Г. Новосибирск, 630102
Ул. Кирова, д. 76, кв. 12,
Москва, 103030
Скатерный пер., д 22,
Г.Н.Некрасову
А.Н.Смирнову
Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного
Лесотехнического Университета
проф. В.Н.Старжинскому .
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например: О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.
Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз. В сброшюрованном приложении кол-во листов не указывается.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся, если необходимо подтвердить действительность первой подписи, и в особо важных документах. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности. Например: Директор института Подпись А.С.Маркин
Главный бухгалтер Подпись Р.П.Волков .
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ
Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.
Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.
У многих управленческих документов есть приложения - об их наличии говорится в тексте основного документа. Расскажем, как оформить приложение к документу.
Приложением к документу может быть:
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему:
К первому виду, например, относится и приложение к нему. Ко второму виду относятся, например:
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа. В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении. Рассмотрим подробнее каждый вид оформления приложения.
Сопроводительное письмо с отметкой о приложении
Скачайте образец письма
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются. Делают это главным образом, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, которые имеют самостоятельный характер и никак не связанны содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылают документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим - отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Скачайте образец
Оформление приложений к письму должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), далее - Стандарт. И, хотя ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
В Стандарте установлен порядок оформления отметки о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах для пяти самых распространенных случаев.
№1. Приложение названо в тексте .
Скачайте образец
№2. Приложение не названо в тексте или приложений несколько. Указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения
Скачайте образец
№3. Приложение (приложения) сброшюровано . В этом случае количество листов не указывают: «Приложение: отчет о НИР в 1 экз.»
№4. Оформление приложений, когда документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией: « Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. »
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только основному адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».
№5. Приложение - обособленный электронный носитель. « Приложение: CD в 1 экз.» При этом на вкладыше - конверте, в который помещают носитель, указывают наименования документов, которые записаны на носитель, и имена файлов
№1. Приложение направляется не во все указанные в документе адреса : « Приложение: на 2 л. в 2 экз. только в первый адрес».
№2. Приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя: « Приложение: на 2 л. только адресату, экз. единственный».
№3. Приложение содержит информацию ограниченного доступа - документы, содержащие служебную тайну с грифом «Для служебного пользования», коммерческую тайну с грифом «Коммерческая тайна» либо иную конфиденциальную информацию с грифами «Конфиденциально» или «Строго конфиденциально» или иными: «Приложение: Экспертное заключение о готовности инфраструктуры к разработке месторождений нефти на шельфе Баренцева моря № 24/1 КТ, коммерческая тайна, на 25 л. в 1 экз.»
Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы:
Поскольку в этом случае документ-приложение - неотъемлемая часть основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.
Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа дают ссылку на приложение.
Скачать образец в журнале
Когда приложений несколько, на каждом приложении к основному документу оформляют отметку о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Скачать образец в журнале
Слово «приложение» может печатать прописными буквами со знаком №. Допускается также центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки.
Если приложением - документ, утверждаемый распорядительным документом, например, приказом, то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом приложении должен быть еще и гриф утверждения. Поскольку гриф также содержит ссылку на основной документ, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусматривают следующее: если приложение к документу - утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляют отметку о приложении, ниже – гриф утверждения документа. Образец - ниже.
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива от 12.11.2009 №125
Аналогичным образом оформляют приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам. Приложение к договору согласно ГОСТ может быть оформлено, как продолжение соглашения с нумерацией листов, или выпущено в качестве отдельного документа. В тексте договора должны быть ссылки на все дополнения, прилагаемые к договору с указанием их номера, пунктов и подпунктов. Если приложений несколько, то все они начинаются с нового листа с обязательным написанием в правом верхнем углу «Приложение» и указанием реквизитов договора.
Одна тысяча экземпляр ов буклетов
А в чем вопрос?
| Вопрос № 300747 | ||
Добрый день! Нужны ли запятые в следующем предложении: "После регистрации и подписания с Вашей стороны второй экземпляр Соглашения прошу направить по адресу компании."
Ответ справочной службы русского языка
Постановка запятых не требуется.
| Вопрос № 300539 | ||
Добрый день! У меня немного необычный лингвистический вопрос, возникший при написании статей. Возможно, вы сможете что-то подсказать. Если девушка, например, Ольга Ивановна Годунова, использует псевдоним, например, Саурон или Гэндальф - мужское имя, то каким образом в статье должно склоняться имя? «Саурон сделала» или «Саурон сделал»? Не в рамках описания роли на сцене театра, а просто как избранный псевдоним в повседневной жизни, но в том же сообществе, то есть через строку идет упоминание женского имени. Например: «Саурон сделал(а) доклад». И: «Ольга Ивановна Годунова также утверждает в нем, ...» . Другой аналогичный вариант текста в статье, с непосредственным уточнением в скобках: «Саурон (Ольга Ивановна Годунова) сделал(а) доклад». И далее по тексту. Есть ли какие-то законы или правила, регулирующие склонение и семантическое согласование в таких случаях?
Ответ справочной службы русского языка
Правила об употреблении подобных псевдонимов нет, но можно попробовать опереться на прецедент. Псевдоним Жорж Санд устойчиво используется как женское имя. Например:
Отчего, например, так понравилась Жорж Санд? «А потому, ― отвечает Белинский, ― что для нее не существуют ни аристократы, ни плебеи; для нее существует только человек, и она находит человека во всех сословиях, во всех слоях общества, любит его, сострадает ему, гордится им и плачет за него…» [Е. А. Соловьев-Андреевич. Александр Герцен. Его жизнь и литературная деятельность (1897)]
Жорж Санд стала известной сразу по выходу первых романов ― «Индиана» и «Валентина». [А. Всеволжский. Мятежная Аврора (2004) // «Вокруг света», 2004.07.15]
Но один из пятидесяти экземпляр ов, отпечатанных в 1846 году, приобрела Е. Г. Бекетова, переводчица Вальтера Скотта, Диккенса, Теккерея, Жорж Санд, Гюго, Бальзака и многих других прекрасных писателей. [В. Баевский. Ассиар // «Знамя», 2005]
Однако интересно, что современник писательницы Н. Г. Чернышевский в стать е «Жизнь Жоржа Санда », комментируя публикацию ее мемуаров, склоняет новаторский для того времени псевдоним Джорж Санд как мужское имя, а согласует с ним слова как с женским именем. Ср.:
Едва ли какое-нибудь явление в изящной словесности последних двух или трех лет имело столь сильный успех, как мемуары Жоржа Санда. <...> Казалось, что Жорж Санд намерена дать им [ «Записок»] громадный размер... <...> Итак, вполне переводить «Записки» г-жи Жорж Санд невозможно. Тем не менее, автобиография заключает в себе очень много интересных фактов и прекрасных эпизодов. Иначе и быть не могло. Жизнь Жоржа Санда замечательна не только высоким психологическим развитием: она также богата драматическими [положениями]. Все это вместе сообщает ее «Запискам» высокую занимательность. Кроме того, Жорж Санд принимала сильное участие в исторических событиях, сближалась со многими замечательными людьми, и ее «Записки» прекрасно знакомят нас с некоторыми из них. <...>
Вероятно, в этой статье отражен начальный этап освоения мужского имени как женского псевдонима. Сейчас для нас более естественными кажутся сочетания жизнь Жорж Санд, мемуары Жорж Санд .
| Вопрос № 299906 | ||
Добрый день! Каким членом предложения является слово "экземпляр ": Экземпляр трудового договора мною получен. Благодарю.
Ответ справочной службы русского языка
Это подлежащее.
| Вопрос № 294620 | ||
Как правильно: экземпляр накладной, выписаннОЙ поставщиком или экземпляр накладной, выписаннЫЙ поставщиком
Ответ справочной службы русского языка
Верен первый вариант, поскольку поставщик выписывает накладную (в одном или нескольких экземпляр ах).
| Вопрос № 294482 | ||
Здравствуйте. Предложение: "Полезно иметь дополнительный экземпляр или копию, на которой (-ом, -ых) можно будет делать пометки". Какое окончание правильно будет поставить в местоимении "который". Каким правилом этот выбор регламентирован? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Можно написать так: Полезно иметь дополнительный экземпляр (копию), на котором...
| Вопрос № 290373 | ||
"Перечень актов, оформленных по результатам контрольного мероприятия на 2 листах в 1 экземпляр е" Нужна ли запятая после слова мероприятия?
Ответ справочной службы русского языка
Постановка запятой зависит от смысла: перечень актов... на двух листах (запятая ставится); оформленных... на двух листах (запятая не ставится).
| Вопрос № 290365 | ||
Работниками ООО «Союз», в рамках служебного задания, был составлен справочник «Медицинские учреждения города». Данный справочник был издан большим тиражом и распространялся на территории гор. Новосибирска. Некоторое время спустя представители ООО «Союз» обнаружили в местах распространения своего справочника, другой справочник, издаваемый ООО «Момент». Содержание нового справочника было идентичным содержанию справочника «Медицинские учреждения города». ООО «Союз» обратилось в суд с иском об обязании ООО «Момент» прекратить нарушения исключительного права на произведение – Справочник «Медицинские учреждения города», изъять все распространяемые экземпляр ы справочника «Медицина города» из гражданского оборота. ООО «Момент» с иском не согласилось, мотивировав свои возражения тем, что справочник истца не является результатом творческой деятельности и, соответственно не может признаваться объектом интеллектуальной собственности; в обоих справочниках содержится общедоступная информация о наименованиях медицинских учреждений, видах оказываемой медицинской помощи, телефонах и адресах. Какие юридически значимые обстоятельства необходимо установить для правильного разрешения дела? Разрешите спор по существу.
Ответ справочной службы русского языка
"Справочная служба русского языка" не дает юридических консультаций. Вы обратились не по адресу.
| Вопрос № 289924 | ||
Каких только экземпляр ов НЕ встретишь на просторах инета! Или Каких только экземпляр ов НИ встретишь на просторах инета!
Ответ справочной службы русского языка
Верно: Каких только экземпляр ов не встретишь на просторах инета!
| Вопрос № 285142 | ||
Добрый день! Ситуация: контрагента в письме просят вернуть после подписания один экземпляр акта приема-передачи. Как верно построить фразу: Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннЫЙ с вашей стороны, направить по адресу... ИЛИ Просьба один экземпляр приложенного акта приема-передачи, подписаннОГО с вашей стороны, направить по адресу...
Ответ справочной службы русского языка
Контрагент подписывает оба экземпляр а по отдельности, поэтому верно: один экземпляр ... акта приема-передачи, подписанный с вашей стороны.
| Вопрос № 283839 | ||
Несколько - это сколько? Можно сказать, что 14-15 (штук, экземпляр ов) - это "несколько" (штук, экз.)? Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Несколько словари определяют как «некоторое, небольшое количество» (см., например, «Толковый словарь русского языка» С. И. Ожегова и Н. Ю. Шведовой). Точного указания («несколько – строго от... и до...») не существует, а «небольшое количество» – относительное понятие. Если речь идет, например, о 15 экземпляр ах книги из 10-тысячного тиража, слово несколько может быть использовано, а вот 15 экземпляр ов из 30 – это вряд ли несколько.
| Вопрос № 283749 | ||
Здравствуйте, уважаемые сотрудники Грамоты.ру! Вот ответ на вопрос 206981 («Как правильно в деловой переписке в конце документа группировать ссылку на приложения к документу: ПриложениЕ: перечисления приложений или ПриложениЯ: перечисление приложений?»): Ответ справочной службы русского языка Правильно: _приложения_. К сожалению, он противоречит ГОСТ Р 6.30-2003: «Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляр ов; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.». Пожалуйста, исправьте ответ, если он действительно содержит ошибку, или дайте ссылку на нормативный документ, если вы уверены в его правильности. Большое спасибо за вашу работу! С уважением, Мила
Ответ справочной службы русского языка
Спасибо за замечание! Ответ исправлен.
| Вопрос № 282697 | ||
Нужны ли тире в следующих предложениях? 1. Тираж марок - по 60 тысяч экземпляр ов; 2. Достать клеща - не проблема.
Ответ справочной службы русского языка
Тире в этих предложениях возможно.
| Вопрос № 280783 | ||
Количественные числительные - употребление со сказуемым.Верно ли, что в фразе:
"600 экземпляр ов книг находИтся на складе" нужно употреблять форму единственного числа, т.к. речь идет о неодушевленных предметах, или форма "находЯтся" является равноправной заменой?
Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Корректна форма ед. числа. Подробнее см. в «Письмовнике ». Обрaтите внимание: если речь идет о разных книгах, лучше написать: 600 книг , a если речь идет об одной книге, то: 600 экземпляр ов книги .
| Вопрос № 280179 | ||
Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как более корректно написать: "в 2 экземпляр ах" или "в 2-х экземпляр ах". Спасибо
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: в 2 экземпляр ах.
С первого взгляда складывается впечатление, что приложение , а также реквизит «Отметка о наличии приложения » просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений , то большинство обращается к тексту ГОСТа Р 6.30-2003.
Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений . Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:
Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.
Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30-2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так . Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения » в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).
|
Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения » расположить в интервале 60-40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте. |
Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2-4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 , которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2-4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.
Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения» , стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30-2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 они есть, и вот что там написано:
Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.
В тексте ГОСТа Р 6.30-2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение , то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).
Также реквизит «Отметка о наличия приложения », при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .
Реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется и в распорядительных документах : приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).
Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение » с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .
Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение » на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки . И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).
Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30-2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.
При оформлении приложений следует соблюдать следующие несложные правила :
Заголовок приложения располагается под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа» и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.
Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).
Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.
1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. — ВНИИДАД. — 2003.
2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30-2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».
3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).
4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.
1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
2. Лист должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
4. Исходящий номер.
Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
6. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например:
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО "Компания "Название"
А.А. Иванову
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Б.Б. Петрову
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО "Компания "Название"
Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001
При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Сидорову В.В.
ул. Свободы, д. 5, кв. 12,
г. Ярославль, 150000
7. Текст письма
Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
В письме используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" );
От первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" );
От третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).
8. Приложение
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
9. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
10. Печать
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с ФИНАНСОВЫМИ средствами, а также на иных документах, ПРЕДУСМАТРИВАЮЩИХ заверение подлинной подписи.
11. Исполнитель
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
