Делопроизводственные процессы любого учреждения создают огромный массив документов. Многие из них предназначены для разового использования и не отличаются большой ценностью. Чтобы систематизировать работу и определить, какие документы и как долго стоит хранить, архивные организации разрабатывают типовые перечни, определяющие сроки хранения служебной документации.
Перечень типовых документов по сути является систематизированным списком служебных бумаг предприятий и учреждений, который содержит нормативные инструкции о сроках их хранения. Такие списки лежат в основе Архивного фонда государства, т.к. с их помощью можно систематизировать огромный массив документации.
Перечень типовых документов с указанием сроков хранения выполняет следующие функции:
В зависимости от значимости информации сроки могут варьироваться:
Кроме того, существуют служебные акты, которые необходимо хранить постоянно или же не хранить совсем.
Постоянные изменения в сфере делопроизводства приводят к тому, что утвержденные типовые перечни приходится время от времени пересматривать. Это обусловлено происходящими политическими и экономическими переменами.
В настоящее время существует 2 вида перечней:
Подобные списки могут быть типовыми, т.е. подходить для всех организаций, или ведомственными. Первые издает Федеральная архивная служба. Они служат обязательными нормативными актами для всех учреждений, действующих на территории Российской Федерации. Вторые - разрабатываются федеральными ведомствами для применения в отдельных сферах деятельности. После разработки и утверждения на уровне ведомства они согласовываются с Федеральной архивной службой.
Среди нормативных актов, регламентирующих продолжительность хранения, можно выделить акты, применяемые коммерческими и некоммерческими организациями, банками, МЧС и МВД, федеральными судами и прокуратурой, предприятиями научно-технической и производственной отрасли.
Наиболее востребованным является «Перечень типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Его последняя редакция (от 1 февраля 2016 года) утверждена Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 и зарегистрирована в Минюсте России под номером N 18380 08.09.2010.
Перечень типовых управленческих документов - важный нормативный акт, который обязателен для применения всеми административными органами и учреждениями РФ. Он обладает официальным статусом и должен использоваться во всех организациях вне зависимости от их формы собственности и статуса.
Для государственных структур и местных административные органов наиболее значимыми являются разделы, устанавливающие постоянный срок хранения для некоторых бумаг, передаваемых в государственные и муниципальные архивы. Их виды и категории четко определены, и это делает незаконным их уничтожение.
Коммерческие компании, напротив, не передают дела в городские и муниципальные архивы. Для них сфера влияния нормативного акта распространяется на некоторую наиболее значимую документацию, образовавшуюся в ходе коммерческой деятельности. Соблюдать срок и порядок их хранения входит в обязанности таких компаний.
Перечень не просто регламентирует продолжительность нахождения дела в архиве, но и определяет ответственность за обеспечение сохранности. Он может уточнять порядок ведения архива: например, для некоторых бумаг постоянного хранения определено, что организация может передать их в архив только после 10 лет пребывания в компании. До этого момента фирма обязана самостоятельно предоставлять их регулирующим и контролирующим органам по запросу.
Существуют официальные бумаги, которые должны храниться постоянно, до момента ликвидации учреждения. К ним относятся уставная и определяющая форму собственности документация, локальные нормативные акты, а также договоры аренды.
Все группы документации в разделах и подразделах расположены в логической последовательности в соответствии со значимостью вопросов. Статьи имеют сквозную нумерацию. Список имеет четыре графы: номера статей, обобщенное наименование вида документации, продолжительность хранения, примечания.
Перечень типовых управленческих архивных документов является нормативной базой для формирования номенклатуры дел предприятия.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, включенных в делопроизводственные процессы учреждения и имеющих установленную форму. В ней указывают сроки их хранения и закрепляют правила индексации. Для разработки номенклатуры также используются:
«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива N 68 от 27.11.2000).
Названия категорий документации и обобщенные наименования служебных бумаг должны соответствовать Перечню. Сроки хранения документов, указанные в нем, также должны соблюдаться. Если номенклатура дел согласована экспертно-проверочной комиссией, а некоторые ее положения соответствуют утвержденному списку типовой документации, необходимость ее пересмотра и повторного согласования определяется представителем государственного или муниципального архива.
В соответствие с Перечнем необходимо привести и итоговую запись о количестве и категориях заведенных за год дел, а также описи документации, предназначенной для уничтожения. Если в действующую номенклатуру необходимо внести изменения, сделать это можно, указав в графе «Примечания» актуальный срок со ссылкой на соответствующую статью Перечня.
Прошло 10 лет с момента принятия Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; далее – Перечень 2000). За это время произошли существенные изменения в развитии нашего общества: совершенствовалась структура, задачи, функции и направления деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления. Менялись и взаимоотношения между государственными органами, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности, что нашло свое отражение в принятии соответствующих законодательных и иных нормативных и правовых актов Российской Федерации. Эти процессы повлекли за собой создание новых видов документов, которые отсутствовали в Перечне 2000. Назрела необходимость в разработке нового типового перечня, который удовлетворил бы потребности собственников документов в определении сроков их хранения.
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) (далее – Перечень 2010).
Перечень 2010 прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти и органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации (после чего был доработан с учетом их замечаний), а также экспертизу в Минюсте России.
Практически все формулировки статей и сроки хранения документов Перечня 2010 соответствуют нормам, содержащимся в нормативных правовых актах Российской Федерации, определяющих функции государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и состав документов, образующихся в процессе их деятельности.
Перечень 2010 – нормативный акт, исполнение требований которого в части состава документов и определения сроков их хранения обязательно для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности.
Перечень построен по функциональному принципу и состоит из разделов, отражающих основные направления деятельности организации: организационно-распорядительная и правовая деятельность; планирование; финансирование, учет и отчетность; кадровое обеспечение; трудовые отношения; материально-техническое обеспечение; административно-хозяйственные вопросы; социально-бытовые вопросы и др.
Документы в разделах и подразделах Перечня 2010 расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.
Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее – документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее – организаций) независимо от формы собственности при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, с указанием сроков хранения.
Структура Перечня 2010
Структура Перечня 2010 и названия его разделов по сравнению с Перечнем 2000 практически не изменились.
Перечень 2010 состоит из 12 разделов:
Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов.
Разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.
Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.
Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.
Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.
Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.
Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.
Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.
Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в т.ч. социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.
Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
Перечень 2010 имеет 4 графы.
В графе № 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне 2010 присвоена единая сквозная нумерация.
В графе № 2 приведены виды документов. Перечень 2010 не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе № 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе № 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
Что нового?
Состав документов, включенных в Перечень 2010, значительно расширился по сравнению с Перечнем 2000. Это касается, прежде всего, разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материально-техническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам.
Особое внимание составителями Перечня 2010 было уделено документам, содержащим сведения социального характера: об охране труда, травматизме, работе с вредными условиями труда и т.п.
В ряде случаев изменились и сроки хранения документов в соответствии с принятием новых нормативных правовых актов и расширением законодательной базы Российской Федерации.
В раздел 1 «Организация системы управления» в подраздел «Руководство» включены новые виды документов, среди которых:
● государственные реестры муниципальных образований (ст. 9);
● свидетельства о включении муниципальных образований в государственный реестр (ст. 10);
● регистрационные дела муниципальных образований (ст. 11);
● соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований (ст. 13);
● документы о создании особых экономических зон (ст. 14–17) и др.
Более детализировано содержание приказов и распоряжений руководителя организации по личному составу (ст. 19б Перечня 2010), имеющих срок хранения 75 лет. К ним относятся приказы:
● о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;
● аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);
● изменении фамилии;
● поощрениях, награждениях;
● оплате труда, премировании, различных выплатах;
● всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
● отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
● дежурствах по профилю основной деятельности;
● длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
● командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
При этом в примечании к ст. 19б Перечня 2010 сказано, что приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках имеют срок хранения 5 лет.
Обратите внимание: приказы о взысканиях, в которых содержатся сведения о депремировании работников (т.е. связанные с оплатой труда), имеют срок хранения 75 лет.
Значительно расширился подраздел «Организационные основы управления» раздела 1. В него вошли такие новые виды документов, как:
● единые государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (ст. 36);
● документы о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 38);
● государственные реестры и документы по их ведению (ст. 41, 42);
● документы о ликвидации организаций (ст. 49);
● договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51);
● списки учредителей (участников) негосударственных организаций (ст. 53);
● административные регламенты государственных органов, органов местного самоуправления (ст. 54);
● документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации (ст. 62);
● договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации (ст. 78);
● договоры о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности и др.
Особую группу в данном подразделе представляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации.
Если в Перечне 2000 документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96–103). Так, в ст. 96 вошли следующие документы: заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок.
Срок хранения этих документов – 5 лет после прекращения срока действия лицензии. При этом протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).
Шесть статей Перечня 2010 посвящены вопросам аттестации и аккредитации деятельности организации, восемь – сертификации, документы которых имеют различные сроки хранения. (В Перечне 2000 все виды документов по аттестации, аккредитации и сертификации были указаны в одной статье и имели один срок хранения «постоянно».) Например, в ст. 110 вошли документы по сертификации: декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы расследований, испытаний, экспертные заключения, решения. Срок хранения этих документов – 10 лет. Однако в примечании имеется сноска о том, что срок хранения этих документов у заявителя – 3 года после истечения срока действия сертификата. Организация, выдавшая данный сертификат, должна хранить эти документы 10 лет. И опять же, в примечании имеется сноска, что протоколы, решения, подтверждающие выдачу сертификата, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).
Большую группу в данном подразделе Перечня 2010 представляют документы, связанные с правом владения имуществом, земельными вопросами, организацией деятельности акционерных обществ.
Важные примечания
Несколько слов о применении постоянного срока хранения документов, указанных в перечне, для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
Срок хранения документов «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.
Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2010 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т.п., должна храниться в организации до ее ликвидации, поскольку эти документы могут явиться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и др. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации.
Отметка <**> рядом со сроком хранения «постоянно» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения по перечню, могут поступать на государственное или муниципальное хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением как на возмездной, так и безвозмездной основе.
Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (как правило, не менее 1 года).
Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов. В ряде случаев уточняется место хранения документов, имеющих длительный (постоянный) срок хранения (например, ст. 2, 18, 19, 22, 27, 28), условия, при которых исчисляется срок хранения документов (например, ст. 27б, 28б).
Для удобства пользования к Перечню 2010 составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня.
Обратите внимание
Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2009 г., исчисляется с 1 января 2010 г.
Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).
Снижение сроков хранения документов, установленных перечнем, запрещается.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.
Нужно ли заново составлять номенклатуры дел в связи с введением в действие нового перечня?
Ответ однозначен: нужно. Ведь изменились не только номера статей перечня, на которые даются ссылки в соответствующей графе номенклатуры дел, но и сроки хранения документов.
Перечень 2010 является основным документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве, составления номенклатуры дел и подготовки дел для дальнейшего архивного хранения.
Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
"Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 22, ст. 2583; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 25, ст. 3063), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
|
Врио Министра |
А.Е. Бусыгин |
Регистрационный N 18380
Утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Перечень состоит из 12 разделов (по видам документов). Так, в первый вошли распорядительно-организационные, второй-четвертый - отражающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, восьмой - о работе с кадрами и т. д.
Приказ вступает в силу по истечении 10 дней после его официального опубликования.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
Регистрационный N 18380
Настоящий приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования
Согласно Решению Высшего Арбитражного Суда РФ от 6 сентября 2011 г. N 7889/11 настоящий приказ, подлежавший опубликованию в полном объеме, при первоначальном опубликовании в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня) не прошел процедуру обязательного официального опубликования, поэтому не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания, т.к. опубликование вводной части приказа не может рассматриваться как его публикация, поскольку нормативные положения содержатся в прилагаемом Перечне , без которого опубликованные положения приказа не могут быть применены
Текст приказа опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 20 сентября 2010 г. N 38 (без Перечня), в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 19 сентября 2011 г. N 38
Решением Верховного Суда РФ от 4 февраля 2015 г. N АКПИ14-1405, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиции 900 и Перечня, утвержденного настоящим приказом, признаны не действующими со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающие пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных. Названное решение вступило в законную силу 9 апреля 2015 г. (Информация опубликована в "Российской газете" от 19 мая 2015 г. N 105)
Перечень документов со сроками хранения - это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Перечни документов со сроками хранения помогают:
Систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;
Выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению; -применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения;
Определять конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов;
Соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (если это дело – не досье);
Обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;
Обеспечивать сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации и в конечном итоге -качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации.
Нормативный характер перечней означает, что срок хранения соответствующих перечню документов, является определяющим при отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. А решение об увеличении сроков хранения, которое обуславливается особенностями деятельности организации, принимается организацией самостоятельно. Это решение имеет право принять экспертная комиссия организации, оно закрепляется протоколом её заседания и утверждается первым руководителем.
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.
Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
подсчет количества документов в архиве;
регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.
Централизованный государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.
Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
централизации учета - регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;
унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.
Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
единица хранения;
отдельный обособленный документ.
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
