Необходимо выделить внутреннюю переписку: это могут быть служебные записки о привлечении работника к дисциплинарному взысканию либо, наоборот, к поощрению, ходатайство о переводе на вышестоящую должность. Такой вид документов позволяет документально оформить принятое кадровое решение.
Журналы (книги) регистрации ведутся для учета кадровой документации. Зачастую таким видам документов не придают большого значения, упуская из виду важность, заключающуюся в их юридической силе при трудовых (судебных) спорах с работником.
Понимая, к какому блоку относятся те или иные документы, формируем перечень для кадровой службы, учитывая степень значимости.
Не все предусмотренные трудовым законодательством РФ документы перечислены в утвержденном Приказом Перечне. В частности, там нет приказов, уведомлений.
|
Заголовок документа |
Нормативный акт | |
|
Приходно-расходная книга по и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
||
|
Приказы по основной деятельности |
||
|
ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
||
|
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации |
||
|
Документы о проведении работ в выходные и праздничные дни |
||
|
Положение о коммерческой тайне |
Ст. 10 Закона о коммерческой тайне |
|
|
Понимая, на какие категории делятся документы, учитывая особенности и специфику организации, принимая во внимание законодательную базу, кадровик или делопроизводитель и составляет перечень, в котором будут отражены все документы кадровой службы. |
Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.
Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.
Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.
Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.
Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?» .
При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:
Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:
В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.
В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.
Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.
Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:
В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.
Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:
Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:
Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.
Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.
Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?
Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:
Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.
Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.
По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.
Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.
Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:
Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:
Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.
Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.
Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2018 году, вы можете на нашем портале.
Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.
Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.
Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи
Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.
Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.
Основные задачи документа:
В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.
Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):
Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .
Номенклатура дел бывает трех видов:
В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
Перечислим основные этапы ее утверждения:
Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:
То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.
Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:
То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).
Присвоим каждому делу индекс и наименование.
Индекс дела по номенклатуре дел (образец):
Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:
Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:
Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.
Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:
Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:
В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.
Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .
Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.
У каждого экземпляра свое место хранения:
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год.
Внимание! Если номенклатуры дел в вашей организации еще нет и ваша цель составить ее, то вам лучше начать : в ней рассказывается о том, как составить номенклатуру дел с нуля.
Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:
Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.
Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.
При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:
В номенклатуре в графе «Примечание» (картинка кликабельна):
Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.
Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.
Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.
Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.
Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:
Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.
Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net
Систематизация документооборота является не столько обязанностью организаций (утверждение номенклатуры дел обязательно только для государственных организаций), сколько необходимостью, так как большое количество документов предполагает проблемы с их поиском, сохранностью и отслеживанием сроков хранения. Все эти проблемы призвана решать номенклатура дел отдела кадров на 2017 год.
Госорганизации при систематизации документооборота обязаны руководствоваться Правилами, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Однако частные организации также используют данные Правила при утверждении собственной номенклатуры дел.
Данному вопросу посвящен подраздел 3.4 Правил . Согласно приведенному в Правилах определению номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, по утвержденной форме, в котором указываются сроки хранения дел.
Правила различают три вида номенклатур:
Внутри организации также устанавливаются два вида номенклатур:
Номенклатура составляется с учетом видов документов, используемых в делопроизводстве, и утверждается на каждый год в последнем квартале предыдущего года. Так, номенклатура дел отдела кадров на 2017 год может включать:
Номенклатура дел представляет собой таблицу, в которой заполняются следующие столбцы:
По окончании года оформляется итоговая запись к номенклатуре, в которой отражаются сведения о количестве дел с учетом сроков их хранения - постоянного хранения и временного. Данные сведения сообщаются в архивное учреждение.
Так как кадровый отдел является подразделением организации, его номенклатура ведется отдельно, а затем входит в состав сводной номенклатуры дел по всей организации в целом.
В конце года кадровый работник формирует номенклатуру и согласовывает ее с руководителем отдела кадров и сотрудником, на которого возложено ведение архива. Уполномоченные лица проставляют на номенклатуре утверждающие подписи. Также может быть издан приказ руководителя об утверждении номенклатуры.
После согласования и утверждения номенклатур иных подразделений кадровая номенклатура дел включается в сводную. В госорганизациях последняя согласуется на уровне ведомств, а также с экспертными комиссиями.
