Данный документ является локально нормативным актом, который применяется для оформления штатного состава, организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Необходимо помнить, что штатное расписание - это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями организации.
Расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной плате, поэтому прежде чем приступить к составлению документа, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.
В зависимости от размера и штатной численности организации обязанности по составлению и заполнению формы № Т-3 могут быть возложены как на работников отдела кадров, так и на бухгалтеров или даже руководителей.
Наименование организации в документе должно указываться в точном соответствии с учредительными документами.
Следует обратить внимание, что в форме № Т-3 указывается как минимум две даты: дата составления (в графе "Дата составления" в формате "дд.мм.гггг"), а также дата вступления документа в силу, с указанием периода его действия (как правило утверждается на один год). В связи с этим, при заполнении формы не стоит путать эти даты, поскольку дата составления штатного расписания зачастую предшествует дате начала его действия.
Наименования структурных подразделений должны указываться в соответствии с утвержденной структурой организации. Особенностью заполнения данной колонки является то, что коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными, руководствуясь лишь требованиями к терминологии и общепринятыми понятиями и определениями. В то же время, государственные учреждения и организации с вредными и (или) опасными условиями труда при указании подразделений должны руководствоваться требованиями общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов, так как от этого зависит ряд льгот, предоставляемых работникам данных организаций при выходе на пенсию.
Код для каждого структурного подразделения устанавливается организацией самостоятельно и необходим для ведения документооборота, а также для обозначения места структурного подразделения в иерархии организации.
Наименование должностей рекомендуется определять в соответствии с "Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" (ОКПДТР), который содержит наименования профессий и должностей, а также их кодовые обозначения. В штатном расписании следует указывать и вакантные должности, в виде соответствующей пометки в колонке "Примечание", либо с указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.
Количество штатных единиц для каждой должности определяется потребностями организации в тех или иных видах работ, а также исходя из экономической целесообразности.
В соответствии с правилами заполнения "Альбомов унифицированных форм первичных учетных документов", стоимостные показатели указываются в рублях с точностью до второго знака после запятой. И если ваша организация при определении должностного оклада сотрудников не обязана придерживаться только Единой тарифно-квалификационной сетки, то никто не может запретить вам в утверждаемом штатном расписании в графе "Оклад (тарифная ставка)" не указывать конкретный оклад по данной штатной единице, а определить возможные границы. К примеру: 1000-1500, это позволит Вам дифференцированно оплачивать труд работников, занимающих одноименные должности по штатному расписанию, но при этом учитывать их квалификацию и различия в трудовой функции и не нарушать требования трудового законодательства о запрете "дискриминации" (преодолеть уравниловку).
Унифицированная форма № Т-3 содержит несколько колонок (6-8) объединенных общим названием "Надбавки". В них фиксируются все стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, премии, доплаты и т.п.), предусмотренные для той или иной должности. При установлении данных выплат в соответствующей колонке делается пометка - в каком размере и за что установлена надбавка (доплата).
При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).
Девятая колонка "Всего" рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.
Может заключать со своими сотрудниками как договоры гражданско-правового характера, так и трудовые. Статья 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора называет указание «работы по должности в соответствии со штатным расписанием». При составлении штатного расписания для ИП на упрощенке, пример которого мы рассмотрим ниже, рекомендуем использовать унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Штатное расписание – внутренний документ, которым индивидуальный предприниматель утверждает структуру, численность своих штатных работников и их заработную плату в соответствии с занимаемой должностью.
Форму документа предприниматель может разработать сам, но проще использовать унифицированную форму № Т-3. Ее основные разделы включают:
Фамилии сотрудников, замещающих должности, в расписании не указываются, их назначают приказом уже после утверждения «штатки». Включать самого себя в штатное расписание ИП не должен, так как согласно ТК сотрудником не является. Расписание утверждается и вводится в действие приказом за подписью предпринимателя.
Закон не содержит прямого предписания всем работодателям составлять штатное расписание, но на практике лучше не пренебрегать этим важным кадровым документом. И вот почему:
Рассмотрим, как заполнить штатное расписание для ИП на упрощенке. Пример расписания, принятого и действующего в 2018 году, приведен ниже.
Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.
Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.
В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.
Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.
Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.
Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.
Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.
Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.
В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.
Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.
Графа 1 «Наименование структурного подразделения»
К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.
Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.
Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.
Графа 2 «Код подразделения»
Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»
Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.
Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.
Графа 4 «Количество штатных единиц»
Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.
Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.
Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»
Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.
Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.
Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»
Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:
В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).
Графа 9 «Всего в месяц»
Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.
Графа 10 «Примечание»
Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)
Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.
При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).
То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.
Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.
Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.
Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.
Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.
Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий
Каждое предприятие должно иметь такой кадровый документ, как штатное расписание. Типовая форма штатного расписания – Т-3, можно разработать собственный бланк с учетом обязательным реквизитов, установленных ст.9 ч.2 Федерального закона №402-ФЗ.
Скачать бланк унифицированной формы Т-3 и заполненный образец можно по ссылкам в конце статьи.
Документ не является локальным нормативным актом предприятия и работника при трудоустройстве с ним знакомить не нужно. Штатное расписание – это обязательный документ, содержащий структуру штатного состава предприятия. В нем прописывается количество штатных единицы, должности, подразделения.
Заполняет бланк Т-3 ответственный работник (бухгалтер, кадровый специалист), после чего документ утверждается приказом руководителя. Внесение изменений в расписание допускается на основании приказа об изменении.
Штатное расписание дает понять, сколько вакантных рабочих мест имеет организация на данный момент.
Бланк формы Т-3 содержит таблицу для указания штатных единиц.
В верхней части заполняют название организации, ОКПО, ставят номер расписания, дату его оформления, период, на который он составлен. Также после утверждения его приказом справа ставится номер и дата этого приказа и общее количество штатных единиц.
Заполнение таблицы формы Т-3:
1 и 2 – пишется наименование подразделения, согласно утвержденной структуры предприятия. Организации вправе устанавливать свои наименования подразделений, за исключением государственных учреждений, организаций с вредными и опасными условиями труда, которые должны пользоваться наименование подразделений, установленными общероссийским классификатором.
3 – рекомендуется указывать название должности, профессии, согласно ЕТКС (единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий) и ЕКС (единый квалификационный справочник). Причем важно, чтобы указанная должность в штатном расписании совпадало с должностей, указанной в .
4 – указывается количество работников для каждой должности, графа заполняется в зависимости от потребности организации. Если трудоустроено у работодателя меньше работников, чем установлено штатным расписанием, то работодатель должен подавать каждый месяц информацию о вакантных должностях в службу занятости.
5 – заработная плата для должности в месяц, для одинаковых наименование должностей устанавливается равная зарплата.
6-8 – стимулирующие и компенсационные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, которые выплачиваются в дополнение к заработной плате, указанной в гр.5. В данные графы включаются различные премии, доплаты, северные, надбавки за ученую степень и прочие. Районный коэффициент указывается именно здесь, а в не в гр.5.
9 – произведение количества штатных единиц на заработную плату, установленную для данной должности.
В строке «итого» пишется общее количество штатных единиц и общая сумма заработной платы, подлежащей выплате в месяц всем персоналу (месячный фонд оплаты труда).
Подписывает заполненный бланк штатного расписания Т-3 руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.
Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.
Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.
Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.
Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.
Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.
Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.
