Многие организации участвуют в различных тендерах. Но при этом часто не знают о том, как правильно составляется и заверяется тендерная документация. При этом такой вопрос является одним из самых важных, требующих особого к себе внимания. Как порядок, так и состав тендерной документации определены законами и нормативными актами, которым они обязаны соответствовать.
Тендер – это конкурс на предоставление услуг, товаров или выполнение каких-либо работ. Правила проведения таких отборов указываются в тендерной документации, в соответствии с которой участники, желающие принять участие в борьбе, должны предоставить комиссии наиболее выгодные условия, предлагаемые заказчику.
Контракт на тендер заключается с участником, который может предоставить самое выгодное для организатора предложение, последнее при этом должно полностью соответствовать выставленным указаниям.
Тендерная документация – это пакет документов, который раскрывает условия конкурса и содержание будущего контракта.
Она обязательно содержит в себе как техническую, так и коммерческую части.
Техническая часть состоит из сведений об условиях заключаемого контракта, характеристик и описания предмета или объекта торгов, инструкций, предназначенных для поставщиков, а также информационные карты, на которых указывается порядок осуществления и подачи заявок на участие в конкурсах. Также в этой части располагаются требования к содержанию заказа на поставку: наименование, объемные графики, ссылки на стандарты и технические условия.
В коммерческой части тендерной документации содержатся все цены и порядок их исчисления, условия, установленные графиком платежей, источники финансирования этого контракта. Также здесь указываются гарантии, предоставляемые банком на выполнение тендерной сделки со стороны заказчика, и требования, выставляемые по различным видам страхования.
Тендерная документация, образец составления заявки и рекомендации к их заполнению содержатся в МДС 80-4.2000 Госстроя России. Более детальное содержание документации определяется тендерным комитетом.
Подготовка тендерной документации – это отдельная, очень важная и неотъемлемая процедура проведения любого конкурсного торга. В ней оговорено в соответствии с действующим законодательством содержание личных данных, таких как:
Проверяющие органы всегда выдвигают требования на наличие составленного проекта договора из списка выставляемых условий. Также в документации указывается метод оценки вносимых предложений при помощи определенной системы.
Разработка тендерной документации может проводиться как самим организатором, так и специальной консалтинговой компанией. Для ее составления можно воспользоваться типовыми образцами и методическими рекомендациями, а также законодательством, в котором прописаны нормативные требования к составлению. Также можно обратиться в финансовый центр, где специалист по тендерной документации предложит свои услуги по грамотному ее составлению. Там вам в короткие сроки окажут профессиональную и квалифицированную помощь.
Форма тендерной документации, помимо сведений, предназначенных для будущих конкурсантов, должна содержать такую информацию, как численное и подробное содержание пакета документации, составленного поставщиком, выраженное подтверждение его заявки на участие:
Потенциальный поставщик имеет право обратиться в письменном виде к организатору тендера с требованием о разъяснении пунктов и положений тендерной документации в срок не позднее 10 дней до окончательного вынесения решения. В свою очередь, организатор тендера обязан в течение трех дней с момента получения такой заявки направить соответствующие пояснения всем поставщикам, участвующим в данном конкурсе, не указывая при этом автора первичного запроса.
Дополнения или какие-либо изменения может вносить специалист по подготовке тендерной документации по требованию организатора тендера. Такие действия не являются противозаконными или противоправными. В случае необходимости организатор тендера имеет право вносить в пакет документов изменения, связанные с изъявлением собственной инициативы или в качестве ответа на полученный запрос от потенциального поставщика, в период не позднее 7 календарных дней до истечения сроков подачи заявок на тендер.
После внесения изменений о них незамедлительно необходимо оповестить всех потенциальных поставщиков, которым была выдана тендерная документация. Срок на выполнение таких оповещений и замену пакетной документации устанавливается в размере 5 рабочих дней.
Требования к тендерной документации определяют ее состав:
Каждый потенциальный поставщик, который решил принять участие в тендере, обязан предоставлять такие документы:
Оформление тендерной документации происходит с учетом прайс-листов. Потенциальный поставщик обязан составить таблицу цен с указанием и перечислением единиц товара, общей суммарной ценой за весь объем поставки. Она должна быть составлена и предоставлена в виде как распечатанных, так и электронных прайс-листов.
Таблица является также технической спецификацией на предоставляемые товары и услуги и должна полностью отвечать всем требованиям, выставляемым к тендерной документации.
Когда производится подготовка тендерной документации, определяется состав итоговых цен. Указанная стоимость, кроме собственной цены товара, должна включать в свой состав:
Если в таблице цен потенциальный поставщик не указывает различные составляющие ее, которые включают в себя вышеописанные затраты, то тендерная комиссия рассматривает предоставляемые им данные о цене товара как общую стоимость, с учетом всех затрат. В таком случае эти цены при заключении контракта не могут быть более пересмотрены или изменены.
Цены, которые указаны в таблице, остаются фиксированными на протяжении всего срока выполнения договорных обязательств о закупках и поставках и не могут меняться.
Цены указываются в тех валютах, которые были оговорены в выдвигаемых требованиях во время подачи заявки на тендер. Оплата поставщику производится по факту доставки товара к месту назначения, по мере поступления бюджетных средств, если другие условия не предусмотрены и не указаны в контракте.
В отдельных случаях поставщик предоставляет гарантийное обеспечение, выраженное в денежной форме, в виде внесения залога на банковские счета организатора, в размере не менее 3 % от конечной суммы в контракте, со сроком действия не меньше установленных временных рамок, указанных в теле тендерной заявки.
Гарантийное финансовое обеспечение потенциального исполнителя по осуществлению тендерной заявки в виде залога денежной суммы вносится на специально созданный счет организатора тендера.
В случае если потенциальный поставщик не выигрывает тендер, средства, предоставленные организатору как залог его финансовой способности, возвращаются в установленные в договоре сроки.
Тендерные заявки предоставляются потенциальными поставщиками в прошитом виде, пронумерованными и должны иметь печать и подпись.
Также подается техническая спецификация тендерной заявки, тоже закрепленная подписью и печатью, и оригинал гарантийного обеспечения. Эти документы запечатываются в один конверт вместе с тендерной заявкой и отдаются на рассмотрение комиссии.
Подписывать заявку может только потенциальный поставщик или его официальный представитель. Не допускается наличие в документации вставок, подтирок и различных приписок.
Потенциальные поставщики саморучно запечатывают документы в конверт, на котором указывают наименование и юридический адрес своей организации, а в качестве адреса доставки указывается организатор тендера, дата и время, установленные для вскрытия конвертов, в виде надписи "не вскрывать до...".
Тендерная документация может присылаться как лично, так и с помощью почтовых отделений в рамках установленных сроков. Любые тендерные заявки, которые были получены после установленных дат и времени, отклоняются или будут возвращены в нераспечатанном виде заявителям.
Не нарушая сроков сдачи и установленный порядок тендерной документации, к ее оформлению можно применить коррекцию, замену условий, цен и тому подобное. Возможно внесение некоторых изменений или окончательного отзыва тендерной заявки до момента истечения установленного срока без потери права ее внесения или обеспечения. Уведомление, составленное потенциальным поставщиком о намерении внести коррекцию или полностью отозвать свою заявку, отправляется организатору в письменном виде и не позднее, чем указанный окончательный срок ее предоставления. По окончании установленной даты и времени такие коррективы вноситься не могут.
После того как все заявки были приняты в указанные сроки, организатор тендера вскрывает конверты и с помощью тендерной комиссии выбирает победителя, который оглашается путем письменного уведомления всех принявших участие потенциальных поставщиков о вынесенном решении с предоставлением копии протокола итогов работы тендерной комиссии.
Правильное оформление и проведение документации во многом определяет успех самого тендера.
Тендерная документация (досье тендера) - это комплект документов, содержащих информацию, позволяющую претенденту принять решение об участии в торгах и подготовить тендерные предложения (оферты) на поставку товаров, работ, оказание услуг в соответствии с требованиями покупателя, а также правила и процедуры проведения тендера.
Документы на участие в торгах обычно подразделяются на части:
условия договора, в которых должны найти отражение сроки и условия поставки, особенности и объем обязательств сторон, условия их выполнения, степень ответственности по обязательствам и обеспечение гарантий. Как правило, приводится типовой проект контракта - проформу контракта. Типовой контракт представляет собой образец (проект) договора и служит основой переговоров о заключении сделки. Он может корректироваться и дополняться сторонами. Условия соответствующего типа контракта становятся обязательными для сторон только тогда, когда они воспроизведены в заключенном сторонами договоре или в нем содержатся прямые отсылки к таким условиям.
технические подробности. Обычно эта информация приводится в виде технических спецификаций (технические задания, спецификации, эксплуатационные характеристики или перечень функциональных обязанностей для услуг). В случае необходимости приводятся чертежи, схемы, другая дополнительная информация. Правильно подготовленные спецификации позволяют поставщикам предоставить предложения в полном соответствии с требованиями покупателя. При составлении спецификаций желательно использовать ссылки на международные стандарты, а в случае отсутствия таковых - национальные стандарты. В соответствии с международной практикой, при проведении открытых международных торгов документы должны быть подготовлены на английском, испанском или французском языках.
3) критерии оценки предложений и условия передачи победителю заказа. Критериями присуждения контракта могут быть:
Самая низкая цена;
Экономически самое выгодное предложение.
Во втором случае в качестве критериев могут быть наряду с ценой качество, надежность, долговечность, эстетические и функциональные характеристики. Все критерии, их порядок, значимость в обязательном порядке должны найти отражение в тендерной документации. В противном случае он (критерий) не может рассматриваться при подведении итогов конкурса. Если в тендерной документации критерий не указан, при подведении итогов автоматически принимается первый - самая низкая цена.
4) подробные инструкции для участника торгов о том, как представить его предложение. Цель инструкции заключается в том, чтобы установить правила тендерного соревнования, облегчить процесс подготовки предложений поставщиками и подведения итогов тендерной (оценочной) комиссией. Как правило, инструкция содержит следующую информацию: реквизиты заказчика, формы предложения и гарантии предложения, требования к квалификации претендента. Приводятся имена и адреса лиц, с которыми необходимо связываться в случае необходимости, а также любая другая информация, которая, по мнению заказчика, может понадобиться в процессе проведения конкурса. Конкретный состав тендерной документации, ее объем зависят непосредственно от предмета торгов. Так, для поставки товаров тендерная документация может быть представлена несколькими инструкциями. Что касается работ, то ее объем может составлять сотни и тысячи страниц.
5) приглашение к участию в торгах входит в состав тендерной документации и должно содержать следующую информацию:
§ наименование и адрес покупателя (госзаказчика), номер торгов;
§ источник финансирования;
§ характер, количество поставляемых товаров, выполняемых работ;
§ срок и место поставки товара;
§ критерии и процедуры, которые будут применяться для оценки квалификационных данных претендента;
§ порядок, сроки и место получения тендерной документации;
§ способ передачи, цена тендерных документов и порядок ее взимания;
§ валюта или валюты торговых сделок, а также валюту выплаты договорной цены по контракту закупки, так как в торгах участвуют претенденты из разных стран;
§ место, день и час подачи тендерного предложения;
§ заявление о применении преференции.
Объявления в печати могут быть не столь подробны, но должны включать достаточную информацию для принятия решения поставщиком об участии в торгах. В ответ на приглашение поставщики приобретают тендерную документацию.
Можно упомянуть 4 пункта, которые часто встречаются в приглашениях на участие в торгах.
1). В приглашении указывается, что заказчик не обязан принимать самое дешевое предложение или вообще какое бы то ни было предложение, но и при отсутствии этого пункта заказчик не обязан делать этого.
2). Заказчик может зарезервировать за собой право разъяснить сущность предложения участникам. Этот принцип описан в Руководящих принципах Мирового банка следующим образом:
Заказчик должен попросить любого претендента разъяснить его предложения, но не обязан просить или допускать изменение сущности такого предложения после начала торгов.
3). Если предполагается отдать предпочтение некоторым предложениям по некоммерческим причинам, например, по местным, политическим или региональным соображениям, это должно быть четко отражено в приглашении.
4). В приглашении должно быть указано, что заказчик имеет право не заключать договор, если будет доказано, что подрядчик или любой его сотрудник вовлечены в любую форму взятки или коррупции в связи с контрактом.
Плохо составленная тендерная документация как документ, регулирующий права и обязанности заказчика и исполнителя, может привести к многочисленным недоразумениям, спорам и конфликтам как во время, так и после проведения торгов.
Комплект тендерной документации продается участникам торгов, его цена устанавливается обычно исходя из фактических расходов на изготовление тендерной документации.
Вместе с тем в мировой практике довольно часто встречаются случаи передачи тендерной документации без взимания платы. Передача тендерной документации бесплатно или за мизерную плату может значительно увеличить число мелких фирм-участниц, но отпугивает крупные организации. С другой стороны, значительная плата за тендерную документацию отсекает от участия в торгах мелкие фирмы.
Заключить солидные контракты и договора на поставку продукции в современных реалиях невозможно без участия предприятий, индивидуальных предпринимателей в тендерных закупках. Для предприятий осуществляющих закупку проведение тендера необходимо для того, чтобы выбрать поставщика, предлагающего продукцию по наименьшей цене и с наиболее приемлемыми сроками и условиями поставки. Для поставщиков это шанс в честной конкурентной борьбе заключить выгодный для себя контракт. Тендерные закупки проводят предприятия как государственной, так и частной формы собственности. Предполагаемым поставщикам для участия в тендерах необходимо соблюсти ряд условий.
Информация о проводящихся тендерных закупках размещается на специализированных сайтах, иногда публикуется в СМИ. Для участия в тендерах поставщики продукции должны соответствовать определенным критериям, требования для участия в тендере прописываются заказчиком в конкурсной документации.
Общий порядок участия в тендере таков:
Документы, необходимые для участия в тендере, указываются заказчиком. Их перечень может отличаться, требования заказчиков к претендентам разнятся. Но существуют общие требования к предоставляемому пакету документов для тендера, вот их перечень:
Тендер обычно проводится в несколько этапов. Представленные выше документы необходимы для прохождения первого этапа (квалификационный отбор). Участникам, прошедшим первый этап, заказчик может направить письмо с вопросами, требующими уточнения и более подробного толкования их конкурсного предложения. Потребуется подтвердить опыт поставок закупаемого оборудования (предоставить список контрактов на поставку подобной продукции за последние несколько лет с указанием предприятий и контактных телефонов лиц, осуществлявших закупку).
Для подтверждения технического потенциала претендента нужно предоставить данные о наличие сервисного центра по гарантийному и после гарантийному обслуживанию поставляемой продукции. На третьем этапе участникам тендера будет предложено рассмотреть возможность снижения цены, улучшения условий оплаты (расчет за поставляемую продукции по факту отгрузки в течение какого-то времени), уменьшение сроков поставки. Предложения по улучшению условий поставки направляются претендентами на факс или электронную почту заказчика.
Если представитель от предприятия претендента непосредственно присутствует на процедуре снижения цены, при себе необходимо иметь доверенность на участие в тендере, в которой прописаны полномочия на право принятия такого решения. Доверенность должна быть с печатью и подписями уполномоченных лиц предприятия. В случае победы в тендере подписывается контракт (договор поставки).
Существуют организации, которые на платной основе осуществляют услуги по сопровождению и участию в тендерах (мониторинг финансового состояния заказчика, цена подобных закупок в предыдущие периоды). Торговые площадки, на которых размещаются тендерные закупки, регулярно проводят семинары по обучению правилам участия в тендерах. Потенциальным поставщикам рекомендуется направлять на такие семинары своих представителей. Это поможет избежать отстранения заказчиком заявок претендентов на участие в тендерах по причине неправильно оформленного пакета конкурсных документов.
Как правильно написать бизнес план для Центра занятости:
Видео об участии в тендерах:
Полезные статьи
Полезные статьи:
Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:
Оформление тендерной документации для госзаказов вызывает сложности даже у опытных поставщиков, начинающей же компании-участнику без помощи и консультации квалифицированных специалистов не обойтись. Между тем, правильно подготовленная документация является немаловажной составляющей успеха при участии в тендере. Даже самые выгодные предложения могут быть отклонены по формальным признакам - особенно это касается , проводимых в рамках № 44-ФЗ.
Перечень необходимых документов указан в Законе № 44-ФЗ для каждого типа закупок и, в частности, для самых распространенных: открытого конкурса (ст. 51) и электронного аукциона (ст. 66).
При организации торгов заказчик составляет и предоставляет конкурсную документацию заинтересованным в участии лицам - в ней обязательно приведен перечень бумаг, который должен предоставить участник. Как правило, от потенциального поставщика требуется:
Следует помнить, что для участия в электронных аукционах все перечисленные документы необходимо отправить онлайн, обязательно заверив электронной цифровой подписью. Для открытых конкурсов к заявлению также прилагается опись всех переданных бумаг, а сама заявка подается в запечатанном конверте.
Закон запрещает организатору конкурса или аукциона требовать от участников документы, не предусмотренные № 44-ФЗ. Однако на практике все гораздо сложнее: статьи содержат множество размытых неоднозначных формулировок - например, исполнитель в некоторых случаях должен предоставить «доказательства добросовестности». Заказчик оценивает их самостоятельно, а в результате, при малейших ошибках или не достаточной полноте предоставленной информации, компания-поставщик может столкнуться с отказом в участии, повышением суммы обеспечения. Чтобы этого не случилось, целесообразно обратиться к профессионалам, знакомым со всеми особенностями участия в торгах, «подводными камнями» этой сферы.
Компания «Тендер-Гарант» предоставляет консультации по всем вопросам, связанным с подготовкой тендерной документации, вне зависимости от особенностей конкурса и сферы деятельности поставщика.
Методические рекомендации (далее - Рекомендации) разработаны в соответствии с «Положением о подрядных торгах в Российской федерации», утвержденным совместным распоряжением Госкомимущества и Госстроя России от 13 апреля 1993 г. № 660-р/18-7, содержат состав, порядок разработки, оформления и использования тендерной документации, необходимой для проведения подрядных торгов в Российской Федерации.
1.1. Тендерная документация - это комплект документов, содержащих приглашение к торгам, информацию об объекте, предмете и условиях торгов, инструкцию участникам торгов, предложения их организатора об условиях передачи победителю заказа на выполнение работ, указанных в предмете торгов.
Конкретный состав тендерной документации зависит непосредственно от предмета торгов и определяется тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика или организатора торгов.
Для разработки тендерной документации могут быть привлечены инженерно-консультационная или проектная организации.
1.2. Настоящими Рекомендациями учитывается, что заказчик на момент разработки тендерной документации обладает необходимыми инвестиционными ресурсами или правом распоряжения ими в необходимый период времени, подтвержденным соответствующими финансовыми документами, например кредитным договором или распоряжением органа исполнительной власти.
1.3. Подрядные торги могут проводиться при размещении заказов на:
Данный перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другими экономически обоснованными видами работ и услуг, которые с точки зрения заказчика целесообразно выставить на торги.
При подготовке тендерной документации для проведения торгов можно опускать отдельные положения и требования или включать дополнительные, не противоречащие Положению о подрядных торгах в Российской Федерации.
1.5. Тендерный комитет организует распространение тендерной документации, дает необходимые разъяснения по ней, решает вопрос изменения этой документации и процедур ее рассмотрения.
1.6. Тендерная документация составляется таким образом, чтобы все участники понимали содержащуюся в ней информацию одинаково. При описании работ должны употребляться общепринятые обозначения. При необходимости введения новых терминов в тендерной документации приводятся их определения.
1.7. Требования, включаемые в тендерную документацию, должны быть одинаковыми для всех без исключения оферентов.
1.8. Тендерная документация утверждается заказчиком.
1.9. Разработка тендерной документации оплачивается заказчиком (инвестором):
При проведении торгов на проектные инженерно-изыскательские работы и отсутствии сводного сметного расчета (сводного расчета) стоимости строительства финансирование может осуществляться за счет целевых средств, предусмотренных в федеральной или региональной программе проектирования, с последующим отнесением затрат в счет разработки предпроектной или проектно-сметной документации соответствующей стройки.
1.10. Тендерная документация передается претендентам, как правило, за плату, в комплекте, по их официальному запросу. Порядок и условия выкупа тендерной документации определяются тендерным комитетом и сообщаются претендентам в приглашении для участия в торгах или в объявлении о проведении торгов, опубликованном в печати. При этом цена на тендерную документацию устанавливается в зависимости от окупаемости затрат на ее разработку и распространение, проведения анализа предложений оферентов, подведения итогов конкурса и определения победителя.
В отдельных случаях тендерная документация может передаваться претендентам бесплатно или по цене затрат на ее размножение.
2.1. Тендерная документация состоит, как правило, из следующих основных документов и разделов:
2.2. Конкретный состав, порядок, формы представления информации и другие условия подготовки тендерной документации уточняются тендерным комитетом в соответствии с поручением заказчика либо организатора торгов.
2.3. Приглашение для участников торгов является составной частью тендерной документации.
В разделе «Общие сведения об объекте и предмете торгов» приводятся следующие данные:
В этот раздел при проведении подрядных торгов на строительство зданий и сооружений производственного и непроизводственного назначения, в том числе на условиях «под ключ» включаются:
В этом разделе тендерный комитет в зависимости от предмета торгов определяет состав, содержание и формы представления информации. Приведенные в приложениях настоящих Рекомендаций формы представления не приведены в полном объеме и даны в виде иллюстраций.
Претендент, решивший принять участие в торгах, представляет в тендерный комитет следующие документы:
При консорциуме эти же сведения предоставляет каждая партнерская фирма, если они имеются, а также перечень субподрядчиков.
* Если торги проводились с предварительной квалификацией, то пункт 5.1 можно опустить.
* При расхождении между ценой за единицу и суммой цен по данной группе, например, предпочтение отдается цене, предусмотренной соответствующей позицией.
6.1. В этот раздел включаются следующие положения:
7.1. Одним из важнейших документов тендерной документации является проект контракта между заказчиком (инвестором) и победителем торгов.
7.2. При подготовке проекта контракта рекомендуется пользоваться Основными положениями порядка заключения и исполнения государственных контрактов (договоров подряда) на строительство объектов для федеральных государственных нужд в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 14 августа 1993 г. № 812 и Руководством по составлению договоров подряда на строительство в Российской Федерации, одобренным Минстроем России 27 мая 1992 г.
7.3. Информация, необходимая для подготовки проекта контракта (предмет контракта, сроки выполнения работ, порядок и условия расчетов и платежей, обязательства сторон, сведения о производстве и приемке работ, условия и порядок расторжения контракта и др.), содержится в соответствующих разделах тендерной документации.
В проекте контракта может быть указана стартовая цена предмета торгов, предлагаемая заказчиком и определенная в соответствии с Порядком определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях развития рыночных отношений, (письмо Госстроя России от 29 декабря 1993 г. № 12-349), а на строительство, осуществляемое с участием иностранных фирм, - в соответствии с Порядком определения стоимости строительства, осуществляемого в Российской Федерации с участием иностранных фирм.
В раздел «Особые условия» могут включаться другие положения и требования заказчика, которые необходимы для учета специфики предмета торгов, но не противоречащие действующему законодательству.