Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Сотрудничество Заказчика и Исполнителя нацелено на получение определенного результата в виде выполненных работ или оказанных услуг. Для приемы этого результата сотрудничества необходим акт выполненных работ или оказанных услуг.
Акт выполненных работ — это двухсторонний бухгалтерский документ, который необходим для подтверждения факта выполнения работ (оказания услуг) Исполнителем и принятия этих работ (услуг) Заказчиком в рамках какого-то договора между ними. Правильно оформленный акт выполненных работ, который подписан обеими сторонами и заверен печатями организаций, доказывает то, что все работы (или услуги) выполнены в необходимом объеме и Заказчик не имеет претензий к качеству этих работ (услуг).
Акт выполненных работ составляется Исполнителем в 2-х экземплярах, по одному для каждой из Сторон договора. В нем отражаются все виды выполненных работ (оказанных услуг) со сроками и их общей стоимостью.
В соответствии с определениями в Налоговом Кодексе, работа отличается от услуги тем, что имеет некое материальное выражение, которое может быть реализовано для удовлетворения физических лиц или потребностей организации. Иными словами, Исполнителю работ есть показать и представить, а Заказчику этих работ есть что принять. В результате выполнения работ составляется Акт приёма-сдачи работ или Акт выполнения работ. В случае с оказанием услуг результат нематериален т.к. услуга потребляется в процессе ее оказания, соответственно, Исполнителю нечего показать и представить Заказчику и в таком случае составляется Акт оказания услуг, который подтверждает то, что услуга фактически была оказана. Довольно часто различия между услугами и работами вызывают много споров и оказываются очень условными.
На данный момент нет утвержденной унифицированной формы бланка акта выполненных работ или указанных услуг. Существует два вида официальных форм, которые, максимально приближены к акту выполненных работ и оказанных услуг:
Ввиду того, что все организации могут самостоятельно разрабатывать и использовать форму документа о выполненных работах или оказанных услугах данные формы не нашли массового применения. Скажу честно, я знаю про их существование, но никогда не использовал в работе.
Типовой акт выполненных работ или оказанных услуг должен содержать следующую информацию:
Форму акта выполненных работ можно сказать по этой ссылке –
Если вы хотите узнать, как правильно составляются акты, а также увидеть образец заполнения этого документа, то эта статья специально для вас! Необходимость фиксации тех или иных фактов или событий для того, чтобы установить реальное положение дел, может возникнуть в абсолютно любой организации, независимо от сферы ее деятельности. Именно такие цели и преследуются при составлении актов.
Разнообразие актов, которые используются на практике, очень велико. Это могут быть акты приемки-сдачи документов или работ, акты обследования объектов, приема-передачи ценности, акты инвентаризации и многие другие. Форма некоторых актов устанавливается нормативными документами, для других имеются строгие требования, которые следует соблюдать при оформлении. Но часть актов можно составить и в произвольной форме.
Поэтому при необходимости составить тот или иной акт желательно иметь под рукой его образец. Однако, независимо от того, какой вид акта вам требуется, необходимо знать единые правила оформления таких документов. Эти правила следует соблюдать при составлении всех видов актов, если вы хотите получить грамотно оформленный документ.
Составлен в 3 экземплярах:
1 экземпляр - в ЗАО «Колесница»
2 экземпляр - в ООО «Профиль»
3 экземпляр - в дело № 05/13
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Производственное решение»
Е.С. Поликарпов
На этом мы завершим все теоретические аспекты данного вопроса. И предлагаем вашему вниманию пример, которым можно будет руководствоваться при оформлении любого акта, за исключением тех, которые имеют унифицированную форму.
проведения проверки …
Основание: приказ ООО «Громада» от 02.11.2014 № 189 «О проведении проверки …».
Составлен комиссией:
С 03.11.2014 по 09.11.2014 комиссия провела проверку состояния ….
Теперь у вас есть все необходимое для составления необходимого акта. На нашем сайте вы также сможете найти и другие полезные примеры актов.
Фиксация проведения проверочного мероприятия означает составление и утверждение такого документа, как акт проверки. Причем если проверка проводится органом государственной власти (МВД, Роспотребнадзор и т.п.), акт имеет строго утвержденную форму и порядок заполнения. Нарушения в процедуре проведения проверочного мероприятия могут привести к отмене санкций посредством подачи .
В той статье мы расскажем о том, как самостоятельно оформить акт проверки в целях внутреннего контроля. Например, в отношении обособленного подразделения, работы отдела и т.п. Здесь же можно узнать о нюансах документа и узнать, где найти порядок проведения проверочных мероприятий.
Общество с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры»
ИНН 495396164 ОГРН 64125414645,
юр. адрес: 628424, Россия, г. Сургут, пер. Магистральный, 18, оф. 16
Время составления акта: 12 час. 30 мин. (местное время)
Время начала проверки: 11 час. 15 мин. (местное время)
Время окончания проверки: 12 час. 25 мин. (местное время)
Председатель комиссии: заместитель Генерального директора Общества с ограниченной ответственностью «Звезда Авроры» (далее – Общество) Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии: начальник отдела кадров Общества Усманова Вероника Аркадьевна, специалист финансового отдела Общества Дьякова Ольга Валерьевна,
на основании приказа Генерального директора Общества от 10.04.2017 г. № 168
проведена проверка работы обособленного подразделения Общества по адресу: Россия, г. Сургут, ул. Привокзальная, 49 (ТЦ «Магистраль»).
Присутствовали: руководитель обособленного подразделения Зиновьев Константин Сергеевич, продавец Криворученко Валентина Васильевна.
На момент проведения проверки установлено:
По итогам проверки комиссией сделан вывод о надлежащем состоянии работы в обособленном подразделении Общества и готовности к плановой проверке Управления Роспотребнадзора по ХМАО-Югре.
Акт составлен в 2 экз., 1-й экз. направлен Генеральному директору, 2-й экз. вручен руководителю обособленного подразделения.
Председатель комиссии Параманов Александр Дмитриевич
Члены комиссии:
Усманова Вероника Аркадьевна
Дьякова Ольга Валерьевна
Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению размещены на нашем сайте.
Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец , и др.
Учтите также, что акт инвентаризации и акт списания материальных ценностей имеют строго регламентированную законодательством РФ форму (информация о составлении таких документов также есть на сайте). Во всех остальных случаях, когда требуется фиксация факта проведения проверки того или иного обстоятельства, документирование результатов и выводов комиссии, составляйте акт проверки.
Акт – документ, который составляется комиссией. Она может быть утверждена приказом руководителя, может быть образована на месте. Основанием проверки чаще всего служит распорядительный акт руководителя, который и указывается в основании.
Издается документ на официальном бланке организации, содержит наименование (акт проверки), дату, место и время составления. Целесообразно указать дату начала и окончания проверочного мероприятия.
Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.
Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.
Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.
Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:
Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.
В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.
Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.
Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:
Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).
Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:
Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.
Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.
Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.
Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.
Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.
За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.
Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.
По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.
Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.