Когда работница меняет фамилию, то по закону внести корректировки нужно только в трудовую книжку и личную карточку. Но поправить также стоит и трудовой договор. Иначе кадровику будет сложно работать с документами этой сотрудницы. Ведь если к договору будут составлять соглашения, в них уже будет фигурировать новая фамилия, и будет неясно, откуда она взялась. В статье расскажем, как изменить эти три документа, чтобы инспекторы не нашли нарушений, а кадровик впоследствии не путался в работе с личными данными работницы.
Чтобы скорректировать кадровые документы, устного сообщения об изменении фамилии недостаточно. Работница должна представить оригиналы документов, которые подтверждают смену личных данных (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Такими документами является паспорт, в котором указана новая фамилия, а также свидетельство о заключении или расторжении брака, свидетельство о перемене фамилии.
Снимите копии с документов, которые представила работница, но хранить их в личном деле не нужно . Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя. В случае проверки Роскомнадзор посчитает, что вы обрабатываете избыточные персональные данные, чем нарушаете права работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013 , от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013). Поэтому оригиналы документов сразу верните сотруднику, а копии уничтожьте, после того как все оформите.
Не будет лишним взять у работницы заявление об изменении фамилии . По закону его оформлять не обязательно, но так у вас будет дополнительное письменное основание для изменения кадровых документов, если оригиналы паспорта и свидетельства вы вернете. Попросите указать причину смены данных и реквизиты документов, которые ее подтверждают.
Издайте приказ об изменении фамилии в кадровых документах в свободной форме (образец ниже). Укажите наименование организации, дату и место его составления, порядковый номер документа, старые и новые персональные данные работницы. Табельный номер оставьте прежним. Подписывает приказ руководитель организации или иное лицо, которое он уполномочил. Ознакомьте с приказом сотрудницу, а также работников кадровой службы, главного бухгалтера, начальника службы безопасности, IT-отдела.
В законе нет процедуры для корректировки трудового договора и личной карточки в связи со сменой фамилии. Поэтому в договор можете внести информацию о новых данных работницы по аналогии с изменением условий и прописать это в соглашении. В личной карточке меняйте фамилию так же, как в трудовой книжке.
Трудовой договор. Одновременно с приказом подготовьте соглашение к трудовому договору. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются существенными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем. С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально. Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).
Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы. Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку . Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую. Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения» (образец ниже).
Трудовая книжка.
На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой (образец ниже). Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию. В трудовых книжках образца 1974 года укажите новую фамилию на специальной пустой строке. На внутренней стороне обложки укажите ссылку на документы, которые послужили основанием для изменения фамилии. Текст заверьте подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Закон не требует, чтобы работодатели вносили изменения в связи со сменой фамилии в табель учета, график отпусков и прочие кадровые документы. Так как табельный номер у работника остается прежним, то при необходимости любые сведения о его деятельности работодатель может получить из программы кадрового учета либо из личной карточки, где указана основная информация, в том числе смена фамилии и паспорта. Кадровику не обязательно также менять фамилию работника в книге учета движения трудовых книжек. Запись о приеме трудовой книжки удобнее искать по дате приема сотрудника. В этом случае можете внести корректировки в документы по своему желанию для удобства или руководствоваться порядком кадрового делопроизводства, который принят в организации. Например, в графике отпусков в бумажном виде, который утвердили до изменения личных данных сотрудника, можете указать новую фамилию работника в графе 3 – «Фамилия, имя отчество» и в графе «Примечание».
Работодатель должен оперативно получать информацию о смене паспорта, места регистрации, иных персональных данных сотрудника. Иначе отчеты в Пенсионный фонд, ФСС, налоговую инспекцию будут с ошибками. Также станут недействительными доверенности на сотрудника.
Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии. Например, можете указать такую формулировку, «Работник обязан в трехдневный срок сообщить работодателю об изменении его паспортных данных, номера телефона, регистрации или фактического адреса проживания. При желании может сообщить об изменении семейного положения, рождении детей». С локальным актом работника нужно ознакомить под подпись.
Удобнее вносить изменение фамилии, если кадровые документы ведете в компьютерной программе. В этом случае менять каждый документ вручную не нужно. Вы один раз указываете новую фамилию работника, дату и номер приказа, и эти исправления будут автоматически внесены во все документы программы.
1. Работодатель может изменить фамилию в трудовом договоре, личной карточке и трудовой книжке только на основании оригиналов документов, при этом копии хранить в организации не нужно.
2. В связи со сменой фамилии работодатель вносит изменения только в текущие кадровые документы, исправлять старые документы не нужно.
3. Чтобы сотрудники вовремя сообщали об изменении личных данных, работодатель вправе закрепить эту обязанность в локальном акте и трудовом договоре.
Вступление в брак (или развод) — одна из самых распространенных причин смены фамилии работника. В этом случае новые данные нужно указать в бухгалтерских и кадровых документах организации. Если фамилию поменял руководитель организации, об этом необходимо уведомить еще и налоговую инспекцию, ПФР, банк и деловых партнеров. Обо всем по порядку.
Согласно п. 2 ст. 19 ГК РФ любой гражданин РФ, достигший 14 лет, вправе изменить имя, фамилию и отчество. Причем фамилия может быть изменена как на основании актов гражданского состояния (заключение или расторжение брака), так и по желанию лица.
Руководитель, изменивший фамилию, должен подать в кадровую службу заявление о внесении изменений в документы. Данное заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. К заявлению руководитель должен приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии). Подлинники документов достаточно просто предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.
Далее на основании заявления руководителя необходимо подготовить и зафиксировать в журнале регистрации приказ о внесении изменений в документы, содержащие его персональные данные. С приказом следует ознакомить под роспись самого руководителя, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии.
Обратите внимание, что приказ издается только при предъявлении руководителем нового паспорта (одного свидетельства о браке недостаточно), так как, пока работник не поменял паспорт, фамилия его остается прежней.
Согласно п. 12 Положения о паспорте гражданина РФ*(1) замена паспорта производится, в частности, при изменении фамилии, имени, отчества, сведений о дате (число, месяц, год) и/или месте рождения, пола. В соответствии с п. 15 Положения о паспорте гражданина РФ документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после смены фамилии или других данных.
На основании представленных документов (свидетельства о браке и паспорта) необходимо внести изменения в «кадровые» документы, содержащие персональные данные руководителя. В первую очередь нужно скорректировать данные в трудовой книжке и личной карточке работника (форма Т-2 *(2)).
Обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3) изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату.
Изменения указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.
Изменения в личную карточку работника можно внести двумя способами:
— прежнюю фамилию (имя, отчество) зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и сверху или сбоку написать новые сведения. Далее исправления заверить подписью уполномоченного лица*(4);
— распечатать личную карточку с новыми данными. Достаточно будет распечатать те страницы личной карточки, в которые вносились изменения. На прежней странице делается отметка, что она была заменена в связи с изменением фамилии. На новой странице тоже следует отразить факт замены.
Согласно ст. 72 ТК РФ внесение изменений в трудовой договор руководителя осуществляется в случае изменений определенными сторонами условий труда. Смена фамилии не изменяет условий труда, поэтому возникает вопрос — нужно ли вносить изменения в трудовой договор, заключать дополнительное соглашение к нему или же будет достаточно приложить к заключенному договору копии документов о смене фамилии? Однозначного ответа нет.
На наш взгляд, если зафиксировать смену фамилии в трудовом договоре с руководителем, это не будет нарушением законодательства. Внесение изменений можно произвести двумя способами.
Первый способ: указать новую фамилию в тексте трудового договора, отметив, на основании какого документа вносятся изменения (наименование документа, орган, выдавший документ, его номер и дата выдачи). Также внести исправления в раздел «Реквизиты сторон», так как вместе со сменой фамилии у сотрудника изменились и паспортные данные.
Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.
Второй способ: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где указать, что с определенной даты (даты изменения персональных данных) договор следует читать в новой редакции.
В Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), помимо прочих сведений, содержится информация о лице, которое вправе без доверенности действовать от имени организации. Это установлено п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ).
Об изменении фамилии или других паспортных данных действующего руководителя нужно сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения в течение трех дней с момента получения руководителем нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закона N 129-ФЗ). Если срок пропущен, налоговые инспекторы могут привлечь к административной ответственности руководителя организации, осуществляющего руководство текущей деятельностью организации. То есть могут вынести предупреждение или наложить административный штраф в размере 5000 руб. (п. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).
Согласно п. 3 Требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 439 «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», документы о смене фамилии в инспекцию можно представить одним из трех способов:
— через представителя;
— почтовым отправлением с уведомлением и описью вложения, которую заверяет работник почты.
Если документы в инспекцию представляет уполномоченное лицо, на него нужно в обязательном порядке оформить заверенную у нотариуса доверенность (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).
Сменив фамилию, руководитель должен обратиться в свое территориальное отделение ПФР, чтобы внести в лицевой счет застрахованного лица информацию об изменении (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ)).
Причем руководитель должен написать заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п. Получив такое заявление, организация-работодатель должна в двухнедельный срок передать его в территориальный орган ПФР вместе с описью необходимых документов.
На основании полученных документов работники ПФР в течение месяца отражают все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдают новое страховое свидетельство с тем же номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).
Бюджетное учреждение вправе сверх установленного государственного (муниципального) задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного (муниципального) задания выполнять работы, оказывать услуги, относящиеся к его основным видам деятельности, предусмотренным его учредительным документом для граждан и юридических лиц за плату и на одинаковых при оказании одних и тех же услуг условиях (п. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»).
Также в соответствии с Федеральным законом от 08.05.2010 N 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» бюджетное учреждение нового типа вправе привлекать кредиты и заключать договоры финансового лизинга, которые дают руководителям бюджетных учреждений возможность приобретения транспортных средств или оборудования для оказания платных услуг, развития материальной базы для научных исследований и т.п.
Право первой подписи на документах по оплате или кредитам имеет руководитель организации, а следовательно, необходимо известить банк о смене фамилии руководителя и заменить банковскую карточку с образцами подписей (п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)»).
Таким образом, организация должна представить в банк:
— банковскую карточку с указанием новой фамилии руководителя. Новую подпись нужно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке у уполномоченного сотрудника (п. 7.12 и 7.13 названной инструкции);
— документ, удостоверяющий личность руководителя, с новой фамилией.
Сроки уведомления банка о смене персональных данных работников и руководителей, имеющих право первой подписи, законодательством не установлены. Обычно этот срок указывается в договоре банковского счета.
Руководитель подписывает договоры бюджетной организации, поэтому об изменении его фамилии также необходимо уведомить всех партнеров, с которыми у учреждения заключены действующие на данный момент договоры.
Обычной практикой в договорах является пункт, что, если у одной стороны меняются какие-либо реквизиты (в том числе фамилия руководителя), она обязана сообщить об этом другим сторонам договора. За нарушение данного пункта могут предусматриваться серьезные штрафные санкции.
Для того чтобы сообщить партнерам об изменении персональных данных руководителя, достаточно направить в их адрес информационное письмо. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке организации с новой подписью руководителя.
Данное письмо составляется в произвольной форме и отправляется по почтовому адресу, приведенному в договоре, или факсу (электронной почте), если такой способ обмена информацией зафиксирован в договоре. В случае, когда партнерская организация требует копию документа, на основании которого была изменена фамилия, к информационному письму необходимо приложить копию свидетельства о регистрации (или расторжении) брака или копию нового паспорта руководителя. По согласованию с контрагентом копию документа заверяет должностное лицо самой организации либо нотариус.
З аконодательство позволяет любому совершеннолетнему лицу изменить свои фамилию, имя, отчество (далее - Ф.И.О.). Поводов для этого много: вступление в брак, развод, неблагозвучная фамилия и т.д. При этом работодателю изменение данных работника приносит только лишние хлопоты. О том, какие действия следует предпринять, мы вам и расскажем.
Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее - Закон № 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона № 143-ФЗ).
К сведению
Свернуть Показать
Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828.
Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.
К сведению
Свернуть Показать
При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@).
В случае изменения фамилии, имени, отчества работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Это следует из п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 № 987н «Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах» (далее - Инструкция № 987н).
Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления передает его в Пенсионный фонд вместе с описью документов (п. 27 Инструкции № 987н).
Заявление об обмене страхового свидетельства заполняют по форме АДВ-2 (см. Пример 1) и сопровождают описью документов по форме АДВ-6-1. Указанные формы утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее - Инструкция № 192п).
При оформлении формы АДВ-2 нужно заполнить следующие данные: страховой номер; указанные в страховом свидетельстве фамилию, имя, отчество, дату заполнения. В свою очередь в строках «Новые анкетные данные»» пишут только те сведения, которые изменились (п. 21 Инструкции № 192п).
Пенсионный фонд в месячный срок после получения от работодателя заявления принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе (п. 28 Инструкции № 987н).
Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства выдает его сотруднику. Работник проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции № 987н).
К сведению
Свернуть Показать
Может получиться и так, что работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, его болезнью или по иной причине. В этом случае предприниматель проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений, расписывается за работника в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче свидетельства сотруднику (п. 14 Инструкции).
Работодатель в месячный срок после получения страхового свидетельства возвращает в фонд сопроводительную ведомость (п. 17 Инструкции № 987н).
Пример 1
Образец заполнения заявления об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2)
Свернуть Показать
При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.
Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила)
Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом нужно поступить следующим образом (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69):
Пример 2
Свернуть Показать
Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.
Бытует мнение, что в этом случае достаточно внести исправления по последнему месту работы. Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555. В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке. Ну а новому работодателю оптимально будет завести новую трудовую книжку на такого сотрудника. Для этого сотрудник должен подать работодателю соответствующее письменное заявление (ст. 65 ТК РФ).
К сведению
Свернуть Показать
Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).
Судебная практика
Свернуть Показать
В судебном заседании установлено, что истица, носившая на момент начала ведения трудовой книжки фамилию Б., в связи со вступлением в брак и расторжением брака неоднократно меняла фамилию и ей присваивались фамилии В., Д., П. Указанные обстоятельства подтверждаются свидетельством о рождении, справкой о заключении брака с В.В.А., свидетельством о расторжении брака с В.В.А., справкой о расторжении брака с Д.А.С., приказом от 24.09.1980 № 87-к, свидетельством о заключении брака с П.В.В., а также свидетельскими показаниями Ш.Е.Ф. и Ш.Л.Д. Таким образом, суд пришел к правильному выводу о принадлежности трудовой книжки истице (определение Рязанского областного суда от 25.06.2008 № 33-1179).
Сотрудница, выйдя замуж, изменила фамилию. Как правильно внести изменения в личную карточку (форма Т-2), трудовую книжку, другие кадровые документы? Обязательно ли издавать по данному поводу приказы? Необходимо ли вносить изменения в , заключенный с работником? Если да, то каков порядок?
В рассматриваемой ситуации сотрудница, изменившая фамилию, должна подать работодателю соответствующее заявление, составленное в произвольной форме, с указанием причины произошедших изменений. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных: в нашем случае ими будут паспорт и свидетельство о регистрации брака. Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.
На основании указанного заявления работодателю необходимо издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.
1) При изменении фамилии необходимо внести изменения в трудовую книжку сотрудницы.
Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).
В п. 2.3 Инструкции указан подробный порядок внесения изменений о фамилии, имени, отчестве. Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
2) Помимо этого необходимо внести соответствующие изменения в личную карточку работника, составленную по унифицированной форме N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации не определен порядок внесения изменений в личную карточку по унифицированной форме N Т-2, говорится только о том, что внесенные изменения заверяются подписью работника кадровой службы. На наш взгляд, для внесения соответствующих изменений необходимо по аналогии с п. 2.3 Инструкции прежнюю фамилию зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую и указать реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений.
3) При изменении фамилии работника об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ, который, в свою очередь, обязан выдать застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7, п. 1 ст. 9, ст. 15 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").
4) Также работодатель может внести соответствующие изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Приложение N 3). На наш взгляд, в соответствующей строке графы 5 книги учета движения трудовых книжек прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую. Рядом записываются реквизиты документа, который послужил основанием для исправления фамилии, ставятся подпись уполномоченного лица и печать организации. Если рядом нет места, то в ближайшей свободной строке книги следует сделать ссылку на соответствующий документ.
5) Законодательством РФ не урегулирован вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор при изменении фамилии работника, однако полагаем, что для приведения всех кадровых документов в соответствие друг с другом внести изменения в трудовой договор работника все же стоит.
По вопросу о процедуре внесения таких изменений существует два мнения. Одни специалисты считают, что следует вносить изменения в первоначальный текст трудового договора, другие говорят о необходимости заключения дополнительного соглашения к нему.
В силу части первой ст. 57 ТК РФ фамилия, имя и отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность, должны быть указаны в трудовом договоре: эти данные относятся к сведениям о работнике и не являются условиями трудового договора.
Согласно же ст. 72 ТК РФ отдельное соглашение сторон оформляется при изменении именно условий трудового договора.
В соответствии с частью третьей ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, в отличие от недостающих условий, которые должны определяться приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме.
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации корректнее действовать по аналогии с нормой ст. 57 ТК РФ и в случае изменения фамилии работника и (или) его паспортных данных поправки вносить непосредственно в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.
При этом, на наш взгляд, сам вопрос о том, заключать ли дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с тем, что работник изменил фамилию, или вносить изменения в первоначальный текст договора, не является принципиальным - оба варианта, по сути, равнозначны и имеют право на существование.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги
Согласно российскому законодательству, смена фамилии, имени, отчества гражданина - его право (ст. 19 ГК РФ). Регламент, сроки и стоимость этой процедуры подробно описаны в гл. VII ФЗ № 143 от 15.11.1997 г. Как изменить фамилию в 2017 году?
Сменить личные данные по собственному желанию может любой гражданин РФ, достигший 14-летия. До 18 лет его волеизъявление должно быть подкреплено письменным разрешением от родителя, опекуна или попечителя, заверенного нотариально . Согласия законного представителя не требуется, если несовершеннолетний юридически дееспособен.
Сменить фамилию просто потому, что «захотелось», скорее всего, не получится.
При этом стоит отметить: законодательно не существует для отказа никаких причин. Можно указать любую причину.
Однако все же стоит обратить внимание на формулировку. В качестве уважительной будут считаться:
Практика знает случаи, когда граждане меняли фамилии по причине «желания начать жизнь сначала, разлада с семьей, стремления уехать в другой город»: госорганы не нашли в этом оснований для отказа.
Смена фамилии от принятия решения до получения паспорта - это двухэтапный процесс. Сперва следует запросить формальное разрешение (свидетельство), затем оформить новые документы.
Первый этап проходит в отделах ЗАГС по месту проживания или прописки гражданина (ст. 58 ФЗ № 143). Заявление подается лично с пакетом необходимых документов (для дееспособных россиян не допускается обращение представителя даже по нотариальной доверенности).
По закону, обработка заявления может занять до 30 дней (в особых случаях до 60 дней). В результате гражданин получит свидетельство о перемене фамилии, по которому в течение месяца должен оформить новый паспорт.
Для замены паспорта нужно обратиться в подразделение ГУВМ МВД (бывш. ФМС) или МФЦ со свидетельством, заявлением и пакетом необходимых бумаг. Допустимо подать онлайн-заявку через портал госуслуг. В последнем случае гражданин сэкономит время как минимум на один визит в паспортный стол.
Новый паспорт делается в течение 10 дней. Получать его необходимо только лично, представителю документ не отдадут.
Каков юридический порядок смены фамилии?
Этап первый - получение свидетельства о госрегистрации перемены имени.
Шаг 1. Определить отдел ЗАГС, которое обслуживает район прописки или проживания. Проще сделать это через 2GIS (на практике, если подойди не в «свое» отделение, направят в другое). В ЗАГСе заполнить бланк № 15 (взять на стойке информации) и уточнить реквизиты для оплаты госпошлины.
Шаг 2. До подачи заявления оплатить госсбор, собрать необходимые документы (см. ниже).
Шаг 3. Лично отнести собранный пакет в отделение ЗАГС в приемные часы. Принимая заявление, сотрудник проставляет на нем в специальном полу отметку о регистрации запроса.
Шаг 4. В назначенный день подойти с паспортом за свидетельством о госрегистрации перемены имени.
Этап второй - получение паспорта с измененными данными. Алгоритм действий при подаче заявления лично в ГУВМ МВД или МФЦ:
Как происходит оформление нового паспорта при подаче заявления через сайт госуслуг:
Основание для смены фамилии - заявление от гражданина по форме № 15, введенной Постановлением Правительства РФ № 1274 от 30.10.1998 г. Что нужно в нем указать:
Дополнительно предоставляются оригиналы:
Что необходимо для оформления нового паспорта:
При подаче заявки через сайт ЕГПУ заполняется электронная форма. Оригиналы документов для сверки предъявляются при получении паспорта.
Госпошлина на внесение изменений в акты гражданского состояния (получение разрешения на смену фамилии) составляет 1600 руб . (п. 4 ст. 333.26 НК РФ).
Важно! Квитанцию необходимо подавать по старым данным, средства перечислять в пользу отделения ЗАГС.
Госпошлина на получение нового паспорта регулируется п. 17 ст. 333.33 НК РФ. В 2017 г. она составляет 300 руб .
Важно! В квитанции в поле «Плательщик» нужно указать новую фамилию, в поле «Получатель» — отделение ГУВМ МВД.
Оплатить по квитанции можно в любом банковском отделении. Не позднее чем с 1.07.2017 г. у россиян появится возможность получать услугу онлайн, в том числе и оплачивать сбор через портал госуслуг.
Оригинал квитанции не обязателен для предъявления при получении паспорта: сотрудники МВД могут сами путем межведомственного запроса в Федеральное казначейство узнать, прошел ли платеж.
Можно ли изменить фамилию, если должен по кредиты или алиментам?
Прямого запрета на смену фамилии при наличии долгов или обязательств нет. Но после процедуры, согласно ст. 19 ГК РФ, нужно оповестить о ней своих кредиторов . Если не сделать этого, информация все равно всплывет (судебные приставы умеют «искать» людей). В таком случае гражданин рискует получить обвинение в уклонении от обязательств (административная ответственность) или мошенничестве (уголовная ответственность).
Можно ли сменить фамилию на любую другую понравившуюся?
Можно, но причины принятого решения указать все равно придется. Практика показывает, что допустимо сослаться на моральное неудовлетворение старой .
Что делать, если отказали в смене фамилии?
Если отказали по незаконным основаниям, необходимо жаловаться. Первая (досудебная) претензия идет на имя вышестоящего руководства отдела ЗАГС. Она должна быть рассмотрена в течение 10 дней . Жалобу можно подать через портал госуслуг. Если результат будет неудовлетворительный, следует обращаться в суд.
Можно ли с помощью смены фамилии исправить кредитную историю?
Кредитная история сохраняется за гражданином даже при смене фамилии.
В новом паспорте обязательно будет проставлена отметка о ранее выданных документах. Кроме того, за гражданином сохраняются прежние номера ИНН и СНИЛС. Банковский работник, получив заявку на ссуду, без труда определит кредитное «прошлое» клиента. В лучшем случае ему просто откажут, в худшем - занесут в черный список как мошенника.
Процедура смены фамилии проще, чем принято об этом думать. Как именно это происходит — в передаче GuberniaTV.
