Какие справки при увольнении работодатели должны выдавать сотруднику? Этот вопрос волнует многих, поэтому необходимо заранее разобраться, какие справки являются обязательными, а какие должны быть оформлены непосредственно по просьбе самого работника.
Во-первых, сразу же после увольнения бывший сотрудник имеет полное право получить справку о зарплате. В ней должна иметься информация о сумме заработной платы за несколько лет, а именно за 2 календарных года до подачи заявления о прекращении деятельности. Форму данной справки утвердил Минтруд России от 30 апреля 2013 года. Такую бумагу работодатель обязан вручить рабочему без напоминаний, то есть в обязательном порядке.
Теперь поговорим о том, какие справки при увольнении должны выдаваться сотрудникам именно в день расторжения трудового договора по заявлению, содержащему просьбу работника. Его необходимо оформить в форме письма. К таким документам относятся официально заверенные справки, которые связаны с деятельностью бывшего сотрудника организации - того, кто увольняется. В соответствии со статьей 62 ТК Российской Федерации, к таким документам относят справку обо всех страховых вычетах либо взносах в Российский пенсионный фонд. Они могут быть как только начисленными, так и уже уплаченными на момент Кроме того, работник имеет все основания требовать справку о периоде (сроках) осуществления рабочей деятельности у конкретного работодателя.
Помимо он также может получить справку о доходах/заработке физ. лица, которая имеет форму 2-НДФЛ, утвержденную приказом Федеральной налоговой службы России от 17 ноября 2010 года. Кстати, справка 2-НДФЛ также не считается обязательной. Таким образом, если работник не получил данный документ, то в этом виноват будет только он сам, ведь для предоставления этой бумаги необходимо написать соответствующее заявление-просьбу. В чём же смысл этой справки? Ответ прост: она обеспечивает и гарантирует право сотрудника на стабильное получение стандартных налоговых вычетов на протяжении всего календарного года.
Следовательно, если работник нуждается в данных документах, он должен обратиться с соответствующим заявлением в письменной форме к своему работодателю. Если работодатель отказывается в выдаче какой-либо справки при увольнении, это следует расценивать как нарушение законодательства. Именно поэтому директор обязан выдать эти документы беспрекословно, бесплатно и в установленный срок, который составляет 3 рабочих дня.
Все вышеперечисленные документы, а именно : справка о доходах физического лица, справка по форме 2-НДФЛ и об обязательных взносах в пенсионный фонд РФ, предоставляет сотруднику отдел бухгалтерии организации. Что касается справки о продолжительности выполнения трудовой деятельности у работодателя, то оно должна быть выдана сотруднику отделом кадров. Если в организации таковая служба отсутствует, то такую бумагу придется оформлять бухгалтерии. Документ о доходах физ. лица на предприятии должен составляться в свободной форме, так как прочие унифицированные формы подобного документа еще не получили утверждение. Какие же важные сведения должна содержать в себе справка от работодателя о страховых взносах в ПФ? Самое важное, что должно присутствовать в этой справке, - это информация о сведениях персонального учета данного работника.
Основная четко сформулирована в 3 абзаце пункта 4 статьи 11 ФЗ от 1 апреля 1996 года. Данный закон об индивидуальном учете в системе обязательного пенсионного страхования устанавливает следующие правила. Предприятие должно передать бывшему сотруднику сведения о и принять от работника подтверждение о том, что он их получил. Это подтверждение должно быть оформлено в письменном виде. Многие сейчас наверняка зададутся вопросом: что входит в состав сведений о персонифицированном учете? Итак, данный документ содержит информацию о страховых взносах компании (как начисленных, так и выплаченных) на обязательное страхование пенсии и стаже. Кроме того, в справке должна присутствовать информация о необязательных, то есть дополнительных страховых взносах работодателя на накопительную часть пенсии.
Если после прекращения трудовой деятельности на определённом месте сотрудник выходит на новую работу не сразу, а решает временно встать на учет в службе органов занятости, в таком случае ему необходимо запросить на предприятии документ для данного органа. Такая справка нового образца должна содержать в себе информацию о среднем заработке сотрудника за последние три месяца. К слову, этот документ не имеет утвержденной законодательством формы, поэтому главное, что должен соблюдать работодатель при выдаче данной справки, - это правила расчёта, которые установлены Министерством труда и социального развития Российской Федерации от 12 августа 2003 года.
Стоит отметить, что организация, предоставляющая рабочие места, должна в обязательном порядке предоставлять всем работникам копии индивидуальных сведений, направленных самим предприятием в Пенсионный фонд. Копии передаются сотрудникам в сроки, установленные для предоставления отчётности в ПФ, то есть по отчетным периодам. В день расторжения трудового договора работодателя с сотрудником первый обязан подготовить и отдать документ за отчётный период до дня увольнения. Подтверждение в письменной форме от работника о том, что он получил персональные сведения и все необходимые справки при увольнении, следует передать работодателю.
После получения подтверждения организация обязана закрепить информацию о том, что до работника дошли все важные сведения. Сделать это можно посредством нескольких нижеперечисленных способов:
1. Например, сотрудник может расписаться при получении документов на экземпляре (копии) того или иного документа, который в дальнейшем останется в организации после увольнения работника;
2. Второй способ заключается в том, чтобы сотрудник поставил личную подпись в специальной книге. Чаще всего она носит название выданных на руки документов или справок.
Хоть она и не относится к справкам, но после увольнения работника также является обязательным документом, который необходимо ему вернуть. Во время вручения трудовой книжки на руки сотрудника ему следует расписаться о ее получении в книге учета трудовых книжек и удостовериться, что в этот документ организацией была внесена пометка о датах начала и прекращения работ сотрудника. При этом, если работник имеет собственную личную карточку, в нее также должны быть внесены соответствующие записи, заверенные его личной росписью. Если в день увольнения сотрудник не появляется в организации, и личная книжка не может быть вручена ему прямо в руки, то в таком случае организация должна предпринять следующие меры. Бывшему сотруднику направляется письменный документ с уведомлением, в котором должна содержаться просьба о том, чтобы он явился на предприятии для получения трудовой книжки .
Бывают случаи, когда сотрудники не могут прибыть в организацию для получения документа. Тогда работодатель может предложить сотруднику с его согласия отправить книжку по почте. Стоит также отметить, что ответственность предприятие несёт только в том случае, если по собственной инициативе не выдает трудовую книжку ее владельцу. Если же работник сам в письменной форме отказывается от получения документа, или по обстоятельствам либо другим существенным причинам не может его забрать, а организация уже направила бывшему сотруднику письмо с просьбой, то работодатель никоим образом не нарушает закон, который установил Минтруд России.
Кстати, отмечаются ситуации, когда на судебном процессе сотрудники утверждали, что получали письмо от работодателя, но в нём отсутствовала просьба о прибытии на предприятие для возврата трудовой книжки. С целью отстоять свои права в суде организация может предоставить в качестве доказательства отправленного письма, которая составляется и заверяется сотрудниками почтовой службы. Только тогда предприятие, которое предоставляло рабочее место, сможет доказать свою правоту и избежать наказания.
Теперь поговорим о том, какое наказание может преследовать уклоняющихся от исполнения своих прямых обязанностей работодателей, не выдающих справки при увольнение. Какие справки должны выдать - с этим мы уже разобрались, а вот что может грозить недобросовестным начальникам, подробно рассмотрим в этом разделе. В соответствии с законодательством, такие случаи регулирует статья 5.27 КоАП Российской Федерации, которая содержит в себе следующие правила.
Во-первых, подобным безграмотным или намеренно не соблюдающим нормы Трудового кодекса РФ работодателям может грозить административный штраф. Его размер колеблется от одной тысячи до 5000 руб. Если же предприниматель осуществляет свою деятельность без образования юридического лица и регистрации в государственном реестре, то в таком случае, кроме получения штрафа, организация может быть лишена прав деятельности сроком от одного до 3 календарных месяцев. Юридические лица, нарушающие законодательство Российской Федерации, могут получить штраф размером от 30 000 до 50 000 руб. или также оказаться временно нетрудоспособными на 90 дней.
Приказ Минтруда РФ также уточняет наказание для организаций, которые уже были ранее привлечены к административной ответственности за какое-либо нарушение. Для таких предприятий возможна дисквалификация сроком от одного календарного года до 3 лет.
При увольнении сотруднику выдают справки в обязательном порядке или по письменному требованию. Узнайте, какие справки должны быть выданы и скачайте типовые бланки или готовые примеры таких выписок.
➤
В статье
Скачайте образцы документов, которые необходимо выдать сотруднику при увольнении:
При увольнении работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику окончательный расчет и все документы, связанные с работой. Заработную плату выплачивают со всеми причитающими надбавками, компенсацией за неиспользованные дни отпуска, выдают выходное пособие, если его выплата предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным договором, иными нормативно-правовыми актами.
Точную дату расторжения трудового договора определяют приказом, с которым уходящего сотрудника знакомят под подпись. Определить эту дату поможет онлайн-расчетчик от «Системы Кадры» .
Рассчитать дату увольнения
Некоторые справки при увольнении выдают в обязательном порядке, другие - по письменному требованию сотрудника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).
В зависимости от обстоятельств формируют точный список документов, которые будут выданы сотруднику при расторжении трудовых отношений. Некоторые виды справок выдают в обязательном порядке, другие - по письменному требованию сотрудника.
Такие правила установлены в части 5 статьи 80 ТК и пункте 4 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Основной документ, который подтверждает трудовой стаж - трудовая книжка. Ее выдают непосредственно в день расторжения трудовых отношений на руки уходящему работнику. Он расписывается в книге учета движения трудовых и вкладышей (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель не вправе задерживать трудовую, допускать ошибки при оформлении. Это относится к серьезному нарушению, что дает основание сотруднику обратиться в суд с иском о возмещении дохода, который не получен за период задержки книжки, о признании записи недействительной.
Компания назначает ответственного специалиста за трудовые книжки из отдела, который непосредственно занимается кадровым делопроизводством. Необходимо проверить, чтобы работодатель заверял подписью и печатью (при наличии) все записи в трудовой книжке.
С 2020 года начинается переход на электронные трудовые книжки. Редакция журнала Кадровое дело напоминает, что в компаниях .
Оформляют по форме № 182 н. Типовой бланк такой справки утвержден приказом Минтруда № 182 н от 30 апреля 2013 года (размещен в приложении № 1). Заполненный документ заверяют не только подписями руководителя, главного бухгалтера, но и ставят печать организации (при наличии). Необходимо учитывать, что печать ставят таким образом, чтобы она не закрывала подписи.
Пример заполнения справки о сумме заработка
До 2017 года выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздела 3 расчета по страховым взносам не оформляли. В 2017 году в законодательство ввели новую норму, обязывающую работодателя выдавать указанные выписки каждому увольняемому работнику. Причем это должны быть именно выписки.
В выписку вносят реквизиты работодателя, отчетный период - текущий год, а также данные о конкретном работнике: СНИЛС и ИНН, не копируют данные отчета по остальным сотрудникам.
Выписку выдают под подпись. Используют типовую форму, действующую с 1 января 2019 года (постановлением ПФР от 06.12.2018 № 507п). В организации заводят отдельный учетный журнал или оформляют такую выписку в двух экземплярах: один из них выдают на руки увольняемому работнику, а второй, заверенный его подписью и датой, оставляют в компании. Таким способом работодатель защитит себя от возможных претензий и докажет, что он правильно оформил документ, выдал его в положенный срок. Кадровик делает запрос в бухгалтерию. Готовит выписку бухгалтер.
Когда понадобится: если сдаете сведения в ПФР о периодах работы сотрудников за 2019 год. Форму нужно сдать не позднее 2 марта 2020 года.
Здесь речь идет о разделе «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» документа, который объединил функции двух форм - 4-ФСС и РСВ-1 ПФР. В настоящее время это один бланк. В нем указывают паспортные данные, сведения о зарплате сотрудника и о начисленных взносах (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11-551@). Выдают заполненный документ не только тем сотрудникам, которые работали на основании трудового договора, но и физическим лицам, с которыми компания подписала договор гражданско-правового характера.
Выписку готовит бухгалтерия. Бухгалтер заполняет поля формы чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового. Нельзя применять штрих-корректоры. Бухгалтерия указывает в выписке сведения за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала и непосредственно по день увольнения (п. 22.1 приказа ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).
★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет . Какой документ выдавать всем уволенным с 2017 года и можно ли поручить кадровику заполнять форму СЗВ-М.
Если работник отказывается получать документы и расчет, отсутствует на работе, необходимо составить специальное уведомление и направить его по почте.
В нем указывают, что сотрудник должен явиться за трудовой книжкой, расчетом, получить другие документы при увольнении или дать свое согласие на то, чтобы документы отправили по почте. С момента отправки такого уведомления организация не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовой (ч. 6, ст. 84.1 ТК РФ).
Если заработную плату выплачивают на банковскую карточку работника, все причитающиеся суммы он должен получить в день увольнения.
Если сотрудник не получил документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель, в частности отказался получить трудовую книжку или отсутствовал на работе в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за выдачу указанных документов с задержкой. Поэтому сразу следует уведомить уволенного о необходимости забрать все документы или выдать согласие выслать все почтой.
Дополнительные справки выдают по письменному запросу сотрудника. Какие справки брать при увольнении, что может в дальнейшем потребоваться:
При увольнении сотрудник должен подписать ряд документов. К ним относятся:
Иногда этот список расширяется. В каждом конкретном случае это решают по обстоятельствам. Некоторые компании выдают своим сотрудникам обходной лист, который нужно подписать в подразделениях отделов перед тем, как трудовой договор будет расторгнут. Материально ответственные лица проводят инвентаризацию, передают материальные ценности, подписывая целый ряд дополнительных документов.
Все документы, акты заверяют подписью сторон. Если подпись отсутствует, в дальнейшем достаточно сложно доказать, что та или иная справка, документ были оформлены и получены. Это следует учитывать работодателю, кадровикам, сотрудникам бухгалтерии, другим ответственным специалистам, участвующим в процессе подготовки и оформления всех документов для увольнения.
Трудовую книжку, справку о сумме заработка, выписки из соответствующих отчетов - все это нужно выдать сотруднику, который уходит из компании, в последний день его работы. Следует проследить, чтобы он расписался в учетных журналах, в книге учета движения трудовых книжек. Если работник отказался поставить свою подпись, составляют соответствующий акт. Если сотрудник отсутствует на работе - отправляют письменное уведомление о том, что необходимо получить трудовую книжку или дать свое согласие на ее отправку по почте
Может быть расторгнут по инициативе работодателя, перечислены в ст. 81 Трудового кодекса РФ.
Например, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в следующих случаях:
ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;
сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;
несоответствия работником занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;
смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;
однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей;
представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;
в других случаях, установленных Трудовым кодексом.
При увольнении работника по инициативе работодателя необходимо обратить внимание на следующие моменты:
В случае ликвидации организации учредители (участники) организации или орган, принявшие решение о ликвидации организации, назначают ликвидационную комиссию и устанавливают порядок и сроки ликвидации организации.
С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами организации.
Порядок увольнения работников в связи с ликвидацией организации следующий:
1. Уведомление профсоюзного органа.
Профсоюзный орган должен получить уведомление в срок, не менее чем за три месяца до увольнения работников.
2. Уведомление службы занятости.
Не позднее, чем за два месяца до расторжения трудовых договоров организация обязана письменно сообщить о ликвидации в органы службы занятости.
При этом организация должна указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к должностям, а также условия оплаты труда каждого конкретного работника.
3. Уведомление работников.
В срок, не менее чем за два месяца до увольнения, работодатель должен персонально и под подпись уведомить работников о предстоящем увольнении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
4. Расторжение трудового договора с работниками.
При расторжении трудового договора оформляется приказ по унифицированной форме N Т-8 и вносится запись о расторжении трудового договора в трудовую книжку и личную карточку работника (унифицированная форма N Т-2).
5. Выплаты работникам в связи с увольнением.
При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации работнику полагается выходное пособие в размере среднего месячного заработка и за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, не более двух месяцев со дня увольнения.
При увольнении работника по сокращению штата необходимо соблюдать следующий порядок действий.
1. Издать приказ о сокращении штата и о введении нового штатного расписания.
В приказе надо указать сокращаемые штатные должности.
2. Уведомить органы занятости и профсоюзную организацию о планируемом сокращении штата.
Письменное уведомление в органы занятости должно быть направлено в срок не позднее, чем за два месяца, а при массовом увольнении в связи с сокращением штата - не позднее, чем за три месяца до даты увольнения конкретного работника.
Срок письменного уведомления профсоюзной организации такой же.
Обращаем Ваше внимание, если процедура уведомления не соблюдена или нарушены сроки, увольнение может быть признано незаконным действием.
3. Определить круг лиц, имеющих преимущественное право на оставление на работе.
При сокращении штата (численности) такое право предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией (ч. 1 ст. 179 ТК РФ).
Кроме того, существуют категории работников, которые не могут быть уволены при сокращении штата, в частности (ст. 261 ТК РФ):
беременная женщина;
одинокая мать, воспитывающая ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка - ребенка до 14 лет.
4. Предупредить сокращаемых сотрудников о сокращении.
Предупреждение должно быть сделано в срок не позднее, чем за два месяца до даты увольнения конкретного работника (ст. 180 ТК РФ).
Если о предстоящем сокращении работник не уведомлен либо это не сделано вовремя, увольнение признается незаконным действием.
5. Предложить сокращаемым работникам другие имеющиеся вакансии.
При этом, работодатель должен предлагать имеющиеся вакансии в течение всего периода проведения сокращения штата работников.
Если такой порядок не соблюдается, то увольнение также может быть признано незаконным действием.
6. Запросить мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации при сокращении работника - члена профсоюза.
Свое мнение профсоюз представляет в течение семи рабочих дней, иначе мнение не учитывается.
Член профсоюза должен быть уволен в течение месяца с момента получения мотивированного мнения профсоюза (ст. 373 ТК РФ).
7. Оформить расторжение трудового договора в соответствии с ТК РФ.
Расторжение договора оформляется приказом по унифицированной форме.
После этого, в трудовую книжку вносится запись об увольнении по сокращению штата на основании.
В последний рабочий день помимо заработной платы работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
Также за работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения.
В последний рабочий день работнику надо выдать трудовую книжку и справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.
Для увольнения работника за несоответствие занимаемой должности или выполняемой работе, если его квалификация недостаточна для занятия этой должности или выполнения этой работы, необходимо соблюдать следующий порядок действий.
1. Провести аттестацию работника с помощью аттестационной комиссии, итогом работы которой будет результат, подтверждающий недостаточность квалификации работника.
Уволить работника без решения аттестационной комиссии нельзя.
Обращаем Ваше внимание на то, что соответствие или несоответствие работника занимаемой должности определяет аттестационная комиссия, но решение о прекращении трудового договора принимает работодатель.
При этом работодатель вправе не увольнять работника, несмотря на решение комиссии.
2. Предложить работнику, в отношении которого выявлено несоответствие, все имеющиеся должности, а именно:
вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника;
вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу.
При этом следует помнить, что нельзя по данному основанию уволить следующих работников:
беременная женщина;
женщина, имеющая ребенка в возрасте до трех лет;
одинокая мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
отец, воспитывающий без матери ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет), либо опекун, попечитель детей указанного возраста и др.
Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером.
Расторжение трудового договора оформляется соответствующим приказом (унифицированная форма N Т-8).
Основанием для его издания служит документ, подтверждающий решение нового собственника (протокол заседания совета директоров и (или) постановление уполномоченного органа с указанием даты и реквизитов).
Также составляется записка-расчет.
Запись о расторжении трудового договора вносится в трудовую книжку.
При этом указывается, что договор прекращен в связи со сменой собственника имущества организации по основаниям п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Запись о расторжении трудового договора заверяется подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью увольняемого работника.
По этому основанию работника можно уволить за нарушения трудовой дисциплины.
Нарушением трудовой дисциплины считается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей (ст. 192 ТК РФ).
Примерами нарушения трудовой дисциплины могут быть:
неисполнение трудовой функции;
опоздание на работу или уход раньше с работы;
невыполнение распоряжений руководителя;
Для правильного оформления увольнения следует документально зафиксировать неоднократное совершение проступка (действия или бездействия).
На практике нарушение оформляется:
докладной запиской (например, при невыполнении поставленной задачи);
актом (например, при опоздании на работу);
решением комиссии при нанесении ущерба работодателю;
отражением в табеле рабочего времени фактического времени нахождения работника на работе при опоздании или раннем уходе.
Обращаем Ваше внимание на то, что в ТК РФ не прописана обязанность ознакомления работника с данными документами.
Для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за повторное неисполнение трудовых обязанностей понадобится письменное объяснение работника (ст. 193 ТК РФ).
При расторжении трудового договора с работником по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ следует руководствоваться общими правилами увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). В частности, необходимо оформить ряд документов: приказ о расторжении трудового договора, записку-расчет, трудовую книжку, личную карточку работника.
В соответствии с пп. "а" п. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине прогула, т.е. отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Увольнение работника оформляется приказом по унифицированной форме N Т-8.
Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку. При этом указывается, что договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом).
В личную карточку (унифицированная форма N Т-2) вносится запись о прекращении трудового договора в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей (прогулом).
Трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора.
При ее получении работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Уволить работника за представление подложных документов (например, подложная трудовая книжка, подложный документ об образовании) можно только при наличии следующих условий: документ представлен при приеме на работу, обязателен для представления, является подложным и послужил основанием для принятия решения о приеме на работу.
При возникновении подозрения о подлоге кадровый сотрудник в первую очередь направляет запрос в соответствующий орган.
После получения ответа, подтверждающего факт подлога, с работника следует потребовать объяснительную записку.
Исходя из представленных документов, руководитель принимает решение - и если это решение об увольнении, издается приказ об увольнении, с которым работника следует ознакомить под роспись.
На основании приказа вносятся записи в личную карточку и трудовую книжку.
Чтобы правильно уволить работника в соответствии с требованиями действующего законодательства следует придерживаться следующего алгоритма:
Запись об увольнении следует занести в трудовую книжку на основании приказа работодателя (форма N N Т-8 или Т-8а), причем в день увольнения.
Записи в трудовой книжке надо делать шариковой, гелевой или перьевой ручкой с черными, синими или фиолетовыми чернилами. Сокращать слова нельзя.
Запись об увольнении делается следующим образом:
1. графа 1 раздела "Сведения о работе" - ставится порядковый номер вносимой записи.
2. графа 2- указывается дата увольнения в соответствии с приказом.
3. графа 3 - указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ с точной формулировкой, как написано в ТК РФ.
4. графа 4 - пишется слово "Приказ" и указываются реквизиты приказа об увольнении (дата и номер).
После этого все записи, сделанные в трудовой книжке за время работы, заверяются подписью работника организации, отвечающего за ведение трудовых книжек, и печатью и под ними подписывается работник.
В день увольнения работника надо выдать работнику под роспись все необходимые документы.
К таким документам относятся:
раздел 6 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица" расчета по форме РСВ-1;
справка 2-НДФЛ за текущий год;
справка о сумме зарплаты за два предшествующих года;
трудовая книжка с записью об увольнении. О получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
иные документы, выдаваемые по письменному заявлению работника.
Окончательный расчет с работником должен быть произведен в день увольнения, то есть в последний день работы (ст. 140 ТК РФ).
При увольнении работника кадровик и бухгалтер должны подготовить более 10 документов. Порядок увольнения и полный список документов при увольнении в 2020 году, которые обязан выдавать работодатель, мы привели в статье.
Обратите внимание, что статья написана для бухгалтеров и кадровиков с учетом последних изменений 2020 года.
Шаг 1. Получите от работника или самостоятельно (либо совместно с работником) оформите документ, которым будет обоснована причина увольнения.
Шаг 2. Издайте приказ об увольнении по и подпишите его у руководителя.
Шаг 3. На основании вышеперечисленных документов сделайте запись в личной карточке сотрудника.
Шаг 4. Предоставьте работнику приказ и личную карточку. Работник должен ознакомиться с полученными документами и заверить факт ознакомления своей подписью.
Шаг 5. Оформите запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника, указав при этом причину увольнения и сделав ссылку на соответствующую статью ТК РФ.
Шаг 6. Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или работника, занимающегося кадрами. После этого запись визирует увольняемый работник.
Шаг 8. В последний день работы сотрудника произведите с ним расчет, а также выдайте ему:
Об обязанности работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5статьи 80 ТК РФ.
Шаг 9. Если сотрудник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю, а также лицу, получающему алименты. Сообщение нужно составить в произвольной форме, указав в нем, помимо факта самого увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника. Конечно, новое место работы следует указывать только в случае, когда оно вам известно. Данный порядок следует из пункта 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статей 190 и 191 Гражданского кодекса РФ. Обратите внимание, что за несообщение сведений об увольнении без уважительной причины должностных лиц организации могут привлечь к ответственности (п. 3 ст. 111 Семейного кодекса РФ).
Готовить кадровые документы онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Заполнить документы на увольнение онлайн
Увольнение сотрудника по собственному желанию - наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ). Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц. А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).
Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией.
Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ). Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу. Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода. Ведь с таким сотрудником организация обязана оформить трудовые отношения в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).
На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по . Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель. Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ - соглашение. В нем указывают дату увольнения и основание - соглашение сторон. Эти пункты в документе должны быть обязательно, остальные - по личному усмотрению.
Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п. Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый - для работника, второй остается у организации. Специальной формы для соглашения не установлено, можно использовать любую. Предлагаем вам следующий образец.
Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый - при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй - для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте ( п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии - в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.
У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.
Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).
При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).
Обратите внимание, что в 2020 году в дополнение к бумажной трудовой работодатель выдает работникам электронную трудовую книжку по форме СТД-Р.
Посмотрите, как выглядит новая форма на рисунке:
С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Все работодатели должны сдавать в ПФР новую форму СЗВ-ТД . А в форме СТД-Р дублируется эта информация, она предназначена для выдачи на руки работникам при увольнении.
Данные персонифицированного учета нужны сотруднику для назначения пенсии. Также работник может запросить сведения, чтобы убедиться, передаете ли вы данные персучета о нем в ПФР.
По запросу работника - в течение пяти календарных дней (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Тем, кто увольняется, - в последний день работы ( абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ сформируйте только на сотрудника, которому выдаете документы. Остальной персонал в выписки из отчетов не включайте (письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2020 № В-4510-08/7361).
В форме СЗВ-СТАЖ отразите периоды работы с 1 января 2017 года до дня увольнения или по дату запроса сведений (образец отчета - ниже).
На каждого работника вы заполняете отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сф ормируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 - для I квартала; 31 - для полугодия; 33 - для 9 месяцев; 34 - для года.
Получите от работника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, сотрудник может расписаться на ваших экземплярах отчетов. Или заведите отдельный журнал выданных сведений.
Чаще всего справку 2-НДФЛ сотрудники берут, чтобы заявить вычет по НДФЛ в ИФНС или оформить кредит в банке. Еще одна причина - увольнение работника. Выдайте справку в день увольнения.
В поле «Признак» укажите:
1 - если удержали НДФЛ со всех доходов ( п. 2 ст. 230 НК РФ);
2 - если у сотрудника был доход, с которого не удержали налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).
В расчетном листке вы конкретизируете составные части зарплаты подчиненных (ст. 136 ТК РФ). Здесь же отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате.
Расчетный листок вы обязаны выдавать ежемесячно каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При этом неважно, как вы выдаете зарплату - наличными из кассы или перечисляете на счет работника. Обычно листок выдают в день зарплаты за вторую половину месяца. При увольнении расчетный листок нужно выдать в день увольнения.
Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы . Выбранную форму утвердите приказом . Убедитесь, что в ней есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы (оклад, надбавки, премии и др.), удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате.
Если не выдаете расчетные листки, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа для фирмы от 30 000 до 50 000 руб., для бизнесмена - от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
Если выдаете на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.
|
О чем справка |
Для чего нужна |
По какой форме составлять |
Что указывать в справке |
|---|---|---|---|
|
Справка с места работы |
Чаще всего нужна для получения визы |
Образец бланка можно взять на сайте визового центра. Но чаще всего можно составить справку в свободной форме на фирменном бланке |
Название, адрес и телефон работодателя, должность, доход, стаж сотрудника. Некоторые визовые центры требуют указать, что на время поездки работодатель предоставляет сотруднику отпуск |
|
Справка о среднем заработке для службы занятости |
Чтобы служба занятости посчитала пособие по безработице |
Средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Считайте заработок в порядке, который установил Минтруд в постановлении от 12.08.2003 № 62 |
|
|
Справка второму родителю ребенка о том, что он не получал пособие |
Нужна второму родителю, чтобы получить пособия при рождении ребенка или по уходу за ребенком |
В произвольной форме на бланке компании или ИП |
Укажите, кому выдали справку и что она подтверждает: |
В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.
В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.
Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).
Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
Спасибо, что дочитали!
Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.
Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.
С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .
С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .
В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.
За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .
Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.
За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:
