Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Ò Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Ò Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказа, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Приложение № 2
к приказу ЗАО "Термика"
от 05.06.2003 № 25
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу ЗАО "Термика"
от 05.06.2003 № 25
Реквизит 22 (обяз.) - «Подпись»
Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
ü наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
ü личная подпись;
ü расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Директор института Личная подпись М.В.Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В.Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Заместитель директора Заместитель директора
По научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением
Председатель комиссии Личная подпись Т.П. Ярославцева
Члены комиссии Личная подпись С.И. Горшкова
Личная подпись В.Ю. Дегтярь
Личная подпись Д.В. Лобанов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
Реквизит23 (доп.) - «Гриф согласования документа»
Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Состоит из:
ü слова СОГЛАСОВАНО;
ü должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);
ü личной подписи;
ü расшифровки подписи (инициалов, фамилии);
ü даты согласования.
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнова
Дата
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.
Реквизит24 (обяз.) - «Виза согласования документа»
Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Включает в себя:
ü должность визирующего документ;
ü подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
ü дату подписания.
Начальник ФЭУ – главный бухгалтер
Личная подпись Н.В. Родионова
"11" 05 2006г.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись Д.Г. Хашимов
"11" 05 2006г.
Особое мнение изложено в докладной записке
В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2011 № 21/3 на 5 л. в 2 экз.
Акт приема работ от 15.09.2011 № 17 на 1 л. в 4 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 1 к приказу директора ЗАО "СТС" от 01.04.2011 №12
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
К приказу Минатома России
От 04.06.2011 № 72
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2011 № 1-5/17 и приложение к нему, всего на 3 л.
22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:
Генеральный директор Л ичная подпись О.А. Рубин
Генеральный директор
ОАО "Партия" Личная подпись О.А. Рубин
При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:
Генеральный директор Л ичная подпись А.В.Зорин
Главный бухгалтер Л ичная подпись Т.В. Барышева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
ПРЕФЕКТ СВАО г. Москвы ПРЕФЕКТ ЦАО г. Москвы
Личная подпись А.И. Петров Личная подпись И.Г. Орлов
При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель КОМИССИИ Личная подпись А.С. ДОЛОХОВ
Члены комиссии Личная подпись Л.И. Антонова
Личная подпись О.Р. Трошева
Личная подпись А.И. Якунин
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела земельной инспекции муниципального округа "Зюзино"
Личная подпись А. Г. Корж
00.00.2009
24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Юрисконсульт
Личная подпись Н.И. Власов
06.06.2009
Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись И.О. Громов
01.07.2010
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Начальник отела кадров Личная подпись А.В. Гранин
00.00.2008
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
О.Г. Родионова
236 01 26
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:
В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2008 № 1297.
Личная подпись 02.04.2007
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Вх. № 00001
Дата 08.01.2006 14:32
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Например:
DOCN \ RASP \20052000.DOC
Где DOCN - каталог, RASP - подкаталог, 20052000.DOC - файл,
или менее сложный вариант:
письмо27.D0С (Письмо - вид документа, 27 - порядковый номер письма).
Такая отметка необходима для:
исключения повторного ввода документа в ПК;
быстрого поиска документа по имени файла;
установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
Г. Новосибирск, 630102
Ул. Кирова, д. 76, кв. 12,
Москва, 103030
Скатерный пер., д 22,
Г.Н.Некрасову
А.Н.Смирнову
Если письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору Уральского Государственного
Лесотехнического Университета
проф. В.Н.Старжинскому .
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору акционерного общества «Кристи»
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс. Например: П.И.Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученую степень, звание, то его следует указывать перед фамилией.
Текстовое сокращение «гр.» (от слова гражданин) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен формулироваться одной фразой. Содержание в нем выражается формой предложного падежа. Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Заголовок не должен превышать двух строк. Например: О закупке кирпича, О поставке угля по контракту №33-022/567.
Текст – основной реквизит письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет 17 см. (формат А4.)
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие – либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием кол-ва экземпляров и листов. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:
Приложение: Копия контракта с фирмой «Киллер»
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на ______л. в _____ экз. В сброшюрованном приложении кол-во листов не указывается.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается. Две подписи ставятся, если необходимо подтвердить действительность первой подписи, и в особо важных документах. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимающей должности. Например: Директор института Подпись А.С.Маркин
Главный бухгалтер Подпись Р.П.Волков .
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Заведующий кафедрой ИТМ Заведующий кафедрой ВМ
Подпись В.А.Попов Подпись А.Ю.Вдовин.
Приведем пример оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием распорядительного документа, его даты и номера.
Например: Приложение 1 к решению Совета филиала МГЭИ от 29.12.2003 г.№ 21
Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
Положение о Северо-Западном филиале МГЭИ на 5 л. в 1 экз.
Правила подготовки и оформления документов на 7 л. в
Если приложение сброшюрировано, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МГЭИ от 27.04.2004 г. № 128 ф и приложение к нему, всего на 3 л.
22. Подпись. В состав этого реквизита входит наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия)
Например:
Заведующий кафедрой уголовного права и процесса подпись В.Н.Рабчук
или на бланке::
Директор СЗФ МГЭИ _______________ Т.А.Сахневич
(подпись)
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должностного лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Декан юридического
Факультета СЗФ МГЭИ ______________ Негребецкий В.М.
(подпись)
При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор
Северо-Западного филиала _____________ Т.А.Сахневич
Главный бухгалтер _______________ М.В. Гребничук
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора по научной работе
В.Н. Копанев
Заместитель директора по учебной работе
А.А.Щеголькова
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель ГАК _______________ Н.Д.Гомонов
(подпись)
Члены комиссии ________________ В.Н.Рабчук
М.А. Матвеев
А.В. Безруков
23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты подписания), например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор МГЭИ
Л.А.Демидова
Июня 2004 г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом.
Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ, так и проект документа или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа. Обсудим в материале, как оформить приложение к документу.
Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.
В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:
Приложение: в 1 экз.
или если документ-приложение не назван в тексте:
Приложение: Каталог запасных частей к стиральным машинам Samsung в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, а только первому (основному) адресату, отметку о приложении оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Как уже было сказано, на практике возникают ситуации, оформление которых не предусмотрено Стандартом. Рассмотрим их.
1. В качестве приложений к сопроводительному письму могут пересылаться документы на бумажном носителе и на электронных носителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах). В этом случае отметка о наличии приложений может быть оформлена следующим образом:
Поскольку количество листов документа-приложения в отметке о наличии приложения указывают для контроля комплектности документов при их отправке и получении, при пересылке документов на электронных носителях достаточно указать количество самих носителей.
Если с сопроводительным письмом пересылается только документ на электронном носителе, отметку о приложении можно оформить следующим образом:
Приложение: Проект договора поставки электротехнической продукции на компакт-диске в 1 экз.
2. Особым образом оформляется отметка о приложении при пересылке конфиденциальных документов (документов, содержащих служебную тайну с грифом “Для служебного пользования”, коммерческую тайну с грифом “Коммерческая тайна” либо иную конфиденциальную информацию с грифами “Конфиденциально” или “Строго конфиденциально” или иными).
Хотя нормативными правовыми актами не установлено особого порядка оформления сопроводительных писем и отметки о наличии приложения при пересылке конфиденциальных документов, на практике такие правила сложились. Эти правила закрепляются в локальных нормативных актах (правилах, положениях, инструкциях), которыми в организациях регламентируются вопросы конфиденциального делопроизводства.
В соответствии с этими правилами при пересылке конфиденциальных документов в сопроводительном письме в отметке о наличии приложения дополнительно указывается номер документа-приложения (имеется в виду регистрационный номер документа) и гриф ограничения доступа к документу, например:
Рассмотрим оформление приложений в случаях, когда основной документ и приложение связаны содержанием. Такого рода приложения могут иметь самые разные документы: распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), любые виды договоров, особенно гражданско-правовых, различные акты (проверок, ревизий, экспертизы и др.), планы, программы, отчеты и др.
Поскольку в этом случае, как уже отмечалось выше, документ-приложение является неотъемлемой частью основного документа, отметки о наличии приложения присутствуют и в основном документе, и в документе-приложении, но оформляются они иначе, не так, как в сопроводительных письмах.
Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение. Приведем в качестве примера текст распорядительного документа.
Соответственно, на каждом приложении к основному документу оформляется отметка о приложении по форме, установленной ГОСТ Р 6.30-2003:
Приложение 2
к приказу Росархива
от 15.03.201 1 №35
Слово “приложение” может печататься прописными буквами со знаком № , допускается также центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки:
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам, например на приложении к договору:
Если приложением к документу является документ, утверждаемый распорядительным документом (например, приказом), то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом документе-приложении должен быть еще и гриф утверждения. Поскольку гриф утверждения также содержит ссылку на основной документ (например, приказ), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) предусмотрено следующее.
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива от 12.11.2009 №125
То есть в данном случае чтобы не повторять ссылку на распорядительный документ (приказ) в отметке о приложении и в грифе утверждения, дата и номер распорядительного документа приводятся один раз – в грифе утверждения.
В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД
