Существует множество особенностей работы розничных и оптовых торговых сетей. Бухгалтерская отчетность в данном сфере деятельности достаточно сложна.
Как и во всех других необходимо в обязательном порядке вести соответствующим образом документацию. Именно на неё необходимо ссылаться при составлении отчетности.
При приемке и передаче грузов составляется акт. Иногда возникают различного рода накладки, связанные с подобного рода процедурой.
При этом следует помнить, что при недостаче обязательно необходимо будет составить соответствующим образом специальный акт. Это позволит защитить свои права, а также решить обширный перечень различных других задач.
В соответствии с действующими законодательными нормами необходимо вести бухгалтерскую отчетность всем предприятиям, а также физическим лицам при осуществлении коммерческой деятельности.
При этом должны соответствующим образом отражаться все хозяйственные операции в табличной форме. Например, при приеме-передаче товара требуется составлять соответствующей формы акт.
Но относительно часто при реализации подобного рода процедуры возникают различные накладки. Например, товар в процессе транспортировки, погрузки/отгрузки был поврежден, утерян.
В таком случае действительным доказательством может быть признан только акт, который составлен в соответствии со всеми требованиями законодательных норм.
Установлено множество различных форматов для актов в торговле – ТОРГ-2, и много различных других. При этом следует помнить о некоторых существенных особенностях их составления.
Сегодня существует специальный сборник различного рода актов, которые составляются в разных ситуациях в торговле. Основополагающим документом является Альбом унифицированных форм.
Документы подобного типа почти всегда пристально проверяются при осуществлении . Именно поэтому стоит избегать допущения различных ошибок.
Так как это может быть воспринято ФНС как попытка реализовать какую-либо коррупционную схему. Это повлечет за собой наложение штрафа или более серьезное наказание в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях РФ.
Акт о недостаче товара при приемке word можно найти без каких-либо затруднений через интернет. Если соответствующий опыт по какой-то причине отсутствует – лучше всего заранее проконсультироваться у специалиста.
Можно будет также найти образец в эксель. Фактически формат акта не является существенным. Важно лишь правильное отражение всех обязательных пунктов.
Основные вопросы, рассмотреть которые нужно будет заранее:
Важно помнить о определенных различия при составлении актов из соответствующего обозначенного выше альбома стандартных форм документов.
На данный момент существуют определенные нюансы формирования. В первую очередь они связаны именно с перечнем присутствующих пунктов.
Данного типа форма используется только в случае, если имеет место расхождение количества/качестве товара с заявленным в сопроводительной документации.
При этом сам акт приема подобного товара должен оформляться в соответствии с определенными правилами в зависимости от способа осуществления доставки. Это может быть почта, какая-либо специализированная транспортная компания.
Основные особенности:
Если какие-либо товарные, материальные ценности, проверяемые таким образом не имеют дефектов, расхождения качественные/количественные не установлены – делается соответствующая отметка.
На основании акта типа ТОРГ-2 составляется претензионное письмо к поставщику. На основании данного документы должны быть возмещены убытки, неудобства.
Стоит помнить, что принципы составления акта ТОРГ-2 и ТОРГ-3 достаточно схожи. Но при этом они составляются они в различных случаях:
Сам акт ТОРГ-3 включает в себя следующие основные пункты:
Также имеется вторая страница с данными по поводу товара. Она включает в себя таблицу, в которой отражается информация по поводу самого поставляемого товара.
Найти образец составления данного типа документа труда не составит. Но при этом следует помнить о некоторых особенностях, нюансах составления.
Это позволит избежать наложения штрафа если неверно сформированные документы попадут на стол к налоговому инспектору. Законодательство, затрагивающее данный вопрос, постоянно реформируется. Необходимо быть в курсе всех обновлений.
Существует большое количество различных нюансов при составлении актов при приемке и отправке товаров. Все их стоит рассмотреть заблаговременно.
В процессе приемки товаров может быть обнаружена их недостача. Она может быть вызвана как ошибкой поставщика (к примеру, недовложение), так и пропажей товаров в процессе транспортировки. В любом случае, оприходовать покупатель должен фактически поступившее количество товаров, а на недостающее количество составить соответствующий акт. Этот акт в дальнейшем будет являться основанием для урегулирования возможных претензий с поставщиком и транспортной компанией. О том, как можно оформить такой акт, расскажем в нашей консультации.
Единой, обязательной к применению формы акта о выявленной недостаче товара нет. Поэтому организация может разработать такой акт самостоятельно, взяв за основу, к примеру, форму № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132). Какой бы вариант акта организация ни выбрала, важно обеспечить наличие в форме такой первички обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):
— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;
Как правило, акт будет подписываться организацией-покупателем и представителями транспортной организации. Конечно, было бы лучше привлечь к подписанию акта и представителя продавца, если есть такая возможность, а также включить в состав лиц, составивших акт, представителя независимой организации. Соответственно, и количество экземпляров необходимо столько, сколько задействовано сторон. Обычно такой акт составляется в 3 экземплярах - для покупателя, продавца и транспортной организации.
Форму применяемого организацией акта о выявленной недостаче товара необходимо закрепить в .
Пример бланка акта недостачи товара при приемке скачать можно по ссылке ниже.
Акт о недостаче товара при приемке (Word): .
Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.
Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:
Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.
Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:
Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.
При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.
Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.
Сотрудникам, ответственным за заполнение этих документов необходимо ознакомится с каждым из них и знать тонкости их заполнения. Так как это даст возможность избежать проблем с контролирующими органами в будущем.
О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:
На акте обязательно указывается дата составления документа. Отослать акт поставщику нужно как можно быстрее, так как необходимо уложиться в требуемые законом сроки. В противном случае, поставщик может отказаться от исполнения претензии.
Бланк (форму) такого акта можно скачать .
Образец акта о недостаче товара при приемке
Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.
Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:
Прием товара является ответственной процедурой, которая требует внимания от тех сотрудников, которые принимают продукцию, ведь нужно не только принять, но и зарегистрировать поставку, проконтролировать качество товаров. Если будет выявлено несоответствие с тем, что указано в документах, составляет акт о недостаче товара при приёмке. Давайте разберем его более подробно.
Сегодня любые вопросы, которые связаны с составлением актов такого вида, описываются в законодательных нормах. Именно потому важно помнить, что для трактовки подобных документов важно владеть соответствующей терминологией, что не только позволит составить юридически правильный документ, но и минимизировать число ошибок.
К наиболее важным терминам стоит отнести такие понятие, как товар, услуги, акт недостачи и акт приема-передачи. Давайте более подробно изучим, что именно скрывается под каждым из этих терминов.
Такой акт является официальным документом, где фиксируется несоответствие товаров при доставке с их полным описанием, количеством. Сравнивают с данными, которые записаны в накладных. Подобный документ используется для выполнения таких функций, как:
Такой документ составляют не только при приемке либо отправке продукции – его также используют в случае проведения инвентаризации. При этом нужно помнить про допустимые нормы недостачи, которые списывают на естественные расходы компании – если они не превышены, недостачу просто списывают. А вот если есть превышение, недостачу перекладывают на виновных лиц (те, кто ответственен за сохранность продукции, учет товаров и т.д.). Если товар пострадал в результате каких-либо стихийных бедствий, необходимо также оформить специальный акт. После составления документа и его визирования у руководителя акт пересылается в страховую компанию, если есть возможность получить выплату.
Но если недостачу обнаружили при приеме товара от поставщиков, то акт нужно составить и передать ему для объяснения причины и компенсации деньгами или продукцией. В любом случае, его нужно составить максимально правильно, учитывая действующее законодательства и нормы ТК РФ.
При заполнении документу помните, что в нем обязательно должны быть следующие графы:
Документ должны заверить все лица, которые принимали товар и обнаружили недостачу – минимум три человека (для ИП – один).
После составления акт его передают в бухгалтерию или лицу, исполняющему обязанности главбуха. Специалист должен провести сверку, заверить акт о недостаче и направить его генеральному директору фирмы. Внизу обязательно должна присутствовать круглая печать, но так, чтобы не «закрывать» подписи.
Если руководство соберется взыскивать сумму убытков с виновных лиц, нужно написать данный документ и подать его после заверения акта в течение 30 дней.
Также сам акт (его копию) любым способом отправляют поставщику товара – заказным письмом, по электронной почте. А оригинал передается в бухгалтерию, где его подшивают и отправляют на хранение. Такие документы хранятся в компании в течение трех лет.
Давайте подробнее рассмотрим, должна правильно отражаться недостача товара у покупателя и продавца.
Если покупатель товара обнаружил недостачу, то такой учет трудностей не повлечет. Сумму претензии, выставленной за недостачу, нудно отразить на счету 76/2 «Расчеты по претензиям» по дебету (на нем отражают до урегулирования претензии между покупателем и продавцом) и на счету 60 по кредиту «Расчеты с поставщиками». Принимают к учете то количество товара, которые было поставлено фактически.
В случае если разницу установят после принятия продукции на учет, то данные придется изменять.
Если недостачу обнаружили при приемке товара, то все очень просто – нужно просто сделать запись о стоимости по факту поставленных товаров. Но как быть, если эта проблема была обнаружена уже после этого? Давайте рассмотрим на примерах.
Недопоставку выявили в конце отчетного периода, но до конца календарно года. В таком случае нужно отсортировать излишне начисленные суммы прибыли, налогов, себестоимости продаж.
Проблемы обнаружили в следующем отчетном году, при этом отчетность за предыдущий год уже составлена и были утверждена и сдана в проверяющие органы.
В таком случае сумму завышенных доходов компании от реализации продукции нужно изменить через отражение это суммы через прочие расходы, а себестоимость – через доходы. Изменения нужно вносить и отразить датой начала претензии. Если есть существенные ошибки, то тут существует иной способ исправления.
Важно обратить внимание, что поставщик продукции не использует счет 76/2 для отражения недопоставки. Задолженности до момента признания претензии отражаются по счету 62 «Расчеты с покупателями».
Вконтакте
Согласно закону, любая коммерческая деятельность двух организаций должна быть подтверждена документально. Именно поэтому в подобных случаях составляются договора, в которых стороны согласовывают различные детали и нюансы сделки. Как правило, договор является своего рода защитой сторон в случаях, когда контрагент нарушает условия соглашения. Для того чтобы суметь отстоять свои права в подобной ситуации, необходимо отлично ориентироваться в юридических аспектах данной правовой области.
Исходя из общеустановленных правил, частичное или полное нарушение пунктов договора одной из сторон может послужить основанием для составления претензии.
На практике ситуации, в рамках которых контрагент может нарушить договор, могут варьироваться. Именно поэтому единой формы составления претензии не существует. Однако во всех случаях вне зависимости от ситуации стороны должны придерживаться определенных законодательных норм. Данное правило может помочь восстановить справедливость и сэкономить время и деньги.
Итак, какие правила нужно учесть при составлении претензии относительно непоставки товара или нарушения сроков поставки? Как правило, общеустановленного шаблона, которого нужно придерживаться при написании претензии, нет. Поэтому вы вправе составлять документ в свободной форме с учетом некоторых юридических моментов.
Не забудьте включить в претензию следующие пункты:
Для того чтобы вручить претензию адресату, вы можете воспользоваться двумя опциями: передать лично в руки или отправить заказным письмом с уведомлением о прибытии к адресату. Помните, что при выборе первого варианта вам необходимо составить две копии претензии, на одной из которых адресат должен оставить отметку о вручении.
Так, если вы выполните все вышеуказанные правила, вы не оставите контрагенту никакого варианта, кроме как выполнить ваши требования.
Согласно законодательным нормам, при поставке товара грузополучатель должен составить акт о расхождении по количеству или качеству, в котором ему необходимо указать излишки или недостачи. Именно данный документ, а точнее его копии и могут вам помочь восстановить справедливость.
Существуют определенные унифицированные формы акта:
В случае, когда грузополучатель принимает несколько товарных позиций, в акте необходимо указать только те, относительно которых была выявлена недостача. Также в конце документа необходимо указать, что относительно других ТМЦ расхождений выявлено не было.
Специалисты советуют составлять акт только в присутствии представителя грузоотправителя. Для этого в договоре необходимо указать приоритетный способ уведомления лиц о необходимости приглашения представителя для приемки товара, сроки прибытия, а также порядок действий в случае отсутствия представителей поставщика в момент приемки товара. Также вполне возможно указать в договоре, что в случае возникновения споров относительно количества поставленного товара, акт о расхождении может быть составлен в отсутствие представителя поставщика, но с помощью независимого лица (сотрудника любой незаинтересованной организации).
На практике могут возникнуть ситуации, когда недостача товара может быть обнаружена только после получения товара. К примеру, во время приемки товара вы пересчитали количество коробок, однако при последующем вскрытии обнаружили, что коробки были заполнены только наполовину. В данном случае допускается заполнение акта произвольного содержания.
После составления акта не забудьте написать претензию и направить оба документа поставщику. При отправке учитывайте сроки, описанные в договоре, а в случае отсутствия таковых, направляйте документы как можно быстрее после выявления недостачи. Помните, что если вы затянете отправление документов, грузоотправитель может вполне законно проигнорировать ваши требования.
Исходя из пунктов договора сторон, вы имеете право на требование:
При выборе последних двух опций грузоотправитель обязан внести корректировки в счет-фактуру, заверив документы личной подписью руководителя, печатью организации и точной датой внесения поправок. Что касается накладных, внесение правок в данные документы совершенно необязательно, так как факт недопоставки товара будет отражен в акте.
В момент исполнения обязательств сторон относительно ранее установленного между ними соглашения, возникает несколько юридически весомых моментов, которые напрямую влияют на соблюдение условий сделки.
В частности, к данным нюансам относится и количество поставляемого товара, а также комплектация и упаковка изделий.
Обратите особое внимание на то, что помимо вышеперечисленных, законодательством предусмотрены индивидуальные условия сделки, относительно которых стороны договариваются в соглашении. В случае их невыполнения данные пункты также будут иметь юридически значимые последствия.
Для того чтобы проследить выполнение условий договора, стороны договариваются об определенном сроке, в течение которого контрагент может выдвинуть свои претензии. Если данный пункт опущен в договоре, стороны могут руководствоваться общими законодательными положениями и нормами.
В большинстве ситуаций Гражданский Кодекс России предписывает предъявление претензии относительно исполнения условий контракта одной из сторон в разумные сроки. Законодательство устанавливает такой неопределенный срок ввиду того, что условия сделок могут зависеть от различных обстоятельств. Однако в условиях сложившейся деловой этики данный срок имеет вполне реальные цифры – 30 дней с момента уведомления контрагента о нарушениях пунктов договора.
