1 июля 2018 года введен в действие новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это отличный повод создать в организации локальный нормативный акт (ЛНА) по оформлению документов.В статье рассмотрим источники информации для создания инструкции, какие разделы можно в нее включить, а также как можно ее адаптировать для удобства использования.
Инструкция по делопроизводству - ЛНА, который не входит в список обязательных внутренних нормативных документов организации (исключение - государственные организации), но его значимость переоценить трудно. Если, конечно, организация следит за своим имиджем.
При создании инструкции по делопроизводству целесообразно руководствоваться следующими документами:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013);
ГОСТ Р 7.0.97-2016.
В качестве образца рекомендуем использовать ведомственные инструкции. Например, Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации . Этот документ можно использовать как основу и по содержанию, и по способу изложения информации.
При создании инструкции многое зависит от того, по каким принципам организация ведет делопроизводство. Инструкции небольшой и крупной организации с широкой филиальной сетью и разработанной по специальному заказу системой электронного документооборота будут очень разными.
Перечислим разделы инструкции, которые можно включить в универсальную инструкцию (исходить будем из того, что электронные документы и их оборот условной организации не чужды):
1. Общие положения.
2. Термины и определения.
3. Требования к оформлению документов.
4. Организация работы с документами.
5. Особенности работы с электронными документами.
6. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции.
7. Оформление и отправка исходящих документов.
8. Организация выполнения документов и поручений.
9. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Список можно дополнить, например, разделами «Система электронного документооборота», «Особенности работы с обращениями граждан», «Протоколирование и выполнение решений собраний» и др. Что касается архивного дела, то для него лучше разработать собственный ЛНА, ведь, как правило, архивом в организациях занимаются только делопроизводители.
Конечно, воспользоваться комбинацией «копировать - вставить» проще всего. Можно брать целые куски из ГОСТ, ведомственных ЛНА или даже из инструкций дружественных организаций. Только делать этого не нужно. Кто-кто, а разработчик документа должен знать текст своего творения до последней буквы. Мы рекомендуем пойти по длинному пути и набирать инструкцию вручную, раздел за разделом.
Попутно текст инструкции нужно снабжать примерами, объясняя, допустим, как оформлять реквизит «Наименование организации» - с наименованием именно своей организации, а не какой-то другой. В примерах к реквизитам «Подпись» или «Виза» надо показать фамилии тех должностных лиц, которые работают в организации.
Кроме того, набор инструкции вручную поможет избежать таких недоразумений, как слова «в государственном органе исполнительной власти» вместо слов «в Обществе», названий и фамилий явно из другого, неизвестно чьего, документа.
Приведем алгоритм работы над инструкцией по делопроизводству (Схема).
Проект инструкции - это ее текст, который секретарь представляет на согласование должностным лицам организации. Конечно, в каждой организации свой состав согласующих лиц для разных видов документов, но инструкцию по делопроизводству, скорее всего, будут изучать все: это ЛНА, которым предстоит пользоваться в каждом структурном подразделении без исключения.
Согласованный текст инструкции по делопроизводству передается на утверждение генеральному директору.
Введение инструкции в действие - это не просто ее утверждение и даже не рассылка по структурным подразделениям. Важно сделать так, чтобы инструкцией пользовались ежедневно, чтобы она стала для коллег полезным справочником.
Утвержденная директором инструкция по делопроизводству - результат огромной работы, но это еще не все. Теперь нужно адаптировать инструкцию для пользования. Для этого файл инструкции нужно доработать средствами MS Word.
Если заголовки в тексте инструкции отмечать именно как заголовки (см. меню Стиль в MS Word), а не просто выделять жирным шрифтом или курсивом, то документом будет удобнее пользоваться. При нажатии сочетания клавиш Ctrl+F слева откроется меню Навигация , и пользователю достаточно одного клика по заголовку, чтобы перейти в нужный раздел.
Гиперссылки в тексте, особенно на термины и на приложения к пунктам, существенно упростят пользователю работу над инструкцией. Насколько проще кликнуть, например, по ссылке «Приложение № 4» и попасть в приложение № 4 (и обратно - тоже с помощью гиперссылки), чем искать его по всему тексту.
Готовую и утвержденную инструкцию по делопроизводству нужно сохранить в неизменяемом формате. Например, файл MS Word сохранить как PDF. Тогда в нем будет доступен полнотекстовый поиск, будут работать гиперссылки и заголовки.
Впервые вводимую инструкцию по делопроизводству почти наверняка работники воспримут в штыки: еще бы, ведь раньше не было никаких правил, а теперь целый том, который еще нужно изучить каждому. Что ж, это совершенно нормальное явление: на языке менеджмента принятие любого нового корпоративного закона называется организационным изменением. Организационное изменение не проходит в организации без сопротивления со стороны работников. Главное - сохранять терпение, и спустя некоторое время к инструкции привыкнут и начнут ею пользоваться. А чтобы это «некоторое время» наступило побыстрее, можно пойти на небольшие хитрости, например:
Не скрывать ни от кого, что разрабатывается такой ЛНА, при любом удобном случае подчеркивать его необходимость;
Акцентировать внимание коллег на случаях, когда отсутствие утвержденных правил оформления документов привело к негативным последствиям: директор не подписал документ, письмо не приняли на регистрацию в канцелярии госучреждения, из-за неправильного учета потерялся важный договор;
Интересоваться мнением коллег об оформлении документов. Если у кого-то есть предложения - отлично, их нужно выслушать с особым вниманием. Воплощать идею необязательно, главное, чтобы автор ощутил, что он тоже участник работы над инструкцией - о своей работе плохо не говорят. Кстати, часто работники подбрасывают «со стороны» очень дельные мысли.
1. За основу при разработке инструкции лучше взять МР для ФОИВ, опираясь также на государственные стандарты по делопроизводству и ведомственные инструкции.
2. Сначала проект инструкции согласовывают во всех структурных подразделениях, потом его утверждает генеральный директор.
3. Файл с инструкцией необходимо адаптировать для удобства использования: в нем создаются навигация и гиперссылки, благодаря формату PDF возможен полнотекстовый поиск.
Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Инструкции разрабатываются на основе типовой, составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.
Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.
Раздел 1 «Общие положения» устанавливает:
сферу распространения инструкции;
ответственность за ее несоблюдение;
подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и работу с документами в организации и в структурных подразделениях;
нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с. Правил составления и оформления документов, где определяются:
виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
общие правила подготовки и оформления документов;
правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
порядок изготовления и размножения документов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа.
Раздел 2 «Документооборот» включает:
порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
основные инстанции движения документов;
порядок подготовки и отправки исходящих документов;
порядок учета объема документооборота.
В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:
порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
формы и методы регистрации;
правила индексации документов.
Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:
принципы построения информационно-справочной работы в организации;
описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
порядок систематизации и классификации справочной информации;
технологию информационно-поисковой работы.
В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
порядок их постановки на контроль;
технология ведения контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
обязанности исполнителей;
типовые сроки исполнения;
порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел 6 «Оперативное хранение документов» устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, а также содержит:
правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации;
правила формирования в дела отдельных категорий документов;
порядок разработки и использования номенклатуры дел;
порядок систематизации и индексации дел.
В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
правила подготовки дел к хранению;
требования к описанию и оформлению дел;
порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения, по техническому обеспечению подготовки документов.
К инструкции необходимо составить приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов перечни сроков исполнения документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Цель инструкции — отразить весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого все работники организации должны составлять и оформлять документы.
Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям.
О том, как правильно оформить и издать утверждающий приказ, вы узнаете из статьи.
Локальный нормативный акт, о котором идет речь, регламентирует правила работы с организационно-распорядительной документацией. Как внутренний документ, он должен отвечать следующим требованиям:
Создание локального акта компании состоит из следующих этапов:
Как и любое другое предписание, памятка по документообороту утверждается руководителем бюджетной организации и вводится в действие соответствующим распоряжением.
Действующее законодательство не устанавливает унифицированную форму, можно использовать бланк, который разработан в бюджетной организации. Тем не менее, правила документооборота предусматривают определенные реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в тексте:
При этом текст можно условно разделить на три пункта:
Помните, что в качестве приложения к распоряжению прилагается сама инструкция по делопроизводству, о чем следует сделать отметку в первом пункте приказа.
Работа над Инструкцией
Рассматривая процесс разработки Инструкции, попытаемся ответить на некоторые наиболее часто встречающиеся вопросы.
Можно ли вести делопроизводство без Инструкции?
Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На наш взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.
Какова цель разработки Инструкции?
Начиная работу над Инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется "для галочки" и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:
Создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
Образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;
Упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;
Установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
Разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;
Создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.
Кто разрабатывает и утверждает Инструкцию?
Ответ на этот вопрос вполне очевиден: тот, кто отвечает за делопроизводство в организации, должен готовить Инструкцию. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.
Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Федеральной
архивной службы России
от 27.11.2000 № 68
Какие этапы включает работа над Инструкцией?
Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением.
В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.
Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.
Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.
Какую информацию необходимо собрать для работы над Инструкцией?
Подготовке проекта Инструкции предшествуют:
— изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;
— анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;
— выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;
— анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;
— изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.
Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Обзор законодательства, регламентирующего делопроизводство, - тема, которой журнал "Секретарь-референт" постоянно уделяет внимание. В данном случае отметим, что при работе над Инструкцией необходимо иметь под рукой государственные стандарты, касающиеся работы с управленческой документацией, а также основополагающие разработки в этой области, к которым в настоящее время относятся:
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. М., 1991);
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).
Структура Инструкции
Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками.
Основой для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.
Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.
Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как "Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи", "Звукозапись мероприятий", "Использование электронной почты" и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел "Оформление документов, направляемых за рубеж".
К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:
Общие положения;
Подготовка и оформление документов;
Организация документооборота и исполнения документов;
Контроль исполнения документов;
Формирование дел и хранение документов.
Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции.
Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.
Источник: "Секретарь-референт"
Введение.. 3
Структура и назначение номенклатурных дел.. 13
Требования к формированию дел.. 14
Правила хранения дел.. 22
Экспертиза ценности документов.. 25
Оформление дел.. 27
Составление описей дел.. 28
Порядок передачи дел в архив.. 30
Архивное хранение документов в электронной форме.. 31
Приложения.. 33
Введение
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
Современное делопроизводство включает:
Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование - это процесс создания и оформления документа.
Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:
Прием и первичная обработка документов;
Их предварительное рассмотрение и распределение;
Регистрация документов;
Контроль исполнения документов;
Информационно-справочная работа;
Исполнение документов;
Их отправка;
Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.
Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
PR как технология эффективного управления фирмой (на примере строительной фирмы ООО «А»)
В современной социальной науке можно обнаружить более пятисот определений PR. В самом широком смысле Public Relations — это управленческая деятельность, направленная на установление взаимовыгодных…
Анализ деятельности Центра бизнес-образования
В своей деятельности центр руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации…
Анализ корпоративной культуры
Культура сама определяет климат в организации. В нее входят: некие постоянно повторяющиеся характеристики поведения людей, их взаимодействий; нормы производственных групп, например, «честная работа за честную оплату»; философия…
Инструкция — (от лат. Instructio — наставление — устройство): — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические…
1.1 Понятие делопроизводства Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов…
Документационное обеспечение управление персоналом
Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных разработана во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г…
Должностная инструкция: функциональная значимость в системе управления персоналом, структура и правила составления
Во время разработки должностных инструкций необходимо использовать единый общепринятый подход относительно их построения и обеспечивать четкое и кратко сформулированное содержание каждого раздела документа…
Кадровая служба и ее место в современных условиях
Классическая форма организации кадровой службы на предприятии — создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей…
Корпоративная культура
В настоящее время стало уже традиционным выделять три уровня корпоративной культуры: 1) поверхностный (символический) уровень — это все, что человек может увидеть и потрогать: корпоративная символика, логотип, фирменные календари, флаг фирмы…
Организация управления качеством продукции (услуг)
На сегодняшний день основополагающими стандартами из большого комплекса стандартов ИСО являются — ИСО (9000-1, 9001, 9002, 9003, 9004-1, 8402).
Структура МС ИСО серии 9000 приведена на рисунке 1.4. Рисунок 1…
Планирование выпуска новой продукции на ООО ПФ «Приозерск-Лес»
Структура бизнес-плана инвестиционного проекта не регламентирована законодательством, поэтому каждая фирма разрабатывает собственные подходы и структуру бизнес-плана, которые будут зависеть от характера бизнеса…
Планирование развития предприятия ООО «Чистая вода»
Структура и содержание плановых документов должны быть ориентированы на специфику деятельности организации, в том числе отдельных хозяйственных процессов, этапов жизненного цикла продукта, сегментов рынка, внешнего окружения…
Процесс исследования адаптации персонала
Начиная производственную деятельность в организации, сотрудник интересуется различными аспектами сотрудничества, касающимися объема и времени взаимодействия, условиями своего функционирования в организации…
Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций на примере Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска
В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Так, в соответствии с п…
Стратегия развития организации
Концептуальная модель стратегического плана позволяет определить следующие этапы составления стратегического плана предприятия: 1) Анализ окружающей среды: а) внешняя среда; б) внутренние возможности; 2) Определение политики предприятия…
(документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).
Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства , установленную в конкретной организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.
В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.
Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения » устанавливают:
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов », где определяются:
Раздел «» включает:
В разделе «» устанавливается:
Раздел «Организация справочной работы » (ИПС) закрепляет:
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов » устанавливаются:
Раздел «Оперативное » содержит:
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают:
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.
А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»
Сфера действия
Рассматривая сферу действия новой инструкции, хотелось бы напомнить, что в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 20 мая 2004 г., 15 марта, 14 ноября, 23 декабря 2005 г.) в систему федеральных органов исполнительной власти входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 (с изменениями от 28 июля, 13 сентября, 11 октября, 18 ноября, 1 декабря 2004 г., 22 июля, 5 сентября, 3 октября 2005 г.), имеет подразделение на три группы:
I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации.
Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 06.08.2004 № 1363/1001 (с изменениями от 23 сентября, 25 октября, 10 декабря 2004 г., 26 августа, 19 октября 2005 г.).
Изменения в системе федеральных органов власти объясняют и тот факт, что если в 2000 г. Типовая инструкция принималась Росархивом, то теперь она утверждена Минкультуры России, поскольку Росархив в статусе федерального агентства перешел в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и нормотворческими функциями не обладает.
Назначение
Назначение Типовой инструкции раскрывается в ее разделе «Общие положения», в котором сказано, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.
В Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.1) определено, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством.
В качестве примера ведомственных инструкций по делопроизводству, действующих в настоящее время, можно назвать следующие:
Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена приказом Минобороны России от 23.05.1999 № 170 (с изменениями от 27.05.2004);
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утверждена приказом Минюста России от 28.06.2001 № 191);
Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утверждена приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160);
Инструкция (временная) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Рособразования от 04.02.2005 № 38).
Следует отметить, что в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.2) говорится и о других инструкциях по делопроизводству. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.
Структура
Структура Типовой инструкции претерпела ряд изменений, в основном технического и редакционного характера. Притом что общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов.
Новая Типовая инструкция имеет следующую структуру:
I. Общие положения
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
2.5. Бланки документов
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.7.1. Приказ, распоряжение
2.7.2. Положение, правила, инструкция
2.7.3. Протокол
2.7.4. Служебные письма
III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.2. Организация доставки документов
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.6. Учет количества документов
3.7. Работа исполнителей с документами
IV. Поисковая система по документам
4.1. Регистрация документов
4.2. Организация поисковой системы по документам
V. Контроль исполнения документов
VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
6.1. Составление номенклатур дел
6.2. Формирование и оформление дел
6.3. Организация оперативного хранения документов
VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
7.1. Экспертиза ценности документов
7.2. Подготовка и передача документов в архив
В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложения
Количество приложений в новой инструкции увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложение № 1. Образец оформления законопроекта
Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации
Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации
Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы
Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства
Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства
Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства
Приложение № 8. Образец оформления положения
Приложение № 9. Образец оформления полного протокола
Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола
Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства
Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства
Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства
Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства
Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства
Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства
Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства
Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства
Приложение № 19. Форма справки о документообороте
Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти
Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти
Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела
Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела
Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения
Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
В новую Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.:
Приложение № 4. Образец оформления письма
Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов
Нормативная база
Новая Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002).
Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции.
В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:
– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.
Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4), «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (№ 263597-4), «О персональных данных» (217352-4), «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 217354-4) и др.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: что нового?
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент Государственного университета управления
В статье А.Ю. Чуковенкова «Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 3 журнала за этот год, дан сравнительный анализ структуры старой и новой типовых инструкций, из которого следует, что из новой Типовой инструкции исключены несколько разделов:
раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»;
подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»;
подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».
В то же время новая Типовая инструкция значительно богаче приложениями: в ней 26 приложений, из них 12 новых.
К этому нужно добавить, что серьезному сокращению подвергся раздел VIII «Контроль исполнения документов». В старой типовой инструкции он состоял из двух подразделов:
8.1. Организация контроля исполнения
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
В новой Инструкции контроль исполнения документов представлен несколькими положениями организационного характера.
Отдельные вопросы подготовки документов в Инструкции
Правила подготовки и оформления документов – это раздел II новой типовой инструкции. Этот раздел имеет следующую структуру:
II. Правила подготовки документов.
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации.
2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации.
2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти.
2.5. Бланки документов.
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти.
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
2.7.1. Приказ, распоряжение.
2.7.2. Положение, правила, инструкция.
2.7.3. Протокол.
2.7.4. Служебные письма.
Подразделы 2.1–2.4 подготовлены на основании инструкций по делопроизводству и правил оформления документов, действующих в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Государственной Думе, а также с учетом соответствующих положений названных выше типовых регламентов. Но по сравнению со старой новая Типовая инструкция не всегда точно передает требования по подготовке законопроектов, проектов указов и распоряжений Президента РФ, проектов нормативных правовых актов Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти. Нужно отметить, что правила подготовки законодательных и иных нормативных правовых актов сами по себе достаточно сложны, и прежде всего с точки зрения изготовления документов (шрифты, интервалы, абзацные отступы, оформление текста, приложений и др.); тем более досадно, что эти требования, изложенные в новой Типовой инструкции, нередко противоречат положениям нормативных актов, приведенных в сноске. Приведем такой пример. В новой Типовой инструкции (п. 2.1.2) говорится «Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата А4», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента Российской Федерации, устанавливается, что «проект федерального конституционного или федерального закона… печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr № 14».
Такое же несоответствие отмечается и в разделе о правилах подготовки проектов актов Президента РФ (п. 2.2.2). В новой Типовой инструкции говорится: «Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом № 15», в то время как в Правилах оформления документов, создаваемых в Администрации Президента РФ, устанавливается: «Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 14 через межстрочный интервал 18 пт».
Аналогичные несоответствия отмечены и в подразделе 2.3: согласно Новой типовой инструкции проект нормативного акта Правительства РФ печатается шрифтом № 14. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Российской Федерации устанавливает, что текст проекта акта Правительства печатается шрифтом № 13. Отметим, что в старой типовой инструкции ошибок подобного рода не было.
Новая Инструкция и ГОСТ 6.30-2003
В подразделах 2.5 и 2.6 новой Типовой инструкции есть целый ряд новых положений, конкретизирующих положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а в ряде случаев - отличных от положений ГОСТа, хотя в подразделе 2.6 Инструкции провозглашается, что «при подготовке организационно-распорядительных документов работники федеральных органов исполнительной власти оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003…».
■ В пп. 2.5.3 и 2.5.4 подчеркивается, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются по заказам федеральных органов исполнительной власти полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету, для чего на гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Напоминаем, что в ГОСТ Р 6.30-2003 отсутствуют какие-либо положения относительно способов изготовления бланков документов.
■ В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят, в частности, следующие: код федерального органа исполнительной власти, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет и код формы документа. В подстрочном примечании к соответствующим пунктам новой Типовой инструкции отмечается, что перечисленные реквизиты указываются в бланках по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
■ Важное пояснение содержится в п. 2.6.5 Типовой инструкции, в котором речь идет об обозначении на бланке документа наименования федерального органа исполнительной власти: «Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся». Следовательно, если руководство федеральной службой или агентством осуществляют Президент РФ или Правительство РФ, на бланке указывается только наименование этой службы или агентства (полное и, если оно имеется, сокращенное); если же федеральная служба или федеральное агентство подведомственны федеральному министерству, на бланке указывается наименование соответствующего министерства, а ниже – наименование службы или агентства.
■ Пункт 2.6.9 содержит положения о порядке датирования документов, в частности, здесь дается такое указание: «Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года». Если учесть, что бланки документов изготовлены типографским способом, а сами документы готовятся на компьютере с последующей распечаткой документа на принтере, становится понятным, что совсем непросто напечатать месяц и год таким образом, чтобы они точно попали в место на бланке, отведенное для даты. Приведенное в п. 2.6.9 правило действовало в то время, когда документы печатались на пишущей машине. С появлением компьютерной техники в практике делопроизводства давно пришли к тому, что дату документа проставляет специалист службы делопроизводства, регистрирующий документ после его подписания руководителем. При этом, конечно, служба ДОУ должна четко соблюдать правило: регистрировать документ в день его подписания.
■ Новая Типовая инструкция предусматривает только два формата написания даты в документах: цифровой – 14.03.2005 и словесно-цифровой – 14 марта 2005 г. ГОСТ Р 6.30-2003, как известно, дает еще один формат написания даты: 2005.03.14.
■ Требует комментария и п. 2.6.13 «Адресат». В целом все предусмотренные новой Типовой инструкцией варианты оформления реквизита «Адресат» при направлении документа в организацию соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. Вопрос возникает в связи с оформлением этого реквизита при адресовании документа физическому лицу. Сравните два примера, приведенные в Типовой инструкции:
Адресование документа руководителю организации:
Генеральному директору
объединения «Ростекстиль»
В.Д. Иванову
Адресование документа физическому лицу:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
Москва, 117574
В первом случае инициалы перед фамилией, во втором – после фамилии. Почему? Есть ли в этом какая-либо логика? Чтобы понять, в чем тут дело, достаточно вспомнить некоторые факты.
В ГОСТ Р 6.30-97, действовавшем до принятия ГОСТ 2003 г., в реквизите «Адресат» инициалы во всех случаях ставились после фамилии. Изменение № 1 к ГОСТ Р 6.30-97, которое было принято постановлением Госстандарта от 21.01.2000 № 9-ст и введено в действие с 1 апреля 2000 г., изменило этот порядок. Буквально в изменении № 1 говорилось следующее: «Пункты 3.14, 3.16. В примерах инициалы указать перед фамилией». Таким образом, получалось, что при оформлении трех реквизитов – «Адресат», «Гриф утверждения» и «Резолюция» – с 2000 г. инициалы во всех случаях без исключения следовало ставить перед фамилией лица (и должностного, и физического). Однако при подготовке ГОСТ Р 6.30-2003 разработчики стандарта допустили ошибку, не внеся правку в пример оформления грифа «Адресат» в примере адресования физическому лицу (в стандарт 2003 г. вошел пример из стандарта 1997 г. без соответствующей правки). Естественно, что у многих работников организаций, готовящих документы и руководствующихся стандартом на оформление, возникает в связи с этим вопрос: почему такая разница при оформлении одного и того же реквизита, разница, не имеющая никакого логического объяснения? К большому сожалению, эта ошибка теперь узаконена еще и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
■ Важное положение содержится в новой Типовой инструкции в п. 2.6.20 «Подпись». Это положение касается оформления подписи в том случае, если руководитель отсутствует и документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель (очевидно, речь идет о ситуациях, когда заместитель наделен правом подписывать определенные документы вместо руководителя в период его временного отсутствия). Сформулировано это положение следующим образом: «Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности». К этому следовало бы добавить еще, что исправлению подлежит также и расшифровка подписи должностного лица, поскольку на подготовленном документе обозначена фамилия руководителя, так как роспись и расшифровка фамилии должны соответствовать друг другу. На практике уже давно закрепилось такое правило: под расшифровкой фамилии руководителя лицо, подписывающее документ, от руки проставляет собственные инициалы и фамилию. Это можно делать и специальным штампом. Многие организации изготавливают такие штампы всем заместителям руководителей, которые имеют право подписывать документы за отсутствующего руководителя.
■ Следует отметить еще одно положение новой Типовой инструкции, касающееся удостоверения документов печатью. Напомним, что ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит каких-либо указаний о том, где проставляется печать. Вопрос этот обычно возникает у работников делопроизводства, поскольку ранее в стандартах на оформление документов было положение: оттиск печати должен захватывать наименование должности лица, подписавшего документ. В определенном смысле «недоговоренность» стандарта была компенсирована Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, где говорилось: «Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте». Расположение печати на документе имеет большое значение, поскольку печать – это способ дополнительного удостоверения документа (наряду с подписью). Действительно, оттиск печати должен быть, во-первых, легко читаем, во-вторых, не должен закрывать подпись должностного лица.
В п. 2.6.22 новой Типовой инструкции говорится: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ», то есть Типовая инструкция фактически вернулась к норме, существовавшей до 1997 г. Хотелось бы при этом, чтобы в тексте инструкции было уточнение: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, но не захватывал роспись должностного лица». К сожалению, такого уточнения в новой типовой инструкции нет.
Похожая информация.
Приложение к приказу НПФ "_____________" "__"___________ ____ г.
ИНСТРУКЦИЯ
(типовая)
по делопроизводству в НПФ "_____________"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила делопроизводства в НПФ "________________" (далее по тексту Фонд) и направлена на рационализацию и совершенствование работы в аппарате НПФ.
1.2. Документы Фонда являются его собственностью, вопросы работы с ними регулируются настоящей Инструкцией, Уставом НПФ "_____________________".
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Фонда единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на руководителей структурных подразделений Фонда.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Фонда возлагаются на их руководителей.
1.5. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.6. Работники структурных подразделений Фонда несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается руководителю Фонда.
1.7. Передача документов, их копии работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Фонда.
1.8. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.9. Права, обязанности и ответственность сотрудников Фонда
определяются должностными инструкциями, оговорены в контрактах.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в Фонде создаются следующие служебные документы:
Приказы (распоряжения);
Инструкции;
Договоры (контракты);
Протоколы;
Письма и факсы;
И другие.
2.2. Документы, подготовленные структурными подразделениями Фонда, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, отредактированы и при необходимости согласованы с другими структурными подразделениями, юристом.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.3. Бланки организационно - распорядительных документов.
Все виды организационно - распорядительных документов в Фонде печатаются на бланках установленного образца:
Бланк распоряжения;
Бланк приказа;
Общий бланк Фонда.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления.
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Фонда, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечание прилагается".
Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Фонде, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Внешнее согласование осуществляется со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы.
2.6. Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем Фонда или вышестоящими органами Фонда, в компетенцию которых в соответствии с Уставом входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
2.7. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.
Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения.
2.8. Отметка о наличии приложения.
Приложения документов могут быть трех видов:
Приложение, утверждаемое или вводимое в действие соответствующими распорядительными документами;
Приложение, поясняющее или дополняющее содержание основного документа;
Приложение, являющееся самостоятельным документом, направляемое с сопроводительным письмом.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
2.9. Подпись документов.
Документы, направляемые Фондом в вышестоящие органы власти, подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.
2.10. Резолюция.
В резолюции даются указания по исполнению документов. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, этот исполнитель указывается первым).
2.11. Печать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать (факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами).
2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ.
Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Фонда, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.
3.2. Приказы.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.
Приказы оформляются на бланке Фонда, должны иметь название, дату и номер.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказы подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3. Протоколы.
Документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятых решений.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема - передачи документов и т.п.).
Акты оформляются на общем бланке Фонда. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес Фонда.
Акт подписывается председателем и членами комиссии.
3.5. Договор.
Основной правовой документ во взаимоотношениях между юридическими (физическими) лицами. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в договоре.
Составными частями договора являются:
Название вида и заголовок документа (договор купли - продажи);
Дата, место составления, номер;
Наименования сторон;
Предмет договора;
Условия и сроки поставки, перевоза, транспортировки, хранения и т.п.;
Условия и сроки оплаты;
Порядок сдачи - приема выполненных работ;
Ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
Гарантии, страхование и форс - мажорные обстоятельства;
Переход права собственности;
Порядок разрешения споров;
Юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, Nо. телефонов, факсов);
Подписи должностных лиц;
3.6. Письма, факсы.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
3.7. Должностные инструкции.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника Фонда.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с сотрудником Фонда.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
Общие положения;
Функции;
Должностные обязанности;
Ответственность.
3.8. Документы по личному составу.
Трудовые правоотношения Фонда с сотрудниками регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей КЗоТ в Фонде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
Трудовые контракты;
Приказы по личному составу;
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
4.1. Порядок приема, обработки и прохождения поступающей в Фонд корреспонденции.
Вся поступающая в Фонд корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
После рассмотрения руководством Фонда документы с резолюциями направляются исполнителям через секретариат под роспись. Передача другому исполнителю оформляется через секретариат.
4.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции.
Документы, подписанные руководством Фонда и предназначенные для отправки, передаются в секретариат, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в дела Фонда.
5. ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Контролю подлежит исполнение всех видов документов, имеющих поручение руководства Фонда.
5.2. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
5.3. Организация контроля исполнения.
Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
6. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ
6.1. Руководители структурных подразделений Фонда обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.3. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
7.1. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Фонде, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексация дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел утверждается руководством Фонда.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Фонда, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
7.2. Формирование дел.
Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
Раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
7.3. Оперативное хранение документов и дел.
С момента заведения и до передачи в архив Фонда дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ
НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
8.1. Экспертиза ценности документов.
Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Фонде создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Фонда путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.2. Составление описей дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
8.3. Передача дел на хранение.
Документы, образовавшиеся в деятельности Фонда, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Передача дел производится по описям.
9. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
9.1. Печати и штампы Фонда, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения, а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.
9.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по Фонду.
9.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под расписку в соответствующих журналах.
9.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10. ПРИЛОЖЕНИЯ
Прилагаются образцы заполнения документов, применяемых Фондом, на соответствующих бланках.
