Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е.В.Крылов
Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии – гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).
На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию, например:
Подпись В.В.Суботин
Указывать слово «копия» («копия верна») в заверительной отметке не следует, так как само слово «Верно» несет в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.
В случае если письмо одного содержания направляется более чем по четырем адресам составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:
письма газеты "Требуются" от 25.09.2001 № 4-15/318
После отправки экземпляров письма список на его рассылку помещается в дело вместе с отпуском (экземпляром, оставшимся в организации-отправителе).
Синтаксические ошибки
Сложные предложения:
1. Нарушение логико-грамматической связи между частями сложносочиненного предложения: "Мой отец долго не забывал эту историю, но он умер".
2. Использование местоимения во второй части сложносочиненного предложения, приводящее к двусмысленности: "Пусть надежды сбудутся, и они вернутся".
3. Ошибки в использовании сложносочиненных союзов:
а) соединительных - для связи частей сложносочиненного предложения при отсутствии между ними противительных отношений: "Вчера был шторм, и сегодня все кругом было спокойно".
б) противительных - для соединения частей сложносочиненного предложения при отсутствии между ними противительных отношений: "У нас во дворе растет береза, но на ней тоже набухают почки";
в) двойных и повторяющихся: "Не то птица села на воду, или обломки разбитой лодки плывут по морю";
г) неоправданный повтор союзов: "И вдруг девочки увидели маленькую черную точку, и у них появилась надежда";
д) неудачный выбор союзов: "Митраше было десять лет с хвостиком, но сестра была старше".
Бессоюзное сложное предложение:
1. Нарушение единства конструкций однородных частей в составе бессоюзного сложного предложения: "На картине изображено: раннее утро, только встает солнце".
2. Разложение частей бессоюзного сложного предложения на самостоятельные предложения: "Одеты девочки просто. На них летние ситцевые платья. На голове у старшей платок".
3. Одновременное использование бессоюзной и союзной связи: "Одежда на девочках простая: которая постарше с платком на голове, в синей юбке и серой кофте, младшая без платка, в фиолетовом платье и темно-синей кофточке".
Сложное предложение с различными видами связи:
1. Нарушение порядка следования частей предложения: "Волны еще пенятся, но у берега успокаиваются; чем ближе к горизонту, тем море темнее; и поэтому у девочек есть надежда, что отец вернется".
2. Использование местоимений, приводящих к двусмысленности: "Мы видим, что кровать у девочки не заправлена, и она подтверждает, что девочка только что встала".
3.16. График отпусков. Требования к оформлению. В каком документе определяется право подписи приказа? Кто проставляет дату в приказе? Можно ли регистрировать приказ в день подписания? С какой даты приказ вступает в силу?
График отпусков - это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.
Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ч. 1 ст. 168 ТК устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.
Таким образом, в процессе документирования деятельности, связанной с предоставлением отпусков работникам, как правило, создается целый комплекс документов: график отпусков, приказ (распоряжение, решение) либо записка о предоставлении отпуска.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г. содержит целую подсистему документации по оформлению отпусков, в которую включены унифицированные формы графика отпусков организации (предприятия), заявления о предоставлении отпуска, приказа о предоставлении отпуска, распоряжения о предоставлении отпуска.
График отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.
Таким образом, график трудовых отпусков должен составляться, согласовываться и в установленные сроки утверждаться в каждой организации.
В целях придания юридической силы приказу в него включают реквизит «Подпись». Поскольку приказ издается на основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право.
Дата создания документа также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органов управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, некачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты (и, соответственно, документа), дописыванию или исправлению числа, месяца, года.
Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации. Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа. Следует обратить внимание также на то, что дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.
Студенческие документы
Читательский зал
для преподавателей
ЗАЯВЛЕНИЕ
15.04.2014 № 28
Прошу Вас разрешить мне пользоваться читательским залом для преподавателей.
Студент 1 курса,
ФМК, группа РМЛ-13
Заочная форма обучения (подпись) И.В. Мажоров
В дело 13/30
(подпись) К.Ю.Белячевская
Разрешенные к применению формы аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются как:
ПОДЛИННИК - первый или единичный экземпляр документа;
ДУБЛИКАТ - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
КОПИЯ - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
ВЫПИСКА - копия части документа, оформленная в установленном порядке
В статье 9 проекта Федерального закона "Об электронном документе" устанавливается: "Все экземпляры ЭлД, подписанные одинаковым электронным аналогом подписи, имеют равное юридическое значение при условии подтверждения их подлинности в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона". (Термин "юридическое значение" неформален, слишком расплывчат. Скорее всего, разработчики говорят о "юридической силе" документа.)
Если воспользоваться приведенной выше терминологией ОКУД, то возникает интересная коллизия: - "Что же такое подлинник? Все "экземпляры", или "первый или единичный экземпляр"; отличаются ли между собой "подлинник" и "оригинал"; являются ли два файла ЭлД в разных форматах (например, .doc, .txt или.arj) идентичными?". Если отличаются, то какому из подлинников ЭлД можно придать статус оригинала, и чем оригинал-подлинник должен отличаться от просто подлинника? Если идентичны, то по каким признакам, ведь множества двоичных символов разных форматов явно отличны между собой? А если не идентичны, то чем один формат хуже другого?
Разработчики законов не дают определений понятий "экземпляр ЭлД", "подлинник ЭлД" "идентичные ЭлД", так что возможны, конечно, любые толкования. Но во всех приведенных предписаниях существование нескольких экземпляров электронного документа, каждый из которых имеет юридическую силу оригинала, зафиксировано явно. Не будем говорить, что по определению оригинал единственен и не может существовать в нескольких экземплярах. Важнее практические аспекты.
В электронных финансовых документах значительный объем занимает электронная цифровая подпись (ЭЦП). Если это, например, платежный документ, содержащий несколько ЭЦП, то их объем может превышать 90% общего объема ЭлД. Подобные документы должны храниться длительное время. ЭЦП одного и того же юридического или физического лица неизбежно должна измениться за несколько лет, хотя бы в силу прогресса в криптографии. Поэтому ЭЦП регистрируется на определенный период, после которого аннулируется, теряет свою практическую значимость, и может быть заменена на новую. При запросе хранимого ЭлД из архива документ должен заверяться действующей в данный момент подписью владельца архива, не имеющей прямого отношения к автору документа. Архиватор должен гарантировать, что этот документ действительно был несколько лет назад подписан автором, чью ЭЦП, ныне аннулированную, архиватор обязан проверить в момент архивирования. Если следовать положениям цитированных законов, то надо на порядок увеличивать объем архивов, время поиска и передачи, и т.д. И все это для того, чтобы сохранить устаревшую цифровую подпись, хотя ее и проверить через несколько лет невозможно.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.
В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования:
Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.
Фото-кино-видеодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов. Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
Документы на машинных носителях, электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.
Любой материальный объект - носитель информации, но люди используют в качестве таковых специальные объекты, с которых информацию удобнее считывать. Традиционно используемым носителем информации является бумага с нанесёнными на ней тем или иным способом изображениями. Поскольку в наше время основным средством обработки информации является компьютер, то и для хранения информации используются в основном машинно-читаемые носители.
Свойства документа.
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.
Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках. Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.
Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида. Среди копий различаются: Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий.
Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.
Юридическая сила копий:
См. 6 вопрос.
9. Признаки документа: оригинальность, подлинность, копийность.
Оригинал -1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу. Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией.
10. Понятие «оригинал», его признаки, характеристика оригиналов документов на различных носителях информации. Умноженные оригиналы.
Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как правило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведения подлинников в целях их размножения являются копиями. В определенных управленческих ситуациях возникает необходимость создания«умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составляемых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).
11. Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Фальсификация документов.
Подлинник -первый и единичный экземпляр официального документа. Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы; или подлинный документ с частично измененными реквизитами. Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.
Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ: подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания); подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержания); подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени создания, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсификация состава бланка)
12. Понятие «копия». Виды копий. Юридическая сила копий.
Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.
По способам изготовления копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, худ.особенности оформления реквизитов, их расположение.Т акую копию можно изготавливать с помощью средств орг.техники, типографическим способом. Свободная копия может быть изготовлена рукописным и машинописным способом, она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не точно воспроизводить его внешние признаки. Также копии бывают след.видов: полная, выписка, отпуск.
Копии обретают юридическую силу после процесса их заверения.
13. Структура документа. Понятие «реквизит», виды реквизитов.
Структура документа -информация о его логическом разделении. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит -обязательный элемент оформления официального документа(наименование документа(вид), автор, адресат, текст, дата и т.п.)
Реквизиты бывают постоянными(те, которые всегда присутствуют на документе:01,02,03,04,05,06,07,08,09), обязательными(те,которые обеспечивают юр.силу док-та и присутствуют на любом виде ОРД:08,11,12,18,20,22), дополнительными и переменными.
14. Понятие «формуляр документа», особенности состава формуляра документов на различных носителях информации. Индивидуальный, типовой формуляр, формуляр-образец, их характеристика и назначение.
Формуляр документа -набор реквизитов официального письменного док-та, расположенных в определенном порядке.
Индивидуальный формуляр -формуляр конкретного документа.
Типовой формуляр -формуляр, характерный для конкретного вида документов, характеризующийся определенным количеством реквизитов, расположенных в строгом порядке.
Формуляр-образец -модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Формуляр-образец указывает место реквизитов на листе бумаги. Для реквизитов с постоянной информацией определяют необходимую площадь с учетом максимального набора знаков при их написании. формуляр определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле - место в документе, где располагают реквизиты.
Служебное поле - место в документе, которое не занято реквизитами за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Формуляр-образец строят на основании конструкционной сетки, в которой по вертикали показывают положения табулятора (количество печатных знаков), а по горизонтали - интервалы (расстояние между основаниями смежных строк).
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора пишущей машинки (п./машинки). Они приведены ниже в таблице.
0 - граница левого поля (13 печатных знаков);
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля (18 знаков);
2 - после 16 печатных знаков (29-е деление на линейке п./машины);
3 - после 24 печатных знаков (37-е деление на линейке);
4 - после 32 печатных знаков (45-е деление на линейке);
5 - после 40 печатных знаков (53-е деление на линейке);
6 - после 48 печатных знаков (61-е деление на линейке);
7 - после 56 печатных знаков (69-е деление на линейке).
15. Понятие «унифицированная система документации». Краткая характеристика действующих унифицированных систем документации: организационно-распорядительной, отчетно-статистической, первичной учетной финансовой и др.
УСД -система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:
· унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)(является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии; применение УСОРД регламентируется ГОСТом Р.6.30-97);
· унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
· унифицированная система отчетно-статистической документации(Документация по статистике национальных счетов и
экономических балансов.
Документация по статистике научно-технического потенциала
и инновационного прогресса.
Документация по статистике труда.
Документация по статистике материальных ресурсов.
Документация по статистике финансов.
Документация по социальной статистике.
Документация по статистике промышленности.
Документация по статистике сельского хозяйства и заготовок
сельскохозяйственной продукции.
Документация по статистике капитального строительства.
Документация по статистике внешнеэкономических связей.
Документация по статистике потребительского рынка и его
инфраструктуры.
Документация по статистике транспорта и связи.
Документация по статистике наблюдения и регистрации
изменения цен и тарифов);
· унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
· унифицированная система документации по труду;
· унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
· унифицированная система внешнеторговой документации.
Копия документов – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и, не имеющий юридическую силу. Среди копий различают: Выписка – копия часть документа, должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Особый вид – фото и светокопии.
Контроль исполнения документов
Контроль- это неотъемлемая функция управления. Контроль за сроками исполнения – важнейшая составная часть технологии ДОУ. Цель контроля за исполнением документов – содействие современному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности – подразделений и исполнителей ЗАДАЧИ – формировать справочно-информационный банк данных по контрольным документам, корректировать массив информации при изменении срока исполнения, содержания заданий, информировать о ходе исполнения документов, напоминать о ходе неисполненных документах, анализировать уровень исполнительной дисциплины по учреждению в целом. Значение контроля в организации – контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре, и влияет на уверенность в себе, повышает уровень ответственности за выполняемую работу. Это содействие правильному исполнению документов и поручений руководителей, получении информации, необходимой для оценки деятельности подразделений. Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно: - Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений».- Постановлением Правительства РФ, - др. нормативными актами, в т.ч. ГСДОУ. На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ. Типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15дней. Срок исполнения – это конечная дата работы над документом., для вх. документов (с даты, указанной в регистрационном штампе), для внутренних документов – с даты их подписания или утверждения, для решений коллегиальных органов – с даты совещания, для устных распоряжений – с даты их отдачи. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения – в конкретный срок. Если в тексте пометка «срочно»- исполнение в 3 дня, пометка «оперативно» - 10-ти дневные, остальные – до месяца. Конкретные виды документов исполняются в закрепленные сроки (письма- 10дн, обращения граждан – от 15 до 30 дн, договоры – от 10 до 20 дн., платежные поручения – не позднее 2-х дней. Индивидуальные сроки исполнения. – устанавливаются в тексте документа или в резолюции и устных указаниях руководителя. Сроки индивидуального исполнения – от 10 до 30дн. Перенесение и изменение сроков исполнения документов – Если при получении документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока задним числом не допустимо. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Перечень, подлежащий обязательному контролю – в каждой организации свой перечень док-ов (создаваемых и утверждаемых руководителем) (распоряжения, приказы и т.д.). Технология контроля регистрации док-ов. Все документы принимаются и регистрируются. При получении документов проверяется правильность доставки корреспонденции, проверяется адрес, наличие всех листов, на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), порядковый №, название организации. Документы делятся на регистрируемые и нет. Определяется по перечню документов, который составляется в организации. Нерегистрируемые сразу передаются по назначению. Входящие документы регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние – в день подписания. Построение контрольной картотеки. Форму контроля выбирают из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используют автоматизированную систему контроля за исполнением документов. Сроковая картотека – используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 разделителями. 31 разделитель – это числа месяца, 32-й – это для карточек со сроком исполнения на следующий месяц. Зарегистрировав документы, расставляют карточки по срокам исполнения. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. По сроковой картотеке можно легко узнать, что на какой день должно быть исполнено. Когда документ исполнен, на обратной стороне ставится отметка об исполнении, за каким № отправлен документ и решение вопроса. Автоматизация контроля за ходом исполнения документов. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется с использованием специализированных программ контроля. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения». На документ может ставиться отметка об исполнении (штамп в виде буквы К- в левом поле на уровне заголовка). Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям. При настройке системы рекомендуется заложить перечень типовых справок (отчетов) – это отчет об отправленных документах, - отчет о вх. док-х, - отчет о док-х числящихся за исполнителем, - отчет об исх. док-х, отчет об неисполненных исходящих док-х, - отчет о выполнении внутренних
