В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.
Уже нет необходимости выдавать и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?
До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:
К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.
Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:
Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.
Поездка в командировку может быть инициирована самим работником или начальником его производственного подразделения.
В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя. Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи
сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.
Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.
Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.
Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).
На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов :
Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.
Принятые в законодательстве изменения теперь заменяют часть документов и предполагают только подачу руководителю служебной записки, на основании которой издается приказ об отправлении сотрудника в командировку в другой город.
Составление служебной записки не представляет большой сложности.
Текст документа разделен на 2 поля
:
Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.
Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта . При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.
Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами
о подтверждении использования транспорта:
Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков , подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.
О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:
Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.
К таким расходам относят
:
На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома. Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок. Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.
При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.
При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:
К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.
На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку. Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел. О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.
Средства , полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.
В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег :
Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.
Если при отмене поездки средства были частично израсходованы , а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.
Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:
В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.
В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.
В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир. Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке. Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.
С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.
О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета:
Обращение к руководству компании довольно часто сводится к написанию служебной записки. Особенно это актуально при направлении сотрудника в командировку. Что это такое, как её оформить, в каких случаях пишут записку - на эти вопросы постараемся найти ответы в статье..
Служебная записка - довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника. Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа. Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.
Служебная записка - это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:
Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.
В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.
После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.
Затем, после изложения сути вопроса, после одного-двух отступов пишут должность обратившегося, ставят подпись и дату.
Структура служебной записки, как правило, простая, она состоит из (1) шапки, (2) тела записки, (3) подписи
Подавая служебную записку на рассмотрение, следует позаботиться о прикладываемых к ней документах, имеющих непосредственное отношение к её содержанию.
Если служебная записка оформляется по результатам командирования на собственном транспорте, то в содержании отмечается, что поездка к месту командирования осуществлялась на собственном транспорте, с указанием маршрута движения туда и обратно. К ней прикладывают:
Прикладываемые документы должны свидетельствовать, что поездка действительно осуществлялась на собственном транспорте по указанному в записке маршруте. Также эти документы требуются для установления фактического срока командировки. Нужно только повнимательнее отнестись к срокам, длительность командировки по служебной записке и документам должен быть не больше срока по приказу о командировании.
Служебная записка с просьбой отправить в командировку пишется по той же форме, что и другие служебные записки.
К служебной записке о командировании предъявляют ряд требований. Во-первых, адресуется записка о командировании должностному лицу, имеющему право отправлять сотрудников в командировки. Чаще всего, руководителю компании.
Во-вторых, из содержания записки должно быть понятно, кто обращается с просьбой направить в командировку и кого планируется направить в командировку. В тексте должно быть чётко написаны фамилия, имя, отчество и должность отправляемого. Записка может быть написана как самим работником, так и его начальником. Нужно только помнить про перечень лиц, отправлять в командировки которых можно лишь с их согласия.
содержит фамилию отправляемого, место командирования, цель поездки
В теле записки должны быть указаны:
Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия. Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания. Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.
А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.
Опять расстроим читателей своей нечёткостью изложения вопроса о сроках подачи записки, но их попросту не существует. Здравый смысл подсказывает, подавать служебную записку с просьбой направить в командировку следует за срок, достаточный для:
В каждом случае требуется принять во внимание массу влияющих факторов - от оценки необходимости такого направления сотрудника, до возможности приобрести билет в сжатые сроки. В одном случае одного дня будет достаточно, а в другом потребуется две недели. Таким образом, планируя сроки подачи записки на командирование, следует все хорошо взвесить.
Служебные записки делятся на виды в зависимости от цели их оформления. В любом случае каждая из них содержит информацию, которую работник желает донести до своего руководителя. В случае оформления служебной записки перед командировкой или после, следует обратить внимание на требования к её содержанию и сопровождающим документам.
Если сотрудник направляется в командировку, работодателю следует оформить ряд документов. Работнику же нужно будет только ознакомиться с ними. Важно — должна быть составлена служебная записка в командировку согласно образцу 2018 года.
Служебная командировка — отправление сотрудника по решению работодателя для проведения необходимых мероприятий и осуществления ряда работ в местах, которые не относятся к основной компании. На основании поездка оформляется на определенный период. Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий:
Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Причины бывают разные:
Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги. То есть трудоустроенный гражданин компании, который должен быть отправлен в поездку, обязан предоставить денежные средства не позднее трехдневного периода. Обратите внимание на ряд особенностей. Если денежные средства были израсходованы частично, к примеру, на билет, которого не удалось вернуть, то сотрудник не сможет положить остаточные денежные средства в кассу. Дополнительно за ним числятся эти убытки. В таком случае нужно создать приказ, согласно которому денежные средства за невозвратные билеты будут возвращены сотруднику в полном объеме. Нужно обратить внимание, что эти расходы можно внести в бумагу отчета для снижения ставок по налогообложению прибыли. Должны быть соблюдены два условия:
Служебная записка является официальным документом, без которого сотрудник не сможет отправиться в поездку. Помимо этого, она служит подтверждением текущих расходов, которые были понесены за все время командировки. Чтобы передать компенсационные расходы и оплату, необходимо написать документ согласно общепринятым правилам. Для начала проанализируйте принципы и нюансы записи расходов, которые были понесены гражданином в период осуществления поездки. Они должны быть представлены непосредственно в бухгалтерии. Чтобы ее заполнить, воспользуйтесь образцом.
Если гражданин решил отправиться в поездку в 2018 году на собственном транспортном средстве, нужно учесть Положения об особенностях направления сотрудников в поездки, которые были утверждены . Как гласит пункт 7 этого Положения, срок пребывания к принимающей стороне подтверждается проездными официальными бумагами. Однако если работник отправляется на собственном транспортном средстве, этот срок должен быть представлен в записке. Она предоставляется бухгалтерии по возвращении сотрудника из командировки.
Независимо от причины отъезда или продления командировки работнику, закон требует правильного оформления всех предоставленных документов. Эти правила учитываются в локальных нормативных актах компании. Чтобы продлить служебную записку, необходимо сделать запрос в письменном формате. Речь идет о продлении срока в случае отсутствия противопоказаний по состоянию здоровья и только после согласия работника. Важно соблюдать подобные условия и гражданам, которые воспитывают детей младше трехлетнего возраста. В эту категорию входят и одинокий родитель, который ухаживает за ребенком с ограниченными возможностями и так далее. Чтобы продлить поездку, необходимо оформить документ об этом. При этом сотрудник самостоятельно сможет отказаться от продления командировки. Если работодатель начнет препятствовать, то он будет привлечен к административной ответственности. Стоит отметить, что в записке должны быть веские причины, которые повлекут за собой отсрочки срока поездки.
Как гласит текущее законодательство, записка руководителя о направлении в поездку должна быть составлена вместо задания, отчета о выполнении работы и командировочного удостоверения. На этом основании оформляется и приказ. Если документ пишется на командировку директора, ее имеет право составить либо сам директор, либо уполномоченное или вышестоящее лицо.
Чтобы оформить правильно документ, нужно следовать следующим критериям:
Стоит отметить, что в документе о поездке можно внести не просто дату, но и время начала, а также завершения текущей командировки.
Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.
Скачать образец служебной записки о направлении в командировкуПосле этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.
В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:
Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.
Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.
Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.
Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.
Стандартная структура выглядит следующе:
Они рознятся от вариантов, коих существуют два:
Разберем каждый из них более подробно.
Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.
Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.
Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.
Нужно указать следующие факты:
В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.
Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.
Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.
Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.
ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.
Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:
Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.
В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.
Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.
Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.
Большинство руководителей предприятий отправляют своих сотрудников в служебные командировки по различным целям. В данной статье мы разберем основное понятие о служебной командировке, как она составляется и основные требования к составлению данной записки.
Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.
Важно!!! Служебная записка выступает единственным основанием для начисления командировочных выплат и оплаты расходов, которые напрямую связанны с командировкой.
Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте.
Служебная записка имеет свободную форму составления, каждое предприятие составляет данный документ по своим принципам. Но, однако, законодательством закреплена основная информация, которая должна отражаться в служебной записке на командировку.
В виде таблицы представим основную и необходимую информацию, которая по требованиям законодательства Российской Федерации должна быть отражена по прибытию сотрудника из командировки.
| Шапка документа | По законодательству РФ, в правом верхнем углу необходимо указать ФИО руководителя и ФИО сотрудника, которого отправляют в командировку. |
| Название документа | В центре листа необходимо указать полное название документа, в данном случае – это служебная записка на командировку. |
| Основной текст записки | В данном разделе необходимо указать основную цель командировки, место командировки, сроки продолжения служебной командировки, если сотрудник использует личный транспорт для командировки, необходимо указать полные данные автомобиля. |
| Приложение | В приложении необходимо указать основной перечень прилагаемых документов, это могут быть проездные билеты, чеки по оплате жилья и другие расходы, которые непосредственно связанны с поездкой. В приложение можно подкладывать копии, а оригиналы сохранить при себе, чтобы в случае потери документов, можно было восстановить и подтвердить свои расходы. |
| Подпись | Необходимо указать дату приезда и поставить подпись. Подпись на данном документе ставит сотрудник, который был в командировке. |
В данной таблице мы представили основные требования, которые должны быть соблюдены при составление служебной записки. Далее мы рассмотрим основные правила, которые необходимо соблюдать при написании служебной записки.
В выше представленном пункте мы рассмотрели основные требования к написанию служебной записке при отправке сотрудника в командировку. Но бывают такие случаи, когда на командировку составляется приказ. Приказ составляет руководитель учреждения, данный документ будет являться основанием для командировки и написания служебной записки не требуется, необходимо лишь приложить документы, которые подтверждаю факт расходов, которые связанны с командировкой.
Важно!!! Приказ на командировку создается начальником учреждения. В данном документе необходимо указать основную причину командировки.
Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:
На основании данной статьи можно сделать вывод о том, что существует два вида служебных командировок:
Основное отличие данных видов, заключается в том, что первый вариант составляет руководитель учреждения, а второй вариант служебной командировки необходимо написать сотруднику по приезду из командировки.
Законодательством Российской Федерации не предусмотрена определенная форма составления служебной записки, поэтому она составляется в произвольной форме, но с указанием основных фактов, которые связанны с командировкой.
Для более точного понятие о составлении служебной записки, об основных требованиях к составлению данного документа, мы представим образец.
Директору ЦБ ГБОУН
Сидоренко Павлу Аркадьевичу
От экономиста Тереховой Ольги Ивановны
Служебная записка на командировку.
Я, Терехова Ольга Ивановна, сообщаю, что в период с четвертого июня по одиннадцатое июня находилась в командировке в городе Москва, с целью повышения квалификации и сдачи соответствующих экзаменов. К месту командировки добиралась на общественном транспорте. Документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание в гостинице, прилагаю.
Командировка продолжалась семь дней.
11.07.2019г. Терехова О.И.
Так же командировка может быть назначена на основании приказа. Рассмотрим вариант составления приказа на командировку.
Директор ООО « ХЛЕБ»
Миронов Олег Павлович
Технологу Смирновой Галине Николаевне
На командировку
В связи с запуском новой линии на хлебобулочных изделиях, главного технолога Смирнову Г.Н. необходимо отправит в командировку в г. Москва ля ознакомления технологии приготовления теста и основных правил работы новой линии. Командировка продлится три дня: с первого июня по третье июня. Гостиница для проживания предоставляется. Расходы, понесенные во время командировки, будут выплачены по приезду.
