Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.
1. Общие положения.
1.1.Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей ДОУ.
1.2.На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству.
1.3.Делопроизводитель непосредственно подчиняется заведующему ДОУ.
1.4.В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
1.5.Делопроизводитель дошкольного учреждения должен знать:
2. Функции.
На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение, учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.
3. Должностные обязанности.
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, передает руководителю дошкольного учреждения.
3.2. Осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения.
3.3. Организовать подготовку необходимых документов для руководства.
3.4. Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения.
3.5. Осуществлять контроль:
3.6. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов.
3.7. Подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
5. Ответсвенность.
5.1. Делопроизводитель несет ответственность:
6. Взаимоотношения и связи по должности.
Делопроизводитель:
С должностной инструкцией ознакомлен(а):______________________________________.
Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
Для исходящих:
Для внутренних:
Для всех:
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Делопроизводитель детского сада
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Основной задачей делопроизводителя является образцовое ведение номенклатуры дел детского сада.
1.2. Делопроизводитель назначается и освобождается от должности приказом заведующей по детско-му саду в установленном порядке.
1.3. Делопроизводитель в своей работе руководствуется распоряжениями и указаниями заведующей детским садом, правилами внутреннего трудового распорядка и настоящей должностной инструкцией.
1.4. Подчиняется непосредственно заведующей детским садом.
2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
2.1. На должность делопроизводителя назначаются лица, достигшие совершеннолетия, имеющие стаж работы не менее 1-го года, общее среднее образование, курсы по делопроизводству.
3. ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Под руководством более квалифицированного специалиста выполняет работу по обработке информации, проведению необходимых технических расчётов, разработке несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным документам.
3.2. Выполняет техническую работу по оформлению рукописей, плановой и отчётной документации, осуществляет графическое оформление материалов.
3.3. Вносит необходимые изменения и исправления в техническую документацию в соответствии с решениями, принятыми при рассмотрении и обслуживании выполняемой работы.
3.4. Сверяет и исправляет материалы после копирования и размножения
3.5. Принимает и регистрирует корреспонденцию, передаёт руководителю детского сада.
3.6. В соответствии с резолюциями руководителя передаёт документы на исполнение.
3.7. Ведёт картотеку учёта прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдаёт необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.8. Отправляет исполненную корреспонденцию адресатам.
3.9. Ведёт учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.10. Подготавливает и сдаёт в архив документальные материалы, законченные делопроизводством и регистрационную картотеку.
3.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
3.12.Соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, личной гигиены, инструкцию по охране жизни и здоровья детей, правила по ТБ и ПБ, своевременно проходит медицинские осмотры, лабораторные обследования.
3.13. Участвует в организационно-общественных мероприятиях коллектива.
4. ПРАВА
4.1. Не выполнять работы, непредусмотренные настоящей должностной инструкцией.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. За невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
ВЫСШЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Л. М. МАНЕВЦОВА, С. А. БАБАК
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ
2 е издание, исправленное
Ð å ö å í ç å í ò û:
кандидат педагогических наук С.А.Езопова, кандидат педагогических наук Н.Н.Скресанова
Маневцова Л.М.
M23 Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учеб. пособие для студ. высш. пед. учеб. заведений / Л.М.Маневцова, С.А.Бабак. - 2-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2004. - 240 с.
ISBN 5-7695-1806-5
В пособии раскрываются вопросы делопроизводства в современном дошкольном образовательном учреждении. Охарактеризованы историче- ский аспект проблемы, номенклатура документации, принципы и средства механизации документальных процессов. Представлены образцы документации в соответствии с номенклатурой дел ДОУ.
Для студентов высших педагогических учебных заведений, а также практических работников системы дошкольного образования.
ÓÄÊ 35.077.1(075.8) ÁÁÊ 65.050.2ÿ73
3. Нормативные документы по обеспечению делопроизводства в дошкольном образовательном
учреждении................................................................................ |
||
Номенклатура документов дошкольного образовательного |
||
учреждения................................................................................ |
||
Подготовка к составлению служебных документов............... |
||
Основные документы управления. Особенности |
||
подготовки и оформления отдельных документов................. |
||
Организация документооборота............................................... |
||
Организация хранения документов......................................... |
9. Использование персонального компьютера в делопроизводстве. Программное обеспечение
делопроизводства....................................................................... |
|
10.Средства составления текстовых документов. Средства |
|
копирования и размножения документов. Средства |
|
передачи информации.............................................................. |
|
Краткий терминологический словарь.......................................... |
|
Приложения.................................................................................... |
|
1. Организационные документы........................................................... |
|
Устав Государственного образовательного учреждения |
|
для детей дошкольного и младшего школьного возраста |
|
начальная школа-детский сад ¹ 672 Красногвардейского |
|
административного района (новая редакция) ......................... |
|
Свидетельство о государственной регистрации............................ |
|
Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе............ |
|
Лицензия на образовательную деятельность................................. |
|
Договор о взаимоотношениях образовательного учреждения |
|
с учредителями............................................................................ |
|
Договор о регулировании взаимоотношений между ГОУ |
|
«Начальная школа-детский сад ¹ 672» и родителями |
|
воспитанников детского сада.................................................... |
2. Документы по учебно-воспитательной работе................................ |
|
Концепция создания инновационного образовательного |
|
учреждения.................................................................................. |
|
Программа развития 2001-2004 гг. .............................................. |
|
План работы на 2002/03 учебный год.......................................... |
|
Должностная инструкция на воспитателя высшей |
|
План работы совета учреждения на 2002/03 учебный год......... |
|
Перечень платных образовательных услуг на 2002/03 уч. год....... |
|
3. Документы по финансово-хозяйственной деятельности............. |
|
Положение о расходовании внебюджетных средств................... |
|
Положение о выплате персональных надбавок и доплат........... |
|
Положение о порядке установления доплат............................... |
|
Положение о материальном поощрении работников................ |
|
Отчет о расходовании спонсорской помощи.............................. |
|
Приказ об утверждении Положения о комиссии по |
|
рассмотрению установления доплат, надбавок и о |
|
материальном поощрении работников................................... |
|
Приказ об утверждении состава комиссии |
|
по рассмотрению установления доплат, надбавок и |
|
материального поощрения работников.................................. |
|
Смета расходования внебюджетных средств, полученных |
|
по изостудии.............................................................................. |
|
Типовой договор о полной индивидуальной материальной |
|
ответственности.............................................................................. |
|
Договор аренды.............................................................................. |
|
Книга складского учета материалов (форма М-17) .................... |
|
Инвентаризационная опись (форма ¹ 401)................................ |
|
Договор на оказание дополнительных платных |
|
образовательных услуг с родителями |
|
учащихся/воспитанников......................................................... |
|
4. Документы по питанию................................................................... |
|
План работы совета по организации питания............................ |
|
Примерное десятидневное меню.................................................. |
|
Выполнение натуральных норм за десятидневку........................ |
|
Карточка-раскладка (Форма ¹ 1-85) .......................................... |
|
5. Медицинская документация........................................................... |
|
Медицинская карта ГОУ............................................................... |
|
Медицинские журналы.................................................................. |
|
Журнал контроля санитарного состояния ГОУ.......................... |
|
Журнал переписи детей, посещающих дошкольное |
|
учреждение................................................................................ |
|
Журнал дегельминтизации............................................................ |
|
Журнал учета движения детей по группам здоровья................. |
|
Журнал профилактики прививок................................................. |
|
Журнал бракеража сырых продуктов........................................... |
|
Журнал регистрации медицинских осмотров сотрудников, |
|
работающих с готовыми продуктами...................................... |
|
Журнал бракеража готовой пищи................................................ |
Журнал учета инфекционных заболеваний................................. |
|
Журнал учета детей, направленных в туберкулезный |
|
диспансер................................................................................... |
|
Тетрадь оценки питания................................................................ |
|
6. Документы по кадрам...................................................................... |
|
Заявление о приеме на работу...................................................... |
|
Приказ о назначении на должность............................................. |
|
Трудовой договор (контракт) ........................................................ |
|
Заявление в городскую аттестационную комиссию................... |
|
Аттестационный лист..................................................................... |
|
Приказ о присвоении квалификационной категории................ |
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей |
|
ê íèì .......................................................................................... |
|
Акт списания испорченных бланков трудовых книжек............. |
|
7. Документы по охране труда............................................................ |
|
Приказ об охране труда................................................................. |
|
Соглашение по охране труда......................................................... |
|
Журнал регистрации вводного инструктажа |
|
по охране труда......................................................................... |
|
Журнал инструктажа учащихся по охране труда при |
|
проведении внеклассных и внешкольных мероприятий...... |
|
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве........ |
|
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте................ |
|
Журнал регистрации несчастных случаев с учащимися |
|
(воспитанниками) ..................................................................... |
|
Акт о несчастном случае (форма Н-2) ......................................... |
|
Акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) ............ |
|
8. Другие документы............................................................................ |
|
Акт сдачи-приемки дел.................................................................. |
|
Опись............................................................................................... |
|
Справка............................................................................................ |
|
Справка-подтверждение................................................................ |
|
Письмо............................................................................................ |
ПРЕДИСЛОВИЕ
Современное дошкольное образовательное учреждение становится все более сложной системой. Руководителю приходится работать в постоянно меняющихся условиях: экономических, социальных, правовых и т.д., что, в свою очередь, предъявляет все возрастающие требования к уровню его квалификации.
Система подготовки заведующих дошкольными образовательными учреждениями в России берет свое начало в 60-х годах XIX века. До 90-х годов XX века основной путь подготовки руководителей детских садов заключался в постепенном и поступательном продвижении в процессе работы от должности воспитателя до должности заведующей. На основании «Устава детского сада» (1944) заведующим мог стать специалист, имеющий среднее педагоги- ческое образование, специальную дополнительную подготовку и стаж работы не менее 2 лет.
Развитие общественного дошкольного воспитания и усложнение деятельности заведующих изменило требования к их профессиональной подготовке. В нормативных документах 1970-х годов указывается, что эту должность может занять только человек, имеющий высшее педагогическое образование, окончивший специальные медицинские курсы и стаж работы которого составляет не менее 3-5 лет («Квалификационные характеристики должностей руководящих работников детских дошкольных учреждений» 1977 г.). В тарифно-квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям работников учреждений образования РФ 1995 г. эти требования в основном сохранены.
Раньше основной формой подготовки заведующих являлись курсы повышения квалификации после окончания специальных учебных заведений. Такая подготовка имела ряд преимуществ: она обеспечивала глубокое понимание ребенка, владение системой психолого-педагогических знаний, освоение педагогических умений. Однако при такой подготовке обнаруживались и многие недостатки: отсутствие знаний в области теории управления, слабое владение основными функциями руководства образовательным учреждением, в том числе организацией делопроизводства.
К 1990-м годам назрела необходимость обновления содержания подготовки студентов педагогических вузов к управленческой деятельности в ДОУ.
Большую роль в решении проблемы подготовки высококвалифицированных руководителей системы образования сыграл Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования России по специальности «менеджер образования» (2000 г.). В соответствии с ним в число учебных дисциплин в учебные планы были введены предметы, способствующие целенаправленному освоению знаний, необходимых будущим менеджерам дошкольного образования, в том числе «Организация делопроизводства в дошкольном учреждении».
Управленческий труд в дошкольном образовательном учреждении связан с ведением большого числа документов разной направленности и назначения. В настоящее время управленческая деятельность образовательных учреждений еще невозможна без большого числа бумажной документации, необходимой для принятия правильных управленческих решений. Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.
Отсутствие четкой организации работы с документами, напротив, не позволяет руководителю принимать юридически и организационно грамотные решения, из-за чего в конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Поскольку в учреждении отсутствуют специальные службы, работающие с документами, вся ответственность за правильное ведение делопроизводства лежит на руководителе.
Данное учебное пособие, во-первых, содержит номенклатуру дел в образовательном учреждении, и во-вторых, показывает организацию и процесс делопроизводства, оформления документов, их движение, контроль за их исполнением.
В Приложении даны образцы документов конкретного образовательного учреждения - школы-детского сада ¹ 672 г. СанктПетербурга (директор С.А.Бабак). Документы составлены с уче- том нормативных документов и отражают основные направления деятельности любого образовательного учреждения: работу с кадрами, организационно-педагогическую, финансово-хозяйствен- ную (в том числе осуществляемую самостоятельно) и др. и потому будут полезны как студентам, так и практическим работникам образования.
Пособие разработано с учетом требований государственного образовательного стандарта к подготовке специалиста по специальности 031100 - «Педагогика и методика дошкольного образования», с получением квалификации «организатор-методист дошкольного образования».
1. ПРЕДМЕТ УЧЕБНОГО КУРСА «ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ»
Управление - одна из ролей менеджера, связанная с ответственностью за разработку и реализацию программ функционирования и развития учреждения (организации), достижением поставленных перед ним целей.
Управление дошкольным образовательным учреждением в настоящее время неизбежно сопряжено с подготовкой многих видов документов, без которых невозможно своевременно и грамотно принимать управленческие решения, а следовательно, невозможно обеспечить качественное функционирование и развитие учреждения.
Предметом учебной дисциплины «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении» является документационное обеспечение управления. Поскольку в штатах дошкольных образовательных учреждений отсутствует специальная профессиональная служба по работе с документами, делопроизводство - составление и организацию работы с документами - осуществляет руководитель учреждения.
 документах фиксируется и учитывается деятельность учреждения, поэтому качество его функционирования проверяется прежде всего по документам.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Совокупность документов, оформленных по единым правилам, соответствующих государственным стандартам, принято называть документацией.
Документирование управленческой деятельности - это процесс создания, записи (фиксации) и оформления информации на различных носителях по установленным правилам.
 специальной литературе по делопроизводству используется еще и термин документационное обеспечение управления. Это - процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой в управлении тем или иным учреждением (организацией).
Источниками данного курса являются: история делопроизводства в нашей стране и за рубежом, нормативные документы, современная практика делопроизводства, обеспечивающая документирование, а также современные научные исследования в области делопроизводства.
Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. Способы фиксации информации и носители информации изучаются документоведением.
Делопроизводство в нашей стране регламентируется нормативными документами, позволяющими с позиций науки подойти к разработке комплекса правил, нормативов, рекомендаций, определяющих организацию данных процессов в учреждениях и организациях. Одним из важнейших нормативных документов, разработанных в нашей стране, стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), опубликованная в 1973 г. В связи с массовым внедрением в управление аппаратов вычислительной техники данный документ был усовершенствован. Новая редакция этого документа была утверждена Главархивом СССР в 1988 г. Он назван Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). В 1991 г. ЕГСДОУ была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Повышение качества подготовки управленческих документов было связано с появлением государственных стандартов в делопроизводстве (ГОСТ). Первые ГОСТы на организационно-распо- рядительную деятельность были изданы в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72) и впоследствии перерабатывались и совершенствовались в 90-е годы (ГОСТ 6.38 -90, ГОСТ Р 6.30 -97).
Основные требования к оформлению организационно-распо- рядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Требования к оформлению документов» (М.: Издательство стандартов, 1997).
В процессе документационного обеспечения управления используются государственные и ведомственные нормативные акты, отражающие специфику деятельности учреждений (организаций).
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон РФ «Об образовании», «Типовое положение об общеобразовательном учреждении», «Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении», Письмо Министерства образования Российской Федерации «О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ» ¹ 212/19-12 от 30.03.94 г., Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.
При подготовке документов, связанных с деятельностью персонала, все без исключения организации и учреждения, незави-
симо от формы собственности опираются на Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
Практические пособия по делопроизводству разработаны для специалистов, непосредственно отвечающих за организацию работы с документами, и основаны на действующих в Российской Федерации законодательных актах и нормативно-методических документах. Материалы пособий представляют интерес и для менеджеров образования.
В последние годы особенно интенсивно ведутся научные исследования в области делопроизводства.
Основные задачи учебного курса «Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении»:
освоение системы знаний по основным вопросам, связанным с документационным обеспечением управления дошкольным образовательным учреждением;
приобретение навыков грамотной работы с документами.
Вопросы и задания
1. Что является предметом учебного курса «Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении»?
2. Выделите ключевые понятия данного раздела и дайте их определе-
3. Каковы основные задачи данного учебного курса?
4. Какие положения Закона РФ «Об образовании» и «Типового положения о дошкольном образовательном учреждении» можно использовать в делопроизводстве ДОУ?
2. СТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Делопроизводство имеет длительную историю. Документы вна- чале возникали как свидетельства происходивших событий, а затем - как способ закрепления имущественных отношений между людьми. Рождение документов связано с возникновением письменности.
Письменные источники, обнаруженные в Египте (литературные памятники, надписи на гробницах, храмах, царские надписи, документы царских хозяйств), позволяют судить о том, что фиксация событий жизни и общественных отношений стала производиться довольно давно. Сохранились обломки древнеегипетской летописи, высеченной на камне примерно в третьем тысячелетии до нашей эры. В летописи перечислялись египетские цари. Первые документы Шумера представляют собой законы о коммерческих сделках, переписку и др. Они также отно-
