О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно - срок их хранения.
Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее - Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов - по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.
При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.
Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам . Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
Перечень к ним относит:
При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».
Задача приказов по личному составу - отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации . Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками) , являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.
Обратите внимание на один важный момент:
А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).
Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.
Таблица 1
Свернуть Показать
Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.
Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:
Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).
В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.
Пример 1
Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов
Свернуть Показать
5. Подготовка и оформление приказов
5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее - Компания).
5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.
5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие - лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.
5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.
5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.
Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».
5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, - 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта - 16, начертание - полужирное.
5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.
5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.
5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.
5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.
5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.
5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.
5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:
ОД - приказы по основной деятельности,
ЛС - приказы по личному составу,
АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.
Датой приказа является дата его подписания.
5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.
5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.
По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.
Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства »
В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.
Пример 2
Свернуть Показать
В Примере 2 мы видим бланк приказа:
Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:
Реже в приказ вносятся:
В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 - ЗАО «СПК-Самара»).
Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).
При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).
Пример 3
Свернуть Показать
Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2-4 межстрочных интервала после наименования организации.
Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).
Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.
Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.
Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.
Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:
Пример 6
Образцы констатирующей части приказа
Свернуть Показать
«В целях оптимизации системы делопроизводства» или
«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,
«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.
Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.
Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.
В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант - генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).
В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:
Свернуть Показать
1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).
Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:
Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).
Пример 8
Свернуть Показать
Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).
Пример 9
Свернуть Показать
Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).
Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.
В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования , а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.
Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа .
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа (см. Примеры 15 и 16). Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату. Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.
Допускается оформлять визы на отдельном листе - так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).
Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).
Пример 12
Свернуть Показать
Пример 14
Свернуть Показать
Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).
В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.
После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.
Дата традиционно оформляется двумя способами:
Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.
Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.
В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» - под № 12.
Пример 15
Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)
Свернуть Показать
Оборотная сторона внутреннего приказа
Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.
Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.
Пример 16
Совместный приказ равнозначных организаций (с результатами согласования и ознакомления на обороте)
Свернуть Показать
Оборотная сторона совместного приказа
Пример 17
Свернуть Показать
Контрольная работа № 1
Тема: «Составление и оформление ОРД»
Цель работы: Научиться составлять и оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
Порядок выполнения работы
Практическая работа состоит из 4-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях 1- 6. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.
Задание 1
Оформить заявление кассира завода «Свет» с просьбой предоставить ученический отпуск с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки – вызова № 5655 от 01.03.20__. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна. Для примера используйте приложение 1.
Задание 2
Оформить приказ по личному составу.
Приказ № 65к от 05.03.20__ «О предоставлении ученического отпуска» кассиру завода И.П. Ивановной с 06.03.20__ по 18.03.20__ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова № 5655 от 01.03.20_ и заявления кассира И.П. Ивановной.
Проставить визу согласования начальника отдела кадров О.А. Сергеевой и отметку об ознакомлении с приказом Ивановой.
Задание 3
Оформить приказ по основной деятельности.
В соответствии с Распоряжением Министра от 04.03.20__ № 115 «Об усилении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней» составить приказ № 245 от 06.03.20__ изданный директором Научно-производственного объединения «Агроприбор» г. Москвы М.Д. Галкиным.
В распорядительной части выделить 4 пункта:
1. Об организации уборки территории объединения
2. О проверке состояния электропроводки
3. О предоставлении в секретариат генерального директора списка сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни
4. Контроль за исполнением возлагается на главного инженера объединения П.Р. Жарова.
Каждый пункт рассмотреть по схеме «Кому?», «Что нужно сделать?», «До какого срока?».
Например, к п.1 Заведующему складом О.Н. Никитину организовать уборку территории до 07.03.20__.
Проставить визу главного инженера
Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Соловьева телефон 302-34-56
Задание 4
Оформить распоряжение № 137 от 10.03.20__ главного инженера Московского станкостроительного завода «Техмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601» на основе предложенных образцов в приложении 5 и 6.
В распорядительной части указать 4 пункта:
1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20__.
2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)
3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.
Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова
Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16
Приложение 1
ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ
Генеральному директору
ОАО «Северные регионы»
М.Ю.Кочеткову
бухгалтера
А.В. Захарова
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить очередной отпуск на основании графика отпусков с 01.03.2016 по 28.03.2016 продолжительностью 28 календарных дней.
(подпись) А.В. Захаров
Приложение 2
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ТОО «Светлана»
10.03.2015 № 68
О приеме на работу
ПРИКАЗЫВАЮ:
Принять С.М. Ракитину на должность главного бухгалтера цеха № 1 с 05.03.2015 с окладом 10000 (десять тысяч) рублей в месяц согласно заключенному трудовому контракту.
Основание: Трудовой контракт № 20 от 05.03.2015
Генеральный директор ________ О.В. Сидоров
Заместитель директора по кадрам ________ С.М. Павлова
Юрисконсульт ________ С.К. Игнатьев
С приказом ознакомлена 10.03.2015 ________ С.М. Ракитина
Приложение 3
МАКЕТ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Наименование министерства
или ведомства
Наименование организации
Место издания
Заголовок (краткое содержание, выраженное
отглагольным существительным в предложном
падеже, начинается прологом «О…»)
Текст констатирующей части приказа. приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (пишется отдельно на строке)
1. Полное наименование должности исполнителя И.О. Фамилия в дательном падеже или наименование структурного подразделения – необходимые действия, выраженные глаголом в неопределенной форме, - срок действия (без слова «срок»)
2. Полное наименование должности И.О. Фамилия или структурное подразделение (если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое выделяется в подпункт):
2.1 Действие и срок исполнения
3. Последний пункт имеет постоянную формулировку:
Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль, наименование должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).
Наименование
должности руководителя И.О. Фамилия
Если необходимо, то в этом месте указывают визы (без слова «виза»)
например
Главный бухгалтер И.О. Фамилия
Приложение 4
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
| ЗАО «Информационные системы» | |
| ПРИКАЗ 10.04.2016 № 56 Москва | |
| О мерах по обеспечению сохранности документов | |
| В целях совершенствования организационного и документационного обеспечения деятельности организации и обеспечения сохранности документов | |
| ПРИКАЗЫВАЮ: | |
| 1. Создать комиссию в составе: председатель – заместитель директора по персоналу Петров П.П. Члены комиссии: 1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С. 2. Начальник отдела кадров Васильева В.В. 3. Менеджер Романова Р.Р. | |
| 2. Комиссии проверить организацию и условия хранения управленческих документов и представить на утверждение акта проверки до 25.04.2016 | |
| 3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря Ф.И. Егорову. | |
| Директор | И.И. Иванов |
| Начальник общего отдела А.Д. Казакова 10.04.2016 | |
| Павлов | |
| 123 45 67 |
Приложение 5
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Распоряжение Дата № Место издания Заглавие начинаетсяс вопроса - О чем... Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словомОБЯЗЫВАЮ: 1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок.Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия. Текст печатают через 1,5 интервала. Наименование должности лица,подписавшего документ И.О.Фамилия Гриф согласованияили визы Исполнитель, телефон
Приложение 6
ОАО «АБСОЛЮТ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
15.04.2016 № 145
О проведении ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Провести ремонтные работы в комнате № 40 до 01.05.2016. Ответственный – начальник технического отдела В.С. Антонов
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера А.В. Терехова
Генеральный директор В.С.Семенов
Терентьева
Контрольная работа № 2
Тема: «Составление и оформление информационно-справочной документации»
Цель работы: Научиться составлять и оформлять информационно-справочные документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
Порядок выполнения работы
Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению ОРД. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.
Задание 1
При помощи приложения 1 и 2 составить акт ревизии кассы предприятия ТОО "Спартак" № 15 от 14.03.20__. Основанием является приказ директора № 165 от 13.03.20__.
В состав комиссии, проводящей ревизию входят:
Председатель - зам. директора С.Н. Козлов
Члены комиссии: 1. Гл. бухгалтер Н.М. Рогова
2. Ст. бухгалтер З.А. Орлова
3. Бухгалтер О.И. Учаева
Присутствовали: зам. гл. бухгалтера Г.Н. Королев
кассир В.И. Максимова
Ревизия была проведена в период с 14.03.20__ по 16.03.20__
В результате проведенной ревизии установлено:
1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 14.03.20__ согласно кассовой книги и данным бухгалтерского учета должен составлять 5000 руб.
2. Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 4800 руб. Недостача денег в кассе - 200 руб.
3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира В.И. Максимовой
Акт составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. - в дело № 05-11
2-й экз. -директору предприятия
3-й экз. - гл. бухгалтеру
В приложении объяснительная записка кассира В.И.Максимовой на 1 л. в 1 экз. (саму объяснительную записку писать не нужно, необходимо в тексте акта сделать пометку о наличии приложений)
Оформить гриф утверждения: директор А.А. Беркут, дата утверждения 18.03.20__.
Оформить реквизит "отметка о направлении документа в дело"
Исполнитель В.А.Алукин дата 25.03.20__.
Используйте приложение 1 и 2
Задание 2
Составить объяснительную записку на имя заведующего отделением о причине опоздания на 1-ю пару 17.03.20__. В тексте указать причину опоздания.
Задание 3
Составить докладную записку от 18.03.20__. написанную начальником управления В.О. Ильиным, адресованную Генеральному директору ОАО «Перевозки» Т.П. Данилину о переводе на должность.
Причиной, послужившей составлению докладной является реорганизация структуры Управления и укрупнение отделов в результате чего происходит перераспределение функций сотрудников.
Начальник управления Ильин просит перевести старшего экономиста СТ. Николаева из отдела автомобильных перевозок в таможенные отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание.
Используйте приложения 3 и 4.
Приложение 1
Макет акта
Наименование министерства УТВЕРЖДЕНИЕили ведомства (при необходимости) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИНаименование структурного подразделения АКТ 00.00.0000 № Город Краткое содержание события или факта, сформулированноеотглагольным существительнымв именительном падеже Основание Распорядительный или нормативный документ, устное распоряжение, послужившее основанием для написания акта (через 1 интервал)Составлен комиссиейПредседатель Наименование должности И.О. Фамилия Члены комиссии Наименование должности И.О. Фамилия (располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)Присутствовали Наименование должности И.О.Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются также через запятую. Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала. При необходимости указать количество экземпляров: Составлен в двух экземплярах:1-й-кому (куда);2-й - кому (куда). Председатель Подпись И. О. ФамилияЧлены комиссии Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия
Приложение 2
Образец акта
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОМЫШЛЕННОСТИ СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ АКТ 10.10.2015 № 7 г. Тула Установление фактической производительности технологической линии Основание Приказ министра промышленности строительных материалов от 10.09.2015 № 108 Составлен комиссиейПредседатель Главный технолог управления Д.М. ПетровЧлены комиссии Руководитель лаборатории С.И. Макаров, старший инженер лаборатории Ю.В. СимаковПрисутствовал Главный инженер завода № 1 М.П. Радин В период с 10.10.2015 по 12.10.2015 комиссия провела работу по установлению фактической производительности технологической линии по изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1. Линия принята в эксплуатацию в декабре 2014 года со средней производительностью 88 листов/час. За прошедшее время производительность линии значительно возросла. Для уточнения производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические показатели. В результате работы комиссия определила часовую производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности 300 млн. листов в год. Составлен в трех экземплярах:1-й - Главасбесту;2-й - НИИпроектасбесту;3-й - заводу № 1. Председатель Д.М.Петров Члены комиссии С.И.Макаров Ю.В.Симаков Присутствовал М.П. Радин В дело 00-00Подпись датаПриложение 3Макет докладной записки
Наименование министерства Наименование должности адресата сили ведомства включением наименования организации в дательном падеже НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И.О. Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 № Место издания Заголовок к тексту, выраженный отглагольным существительным в предложном падеже, начинается предлога О Машинописный текст докладной записки печатают через 1,5 интервала. Не следует текст начинать словами: "Довожу до Вашего сведения..." Текст состоит из двух частей. Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к определенной дате или отрезку времени, то это время включается в заголовок. Оформляют приложение, если оно есть, после текста. Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз. 2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз. Наименование должности лица, подписавшего документ И.О.Фамилия В дело 00-00 Подпись Дата
Приложение 4
Образец докладная записка
Контрольно-ревизионный Генеральному директоруотдел объединения И.И. Иванову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.04.2015 Москва О назначении документальной ревизии в магазине № 000 При инвентаризации товарных фондов магазина № 15 09.04.2015 обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб.Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 000 с 01.01.2015 по 09.04.2015. Заместитель начальника отдела Подпись П.А. Кодин
Контрольная работа № 3
Тема «Составление и оформление писем»
Цель работы: Научиться составлять и оформлять служебные письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
Порядок выполнения работы
Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению служебных писем. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.
Задание 1
Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным:
Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно–энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Москва ул. Плеханова 36, тел. 237-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.
Используйте приложение 1.
Задание 2
Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по следующим данным:
ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.
Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237-87-87. Директор ООО «Миг» М. К.Максимов.
Используйте приложение 1.
Задание 3
Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по следующим данным:
Московский полиграфический техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:
1. Лазерные технологии в полиграфии
2. Юридический
Правила приема общие для всех.
Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира 86, тел. 337-87-87. Директор техникума М.С. Игнатьева.
Используйте приложение 1.
Приложение 1
Наименование организации Реквизит «Адресат»
отправителя
Справочные данные организации-
отправителя
На № _________от ____________
Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый...........! »
Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»
Текст информационного письма начинается со слов «Администрация колледжа сообщает, что …»
Должность отправителя И. О. Фамилия
Контрольная работа № 4
Тема «Составление и оформление договоров»
Цель работы: Научиться составлять и оформлять договоры в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
Порядок выполнения работы
Практическая работа состоит из одного задания по составлению договора. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях.
Задание 1
Используя приложение 1 оформите договор купли-продажи по следующим данным.
АО «Пирамида» реализует ООО «Атлант» партию бумаги ксероксной «Снегурочка» в количестве 10000 пачек. Цена одной пачки составляет 110 руб. в т.ч. НДС 18%.
Расчет осуществляется следующим образом: 40% в виде авансового платежа, а остальное не позднее семи дней после поставки продукции.
Форма оплаты- платежное поручение.
Директор АО «Пирамида» А.С.Бугров, ООО «Атлант» Д.Н. Кочкин Оба предприятия действуют на основании Устава.
В разделе 4 «Ответственность сторон» укажите пункт следующего характера: «В случае нарушения покупателем срока платежа будет начисляться пени в размере 2% за каждый день просрочки»
Юридический адрес АО «Пирамида»: г. Самара, ул. Черемушкинская 17/1, ИНН – 1598415 р/с № 12345678900000000126 в «ИнкомБанке» г. Самара.
Юридический адрес ООО «Атлант»: г. Самара ул. Союзная 25,ИНН 169847511, р/с 21365478900000000158 в «Триумф - Банке» г. Самара.
Приложение 1
ДОГОВОР КУПЛИ – ПРОДАЖИ
г.________________ «___»_____________20___г.
______________________________________________________________,
именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице________________________
(Ф.И.О., должность)
действующего на основании_______________________________________
С одной стороны, и _____________________________, ________________ именуемое в дальнейшем ________________________
«Покупатель», в лице____________________________________________________________,
(Ф.И.О., должность)
действующего на основании _________________________________________,
с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА.
1.1. Продавец передает в собственность, a Покупатель принимает м оплачивает следующее имущество:_________________________________
(наименование, кол-во, т.п)
2. ЦЕНА ТОВАРА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ.
2.1. Цена товара составляет ___________________________________.
2.2. Цена товара включает ____________________________________.
2.3. Изменение цены на товар не допускается в течение срока действия договора.
2.4. Расчеты по договору производятся__________________________
________________________________________________________________.
(единовременно, поэтапно, авансовым платежом)
2.5. Форма оплаты___________________________________________.
(плат, треб, плат. поруч., наличный расчет и т. д.)
3. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН.
3.1. Продавец обязуется:
Не позднее ____________________ передать Покупателю имущество в состоянии, отвечающем условиям настоящего договора.
3.2. Покупатель обязуется:
Принять имущество в порядке и сроки, установленные настоящим договором и действующим законодательством;
Оплатить имущество в соответствии с условиями договора (раздел 2).
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН.
4.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
4.2. В случае возникновения разногласий по настоящему договору, споры решаются путем переговоров.
При не достижении согласия споры рассматриваются в судебном порядке.
5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ.
5.1. Изменения и дополнения к настоящему договору совершаются в письменной форме и подписываются обеими сторонами.
5.2. Настоящий договор вступает в силу с ________________________
и действует по _____________________________________________.
5.3. Договор составлен в ______ экземплярах, имеющих равную юридическую силу.
Юридические адреса, реквизиты и подписи сторон
Продавец Покупатель
_______________________ _______________________
_______________________ _______________________
______________________ ________________________
М.П._________________ М.П.___________________
(подпись) (подпись)
Контрольная работа № 5
Тема «Организация работы с документами в учреждении»
Цель работы: закрепить тему «Организация работы с документацией» и рассмотреть документы, являющиеся основой для организации делопроизводственного процесса на предприятии.
Порядок выполнения работы
Ответить на вопросы, изложенные в заданиях, для этого рекомендуется учебник «Делопроизводство» автора М.И. Басакова.
Практическая работа состоит из 3-х заданий по чтобы выполнить задания необходимо использовать предложенные приложения.
Задание 1
1. Что включает в себя понятие «делопроизводство»?
2. С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?
3. В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?
4. Что понимается под юридической силой документа?
5. Как Вы понимаете процесс унификации документов?
6. В каком документе закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?
7. Какие формы организации работы с документами существуют в практике? В чем достоинства и недостатки каждой из них?
8. В каком документе закреплены наименования должностей работников службы делопроизводства (укажите должности)?
10. Перечислите задачи и функции службы делопроизводства.
11. Какие федеральные законы, нормативные акты по регулированию сферы делопроизводства Вам известны?
Задание 2
1. Что понимается под документооборотом?
2. Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?
3. Какие документы составляют входящий документопоток?
4. В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?
5. Каковы этапы первичной обработки поступивших документов?
Posted On 26.03.2018
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.
В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).
Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.
Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:
Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:
Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
Подготовка проекта приказа;
Согласование проекта;
Подписание руководителем.
Текст приказа состоит из 2 частей:
Констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;
Распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:
1. Коммерческому директору Иванову И.И….
Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы.
Например:
1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…
В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).
Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр.
Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.2010 или… к 20.07.2010.
Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.
Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:
1…. обеспечить представление еженедельной сводки….
Приказ вступает в силу с момента подписания.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».
Предыдущая1234567Следующая
Цель: Изучить порядок составления и состав реквизитов распорядительных (директивных) документов организации. Научиться использовать в приказах стандартные формулировки.
Задание:
1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить:
1) Приказ по основной деятельности;
2) Приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении)
2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:
Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы
Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.
Приказы по основной деятельности
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час-тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда-ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле-ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают-ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей-ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при-казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на-звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до-кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне-нии, констатирующая часть может не составляться.
В констатирующей части указываются основания изданияприказа. Такими основаниями могут быть:
§ нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.;
§ решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний;
§ производственная необходимость.
Примеры констатирующей части текста приказа:
§ На основании постановления правительства № 76 от 20.04.2000 г. «О работе в праздничные дни»…
§ На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12.05.2000 г….
§ В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии…
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк-турное подразделение или отдельное должностное лицо).
Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от-дельном (как правило, последнем) пункте приказа называются лица, на которых возло-жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…».
В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы-вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то в этой надписи указываются соответствующие пункты.
Структура приказа по основной деятельности:
Наименование предприятия
ПРИКАЗ
Дата №__
Заголовок к тексту
(не более двух строк)
ТЕКСТ: Констатирующая часть
ПРИКАЗЫВАЮ:
Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)
Должность руководителя Подпись И.О. Фамилия
Визы
Проект приказа внес
должность И.О. Фамилия
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.
Приказ вступает в силу с момента его подписания ирегист-рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре-гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.
Научно-производственное объединение «Агроприбор» ПРИКАЗ 23.04.2000 № 245 Москва Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни В соответствии с приказом министра от 04.04.2000 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней». ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Заведующему складом Сидорчук К.С.
48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 28.04.2000. 2.Коменданту здания Петрухову Л.С. проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации. Обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов 29.04.2000. 3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. 28.04.2000 к 17.00 представить в секретариат генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения Жарова П.Р. Директор _________________________М.Д. Галкин Главный инженер П.Р. Жаров 21.04.2000 Соловьева 302 34 56 |
Приказы по личному составу
Приказ по личному составу обязательно издается при возникновении, изменении или прекращении трудовых отношений между работником и организацией.
Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и имеют собственную нумерацию. В связи с этим, на предприятии в течение календарного года будут две группы приказов с одинаковыми номерами. Для исключения путаницы на приказах по личному составу рядом с порядковым номером с начала календарного года добавляется индекс, «л/с» что означает «личный состав». Приказы по личному составу могут касаться одного сотрудника (простые приказы) или нескольких (сложные приказы).
Заголовок приказа имеет стандартный вид:
Текст приказа по личному составу также состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части текста приказа могут быть указаны причины его издания, например нарушение условий контракта, проведение аттестации работника и т. д. Распорядительная часть приказа начинается со слов «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ» «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ» и других, которые печатаются на отдельной строке от левого края.
Однако, чаще всего, констатирующая часть текста опускается и текст состоит только из распорядительной части.
После этого на следующей строке записывается фамилия, имя, отчество работника полностью, должность, дата приема (перевода, увольнения), статья ТК (в случае увольнения). После текста приказа указывается основание издания приказа. Основанием может быть личное заявление, трудовой контракт.
Если приказ составляется на нескольких сотрудников, то он оформляется в виде отдельных пунктов по каждому сотруднику. Приказы по личному составу визируются юристом предприятия или работником, в обязанности которого входит работа с персоналом.
Приказы доводятся до сведения работника под расписку, которая располагается ниже подписи руководителя и виз и начинается с фразы «С приказом ознакомлен».
Приказы по личному составу унифицированы и для каждого случая (приема на работу, перевода или увольнения) разработаны специальные формы, которые заполняются на предприятии. Образцы форм приказов о приеме на работу и об увольнении приведены далее.
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
(распоряжение)
Предыдущая1234567Следующая
Очень часто на практике возникает потребность внести в уже изданный и действующий приказ определенные изменения. Данный вопрос напрямую пересекается с еще одной темой - как оформлять приказ об отмене приказа. О правилах составления и оформления приказов по основной деятельности и процессах по их согласованию и регистрации уже было детально написано в предыдущих статьях. Сейчас остановимся более подробно на содержании документа такого рода. Ниже по тексту вы сможете ознакомиться с образцами и примерами приказа об изменении приказа.
Ниже вашему вниманию представлены конкретные примеры. Первый - о том, как редактировать какое-либо положение или инструкцию, ранее утвержденную приказом. С точки зрения делопроизводства правильно будет изменить отдельные пункты, а не переутверждать весь документ заново.
Приказ об изменении приказа об утверждении какого-либо документа
ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОМАШКА»
(ЗАО «Ромашка»)
О внесении изменений в приказ ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 «Об утверждении Инструкции по вопросам делопроизводства»
В целях совершенствования процессов делопроизводства в компании
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 следующие изменения:
пункт 4.1 дополнить предложением следующего содержания:
«Если документ оформляется на одном листе, то допустимо проставление виз на отдельном листе согласования»;
1.2. из пятого абзаца пункта 3.1 исключить фразу «но не реже 2 раз в месяц»;
1.3. добавить пункт 5.9, имеющий следующее содержание:
Организационным обеспечением комиссии занимается общий отдел»;
1.5. пункт 10.1 изменить и оставить в следующей редакции:
Использование электронной почты только в качестве резервного канала»;
1.6. во всем тексте слово «НДУ» заменить словом «УКНУ».
2. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением приказа оставляю за собой.
Именно в таком порядке надлежит вносить изменения в документацию, утверждаемую приказами. В данном примере все обобщено, на практике такое количество поправок одновременно встречается достаточно редко. Иногда вникнуть в суть изменений, которые необходимо внести в соответствии с приказом, удается не сразу.
В этом случае алгоритм действий должен быть следующий: в документ, подлежащий изменению, одновременно вносят все коррективы (изменяют, удаляют, дополняют и т.д.) в соответствии с приказом, касающемся внесения изменений в приказ. После внесения корректировки на измененном документе после «Утверждено приказом от (дата) № (номер)» ставят отметку следующего содержания: «в редакции приказа (нескольких приказов) от (дата) № (номер)». Такое оформление является грамотным и соответствует правилам.
Следующий пример - это образец приказа, регламентирующего изменения штатного расписания. Внешнее оформление аналогично первому примеру, поэтому приведем только содержание основной части.
На основании служебной записки руководителя отдела статистики от 27.10.2013 № 15-56/89
ПРИКАЗЫВАЮ:
Изменения в распоряжение вносится по аналогичной схеме с заменой слова «ПРИКАЗ» на «РАСПОРЯЖЕНИЕ».
Ниже представлен образец, как вносить изменения в распоряжение в случае увольнения или приема на работу новых сотрудников.
В связи с изменениями в кадровом составе в ООО «Август»
ОБЯЗЫВАЮ:
В п. 1 распоряжения ООО «Август» от 11.02.2014 № 85 «Об оказании социальной благотворительной поддержки детям с ограниченными возможностями» внести изменения:
из состава совета по благотворительности исключить Петренко М.М. и включить в состав Васильева Д.Г.
Используя в своей работе образцы, приведенные нами, вы значительно упростите процесс составления документации на своем предприятии.
Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.
Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:
1. По организационным вопросам:
2. По основной производственной деятельности:
3. По личному составу (кадрам) организации:
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.
Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.
После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами.
Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.
Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).
С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.
Виды приказов:
Все остальные варианты приказов на сайте.
Деятельность любого успешного предприятия или организации строится по единым правилам, которые обеспечивают выполнение стоящих перед ними задач. Их деятельность немыслима без эффективного функционирования структурных подразделений, их взаимодействия и строгой подчиненности.
Для обеспечения решения таких задач руководители предприятий издают нормативные документы в виде приказов (распоряжений).
По правилам ведения делопроизводства такие документы подразделяются на несколько групп:
В настоящей статье мы рассмотрим распоряжения, которые касаются к основной деятельности предприятия. К основной деятельности предприятия, с точки зрения делопроизводства, относятся следующие вопросы:
Сразу отметим, что единая форма приказа по основной деятельности отсутствует. На крупных предприятиях, особенно государственных, существуют утвержденные вышестоящим органом образцы приказов по основной деятельности. Для небольших и частных предприятий такая унификация отсутствует, но распорядительные документы по основной деятельности весьма важны, так как в конфликтных ситуациях позволяют оценить (доказать в суде) правомочность действий руководителя. Посмотрим, как оформить приказ правильно. Часто техническую работу по подготовке этих документов, руководители возлагают на секретариат. Поэтому для сотрудников секретариата знание того, как написать правильно приказ (образец) это необходимый навык.
Приказ по основной деятельности, как и любой другой, должен содержать реквизиты предприятия, дату и место составления, дату введения в действие, основное содержание, подписи лиц, обязанных с ним ознакомится. Ниже мы приводим образец составления приказа по организации нового структурного подразделения.
Читайте также: Уведомление об изменении существенных условий труда: образец
ПРИКАЗ №12
В связи с увеличением объема работ по контролю качества продукции и созданием сертифицированного аналитического центра
Приказываю:
Приложение
— Положение об отделе технического контроля
— Должностная инструкция начальника отдела технического контроля.
Директор ООО «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.
С приказом ознакомлены:
Покажем также, как составить приказ (образец) по расследованию несчастного случая.
Общество с ограниченной ответственностью «Контрекс»
ПРИКАЗ №24
О создании отдела технического контроля
В связи с травмой, полученной такелажником Сомовым Иваном Ивановичем (акт №1 от 11 февраля 2017 года) по выполнении погрузки насоса в цехе №1
Приказываю:
— начальника цеха №2 Егорова Александра Ивановича;
— инженера Васильевой Татьяны Ивановны.
3. Контроль исполнения приказа беру на себя.
Поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.
Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.
Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.
Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.
Существует несколько разновидностей приказа, среди них:
Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:
Текст приказа должен включать 2 основных блока.
Правила создания:
Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.
Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно. Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок. Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.
Структура подобного документа по личному составу:
Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» - это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.
Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.
Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.
Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.
Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.
