Организация хранения бумажных документов никогда не была моим коньком, так как возня с разного рода и степени важности бумажками нагоняет на меня тоску. Однако с каждым годом, кажется, их количество удваивается и никуда от них не денешься, так что я решила, не откладывая в долгий ящик, раз и навсегда навести в них такой порядок, чтобы в дальнейшем тратить на его поддержание минимум сил и времени. А главное - точно знать, где и что лежит, чтобы не приходилось второпях искать какой-нибудь важный документ, холодея от мысли «а вдруг потерялся». Главными критериями в выборе оптимальной системы хранения для меня, наверно, как для многих, были надежность хранения и быстрота поиска необходимого.
Раньше, еще только планируя грандиозное наведение порядка, я очень хотела приобрести очень популярные нынче коробки для хранения сразу всех-всех документов. Они и выглядят эстетично и позволяют хранить в них сразу все имеющиеся документы.
Однако приступив к делу и взвесив все за и против, я поняла,что для меня это не самый лучший вариант. Во-первых, эти системы хранения довольно
внушительных размеров (во всяком случае те, что устраивали меня своей вместимостью), и убрать их с глаз долой в моей небольшой квартире некуда, а выставлять на всеобщее обозрение короб с документами - совсем не лучший вариант. Часть документов хранится у меня в выдвижных ящиках письменного стола, куда не влезет ни один короб.
Во-вторых, все документы у меня различаются по степени важности. Есть те, которые я со спокойной совестью храню в выдвижных ящиках письменного стола. А есть очень важные документы, утрата которых будет чревата сложностями. Они все хранятся в более надежном месте, о котором в курсе только самые близкие люди. В случае каких-либо форс-мажорных обстоятельств мои домочадцы знают, какую папочку с документами надо хватать, прежде чем покинуть квартиру. Такие документы совсем не обязательно хранить рядом, скажем, с квитанциями об оплате коммунальных платежей, если у вас ограниченное пространство для хранения.
Так как документов у нас в семье накопилось очень много, то я разбила их на категории и для каждой сделала свой органайзер.
Я положила каждый документ и его ксерокопию (на всякий случай) в отдельный файлик и вложила его в папку на кольцах.
Разные «неформатные» документы (вроде паспортов, дипломов, пластиковых карточек) удобнее хранить в пластиковых кармашках на кнопках или с застежкой ziplock. Для этого у их основания необходимо проделать отверстия с помощью дырокола и вложить их в папку на кольцах.
При необходимости и для удобства поиска документов в каждую папку можно добавить разноцветные разделители, которые также продаются во многих канцелярских магазинах. Я же для этой цели использовала обычный цветной картон А4, позаимствованный у сына.
Впоследствии чтобы не только вы, но и все члены семьи, могли легко найти нужные документы - сделайте маркировку на них. Это экономит время на поиск нужного документа, не нужно вчитываться и доставать их из файла или кармашка.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ: позаботьтесь о копиях наиболее важных для вас документов, которые вы будете хранить вне дома, на случай всяких непредвиденных ситуаций. Можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайших родственников. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google drive, Dropbox, iCloud, Evernote, Яндекс disc, Облако@mail.ru. Я сделала фото документов и отправила их в свое хранилище. Теперь у меня есть к ним доступ в любое время и в любой точке мира, где есть интернет.
Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать. А так вы их фотографируете и отправляете в хранилище, присваивая каждому файлу понятное имя, по которому его можно быстро найти.
Отдельно расскажу о хранении квитанций об оплате коммунальных и жилищных услуг. По моим скромным подсчетам, мы ежемесячно получаем от 5 до 7 таких бумажек, которые необходимо хранить минимум 3 года. Для хранения всего этого богатства я выбрала папку-портфель с 12 пластиковыми кармашками. В каждый кармашек прекрасно вмещает все квитанции за один год. Одинаковые по назначению платежа квитанции я скрепляю одной скрепкой, чтобы избежать путаницы среди множества бумаг в одном кармашке. Каждый кармашек у меня подписан, чтобы знать где за какой период хранятся квитанции.
Заведите специальное место
Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: ящике, папке, коробке. Причем в максимально труднодоступном для маленьких членов семьи. А вот остальным домочадцам это место нужно знать «в лицо». Избегайте соседства коробки с излишней влагой, ограничьте воздействие яркого света на чеки и документы и регулярно очищайте папки от пыли - это поможет дольше сохранить документы в хорошем состоянии.
Чтобы не рыться в кипе листов, теряя время и нервные клетки, разбейте документы на категории, например:
Само собой, важнейшей категорией будут документы первой необходимости - паспорта, загранпаспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и прочие.
Совет от сайт
На всякий случай сделайте копии всех главных документов на каждого члена семьи и храните их в отдельной папке.
Папки и коробки для хранения выбирайте прочные, удобные и плотно закрывающиеся. Маленькая хитрость: помимо прочих категорий, заведите еще и «временный» лоток для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались буквально вчера, а времени убрать их на место еще не было.
Только не ленитесь регулярно разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.
Сортируйте по принадлежности
Коробки (папки) для документов из каждой категории можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого каждому члену семьи присвойте цвет и пометьте им соответствующую подборку – стикером, маркером, листом цветной бумаги и пр. Так домашние, которые ориентируются в квартире чуть хуже вас (то есть все), будут меньше путаться и реже находить поводы беспокоить вас криками вроде: «Где мой сертификат об окончании первого уровня курсов португальского языка за 1998 год?!»
Храните оригиналы отдельно от копий
И дело не только в том, что так вы быстрее найдете как одно, так и другое, но и в безопасности. Мало у кого в квартире имеется несгораемый сейф для хранения особо важных бумаг, тем более ценна для нас возможность в экстренном случае молниеносно схватить одну единственную папку, где находятся все необходимые вашей семье оригиналы документов, и унести ее с собой в светлое будущее.
Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами
Найти крошечную карточку СНИЛС среди тонны такой памятной макулатуры как утвержденное меню на вашу свадьбу, неиспользованный рецепт на молочную кухню двухлетней давности, распечатка расходов по кредитке за 2005 год и невероятно смешная переписка времен студенчества на 30 листах - задача не из легких. Упростить ее можно, разделив по разным папкам действительно важные документы и бумажное барахло, которое выбросить не поднимается рука.
Используйте цветные стикеры
Наиболее важные бумаги можно маркировать цветными стикерами с дополнительным пояснением. Разноцветные бумажки также подойдут в качестве разделителей между категориями или папками членов семьи.
А еще на них можно оставлять милые послания для близких, правда, это к правилам хранения документов имеет весьма посредственное отношение.
Закрывайте на ключ
Конечно, ничего особо страшного не случится, если в вашем загранпаспорте вдруг появятся нарисованные черным маркером усы, а цифры на страховом полисе будут залеплены пластилином. Но и приятного в процессе восстановления документов, согласитесь, мало. Да и юного художника нагоняй, скорее всего, не обрадует. Так что шкатулку, в которой хранится важнейшая категория документов, рекомендуем закрывать на замок. На крайний случай подойдет шпингалет на дверце шкафа или специальный стоппер на ящике. А ребенка попробуйте отдать в художественную студию, кто знает, может, у него и правда – талант!
Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.
Эксперты утверждают, что при правильном хранении документы смогут не только выручить вас в случае судебного разбирательства, но и буквально спасти вашу жизнь. О том, где, сколько и для каких целей хранить важную документацию и семейные архивы.
Ежедневно мы сталкиваемся с большим количеством документов: чеками, медицинскими справками и картами, выписками, доверенностями и прочей бюрократической макулатурой, которую и выкинуть нельзя, и разобрать некогда. Как правильно хранить документы? Существует один простой совет: будьте последовательными. Не пытайтесь сразу упорядочить все бумаги. Разделите этот процесс на несколько этапов и разбирайте документы по мере их появления.
Цифры из разных платежек рекомендуется сразу записывать в журнал учета для ведения семейной бухгалтерии (до 10 минут в день). Следуйте этому совету и в конце месяца вам не нужно будет складывать длинные столбики цифр, копаясь в куче чеков. Это поможет избежать накопления ненужного мусора.
Купите в магазине канцтоваров папки и скоросшиватели. В них удобно раскладывать документацию, разбитую на разные категории. Не сваливайте все в одну папку. Забудьте про коробки, так как, глядя на коробку, у вас останется соблазн свалить в них все документы без разбора.
Старайтесь держать все бумаги в одном месте, чтобы они не потерялись и были всегда под рукой. К примеру, можно завести отдельный ящик, который закрывается на ключ. Хорошо, если поблизости будут лежать карандаш, ручка, ластик, скотч, дырокол, конверты, скрепки, степлер и калькулятор.
Все документы, относящиеся к жилищным вопросам, положите в непромокаемую пластиковую папку. С особым вниманием отнеситесь к актам купли-продажи, подтверждающим право собственности на квартиру или дом. К ним также относится договор аренды, в том случае если вы снимаете помещение. В эту же папку можно положить справки о приватизации жилья и домовую книгу.
Общее правило: чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев . Если гарантия на некоторые вещи больше одного год, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне. Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя.
В обязательном порядке сохраняйте договоры подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение 5 лет . По истечении этого срока от них можно избавиться.
Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет . Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.
Сделайте ксерокопии загранпаспорта, внутреннего паспорта, техпаспорта на автомобиль, водительских прав и свидетельств о рождении. Они вам пригодятся в случае кражи или утери оригиналов. По закону оригинал техпаспорта нужно иметь при себе во время вождения автомобиля и предъявлять по требованию дорожного инспектора. Совет: не оставляйте права и технический паспорт в машине в свое отсутствие. В случае угона или уничтожения автомобиля, это отодвинет сроки выплаты страховки.
Большинство людей хранят важные документы, ценности и семейные архивы дома. Кто-то для этих целей держит сейф, но многие просто складывают бумаги в одно место, забывая о том, что ни железная дверь, ни сигнализация не смогут гарантировать сохранность ценных бумаг в случае кражи, пожара, затопления и пр. На восстановление бумаг может уйти уйма времени, а некоторые семейные архивы реставрации вообще не подлежат.
Самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности, - это банковская ячейка или депозитарий. Эту услугу, которую предоставляют многие банки. Если вас устраивают условия аренды ячейки, а сам банк находится неподалеку, не раздумывайте. Банковская ячейка – удобный и, главное, безопасный способ позаботиться о документах, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии.
Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: папке, ящике, коробке, сейфе. Вся семья должна иметь доступ к ним, кроме маленьких детей. Поэтому хорошо, если бумаги хранятся в закрывающемся на ключ ящике. Следите, чтобы не было контакта с влагой или ярким светом, чтобы сохранить их в хорошем состоянии.
Купите в магазине канцтоваров папки, скоросшиватели или пластиковые конверты. В них удобно раскладывать документы по категориям, например:
главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)
образование (дипломы, сертификаты, грамоты)
здоровье (медицинские карты, полисы, справки)
автомобиль (страховка, сервисные книжки, чеки из автомастерских)
работа (трудовая книжка, резюме, договоры с работодателями)
недвижимость (документы на квартиру, платежки, договор об аренде)
бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).
Можно завести временный лоток или папку для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались на днях, но не успели убрать их на место. Только не ленитесь, как только появится время, разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.
.jpg)
Каждую категорию документов можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого бумаги каждого члена семьи положите в отдельный конверт с именем или отметьте соответствующую подборку стикером, маркером или листом цветной бумаги. Это необходимо для того, чтобы ваши домашние могли и без вашей помощи найти нужные документы.
Сделайте ксерокопии паспортов, свидетельств о рождении, удостоверений личности, техпаспортов на автомобили, водительских прав. Они вам пригодятся в случае утери или кражи оригиналов. При этом копии храните отдельно от основных документов.
Чеки и квитанции более-менее крупных покупок храните в течение года. Если гарантия на некоторые товары превышает 12 месяцев, сохраняйте чеки соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.
Храните договоры подключения всех коммунальных служб: газ, электричество, вода, телефон, интернет, кабельное телевидение и т.д. Квитанции по коммунальным платежам нельзя выбрасывать в течение пяти лет.
Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами
Многие хранят на память билеты на концерт, меню на собственную свадьбу, пригласительные, письма, распечатки расходов по кредитке за прошлый год. Но среди этого бумажного барахла бывает сложно найти действительно важный документ. Поэтому возьмите за правило – ненужные бумаги, которые рука не поднимается выбросить, хранить отдельно.
Инструкция
Наиболее оптимальным местом хранения документов, отвечающим всем правилам, является, безусловно сейф. Однако если вы не готовы тратить время и деньги на его покупку и монтаж, можно хранить документы, например, в банковской ячейке. С другой стороны, даже в или собственном доме можно найти место, где бы документы находились в полной безопасности. Это может быть шкаф, сервант, антресоли, книжная полка. Для большей надежности полку можно заказать с двойным дном. Словом здесь все зависит только от ваших фантазии и возможностей.
Можно также разделить документы на несколько частей и убрать их в разные тайники. С одной стороны это удобно, так как все они будут находится в надежных местах и даже в случае кражи, есть вероятность, что большая часть останется на месте.
Но не стоит забывать и о втором пункте – легко доступность. Это важно на любой чрезвычайной ситуации, которая заставит всех членов семьи быстро покидать свое жилище. И здесь важно не потерять драгоценное время и быстро забрать все документы.
Кстати о раздельном хранении документов. Безусловно, если их структурировать, времени на поиск нужной бумаги будет уходить меньше. Но их классифицировать? Наверное, самым выигрышным решением здесь будет разделить бумаги на 4 «рубрики» - «дом», «семья», «работа», «финансы». Для каждого типа можно отдельную папку. Кроме того, документы можно разделить по каждому члену семьи, либо по размеру самих документов, - здесь все зависит от вашей фантазии.
Именно фантазия станет определяющим фактором при решении вопроса о том, в чем хранить документы. Это могут быть различные папки или отделения портфеля. При этом папки лучше разных и обязательно подписать, чтобы не запутаться. Сюда же лучше складывать и дубликаты документов, так как в любой чрезвычайной ситуации все необходимые бумаги будут у вас под рукой.
Видео по теме
Источники:
Банковские документы хранятся по видам в отдельных папках и чаще всего в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, отвечающий за формирование документации. Уничтожением документов с истекшим сроком хранения занимается специальная комиссия.
Хранение банковских документов осуществляют как сами банки, так и организации-держатели счетов. Порядок хранения в одном учреждении может несколько отличаться от порядка хранения в другом.
Документы из банка, находящиеся в организации, подтверждают проведение денежных операций и отражаются в бухгалтерском учете. Местом их хранения является бухгалтерия, работники которой могут разделить все бумаги по видам в отдельных папках в разрезе по счетам и банкам. Если у предприятия имеется несколько расчетных счетов, то для каждого заводят отдельную папку, если валютный – то на обложке и корешке указывается валюта счета. Для учета выписок по каждому счету используется хронологический порядок. Каждая выписка имеет подшивку, состоящую из платежных документов и обоснований для платежа на каждый операционный день.
Для оплаченных счетов заводится отдельная папка. Документы валютного контроля хранятся в отдельных папках, где можно найти всю информацию по работе с валютными счетами. Речь идет о паспортах сделок, справках-подтверждения выполненных работ или услуг, справках о валютных операциях и других. Если объемы документации небольшие, будет достаточно реестров с указанием номера документа, суммы и его даты.
В данных институтах хранятся документы, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность банка и расчетно-платежные документы клиентов. Ответственность за них лежит на руководителе и главном бухгалтере. Хранению подлежат документы как бумажной, так и электронной формы. Бумажные находятся в специальном хранилище, для доступа в которое нужно получить специальное разрешение. На разрешении должна стоять подпись главного бухгалтера или его заместителя.
Подшивка мемориальной документации осуществляется ежедневно, для этого заводится отдельная папка, в которой документы хранятся так же в хронологическом порядке. Подборкой занимается сотрудник, который отвечает за правильное формирование финансовой документации. Другие папки состоят из кассовых финансовых бумаг и бумаг, отражающих информацию по вкладам клиентов. В отдельные папки подшиваются документы, содержащие информацию об операциях с драгоценными металлами.
Необходимость размещать отдельные виды документов в различные папки вызвана тем, что у каждой бумаги свой срок хранения. Это касается и хранения документов в электронном виде. Для уничтожения документов с истекшим сроком хранения собирается специальная комиссия, члены которой просматривают каждую бумагу, а после заполняют специальный акт, который подтверждает, что уничтожению были подвергнуты документы с истекшим сроком хранения.
