Рис. 3. Общий бланк с продольным расположением реквизитов

Рис. 4. Общий бланк организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 5. Общий бланк организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6. Общий бланк структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 7. Общий бланк структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8. Общий бланк структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Образцы общего бланка документа также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунок Б.1).

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7. 2 Там же. – Пункт 4.7. 3 Там же. – Пункт 4.4. 4 Там же. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация:

бланк документа;

классификация бланков документов;

размеры полей;

формат бланка документа;

реквизит документа;

реквизит "01 - Государственный герб Российской Федерации";

реквизит "02 - герб субъекта Российской Федерации";

реквизит "03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)";

реквизит "08 - наименование организации";

реквизит "11 - дата документа";

реквизит "12 - регистрационный номер документа";

реквизит "14 - место составления или издания документа.

Бланк письма

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 1

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации"; 09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 2 15 – адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. 3

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой 01 02 03 04 - код организации; 05 06 08 - наименование организации; 09 11 - дата документа; 12 13 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15 - адресат; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция". 4

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. 5

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book". 6

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. 7

Реквизиты общего бланка:

• 11 - дата документа;
• 14 - место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
• 08 - наименование организации;
• 09 - справочные данные об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

• 11 - дата документа;
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 15 - адресат;
• 17 - резолюция;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле;
• 20 - текст;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 08 - наименование организации;
• 10 - наименование вида документа;
• 14 - место составления или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

• 11 - дата документа;
• 12 - регистрационный номер документа;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле.

По ГОСТу Р 6.30-2003 бумага для бланков документов должна быть достаточно хорошего качества, текст хорошо читаем. Бланки могут быть формата А4 и А5, могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланк документа должен иметь правильные размеры полей. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Каждый из этих видов бланков имеет свой набор реквизитов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Унифицированная система документации

УСОРД - характеристика, назначение и состав системы

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления).

9. ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 6.30-2003

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3. Введен впервые.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

10. Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведен­ными реквизитами, содержащими постоянную информацию об ор­ганизации - авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу доку­мента, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два фор­мата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланк документа, виды бланков, состав реквизитов бланка

Бланк документа – это набор реквизитов, определяющих автора документа. Придает документу официальный характер, а также позволяет сэкономить время на создание. Бланки бывают:

1) Общий. Реквизиты общего бланка:

c) - Эмблема организации;

e) - Место, отметка для наименования вида документа;

f) - Отметка для даты;

g) - Отметка для регистрационного номера документа;

h) - Место составления документа (наименование города).

2) Бланк письма. Реквизиты бланка письма:

a) - Государственный герб РФ (только если разрешение на его использование);

b) - Герб субъекта РФ (если есть разрешение на его использование);

c) - Эмблема организации;

e) - Справочные данные об организации (адрес (улица, дом, город, индекс – в таком порядке), электронная почта, сайт, телефон, факс и т.д.);

f) - Код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

g) - ОГРН (основной государственный номер юридического лица, закон 2000 года);

h) - ИНН/КПП (код первичной постановки на учет);

i) - Отметка для регистрационного номера и даты;

Расположение реквизитов на бланке бывает продольным или угловым. Обычно бланк письма делают с угловым расположением реквизитов.

v Бланки организации

v Бланки структурных подразделений

v Бланки должностных лиц

v Бланки филиалов или представительств.

10. Характеристика реквизитов, определяющих юридическую силу документа.

11. Реквизиты, отражающие обработку и движение документа

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ Р 6.30–2003)

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:

· «Резолюция»;

· «Отметка о контроле»;

· «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

· «Отметка о поступлении документа в организацию».

Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов .

Общий бланк

Бланк письма

Двуязычный бланк

При составлении служебных документов одним из обязательных условий является использование бумаги стандартных размеров.

Однако на "чистом" стандартном листе бумаги можно составлять только некоторые виды документов: заявления, предложения, жалобы, докладные записки, объяснительные записки.

Для большинства служебных документов необходимы стандартные листы бумаги, на которые заранее нанесены реквизиты, иденти­фицирующие автора официального письменного документа (органи­зацию). Набор таких реквизитов называется бланком документа.

Реквизиты, входящие в состав бланка, делятся на постоянные и переменные. Для переменных реквизитов в бланке посредством прочерков отводятся специальные места (зоны).

Таким образом, бланк документа представляет собой стандарт­ный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов.

Для изготовления бланков документов применяются два стан­дартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Листы документа должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, верх­нее, нижнее, 10 мм - правое.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя различными спо­собами: угловым и продольным. Выбор способа расположения реквизитов в бланке зависит от вида документа.

Угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа) целесообразно в тех случаях, когда оформляемый на бланке документ имеет надписи, помещаемые в правом верхнем углу, например: гриф утверждения в должностной инструкции, адресат в слу­жебном письме.

При отсутствии в документе таких реквизитов нет необходимо­сти "сдвигать" бланк в левый угол верхней части документа. В данном случае реквизиты бланка располагают продольно, вдоль верхнего поля документа. Такое размещение бланка удобно для большинства внутренних документов организации (например, для приказов и протоколов).

По составу реквизитов различают три вида бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Ниже перечислен состав реквизитов бланков названных видов:

Вид бланка	Состав реквизитов
Общий бланк	Герб или эмблема, наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа
Бланк письма	Герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государ­ственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа
Бланк конкретного вида документа	Герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа

Из приведенной таблицы видно, что некоторые реквизиты явля­ются "универсальными", т. е. входят в бланки всех видов, например:

наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа.

На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. При этом в общий бланк добавляют реквизит "Наименование вида документа". Очевидно, что для часто составляемых документов (на­пример, приказов) использование общего бланка неудобно. В данном случае целесообразно иметь бланки конкретных документов.

Специальный бланк для писем необходим в связи с главной особенностью этого документа - он предназначен для направления в другие организации и должен содержать подробные справочные данные отправителя письма.

В крупных организациях бланк письма может дополняться та­кими надписями, как "Наименование должности" (например, заместитель директора) и "Наименование структурного подраз­деления" (например, "Отдел маркетинга"), которые указывают­ся после реквизита "Наименование организации".

Потребность в должностных бланках и бланках структурных подразделений возникает в тех случаях, когда решение отдельных специальных вопросов производственно-хозяйственной деятельно­сти делегируется заместителям руководителя организации или руководителям структурных подразделений, т. е. когда названные должностные лица получают право подписывать служебные письма, отправленные из организации - автора документа.

При изготовлении бланков документов может использоваться только русский язык, т. е. государственный язык Российской Феде­рации, или два языка:

· русский и национальный {государственный язык субъекта Российской Федерации);

· русский и иностранный (например, английский).

Необходимость изготовления двуязычных бланков устанавливается соответствующими актами субъектов Российской Федерации или (для негосударственных организаций) самой организацией.

Особенности оформления реквизитов, входящих в бланки до­кументов, будут даны в материалах следующего занятия.

Нормативная база:

1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2.ГОСТ Р 630-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается основное значение бланка для официального письменного документа?

2. Каким способом в бланке документа обозначаются переменные реквизиты?

3. На бумаге каких стандартных форматов изготавливаются бланки документов?

4. Какие поля должны иметь листы документа?

5. От чего зависит выбор способа расположения реквизитов бланка?

6. Почему целесообразно иметь в организации не только общий бланк, но и бланк конкретного вида документа?

7. Почему бланк письма включает намного больше реквизитов, чем бланки других видов?

8. В каких случаях для служебных документов применяются двуязычные бланки?

№ 3 Практические задания:

1. Найдите ошибки в следующих предложениях:

1.1.Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих вид официального письменного документа.

1.2.В бланк документа входят только постоянные реквизиты.

1.3.Для изготовления бланков служебных документов используется только стандартный формат бумаги А4.

1.4.Левое и правое поля листов документа должны быть не менее 20 мм.

1.5.Реквизит "Код организации" входит в состав общего бланка.

2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:

2.1. Положение о канцелярии, утвержденное генеральным директором.

2.2. Протокол заседания аттестационной комиссии.

2.3. Письмо-приглашение на вы ставку-яр марку.

2.4. Приказ об объявлении субботы рабочим днем.

2.5. Инструкция по ведению конфиденциального делопроизводства, утвержденная приказом руководителя организации.

3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:

3.3. Наименование вида документа.

3.4. Дата документа.

3.5. Место составления документа.

3.6. Наименование организации.

3.7. Наименование структурного подразделения организации.

№ 4 Бланк служебного документа

Основные термины

· Государственный герб Российской Федерации.

· Герб субъекта Российской Федерации.

· Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­
вания).

· Наименование организации.

· Дата документа.

· Регистрационный номер документа.

· Место составления или издания документа.

· Наименование вида документа.

Каждый вид бланка служебного документа содержит присущий ему набор реквизитов. Некоторые реквизиты входят в состав блан­ков всех видов (например, наименование организации, дата доку­мента), другие характерны только для отдельных видов бланков (например, справочные данные об организации, наименование вида документа).

В большинстве организаций, независимо от их организационно-правовой формы, бланки включают графические реквизиты - герб или эмблему. Использование в документах изображений Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Федеральным конституционным законом 25.12.00 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" от и правовыми актами субъектов Российской Федерации. Допускается изображение герба в многоцвет­ном и одноцветном вариантах, а также без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.

Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербо­вых бланках типографским способом или нумератором простав­ляются порядковые номера, т. к. эти бланки подлежат учету.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не воспроизводится. Такие бланки, как правило, содержат изо­бражение эмблемы, т. е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации.

Товарный знак или знак обслуживания - это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юриди­ческих или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охра­няется законом. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также за­прещать его использование другими лицами. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.

Эмблема располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.

После герба или эмблемы в бланке любого вида указывается наименование организации. Именно организация - юридическое лицо - является автором документа (а не подписавший документ руководитель организации).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому наименованию, которое закреплено в учредительных докумен­тах, включая сокращенное наименование и наименование на ино­странном языке.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем - сокращенное (в скобках), ниже полного или за ним.

При наличии у данной организации вышестоящего органа его наименование полное или сокращенное (или оба), указывают выше наименования самой организации.

Наименование организации в бланке служебного документа может быть дано на двух языках в следующих случаях:

· в организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта РФ (национальный), наименование организации печатается на двух языках (слева – на русском, справа - на национальном) на одном уровне;

· при ведении переписки с иностранными корреспондентами наименование организации печатают на русском и иностранном языках, располагая их аналогичным способом.

Дата документа оформляется преимущественно цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:

День, месяц, год.

День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, раз­деленными точками, а год обозначается четырьмя цифрами.

Для обозначения дней и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т. е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется ноль. Например: 06.05.2006

После написания даты цифровым способом не ставится буква

"г" с точкой или просто точка, за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение, т. к. в конце предложения всегда ста­вится точка.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором месяц указывается словом, а после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или полностью пишет­ся слово "год".

В бланке документа для даты отводится специальное место, обозначаемое соответствующим прочерком (т. е. сама дата вносит ся в бланк только после того, как документ подготовлен и подписан руководителем).

Для регистрационного номера документа в бланках также отводится специальное место, обозначаемое прочерком после значка "номер".

Документы регистрируются по специальным правилам, закреп­ляемым в инструкциях по ведению делопроизводства (что будет рассмотрено более подробно в следующих занятиях).

В каждом документе должно быть указано, где он составлен или издан, т. е. названа местность (территория), на которой создавался

документ. При этом обязательно учитывается официальное адми­нистративно-территориальное деление страны - наименование областей, краев, районов, где находятся населенные пункты в раз­личных регионах. Например:

г. Рязань

г. Химки Московской обл.

пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.

Следует учитывать, что названия городов и поселков, располо­женных в различных регионах, могут совпадать, поэтому данный реквизит особенно важен для служебных документов. Например:

г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр.

Если местонахождение организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

Рассмотренные выше реквизиты достаточны для создания общего бланка организации. Примеры:

Оформление общего бланка федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов

Оформление общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов

Наименование вида документа (приказ, должностная инструк­ция, акт и т. п.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. В бланках документов этот реквизит пишется после наиме­нования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями, предусмотренными "Общероссийским классификатором управленческой документации".

Наименование вида документа употребляется только в бланках конкретных видов документов. Таким образом, на основании об­щего бланка проектируется бланк конкретного вида документа путем дополнения общего бланка реквизитом "Наименование вида документа". Примеры:

Оформление бланка конкретного вида документа (распоряжения) федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов

Оформление бланка конкретного вида документа (должностной инструкции) негосударственной организации

Обратите внимание: в последнем примере реквизиты бланка конкретного документа имеют угловое расположение в связи с тем, что в дальнейшем при оформлении этого вида документа в правом верхнем углу будет располагаться реквизит "Гриф утверждения" (более подробно документы данного вида будут рассмотрены на последующих занятиях).

Нормативная база

1. Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ
"О Государственном гербе Российской Федерации".

2. Закон Российской Федерации от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров".

3. Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221.

4. ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.

Контрольные вопросы

1. Имеют ли право акционерные общества воспроизводить на бланках служебных документов Государственный герб Российской Федерации?

2. Каким способом принято изготавливать гербовые бланки?

3. Можно ли изображать в бланке документа "произвольный" товарный знак (не зарегистрированный в установленном порядке)?

4. Может ли частный предприниматель (без образования юридического лица) зарегистрировать свой знак обслуживания?

5. Каким нормативным актам должно соответствовать наименование организации (как полное, так и сокращенное), указанное в бланке служебного документа?

6. Допустимо ли обозначать дату документов римскими цифрами?

7. Почему для даты и регистрационного номера в бланке необходимо обозначить специальные места (поставить прочерки)?

8. Какой признак положен в основу при указании в бланках документов места составления или издания служебных документов?

9. Почему для отдельных городов и поселков необходимо указывать не только их наименования, но и районы, области, края, где они расположены?

10. в каком классификаторе технико-экономической информации содержатся наименования видов документов?

№ 4 Практические задания

1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов, входящих в бланки служебных документов.

1.7.12.10.2006 г.

1.9.Московская обл., г. Подольск

1.10.г. Раменское, Воскресенского р-на

1.12.Ставропольский кр., г. Георгиевск

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
08 - наименование организации
09 - справочные данные об организации
а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа
12 - регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.
15 – адресат
18 - заголовок к тексту
19 - отметка о контроле
20 - текст документа

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция"

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис. 4. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис. 5. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.

Образцы общего бланка документа также приводятся в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4);
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (приложения № 13, 14, 15, 16, 17, 18).