Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.
Традиционное бумажное оформление для решения этой проблемы вполне подойдёт.
Регистрацией называют процесс записи учётных данных, касающихся документа. Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне. Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.
Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.
Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах. Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные. Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.
Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации. Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются. В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.
Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса. Сами руководители регистрируют документацию в небольших компаниях, где нет ни секретаря, ни организованного документооборота. Если за это отвечает сотрудник из штата организации, лучше всё закрепить в соответствующем приказе.
Больше информации о том, в каком порядке осуществляется ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию, вы можете получить
Сотрудники, отвечающие за составление писем, называются исполнителями в тексте. Они приносят документы за регистрацию, пишут письмо и обращаются за подписью к руководителям, работают с контрагентами.
Способов отправки корреспонденции 8:
Дату отправки документа ставят в графе 9. Графа 10 заполняется, если есть исходящий номер.
3 года – максимальный срок сохранения журналов для регистрации документации. После этого времени назначается экспертиза для проверки ценности сведений. Для этого руководитель составляет отдельный приказ. Если комиссия выявит бумаги, не представляющие никакой ценности, последние уничтожаются. Что сопровождается отдельным актом.
Вот некоторые отдельные категории деловых бумаг, регистрации не подлежащих:
Перед тем, как зарегистрировать документ, составляют проект. В его номер включают номер подразделения, когда в этом возникает необходимость.
Для оформления допускается применение фирменных бланков. В журналы могут занести деловые бумаги, которые только находятся на стадии проектирования. На них подпись руководства ещё не стоит.
Для нумерации и заполнения журналов каждая компания может разрабатывать свою схему, которую посчитает наиболее удобной.
Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения:
Журнал регистрации исходящей корреспонденции ОАО Автодорстрой. 
Образец заполнения журнала регистрации исходящих документов ЗАО Спектр. Алгоритм работы есть у и письма, которое руководство отправляет. Он состоит из нескольких этапов:
Это обязательный порядок действий, не допускающий нарушений. Письма не регистрируются, если руководители не поставили на них свои подписи.
Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит.
Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля. Такие поля легко найти под шапкой, после наименования организаций.
Чтобы даты не прописывать вручную, секретари заказывают специальные штампы. Но это допустимо только для вариантов писем, которые составляются на обычной бумаге, а не на фирменных бланках.
В каждой компании принимают собственную систему, согласно которым письма и получают номера. Главное, чтобы этот набор цифр был уникальным. Каждое письмо должно иметь свой собственный, уникальный номер. Другие варианты оформления незаконны. Письмо получает одно обозначение, даже если один и тот же его текст отправляется нескольким разным адресатам.
Журнал регистрации исходящих документов – образец вы можете скачать
И высокая квалификация не спасает от ошибок. Не редко возникают ситуации, когда для исходящих деловых бумаг пропускают несколько номеров. Не допускается вносить изменения в бумагах, которые уже прошли регистрацию.
Соответствующая запись ставится там, где номера пропущены. Этого достаточно для внесения большей ясности. Печать и подпись ответственного сотрудника заверяют такую запись.
В «примечаниях» делается запись об аннулировании, если регистрация бумаг в журнале регистрации исходящей корреспонденции прошла по ошибке.
Появилась двойная регистрация? Об этом сообщают с указанием номера исходной бумаги, тогда его легче будет найти.
Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете
Журнал регистрации исходящей корреспонденции – образец для заполнения по предприятию:
Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции. Поступившие документы проходят регистрацию в тот же день, когда они оказываются у получателей. Максимальная отсрочка – следующий рабочий день. Иначе снижается время на фактическое исполнение указанных действий. Подобные промедления оборачиваются негативными последствиями, и для предприятия в целом, и для отдельных сотрудников.
Не знаете, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени по предприятию? В нашей вы можете узнать, как это сделать!
Проводится регистрационная процедура на протяжении календарного года. 1 января каждого года обнуляется нумерация документов. Лишь описи дел постоянного хранения могут стать исключением из правил.
Не всегда целесообразно создавать новую систему хранения и прошивки для бумаг, которые поступили в компанию нестандартными способами. Легче всего обозначать изменения в отдельных графах, либо добавлять буквы или цифры к коду.
Каждая организация сама определяет не только способ регистрации исходящей и входящей документации, но и порядок внесения записей по ней. Децентрализованное ведение учётных баз в электронном виде применяют уже тысячи и сотни тысяч компаний. Главное – предусмотреть защиту данных, чтобы избежать ошибок и изменений без необходимости.
Пошаговая инструкция по регистрации ООО самостоятельно и список необходимых документов для оформления –
Благодаря электронному хранению процесс регистрации заметно упрощается. Секретари тратят меньше времени на поиск нужной информации. Это помогает наладить и документооборот между подразделениями. Допускается создание специальных внутренних служб, отвечающих за этот процесс. Либо структурные подразделения организуют процесс самостоятельно.
В каком порядке осуществляется регистрация исходящей документации в электронном виде, вы можете узнать в этом видео:
Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции - это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения об , отправляемых корреспондентам из организации.
Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).
Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).
Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 3 (см. Приложение).
Адресат отмечается в журнале в графе 4: пишется кому и куда направляется документ. Это Ф.И.О. (если это имеется на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, куда был направлен документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).
Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается вначале текса исходящего документа. К текстам писем небольшого объема (4-5 строк) заголовок можно не составлять. Заголовок или краткое содержание пишется в журнале в графе 5 (см. Приложение). Необходимо быстро оценить содержание документа или спросить у исполнителя, о чем документ.
В графе 6 указывается количество листов в документе. Если к документу имеется приложение, то количество листов в приложении проставляется через дробь. Например, 2/15. Листы документа и приложения должны быть полистно просчитаны и только после этого занесены в журнал. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом: Приложение: на 15 л. в 1 экз. только в адрес. Если не хватает в документе или в приложении какого- либо листа, уточняется у исполнителя и возвращается на доработку.
В графе 7 проставляется количество экземпляров
. В письмах, рассылаемых большому количеству адресов, исх. № документа будет один и тот же на всех экземплярах. В адресате перечисляются все адресаты и номера экземпляров. Например:
Директору ООО «Ромашка» И.И.Иванову – 1 экз.
Директору ЗАО «Ритм» И.А.Петрову – 2 экз.
Заместителю директора ОАО НПО «КАМАЗ» – 3 экз.
На каждом документе ставится исходящий номер документа и соответствующий экземпляр.
В графе 8 заносится Ф.И.О. и указывается структурное подразделение исполнителя документа.
В графе журнала 9 примечание можно указать, например, каким образом направлен документ (Почтой России, срочной экспресс-почтой, курьером или нарочным и т.п.). Можно отметить, если письмо направлялось заказным с уведомлением о вручении, когда было получено уведомление и число вручения корреспонденту. Полученное уведомление о вручении письма адресату, необходимо отдать исполнителю документа, чтобы тот подшил его в дело к копии отправленного письма.
Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверт. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Документы, направленные разными структурными подразделениями в один адрес, допускается вкладывать в один конверт.
На производстве вся поступающая документация должна «оприходоваться» согласно внутренним правилам делопроизводства. Сегодня существуют электронные формы учета, однако образец журнала регистрации в бумажном виде входящих документов применяется еще на многих предприятиях.
Существуют документы, которые подлежат обязательной регистрации, и те, для которых данное действие не требуется.
Секретарь сортирует входящую документацию согласно требованиям. Что регистрировать, установлено внутренними положениями предприятия.
Однако существует общепринятый перечень вносимых в журнал документов, среди них:
Также организация может вести раздельную регистрацию, тогда для корреспонденции предназначенной подразделениям там имеется свой образец журнала.
Правила регистрации входящих документов в журнале
Обрабатывать входящую почту необходимо с учетом правил:
Унифицированной формы журнал не имеет, каждое предприятие располагает правом разрабатывать образец согласно необходимости.
Однако журнал регистрации входящих документов составляется следующим образом:
Если фиксируется исходящая документация – указывается ФИО получателя и ответственное лицо за пересылку.
Основные требования к оформлению журнала заключены в следующем:
Важно : журнал ежегодно заводить не обязательно.
Регистрировать посредством компьютера бумаги особенно просто, использовав таблицы в офисных программах Word, Excel. Такую книгу можно защитить от входа посторонних лиц паролем, сделав ее доступной только для уполномоченных лиц.
Можно использовать в виде журнала для входящих бумаг на маленьких фирмах обычную тетрадь.
Бумажный образец журнала регистрации все-таки необходимо использовать для особо важных входящих документов, информация о которых подлежит длительному архивному хранению, этот вариант более предпочтительный в данном случае.
Образец журнала регистрации входящих документов — .
Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос? |
Журнал регистрации входящих документов не имеет унифицированной формы. Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством.
Составляется для хранения отметок о фактах создания, получения или отправки документов, № и датах, кратком содержании.
Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.
Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки.
Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции. Журнал ведет делопроизводитель или секретарь .
В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.
Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию. Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.
Форма ведения журнала определяется руководством:
За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.
Обязательна нумерация всех страниц. Последовательность колонок и заголовки граф обязаны быть идентичны на каждом развороте. В канцелярских магазинах продаются различные формы журналов учета, предприятие может выбрать для себя любую удобную из представленных форму и утвердить.
Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.
Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel. Шаблон разрабатывается один раз, далее копируется. Не требует от работника углубленных знаний в ПК.
На рынке представлено большое количество специализированных программ по работе с документооборот, одни из них 1С: Документооборот или МикроДок — Документооборот Net.
Наиболее удобная форма регистрации при автоматизированном учете это заполнение информации по каждому документу в отдельном окне.
Процесс введения информации ускоряется за счет автоматического заполнения некоторых полей (дата и номер регистрации) и из выпадающих списков.
Плюсы электронного учета :
Основными в этом списке являются графы под номерами 1, 2, 4, 7.
Кроме регистрационного номера и даты на документе разрешено делать пометки со ссылками на другие документы, например, если входящий является ответом на отправленный запрос.
Файлы с документацией, полученные по электронной почте, распечатывают и регистрируют в уставном порядке.
В некоторых организациях сохранятся не только записи об исходящей корреспонденции, но и сами документы, перед отправкой их копируют и подшивают в архив.
Одной из главных задач ответственного за учет документации сотрудника ставится отслеживание повторно присылаемых копий, чтобы исключить дублирование информации.
Если первоучтенным документом оказывается распечатанная копия электронного или полученного факсом письма, то пришедшему после оригинала присваивается тот же регистрационный номер, данные в журнал не заносятся, документ заменяется в архиве на подлинник.
Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.
Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.
Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в .
Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации , которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно , поэтому необходимо вести два отдельных журнала.
Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:
Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.
Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).
Преимущество бумажного журнала в надежности сохранности данных, его использование оправдано при регистрации бумаг, которые в силу особой важности имеют долгий срок хранения. Недостаток данной формы учета в неудобном и длительном поиске нужного документа.
Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.
Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.
К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.
Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК , но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.
Как компромисс можно вести два журнала одновременно , используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.
Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.
Существует большой ассортимент демо-версий , которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).
Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.
Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).
Поэтому сначала нужно выбрать все, что не касается основной деятельности , а потом, руководствуясь списком нерегистрируемой корреспонденции (утверждается как приложение к регламентирующей правила делопроизводства в данной организации или отдельным ) определить какие из оставшихся документов подлежат регистрации , а какие нет.
Согласно, общим правилам можно не регистрировать :
Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел , то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника , назначенного руководителем.
Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или .
Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать не нужно так, как это не документ строгой .
На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.
Заполненные журналы хранят на протяжении 5 лет.
Заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.
Заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.
Согласно общепринятым стандартам делопроизводства в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.
Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код , состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера , позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.
При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).
Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.
Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.
В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение , например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..
Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.
Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа .
Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.
В отличие от обязательных, дополнительные графы используются на усмотрение руководства.
В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю . Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».
В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.
Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений , если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.
В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала , для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).
Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.
Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила :
В фиксирует данные о документах, которые отправляются предприятием. Перед регистрацией документа необходимо проверить правильность его оформления , соответствие данных на бланке данным закрепленным в учредительных документах.
В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).
Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов , кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.
Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.
В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).
Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.
Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности , продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.
Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.
