С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.
Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.
ГОСТ на оформление текстовых документов - свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.
Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.
Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:
Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.
Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:
Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:
Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.
Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.
Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.
Полужирный шрифт следует использовать для выделения:
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.
В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.
Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).
Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:
В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:
Например:
Исполнительному директору
ООО Роштрой
Третьякову В.И.
Например:
Министерство здравоохранения Российской Федерации;
Например:
ООО Агрокомплекс Николаевский
Начальнику упаковочного цеха
Иванову С.В.
Например:
Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;
Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.
Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).
Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:
Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.
Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:
Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).
Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.
Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.
Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.
В отношении заголовка действует следующий регламент:
Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:
Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.
При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:
|
Наименование документа |
Обращение |
Пример |
|
Деловое письмо, служебная записка |
От первого лица или третье лицо, единственное число |
Отдел закупок направляет предложение; Прошу направить; Прошу принять меры; Считаем уместным |
|
От первого лица в единственном числе |
Приказываю |
|
|
Документ от имени коллегиального органа управления |
От третьего лица (единственное число) |
Собрание акционеров приняло решение |
|
Протокол |
Третье лицо, множественное число |
Выслушали, утвердили, решили, приняли |
|
Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах |
Третье лицо, любое число |
Комиссия оценила, отдел закупок утвердил |
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.
Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.
Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.
Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.
Реферат – частое задание в школе и средних учебных заведениях. Студенты вузов также не избавлены от необходимости периодически подготавливать различные рефераты, доклады и выполнять письменные контрольные.
Все эти типы текстовых работ оформляются согласно одним и тем же стандартам, обычно не меняющимся в течение многих лет. Давайте разберёмся, какие ГОСТы определяют оформление рефератов, а также выясним, не произошло ли в этом году каких-либо изменений.
Оформление текстовых работ, в категорию которых попадает реферат, регламентируют следующие ГОСТы:
Несмотря на некоторые обновления ГОСТов, требования к оформлению за прошедший год не изменились. Правки последних лет носят исключительно формальный характер. Теперь поговорим непосредственно об оформлении.
1. Основные требования к набору текста
Реферат набирается в программе Word и печатается на листах формата А4.
В школе размеры полей страницы не имеют большого значения, но в вузах могут придраться. Частым требованием является изменение правого поля со стандартного (1,5 см) на 1 см (10 мм).
На следующем скриншоте вы можете видеть стандартные вордовские настройки и те параметры полей, которые часто требуют педагоги:
По традиции шрифт используем Times New Roman, кегль (размер букв) – 14-й, межстрочное расстояние и красная строка – 1,5 пт.
Чтобы добавить красную строку, выделите текст и щёлкните по нему правой кнопкой мыши, а затем повторите изображённое ниже:
Страницы реферата должны быть пронумерованы. Несмотря на то, что отсчёт ведётся с титульного листа, номер страницы на нём стоять не должен. Делается это так:
1. Переходим в раздел вставка и выбираем «Простой номер 2»;
2. Не выходя из настроек нижнего колонтитула, в котором мы только что разместили номер страницы, включаем функцию «особого колонтитула для первой страницы».
2. Требования к структуре и содержанию реферата
Как правило, реферат обязательно должен включать в себя следующие структурные элементы:
Здесь многое зависит от того, для школы, колледжа или вуза вы готовите реферат. Если у вас возникли проблемы с оформлением титульника, ознакомьтесь с . Там есть инструкция и для школьников, и для студентов, также там можно скачать образцы.
Основная часть реферата так же имеет некоторые отличия в зависимости от уровня вашего образования:
В списке литературы размещаем источники, использованные вами при написании реферата. Об оформлении списка литературы и подборе источников можно подробно почитать здесь:
На источники, размещённые в библиографическом списке, неплохо делать ссылки по ходу текста. Их можно выполнить с помощью затекстовых ссылок или подстрочных сносок 14 .
Данный пример подойдёт как для школьного, так и для вузовского реферата.
Оценка курсовой работы зависит не только от качества проведенного исследования, но и от грамотного оформления этого документа. Даже самая интересная работа может быть испорчена неправильно выбранным шрифтом или неверно оформленными заголовками. Студенту-новичку часто бывает непросто учесть все детали форматирования исследования, в этой статье мы кратко осветим все основные требования ГОСТа.
Прежде чем приступать к финальному оформлению своей работы, обязательно поинтересуйтесь у преподавателя кафедры, для которой вы проводите исследование, есть ли у них специальные методические требования к написанию курсовых работ. Многие ВУЗы, имеют свои рекомендации по форматированию исследования, отличные от правил ГОСТа. Мы же рассмотрим наиболее распространенные правила.
По требованиям ГОСТа 7.32-2001, для написания исследования используется шрифт гарнитуры Times New Roman, черного цвета, 12 или 14 кегля. Работа должна быть напечатана с одной стороны книжного листа размера A4. Полужирным начертанием разрешается выделять только заголовки глав и крупных разделов.
Прежде чем начинать печатать курсовую работу, сразу выставите в текстовом редакторе все требуемые параметры страницы и форматирования текста. Это позволит больше никогда не возвращаться к этому вопросу, в процессе написания исследования, и быть уверенным, что все правила соблюдены. Поля курсовой работы имеют четко установленные размеры: верхнее и нижнее - 2 см, правое поле - 1 см, и левое - 3 см. Некоторые ВУЗы устанавливают другие требования к этому параметру, но они всегда не меньше этих значений. Весь текст должен быть выровнен «по ширине», написан использованием полуторного межстрочного интервала и отступ «красной строки» 1,25 - 1,5 см.
Страницы курсовой работы принято нумеровать арабскими цифрами. При составлении раздела «Содержание» обязательно указывается номера страниц, на которых расположены названия разделов, глав, пунктов и т.д. Номер страницы располагается по центру, снизу или сверху, точка после цифры не ставится. Соблюдается сквозная нумерация страниц по тексту всей курсовой работы, но номер первой страницы на титульном листе не указывается.
Объем курсовой работы варьирует в зависимости от курса и требований преподавателя. Обычно для первокурсников достаточными будут 20-30 страниц исследования, а студенты 4 и 5 курсов, уже сдают более основательные курсовые работы, объемом от 40 страниц, без учета приложений.
Заголовки всех структурных элементов курсовой работы (введение, заключение, список источников и т.д.), а также названий больших глав, пишутся прописными буквами (клавиша Caps Lock) и располагаются по центру страницы.
Глава 1. НАЗВАНИЕ ГЛАВЫ
Обратите внимание, что знаки препинания в конце заголовков не ставятся. Для написания используется тот же шрифт, что и для основного текста (Times New Roman), иногда допускается полужирное начертание. Заголовок структурной части или большой главы курсовой работы всегда располагается вверху нового листа, для этого используется команда «разрыв страницы».
Заголовки разделов и пунктов, располагаются с отступа. Важно грамотно вести нумерацию этих разделов. Номер выставляется арабскими буквами, точка в конце названия не ставится.
2. Заголовок раздела
2.1. Заголовок пункта
2.2. Следующего пункта
Чтобы заголовки сразу бросались в глаза на странице, они отделяются от основного текста большими по размеру междустрочными интервалами. Между названием и предыдущим текстом выставляется тройной интервал, а между заголовком и последующим текстом - двойной междустрочный интервал.
Старайтесь всегда включать в курсовую работу приложения. Во-первых, правильно собранные приложения добавят весомости вашему исследованию, во-вторых, в его оформлении нет ничего сложного, и грамотно составленные приложения станут дополнительным плюсом к общей оценке курсовой работы.
Приложения располагаются в самом конце курсовой работы, после списка литературы. На все материалы этого раздела должны быть ссылки в тексте курсовой работы. Именно в порядке встречаемости в исследовании приложения и комплектуется. Нумеруются они обычно арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.) или прописными буквами русского алфавита (Приложение А, Приложение Б и т.д.). Каждое приложение начинается с нового листа, в верхнем правом углу указывается порядковый номер документа и, в следующей строчке, его название.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА
Разрешается использование прописных букв для написания заголовков приложения и полужирное начертание или курсив.
Рекомендуется, чтобы в курсовой работе было использовано не менее 20 источников. Все они должны быть указаны в разделе «библиография». Источники литературы важно располагать в алфавитном порядке, учитывается первая буква фамилии автора книги. Обратите внимание, что сначала выписываются нормативно-правовые документы, затем учебные пособия и книги, после них располагается блок, где указаны выходные данные статей из периодических изданий, и замыкают электронные источники информации.
При написании исследования важно использовать как можно более актуальные источники, поэтому список литературы, где будут указаны издания, вышедшие ещё в прошлом веке, безусловно, понизят шансы получить отличную оценку.
Существует определенная схема, для правильного оформления библиографических данных. Она лишь незначительно видоизменяется, в зависимости от типа издания.
Автор (сначала фамилия, затем инициалы), Название учебного пособия. / Редактор (сначала инициалы, замет фамилия). - Город издательства (сокращение). : Название издательства, год издания. - Количество страниц.
Например:
Зарва М.В. Слово в эфире: О языке и стиле радиопередач: учебное пособие для вузов./ С.Г. Крылова. - М. : Искусство, 2011. - 177 с.
Статьи из журнала или газеты оформляется подобным образом, но после названия статьи располагаются 2 косых линии (//), пишется название периодического издания и, в конце, указываются страницы, где можно прочесть данную статью (С. 134-142).
Грамотное оформление курсовой работы - это самое главное правило для получения отличной оценки. Так как часто, из-за большой занятости, преподаватели просто не успевают изучить текст исследования, а оценить правильность оформления курсовой работы можно достаточно быстро. Поэтому, на практике, оценка за курсовую работу часто ставится не за качество исследования, и за внимательное выполнение требований к оформлению документа.
Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».
Наш словарь
Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа ;
Электронный шаблон бланка - это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.
В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).
6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.
Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).
Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.
Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).
Важно!
Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.
Еще одно важное требование - электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.
Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее - Постановление № 1268).
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).
Приложение Б стандарта - это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
Центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:
Центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);
Флаговой (по левой границе зоны).
Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации - автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации - автора документа» (Пример 5).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
Общий бланк;
Бланк письма;
Бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07.
Общий бланк может содержать (Пример 6):
Реквизиты:
02 - «Эмблема»;
10 - «Дата документа»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк письма может включать (Пример 7):
Реквизиты:
01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 - «Эмблема»;
03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;
06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;
08 - «Справочные данные об организации»;
Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Регистрационный номер документа»;
15 - «Адресат»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):
Реквизиты:
01 - «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;
02 - «Эмблема»;
03 - «Товарный знак (знак обслуживания)»;
06 - «Наименование структурного подразделения - автора документа»;
09 - «Наименование вида документа»;
13 - «Место составления (издания) документа»;
Реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:
10 - «Дата документа»;
11 - «Регистрационный номер документа»;
16 - «Гриф утверждения документа»;
17 - «Заголовок к тексту».
Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица - автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).
Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения - автора документа» (Пример 10).
ВАЖНО!
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации - справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.
Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством .
Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:
1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.
2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).
3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:
Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.
4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.
Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД , которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) . Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:
|
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). |
1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (класс 0200000). См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 - 35. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016). |
Курсовая работа является обязательной формой отчетности студентов средних, высших профессиональных учебных заведений. Пишется она на определенную тему, согласованную с научным руководителем. Весь год студент работает с литературой, анализирует информацию, далее он проводит практические исследования и разработки, делает выводы.
Оформление курсовой работы является второй по важности задачей студента. Все нюансы прописаны в ГОСТе. Его последняя редакция вышла в конце 2018 года.
Согласно новейшему ГОСТу, на каждой странице курсовой необходимо наличие так называемых полей – чистых участков бумаги по краям текстового блока. Сейчас их размеры таковы:
Отступ сверху и снизу – 2 см
Отступ слева – 3 см (это делается для удобства переплета)
Отступ справа – 1 см
Поля и отступы в любой курсовой работе структурируют текст. Информация печатается на одной стороне листа формата А4. Соответственно отступы на каждой странице идентичны.
На титульном листе, в соответствии с ГОСТом и примерами в методичках, текст выравнивается по правому краю и по центру листа.
Основная часть работы (в нее входят такие элементы, как введение, основные главы, заключение) выравнивается по ширине. Каждый абзац начинается с отступа в 15 мм. Новые структурные части выполняются с нового листа.
Наиболее часто для написания курсовой используется текстовый редактор Word (Ворд). Большинство пользователей работают с одной из четырех версий:
Процесс настройки полей во всех них идентичен, за исключением Ворда 2003. Он отличается тем, что начинать работу нужно с открытия меню в левом верхнем углу под названием "Файл". В нем выбрать пункт – "Параметры страницы". Дальнейшие действия полностью идентичны с версиями 2007, 2010 и 2013 годов.
Следует помнить, что в самом Ворде изначально уже выставлены стандартные настройки шрифта, интервалов и полей. Они подходят для большинства случаев, но не для курсовой. Поэтому их нужно поменять.
Все поля (fields) в Ворде делятся на два вида:
текстовые.
Настройку обоих видов нужно начинать с наличия включенного инструмента "Линейка". Если не обнаружили его в своем документе, необходимо:
перейти во вкладку "Вид" – "Линейка";
выбрать подпункт "Показать";
поставить отметку напротив пункта "Линейка".
Кроме инструмента "Линейка" может облегчить форматирование курсовой работы инструмент под названием "Сетка".
Обычные поля пользователи часто выставляют в редактируемом документе, или его части, путем выделения основного текста и дальнейшего манипулирования (передвижения вправо или влево) ползунков на "Линейке". Их там четыре на горизонтальной шкале (вверху от документа) и два на вертикальной (слева от документа). Эти ползунки настраивают не только верхний и нижний, левый и правый отступы, но и обязательный в начале каждого абзаца.
При всей простоте и очевидности такой настройки, его не стоит использовать, так как он исказит присутствующие сноски и цитаты, пострадать могут и размещенные в тексте таблицы, графики, иллюстрации.
Лучше всего использовать более точный и надежный путь. Для этого нужно открыть раздел под названием "Разметка страницы" и выбрать в появившемся перечне пункт "Поля".
Не нужно использовать предлагаемые шаблоны. Перейдите к пункту, расположенному в самом низу, – "Настраиваемые поля". В нем легко выставить необходимые значения:
отступ для переплета;
тип ориентации страницы;
область применения новых параметров – ко всему тексту или только к определенной части.
Точность всех настроек в метрической системе – один миллиметр. В этом же меню имеется и предпросмотр будущего оформления страниц документа.
В любой курсовой работе имеются цитаты, примечания и аппарат ссылок. Все они в Ворде размещаются в так называемом "Текстовом поле" в любой части документа. Для настройки "Текстового поля" нужно следовать этому порядку действий:
Открыть документ с курсовой работой.
Выбрать вкладку "Вставка".
В открывшейся ленте найти отрезок под названием "Текст" – "Текстовое поле". Иногда этот пункт носит название "Надпись".
После этого Ворд покажет меню с шаблонами. Ни одно из них выбирать не нужно – они не соответствуют требованиям к оформлению. Выберите пункт в самом низу меню. Он называется "Нарисовать текстовое поле" или "Нарисовать надпись".
Ориентируясь на левую и верхнюю линейки, формируем примерный блок. Особой точности добиваться нет нужды, так как есть возможность более точной настройки в дальнейшем.
Вставляем нужный отрывок текста (цитату или примечание).
Наводим на рамку текстового поля стрелку мыши и жмем один раз на правую кнопку.
Выбираем пункт "Формат текстового поля" ("Формат надписи").
В открывшемся меню настраиваем все необходимые параметры – размер, положение, внутренние поля, выравнивание и перенос слов.
Получившееся в итоге текстовое поле можно выделить и сохранить как шаблон. Это поможет не тратить в дальнейшем время на его точную настройку, а просто перетаскивать в нужное место мышью. Единственное, что нужно будет сделать – поместить новый текст.
Какие отступы и поля нужно делать в Списке литературы и в приложениях? Ответ: В этой части курсовой работы отступы и поля аналогичны остальной ее части.
В какой части страницы проставляется номер и как это соотносится с полями? Ответ: Нумерация начинается с самой первой страницы – с титульного листа. Но номер на нем не ставится, хоть и учитывается. На остальных же страницах нумерация присутствует в верхнем или нижнем колонтитуле, и он не выходит на поля страницы.
