Тема: Ответы на тест по делопроизводству и персональному менеджменту

Тип: Тест | Размер: 26.78K | Скачано: 203 | Добавлен 20.12.12 в 12:59 | Рейтинг: +21 | Еще Тесты

1. Совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нём - это:

1) объект делопроизводства;

2) делопроизводство;

3) создание системы документации;

2. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности, - это:

1) система документации;

2) объект делопроизводства;

3) предмет делопроизводства;

4) единая государственная система документации.

3. Документационное обеспечение управления - это:

1) деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций;

2) правильно оформленные документы, отражающие весь спектр управленческой деятельности предприятия;

3) организация документооборота в учреждении;

4) комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документируемых процессов на предприятии.

4. Согласно ГОСТ делопроизводство - это:

1) оформление документов, определяющих весь спектр управленческой деятельности предприятия;

2) правильность оформления документов, определяющих весь спектр управленческой деятельности предприятия;

3) совокупность работ по документированию деятельности учреждения и по организации документов в нём;

4) надлежащая организация документооборота в учреждении в соответствии с требованиями гост.

5. Стандартизация - это:

1) сверка документов учреждения с требования ГОСТ;

2) процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве;

3) сверка документов учреждения с фактическим наличием соответствующих материальных благ;

4) комплекс положений, определяющих организацию документов на предприятии.

6. Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, - это:

1) унифицированная система документации;

4) объект делопроизводства.

7. Комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию процессов на предприятии, - это:

1) ЕГСД: Единой государственной системы делопроизводства

3) объект делопроизводства;

4) унифицированная система документации.

8. Система документации - это:

1) совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности;

2) совокупность всех документов, отвечающих требованиям ГОСТ;

3) совокупность всех документов, созданная в соответствии с ЕГСД;

4) оформление документов по единым правилам.

9. Что нельзя отнести к сфере делопроизводства?

1) оформление секретарём приказа о приёме на работу сотрудника;

2) оформление секретарём по просьбе начальника поздравительной телеграммы для его матери;

3) оформление секретарём по просьбе начальника служебной записки в вышестоящую инстанцию;

4) оформление секретарём протокола совещания руководителей отделов.

10. Объект делопроизводства - это:

1) оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия, а также организацию документооборота в учреждении;

2) система документов, созданная на основе единых стандартов;

3) правила, определяющие организацию документируемых процессов на предприятии;

4) совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

11. Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации?

1) в верхнем поле;

2) по центру листа;

3) в правом верхнем углу;

4) в левом верхнем углу.

12. В каком случае на документе не воспроизводится эмблема организации?

1) если на документе уже помещён герб Российской Федерации;

2) если на документе уже помещён герб субъекта Российской Федерации;

3) если на документе уже помещён герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;

4) если организация не считает нужным помещать эмблему на документе.

13. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках:

1) в верхнем поле;

2) по центру документа;

3) в правом верхнем углу;

4) в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации .

14. Где помещается товарный знак или эмблема организации?

1) в верхнем левом углу;

2) в верхнем правом углу;

3) в центре верхнего поля;

4) в соответствии с уставом или положением организации.

15. В каком случае оформляется код организации?

1) по желанию организации;

2) если такой код присвоен;

3) если документ является исходящим;

4) если документ является особо важным.

16. Как должен оформляться код организации?

1) в виде цифр в правой верхней части страницы №1;

2) в виде цифр в левой верхней части страницы №1;

3) в виде букв и цифр в левой верхней части страницы №1;

4) в виде букв и цифр в правой верхней части страницы №1.

17. В соответствии с чем проставляется код формы документа?

1) в соответствии с внутренними правилами организации;

2) в соответствии с общероссийским классификатором управления документации;

3) в соответствии с надлежащим требованием ГОСТ;

4) в соответствии с ЕГСД.

18. Как должно указываться наименование организации?

1) в соответствии с положением об организации;

2) в соответствии с распоряжением вышестоящей организации;

3) в соответствии с распоряжением руководителя организации;

4) в соответствии с распоряжением юридической организации на основе Гражданского Кодекса Российской Федерации.

19. Где указывается наименование вышестоящей организации?

1) над наименованием организации, выпускающей документ;

2) под наименованием организации, выпускающей документ;

3) слева от наименования организации, выпускающей документ;

4) справа от наименования организации, выпускающей документ.

20. В каком случае на документах указывается полное наименование вышестоящей организации?

1) если сокращённое название у организации отсутствует;

3) если полное название состоит не более, чем из 5 слов;

4) если нижестоящая организация уважительно относится к вышестоящей.

21. В каких случаях приводится сокращённое наименование организации, выпускающей документ?

1) если полное название организации состоит более, чем из 5 слов;

2) если сокращенное наименование закреплено в учредительных документах организации;

3) если сокращенное наименование используется чаще, чем полное;

4) если документ является внутренним.

22. Где помещают сокращённое название организации выпускающей документ?

1) в скобках строкой ниже полного наименования;

2) в скобках на одной строке с полным наименованием организации;

3) в скобках строкой выше полного наименования;

4) строкой ниже полного наименования без скобок.

23. Если наряду с русским языком в субъекте Российской Федерации в качестве государственного используется национальный язык, то:

1) документ печатается только на национальном языке;

2) документ печатается только на русском языке;

3) документ печатается на русском и национальном языках;

4) язык, на котором печатается документ, организация выбирает по своему усмотрению.

24. Где помещают наименование организации на иностранном языке?

1) строкой выше наименования организации на русском языке;

2) строкой ниже наименования организации на русском языке;

3) после наименования организации на русском языке на этой же строке;

4) согласно положению или уставу организации.

25. В каком случае на документах указывается наименование филиала организации?

2) если документ является исходящим;

3) в соответствии с уставом организации.

26. Что включают в себя справочные данные об организации?

1) почтовый адрес и e-mail;

2) почтовый адрес и номера телефонов;

3) почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения, которые организация считает нужным указать;

4) e-mail, номера телефонов и факса.

27. Где на документе проставляются справочные данные об организации?

1) в правом верхнем углу документа;

2) в левом верхнем углу документа;

3) в верхнем поле по центру документа;

4) строкой ниже наименования организации.

28. Чем регламентируется наименование вида документа, создаваемого организацией?

1) ГОСТом;

2) уставом или положением об организации;

3) инструкциями по документированному обеспечению управления.

29. Для какого вида документов наименование документа не указывается?

1) выписка из протокола;

2) деловая записка;

3) письмо;

30. Какими символами оформляется дата документа?

1) римскими цифрами;

2) арабскими цифрами;

3) римскими и арабскими цифрами;

4) римскими и арабскими цифрами и буквами.

31. Каким образом должна выглядеть дата документа?

1) в виде: день, месяц, год;

2) в виде: месяц, год;

3) в виде: время, день, месяц, год;

4) в произвольной форме.

32. Каким образом выглядит дата документа согласно международной классификации?

1) в последовательности: год, месяц, день;

2) в виде: день, месяц, год;

3) в виде: месяц, день, год;

4) в виде: месяц, год.

33. В каких документах допускается словесно-цифровой символ обозначения даты документа?

1) в финансовых документах;

2) в письмах;

3) в личных делах;

4) в актах.

34. Какую дату следует проставлять в протоколе заседания?

1) дату заседания;

2) дату оформления протокола;

3) дату подписания протокола;

4) дату оформления протокола в дело.

35. Какую дату следует проставлять для документа «акт»?

1) дату составления;

2) дату события;

3) дату подписания;

4) дату ознакомления с актом значимых лиц.

1) дату его составления;

2) дату его подписания или утверждения;

3) дату сдачи документа на подпись;

4) дату сдачи документа в архив.

37. Какую дату документа следует проставить, если авторами документа являются несколько организаций?

1) первую дату подписания;

2) среднее арифметическое дат подписания документа;

3) последнюю дату подписания документа;

4) дату подписания документа в наиболее вышестоящей организации.

38. Из чего состоит регистрационный номер документа?

1) из порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению организации;

2) только из порядкового номера документа;

3) из индекса дела, в которое подшивается документ;

4) по усмотрению организации.

39. От какого момента отсчитывается порядковый номер документа?

1) с начала календарного года;

2) с начала деятельности организации;

3) с начала нового финансового периода организации;

4) с момента смены руководства организации.

40. Каким образом составляется регистрационный номер документа, составлявшегося несколькими организациями совместно?

1) проставляется регистрационный номер документа в наиболее вышестоящей организации;

2) проставляется регистрационный номер документа организации, первой подписавшей документ;

3) проставляется регистрационный номер документа организации, последней подписавшей документ;

4) проставляются регистрационные номера документов каждой организации через косую черту.

41. Место составления документа не проставляется на:

1) приказах;

2) деловых записках;

3) служебных письмах;

4) указаниях.

42. Где проставляется гриф к ограничению документа?

1) в правой стороне верней части первой страницы документа;

2) в левой стороне верхней части первой страницы документа;

3) по центру верхней части первой страницы документа;

4) в правой стороне верхней части на каждой странице документа.

43. Каким образом указывается наименование организации-адресата?

1) в дательном падеже;

2) в именительном падеже;

3) в винительном падеже;

4) в творительном падеже.

44. Каким образом указывается должность лица, которому адресован документ?

1) в дательном падеже;

2) в именительном падеже;

3) в родительном падеже;

4) в творительном падеже.

45. Сколько адресатов не может иметь документ?

2) 5;

46. Каким образом оформляется документ, имеющий более четырёх адресатов?

1) составляется ещё один документ с 4 следующими адресатами;

3) для каждого последующего адресата составляется отдельный документ;

4) оформляется согласно уставу организации.

47. Каким образом должны располагаться подписи должностных лиц, утверждающих документ?

1) одна под другой в произвольном порядке;

2) одна под другой в алфавитном порядке фамилий лиц, подписывающих документ;

3) подписи располагают на одном уровне;

4) по старшинству должностей лиц, утверждающих документ.

48. В каком случае можно не проставлять название документа?

1) если смысл текста изложен в одном абзаце;

2) согласно уставу организации;

3) если документ оформлен на бланке формата а4;

4) если документ оформлен на бланке формата А5.

49. Каким образом определяется срок исполнения документа, если он не указан?

1) признаётся равным одному месяцу;

2) признаётся равным шести месяцам;

3) устанавливается специальным дополнительным документом;

4) по согласованию с руководителем;

50. Возможно ли использование оборотной стороны листа для бланка документов?

1) да;

2) да, если в учреждении отмечается дефицит бумаги;

3) в зависимости от документа, для которого печатается бланк;

51. Для чего нужна печать на документе?

1) для обозначения организации, которая издала документ;

2) для подтверждения подлинности подписи;

3) для подтверждения значимости документа;

4) для эстетического оформления документа.

52. Как в тексте анкеты должны быть выражены признаки, характеризующие объект?

1) именем существительным или словосочетанием с именем прилагательным;

2) именем существительным или словосочетанием с глаголом;

3) словосочетанием из местоимения и имени прилагательного;

4) только именем существительным.

53. В каком падеже следует употреблять имя существительное в тексте анкеты?

1) в родительном;

2) в винительном;

3) в именительном;.

4) в дательном.

54. В какой форме следует употреблять глагол в тексте анкеты?

1) в форме II лица единственного числа;

2) в форме II лица множественного числа;

3) в форме I лица единственного числа;

4) в форме I лица множественного числа.

55. Употребление какого времени глагола допустимо в тексте анкеты?

1) только настоящего времени;

2) настоящего и прошедшего времени;

3) настоящего и будущего времени;

4) только прошедшего времени.

56. Какой частью речи должны быть выражены заголовки в тексте таблицы?

1) именем существительным;

2) именем существительным в сочетании с глаголом;

3) местоимением;

4) глаголом.

57. В каком падеже следует употреблять имя существительное в заголовке таблицы?

1) в дательном;

2) в винительном;

3) в предложном;

4) в именительном.

58. Как оформляются графы таблицы, если она занимает больше одной страницы?

1) заголовки печатаются и на следующих страницах;

2) заголовки на последующих страницах не печатаются;

3) на последующих страницах печатаются номера граф;

4) таблица не должна занимать более одной страницы.

59. Какая часть текста должна присутствовать в документе обязательно?

3) часть, обосновывающая необходимость создания документа;

4) все вышеперечисленные части обязательны.

60. Каким образом должен излагаться текст в распорядительных документах в случае единоначалия в организации?

1) от первого лица;

2) от третьего лица;

4) от второго лица.

61. Каким образом должен излагаться текст в документах коллегиальных органов?

1) от первого лица;

2) от третьего лица;

3) от первого лица или третьего лица;

4) от первого лица или второго лица.

62. Каким образом должен излагаться текст в документе «Инструкция»?

4) от третьего лица единственного или множественного числа.

63. Каким образом текст не может излагаться в письмах?

1) от первого лица единственного числа;

2) от первого лица множественного числа;

3) от третьего лица единственного числа;

4) от третьего лица множественного числа.

64. Что необходимо указывать в отметке о наличии приложения?

1) количество;

2) количество листов, на которых расположены приложения;

3) количество приложений и количество листов, на которых расположены приложения;

4) ничего.

65. Каким образом нумеруют приложения?

1) арабскими цифрами, проставляемыми после слова «Приложение»;

2) арабскими цифрами, проставляемыми перед словом «Приложение»;

3) порядковыми числительными, записываемыми после слова «Приложение»;

4) порядковыми числительными, записываемыми перед словом «Приложение».

66. Что не входит в состав реквизита «подпись»?

1) личная подпись;

2) наименование должности лица, подписавшего документ;

3) уровень образования лица, подписавшего документ;

4) фамилия лица, подписавшего документ.

67. Из чего состоит гриф согласования документа?

1) слова «СОГЛАСОВАНО»;

2) из слова «СОГЛАСОВАНО» и подписи с расшифровкой;

3) из слова «СОГЛАСОВАНО», подписи с расшифровкой и даты подписания документа;

4) Из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, наименования организации и подписи с расшифровкой.

68. Что не следует указывать в грифе согласования документа?

1) должность лица;

2) наименование организации;

3) время согласования;

4) подпись.

69. Что не содержит виза документа?

1) подпись с расшифровкой;

3) должность подписывающего;

4) наименование организации.

70. Где на документе проставляется отметка о заверке копии?

1) Ниже реквизита «подпись»;

2) На оборотной стороне копии;

3) В верхнем поле;

4) В любом месте.

71. Из чего состоит отметка о заверении копии?

1) надписи «ВЕРНО» и подписи должностного лица с расшифровкой;

2) надписи «ВЕРНО», подписи должностного лица с расшифровкой и датой заверения;

3) надписи «ВЕРНО», должности заверяющего лица, его подписи и даты заверения;

4) надписи «ВЕРНО», должности заверяющего лица, его подписи с расшифровкой и даты заверения.

72. В каких случаях копия документа может заверяться печатью?

1) если это копия особо важного документа;

2) по просьбе владельца копии;

3) по усмотрению организации;

73. Что должна включать в себя отметка об исполнителе?

1) ф.и.о и номер телефона;

2) ф.и.о и домашний адрес;

3) ф.и.о и должность;

4) ф.и.о, домашний адрес и номер телефона.

74. На каком месте документа располагают отметку об исполнителе?

1) на лицевой стороне первого листа;

2) на оборотной стороне первого листа;

3) на лицевой или оборотной стороне последнего листа;

4) по усмотрению организации.

75. В какой части листа располагается отметка об исполнителе?

1) в левом верхнем углу;

2) в левом нижнем углу;

3) в правом верхнем углу;

4) в правом нижнем углу.

76. Что включает в себя отметка об исполнении документа?

4) слово «исполнено», дату исполнения и подпись.

77. Кем должна быть подписана отметка об исполнении?

1) руководителем организации;

2) исполнителем или руководителем подразделения, в котором документ был исполнен;

3) каждым сотрудником подразделения, в котором был документ исполнен;

4) лицом, издавшим документ.

78. Что должна содержать отметка о поступлении документа в организацию?

1) дату поступления и порядковый номер документа;

2) дату поступления и должность лица, делающего отметку;

3) дату поступления, порядковый номер и подпись лица, делающего отметку;

4) дату поступления, порядковый номер документа и подпись лица, делающего отметку с расшифровкой.

79. Можно ли делать отметку о поступлении документа с помощью штампа?

1) да, по усмотрению организации;

3) да, только в крупных организациях;

4) да, только в государственных организациях.

80. Какой формат бумаги не используется для бланков?

4) А6.

81. Какую бумагу желательно использовать для изготовления бланков документов?

1) белую;

2) желтую;

3) голубую;

4) на усмотрение организации.

82. Какие границы зон расположения реквизитов на бланке обозначаются сплошными линиями?

1) фиксированные;

2) переменные;

4) никакие.

83. Какие границы зон расположения реквизитов на бланке обозначаются пунктирными линиями?

1) фиксированные;

2) переменные;

4) никакие.

84. Обязательно ли обозначать зоны на бланке линиями?

2) в соответствии с уставом или положением об организации;

3) нет;

4) да, после получения соответствующего разрешающего документа из государственного органа.

85. Какие установлены варианты расположения реквизитов на бланке?

1) угловой и продольный;

2) продольный и поперечный;

3) угловой и поперечный;

4) поперечный и диагональный.

86. Какой вид бланка документа для организации не существует?

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа, кроме письма;

4) бланк секретного документа.

87. Каким образом проставляется нумерация страниц, если документ занимает более двух страниц?

1) нумерация проставляется с первой страницы;

2) нумерация проставляется со второй страницы;

3) страницы не нумеруются;

4) страницы нумеруются в соответствии с уставом или положением об организации.

1) посередине верхнего поля;

2) посередине нижнего поля;

3) в нижнем поле слева;

4) в нижнем поле справа.

89. Бланки каких документов подлежат обязательному учёту?

1) бланки с воспроизведением эмблемы организации;

2) бланки с воспроизведением гербов субъектов Российской Федерации;

3) бланки с воспроизведением портретов должностных лиц;

4) все бланки.

90. Организация документооборота на предприятии включает движение документов с момента их получения или создания и до:

1) их регистрации в соответствующем журнале;

2) завершения исполнения, отправки или сдачи в дело;

3) их передачи соответствующим должностным лицам;

4) их аннулирования.

91. Систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения - это:

1) номенклатура;

2) аббревиатура;

3) архивный список;

4) каталог хранения.

92. Какой вид документов не включается в номенклатуру?

1) печатные издания;

2) служебные записки;

3) должностные инструкции;

4) все документы включаются в номенклатуру.

93. В чём состоит формирование дел в организации?

1) в отнесении документов к определённому делу и систематизации документов внутри дела;

2) в формировании подшивок документов;

3) в составлении описей помещённых в папку документов;

4) в отнесении документов к определённому делу и сдачи их в архив.

94. Сколько экземпляров документов включается в дело?

3) 1;

4) по усмотрению организации.

95. Подшивается ли копия документа в дело?

1) обязательно;

2) согласно положению или уставу организации;

3) по усмотрению делопроизводителя;

96. В каком случае копия подшивается в дело?

1) если документ является особо ценным;

2) если документ является исходящим;

3) если существует вероятность, что оригинал может быть утерян;

4) если так решил руководитель организации.

97. Какой должна быть толщина дела?

1) не менее 400 листов;

2) не более 250 листов;

3) не менее 250 листов;

4) в зависимости от объёма папки.

98. Каким образом формируют дело, если документов больше установленной нормы?

1) подшивают всё в одно дело;

2) разделяют дело на тома;

3) первую подшивку формируют равной 250 листам, а все остальные документы формируют во вторую подшивку;

4) согласно решению руководителя организации.

99. Как не могут располагаться внутри дела?

1) в нумерологическом порядке;

2) в произвольном порядке;

3) в алфавитном порядке;

4) в хронологическом порядке.

100. Где хранят текущие дела?

1) в специальном отделе архива;

2) в сейфе руководителя организации;

3) на рабочих местах;

4) в специальных хранилищах.

101. Где формируются текущие дела?

1) в структурных подразделениях или у секретаря;

2) в администрации учреждения;

3) у руководителя организации;

4) в специальном отделе архива.

102. Возможна ли выдача дел в другие организации?

1) нет в любом случае;

2) да в любом случае;

3) да, если организация работает в той же отрасли;

4) нет, если дело запрашивает конкурирующая организация.

103. В каком случае возможна выдача дел в другие организации?

1) если заключён соответствующий договор между организациями;

2) если такая возможность предусмотрена в уставе или положении об организации;

3) если руководитель предприятия даёт разрешение на выдачу дела;

4) если дело запрашивают органы государственной власти.

104. В каком случае не допускается выдача отдельных документов из дела?

1) если запрос на выдачу не оформлен определённым образом;

2) если завершился делопроизводственный год;

3) если запрос делает конкурирующая организация;

4) если запрос на выдачу документа отправлен при помощи факсимильной связи.

105. В каком случае возможно изъятие документов из дела?

1) по требованию компетентных органов;

2) по требованию руководителя организации;

3) если они были подшиты в дело ошибочно;

4) ни в каком случае.

106. Какой этап является завершающим в делопроизводстве?

1) обработка дела для последнего хранения;

2) определение документа в дело;

3) аннулирование документа;

4) присвоение документу номера.

107. Как долго могут храниться документы в структурном подразделении?

1) не более 5 лет;

2) не менее 1 года;

3) не более 1 года;

4) не более 3 лет.

108. Где хранятся дела по истечении срока текущего хранения?

1) в архиве;

2) у руководителя организации;

3) у секретаря руководителя организации;

4) подлежат аннулированию.

109. Каким образом определяется ценность документов?

1) по положению в организации лица, подписавшего документ;

2) по сроку давности документа;

3) с помощью экспертизы;

4) в зависимости от того, машинописный или рукописный текст присутствует в документе.

110. Кто проводит экспертизу документа?

1) руководитель организации;

2) секретарь или делопроизводитель;

3) экспертная комиссия;

4) представитель другой организации.

111. Как называются документы, использующиеся в сфере управления?

1) организационно-распорядительные;

2) организационно-технические;

3) административные;

4) управленческие.

112. Какого вида организационно-распорядительных документов не существует?

1) организационных;

2) распорядительных;

3) информационно-справочных;

4) справочно-распорядительных.

113. Каким образом нужно указывать название документа?

1) прописными буквами;

2) первая буква - прописная, остальные - строчные;

3) в зависимости от документа;

4) по решению руководителя организации.

114. Где содержатся общие положения по составлению Устава организации?

1) в Административном Кодексе Российской Федерации;

2) в Гражданском Кодексе Российской Федерации;

3) в Налоговом Кодексе Российской Федерации;

4) в Конституции Российской Федерации.

115. Какими могут быть положения об организации?

1) типовыми и индивидуальными:

2) специальными и индивидуальными;

3) типовыми, индивидуальными и специальными;

4) типовыми.

116. Какой типовой акт определяет организацию работы предприятия?

1) положение;

3) штатное расписание;

4) должностные инструкции.

117. Должностная инструкция - это:

1) документ, издаваемый Правительством Российской Федерации в целях регламентации организационно-правового положения работника;

2) документ, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника;

3) документ, издаваемый организацией, в котором регламентируются условия труда работника;

4) документ, издаваемый организацией, в котором регламентируется размер должностного оклада.

118. Что не включается в текст должностной инструкции?

1) должностные обязанности;

2) права работника;

3) ответственность работника;

4) размер должностного оклада.

119. Для каких должностей предусмотрены инструкции?

1) для руководящих;

2) для исполнительских;

3) для технического персонала;

4) для всех.

120. В каком документе содержится указание должностных окладов?

1) штатное расписание;

2) должностная инструкция;

3) положение об организации;

4) устав организации.

121. В каком документе определены структура, численность и должностной состав работников организации?

1) положение об организации;

2) список сотрудников;

3) штатное расписание;

4) приказ о приёме на работу.

122. Что такое штатное расписание?

1) документ, определяющий должностные обязанности;

2) документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов;

3) документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников с описанием их рабочих мест;

4) список сотрудников, отражающий должностной состав работников и их личные данные.

123. Какой документ регламентирует специальные стороны деятельности предприятия?

1) инструкция;

2) положение;

3) приказ;

124. В каком документе можно найти информацию о правилах, регламентирующих научно-техническую деятельность организации?

1) в положении об организации;

2) в уставе организации;

3) в приказе о научно-технической деятельности организации;

4) в инструкции о научно-технической деятельности организации.

125. Инструкция - это:

1) документ, содержащий правила, регламентирующие организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятия;

2) документ, содержащий правила, определяющие правовое положение организации, её права и обязанности;

3) документ, определяющий структуру и численность должностного состава предприятия;

4) документ, определяющий структуру, функции и права предприятия.

126. Правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, - это:

1) положение об организации;

2) устав организации;

3) правила деятельности предприятия;

4) специальная инструкция.

127. Устав организации - это:

1) правовой акт, определяющий порядок образования и организацию работы предприятия;

2) правовой акт, определяющий задачи и цели организации;

3) правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия;

4) правовой акт, определяющий порядок разрешения спорных вопросов на предприятии.

128. В чём состоит назначение распорядительных документов?

1) в регулировании деятельности, и обеспечении реализации поставленных задач с максимальной эффективностью;

2) в дублировании организационных документов;

3) в организации системы поощрений и наказаний работников;

4) в дополнительном информировании работников внутри организации.

129. Какой документ издаётся руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием?

1) распоряжение;

2) приказ;

3) указание;

4) представление.

130. Какой из ниже перечисленных документов не издаётся руководителем единолично?

1) приказ;

2) указание;

3) распоряжение;

4) акт.

131. Какой документ издаётся в целях разрешения спорных вопросов?

1) указание;

2) распоряжение;

3) приказ;

4) служебная записка.

132. По какому слову распоряжение можно отличить от других документов, издаваемых руководителем?

3) обязываю;

4) предлагаю.

133. Какой правовой акт издаётся по вопросам информационно-методического характера, а также связанными с выполнением приказов, инструкций и других актов, в том числе, вышестоящей организации?

1) распоряжение;

2) указание;

3) предложение;

4) приказ.

134. Какой из ниже перечисленных документов не относится к группе информационно-справочных?

1) объяснительная записка;

2) докладная записка;

3) список;

4) график.

135. Что не может являться документом переписки?

1) телеграмма;

3) факсограмма;

4) деловая записка.

136. Чем определяются виды деловой переписки?

1) наличием технических средств связи;

2) предпочтениями руководителя организации;

3) требованиями вышестоящей инстанции;

4) навыками работников.

137. Предложение - это:

1) вид докладной записки;

2) вид объяснительной записки;

3) вид отзыва;

4) вид заключения.

138. Сводка - это:

1) документ, содержащий обобщённые предложения по какому-либо вопросу;

2) документ, содержащий обобщённые данные по какому-либо вопросу;

3) документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период;

4) документ, содержащий краткие сведения по вопросам планируемой деятельности.

139. Что должен содержать заголовок заключения?

1) название документа или вопроса, по которому оно подготовлено;

2) номер документа или вопроса, по которому подготовлено заключение;

3) основная мысль документа;

140. Какой документ содержит мнение организации или специалиста по какому-либо вопросу?

2) заключение;

4) предложение.

141. Что содержат списки?

1) перечисление лиц, объектов;

2) обобщённые данные по определённому вопросу;

3) перечисление лиц, объектов с распределением в них требований и норм;

4) перечисление должностей с указанием должностных окладов.

142. Документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определённый период, - это:

1) отчёт;

2) сводка;

3) заключение;

4) перечень.

143. Какие документы создаются в результате отношений, возникших между организациями и их сотрудниками?

1) должностные инструкции;

2) штатное расписание;

3) документы по личному составу;

4) представления.

144. Что из нижеперечисленного относится к группе документов по личному составу?

1) должностная инструкция;

2) штатное расписание;

3) представление;

4) характеристика.

145. Какой документ предусматривает обязательное ведение кадровой документации?

1) Гражданский Кодекс Российской Федерации;

2) Конституция Российской Федерации;

3) Постановление Совета Министров Российской Федерации «О ведении кадровой документации в учреждениях Российской Федерации»;

4) Трудовой Кодекс Российской Федерации.

146. Делопроизводство - это:

1) совокупность работ по документированию деятельности учреждения;

2) оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия;

3) правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия.

Понравилось? Нажмите на кнопочку ниже. Вам не сложно , а нам приятно ).

Чтобы скачать бесплатно Тесты на максимальной скорости, зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.

Важно! Все представленные Тесты для бесплатного скачивания предназначены для составления плана или основы собственных научных трудов.

Друзья! У вас есть уникальная возможность помочь таким же студентам как и вы! Если наш сайт помог вам найти нужную работу, то вы, безусловно, понимаете как добавленная вами работа может облегчить труд другим.

Если Тест, по Вашему мнению, плохого качества, или эту работу Вы уже встречали, сообщите об этом нам.

В этой статье рассмотрим реквизит 08 – наименование организации. Как написать на документе название компании, если документ готовит ее филиал или должностное лицо? А если компания международная? Все эти тонкости разберем ниже. В статье мы постарались привести максимум примеров.

Наименование организации-автора документа, которое указано на документе, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (в Уставе организации). Казалось бы, ничего сложного, но, как всегда, имеются нюансы.

Возьмем для примера вымышленную организацию, в Уставе которой написано, что она называется .

У этой организации есть только один вариант наименования:

Общество с ограниченной ответственностью «ВолгаРегионСтройПроект»

Других вариантов нет! На документах нельзя писать ни ООО «Волгарегионстройпроект», ни Общество с ограниченной ответственностью «ВРСП», ни ООО «ВРСП», ни ООО ВРСП, ни как-либо еще. Название одно.

В Уставе организации может быть закреплено сокращенное наименование. Например, компания с длинным именем может по Уставу называться, наряду с полным названием, также ООО «РЭПИК» . В этом случае у нее будет два варианта наименования:

1. Общество с ограниченной ответственностью «Региональная энергетическая проектно-исследовательская корпорация»
2. ООО «РЭПИК»

Именно так, и никак иначе, со всеми кавычками и сокращениями. Не может быть ООО «Региональная энергетическая проектно-исследовательская корпорация». Не может быть Общество с ограниченной ответственностью «РЭПИК». На сокращенное наименование организации помещается в скобках под полным или за ним.

Автором документа может быть не только организация, но и ее филиал, представительство, структурное подразделение или должностное лицо. И если название отдела или должность топ-менеджера может и не указываться в документе – они могут обойтись и общим бланком – то наименование филиала или представительства должно быть отражено в документе. Особенно это актуально, если филиал находится в другом городе.

Наименование подразделения или должностного лица располагают под основным наименованием организации.

Если субъект РФ имеет собственный государственный язык, то наименование организации может быть напечатано на двух языках: сначала на государственном (русском), затем на национальном. Наименование на национальном языке располагается или ниже наименования на русском (если бланк документа продольный), или на том же уровне справа (на угловых бланках). Нормативным актами субъекта РФ может быть установлен иной порядок.

Если организация имеет наименование на иностранном языке, которое закреплено в Уставе, на российских документах оно пишется за наименованием на русском языке или справа от него.

Если документ готовят две или более организации , то наименования располагаются на одном уровне, если это равнозначные компании и одно под другим, если одна организация подчиняется другой.

В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться еще и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Например:

Министерство общего и профессионального образования

Российский государственный гуманитарный университет

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.) должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращённое наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещается сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском я зыке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем, бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Так как письмо, как правило, предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый адрес. Индекс предприятия связи, номера телефонов, телефаксов, факсов, адрес электронной почты и WWW – номер страницы (если они есть), номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения.

Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Наименование вида документа

Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. В письме “наименование вида документа “ не указывается.

11 - Дата документа

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами.

Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка для автоматического поиска документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков – шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1998 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Дата оформляется без кавычек.

Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например: 1998.03.08.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем, подписывающим документ.

12 - Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят де централизованно по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.

Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02-15/89, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, М-184.

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что, писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. Применяется в исходящих документах.

14 – Указание на место составления или издания

В общем, бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указываетсяместо составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизитв соответствиис административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО «Пермские авиамоторы» не указывает в названии г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Орел, пос. Железнодорожный и т.д. Указывается, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09.

Сведения об адресате

Указываются наименования адресатов: организаций или структурных подразделений в именительном падеже, должностных или физических лиц в дательном падеже. Не менее важным является знание порядка адресования документа.

Адресование, т.е. указание получателя кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и преподаваемых в структурных подразделениях (распоряжения, указания).

Порядок написания адресата достаточно подробно описан в ГОСТе.

Реквизит “написания” максимально может состоять из следующих составных частей:

· наименование учреждения, организации (в именительном падеже)

· наименование структурного подразделения (в именительном падеже)

· указание должности получателя (в дательном падеже)

· фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А. Д.)

· почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Состав реквизита “адресат” меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения в название должности.

Например:

Директору базы

Соколовой В.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела маркетинга

Феоктистову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым) эти звания указываются перед фамилией.

Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. Кафедрой

проф. Логунову А.П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес.

Например:

Фиалковой А.В.

кв.35, д. 45, ул. Цветочная

Москва, 113556,

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции.

Например:

Ответственному редактору

Журнала «Деньги»,

д. 8/1 ул. Полянка,

Москва, ГСП,103863

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций.

Например:

Директорам школ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

16 - Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ

Президент АО «Гималаи»

Подпись Е.А.Султанов

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министра

Здравоохранения России

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

17 - Резолюция

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и четкости резолюции и правильности выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, «Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.

Например:

Филимоновой П.С.

Свяжитесь с транспортным

отделом и подготовьте график

поставки к 05.08.98

Личная подпись 28.07.98

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартом внесено принципиальное дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В том случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Заголовок к тексту

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного.

Например:

Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставках тары; Положение – О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего).

Документы формата А4 по ГОСТ 9327 - 60 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях и телеграммах заголовок к тексту не составляется.

Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста, а также при контроле исполнения документов. Составляет заголовок обычно исполнитель (составитель). Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: "Об изменении...", "О направлении...", "Об отмене...".

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.

Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора флаговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.

В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.

В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и заголовки.

Отметка о контроле

Реквизит проставляется только на тех документах, использование которых взято на контроль. Отметка включает букву "К" или слово "Контроль", поставленные цветным карандашом на левом поле документа напротив реквизита "Заголовок к тексту".

Текст документа

Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланках документов начало текста обозначается ограничительными отметками.

На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.

Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.

Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.

Для конкретного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.

Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.

В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.

1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты).

2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа. Деление текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68.

3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.

4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.

5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); заменять местоимения существительными, например: училищу требуется, министерство просит.

6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия постановляет.

В других видах организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения:

· от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;

· от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;

· от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика.

Трафарет содержит информацию в виде предложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как правило, непосредственно на бланках.

Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:

1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.

2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.).

3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).

4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).

5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.

6. Тенденция сокращения текстов путём замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в 8-10 раз.

Работникам управленческого аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией.

В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.

Например: вместо "настоящим предлагается..." следует писать "предлагаем..."; вместо "настоящий акт составлен…" - "акт составлен..."; вместо "при сем направляем..." - "направляем...".

Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации , закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Рис. 3.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита "Наименование организации" на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма , бланк конкретного вида .

Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке можно также посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование организации" размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Тесты для оценки степени усвоения дисциплины

1. Продолжите «Делопроизводство» - это..

Ответ 1 Система хранения документов

Ответ 2 Составление документов

Ответ 3 Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство».

Ответ 1 Документирование

Ответ 2 Система документации

Ответ 3 Документационное обеспечение управления

Ответ 4 Документированная информация

3. К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?

Ответ 1 Инструкция по делопроизводству

Ответ 2 Номенклатура дел

Ответ 3 Регламент работы

4. Обязательно ли должна быть инструкция по делопроизводству в каждом учреждении, организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

5. Почему инструкция по делопроизводству конкретной организации всегда индивидуальна?

Ответ 1 Потому что она учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки

Ответ 2 Так как она в каждой организации разрабатывается разными людьми.

Ответ 3 Потому что в разных организациях по-разному называется служба делопроизводства

6. Что обычно дается в приложениях к инструкции по делопроизводству?

Ответ 1 Образцы документов, формы документов, различные списки

или перечни.

Ответ 2 Образцы подписей руководителей, формуляры документов,

списки должностных лиц, имеющих право подписи документов.

7. Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?

Ответ 1 Организационные и распорядительные документы

Ответ 2 Организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

Ответ 3 Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям

8. Зачем документ нужно правильно оформлять?

Ответ 1 Чтобы придать юридическую силу

Ответ 2 Чтобы подготовить к размножению

Ответ 3 Чтобы подготовить к согласованию

9. Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организационно-распорядительных документов?

Ответ 1 ГОСТ 6.37-98

Ответ 2 ГОСТ Р 6.30-2003

Ответ 3 ГОСТ Р 6.30-97

Ответ 4 ЕГС ДОУ

10. На какие документы распространяется ГОСТ Р 6.30-2003?

Ответ 1 На организационно-распорядительные документы (ОРД), относящиеся к унифицированной системе ОРД

Ответ 2 На все документы, сопровождающие деятельность любой организации, учреждения или предприятия

Ответ 3 На управленческие и экономические документы

11. Восстановите пропущенное слово: «Реквизит - это обязательный элемент оформления... документа».

Ответ 1 Официального

Ответ 2 Служебного

Ответ 3 Любого

12. Сколько реквизитов используются при оформлении документов?

Ответ 1 29

Ответ 2 30

Ответ 3 31

13. Что такое формуляр документа?

Ответ 1 Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

Ответ 2 Описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа

Ответ 3 Форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета

14 . От чего зависит конкретный набор необходимых реквизитов на

документе?

Ответ 1 От способа подготовки документа, выбранного формата бумаги и технологии работы с документами, принятой в организации

Ответ 2 От вида документа, этапа его подготовки и работы с ним

15. Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?

Ответ 1 Один

Ответ 2 Два

Ответ 3 Четыре

16. Какие три вида бланков установлены для организации, ее структурного подразделения и должностного лица?

Ответ 1 Общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа

Ответ 2 Бланк внутренний, внешний и для факсов

Ответ 3 Бланк для распорядительных документов, для писем и для справок

17. В соответствии с какими документами помещают на бланках организации ее эмблему?

Ответ 1 В соответствии с уставом (положением об организации)

Ответ 2 В соответствии с приказом руководителя, закрепляющим определенный способ изображения эмблемы

Ответ 3 В соответствии с лицензией, выданной на тот или иной вид деятельности организации

18. Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?

Ответ 1 Когда оно закреплено в учредительных документах организации

Ответ 2 Когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа

Ответ 3 Когда приказом руководителя разрешено его использование

19. Какие сведения приводят в справочных данных об организации?

Ответ 1 Форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации

Ответ 2 Почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации

20. Выберите правильный вариант оформления почтового адреса в «Справочных данных об организации-авторе».

Ответ 1 ОАО «Пилот»

ул. Золотаревская, 3, офис 112,

г. Ульяновск, 212109

Ответ 2 ОАО «Пилот»

212109, г. Ульяновск,

ул. Золотаревская, 3, офис 112

21. «Дата» - обязательный реквизит в любом документе?

Ответ 1 Нет

Ответ 2 Да

Ответ 1 Всегда - это дата подписания документа

Ответ 2 Это может быть дата подписания, утверждения документа или

дата события, зафиксированного в нем

Ответ 3 Это дата утверждения или согласования документа

23. Выберите правильный способ оформления даты при регистрации письма или приказа?

Ответ 1 14.12.2010

Ответ 2 14.12.10

Ответ 3 14.12.2010 г

24. Регистрационный номер документа - это... (выберите правильный вариант продолжения определения).

Ответ 1 Его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации

Ответ 2 Порядковый номер документа в организации-отправителе

Ответ 3 Порядковый номер документа в организации-получателе

24. В каких случаях используется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

Ответ 1 Когда документ готовится в ответ на какой-то запрос, или подготавливаемое письмо является ответом на другое письмо

Ответ 2 Когда в тексте документа нужно сделать ссылку на другой документ (нормативный акт, положение, инструкцию)

26. Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?

Ответ 1 Всегда, на каждом документе

Ответ 2 В тех случаях, если затруднено определение места составления

или издания документа по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»

Ответ 3 Во всех случаях, когда документы отправляются из организации

27. Выберите правильный вариант оформления реквизита «Гриф утверждения », когда утверждение происходит должностным лицом.

Ответ 1 УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

23.09.2009

Ответ 2 Утверждаю

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

23.09.2009

Ответ 3 «Утверждаю»

Директор ЗАО «Пилот»

Подпись А.В. Петров

23.09.2009

28. В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?

Ответ 1 В левом верхнем углу

Ответ 2 По центру верхнего поля

Ответ 3 В правом верхнем углу

29. Где указываются инициалы при адресовании документа должностному ли цу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

30. Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?

Ответ 1 Перед фамилией

Ответ 2 После фамилии

31. Что включает в себя резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом?

Ответ 1 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 2 Инициалы исполнителей, фамилию, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату

Ответ 3 Фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения

(при необходимости), срок исполнения, подпись

32. Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 Краткое содержание документа

Ответ 2 Аннотацию

Ответ 3 Краткое название документа

33. На какие вопросы может отвечать реквизит «Заголовок к тексту»?

Ответ 1 О чем (о ком)? Чего (кого)?

Ответ 2 Кому? Чему?

Ответ 3 Что? Кто?

34. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Что указывают в первой части?

Ответ 1 Причины, основания, цели составления документа

Ответ 2 Решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации

35 . К письму прикладывается положение о кредитовании. Как оформить отметку о наличии приложения, если оно названо в тексте письма?

Ответ 1 Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Ответ 2 Приложение: 1. Положение о кредитовании на 5 л. в 2 экз.

36. Каким реквизитом оформляется внутреннее согласование (внутри учреждения)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

37. Каким реквизитом оформляется внешнее согласование (с другими учреждениями)?

Ответ 1 Визой согласования

Ответ 2 Грифом согласования

38. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласования» с должностным лицом.

Ответ 1 «Согласовано_______»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

08.04.2010

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

08.04.2010

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Директор ОАО «Пилот»

Подпись В.В. Петров

08.04.2010

39. Выберите правильный вариант оформления «Грифа согласова-

ния» при согласовании другим документом.

Ответ 1 СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 2 СОГЛАСОВАНО

Письмом Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

Ответ 3 «СОГЛАСОВАНО»

Письмо Минздрава России

от 05.09.2000 № 65-17/184

40. Что включает в себя виза согласования документа?

Ответ 1 Подпись и должность визирующего документ, расшифровку

подписи и дату подписания

Ответ 2 Подпись и должность визирующего документ, его номер телефона

Ответ 3 Подпись визирующего документ и дату подписания

41. Перечислите элементы реквизита «Подпись».

Ответ 1 Обозначение должности лица, подписавшего документ; рукописная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 2 Рукописная подпись лица, подписавшего документ; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)

Ответ 3 Рукописная подпись лица, подписавшего документ

42. Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать

название организации?

Ответ 1 Да

Ответ 2 Нет

43. В каком случае при оформлении документа должность лица в подписи не указывают?

Ответ 1 Должность лица в подписи обязательно должна быть указана

всегда

Ответ 2 При оформлении на бланке должностного лица

Ответ 3 При оформлении на общем бланке

44. Как оформляется должность в реквизите «Подпись» при подписании документа, составленного комиссией?

Ответ 1 Указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их

обязанности в составе комиссии

Ответ 2 Указывают должности лиц и их место работы

45. Для чего на документах проставляют оттиск печати?

Ответ 1 Для заверения подлинности подписи должностного лица

Ответ 2 Для подтверждения достоверности текста документа

Ответ 3 Для обеспечения гарантии исполнения документа

46. Нужно ли письмо, подготовленное на бланке, удостоверять печатью?

Ответ 1 Да, всегда

Ответ 2 Нет, никогда

Ответ 3 Нужно только гарантийное письмо

47. Что включает в себя отметка об исполнителе?

Ответ 1 Инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона

Ответ 2 Фамилию, имя и отчество исполнителя полностью

Ответ 3 Номер телефона исполнителя

48. С какой целью на служебном письме указывают инициалы, фамилию и телефон исполнителя:

Ответ 1 Для оперативной связи с исполнителем

Ответ 2 Для придания документу юридической силы.

49. Выберите правильный вариант оформления «Отметки о заверении копии».

Ответ 1 Заверяю:

Ответ 2 Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ф.Р. Круль 17.07.2010

50. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то кто отвечает за выполнение поручения руководителя?

Ответ 1 Лицо, указанное в списке исполнителей первым

Ответ 2 Лицо, определенное соответствующим дополнительным указанием руководителя

Ответ 3 Лицо, которому первому будет передан документ на исполнение

51. Когда на документе проставляется реквизит «Отметка о контроле»?

Ответ 1 Если документ важен, и необходимо предотвратить его потерю

Ответ 2 Если документ требует исполнения и берется на контроль

Ответ 3 Когда секретарь боится забыть срок исполнения документа

52. Каким образом делают отметку о контроле за исполнением документа?

Ответ 1 Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Ответ 2 Обозначают буквой «И», словом или штампом «Исполнено»

Ответ 3 Обозначают буквой «В», словом или штампом «Выполнено»

53. Кто подписывает и датирует реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»?

Ответ 1 Руководитель организации

Ответ 2 Руководитель службы ДОУ

Ответ 3 Исполнитель, работавший с документом, или руководитель его

структурного подразделения

54. Выберите правильно указанные минимально допустимые размеры полей, которые устанавливает для управленческих документов

ГОСТ.

Ответ 1 Левое =20 мм, верхнее =15 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Ответ 2 Левое =20 мм, верхнее =10 мм, правое =15 мм, нижнее =20 мм

Ответ 3 Левое =25 мм, верхнее =10 мм, правое =10 мм, нижнее =10 мм

Ответ 4 Левое =30 мм, верхнее =20 мм, правое =10 мм, нижнее =20 мм

Преподаватель Н.В. Коренева