Применяют многострочные документы.  

Группировка документов по однородным признакам (по кас-  

В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и служат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.  

ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ - один из элементов обработки документов , т.е. подготовки их к предстоящим записям в учетные регистры синтетического и аналитического учета.  

Группировка документов по числу маршрутов движения и передаваемого их количества  

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов , подготовку документов к последующему хранению и использованию.  

В случае необходимости группировки документов отдельно на входящие и исходящие эту форму можно разбить на две отдельные. Напоминаем, что выполнение функций по разработке, передаче и обработке документов представляет собой значительную часть содержания труда работников функциональных подразделений. У многих сотрудников таких отделов работа с документами занимает до 80% рабочего времени и является критерием оценки конечных результатов деятельности.  

Признаки, по которым проводится деление классификационной группировки документов, можно было бы перечислить и дальше. Однако совершенно очевидно, что документы классифицируются в зависимости от нашей потребности, от подхода к ним.  

Об условности группировки документов в системы, подвергаемые унификации, мы говорили выше. В организациях, для которых проводится унификация системы документации , используются документы, относящиеся и к другим системам, часто в значительном количестве. Так, в Госбанке СССР при разработке унифицированной системы расчетно-денежной документации было выявлено 750 видов и разновидностей действующих форм документов, из которых 300 относилось не к расчетно-денежной, а к другим системам документации 1. Подобным же образом в Госплане СССР используется отчетная документация, в ЦСУ СССР - бухгалтерская и т. д.  

К средствам документальной техники относятся средства изготовления документов, средства копирования и размножения и средства хранения и группировки документов.  

К средствам документационной техники относятся средства изготовления документов, копирования, размножения и хранения, а также группировки документов.  

Групповая регистрация на карточках. При групповом способе подлежащие учету документы регистрируют на отдельных карточках группами. Система группировки документов для регистрации разрабатывается заранее. Эту систему обычно согласовывают с последующей организацией документов в делопроизводстве и применяемыми для этой цели классификаторами и номенклатурами дел.  

Значение классификации или научной группировки документов в целях их разыскания и использования исключительно велико. Вопросы классификации документов - коренные в теории и практике административного делопроизводства.  

При рассмотрении вопросов классификации следует-различать два ее этапа. Это прежде всего первичная группировка документов, первая ступень их классификации на основе так называемых номенклатур дел.. В дальнейшем первичные комплексы (дела) документов классифицируют путем их распределения по классам, отделам классов, подотделам отделов классов и т. д. Для этой цели обычно дополнительно к номенклатурам дел создают особые классификационные схемы - классификаторы.  

Рассмотрим сначала вопросы первичной группировки документов.  

Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы (дела) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов составление заголовка дела дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве определение сроков хранения дела разыскание нужных дел и документов.  

Что же представляют собою признаки заведения дел, каково их происхождение, какие признаки в первую очередь используются при группировке документов в делопроизводстве  

Отдельные документы одновременно характеризуются многими признаками. Однако при группировке документов в первичные комплексы и для их разыскания пользуются наиболее существенными признаками, входящими в формуляр документов.  

Практическим путем в течение столетий в качестве наиболее удобных для первичной группировки были выделены признаки разновидность документа, его автор, содержание (текст), даты. Для группировки переписки оказался удобным признак корреспондента, а также территории, к которой относится корреспонденция или содержание документов. Иногда для первичной группировки документов применяют такие признаки, как оригинал, копия.  

Признаки, используемые при первичной группировке документов, или признаки заведения дел представляют собою ни что иное, как основные элементы формуляров документов . Знание элементов формуляра документов , таким образом, обязательно не только для правильного составления, но и для группировки их в дела.  

К сожалению, предметно-вопросный признак при первичной группировке документов удается использовать не всегда. Дело в том, что отдельные разновидности документов (например, протоколы, иногда приказы и др.) представляют чаще всего сложные документы, отражают не один, а несколько вопросов. Поэтому сложные документы в дела формируют по номинальному, авторскому и хронологическому признакам (Приказы директора швейной фабрики № 3 Московского городского совнархоза на 1959 г.).  

Чем шире сочетание признаков при группировке документов в дела, тем легче, результативнее вся последующая работа с документами и в делопроизводстве, и в архиве.  

Обязательность применения признаков заведения дел. Чтобы закончить изложение вопроса о признаках заведения дел, остановимся кратко на наиболее важных ошибках, встречающихся при первичной группировке документов.  

Но смысл этих надписей, конечно, один и тот же. Владельцы подобных папок в результате незнания, а иногда в поисках легкой жизни отказались от правильного формирования дел. А правильная первичная группировка документов, как и другая работа, требует труда, добросовестности и некоторых знаний.  

В названиях дел следует отражать все признаки, которые можно применить при группировке документов. Названия дел, указанные в номенклатуре, должны облегчать не только группировку документов в дела, но и разыскание и использование документов и в делопроизводстве, и в архиве.  

Формулируя названия дел в номенклатуре, не следует забывать об экспертном признаке, о группировке документов по срокам хранения.  

Другой недостаток-неумение правильно формулировать и редактировать названия дел. Часто признаки заведения дел в их названиях отражают неправильно и непоследовательно (примеры приведены выше). Названия дел типа разная переписка в номенклатурах недопустимы. Не всегда учитывают в названиях дел и группировку документов по срокам хранения (экспертный признак).  

ПЕРВИЧНАЯ ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой.  

Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.  

Группировка документов производится в сводных группиро-вочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета.  

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов . Группировка документов вдела проводится согласно отметкам исполнителей на документах в дело №..., дата и подпись исполнителя - в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.  

В качестве признаков, по которым документы группируют на карточках, применяются признаки первичной группировки документов в дела (признаки ведения дел). На одной карточке может быть зарегистрирована переписка с одним определенным корреспондентом (этот признак применяют особенно часто), документы одного содержания, одной разновидности, за опредлен-ный период времени одного автора или по нескольким из указанных признаков. N  

Первичная группировка документов в дела признаки заведения дел. История делопроизводства показывает, что уже в далеком прошлом, в XVI-XVIIbb., в учреждениях Московского государства документы подвергались первичной группировке. Основными комплексами документов были так называемые дела. Подобные-первичные комплексы встречаются и в наши дни (судебные, личные и другие дела).  

Весьма важным признаком первичной группировки документов оказался срок их хранения - пбстоянный или временный. Этот признак называют экспертным,  

Практика делопроизводства подсказала решение и этой задачи путем использования для группировки документов так называемых регистраторов (в последнее время их выпускают в Риге). Они представляют собою папку из твердого картона. Папка снабжена специальным устройством (замком) для брошировки докуметнов, позволяющим без затруднений помещать в регистратор и изымать из него документы. Внутри регистратора имеются прокладки, которыми и группируют корреспонденцию по предметно-вопросному признаку.  

Основным документом, определяющим формированием дел, служит так называемая номенклатура дел1. Она представляет систематический перечень названий дел, которые предполагается завести в предстоящем году. Поскольку номенклатура дел составляется на дела, которые еще предстоит завести, ее можно рассматривать как своеобразный план группировки документов в дела.  

Документы после исполнения группируются в дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурой дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все ИПС на документы и издания. Документы в зависимости от производственной необходимости и степени ограничения доступа допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими документами по одному и тому же вопросу.

В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом ограничения доступа и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами добавляется указанная отметка об ограничении доступа. Например, (рисунок 10.1).

При включении документа ограниченного доступа в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает отметку ограничения доступа, и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел организации (учреждения).

В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов ограниченного доступа, номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела. Например: «Документы «Для служебного пользования».

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов	Срок хранения и статья по перечню	Примечание
	Приказы директора по основной деятельности
01– 03/ДСП	Приказы по основной деятельности
01–25/ ДСП	Журнал регистрации входящих документов

Рисунок 10.1. Вид номенклатуры дел

Срок хранения одного такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия). По окончании делопроизводственного года дело ограниченного доступа просматривается экспертной комиссией организации (учреждения) полистно и, в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы долговременного и постоянного хранения группируются в отдельное дело, которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку содержащихся в нем документов.

В дела с документами открытого делопроизводства. в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения ограниченного распространения, должны быть отнесены к аналогичной категории. На обложках этих дел также проставляется гриф ограничения доступа. Соответствующие уточнения вносятся в номенклатуру дел.

3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела .
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.
Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.
При формировании дел придерживаются определенного порядка: s/ в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена* Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
^ подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных докумен-
тов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
^ вдело включается один экземпляр документа;
^ документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся вдело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д,);
в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или нс утвержденные руководителем;
документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимися к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
* приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу; м1 документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

Документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» иди «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.
Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись (табл. 2.6)* В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.
Таблица 2.6
Образец внутренней описи документов дела

Итого документов
(цифрами иТфопксью) ~

Количество листов внутренней описи

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.
При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: доку мент-отчет подшивается после документа-запроса.
Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам заданный период» и составляют внутреннюю опись дела.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.
Дела могут формироваться центра,! изо ван но (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы в яичных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений.
Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.
В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.
Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу юла должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30~40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии пли узким вопросам.
Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки- файлы позволяют подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки (или на листке- вкладыше, который помещается в «карман* на корешке обложки).
Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целесообразно располагать лапки вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела (на корешке панки) - необходимые документы.
Сведения о делах заносятся в опись дел (табл. 2.7).

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизвод-ства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непо-средственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требова-ния:

· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома). Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы распо-лагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том , о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

· уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

· приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

· приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

· поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

· утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

· документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

· лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

· предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

· переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Документы, послужившие основанием для издания приказов (заявления, справки, акты, записки), могут группироваться отдельно от приказов.

Плановая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты) помещается в дело того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2008 год будет составлен в 2009 году, но помещается в дело 2008 года. И наоборот, план на 2009 год составляется в 2008 году, а помещается в дело 2009 года. Перспективные планы должны быть отнесены к начальному году их действия.

Оформление дел