой.
Так, в соответствии с разъяснениями главного налогового органа, для оформления хозяйственных операций может быть использована любая форма документа, содержащая основные реквизиты. В предложенной форме УПД содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные для счета-фактуры. Кроме того, налоговым законодательством не запрещено расширять содержимое бухгалтерских документов.
В форму обобщенного документа внедрен необходимый состав реквизитов в соответствии с федеральным законом о бухучете, необходимый для подтверждения затрат при расчете налога на прибыль. Поэтому УПД может быть использован покупателем как для подтверждения права на вычет при расчете НДС, так и для подтверждения затратной части при исчислении налога на прибыль.
В связи с тем, что УПД содержит все основные реквизиты счета-фактуры, при его заполнении необходимо придерживаться правил, установленных для данного документа. То есть необходимо убедиться, что полностью и правильно заполнены графы 1-11 в табличной части документа и строки 1-7 в верхней части документа. Кроме того, в форме УПД учтены также реквизиты, которые используются для подтверждения факта совершенной хозяйственной операции по передаче товаров (имущественных прав, работ или услуг).
Не знаете свои права?
Для заполнения строк, характерных для УПД и которых нет в форме счета-фактуры, необходимо обратить внимание на существующие правила заполнения УПД. Так, строку 14 заполняет контрагент, передающий ТМЦ по этому документу. Принимающая ТМЦ и документ сторона заполняет строку 19.
Продавец указывает лицо, которое отвечает за совершение сделки, заполнив строки 10 либо 13; причем в строке 10 может быть указано лицо, которое не отвечает за оформление хозоперации, например кладовщик. У покупателя прослеживаются такие же нюансы при заполнении строк 15 и 18.
При подписании этого документа важно, чтобы были заполнены данные руководителя и главбуха (при этом обязательно должна стоять подпись указанного лица). Если в строках 10 и 13, а также 15 и 18 дублируются те же самые ответственные лица, то разрешено подпись этого должностного лица ставить всего один раз — при заполнении строк 10 и 15.
В строках 12 и 17 документа можно заполнить сведения о сопровождающих документах, например о сертификатах и техпаспортах, либо же просто проставить количество документов, которые идут вместе с УПД. Так, к УПД рекомендуется приложить отчет с подробным описанием работ или услуг, которые передаются. Строки 14 и 19 разрешено не заполнять, если на печати, которая будет скреплять документ, есть вся необходимая информация.
Форму универсального передаточного документа могут использовать также компании, которые не являются плательщиками НДС. Ведь документ обобщенный может быть использован и как обычный передаточный документ. Для подтверждения этого в левой верхней части формы в столбце «Статус» требуется проставить цифру 2. А если форма будет использоваться и в налоговом учете для подтверждения вычета по НДС, то есть не только как передаточный акт, но и как счет-фактура, то в графу «Статус» необходимо вписать цифру 1.
Если документ имеет статус 1, то обязательным для заполнения являются строчки, характерные для счета-фактуры (с 1 до 7). Если же документ не предполагается использовать при расчете НДС, то в некоторых из этих граф можно проставить прочерк.
В зависимости от условий сделки, которые обычно отражаются в договоре (речь идет о способе и месте передачи товара), при учете затрат будет использоваться одна из дат либо их совокупность, которые проставляются в строках 1, 11 и 16. Причем если по условиям сделки могут быть применены все даты, то для налогового учета по налогу на добавленную стоимость у продавца используется дата отгрузки (строка 11 УПД), а у покупателя — дата приемки (строка 16 УПД). Для защиты сделки от споров о дате проведения операции должны быть проставлены даты в этих трех строках, даже если они совпадают.
Если контрагентом выступает индивидуальный предприниматель, то также должны быть указаны в УПД (как и в счете-фактуре) номер и дата выдачи свидетельства о госрегистрации ИП.
Новая форма "Универсальный передаточный документ" официально утверждена документом Приложение № 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Подробнее о применении формы "Универсальный передаточный документ":
Универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Каким... универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017? Рассмотрев... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны... самостоятельно. Обоснование вывода: УПД может использоваться, в частности, как... @). В таком случае форма УПД должна содержать все обязательные реквизиты... России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны...
Реализацией товаров (работ, услуг). Хотя УПД разрабатывался налоговиками на основе отгрузочных... нарушая законодательство, может объединить в УПД информацию ранее обязательных для применения... документооборот предприятия. К сведению УПД не применяется для оформления фактов... бы один. Как применить УПД (УСО)? УПД сам по себе не предназначен... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД согласно требованиям к счету-фактуре... не советуем сокращать базовый вариант – УПД, разработанный налоговиками. Он включает...
В каких случаях можно использовать УПД Универсальный передаточный документ позволяет использовать... Как исправить ошибку в УПД Ошибки в УПД нужно исправить по правилам... Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ... составьте новый УПД со статусом 2; либо исправьте первичный УПД. УПД со статусом... 2 Когда УПД используете только как... первичный УПД. Корректировка реализации и УПД В настоящее время форма корректировочного УПД...
Трудности. Можно ли, например, использовать УПД как товаросопроводительный документ вместо счета... на территорию другого. Да, УПД предназначен для подтверждения факта передачи... . Поэтому для внешней торговли УПД в качестве товаросопроводительного документа не... реквизитов. Таким образом, заполнение УПД в соответствии с требованиями к... оформления которых может быть использован УПД, не указывает на возврат... оформления которых может быть использован УПД, приводится для наиболее распространенных фактов...
Не корректируют. Напомним также об УПД, который многие налогоплательщики оформляют вместо... мнению, до внесения изменений в УПД идентификатор можно указать в любом... , соответствующей счету-фактуре, так как УПД, по существу, представляет собой расширенную... самостоятельно внести изменения в форму УПД аналогично тому, как это сделает... , организация вправе использовать рекомендованную форму УПД только в случае, если ее... договоры генеральный исполнитель, в использовании УПД. То есть счета-фактуры...
... :Бухгалтерия предприятия 8»: Произвольные документы; УПД/УКД; Документ о передаче товаров... о продажах комитенту; Счет покупателю. УПД/УКД – универсальный передаточный/корректировочный документ... и принимается к вычету НДС. УПД в программе «1С» может формироваться... ? Все счета-фактуры, они же УПД, хранятся в базе учетной системы... настроек» , можно указать возможность использования УПД и УКД. После проведения описанных...
Может заменять универсальный передаточный документ (УПД), составляемый на основе формы счета... в других формах накладных и УПД. Нормами действующего законодательства не предусмотрено... доверенностей и приказов в накладных, УПД и счетах-фактурах, что не...
...) передает электронный универсальный передаточный документ (УПД), где учтены все коды пачек... и только после этого принимает УПД. Данные о передаче сигарет от... же системе с таким же УПД от поставщика. ИС МОТП это...
Многие бухгалтеры слышали, что универсальный передаточный документ (УПД) с 1 июля 2017 года и образец его заполнения изменились. Правда ли это? Обязателен или рекомендован новый бланк УПД, который включает в себя реквизиты счета-фактуры и товарной накладной? Ответим на эти и другие вопросы. Также вы сможете бесплатно скачать заполненный образец бланка универсального передаточного документа, который можно применять с 1 июля 2017 года (по новой форме).
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав налогоплательщики вправе не выставлять как самостоятельные документы счет-фактуру и передаточный документ (товарную накладную, акт и прочее). Эти документы можно обобщить в один универсальный передаточный документ (УПД).
Форма универсального передаточного документа, разработанная ФНС России, представляет собой счет-фактуру, дополненный реквизитами первичных учетных документов, подтверждающих передачу товарно-материальных ценностей (имущественных прав), сдачу-приемку работ (услуг). Фонрма приведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Вы можете скачать форму УПД, которая применялась до 01.07.2017 по .
В форме универсального передаточного документа, предложенной ФНС России, можно выделить три группы реквизитов:
Важно сказать, что форма УПД – рекомендованная, а не обязательная. Поэтому ее можно дополнять новыми графами или строками. При этом универсальный передаточный документ не обязательно составлять на бумажном носителе. Его можно составлять и в электронном виде. Формат УПД (включающего в себя счет-фактуру) в электронной форме утвержден Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155. Далее рассмотрим, что именно меняется с 1 июля 2017 года.
Организации, которые работают с электронными счетами-фактурами, могут объединить все документы по отгрузке в один универсальный передаточный документ (УПД). Это удобно – можно не только обмениваться электронными УПД с партнерами, но и передавать их в ИФНС. Однако, учитывая, что форма счета-фактуры с 1 июля обновилась, нужно скорректировать и бланк универсального передаточного документа.
Если УПД используется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного документа, то форма счета-фактуры в УПД не должна изменяться.
Несмотря на утверждение новой формы счета-фактуры (новая графа 8), относительно формы УПД никаких изменений с 1 июля 2017 года не утверждено. ФНС, по всей видимости, еще не успела разработать новую форму бланка УПД. Поэтому для наших читателей мы подготовили бланк нового универсального передаточного документа, который дополнили необходимым реквизитом об идентификаторе государственного контракта. Его (идентификатор) нужно указывать организациям, которые продают товары или выполняют работы по госзаказам и при условии, что такой номер присвоен.
C 1 июля 2017 года выставляйте электронные счета-фактуры только по формату из Приказа № ММВ-7-15/155. Он позволяет выставлять отдельно счет-фактуру или универсальный передаточный документ.
Далее приведем образец заполнения универсального передаточного документа (УПД) с 1 июля 2017 года. При этом имейте в виду, что даже если вы не участвуете в государственных закупках, то с июля в новой строке 8 поставьте прочерк (как в образце). Если же вы заключили контракт и ему присвоен номер, то его обязательно зафиксировать.
Образец заполнения универсального-передаточного документа с 1 июля 2017 года (по новой форме).
Проверяйте документы, которые выдают поставщики. Если контрагент составит счет-фактуру или УПД по старой форме, попросите заменить документ. Иначе можно лишиться вычета по налогу на добавленную стоимость.
В целях сокращения документооборота и снижения вероятности ошибок введен в обращение новый документ – универсальный передаточный документ (УПД). Он разработан на основе формы счета-фактуры, а также ранее обязательных для применения форм первичных учетных документов (№ ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарного раздела ТТН).
Из данной статьи вы узнаете:
когда нужно выставлять УПД
как заполнить УПД
Срочная новость для всех предпринимателей: . Подробности читайте в журнале
Согласно положениям законодательства выставлять счет-фактуру следует не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав), а оформлять первичный документ - в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания.
Соответственно лучше всего УПД оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него (то есть на момент отгрузки, сдачи работ (услуг) и т. д.).
Порядок оформления УПД зависит от того, как он будет в дальнейшем использоваться. Если как единый документ, то в графе «Статус» ставится цифра 1, заполняются все предусмотренные в нем реквизиты. Выставлять отдельный счет-фактуру в этом случае не потребуется.
Если же УПД будет использоваться как первичный учетный документ, то в графе «Статус» ставится цифра 2, а в строке 5 и графах 6, 7, 10, 10а, 11 - прочерки.
В строке 1 проставляется порядковый номер и дата составления документа.
По строке 1а вписывается порядковый номер внесенного в УПД исправления и дата его внесения. Если таковое не имело места, в строке 1а ставится прочерк.
В строке 2 вписывается ФИО предпринимателя, в строке 2а – его адрес места жительства, а в строке 2б - ИНН.
Если коммерсант является налоговым агентом, то в указанных строках он соответственно вписывает наименование продавца (его ФИО), адрес места нахождения (адрес места жительства), ИПП и КПП (при наличии).
В строках 3 и 4 приводится наименование и адрес отправителя и получателя груза. Причем данные показатели разрешается дополнить информацией об ИНН и КПП указанных лиц. Если продавец и грузоотправитель, покупатель и грузополучатель - одно и то же лицо, то в строках 3 и 4 можно написать «Он же».
Если при реализации товаров, выполнении работ или оказании услуг имела место предоплата, то в строке 5 следует указать реквизиты платежно-расчетного документа или кассового чека, которые ее подтверждают.
В строку 6 предприниматель вписывает полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами, в строку 6а - адрес места нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами, а в строку 6б - ИНН и КПП покупателя.
По строке 7 указывается наименование валюты расчетов и ее код по ОКВ.
В строке 8 отражается информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (например, реквизиты договоров, соглашений).
В строку 9 вносятся реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок, уточняющая информация о перевозке, если таковая имела место.
В строках 10 и 15 указывается соответственно должность, фамилия и инициалы лица, ответственного за отгрузку или сдачу работ (услуг) либо за получение груза или принятие результатов работ (услуг). Также в этих строках ставится подпись этого лица.
Реальная дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав вписывается в строку 11 , а фактическая дата получения товара (груза), принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав покупателем - в строку 16 .
В строке 13 указывается должность, фамилия и инициалы лица, ответственного за правильное оформление сделки со стороны продавца, а в строке 18 - со стороны покупателя. Также в этих строках ставится подпись указанных лиц. Если же эти лица были указаны по строкам 10 и 15, то в строках 13 и 18 можно вписать только их должности, фамилию и инициалы.
Строки 14 и 19 предназначены для указания наименования экономического субъекта, который составил документ от имени продавца и покупателя соответственно. Но индивидуальные предприниматели могут поставить в этих строках прочерк, поскольку, как правило, ведут учет самостоятельно.
В строке 17 указываются какие-либо дополнительные сведения о получении, приемке товаров. В частности, по этой строке можно вписать суть претензии, если таковая имела место. При этом документы, которыми данная претензия была оформлена, обязательно нужно будет приложить к УПД.
Табличная часть УПД заполняется так.
В графе А проставляется порядковый номер записи в таблице.
В графу Б коммерсант вписывает артикул товаров либо код вид деятельности, в рамках которого выполняются работы или оказываются услуги, по ОКВЭД и ОКУН.
В графе 1 указывается предмет сделки, а именно: наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
В графу 2 предприниматель в случае необходимости вписывает единицу измерения, а в графу 2а - соответствующее ему условное обозначение по ОКЕИ.
Количество (объем) поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) проставляется в графе 3 .
В графе 4 указывается цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданного имущественного права за единицу измерения без НДС. Исключение составляют случаи применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС.
Стоимость всего количества (объема) поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без НДС отражается в графе 5 .
В графу 6 вносится сумма акциза по подакцизным товарам. При отсутствии показателя вносится запись «Без акциза».
В графе 7 указывается ставка НДС или «Без НДС», а в графе 8 - сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.
Стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с НДС вписывается в графу 9 .
В графе 10 проставляется цифровой код страны согласно ОКСМ, а в графе 10а - ее краткое наименование.
В графе 11 вписывается номер таможенной декларации в отношении товаров, страной происхождения которых Российская Федерация не является.
