Сколько можно хранить заявления о приеме на работу? Какова процедура уничтожения заявления о приеме на работу по истечении срока хранения?
По закону заявление о приеме на работу не считается обязательным документом при оформлении трудоустройства нового сотрудника. Но многие компании ввели у себя правило - такой документ составлять. А, как известно, вся кадровая документация должна сохраняться в течение определенного периода времени. Так какой продолжительности равен срок хранения заявлений о приеме на работу. Что говорится по этому поводу в законе? Какие из заявлений надо сохранить, а от каких можно избавиться? Давайте разбираться!
Начнем с того, что с 13 марта 2016 года изменились правила хранения кадровой документации . Нововведения коснулись и сроков сохранности личных документов работника.
Так, если организация ведет личные дела сотрудников, то заявление о приеме на работу можно хранить в их составе. Такие документы хранятся в течение 50 лет. Но новые положения применяются лишь к документации, созданной после 2003 года. Более ранние дела сохраняются, как и раньше, 75 лет.
Исключением являются личные дела руководящих лиц и работников с наличием государственных наград или почетных званий. Такие документы хранятся постоянно.
Срок хранения заявления начинается с первого дня его составления.
Все документы одинакового срока хранения, не вошедшие в личные дела, подшиваются в общие папки. Касается это и заявлений о трудоустройстве. Хранятся заявления о приеме на работу в таком случае на протяжении пяти лет.
А вот срок хранения такого заявления от соискателя, не принятого на работу, составляет 3 года.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #6 11 мая 2012, 12:03 ВетеранТруда писал(а): А при архивации личного дела выдергиваете приказы на отпуска, на ком-ки сотрудника?Зачем двойная работа? К тому же в личном деле ведется опись документов. Как таковые личные дела я не веду. У меня есть просто документы в хронологическом порядке для каждого сотрудника, где хранятся копии приказов. Я их не выдергиваю. И описей там у меня нет. А личные карточки хранятся как и полагается — отдельно Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Если в организации ведутся личные дела, то в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, заявления о приеме на работу и увольнении, включенные в их состав, имеют срок хранения 75 лет, а для некоторых работников (руководителя организации; постоянных членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания) эти документы должны храниться постоянно. Если же личные дела в организации не формируются, то такие заявления хранятся 5 лет.
Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год.
Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.
Внимание
Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа. Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Хорошо, если вы их делаете на основании Постановлений, Приказов Правительства РФ, Президента, а если Вашему боссу приспичило, шоб стена была красно-зелено-желтая — ну фен-шуй у него так лег, или пятка чесалась правая, у любого приказа должно быть основание. И какое может быть основание для красно-зелено-желтой стены? Я искренне не понимаю как у каждого приказа (особенно по ОД) может быть основание? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #13 11 мая 2012, 13:51 Angelok писал(а): Ольгуня писал(а): Не, ну все, че относится к приказам (основания — заявления, служебки, объяснительные и пр.) должно храниться столько же, сколько сами приказы. Иначе, как доказать правомочность ваших приказов.
Инфо
При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия. Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).
Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней? Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все о хранении кадровых документов 2016 вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.
Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
.В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.
В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».
Под архивным документом понимается:
«материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».
В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается:
«архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».
Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.
По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.
Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.
В пункте 1.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и (или) необходимостью практического использования документов.
Таким образом, негосударственные организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения, но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).
Отметка «ЭПК», поставленная в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года к конкретным видам документов, предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов к документам с отметкой «ЭПК» относятся, например, личные дела работников, трудовые договоры, личные карточки работников, характеристики работников и другое.
С учетом пункта 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007 года.
Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.
Снижение сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, запрещено. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем типовых управленческих документов, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
При организации хранения документов в конкретной организации и регламентировании этого процесса в качестве справочных, методических документов могут использоваться также:
· Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
· ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411);
· Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;
Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.
Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.
В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.
Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:
Хранение документов в процессе их исполнения;
Хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).
Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:
Ø личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
Ø обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
Ø текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.
Ø личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.
Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.
При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.
Напомним, что правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года. Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Далее целесообразно привести выписку из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 года, касающуюся некоторых кадровых документов:
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документов |
Примечание |
|
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
|||
|
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами |
Постоянно |
||
|
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров |
|||
|
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников |
|||
|
Записки, заменяющие приказы по личному составу |
75 лет ЭПК |
О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет |
|
|
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое): |
|||
|
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания |
Постоянно |
||
|
б) работников |
75 лет ЭПК |
||
|
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел |
75 лет ЭПК |
||
|
Личные карточки работников (в том числе временных работников) |
75 лет ЭПК |
||
|
Характеристики работников, не имеющих личных дел |
75 лет ЭПК |
||
|
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу |
|||
|
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
До востребования |
Невостребованные - не менее 50 лет |
|
|
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел |
|||
|
Постоянно |
|||
|
75 лет ЭПК |
|||
|
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности |
|||
|
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет |
При отсутствии приказов - 50 лет |
||
|
Список (штатно - списочный состав) работников |
Постоянно |
||
|
При отсутствии лицевых счетов - 50 лет |
|||
|
а) членов руководящих и исполнительных органов организации |
Постоянно |
||
|
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий |
Постоянно |
||
|
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий |
Постоянно |
||
|
г) работников |
|||
|
д) прошедших аттестацию |
|||
|
е) военнообязанных |
|||
|
ж) кандидатов на выдвижение по должности |
|||
|
з) получающих персональные ставки, оклады |
|||
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним |
|||
|
Переписка об оформлении командировок |
Для заграничных командировок - 10 лет ЭПК |
||
|
Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных |
|||
|
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок |
При отсутствии приказов - 50 лет ЭПК |
||
|
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок |
|||
|
Графики предоставления отпусков |
|||
|
Карточки, указатели к приказам по личному составу |
|||
|
Книги, журналы, карточки учета: |
После увольнения |
||
|
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников |
|||
|
б) работников, направленных в командировки |
|||
|
в) военнообязанных |
|||
|
г) отпусков |
|||
|
д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений |
|||
|
е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
|||
|
ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
|||
|
з) выдачи командировочных удостоверений |
|||
Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.
Таким образом, алгоритм действий коммерческой организации, не являющейся государственным или муниципальным унитарным предприятием, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых документов является следующем:
Проверка требований нормативных правовых актов, установивших сроки хранения конкретных видов документов;
Хранение документов;
Для организаций - источников комплектования - по истечении сроков хранения проведение совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертизы ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации либо передача их на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей или в организацию Российской академии наук;
Архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению либо хранению в архиве организации в соответствии с требованиями корпоративного законодательства (например, для акционерных обществ хранение документов регламентировано Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов» и Федеральным законом от 26 декабря 1995 №208-ФЗ «Об акционерных обществах») или локальными нормативными актами;
Для организаций, которые не являются источниками комплектования, по истечении временных сроков хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены либо хранится в архиве организации.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.
«Экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».
(пункт 95 ГОСТ Р 51141-98).
Как правило, обязанность сдавать документы в государственные архивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
Экспертная комиссия действует на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. Для облегчения разработки собственного Положения о постоянно действующей экспертной комиссии можно воспользоваться «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 года №2.
Основными задачами экспертной комиссии являются:
1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.
Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Экспертная комиссия является совещательным органом. Её решения утверждаются руководителем организации.
Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года №552 «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации», приказами Федерального архивного агентства Российской Федерации, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.
Экспертиза документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.
Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения экспертной комиссии.
Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:
Постоянного хранения;
Долговременного хранения (свыше 10 лет);
Временного хранения (до 10 лет включительно);
Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, проводить полистный просмотр дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.
Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.
Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:
· описи дел постоянного хранения;
· описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
· описи дел по личному составу;
· акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.
(наименование организации)
(наименование структурного подразделения или общественной
организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
(общественной организации)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ № ___
__________________________________________________________________
по №_____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Наименование должности руководителя Протокол ЭК
службы делопроизводства организации структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи от _____________ №_______
После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.
«Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению».
(пункт 98 ГОСТ Р 51141-98).
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Примерная форма акта о выделении документов (дел) к уничтожению:
Наименование организации
АКТ УТВЕРЖДАЮ
___________ № _______ Наименование должности
_____________________ руководителя организации
(место составления)
о выделении к уничтожению Подпись Расшифровка
документов, не подлежащих подписи
хранению Дата
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда №_____________
(название
фонда)
Итого ______________________ ед. хр. за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены по личному
составу
согласованы с ЭПК ________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ № _____________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _________ № __________
Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,
(цифрами и прописью)
весом ______ кг сданы в __________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ № _______
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива, внесшего изменения
в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.
О формление дел и передача их на архивное хранение.
«Оформление дел: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами».
(пункт 73 ГОСТ Р 51141-98).
Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительных надписей, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Согласно положениям «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, оформление дел может быть полным или частичным в зависимости от сроков хранения. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также конфиденциальные документы подлежат полному оформлению.
Полное оформление дел предусматривает:
· подшивку или переплет дела;
· нумерацию листов дела;
· составление листа-заверителя;
· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
Лист - заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист - заверитель дела (заверительная запись) составляется по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
В которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист - заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме установленной «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411).
На обложке дела указываются:
Наименование организации;
Наименование структурного подразделения;
Индекс дела;
Архивный шифр дела;
Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
Заголовок дела;
Крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;
Количество листов в деле;
Срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).
Крайние даты дела указываются арабскими цифрами.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).
Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главным архивным управлением Российской Федерации. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.
Взаимодействие коммерческой организации и государственного архива может осуществляться на договорной основе. В договоре закрепляются принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и другое.
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.
Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадровое делопроизводство».
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения заявления на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Апелляционное определение Судебной коллегии по уголовным делам Верховного Суда РФ от 17.10.2017 N 66-АПУ17-17
Приговор: По п. п. "а", "в" ч. 2 ст. 146 УК РСФСР за разбой; п. "а" ст. 102 УК РСФСР за убийство.
Определение ВС РФ: Приговор изменен: исключена ссылка на ст. 40 УК РСФСР при назначении наказания по совокупности преступлений, так как одно из преступлений, входящее в совокупность, совершено в период действия УК РФ; смягчено наказание по п. "а" ст. 102 УК РСФСР и по совокупности преступлений, так как судом допущена ошибка в выборе редакции ст. 62 УК РФ, применению подлежала данная статья в ред. ФЗ от 29.06.2009 N 141-ФЗ. Считает недостоверной справку УВД, подтверждающую, что Г. на момент совершения преступления находился в отпуске с выездом в г. Киев, поскольку на момент ее выдачи истекли сроки хранения соответствующих документов, о чем указано в ответе его защитнику на аналогичный запрос.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
На основании личного заявления о предоставлении отпуска с оплатой проезда на себя и членов семьи к месту отдыха и обратно, на основании справки, выданной Главным агентством воздушных сообщений Республики Саха (Якутия), о примерной стоимости проезда Т. была предоставлена предварительная компенсация расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. После этого на основании личного заявления Т. с ним было прекращено действие трудового договора, поскольку Т. не представил подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих целевое расходование денежной суммы в виде предварительной компенсации.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Вопрос: ...Сотрудник без сообщения причин совершил длительный прогул, уведомления о даче объяснений, отправленные по почте, не доставлены (вернулись по истечении срока хранения). Через месяц он прислал заявление на льготный отпуск и оплату. Каковы действия работодателя? Обязан ли оплатить отпуск? Вправе ли уволить?
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017) "Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2017
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
"Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) 665
Позднее, ООО "В" в адрес <...> было направлено повторное письмо исх. N 583 от 11.12.2017, по содержанию аналогичному письму исх. N 911 от 22.09.2017, которое вернулось в ООО "В" по истечению срока хранения в почтовом отделении, в связи с неполучением указанного письма <...> 29.03.2018 г. <...> обратился в ООО "В" с заявлением о заключении договора на отпуск питьевой воды (вх. N 346) и с заявлением о разъяснении причин отказа в заключении договора на поставку холодной воды (вх. N 345). Ответ ООО "В" (исх. N 297 от 11.04.2018) на указанные заявления <...> получил лично на руки 12.04.2018 г.
Часто при трудоустройстве возникает вопрос о необходимости заполнять заявление о приеме.
Далеко не все люди знают, что сейчас этот документ не является обязательным при трудоустройстве.
Но, все же, во многих организациях просят написать такое заявление при трудоустройстве.
Заявление о приеме на работу - это документ с просьбой о приеме на работу. Такое заявление обычно пишут соискатели, когда они прошли все собеседования и уже трудоустраиваются.
Этот документ обычно является более важным для кандидата на трудоустройство, чем для работодателя
. Дело в том, что после такого заявления человек больше уверен, что он будет принят. Для работодателя заявление не имеет какой то смысловой нагрузки.
При подачи документов, стает вопрос нужно ли заявление о приеме на работу? Заявление о приеме на работу не является обязательным . Хотя практически любой кадровик попросит кандидата написать такое заявление, оно не будет нести какой-то смысловой нагрузки для работодателя.
Как правильно составить заявление о приеме на работу? Какой то утвержденной формы такого заявления нет. Обычно такое заявление пишут в произвольной форме . Также не важен его формат, его можно сделать в печатном варианте или написать от руки.
Конечно же есть некоторые требования к оформлению, то есть, вверху документа должна быть шапка, где написано, кто и кому пишет это заявление. Далее должно быть тело заявления и в конце должна быть дата написания и подпись заявителя. Это стандартная форма составления заявления . Особых изысков не требуется.
Правильное заявление о приеме на работу следует адресовать директору предприятия.
В теле личного заявления о приеме на работу кандидату в свободной форме нужно указать должность, которая является желаемой для кандидата. Также необходимо указать дату, с которой кандидат сможет начать работать.
Еще можно уточнить, что будущий работник уже ознакомлен с такими документами, как коллективный договор, правила внутреннего распорядка.
Кроме того, работник знает, какие права и обязанности будут у него на рабочем месте и проинструктирован по ТБ и пожарной безопасности.
Кроме всего прочего, необходимо указать дату подачи такого заявления.
Подпись ставится обычно в конце документа, в правом нижнем углу.
Правильный образец заполнения личного заявления о приеме на работу - как написать?
Виза на заявлении о приеме на работу ставится работником отдела кадров:
Это указание руководителя в письменном виде о порядке, в котором должен исполняться или использоваться документ.
Ее составляет руководитель предприятия.
В резолюции нужно указать дату начала работы, ее вид (основная работа или работа по совместительству) и срок трудового договора.
Лицо - ответственный исполнитель . Обычно ответственным исполнителем за заполнение резолюции является руководитель фирмы.
Суть резолюции заключается в том, что руководитель ознакомлен с заявлением.
Сроки исполнения
- в резолюции руководитель сам может установить сроки исполнения заявления.
Подпись руководителя . После написания резолюции руководитель ставит там свою подпись. Подпись можно поставить чуть ниже резолюции.
Дата резолюции ставится также чуть ниже. Обычно сначала ставится дата, а лишь потом подпись.
Резолюция может быть стандартной. В этом случае ее можно напечатать уже на заявлении, руководитель ставит только лишь подпись и дату. Если руководитель пишет разные резолюции для документов, то в этом случае, ее можно писать и от руки.
Место резолюции - в правом верхнем углу самого первого листа заявления, перед основным текстом. Если необходимо оформить сложную по содержанию резолюцию или несколько резолюций, а также если невозможно разместить ее там, где обычно, можно разместить ее на любом свободном месте листа.
Образец резолюции на заявлении о приеме на работу:
Срок резолюции данного документа не установлен законом. Следует обратить внимание на сроки исполнения резолюции, которые приняты в делопроизводстве компании. Именно таковым будет срок исполнения и этой резолюции.
Сколько храниться заявление о приеме на работу? 
Этот документ можно хранит как в личном деле работника, так и не в нем. Если заявление хранится в личном деле, то срок хранения составляет 75 лет
. Если в отдельной папке, то 5 лет.
Хотя этот документ и требуется во многих компаниях, он не является обязательным.
Большого юридического значения он не имеет. В отличие от приказа об увольнении, к составлению такого документа не выставляется строгих правил. Оно заполняется в относительно свободной форме.
При трудоустройстве гражданин должен передать будущему работодателю установленный пакет документов. Полный перечень таких документов содержится в ст. 65 Трудового кодекса РФ – к ним относится:
Это обязательный перечень, но наниматель может потребовать дополнительные документы: справку об отсутствии судимости, о привлечении к административному наказанию за потребление наркотиков и некоторых другие. Соискатель обязан их предоставить только в случае прямого указания в законе на это, то есть требование работодателя должно быть обосновано. Пакет документов подается вместе с заявлением о приеме на работу.
Как писать заявление о приеме на работу правильно и какие особенности необходимо учесть, рассказывается в данной статье.
В крупных компаниях обычно есть бланк заявления о приеме на работу. В этом случае гражданину остается только внести необходимые данные. Или же соискателю предоставляется образец, в соответствии с которым должно быть написано заявление. Но чаще работники отдела кадров просто сообщают соискателю реквизиты организации-работодателя, ФИО и должность руководителя, на имя которого должно быть подано заявление, и предлагают соискателям самостоятельно написать заявление о приеме на работу, образец заполнения при этом не предоставляя. Поэтому работнику приходится искать шаблон заявления о приеме на работу в других источниках.
Норм, согласно которым нужно написать заявление, не установлено, и поэтому оно оформляется в произвольном виде, письменно, на листе формата А4. При этом есть сведения, которые при написании нужно отразить обязательно:
В некоторых случаях также может потребоваться указать:
Далеко не всегда в качестве соискателей выступают граждане Российской Федерации, достигшие 18-летнего возраста. Часто на работу может устраиваться несовершеннолетний или иностранный гражданин. Отличается ли в этом случае форма заявления о приеме на работу, образец которого был представлен выше или нет?
В случае, если на работу устраивается иностранец, пример написания заявления о приеме на работу возможно использовать тот же, что и для граждан РФ (и в целом процесс трудоустройства будет незначительно отличаться, за исключением неообходимого пакета документов). Но при трудоустройстве несовершеннолетнего лица существует ряд нюансов, которые необходимо учесть работодателю.
При заключении договора с несовершеннолетним работодатель должен руководствоваться ст. 63 ТК РФ. Так, самостоятельно подать документы (в том числе и писать заявление о приеме на работу, образец 2017 года) может только лицо, которому исполнилось 16 лет (и в некоторых случаях - 15 лет). С 14 лет лицо, которое хочет трудоустроиться, вправе выполнять легкий труд, если предоставит работодателю письмо с согласием одного из родителей (или иных законных представителей) на это. Лицо моложе 14 лет вправе работать с согласия родителей в кинематографических организациях, театре, цирке. При этом родители должны оформлять и подписывать за них трудовой договор.
Как правило, оформление заявления производится после того, как все этапы (собеседование, тестирование и т.д.), предусмотренные работодателем, пройдены и вопрос о трудоустройстве гражданина решен (но встречаются и исключения). Когда соискатель закончил заполнять заявление, оно передается руководителю, который, в свою очередь, ставит резолюцию – принять на работу.
В случае, если руководитель решил принять соискателя, все сведения и документы передаются на оформление в отдел кадров и бухгалтеру, а между сторонами заключается трудовой договор (срочный, временный или бессрочный). Далее издается приказ о назначении на должность, и работник может приступать к своим трудовым обязанностям. Все необходимые документы остаются у работодателя, который обязан хранить их в соответствии с установленными требованиями – до момента увольнения сотрудника.
В случае же увольнения работника, наниматель должен будет вернуть ему основные документы, но заявление выдано не будет и останется у работодателя. Срок хранения заявления установлен законодательно. Заявление о приеме на работу (бланк 2017 года) попадает в разряд документов по кадровому обеспечению и, согласно пункту 656 раздела 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, хранится в организации 75 лет.
danetnavernoe.com
О начале трудовых отношений между работником и работодателем свидетельствует заключённый контракт - основной документ, важный для обеих заинтересованных сторон. Заявление от работника также традиционно подаётся работодателю перед заключением трудового контракта.
Хотя оно уже утратило свою актуальность (по состоянию на 2016 год этот документ можно вовсе не писать), заявлению придаётся немалое значение, как бумаге, гарантирующей приём на вакантное место. То есть, заявление, прежде всего, важно для самого работника. А для работодателя оно особого значения в наши дни уже не имеет.
Многие кадровики при этом ссылаются на перечень документов, приведённый в 65-й статье ТК, в котором заявление не указано в качестве обязательного документа для заключения трудового контракта. Нет у такого заявления и единой формы для составления - пишут его часто от руки, в свободной форме излагая свою просьбу о приёме на работу. Этот «лишний» документ работодателю приходится хранить в течение пяти лет, а если заявление вложено в личное дело сотрудника, его срок хранения придётся продлить до 75 лет.
Следует отметить, что практика подачи заявлений в подобных ситуациях сохранилась на большинстве предприятий. Документ, несмотря на определённые сложности с его хранением и частичную утрату юридической ценности, позволяет в будущем решать конфликтные ситуации, возникающие между работником и его работодателем.
Как было сказано выше, заявление приносит психологический комфорт претенденту на рабочее место. Принятое заявление указывает на то, что работодатель обратил внимание на кандидата и готовит подписание трудового контракта.
Кроме того, такие заявления помогают наладить оборот документов на предприятии или в организации, являясь очень важными для сотрудников кадрового отдела.
Если работодатель настаивает на подаче документа, а будущий сотрудник отказывается от его составления, ссылаясь на положения 65-й статьи Трудового кодекса, кадровый отдел может указать претенденту на необходимость подачи этой бумаги, участвующей в документообороте конкретного юридического лица. То есть, запрет ТК в этом случае не имеет отношения к ведению локальной документации.
Сотруднику также необходимо указать, что в случае возникновения спорных ситуаций судебные инстанции и проверяющие органы уделят внимание, в том числе, и заявлению, поскольку в нём отражено свободное волеизъявление сотрудника и зачастую дана краткая характеристика вакантной должности, на которую претендует работник.
Также необходимо понимать, что в определённых случаях подачи заявления нельзя избежать согласно Трудовому кодексу. Такое исключение касается трудоустройства муниципальных и государственных служащих. Согласно ФЗ под номером 79 (26-я статья, часть вторая) и ФЗ под номером 25 (16-я статья, часть третья) заявление входит в список документов, требующихся для подписания трудового контракта с государственными служащими и чиновниками.
В подобных случаях важен факт ознакомления со служебными инструкциями (регламентом) и распорядком, который претендент на должность подтверждает в составленном и поданном заявлении.
Бланк распечатывается на компьютере и заполняется будущим сотрудником либо его можно составить в письменном виде, написав от руки. При этом необходимо придерживаться структуры документа. В его шапке делается обращение к руководителю организации или предприятия, с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Также указывается полное наименование организации, учреждения или предприятия.
Ниже вписывается ФИО претендента на вакантную должность и адрес его постоянного проживания. Иногда здесь же вписываются данные паспорта.
В теле документа кратко излагается основная просьба (цель его составления). Например:
Его структура включает дополнительную информацию о прилагаемых документах. В бланках других предприятий этого пункта может не быть.
Документ пишется или печатается на стандартном листе формата А4 .
Единой или унифицированной формы для этого документа трудовым 
законодательством не установлено, однако, на многих предприятиях и в организациях имеется готовый бланк с образцом заполнения, на который необходимо ориентироваться при составлении документа.
Готовый документ проходит регистрацию и подаётся ответственным работником руководителю организации или предприятия. На заявление накладывается резолюция, после чего оно передаётся в кадровый отдел для подготовки трудового контракта.
После чего заявление подшивается в личное дело работника и сохраняется в архиве организации или предприятия в течение 75 лет.
У предпринимателей, ведущих частную деятельность, учётная документация может вестись не в полном объёме. Например, на работников не заводятся личные дела. По этой причине заявления хранятся отдельно в течение пяти ближайших лет.
Трудовое законодательство допускает приём на вакантные должности несовершеннолетних лиц. Такими считаются дети в возрасте от четырнадцати до восемнадцати лет (26-я статья Гражданского кодекса). На их труд законодательством наложено множество ограничений. Например, они касаются поднятия тяжестей или работы с токсичными веществами.
Если работодатель всё-таки решил взять на работу несовершеннолетнего гражданина, заявление за него составляется лицом, могущим согласно 28-й статье ГК совершать сделки за ребёнка (опекуном, родителем или усыновителем). Документ заполняется по общепринятым нормам и содержит те же самые основные пункты, что и для взрослого работника.
До недавнего времени прием на работу сотрудника не обходился без составления и подачи им соответствующего заявления. С 2016 для коммерческих организаций данная процедура была упразднена и сейчас, законодательно, этот документ не требуется. Но это не значит, что его не надо составлять.
По существующим на данный момент правовым нормам регулирования трудовых взаимоотношений, заявление на прием при трудоустройстве подавать необязательно. После успешного прохождения собеседования сотрудник вправе сразу заключить с компанией-работодателем трудовой договор, отражающий все нюансы будущей работы. Это, согласно ТК, будет служить началом трудовых взаимоотношений.
Тем не менее, приказ о приеме на работу в большинстве организаций составляется на основании заявления. Поэтому его все же стоит предоставить в отдел кадров.
Обратите внимание, что при трудоустройстве в бюджетную или муниципальную организацию данная процедура остается обязательной, согласно ст 26 ФЗ № 79 и ст. 16 ФЗ 25.
Законодательная регламентация сроков написания заявления отсутствует. На практике, оно происходит параллельно с подачей требуемых на основании ст. 65 ТК для приема на работу документов. Также оно может быть составлено заранее.
По факту написания и подачи HR регистрирует документ в журнале входящей корреспонденции, после чего передает бланк для резолюции руководителя. В случае подписания заявления оно подшивается к личному делу сотрудника. Таким образом, происходит оформление на работу.
Стандартизированный бланк заявления отсутствует. В разных организациях оно может выглядеть по-разному. Однако, независимо от формы, работник должен написать его собственноручно или набрать на компьютере, поставив свою подпись ручкой.
Начинается написание заявления с верхнего правого угла стандартного листа А4. В нем указывается, кому направлен документ: название организации, руководящая должность, ФИО руководства или же уполномоченного сотрудника отдела кадров.
После этого с новой строки посередине страницы, согласно требованиям делопроизводства компании, пишется наименование документа, то есть слово «Заявление».
После этого делается отступ (несколько строк) и излагается основная часть. Ее начинают со слов «Я прошу принять меня на работу», если иное не предусмотрено делопроизводством работодателя. После этого указывается будущая должность и отдел.
На этом можно закончить, а можно прописать дату трудоустройства, указать, является ли работа основной или нет (в случае совместительства) или предоставить другие сведения по соглашению с HR.
После этого снова нужно сделать от ступ в несколько строк, слева указать дату оформления заявления, а справа по линии проставить собственную физу и расшифровать ее, указав свои ФИО.
По факту рассмотрения заявления руководством им ставится резолюция в виде надписей «Не возражаю», «Оформить», «Принять на работу», «Разрешить» или «Утверждаю».
В случае, если документ был составлен и имеет юридическую силу, законодательство обязывает работодателя соблюдать правила и сроки его хранения.
Срок хранения заявления отсчитывается с 01 января нового года, регламентируется документами Росархива (от 06.02.02 г.) и составляет не менее 75 лет в случае ведения отделом кадров личных дел и 5 – если таковая практика отсутствует.
Утилизация подобных документов регламентирована законодательными актами. Приказом администрации формируется экспертная комиссия из 3 и более человек, проводящая соответствующую экспертизу и, по результатам которой, составляющая акт. Только после этого заявление может быть уничтожено шредером.
akti-vipolnnenyh-rabot.ru
Совместительство определяется трудовым законодательством как выполнение в свободное от основной работы время других обязанностей. Для трудоустройства по совместительству в некоторых случаях требуется от работника написать заявление о приеме на работу, образец которого можно скачать ниже.
Заявление не является обязательным по трудовому законодательству, но может потребовать в конкретном месте трудоустройства по причине наличия такового требования у работодателя. То есть по закону совместителю не нужно писать заявление, достаточно оформленного трудового договора и приказа о приеме на работу по совместительству, но работодатель вправе попросить о написании такой бумаги работника.
Если работа по совместительству будет выполняться на протяжении ограниченного срок, то есть с работником заключается срочный трудовой договор, то заявление нужно писать по такому образцу.
Необходимо различать совместительство и совмещение. Последний вариант предполагает доплату за дополнительную работу или задания без заключения второго трудового договора. Оно оформляется приказом по основной деятельности на основании служебной записки руководителя. Заявление сотрудника в этом случае не требуется, согласие его выражается подписью об ознакомлении с приказом. Условия и доплата оговариваются в дополнительном соглашении к основному трудовому договору.
Совместительство может быт внешним и внутренним. Первое представляет собой обычный прием на работу и отличается лишь особенностями хранения и ведения трудовой книжки.
Внутреннее совместительство оформляется работодателем по заявлению сотрудника. В соответствии со статьей 68 Трудового кодекса РФ приказ о приеме на работу является основанием для заключения трудового договора. Заявление о приеме не является обязательным, но профессиональные юристы рекомендуют написать его для исключения возможности предъявления претензий касательно принуждения выполнять дополнительную работу.
В заявлении указываются все необходимые реквизиты организации, а также должность уполномоченного. Нельзя писать заявления на имя лица, не имеющего доверенности заверять кадровые документы.
Пример написания текста заявления:
«Прошу принять меня на должность старшего инспектора отдела кадрового администрирования на о,5 ставки с 01.10.2017.»
То есть в тексте пишется просьба принять в штат, указывается должность, подразделение, дата начала работы, факт совместительства, а также дата начала работы.
Заявление заверяется актуальной датой, подписью и расшифровкой подписи работника. После чего регистрируется в книге входящей корреспонденции отдела кадров и помещается на хранение в личное дело.
Совместительство может быть оформлено не только на 0,5, но и 0,25 ставки. Время работы оговаривается по согласованию с работодателем. Однако важно помнить об ограничениях, которые наложены законодателем. Совместителю по второй должности устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени, не более 4 часов в день. Особое внимание уделяют сотрудникам, работающим в условиях суммированного учета рабочего времени с периодом в квартал или год. Связано это с рисками перелимита сверхурочных часов. Количество их не должно превысить 120 в год.
Вопреки сложившимся представлениям никакие визы, например « Утвердить» или «Принять» на заявлении о приеме на работу не ставятся. Это не станет причиной административного наказание, но является нарушением кадрового этикета. Согласие работодателя с условиями приема работника по совместительству подтверждает подпись уполномоченного лица на приказе и трудовом договоре. Дата заявления и дата приема могут не совпадать.
Трудовым законодательством оговорены случаи, в которых внутреннее совместительство невозможно или имеет ограничения:
Как и в случае со стандартным приемом на работу, работодатель проверяет наличие у сотрудника медицинских противопоказаний и допусков, а также ознакамливает с результатами специальной оценки условий труда по второму месту работы.
Нежелательно совместительство по одной и той же должности, поскольку трудовой инспектор может расценить это как сокрытие сверхурочной работы и нежелание оплачивать ее в удвоенном размере.
Образец заявления о приеме на работу по совместительству - скачать.
