И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант
В этом номере журнала мы начинаем публиковать цикл статей, посвященных оформлению первичных учетных документов, утвержденных приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее - Приказ № 173н) и подлежащих использованию органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями. В приказе содержится перечень унифицированных форм классов 03, 04 и 05 ОКУД.
В данной статье рассмотрим такой документ, как Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).
Записка-расчет об исчислении среднего заработка оформляется при предоставлении отпуска, при увольнении и в других случаях (ф. 0504425). Подробные рекомендации по ее заполнению утверждены Приказом № 173н .
Записка-расчет (ф. 0504425) используется в случаях, когда производится начисление выплат в пользу работников исходя из их среднего заработка в соответствии с действующим законодательством. К таким случаям могут относиться:
| - | начисление компенсации за неиспользованные дни дополнительного отпуска по заявлению работника (ст. 125 Трудового кодекса РФ); |
| - | начисление компенсации при прекращении трудового договора вследствие нарушения правил заключения трудового договора, установленных Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом, если это нарушение произошло не по вине работника (ст. 84 ТК РФ); |
| - | начисление выходного пособия при ликвидации учреждения, сокращении штата, призыве работника на военную службу, восстановлении в должности работника, ранее выполнявшего эту работу, отказе работника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора и в других случаях, в том числе предусмотренных коллективным договором (ст. 178 ТК РФ); |
| - | начисление компенсации руководителю учреждения, его заместителям и главному бухгалтеру при расторжении трудового договора в связи со сменой собственника имущества учреждения (ст. 181 ТК РФ); |
| - | начисление сумм оплаты учебных отпусков работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, и работникам, поступающим в образовательные учреждения (ст. - ТК РФ); |
И в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и федеральными законами.
Оформление первой страницы
На первой странице Записки-расчета (ф. 0504425) указываются:
| - | номер и дата Записки-расчета ; |
| - | наименование учреждения и структурного подразделения, код ОКПО; |
| - | наименование учредителя, главы по БК; |
| - | Ф.И.О. работника, его табельный номер; |
| - | вид отпуска (увольнения и других случаев); |
| - | реквизиты документа-основания; |
| - | дата начала и окончания отпуска (либо дата увольнения); |
| - | продолжительность отпуска; |
| - | период, за который предоставляется отпуск; |
| - | количество расчетных дней основного, дополнительного и иных видов отпуска. |
Как правило, данные сведения заполняются работниками отдела кадров на основании соответствующего приказа о предоставлении отпуска работнику.
Согласно Приказу № 173н номер Записки-расчета о предоставлении отпуска должен соответствовать номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении отпуска работнику. Из этого требования закономерно вытекает вопрос о нумерации записок-расчетов, составляемых в иных случаях (при увольнении, начислении иных компенсаций и т. п.). В таком случае учреждению целесообразно самостоятельно закрепить порядок нумерации записок-расчетов, при этом рекомендуется использовать суффиксы или префиксы. Например, можно установить следующие правила:
| 1. | Номер Записки-расчета о предоставлении отпуска соответствует номеру приказа о предоставлении отпуска (Записка-расчет № 1, 2 и т. д.). |
| 2. | Номер Записки-расчета при увольнении соответствует номеру приказа учреждения об увольнении с суффиксом "у" (Записка-расчет № 1у, 2у и т. д.). |
| 3. | Номера |
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях
(код формы 0504425
)
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (далее - Записка-расчет (ф. 0504425 ) применяется для расчета среднего заработка для определения сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и других случаях в соответствии с действующим законодательством.
Сведения о виде отпуска, дате начала и окончания отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняется на основании приказа. Номер Записки-расчета (ф. 0504425 ) соответствует номеру приказа (распоряжения) учреждения о предоставлении отпуска работнику.
В заголовочной части Записки-расчета (ф. 0504425 ) указывается период, за который предоставляется отпуск, а также период времени, в котором работнику предоставляется отпуск.
В таблице "Количество расчетных дней" следует указать количество дней основного, дополнительного или (в свободной графе) иного вида отпуска.
Таблица "Заработная плата по месяцам" заполняется на основании Карточки-справки (ф. 0504417 ). Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации). Сумма годового заработка и количество фактически отработанных дней за год из графы "Всего за год" переносится на страницу 2 в соответствующие графы строки 04 "Итого за расчетные месяцы".
В таблице для расчета начисленной заработной платы строки 01, 02, 03 заполняются, когда расчетный период составляет 3 месяца. Количество отработанных дней и сумма начисленной заработной платы в данном расчетном периоде заполняется на основании Карточки-справки (ф. 0504417 ) с учетом положений, установленных законодательством о труде.
Показатели "Дни" и "Сумма" по строке 04 равны сумме показателей по строкам 01, 02, 03 соответствующих граф.
Показатель "Средний заработок месячный" по строке 05 определяется путем деления суммы по строке 04 "Итого за расчетные месяцы" на 12 месяцев или на 3 месяца (в зависимости от продолжительности расчетного периода).
Показатель "Средний дневной заработок" по строке 06 определяется путем деления суммы по строке 04 на количество дней по строке 04 соответствующих граф.
Сумма за отпуск за текущий месяц по строке 07 и за будущий месяц по строке 08 определяется путем умножения среднего дневного заработка, указанного по строке 06 в графе 12, на количество дней отпуска, приходящихся соответственно на текущий и будущий месяцы.
Сумма по строке 09 "Итого за отпуск" равняется сумме строк 07, 08.
По строке 10 "Заработная плата за текущий месяц" отражается заработная плата за фактически отработанное время в текущем месяце до наступления отпуска на основании Карточки-справки (ф. 0504417 ).
Показатели по графе 12 "Всего" определяются путем суммирования граф 4, 7, 10 по каждой строке (01 - 11).
В таблице для расчета "Удержано из заработной платы" сумма налога на доходы (графы 3 - 5) определяется путем умножения суммы со страницы 2 по строке 11 "Всего начислено" за минусом установленных налоговых вычетов на ставку налога отдельно по каждому виду источника.
Показатели разделов "Другие удержания" и "Выплаченная заработная плата" (графы 6 - 10) заполняются на основании Карточки-справки (ф. 0504417 ).
Сумма по графе 11 "Всего" равна сумме граф 3 - 10.
Сумма к выплате определяется как разность графы 12 по строке 11 на странице 2 "Всего начислено" и графы 11 по строке 01 на странице 3 "Удержания".
Сумма к выплате оформляется бухгалтерской записью по дебету и по кредиту соответствующих счетов.
Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (далее - Ведомость (ф. 0504501 ) применяется при оформлении выдачи из кассы денежных средств подотчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу).
Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды.
По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002 ).
Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (с изменениями и дополнениями)
Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н
"Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"
На основании статьи 165 Бюджетного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3823; 2007, N 18, ст. 2117; N 45, ст. 5424; 2010, N 19, ст. 2291; 2013, N 19, ст. 2331; 2014, N 43, ст. 5795), пунктов 4 и постановления Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 г. N 185 "Вопросы Министерства финансов Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 15, ст. 1478; N 49, ст. 4908; N 41, ст. 4048; 2005, N 34, ст. 3506; N 42, ст. 4278; N 49, ст. 5222; 2007, N 45, ст. 5491; N 53, ст. 6607; 2008, N 5, ст. 411; N 17, ст. 1895; N 34, ст. 3919; 2010, N 2, ст. 192; N 20, ст. 2468; N 52, ст. 7104; 2011, N 36, ст. 5148; 2012, N 20; ст. 2562; N 29, ст. 4115; N 37, ст. 5001; 2013, N 5, ст. 411; N 20, ст. 2488; N 36, ст. 4578; N 38, ст. 4818; 2014, N 40, ст. 5426) и в целях установления единого порядка ведения бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями приказываю:
1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, согласно приложению N 1 к настоящему приказу.
2. Утвердить формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждений (класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД), согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
3. Утвердить Перечень регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, согласно приложению N 3 к настоящему приказу.
4. Утвердить формы регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора" ОКУД), согласно приложению N 4 к настоящему приказу.
5. Утвердить Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями согласно приложению N 5 к настоящему приказу.
6. Настоящий приказ применяется при формировании учетной политики субъекта учета, начиная с 2015 года.
7. Настоящий приказ распространяется на государственные (муниципальные) унитарные предприятия при ведении бюджетного учета фактов хозяйственной жизни, возникающих при осуществлении ими в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации полномочий государственных (муниципальных) заказчиков по заключению и исполнению от имени соответствующего публично-правового образования государственных (муниципальных) контрактов от лица органов государственной власти (государственных органов), органов управления государственными внебюджетными фондами, органов местного самоуправления, являющихся государственными (муниципальными) заказчиками.
8. Настоящий приказ распространяется на Государственную корпорацию по атомной энергии "Росатом", Государственную корпорацию по космической деятельности "Роскосмос" при ведении бюджетного учета фактов хозяйственной жизни, возникающих при осуществлении полномочий главного распорядителя бюджетных средств, получателя бюджетных средств, главного администратора доходов бюджета и администратора доходов бюджета, а также на федеральные государственные унитарные предприятия при передаче им Государственной корпорацией по атомной энергии "Росатом", Государственной корпорацией по космической деятельности "Роскосмос" на основании соглашений своих полномочий государственного заказчика по заключению и исполнению от имени Российской Федерации государственных контрактов, в том числе в рамках государственного оборонного заказа, от лица указанных корпораций при осуществлении бюджетных инвестиций в объекты капитального строительства государственной собственности Российской Федерации и на приобретение объектов недвижимого имущества в государственную собственность Российской Федерации.
9. Признать утратившим силу приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15 декабря 2010 г. N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 1 февраля 2011 г., регистрационный номер 19658; Российская газета, 2011, 24 февраля).
Обновлены формы первичных учетных документов и регистров бухучета, применяемых органами госвласти, местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Речь также идет о порядке их применения. Отметим важные изменения.
К формам документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" ОКУД отнесены только 4. Из них новая - Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (0310005). Также входят приходный и расходный кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.
К формам документов класса 04 "Унифицированная система банковской документации" ОКУД дополнительно отнесли Инкассовое поручение (0401671).
Формы документов класса 05 адаптированы для применения государственными (муниципальными) учреждениями. Из перечня регистров перенесен Авансовый отчет (0504505). Также включены Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (0504101), Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (0504206), Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (0504207).
В названиях части форм термины "объекты основных средств" и "автотранспортные средства" заменены соответственно на "нефинансовые активы" и "транспортные средства".
Закрепленные положения распространяются на ГУПы и МУПы при ведении бюджетного учета фактов хозяйственной жизни, возникающих при реализации полномочий государственных (муниципальных) заказчиков по заключению и исполнению контрактов от лица соответствующих органов.
Речь также идет о ведении бюджетного учета Госкорпорацией "Росатом" при реализации полномочий главного распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора и администратора доходов, а также ФГУПами при передаче им корпорацией полномочий госзаказчика по заключению и исполнению от имени Российской Федерации контрактов, в т. ч. в рамках государственного оборонного заказа, при осуществлении бюджетных инвестиций в объекты капстроительства госсобственности и на приобретение недвижимости в последнюю.
Приказ применяется при формировании учетной политики начиная с 2015 г.
Прежние формы признаны утратившими силу.
Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению"
Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования
Настоящий приказ применяется при формировании учетной политики субъекта учета, начиная с 2015 г.
Согласно письму Минфина России от 10 июня 2015 г. N 02-07-07/33768 применение форм осуществляется учреждением с момента утверждения изменений в акты, устанавливающие правила его документооборота и технологию обработки учетной информации в целях организации и ведения бухгалтерского учета, принятые в рамках формирования его учетной политики на 2015 г. с учетом своей организационно-технической готовности
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Приказ Минфина России от 16 ноября 2016 г. N 209н
Изменения вступают в силу по истечении 10 дней после дня официального опубликования названного приказа и применяются при формировании показателей бухгалтерского (бюджетного) учета и бухгалтерской (бюджетной) отчетности за 2016 г.
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаев (ф. 0504425) в настоящее время дополнена подписью (с расшифровкой) Ответственного исполнителя. В соответствии с разделом 1 Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015г. №52н, оформляющая часть формы документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, на которых возложено ведение бухгалтерского (бюджетного) учета, ответственных за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись (с расшифровкой), номер контактного телефона. Необходима ли в данном случае подпись должностного лица (в ф. 0504425 - Бухгалтер), в случае если на Исполнителя формы 0504425 возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета или в данном случае исполнитель должен подписаться и за Исполнителя и за Бухгалтера? А Ответственный исполнитель в данном случае это руководитель структурного подразделения (например,начальник отдела учета заработной платы)?
Из методических рекомендаций следует, что способ заполнения реквизитов любого документа (в т.ч. и формы 0504425), не установленный Приказом 52н, учреждение должно выбрать самостоятельно и закрепить его в учетной политике. Исходя из этого, если на Исполнителя формы 0504425 возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета, то в данном случае исполнитель должен подписаться и за Исполнителя, и за Бухгалтера. Это будет логично и правомерно. Также, как и руководитель структурного подразделения за Ответственного исполнителя. Перечень должностных лиц, на которых возложено составление и подписание документа, нужно закрепить в локально-нормативных актах учреждения.
