Д
окументы есть в каждом доме
, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны,
инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства,
дипломы…. Как показывает практика места они занимают довольно много, а требуются
обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно.
Вот поэтому они
должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к
минимуму. Сегодня об этом).
1 шаг. Выкинуть лишнее
2 шаг. Сортировка оставшегося.
3 шаг. Организовать
хранение.
У меня документы занимали два ящика в тумбе в гостиной. В первом лежали собственно документы, а во втором инструкции и гарантийные талоны. Где-то раз в год я все это разбирала, какая-то часть выкидывалась, но в любом случае два ящика по-прежнему были заняты этим добром. В этом году я решила организовать хранение иначе. Но сначала надо все разобрать и избавиться от лишнего, размусориться. Ох, не люблю это слово, но… так емко характеризует процесс). Вот задумалась, если бы не гипс на ноге, затеяла бы я это мероприятие? По времени вышло очень прилично.
Складываем всю документацию в одну кучу или несколько, я раскладывала в две и разбирала в два этапа: инструкции и документы. Именно так они у меня уже были рассортированы по ящикам.
Выкидываем инструкции от тех девайсов, которые приказали долго жить, просроченные гарантийные талоны. Квитанции, которым больше трех лет. Остальные документы индивидуально.
Самый приятный и творческий процесс.
Начала я с
инструкций и гарантийных талонов.
Думаю, Вы со мной согласитесь, довольно редко мы ими
пользуемся. Какими-то только первое время, пока осваиваем покупку, а какие-то
даже и не открываем – всё очевидно. Вещи приобретаются, инструкции копятся. Я
вообще любитель техники, целый ящик макулатуры в итоге нажила. Решила я
перевести абсолютно все инструкции в электронный вид. В результате внушительная
куча бумаги трансформировалась в маленькую электронную папку «инструкции» в
ноутбуке.
Расскажу как. В сети есть практически все
инструкции, просто надо в поисковике забить название техники (марку и модель) и
скачать файл
pdf
или
обычный текстовый файл. Для пары вещей инструкции скачать не удалось и я их
отсканировала. Также создала текстовую папочку, где сохранила важную информацию
по отделочным материалам (например, какая и где кафельная плитка (модель,
коллекция), ткань на диване, артикулы напольных покрытий, производитель и колер
краски). Это позволило распрощаться с еще большим количеством бумажек. Да, эта
работа заняла время, но в итоге искать нужное стало гораздо быстрее и удобнее.
Не надо рыться в куче бумаг, не надо их как-то упорядочивать, регулярно перебирать
и размусоривать, они не занимают место,а еще на пк удобно увеличить мелкий
шрифт. Кроме разово затраченного времени (и то только потому, что не делала это
по мере покупок раньше), минусов такого хранения инструкций я не нашла. Единственное,
что я делаю дополнительно, это и документы, и фотографии копирую на внешний
носитель, мало ли ноутбук устанет и откажется работать.
Если хранение в электронном виде для Вас неудобно, то можно завести папку и разбить все инструкции на группы. Сортировка может быть по назначению (электроника, бытовая техника, для здоровья, разное) или по местоположению (кухня, ванная, комнаты). Не стоит под каждый девайс делать отдельную папку, такое хранение не сильно будет отличаться от стопки, да и пользоваться приходиться редко.
Остальные документы. Они уже рассортированы на группы и их объем понятен. Вот исходя из объема и надо продумать хранение. Удобное хранение☝!
Хранить документы лучше вертикально, стопка – это не самый удобный вариант. При вертикальном хранении не надо ничего доставать, чтобы добраться до нижележащего.
Ящик для
документов у меня уже есть - размеры ящиков я еще при заказе мебели делала
такие, чтобы помещался формат А4. Я купила сортер (можно было и без него
обойтись), канцелярские конверты на зип-молнии и кнопке. Разложила документы в
папки, подписала их и составила в ящик. Те что реже используются (документы на
право собственности, старые, но пока хранящиеся квитанции) в глубину, часто
используемые ближе.
!
Если папки на виду, то стоит потратиться и выбрать что-то
красивое, чтобы не портить интерьер.
!
Большое количество папок, на мой взгляд, не очень
удобно, поэтому документы надо группировать достаточно объемно, а в более
крупные папки можно вложить более мелкие конверты, чтобы структурировать
документы внутри. Никто не просматривает домашнюю документацию ежедневно, а значит чрезмерно усердствовать и под каждую бумаженцию делать отдельную папку, маркировать ее нет смысла. Возможно, это красиво и интересно, но на счет целесообразности поспорила бы))).
Папки получились такие:
Папка с
коммунальными платежами, думаю, в скором будущем тоже аннулируется, но пока не
рискнула, надо понаблюдать, как все это работает. Как я понимаю ситуацию, при
платежах онлайн, их история хранится 3-5 лет. То есть при любых недоразумениях
с коммунальщиками можно попросить выдать еще раз квитанцию и найти в истории
платежей соответствующий чек. С этого года чеки я распечатывать перестала,
просто делаю пометку на квитанции «оплачено», ставлю дату оплаты (чтобы, если
что, чек быстро найти) и отправляю в соответствующий конверт.
Если нет
специального «мебельного» ящика для хранения папок, как у меня, то подойдет
любая соответствующая коробка, корзина, контейнер, куда могут поместиться
конверты А4.
Можно использовать и обычную коробку нужного размера, просто
обклеить ее обоями или самоклеящейся пленкой. Здесь нет предела для фантазии.
Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.
Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.
Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.
В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.
Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.
Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.
Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.
Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.
Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.
Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.
Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.
Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.
Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).
Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.
Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.
Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.
Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.
Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.
Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.
И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.
Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!
А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!
С тем, какие документы, в течение какого срока нужно хранить. Оказалось, что многие квитанции, свидетельства и справки должны оставаться у нас довольно продолжительное время, поэтому возникает резонный вопрос, что бы такое приспособить под их хранение?
Вот пара идей решения этого вопроса:
1. Папка для бумаг.
Конечно первое, что приходит на ум – это большая папка с кольцами и файлами. Чаще всего такие папки имеют формат А4, поэтому в них удобно хранить справки, свидетельства, договоры, документы на недвижимость. Лучше завести для каждой сферы деятельности отдельную папку. Обязательно подпишите её, в идеале на первом листе или на самой папке должен находиться список документов, которые там лежат, это очень облегчает поиск.
Что касается документов не стандартного размера, например, квитанции или чеки, их лучше наклеивать на лист формата А4 (приклеиваем только один уголок) и хранить также в прозрачных файлах и папках.
2. Папка-портфель . В канцелярском магазине можно приобрести специальный портфель с множеством разделов, это может быть альтернативой большим папкам. Единственный минус – нельзя листая просматривать документы, поэтому позаботьтесь о надписях и перечне документов, хранящихся там.
Специально для дам, можно поискать вариант по женственнее
3. Фотоальбом . Фотоальбом с магнитными листами прекрасное место хранения квитанций по оплате, их даже не придётся клеить на листы. А рядом есть место для надписей и ваших пометок.
4. Конверты . В простых конвертах можно хранить квитанции и чеки. На мой взгляд, такой способ хранения удобен для тех документов, которые вы отправляете «в архив», например квитанции об оплате ЖКХ, которым уже больше 3-х лет.
5. Коробки. В коробках можно хранить всё и документы в том числе, но это крайне неудобно, когда нужно найти нужную квитанцию или договор. Однако для домашнего архива документов, которые редко используются вполне подойдут.
6. Хорошей альтернативой коробке, может служить… та же коробка, но сделанная в виде картотеки, с разделителями .
Здорово, если такая коробка будет закрываться на ключ
7 Паспорта, документы об образовании и другие неформатные документы с твердыми обложками лучше хранить или в коробках (неизменной популярностью в этом случае пользуются коробки из под конфет), или приклеить к обратной стороне папки с документами картонный конверт (можно и простой конечно) и сложить их туда. Отлично если коробка будет огнеупорной и с замком.
8 Отдельно хочу акцентировать внимание на хранение амбулаторных карт . Многие считают, что лучше хранить карточку дома, однако это является нарушением законодательства. В соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 22.11.2004 г. № 255, медицинская карта амбулаторного больного хранится в регистратуре. Поскольку карта является юридическим документом, она не должна выдаваться на руки пациенту. Хранение медкарт на руках у пациента противоречит п. 6 ст. 30, чч. 3, 4 и 5 ст. 31, ч. 1 ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (ОЗ РФ).
Правила хранения документов:
1. Документы должны храниться в недоступном для детей месте! (хорошо, если ваши документы лежат в шкафу, который закрывается на ключ)
3. У вас должна быть папка с ксерокопиями важных документов, которую нужно хранить вне дома (у родителей, в банковской ячейке), это поможет быстрее восстановить документы, если с оригиналами что-то случиться (пожар, наводнение, кража итд.)
4. Не смотря на то, что амбулаторные карты должны храниться в поликлинике, справку о группе крови, наличии аллергии на какие-то лекарственные препараты, хронические заболевания (диабет) нужно всегда иметь при себе.
5. Обязательно делайте ксерокопию чеков на крупные покупки, так как со временем чеки «выцветают» и у вас может остаться просто пустой обрывок кассовой ленты.
Выбрав какую – то систему хранения документов, важно постоянно придерживаться её , то есть помещать все документы обратно на свои места, новые документы вкладывать сразу в нужную папку. Это облегчит вам наведение порядка и поиски нужного чека или квитанции займут считанные минуты.
Хотите получать новости проекта "Домашние дела на лету" на свой электронный ящик? Оформите подписку, заполнив форму ниже и получите в подарок аудиокурс "5 секретов счастливой домохозяйки"
Доброе всем время суток! Сегодня нашей темой станет хранение документов в доме: как и где хранить, сколько нужно хранить чеки, квитанции, договоры и многое другое. Надеюсь, вам будет интересно, и вы с легкостью сможет навести порядок в домашних документах и бумагах. Я подготовила: чек-лист по сортировке документов, ссылки на органайзеры для хранения документов и несколько фото с идеями. Ну что, начнем?
Вначале давайте подумаем, а зачем оно нам? Какой смысл тратить целый день на организацию хранения документов в квартире. А такой: вы избавитесь от следующих «вреднючек», пожирающих ваше время, силы и порядок в доме. А уж говорить о достижении такой цели, как организация порядка в доме раз и навсегда, и говорить не придется.
Итак, правильно организовав хранение документов в доме, мы спасем себя от:
Кроме того, когда мы будем организовать хранение документов, то нам нужно позаботиться о том, чтобы сделать копии особо важных бумаг на случаях ЧП, а также скрыть их от посторонних глаз.
Я не буду перечислять их здесь, дабы не привлечь их в свою жизнь. (Я настолько суеверна, и считаю, что мысли материальны, поэтому нужно аккуратно подходить к тому, что ты говоришь или пишешь).
Приступим?
Основная моя работа: ведение юридического сайта и помощь гражданам в поиске юриста. И знаете, какая основная проблема мешает большинство отстаивать свои права в суде? Потеря бумаг и выцветание чеков. Знаете, такую хитрость магазинов, печатать чеки на бумаге, которая за два месяца выцветает, чтобы вы не могли воспользоваться гарантией? Поэтому, пожалуйста, как бы вам не было лень, делайте копии чеков и гарантийных талонов на дорогостоящие приобретения.
Итак, мы оценили, что творится в наших шкафчиках. Пошли дальше.
Итак, оставшиеся документы мы сортируем по назначению:
На этой стадии сделайте себе по копии наиболее важных документов и сложите их в ОДНУ папку. Оригиналы рассортируйте по назначению или так, как удобнее вам. Можно распределить по членам семьи.
Когда я увлеклась идеями минимализма и занялась расхламлением дома, то сортировка и организация хранения документов были одним из наиболее важных для меня пунктов.
Шаг 2.2. Расхламление документов
У меня получилось такой список документов и бумаг, которые пора выкинуть, чтобы очистить рабочий стол от всего лишнего:
Кроме того, я считаю, что на этом этапе можно заняться и очисткой компьютере.
Шаг 3. Выбираем способ и место хранения документов
Здесь я не буду много расписывать. Просто расскажу, какие идеи хранения документов в доме я нашла.
Папки для хранения документов, папки-портфели. Каждую из папок можно отнести под свою категорию бумаг;
Можно использовать систему цветных стикеров и папок, чтобы выделить категории документов. Иногда люди делают масштабные полки с перегородками, но я думаю, наши маленькие квартиры не могут нам этого позволить.
Ящик для хранения документов с картонными разделителями.
Специальные коробки в стеллажи из Икеа.
Для меня важно, чтобы личные документы не были доступны посторонним людям, гостям и различным мастерам по ремонту.
Наиболее часто я встречаю хранение документов на верхней или наоборот самой нижней полке или ящике. Если у вас есть маленькие детки, то лучше все-таки верхние. А еще документы нельзя хранить во влажных или солнечных местах, на неутепленных балконах и на антресолях в домах, построенных в советское время (опять же из-за влажности).
А главное, приучите себя определять место для документа в доме сразу, как только он у вас появился. То же касается и электронных документов и писем.
Я, как большой любитель икеа, собрала такие вещи:
На этом все. А как организовано хранение документов в вашем доме? Давайте поделимся друг с другом полезными советами в комментариях.
Заведите специальное место
Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: ящике, папке, коробке. Причем в максимально труднодоступном для маленьких членов семьи. А вот остальным домочадцам это место нужно знать «в лицо». Избегайте соседства коробки с излишней влагой, ограничьте воздействие яркого света на чеки и документы и регулярно очищайте папки от пыли - это поможет дольше сохранить документы в хорошем состоянии.
Чтобы не рыться в кипе листов, теряя время и нервные клетки, разбейте документы на категории, например:
Само собой, важнейшей категорией будут документы первой необходимости - паспорта, загранпаспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и прочие.
Совет от сайт
На всякий случай сделайте копии всех главных документов на каждого члена семьи и храните их в отдельной папке.
Папки и коробки для хранения выбирайте прочные, удобные и плотно закрывающиеся. Маленькая хитрость: помимо прочих категорий, заведите еще и «временный» лоток для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались буквально вчера, а времени убрать их на место еще не было.
Только не ленитесь регулярно разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.
Сортируйте по принадлежности
Коробки (папки) для документов из каждой категории можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого каждому члену семьи присвойте цвет и пометьте им соответствующую подборку – стикером, маркером, листом цветной бумаги и пр. Так домашние, которые ориентируются в квартире чуть хуже вас (то есть все), будут меньше путаться и реже находить поводы беспокоить вас криками вроде: «Где мой сертификат об окончании первого уровня курсов португальского языка за 1998 год?!»
Храните оригиналы отдельно от копий
И дело не только в том, что так вы быстрее найдете как одно, так и другое, но и в безопасности. Мало у кого в квартире имеется несгораемый сейф для хранения особо важных бумаг, тем более ценна для нас возможность в экстренном случае молниеносно схватить одну единственную папку, где находятся все необходимые вашей семье оригиналы документов, и унести ее с собой в светлое будущее.
Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами
Найти крошечную карточку СНИЛС среди тонны такой памятной макулатуры как утвержденное меню на вашу свадьбу, неиспользованный рецепт на молочную кухню двухлетней давности, распечатка расходов по кредитке за 2005 год и невероятно смешная переписка времен студенчества на 30 листах - задача не из легких. Упростить ее можно, разделив по разным папкам действительно важные документы и бумажное барахло, которое выбросить не поднимается рука.
Используйте цветные стикеры
Наиболее важные бумаги можно маркировать цветными стикерами с дополнительным пояснением. Разноцветные бумажки также подойдут в качестве разделителей между категориями или папками членов семьи.
А еще на них можно оставлять милые послания для близких, правда, это к правилам хранения документов имеет весьма посредственное отношение.
Закрывайте на ключ
Конечно, ничего особо страшного не случится, если в вашем загранпаспорте вдруг появятся нарисованные черным маркером усы, а цифры на страховом полисе будут залеплены пластилином. Но и приятного в процессе восстановления документов, согласитесь, мало. Да и юного художника нагоняй, скорее всего, не обрадует. Так что шкатулку, в которой хранится важнейшая категория документов, рекомендуем закрывать на замок. На крайний случай подойдет шпингалет на дверце шкафа или специальный стоппер на ящике. А ребенка попробуйте отдать в художественную студию, кто знает, может, у него и правда – талант!
