Выписка – это документ аналогичный приказу, но содержащий сведения только об одном сотруднике, устроенном в организацию.
Никаких жестких требований к оформлению выписки нет, главное, чтобы была указана вся вышеперечисленная информация.
Унифицированного бланка выписки из приказа о приеме на работу не существует.
Образец выписки приказа о приеме на работу вы можете увидеть здесь и скачать в разделе ниже.
Как правило, выписка делается по просьбе принятого на работу сотрудника, для предоставления в какую-либо организацию (например, для восстановления трудовой при ее утере, или в отделения ПФ РФ при оформлении пенсии и т.д.).
Информация о трудоустройстве какого-либо сотрудника может быть запрошена у работодателя судебными органами или полицией. Кроме того, в пределах одной организации, часто передается информация о трудоустройстве между разными отделами.
Например, отдел кадров передает документы о трудоустройстве сотрудников в органзацию бухгалтерии для расчета заработной платы.
Каких-либо строгих правил по составлению выписки законодательством не предусматривается.
Документ должен содержать информацию, отраженную в приказе, но касательно одного сотрудника (бывают случаи, когда выписка делается сразу на нескольких принятых сотрудников).
Стандартная выписка делается на листе формата А4 и содержит следующие реквизиты:
Для этого ставится надпись «Верно» или «Выписка верна» и т.п. Допускается наличие одной подписи руководителя. Обязательно ставится печать организации-работодателя.
Чаще всего, выписка полностью распечатывается. Но в некоторых организациях есть свой бланк, информация в который частично вносится ручкой. Такое оформление документа также не запрещено.
Выписка – это выдержка, «сокращенная копия» приказа о трудоустройстве.
У нее нет срока действия и законодательно он не предусмотрен.
Выдается она бессрочно и может быть предоставлена в запрашивающий орган по прошествии любого времени с момента выдачи.
Это объясняется тем, что датируется выписка тем же числом, что и приказ о приеме на работу. Другой датой этот документ выдан быть не может.
Выписка из приказа о приеме на работу – важный кадровый документ, который не должен содержать ошибок.
К его заполнению нужно отнестись очень внимательно, так как последствия для трудоустроенного сотрудника, в случае допущения неточности, могут быть крайне неприятными.
Особенно это касается вопросов подтверждения трудового стажа при выходе на пенсию. Еще раз самостоятельно просмотрите документ при получении. И только убедившись в его правильности, передавайте в место, откуда поступил запрос.
Инструкция
Возьмите исходного документа и выделите фрагменты, подлежащие копированию и переносу в . Точное цитирование - основное требование, предъявляемое к составлению выписки. Определенной формы для таких документов , здесь руководствуйтесь общими правилами делопроизводства, регламентирующими деловой документа ции. Гораздо важнее содержание выписки, которое должно быть составлено из блоков обязательной информации.
Для начала разместите вверху по центру листа документа " ..." (приказа, протокола и пр.) и укажите тему, суть документа . Далее выделите и скопируйте часть основного документа , в которой указаны начальные реквизиты (наименование предприятия, дата и место проведения , количество присутствующих и т.д.). Вводную часть выписки завершите размещением фрагмента , касающегося непосредственно заданного вопроса (пункт из повести дня собрания или др.), с указанием его порядкового номера согласно положению в исходном документе.
Теперь найдите и скопируйте фрагмент текста, описывающий ход обсуждения данного вопроса (если оно было) и принятое по нему решение. Вставьте цитату в выписку , не забыв включить туда нумерацию из основного документа . Здесь же разместите , инициалы и должности ответственных лиц, подписавших оригинал.
Готовую выписку заверьте у лиц, уполномоченных к выполнению подобных действий. Чаще всего это секретарь организации или кадровик. Здесь выписка будет сверяться с оригинальным документом на предмет точного соответствия. В заключение на выписке должно быть написано "Верно", поставлена подпись (с расшифровкой в скобках) ответственного лица, указана его должность, дата и время заверения документа .
Выписку из документа необходимо будет заверить подписью руководителя и печатью организации на случай, если она должна быть предоставлена в сторонние организации.
Источники:
Выписка из приказа - это документ, выданный по запросу для передачи фрагмента информации из действующего приказа , к примеру, работнику для подтверждения стажа при начислении трудовой пенсии органами соцзащиты. Кроме того, выписка может быть подготовлена для представления её в вышестоящую организацию или для информирования государственных органов. Такой документ позволяет передать копию части текста, касающуюся поставленного вопроса, и сохранить конфиденциальность остальной части приказа .
Инструкция
Найдите в , содержащий интересующую вас . Проще всего это с помощью журнала приказов, в котором он был зарегистрирован. Скопируйте точные начальные реквизиты общего бланка (полное наименование организации, регистрационный номер и дата исходного приказа , а также место его издания). В названии документа укажите "Выписка из приказа ", поскольку эта фрагмента подлинного приказа оформляется как самостоятельный документ.
Полностью процитируйте констатирующую часть приказа , как правило она словом "приказываю". Из распорядительной части исходного документа выпишите тот самый пункт или несколько пунктов, которые отражают тематику запроса и ради которых готовится эта выписка. Кроме того из подлинника скопируйте реквизиты подписавшего приказ лица (должность, фамилия, имя и отчество). Только на месте настоящей росписи руководителя напишите слово "подпись".
Теперь заверьте составленную из приказа . Для этого уполномоченный работник должен написать слово "Верно" и указать собственную должность, поставить роспись с расшифровкой (фамилия и инициалы), дату заверения документа.
Обратите внимание
Выписка из приказа будет иметь юридическую силу только в случае правильного оформления "заверительной" части, поэтому здесь нужно быть особенно внимательным при составлении документа. К примеру, дату должен написать собственноручно уполномоченный заверитель.
Полезный совет
Руководитель организации чаще всего наделяет полномочиями для заверения копий документов работника отдела кадров или секретаря.
Источники:
Для цитирования части протокола в делопроизводстве используется такая форма документа, которая позволяет представить заверенное решение по определенному вопросу. При этом избегая необходимости предъявлять полную версию протокола, поскольку, по сути, он является внутренним документом. Выписка из протокола дает возможность сохранить конфиденциальность по остальным рассматриваемым в ходе заседания вопросам. Унифицированной формы такого документа не существует. И все же его следует оформлять в соответствии с требованиями нормативных актов делопроизводства.
Инструкция
Заверьте составленный документ. Для этого секретарю или другому, уполномоченному для таких , должностному лицу ( и др.) нужно собственноручно "Верно", расписаться, подпись (фамилия, инициалы), указать занимаемую должность и поставить дату. Для предоставления выписки в сторонние организации документ заверяется печатью предприятия и подписью руководителя.
Обратите внимание
Обратите внимание на то, что выписка должна содержать точную копию фрагмента текста протокола по интересующему вас вопросу, без дополнений и разъяснений. Только в таком случае документ может быть заверен подписью "Верно" и иметь юридическую силу.
Полезный совет
За выпиской из протокола на предприятии нужно обращаться к секретарю, поскольку именно он оформляет и заверяет такие документы. В отсутствии такового можно просить предоставить выписку другие службы, ответственные за оформление, учет и хранение деловой документации на предприятии. В первую очередь это отдел кадров.
Источники:
Для предоставления в сторонние организации справочной информации, содержащейся во внутренних документах компании, используют специальную форму - выписку. По сути, это точное цитирование фрагмента текста с указанием реквизитов документа. Такая форма позволяет сохранить конфиденциальность остальной информации, которая может содержать и важные сведения, предназначенные для рассмотрения только в рамках данной организации.
В компанию периодически поступают запросы от ее контрагентов, проверяющих, а также от сотрудников, требующие предоставления сведений, содержащихся в приказах предприятия по основной деятельности или по личному составу. Как правило, в этих случаях в ответ на входящее письмо направляется заверенная копия распоряжения. Возможно предоставление части документа в виде выписки из приказа.
Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.
Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности. Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение. Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.
Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения. Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт. В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.
Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата. При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть. Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.
В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.
Порядок составления выписки:
Кадровикам по роду деятельности часто приходится оформлять оригиналы и копии приказов, а также заниматься подготовкой выписок. Мы расскажем, в каком порядке оформляется выписка из приказа (образец есть в нашей базе), как ее правильно заверить, а также в каких случаях выписка из приказа по основной деятельности или по личному составу может с полным правом заменить основной документ.
Из этой статьи вы узнаете:
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Кадровая практика предполагает оформление выписок из приказов , распоряжений, трудовых книжек, учетных журналов и других документов. Это связано с большим объемом информации, содержащейся в деловых бумагах. Если возникает потребность только в малой части данных, вошедших в приказ или иной документ, готовится выписка.
Еще одна немаловажная причина - конфиденциальность. Документ, отдельные части которого содержат сведения с ограниченным доступом, нельзя просто взять и полностью скопировать. Конфиденциальная информация будет разглашена, а это недопустимо. Проще и правильнее сделать выписку, в которой отражаются строго определенные сведения.
Правильно оформленная выписка из приказа (образец-2017 подскажет, как это сделать) считается самостоятельным документом, имеющим юридическую силу. По сути, это заверенная работодателем выдержка, отражающая отдельное распоряжение или указание.
Выписка из приказа о приеме на работу или любого другого документа - оптимальное решение в ситуации, когда исполнителю для решения конкретной задачи не требуется полный его текст. Несмотря на малый объем, по составу реквизитов и особенностям внешнего оформления она практически не отличается от подлинника.
Возникает резонный вопрос: кому и при каких обстоятельствах может понадобиться выписка из приказа об отпуске, образец которой вы найдете в нашей базе кадровых документов, приказа о приеме на работу или иного документа? Чаще всего с таким требованием обращаются представители органов социальной сферы (например, пенсионного фонда), прокуроры и судьи, инспекторы ГИТ и другие должностные лица.
Обычно запрос касается информации о конкретном работнике. Но распорядительный документ нередко бывает сводным и наряду с запрашиваемой информацией содержит сведения о других лицах, не имеющих никакого отношения к запросу. В этом случае нужно понять, как сделать выписку из приказа (образец-2017 послужит ориентиром), и выдать ее.
Может ли сам сотрудник обращаться с просьбой о получении выписки? Статья 62 Трудового кодекса РФ наделяет его таким правом. Более того, даже бывший сотрудник организации может обратиться за выпиской (например, для исправления неверной записи в трудовой книжке по новому месту работы). Все выписки и копии документов, связанных с работой, выдаются безвозмездно на основании письменного заявления сотрудника. Законодатель установил трехдневный срок, в течение которого необходимо оформить, заверить и выдать запрашиваемые документы.
Оформление выписки из приказа - стандартная процедура, которая, тем не менее, может вызывать вопросы даже у практикующих кадровиков со стажем. Документы такого типа имеют юридическую силу только при наличии всех обязательных реквизитов и полном соответствии источнику в той части, которая интересует того, кто запросил документ.
Основанием служит оригинал приказа. Порядок действий следующий:
Убедитесь, что выписка содержит все без исключения реквизиты, используемые в подлиннике: наименование и юридический адрес предприятия, дату и место издания приказа, идентификационный номер налогоплательщика. Чтобы заверить документ, нужно сделать на нем пометку «Верно ».
Обычно этим занимается сотрудник, оформивший выписку - работник кадровой службы или секретарь. Заверитель обязательно указывает под пометкой свою должность и ФИО. Если документ занимает несколько страниц, заверяется каждая!
Затем проставляется дата оформления выписки и печать отдела кадров. Собственно, для документа, предназначающегося для внутренних нужд организации, этого достаточно. Но если выписка запрашивается с целью подачи в сторонние учреждения или организации, необходимо дополнительно заверить ее печатью предприятия.
Скачайте документы по теме:
Чтобы понять, как это происходит на деле, рассмотрим образец выписки из приказа по основной деятельности . Приказы данной категории призваны решать основные стратегические и оперативные задачи, стоящие перед предприятием.
К ним относятся приказы о вступлении в должность руководителя компании и о досрочном сложении полномочий генерального директора, об утверждении штатного расписания, о введении на предприятии режима неполного рабочего дня или неполной рабочей недели, о запрете курения на территории организации и т.д. Поможет понять, как оформить выписку из приказа, образец-2017 :
Образец выписки из приказа о приеме на работу или любого другого распорядительного документа, имеющего непосредственное отношение к личному составу, почти идентичен выписке из приказа по основной деятельности. Но есть одно немаловажное отличие, о котором всегда следует помнить - отсутствие преамбулы, части, поясняющей причину издания приказа. В текст выписки из распоряжений по личному составу она не включается. Воспроизводится только информация, содержащаяся в распорядительной части документа.
Приказы по личному составу часто составляются с применением унифицированных бланков первичного учета, которые, как известно, имеют табличную форму и содержат всего одно распоряжение. Выписку из такого документа технически сложно выполнить. Поэтому если речь идет о решении, касающемся одного работника, целесообразнее сделать копию и заверить ее в обычном порядке.
Но не для всех кадровых мероприятий разработаны унифицированные формы. Например, вынесение и снятие дисциплинарных взысканий, внутреннее совместительство, совмещение должностей оформляется распорядительными документами, составляемыми в свободной форме. Поэтому их содержание вполне резонно воспроизводить в выписке, если возникает такая потребность.
Кроме того, в кадровой практике применяются и унифицированные формы другого типа. В их наименовании присутствует индекс «а» (бланки Т-1а, Т-5а, Т-6а, Т-8а, Т-9а, Т-11а). Он указывает на то, что действие приказа распространяется на двух и более работников. Такие документы не копируют полностью, а оформляют выписку.
Рекомендуется всегда иметь под рукой пример правильно оформленной и заверенной выписки из приказа. В этом случае просьба о выдаче документа такого типа однозначно не поставит кадровика в тупик. Вот пример, содержащий данные приказа о трудоустройстве работника:
Как видно из примера, выписывать нужно все значимые сведения, в том числе реквизиты документа-основания, указанного в подлиннике. После оформления и выдачи выписки не забудьте зарегистрировать ее в специальном журнале.
Могут принимать документы различного характера для регулирования процесса своей деятельности. Одним из видов документов поручительного характера юридических лиц является приказ.
Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих – все это регулируется приказами организации. Однако документы могут быть достаточно объемными по содержанию, поэтому существует возможность оформить выписку из приказа.
Приказ — это документ распорядительного характера, который оформляется руководителем предприятия или иными уполномоченными лицами. Он содержит поручения подчиненным подразделениям и сотрудникам, обязательные для выполнения. Как оформляется выписка из этого документа, и для каких целей ее составляют?
Как сделать выписку из приказа о приеме на работу
Выписка из приказа — это заверенный в надлежащем порядке документ, который содержит отдельные положения или разделы приказа, требуемые запрашивающей стороной. Выписка имеет юридическую силу и с ее помощью можно официально подтвердить изложенные в приказе пункты.
Оформление выписки происходит в соответствии с теми же правилами, что и для приказа. Документ должен быть выдан на фирменном бланке, содержать реквизиты организации и следующие сведения:
Выписка отличается от самого приказа названием, в ней указываются только конкретные пункты основного документа, и ставится подпись заверяющего лица. Кроме того, в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.
Выписка позволяет предоставить адресату только требуемые сведения без необходимости оформления полностью заверенной копии приказа. Подтверждения сведений с помощью выписки удобно в том случае, если приказ имеет большой объем.
В некоторых случаях приказы хранятся в одном экземпляре с запретом копирования, например, если его отдельные положения содержат конфиденциальные данные. Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись.
Кроме того, оформление выписки может потребоваться в таких ситуациях:
Выписка из приказа об увольнении
Вопрос предоставления выписки из приказа следует рассматривать в привязке к положениям Трудового кодекса РФ. Так, статья 62 данного нормативного акта регламентирует, что работодатель при поступлении запроса от сотрудника организации на предоставление документа, связанного с рабочими моментами, должен выполнить эту просьбу.
Список обязательных к выдаче документов по запросу содержит копии приказов, но не включает в себя выписки из них. Однако перечень является открытым: если приказ имеет отношение к трудовой деятельности лица в организации, то он имеет полное право его запросить.
Для получения выписки необходимо обращаться непосредственно в организации, компании или учреждения, которые выдали приказ. Работнику нужно подать заявление о выдаче выписки в письменной форме, после чего в течение 3 дней получить от работодателя документ.
Отличием выписки из документа по личному составу является отсутствие указаний причин выдачи приказа – в преамбуле сразу пишется «Приказываю», после чего следует пункт о принятии сотрудника, его переводе и т.п.
Выписка из приказа о приеме на работу составляется в соответствии с общими правилами, ее основной текст зачастую состоит из одного пункта, содержащего положение о назначении сотрудника на должность. При оформлении выписки из приказа о назначении руководителя заверителем бумаг является само руководящее лицо компании.
Документы о премировании зачастую принимаются относительно списка нескольких сотрудников. Компания или работники иногда заинтересованы в неразглашении сведений из такого приказа. В соответствии с этим каждому сотруднику при запросе может быть выдана на руки выписка, содержащая данные только о его поощрении.
Выписки из приказа по основной деятельности
Выписку из данного приказа зачастую запрашивают бывшие сотрудники организации. Обращаться для ее получения нужно в кадровую службу компании – именно специалисты кадрового делопроизводства и будут заниматься ее оформлением.
Такая выписка содержит следующие данные:
Для получения выписки с прошлого места работы гражданин не обязан иметь причину для затребования документа и указывать ее в заявлении.
Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:
Работник имеет право направить заявление на оформление выписки в электронной форме на основании ст.312.1 Трудового Кодекса РФ. Выписку из приказа также можно отправить сотруднику на электронный адрес либо почтовым отправлением в соответствии с просьбой служащего в своем заявлении. Это удобно в тех случаях, когда человек работает удаленно, однако для заверения может потребоваться специальная электронная подпись.
При необоснованном отказе должностных лиц в предоставлении выписки из приказа следует требовать от них официального ответа в письменном виде с указанием причины отказа.
Пример выписки из приказа о назначении на должность директора школы
