В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Таким образом, значение документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.
Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
экспертизу научной и практической ценности документов;
оформление дел;
обеспечение сохранности документов;
передачу дел в архив организации.
Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;
при переработке описей дел;
при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.
Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения для различных категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.
Второй этап экспертизы ценности документов осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними. При передаче дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль качества экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу. Дела временного до 10 лет хранения, сроки хранения которых истекли, на основании акта выделяются затем к уничтожению.
Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки для передачи на государственное хранение. Проводится работниками ведомственного архива, членами ЭК учреждения и работниками государственного архива.
Архивы организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций.
Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение или структурное подразделение государственной организации, которое хранит документы на протяжении определенного срока.
Архив негосударственной организации -- это негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, которое осуществляет прием и постоянное хранение документов своей организации.
Но независимо от того, является ли архив ведомственным или принадлежит негосударственной организации, все они без исключения подчиняются требованиям законодательства по архивам и делопроизводству нашей страны.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.
Принцип историзма - требует подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т.е. с учетом особенностей времени и места создания документа.
Принцип всесторонности и комплексности изучения документов - документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие.
Подвергая документы экспертизе, в организации руководствуются определенными критериями для установления их ценности. Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:
роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;
время и место образования документов;
юридическая достоверность документов (наличие подписей, дат,печатей, резолюций и помет);
особенности материальной основы документов и их физическогосостояния;
подлинность, копийность документов.
Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Но такие критерии экспертизы, как значимость содержания документов и значение организации в системе управления, применимы к любой документации и являются главными при определении ценности документов
Во время деятельности предприятия накапливаются различные документы. Большой объем последних может вызвать их потерю или повреждение. Выявить важнейшие документы поможет экспертиза ценности документов. Выясним подробнее, когда именно она необходима, как и кто определяет ценность документов .
Каждое юрлицо обязано проводить экспертизу ценности документов. Благодаря ей предприятие систематизирует и улучшает делопроизводство, а следовательно, в целом оптимизирует свою деятельность.
Согласно Закону о Национальном архивном фонде (далее – НАФ ) (абз. 5 ст. 1) экспертизой ценности документов считают всестороннее изучение документов с целью внесения их в НАФ или изъятия из него, проведения денежной оценки документов НАФ, отнесение их к уникальным и установки сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ.
Поэтому определяют ценность документов двух групп: внесенных в НАФ и претендентов на это. Однако большинство юрлиц не создает и не приобретает документов, подлежащих внесению в НАФ. Это обусловлено тем, что туда включают документы, имеющие особую культурную ценность (например, документы политических, научных обществ, религиозных объединений, сыгравших важнейшую роль в политической и культурной жизни украинского народа) или особое общественно-экономическое значение. То есть они являются знаковыми в определенной области, содержат исключительную информацию, в конце концов являются уникальными (например, документы предприятий или учреждений, которые занимают исключительное место в определенной отрасли промышленности, или органов госвласти и местного самоуправления).
Методические рекомендации о порядке отнесения юридических лиц к источникам формирования НАФ и составление списков одобрено протоколом Методической комиссии Госкомархива Украины от 14.07.05 г. № 2. Такую экспертизу проводит экспертно-проверочная комиссия госархива, к которой привлекают специалистов той или иной отрасли (истории, культуры, архитектуры и т.п.).
Сосредоточимся на экспертизе ценности документов, не подлежащих внесению в НАФ, а именно выясним, когда среднестатистическому предприятию она может понадобиться.
Для чего нужна экспертиза ценности документов на предприятии
Из понятия экспертизы ценности документов усматривается, что она необходима предприятию для определения сроков хранения документов. Когда же у предприятия возникает потребность определить такие сроки?
Во-первых , с развитием фирмы накапливается все большее количество бумаг, а потому для их упорядочения необходимо должным вести делопроизводство. Здесь пригодится номенклатура дел. Она позволит быстро отыскать нужный документ и, соответственно, обеспечить надлежащее хранение важных дел. Таким образом, экспертиза ценности документов необходима для формирования и затвердженая номенклатуры дел .
Во-вторых , часть документов может потерять всякую ценность для предприятия или других связанных лиц – как следствие, отпадает необходимость в их хранении. В таком случае экспертиза понадобится для подтверждения факта, что документы уже не представляют никакой ценности , а потому могут быть уничтожены.
В-третьих , если предприятие ликвидируют, то отдельные документы могут представлять ценность даже после его ликвидации – их необходимо и в дальнейшем сохранять . Опять же с этой целью проводят экспертизу ценности документов.
П роводим экспертизу
Согласно ст. 31 Закона о НАФ предприятие должно обеспечить сохранность документов , накопившихся за время его деятельности, к моменту экспертизы их ценности . Ее проведение урегулирован Порядком № 1004.
Инициировать экспертизу ценности документов может их владелец или государственная архивная учреждение с согласия собственника (ст. 6 Закона о НАФ). Госархив проявит инициативу, когда сочтет, что предприятие создает и накапливает документы НАФ. Государственная архивная учреждение организует экспертизу в случае угрозы уничтожения или значительного ухудшения состояния указанных документов. Владелец последних обязан сообщить госархив о такой угрозе. Кроме этого, уничтожение документов без экспертизы их ценности запрещено .
Экспертизу на предприятии можно разделить на следующие этапы:
1. Создание экспертной комиссии руководства предприятия, формирование его состава.
2. Утверждение положения о деятельности экспертной комиссии, положение об архиве предприятия, инструкции по делопроизводству и т.п..
3. Работа экспертной комиссии: формирование номенклатуры дел, утверждения описей дел, составление актов об изъятии для уничтожения документов и т.п..
4. Утверждение результатов работы экспертной комиссии руководством предприятия и государственной архивной учреждением (при необходимости).
Итак, для экспертизы на предприятии руководство юрлица создает экспертную комиссию . В ее состав включают руководителей службы делопроизводства и архивного подразделения, работников структурных подразделений, а также представителей экспертно-проверочных комиссий госархива, в зоне комплектования которых находятся соответствующие юрлица (по согласию). Председателя комиссии назначает руководитель такого юрлица – во главе, как правило, становится заместитель руководителя юрлица.
Согласно п. 26 Порядка № 1004 экспертная комиссия на предприятии проводит свои заседания не реже одного раза в год . Часто на практике она работает только тогда, когда действительно накопился большой объем документов, которые необходимо уничтожить или передать на хранение в госархив. Если комиссия не заседала ни разу, негативных последствий не будет. Законодательство устанавливает ответственность именно за сохранность документов. Поэтому деятельность экспертной комиссии должна быть организована таким образом, чтобы это больше соответствовало потребностям предприятия и гарантировало сохранность документов.
Заседание экспертной комиссии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее двух третей состава . Решение по проведению экспертизы ценности документов принимают большинством голосов. Его оформят протоколом, а подпишет председатель (в его отсутствие – заместитель) и секретарь комиссии. Решение экспертов вступит в силу с момента утверждения протокола руководителем, создавший комиссию.
Деятельность экспертной комиссии, кроме Порядка № 1004, регулирующих Правила № 16. В частности, они детализируют принципы и критерии ии экспертизы ценности документов; организацию экспертизы; основные задачи экспертной комиссии; организацию ее работы; процедуру экспертизы ценности документов и оформления ее результатов.
Согласно п. 4.5 Правил № 16 экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно Работники службы делопроизводства юрлица вместе с экспертной комиссией под методическим руководством архива учреждения. При экспертизе отбирают документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив юрлица, определения документов временного хранения в его структурных подразделениях, изъятии для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяют качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, предусмотренных номенклатурой, соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Кроме того, экспертная комиссия пользуется Перечнем № 578. В нем обозначены минимальные сроки хранения документов. То есть предприятие не может сократить эти сроки, но при желании можно по своему усмотрению их увеличить. Проводя названную экспертизу, экспертная комиссия проверяет, к какому типу документов согласно Перечню № 578 принадлежит та или инная бумага, и определяет срок его хранения. Так, отдельная важная кадровая документация сохраняется не менее 75-ти лет, большинство бухгалтерских документов должна храниться не менее 3-х лет, но могут быть уничтожены не ранее, чем указанные документы будут проверены налоговыми органами письмо Укргосархива от 13.09.12 р. № 01.2/2855).
Обратим внимание, что Перечень № 578 принимает и такая ссылка на сроки хранения, как “пока существует потребность”. Тогда экспертная комиссия может сама решить, когда именно проходит потребность в хранении того или иного документа. Бывает, на предприятии есть документы, которые невозможно отнести ни к одному из тех, что указаны в Перечне № 578, то есть они нестандартные. В таком случае экспертная комиссия по своему усмотрению может определить срок хранения этого нестандартного документа, но рекомендуем ориентироваться на сроки хранения по крайней мере частично похожих документов.
Итак, по результатам экспертизы экспертная комиссия определяет сроки хранения документов, находящихся на предприятии, а также выявляет те из них, срок хранения которых истек, и принимает решение об их дальнейшей судьбе .
Документы, срок хранения которых истек, разрешено уничтожить. Для этого в соответствии с п. 4.5.8 Правил № 16 экспертная комиссия после подготовки описей дел длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляет и одобряет акт об изъятии документов для уничтожения. Такой акт вместе с описаниями дел по личному составу передаются на согласование в экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения. После согласования документы могут быть уничтожены: их сдают в пункты приема макулатуры или сжигают (если их мало).
Экспертная комиссия может решить передать документы в госархив (такое решение по подтверждают руководитель предприятия). Это делают на договорной основе. Чаще всего так бывает, когда на предприятии нет собственного архива или его объем иссяк. Иногда документы нужно обязательно передать в госархив.
В частности, согласно п. 12.3.5 Правил № 16 в случае ликвидации предприятия в госархив передают :
1) документы НАФ (если таковые имеются);
2) документы, касающиеся основной деятельности, сроки временного хранения которых еще сбежали;
3) документы, не закончены в делопроизводстве;
4) документы по личному составу.
Список документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые необходимо передавать в держархустановы при ликвидации, детализировано в Перечне № 430.
Отметим, что экспертная комиссия предприятия часто сотрудничает с экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива . Так, согласно п. 23 Порядка № 1004 по результатам работы экспертная комиссия одобряет и подает в экспертно-проверочной комиссии госархива на согласование проекты следующих документов:
1) описи дел постоянного хранения, внесенные в НАФ;
2) описания дел по кадровым вопросам (личному составу);
3) номенклатуры дел;
4) инструкции по делопроизводству;
5) положения о службах делопроизводства, архивные подразделения и экспертные комиссии;
6) аннотированные перечни уникальным документам НАФ;
7) акты об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ;
8) акты об изъятии документов из НАФ.
Такое сотрудничество поддерживают и предприятия, где нет документов НАФ.
В случае отказа руководителя госархива утвердить протокол заседания комиссии по проведению экспертизы ценности документов голове может обратиться с жалобой в Централ ьнои экспертно-проверочной комиссии Укргосархива. А ее решение уже будет окончательным.
ВЫВОД : Экспертиза ценности документов на предприятии проводит экспертная комиссия, созданная руководителем юрлица. В ее состав входят отдельные работники этого предприятия (службы делопроизводства, архива, структурных подразделений), а также представители госархива (с их согласия). Экспертизу проводят ежегодно для определения сроков хранения документов. Экспертиза обязательна для принятия решения об уничтожении отдельных документов, а также при ликвидации предприятия – для передачи в госархив документов по личному составу и тех, срок хранения которых не истек.
Елена Зубик,
юрист,
г. Львов
Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: при подготовке к передаче дел в архив и при выделении дел к уничтожению. О тонкостях и нюансах этой процедуры подробно рассказывается в настоящей статье.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», экспертиза ценности документов определяется как процедура изучения деловых бумаг на предмет их ценности согласно перечню критериев. Основная цель данной процедуры - установление деловых бумаг. Если документационный фонд предприятия является ресурсом для государственных и муниципальных архивов, то целью экспертизы в данном случае является отбор деловых бумаг, представляющих ценность для Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документов на предприятии, как правило, проводится в двух основных случаях:
Работу по проведению экспертизы ценности документов можно разбить на этапы:
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов берет на себя специально созданная экспертная комиссия (ЭК). В ее задачи входит обеспечение методической и практической работы по отбору и передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы управленческой, научно-технической и другой специальной документации, созданной в процессе деятельности предприятия.
Если предприятие крупное, то в каждом его подразделении создается своя отдельная ЭК, а их деятельность координирует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЭК является совещательным органом, действующем при руководителе предприятия. Такой порядок определен п.2 Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Соответствующим приказом руководитель определяет состав ЭК. Согласно общепринятой практике, в состав этой комиссии входит заместитель генерального директора, главбух и начальник кадровой службы. В задачу членов ЭК входит определение сроков хранения деловых бумаг, рассмотрение актов о выделении дел к уничтожению, а также увеличение срока хранения дубликатов деловых бумаг, в том случае если первоисточник не сохранился.
Если не обнаружили номенклатуру дел в отделе кадров, найдите выписку из сводной номенклатуры дел у ответственного за делопроизводство.
Задачу в поиске деловых бумаг облегчат их описи, если они сохранились. В отделе кадров вы можете обнаружить описи:
дел по личному составу;
лицевых счетов сотрудников, руководителей;
личных дел сотрудников, руководителей.
Опись дел поможет ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах. Если описей не оказалось в отделе кадров, попросите выписку из сводной описи дел организации. Чаще всего такая опись имеется у сотрудника, ответственного за архив.
Далее необходимо произвести изучение описи и приступить к непосредственной проверке деловых бумаг. Следите за тем, чтобы порядок расположения папок на стеллажах сохранялся в прежнем виде. Если документы распределены неправильно, помещайте их на надлежащие места хранения. Необходимо строго следить за тем, чтобы папки с бумагами, подверженные воздействию плесени или других вредителей были своевременно изолированы от других папок.
Сверка перечней статей описи с описанием дел на обложке позволит проверить наличие документов в папках, а физическое состояние дел определяется только с помощью тщательного осмотра. После того, как опись просмотрена, в конце ее нужно сделать пометку "Просмотрено", указать номер и дату акта проверки наличия и физического состояния деловых бумаг.
Имейте в виду, что вносить пометки или делать записи в учетных документах, а также вносить в опись неучтенные дела, выявленные в ходе осмотра, строго запрещено. Работу с бумагами, происхождение которых не установлено, следует начинать только после проверки.
По результатам работы подготовьте акт проверки наличия и состояния архивных деловых бумаг. За основу используйте форму, приведенную в Приложении № 3 к Правилам организации хранения документов (образец ниже).
Систематизированный перечень деловых бумаг компании с указанием сроков хранения каждой из них называется номенклатурой дел . Она окажет вам неоценимую помощь в наведении порядка в делах. С ее помощью можно произвести группировку деловых бумаг по видам (приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), а также по срокам хранения.
Номенклатура дела отдела кадров является составной часть общей номенклатуры дел предприятия. Она оформляется по тем же стандартам и правилам.
Номенклатура создается, чтобы систематизировать дела, заводимые в организации. Она закрепляет индекс (номер) документов для их регистрации. Номенклатура помогает обрабатывать дела и составлять описи для архивного хранения.
Номенклатура дел может отсутствовать. В этом случае составьте реестр тех деловых бумаг, которые имеются на полках шкафов. Все, что найдете, заносите в список с указанием даты первого и последнего документов.
Когда обнаружили неверно сформированные дела (например, приказы и распоряжения хранятся в одном деле), сразу переоформите их. Разделите дело на два разных и присвойте им правильные названия. Учитывайте и сроки хранения документов. Например, приказы об отпусках за свой счет хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных отпусках – 5 лет.
По правилам, в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. Заведите отдельные дела для приказов по каждому виду отпуска. Подготовку номенклатуры начинайте с последнего квартала. В дальнейшем ежегодно номенклатуру уточняйте, утверждайте с руководителем и снова вводите на календарный год, с 1 января. Согласовывайте с архивным учреждением номенклатуру дел организации каждые пять лет.
Согласно общепринятым нормам номенклатура дел имеет в своем составе пять граф. Как правило, индекс дела (графа 1) состоит из двух частей: цифрового обозначения отдела и порядкового номера дела согласно номенклатуре дел данного отдела. Индексы принято обозначать арабскими цифрами.
Индекс дела 02-03, заголовок – Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении. Где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела.
Заголовки дел (а также томов и частей) следует включать в графу 2 номенклатуры дел. Степень важности деловых бумаг, входящих в состав дела и их взаимосвязь, определяет порядок расположения заголовков дел внутри каждого раздела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу деловых бумаг, входящих в него, четко передавать их основное содержание. В том случае, если дело в своем составе имеет несколько томов (частей), то у него должен быть один общий заголовок, и отдельный заголовок для каждого тома или части.
В графе 3 номенклатуры дел указывайте количество дел (томов, частей). Заполняйте ее по окончании календарного года.
В графе 4 указывайте срок хранения дела, номера статей по Перечню № 558. Сначала указывайте срок хранения, затем отметку об ЭПК (если таковая имеется) и номер статьи по Перечню .
После утверждения номенклатуры дел заведите новые папки с соответствующим титульным листом для каждого дела и подшивайте в дело документы по хронологическому признаку, по номеру документа или по алфавиту. В папку подшивайте не более 250 листов. Если их больше, оформите новую папку с тем же названием с отметкой Том 2.
Экспертизу ценности документов проводят с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
Отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,
культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
Экспертиза ценностей документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов.
Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.
Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности.
На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.
На основании принципов разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев:
Критериями оценки происхождения являются: роль и место организациями в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.
Критериями оценки содержания - значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.
К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.
Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:
Раскроем значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы:
В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это
Органы власти управления, промышленные, транспортные, торговые предприятия, учреждения культуры, общественные, учебные и другие организации. Целостность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью учреждения в системе управления, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
Рассмотрим значимость содержания документов:
В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения.
К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и некоторые документы вышестоящих органов.
Документы второй группы имеют справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.
Рассмотрим время и место образования документов:
Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные события особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкций народного хозяйства. При оценки документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.
Опишем подлинность и копийность документов:
При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату (2). Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов.
Раскроем юридическую силу документов:
Юридическую силу документов имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копийные экземпляры, но при условии правильно оформленных реквизитов документов. Поэтому очень важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.
Рассмотрим дублетность документов:
Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ это один из размноженных экземпляров подлинника. Дублеты бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.
Опишем поглощенность содержания:
Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов поглощается годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждений и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
Раскроем физическое состояние документа:
Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.
Таким образом, критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов играют важную роль в организации экспертизы ценности документов.
С необходимостью уничтожения документов с истекшими сроками сталкивается каждая организация. В данной статье рассмотрим, как правильно проводить экспертизу ценности документов перед их уничтожением.
В данной статье вы найдете:
Уничтожение документов – является одним из важнейших элементов функционирования документооборота в организации. Вместе с тем проведение уничтожения невозможно без предварительной экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов организации рекомендуется формировать целую группу, которая будет заниматься данной экспертизой. Ведь даже в маленькой компании уничтожение хотя бы одной деловой бумаги с не истекшим сроком может привести к ряду негативных последствий. Именно поэтому так важно, создание целой комиссии, которая тщательно осмотрит все бумаги и сделает выводы об их ценности.
Прежде чем начать экспертизу, следует сформировать экспертную группу, которая и будет определять ценность документов. В ее состав должны войти следующие сотрудники организации:
Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.
Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК процедура экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве и образовавшихся в процессе деятельности организации, должна проводиться ежегодно.
Основными целями экспертизы ценности документов являются:
Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документации, рекомендуется проводить проверку каждого листа в деле.
Следует запомнить, что на секретные и общедоступные дела составляются отдельные акты.
Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы постоянного хранения и с истекшими сроками, то такое дело расшивается в целях сортировки документов для дальнейшего хранения и предназначенных к уничтожению. Из документов постоянного хранения в дальнейшем оформляются самостоятельные дела, однако производится эта процедура только после окончания экспертизы.
Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дальнейшему хранению. Остальные документы подлежат уничтожению. Если будет обнаружено несколько копий одного документа с постоянным сроком хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии должны быть уничтожены.
К уничтожению также отбираются документы, поврежденные в такой степени, что большую часть текста нет возможности прочесть, а дальнейшее восстановление невозможно. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.
Можно выделить этапы экспертизы ценности документов, которые применимы для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.
Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.
Для проведения экспертизы ценности документов в архиве 2016 года организации необходимо обязательное присутствие работника архивной службы. Комиссия для данной процедуры также формируется особым приказом руководителя и не может быть меньше трех человек. Председателем данной комиссии выбирается один из сотрудников службы архива и документооборота, занимающий руководящую должность.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, как правило, проводится не только в архиве организации, но и во всех структурных подразделениях, ответственных за текущее хранение документации.
Работник архива должен принять из других подразделений дела с истекшими сроками хранения. Каждое такое дело должно быть включено в акт, что также проверяется сотрудником архива. После тщательного осмотра он должен вернуть дела, которые, по его мнению, еще подлежат хранению в структурных подразделениях или оставить их до истечения сроков хранения в архиве.
Также при экспертизе ценности документов в архиве подлежат осмотру описи дел, которые были переданы на хранение в архив. Из их числа выделяется и изымается документация, срок которой заканчивается.
Учитывайте, что описание дел, вносимых в акт с истекшим сроком хранения, и описания дел, вносимых в описи, в корне отличаются. В акте не описывается каждое дело в отдельности, а лишь указывается общее число и срок завершения дел в ДОУ.
Доступно только подписчикам
