Н а что опираться сейчас в сфере нормативного регулирования и методического обеспечения архивного дела?
Во-первых, на действующий документ, который носит нормативный характер: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), вступившие в силу в конце сентября прошлого года. Далее в статье будем называть его Правила-2015.
И во-вторых, на действующий документ, который носит методический характер: Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила). Многие практические вопросы, лишь затронутые Правилами-2015, освещены здесь довольно подробно, например, порядок разработки номенклатуры дел.
Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263), которые уже давно в силу возраста были не вполне рабочим документом, наконец отправлены на заслуженный отдых и не подлежат применению на территории Российской Федерации с момента вступления в силу Правил-2015 (письмо Росархива от 18.09.2015 № 2/2133-А).
Документы хранить нужно. Несмотря на то что Правила-2015 говорят о том, что «организации вправе (выделено авт.) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов…», это право при ближайшем рассмотрении превращается в самую настоящую обязанность.
Во-первых, если есть организация, то есть и работники, а значит, полный набор документов по личному составу для каждого из них.
Во-вторых, если есть организация, то есть и ее налоговый учет, представленный также бумажными или электронными документами.
В-третьих, хотя бы все перечисленные документы должны храниться в течение установленных сроков. Источники сроков хранения - специальные перечни:
Указанные для использования и государственными, и негосударственными организациями. Вот и получается, что у любой, даже самой маленькой и скромной компании, есть набор документов для архивного хранения. И для них должны быть созданы условия, отвечающие новому нормативному документу: Правилам-2015. Отсутствие структурных подразделений под названиями «архив», «канцелярия» на эту обязанность никак не влияет.
Новшество, на которое обратили внимание все специалисты по делопроизводству и архивному делу, - долгожданный порядок хранения электронных документов, приведенный в Правилах-2015. Имеются в виду разделы 2.30-2.33. Переход к электронным документам в Правилах-2015 осуществляется довольно резко, без каких-либо заголовков, сразу после сообщения о том, что в архиве запрещено находиться в грязной обуви.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.
Еще одно серьезное нововведение - определение Правилами-2015 формата архивного хранения электронных документов:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)
2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.
PDF, бесспорно, универсальный формат. PDF/Archives (PDF/A) - разновидность этого формата, специально разработанная для долговременного архивного хранения документов и закрепленная в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но, как и все универсальное, PDF не совершенен. В этом формате прекрасно себя чувствуют управленческие документы, но ведь в организациях используется не только пакет Microsoft Office. Так, например, чертежи, выполненные в формате.dwg, при конвертации в.pdf отображаются некорректно. Много вопросов у специалистов вызывает и поведение электронной цифровой подписи при конвертировании документа в.pdf.
Порядок передачи электронных дел и документов описан в разделе 4.34 Правил. Из текста вытекает следующее:
Наконец, «для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов» (п. 2.33). Понятие фонда пользования при этом не раскрывается.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)
3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
Основные правила разъясняли, для чего производится учет документов архива и что представляет собой система учетных документов, четко формулируя ее цель. Из Правил-2015 эти определения исчезли. Вспомним их, чтобы понимать, для чего мы будем заниматься учетом:
И главное изменение: список учетных документов архива в 2015 году сократился больше чем наполовину, с 11 до 5 позиций. Остались только:
Порядок составления и ведения учетных форм хоть и скупо, но описан в пунктах 3.7-3.11 Правил-2015.
Остальное - на усмотрение организации. Если она является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то должен быть дополнительно составлен паспорт организации (п. 3.12 Правил-2015). Здесь же приведена сноска на Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, датированный 1997 годом и утвердивший форму паспорта архива. Заметим, что Основные правила предлагали форму, хоть и практически идентичную, но все же более «свежую», чем упомянутый регламент. По крайней мере, летоисчисление в ней начиналось с двухтысячных, а не с девяностых.
Ничего принципиально нового в порядок проведения ежегодной экспертизы ценности документов Правила-2015 не привнесли. Внимания заслуживает лишь пункт 4.12:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)
4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.
Это положение относится к разговору о том, что независимо от наличия в организации архива и ее принадлежности к числу источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, заниматься своими документами хотя бы в минимальной степени она обязана. Ведь, пожалуй, мало кому удастся составить опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, не составив предварительно номенклатуру дел.
О номенклатуре дел, которую Правила-2015 называют «основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации», они высказываются очень скупо и даже не дают ей сколько-нибудь внятного определения. Из текста документа следует только, что (п. 4.14-4.18):
Больше никакой практической информации о разработке и ведении номенклатуры дел организации в Правилах-2015 не содержится. Следует сказать однозначно: без Основных правил рядовому делопроизводителю, тем более впервые, составить ее не удастся.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, вступили в силу 21.09.2015)
4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела (приложение № 8);
составление внутренней описи документов дела (приложение № 27);
оформление обложки дела (приложение № 28).
Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения № № 17, 18).
Что включает в себя частичное оформление дел и в какой зависимости оно находится от сроков хранения документов, не сообщается.
Если раньше внутренняя опись составлялась лишь «в необходимых случаях» (Основные правила, п. 3.6.3.), то из Правил-2015 это словосочетание убрали. Никаких ссылок на сроки хранения не дает и заголовок формы описи, представленный в приложении 27.
Электронные дела надлежит описывать не все, а только те, что имеют временный (свыше 10 лет) и постоянный срок хранения (формы описей - в приложениях 17 и 18 соответственно).
В сфере исполнения запросов организаций и граждан, поданных в архив, имеется нововведение: архивные справка, выписка и копия по новым правилам могут «выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-коммуникационным сетям». Заверяются такие справки, копии и выписки «электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица».
Традиционно Правила-2015 заканчиваются набором приложений - формами документов, сопровождающих те или иные процессы хранения документов.
В целом следует сказать, что, во-первых, в Правилах-2015 представлено меньше форм, чем в Основных правилах, во-вторых, среди них попадаются по два приложения с одинаковыми наименованиями, что очень неудобно, а в-третьих, расположены они в порядке упоминания в тексте (а не в порядке значимости или логической последовательности, как в Основных правилах). Некоторые приложения изменили наименования, некоторые незначительно изменили форму. Общая рекомендация будет такая: при необходимости составить какой-либо документ по архивному делу, архивариусу следует в первую очередь поискать его форму в Правилах-2015, и только если нужной формы в них не окажется, обратиться к Основным правилам.
Ниже приведем 3 списка. Первый (в виде таблицы) - это приложения из Правил-2015 и соответствующие им формы из Основных правил. Второй - новинки в формах, введенные в 2015 году. Третий - формы из Основных правил, не попавшие в Правила-2015, но и не отмененные (как говорится, пользуйтесь на здоровье).
Таблица
Свернуть Показать
Вновь появились и утверждены Правилами-2015:
Две последние формы призваны заменить сдаточные описи и фактически представляют собой акты приема-передачи документов на хранение в архив организации.
Очевидно, что Правила-2015 рассчитаны на подготовленного читателя. Но во многих случаях, к сожалению, делопроизводством и архивным делом в организации занимаются либо секретари, либо (по необходимости) сотрудники самых разных подразделений: бухгалтеры, кадровики, охрана труда, юристы и т.п. Этим ни в чем не повинным людям будет очень сложно разобраться в том, чего от них требуют в сфере хранения документов.
Правила-2015 дают абсолютный минимум мероприятий, обеспечивающих хранение документов в организации. Информацию о том, как реализовать этот минимум на практике, читателям правил придется искать самостоятельно в методических источниках. Таким образом, Основные правила работы архивов организаций, несмотря на свой необязательный статус, с приходом Правил-2015 будут востребованы в канцеляриях российских организаций еще сильнее, чем до этого.
Делопроизводство и канцелярияС сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015 ».
Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.
Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.
Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.
В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.
Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.
Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:
Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.
Скачать Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (PDF, 4.02 Мб).
В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами - начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.
Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.
ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА
Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?
Требования к зданиям, в которых размещается архив
Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.
Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.
Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух .
При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:
1) архивохранилище;
2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;
3) помещение для использования документов;
4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.
Оснащение архивохранилища
Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон .
Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы , применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция . Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:
обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Высота архивохранилища ( пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.
В архивохранилище запрещается применение огня , нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива
Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.
Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.
Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.
Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.
По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.
Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.
Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.
В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).
В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел , в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.
Архив организации также несет ответственность за розыск документов.
В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.
Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов .
При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).
С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел .
Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА
Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.
Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.
Основу деятельности архивариуса составляют:
организация работы архива;
ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.
Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) - стажировку.
КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.
Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.
Архив предприятия может функционировать на правах:
1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения;
2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.
Основными задачами архивариуса организации являются:
1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2) учет и обеспечение сохранности документов;
3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4) использование хранящихся в архиве документов;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:
1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).
Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника - представителя структурного подразделения.
Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.
Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.
Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.
Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев - для временного пользования другими организациями.
Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.
КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).
Таким образом, архив организации могут проверять:
1) Налоговая инспекция РФ;
2) Пенсионный фонд РФ.
В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.
М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»
В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов – инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым – потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым – потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел. Образец инструкции приводится в статье.
Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002, далее в статье – «Основные правила»).
Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.
Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.
по подготовке и передаче документов в архив
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением (схема, фотография) нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию (например, приказы). Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.
Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание.
В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи (при ее наличии), оговаривается состояние документации в деле. Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело.
Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок (с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела). Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке. Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла.
Реквизиты заголовка:
7.2.1. заголовок дела без сокращений;
7.2.3. крайние даты дела;
7.2.4. количество листов дела.
|
Приложение 1 Общество с ограниченной ответственностью «Альтаир» (ООО «Альтаир») __________________________________________________________________________ (наименование подразделения) СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ дел за ________________ год «___»___________ 201__ г. №____
Дела в количестве ______________________________________ед. хр. на хранение сдал: (цифрами и прописью) «___» ______________ 20___ г. Дела в количестве __________________________________________ед. хр. на хранение (цифрами и прописью) «___» ______________ 20___ г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от «____» _________20_____г. № _____________ «___» ______________ 20___ г. |
|
Приложение 2 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014) УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Альтаир» Н.С. Рыбаков «___» ______________ 20__ г. о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению «___»___________ 201__ г. №____ На основании номенклатуры дел ООО «Альтаир» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившее практическое значение следующие документы ________________________________________ООО «Альтаир»: (наименование структурного подразделения)
Итого: _____________________________________ед. хр. за_____________________годы (цифрами и прописью) «___» ______________ 20___ г. СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК организации от «___» ______________ 20___ г. № ____________ Документы в количестве: _____________________________________________________ (цифрами и прописью) уничтожены путем _________________________________________, о чем составлен акт от «___» ______________ 20___ г. № ____________ (прилагается). «___» ______________ 20___ г. |
|
Приложение 4 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив (утв. Генеральным директором ООО «Альтаир» 26.12.2014) ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела _______________________________________________________________ (наименование дела) ____________________________________________________________________________ (наименование подразделения) за ________________ год
Итого: ___________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ____________________________ документов «___» ______________ 20___ г. «___» ______________ 20___ г. |
«___» ______________ 20___ г.
«___» ______________ 20___ г.
Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды.
Пункт 2.2. инструкции содержит информацию о том, что в архив попадают дела со сроками хранения от пяти лет. Согласно Основным правилам, в архив следует сдавать документы со сроками хранения от 10 лет и более, а дела с меньшими сроками хранения оставлять в структурных подразделениях. Однако в настоящее время отделы коммерческих организаций стремятся сдать в архив как можно больше документов, при этом редко учитывая сроки их хранения.
Если размеры помещения архива позволяют принимать все документы, которые хотели бы сдать структурные подразделения компании, а в архиве работает достаточно людей, которые смогут обработать принятые документы и своевременно организовывать их экспертизу и уничтожение, то никаких проблем нет. Так, в нашем примере установлено, что архив организации принимает дела со сроками хранения от 5 лет.
Пункты 4,4., 5,7. – 5.10. инструкции содержат информацию о хранении и уничтожении электронных документов . В последние годы все чаще возникают вопросы о том, как хранить электронные документы и копии документов в электронном виде.
Отметим, что электронный документ и электронная копия документа – не одно и то же. Электронный документ – «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Самый простой пример электронного документа – журнал регистрации, который ведется в Excel или Access. После завершения он не распечатывается, а так и хранится в электронном виде.
ст. 2, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Не смотря на то, что Основные правила предписывают помещать в дела оригинальные экземпляры документов, в последнее время заметна тенденция дополнительно хранить их электронные копии. Иными словами, законченные делопроизводством документы сканируются для передачи в архив. Полученным в результате сканирования файлам присваиваются индивидуальные сроки хранения, которые значительно превышают сроки хранения их бумажных оригиналов. Как правило, сканированные копии хранятся постоянно. Если говорить о преимуществах хранения электронных копий документов, то они очевидны: внешние электронные носители занимают минимум места и при этом могут содержать терабайты информации.
Организация вправе решить для себя, с каких документов перед передачей в архив будут сняты электронные копии. Разумеется, сканирование документов должно производиться до того, как они будут сшиты в тома. Сканировать документы могут как специалисты самого подразделения, так и сотрудники службы ДОУ.
Носители электронной информации хранятся в конвертах, подписанных по аналогии с бумажными томами. Целесообразно помещать на один электронный носитель документы с одинаковыми сроками хранения.
Внимательный читатель, хорошо знакомый с федеральными нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, заметит некоторые отступления от традиций архивного хранения и форм документов, установленных Основными правилами. Этому есть несколько причин.
Во-первых, большинство негосударственных организаций не являются источниками комплектования государственных архивов, и в плане хранения документов «варятся в собственному соку», соприкасаясь с госархивами, например, только при передаче документов по личному составу при ликвидации организации. Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 2 Инструкции).
Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более. Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения. Все эти поступающие в архив документы нужно принимать и организовывать, и здесь отступления от Основных правил неизбежны.
В заключении статьи, хочется сказать о том, что Основные правила остаются фундаментальным документом для формирования корпоративных традиций в плане хранения информации. И если вы отступаете о них, то делать это нужно с умом. Можно передать в архив организации дела, потому что их негде хранить, но ни в коем случае нельзя изменять сроки хранения документов и вводить тому подобные глобальные коррективы.
Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Каждая компания в процессе функционирования вынуждена подготавливать огромное количество документов. Они имеют отношение к выбранному режиму налогообложения, наемным работникам или сотрудничеству с основными контрагентами. Чтобы каждый сотрудник предприятия смог найти нужную документацию, требуется ее грамотное и структурированное хранение. Многие документы должны находиться в фирме больше 75 лет, так как они содержат информацию о сотрудниках предприятия. Поэтому требуется грамотное архивирование документов в организации. Если компания является крупной, то целесообразно создавать собственный полноценный архив. Но в мелких организациях бумаги хранятся просто в отдельном шкафу.
Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.
Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.
В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.
Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.
Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:
От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.
Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.
Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.
Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.
Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.
Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.
Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.
При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.
