Найти новую работу или научиться получать удовольствие от той, которая есть? Переехать в Москву или остаться в родной провинции? Затеять спор с коллегами или промолчать? Провести ближайшие выходные с друзьями или уделить это время карьере? Каждый день мы принимаем множество решений, важных или не очень. Именно от них зависит, какой будет наша жизнь, сможем ли мы гордиться собой и станем ли счастливыми.
Хотите научиться выбирать только оптимальные варианты? В этом вам помогут советы из книги «Ловушки мышления» . Перед вами - несколько отрывков из нее о том, как дистанцироваться от проблемы, определить приоритеты и отказаться от всего лишнего.
В октябре 2010 года 26-летней Ким Рамирес позвонила бывшая коллега с предложением присоединиться к запуску новой технологии, которой она занималась. В то время Рамирес жила в Чикаго, работала в отделе продаж одной из ведущих интернет-компаний и не искала другой работы. Но подруга настаивала, даже пригласила ее на обед с организатором запуска. Посчитав, что ей нечего терять, Рамирес согласилась.
Вскоре она познакомилась с организатором, и проект увлек ее. Его ви΄дение было захватывающим, и ей нравились небольшие стартапы. Она согласилась нанести визит в штаб-квартиру компании в Бостоне. Возможности впечатляли. Положение, которое ей предлагалось - делопроизводитель в Чикаго, - представляло собой значительный шаг по сравнению с ее текущей работой. Но она также знала, что многое теряет.
У нее был гибкий график занятости, который позволял ей проводить больше времени с мужем Джошем. Впервые за всю историю отношений у них совпадало рабочее расписание, никому из них не приходилось уезжать каждую неделю или работать сумасшедшее количество времени.
В середине декабря Рамирес съездила в Бостон, встретилась с другими руководителями и спросила о своей будущей занятости. Ответы показались ей несколько агрессивно-поверхностными, но, в конце концов, они ведь пытались ее завербовать. Тем не менее ей понравились все, с кем она познакомилась. Ее водили по офису, как будто она была знаменитостью, на нее произвели впечатление энтузиазм, энергия и амбиции команды. «Я уходила от них на очень большом подъеме», - рассказала она.
Под влиянием эмоций девушка почти решилась сменить работу.
В конце визита основатель официально предложил ей и зарплату, и должность, оказавшиеся существенным прорывом по сравнению с ее настоящим положением. Сразу после встречи, прямо из аэропорта она в восторге позвонила Джошу: «Это такая потрясающая возможность! Мне нужны новые задачи, и я думаю, что это они».
Вернувшись из поездки, она сочла своим долгом предупредить начальника и послала ему записку о том, что ей предложили другую работу. Он немедленно перезвонил ей со словами, как высоко ценит ее. Спустя несколько минут ей позвонил начальник ее начальника, который пообещал, что через некоторое время сделает ей встречное предложение. Это было незадолго до Рождества, поэтому Рамирес знала: ответ будет не раньше, чем через неделю или две.
Внезапно она оказалась в завидном положении: в ее услугах нуждались две компании. Вот только выбор вызвал у нее беспокойство. Когда возбуждение от посещения Бостона начало спадать, она засомневалась. Команда пыталась успокоить ее по поводу объема работы, но внутренний голос говорил: это запуск. Тебе придется работать в сумасшедшем режиме. Оно того стоит?
Чем больше она думала о выборе, тем меньше была уверена.
Рамирес рассказывала, что во время праздников ее почти каждый день тошнило, она не знала, чего ей хочется. Тогда она начала спрашивать совета у лучших друзей: что мне делать? Одна подруга, Джина, поддержала идею запуска, но предупредила, чтобы Рамирес не соглашалась на менее гибкий график, чем сейчас. «Ты кажешься действительно счастливой», - сказала она.
Рамирес продолжала мучиться с решением, пока наконец не поняла, в чем ее проблема: это не просто решение о работе, это решение о системе ценностей. Повзрослев, она всегда рассматривала себя как «амбициозную женщину, делающую карьеру», и с этой точки зрения работа в запуске была очевидным преимуществом.
С другой стороны, приобретя опыт на нынешней работе, Рамирес достигла равновесия между жизненными ценностями: у нее оставалось время на Джоша, на друзей и на семью.
Оказалось, что выбор стоит между карьерой и свободой.
Впервые ей пришлось делать выбор между двумя возможными направлениями своей жизни. Она рассказывает: «Очень долгое время вы можете просто двигаться, и перед вами не встает вопрос: что я ценю больше?» Пока она ждала встречного предложения от нынешней компании, руководители запуска забрасывали ее электронными письмами, звонили и спрашивали, что она решила. Она чувствовала себя ужасно, поскольку заставляла их ждать. Затем наступил переломный момент.
Однажды она пошла на пробежку в тренажерный зал. Во время восьмикилометровой дистанции ее вдруг осенило. Для чего я работаю? Что является целью моей работы? Эта мысль ударила как молния. «Я чуть не упала на беговой дорожке», - поделилась она.
Мысли потекли рекой: я работаю, чтобы иметь достаточно денег, чтобы быть в безопасности, чтобы путешествовать с Джошем, чтобы заняться фотографией, если захочу, или пригласить сестру на обед. Но если у меня не будет достаточно времени, чтобы делать те вещи, которые мне нравятся, большее количество денег или ответственности не принесут мне радости. Все стало предельно ясно: ей следует остаться на старой работе. «Я ощутила мир в душе», - сказала она.
Оглядываясь назад, она поразилась: не будь у нее времени пережить эмоции после визита в Бостон, она, скорее всего, приняла бы предложение и заплатила неизвестно какую цену с точки зрения своих отношений и чувства равновесия.
Принимая решение, Ким Рамирес должна была дистанцироваться от мгновенных эмоций. После посещения Бостона она ощущала эйфорию («Это такая удивительная возможность!»), но оказалась достаточно мудра, чтобы дать себе время все обдумать.
Даже после того, как чувства улеглись, она некоторое время оставалась в замешательстве. И вот отсюда мы двинемся дальше. Решение Рамирес оказалось трудным не столько из-за того, что она отвлеклась на мгновенные эмоции, сколько из-за того, что она должна была сделать выбор между двумя базовыми направлениями. В конечном счете Рамирес призналась, что не могла принять решение до тех пор, пока не разобралась со своими предпочтениями в жизни.
Вывод из этой истории такой: если вы стоите перед сложным выбором, задайте себе важные вопросы о приоритетах. Что вами движет? Каким человеком вы стремитесь быть? Что считаете лучшим вариантом для своей семьи в долгосрочной перспективе? Это поможет расставить все по местам.
Может быть, совет определить и зафиксировать свои базовые приоритеты звучит слишком избито. Тем не менее существуют две причины, почему люди редко действуют в соответствии с этим, казалось бы, основополагающим принципом.
Во-первых, люди редко устанавливают приоритеты, пока их не вынуждают обстоятельства. Во-вторых, установить приоритеты - еще не значит ими заниматься.
В конце Паундс заметил, что «ни один менеджер не сообщил о какой-либо деятельности, которая была непосредственно связана с упомянутыми проблемами». Они не проводили никакой работы по своим базовым приоритетам! Она была вытеснена неотложными делами.
То же происходит и с родителями: качественное времяпрепровождение с детьми заменяется выполнением полученных в последнюю минуту поручений и приготовлением еды. Проблема в том, что неотложные дела - самые яркие и срочные обстоятельства - всегда изменяют направленность нашего внимания.
Чтобы посвятить больше времени основным приоритетам (которые, конечно же, и есть наша цель!), мы должны уменьшить время, которое тратим на другие вещи. Вот почему Джим Коллинз, автор книги «От хорошего к великому» , предлагает создать «список того, что нужно прекратить делать».
Эта идея родилась в ответ на вопрос, поставленный одним из его наставников: подумать, что он стал бы делать после двух в корне меняющих жизнь звонков. Во время первого его уведомили бы, что он унаследовал 20 миллионов долларов без каких-либо обязательств. А во время второго ему сообщили бы, что в связи с редкой и неизлечимой болезнью ему осталось жить всего 10 лет.
Наставник спросил Коллинза: «Что бы вы начали делать по-другому, в частности, что бы прекратили делать?» С тех пор, говорит Коллинз, он каждый год готовит список «прекратить делать».
Наивно делать вид, будто мы на все можем найти время, установив многозадачный режим работы или начав работать более эффективно. Взглянув повнимательнее, вы обнаружите, что в расписании не так уж много пробелов. Час, проведенный за одним занятием, - это час, не потраченный на другие. Так что если вы приняли решение проводить больше времени с детьми, или пойти учиться в колледж, или больше тренироваться, то параллельно должно появиться решение, что вы собираетесь прекратить делать.
Конкретизируйте: взгляните на расписание прошлой недели и спросите себя: от чего именно я откажусь, чтобы выкроить дополнительные три, или четыре, или пять часов на то, что мне нужно?
Еще несколько книг для развития мозга можно посмотреть
P.S.: Подписывайтесь на нашу рассылку . Раз в две недели будем присылать 10 самых интересных и полезных материалов из блога МИФ
В лидере очень важна способность и умение заранее продумать свои планы, ранжировать цели и задачи в зависимости от их важности. Профессионал отличается от любителя тем, что он правильно устанавливает приоритеты. Как определить приоритеты ?
Практик в курсе того, что ему хочется получить.
Философу известно, что ему нужно хотеть.
Лидер знает, как добиться того, чего нужно хотеть.
Успехом можно назвать достижение намеченной цели. Последовательное и методичное. А для этого нужно уметь правильно расставлять приоритеты, правильно распределять усилия и направлять их в нужную цель.
В успехе важны не усилия, а подход к делу с умом.
Некий человек услышал, что можно разбогатеть, если много и тяжело работать. Тогда он, вооружившись лопатой, начал заниматься копанием ям. Ему казалось, что тяжелее этой работы не существует. Однако вопреки обещаниям он не разбогател. Все, что он приобрел в результате долгой и тяжелой работы – это надорванная спина. А все потому, что он не сумел правильно расставить приоритеты в своем труде.
Неорганизованность ведет к деградации.
Умение из общего числа задач вычленить основные, первостепенные в своей важности – качество, необходимое каждому лидеру. как определить приоритетыЖизнь, все процессы в которой пущены на самотек, вскоре станет жизнью, где нет ничего запланированного, продуманного и организованного, это жизнь без целей и достижений.
Учимся определять приоритеты
Дела большой важности и большой срочности необходимо выполнять в самую первую очередь. Важное качество лидера – способность укладываться в сроки.
Для решения важных, но не срочных дел необходимо определить предельный срок выполнения и работать над ними каждый раз, как появится такая возможность. И каждый день.
Дела не очень важные, но очень срочные нужно решить максимально быстро и без ущерба качеству. Чтобы на них не приходилось отвлекаться, работая над действительно важными задачами. Желательно поручить решение подобных дел компетентным и проверенным сотрудникам.
Дела, не очень важные и не очень срочные, такая работа, как заполнение бланков, учет входящей и исходящей документации, сортировка поступающей информации тоже должны кем-то выполняться. На эту рутинную и однообразную работу можно выделить около получаса в неделю, или перепоручить ее кому-нибудь, или же не делать ее вообще. Но прежде чем решить для себя, что эта работа вам не интересна, и отложить ее в долгий ящик, изучите ее. Может так сложиться, что вы отложите ее навсегда.
Делай выбор, иначе можешь потерять
В каждом деле мы являемся либо инициаторами, либо исполнителями. К примеру, вам нужно составить список предстоящих в течение года мероприятий. Вопрос, будет ли такой список составлен, не стоит. Вопрос в другом: кто его станет составлять? То, что лидер будет встречаться с людьми – это не вопрос. Важно другое: с кем будут происходить эти встречи? Очевидно, что лидерами выдвигается инициатива, а последователи реагируют на нее.
Оценивайте, иначе можете попасть в тупик.
Один человек, деятельность которого много лет была сопряжена с принятием важных решений, в своей работе руководствовался до гениальности простым правилом: «Нужно решить, что станешь делать, и сделать. Решить, чего не станешь делать – и не делать этого». Правда, решить, какая задача на сегодняшний день самая важная – дело не простое. Оказалось, что часто люди и сами не знают, что им стоит поставить на первое место.
Чтобы легче расставить приоритеты , определить, что для вас важнее всего остального, нужно задать себе некоторые вопросы.
Что от меня требуется? Лидеру можно отказаться от всего, но ответственность перед другими людьми должна быть для него на первом месте. Прежде чем ответить согласием на предложение любой новой работы, ответьте себе н вопрос: «Что от меня потребуют?». Другими словами, что я могу сделать такого, чего не сможет никто другой? Во главе списка ваших приоритетов и должны стоять ответы на эти вопросы. Если в этих делах вас постигнет неудача, то вы можете пополнить и без того обширные ряды безработных. Любая ваша должность связана с решением определённых задач. Но в их числе есть те, которые кроме вас никто не сможет решить. Поэтому решите для себя, что вы будете делать сами, а что сможете поручить другим сотрудникам.
Задайте себе вопрос, что вам приносит максимальную отдачу. Усилия, которые вы затрачиваете, должны окупаться, приносить отдачу. Поэтому ведите учет затраченных вами усилий и той отдачи, которую они вам принесли. Спрашивайте себя, делаете ли вы все, что в ваших силах, приносит ли ваша деятельность вашему предприятию максимум пользы? Многие организации грешат следующими типичными ошибками:
1. Слишком маленькое число работников, которые вынуждены выполнять слишком большие объемы работы.
2. «Раздутый штат» — работников слишком много, но объем выполняемой ими работы слишком мал.
3. Работников слишком много, и делают они не то, что нужно.
Также постоянно спрашивайте себя, что приносит вам удовлетворение. Ведь наша жизнь коротка, и прожить ее хочется по возможности радостно и с пользой. Работа, которую выполняешь с удовольствием, удается лучше всего. Постарайтесь вспомнить занятие, которое приносит вам удовольствие и которое вы могли бы с радостью делать даже безвозмездно. А потом освойте его настолько, что окружающие будут с радостью платить вам за это ваше занятие. Успех любого дела – это не столько работа, сколько стиль жизни. Занимаясь любимым делом, вы испытываете душевный подъем, вы довольны собой и миром, вносите положительный вклад в жизнь человечества.
Конечно же всем известно, что такое «приоритет»… Это понятие, определяющее важность, первенство. Так вот, попробуйте расположить в приоритетном порядке следующие 5 категорий: ваша работа, вы сами, ваши дети, ваш партнер (любимый мужчина или любимая женщина) и ваши близкие (родственники, друзья).
Для удобства целесообразно представить эти категории в виде таблицы и напротив каждого критерия указать цифру от 1 до 5 в порядке очередности:
Я сам (сама) __________ место
Работа ________________ место
Дети (ребенок) ________ место
Муж (Жена) ____________ место
Родители, друзья ______ место
Если на сегодняшний день у вас нет детей, то это не означает, что вы не отводите им какое-то место в вашей жизни. Тоже самое если вы одиноки, потому что гипотетически вы все равно представляете какое место займет в вашей жизни близкий человек, когда он появится. Отвечать нужно искренне и честно.
А теперь давайте разберемся как это выглядит на самом деле.
На первом месте : Независимо от пола всегда должны находится вы сами (и у мужчин и у женщин). Если человек в порядке, то и другому рядом с ним будет неплохо. В противном же случае – это психология жертвы ставить кого-то выше себя. Проявляется как правило «зависимостью» в отношениях и характерно такое состояние больше женщинам.
На втором месте : У женщины должен быть любимый мужчина или муж. Как только между женщиной и мужчиной встанет кто-то еще готовьтесь к тому, что сразу же могут появиться проблемы. Если вы, милые дамы, действительно хотите близости и теплых отношений, то между вами и мужчиной не должно быть никого, даже детей! Если же ваш муж ставит между вами, например, свою маму, то необходимо правильно и терпеливо, с любовью, объяснить ему, что это не конструктивно для ваших отношений.
У мужчины на втором месте должна быть работа. Да, только так и никак иначе. Не должна быть женщина или дети для мужчины важнее работы. А если женщине не хватает его внимания, то нужно заняться собой и сделать свою жизнь интереснее, соответственно она сразу же станет интересна своему мужчине. В природе же мужчины стремление к достижениям и получению результата. И на самом деле он старается для своей семьи, чтобы семья ни в чем не нуждалась и им гордилась. Гордиться мужчиной очень важно!
На третьем месте: У мужчины конечно же любимая женщина. Не его мама, не его дети от первого брака. Если это место занято кем-то другим, то необходимо мягко и терпеливо объяснить, что рядом с мужчиной может быть только один взрослый. В противном случае гармоничные отношения не получатся.
У женщины на третьем месте дети. Если у женщины правильно расставлены приоритеты и дети не являются приоритетной ценностью по сравнению с мужчиной, то детям в такой гармоничной атмосфере будет легко и уютно.
На четвертом месте: А здесь у мужчины дети занимают почетной четвертое место. И дети от предыдущего брака тоже. Очень часто мужчины вообще не делят детей на своих и не своих. Они все его.
У женщины же на четвертом месте близкие. Это, в первую очередь, родители и родители мужа тоже. Важной обязанностью женщины является строить добрые и уважительные отношения с родителями супруга, а также по возможности сглаживать все конфликты.
На пятом месте: У мужчины друзья и родственники. Если друзья приобретают первостепенную важность – ищите неполадки и проблемы в ваших отношениях. Потому что обязанность женщины по отношению к своему мужчине – стать ему самым близким другом.
У женщины на пятом месте работа. На работу женщина в идеале должна ходить отдыхать, так как самая ее большая загруженность и основная работа в семье. И если рядом с ней есть мужчина, который о ней заботится, то работа приобретает скорее всего вид хобби. Если же работа необходима для пополнения семейного бюджета следовательно женщина плохо работает в семье и недостаточно вдохновляет своего мужчину на достижения, чтобы он мог о ней качественно позаботится.
В наш век очень сложно расставлять приоритеты, потому что количество возможностей поражает. Люди видят десятки возможностей и при этом не могут на нескольких существенных целях. Поэтому научиться правильно расставлять приоритеты крайне важно, это влияет на нашу судьбу и успех в жизни.
Наверняка у каждого из нас было так, что в конце дня мы понимали, что только и делали что реагировали на внешние раздражители, постоянно отвлекались на несущественное и ни на шаг не продвинулись к своей . Дни складываются в недели, месяцы и годы. У некоторых людей нет ни цели, ни приоритетов, поэтому они плывут по жизни и берутся за любой попавшийся им под руку вариант. Это приводит к неудовлетворенности, и разбитым мечтам.
Задумайтесь о том, проходит ли день так, как хотите именно вы. Или быть может вы только реагируете на то, что с вами происходит и не в состоянии решить, чего же именно вы хотите? Если так, тогда для вас есть три совета, которые помогут вам взять под контроль вашу жизнь и каждый конкретный день в ней.
Многие люди составляют список дел, в которых находятся десятки пунктов. И если у них даже получается выполнить большинство из них, в конце дня нет ощущения того, что день прошел с пользой. Часто такие списки составляются только ради того, чтобы быть все время занятым и при этом ни одно из них не является ничем существенным или глобальным. В таких днях много суеты, но недостаточно работы собственно для вашей жизни. Важные жизненные действия и решения подменяются бесцельными действиями, они не ведут к общему результату. Задумайтесь, есть ли структура в ваших делах, ведут ли они к чему-то большему, чем попытке залатать возникающие проблемы.
Это два совершенно разных типа мышления - реагировать на то, что предлагает жизнь или заставить жизнь реагировать на ваши решения. Первое всегда легче и это ловушка автоматизма. Второе сложнее, это стремление жить осознанно и опережать многие проблемы, которые могут возникнуть. Легче не всегда означает лучше. Важно наполнять день делами, которые являются значительными шагами для вашего будущего. Это разница между реакцией на раздражители и прогрессом. Первое напоминает пробоину в вашей лодке, из которой вы постоянно выливаете воду при помощи ведра, второе означает осмотр лодки до отплытия, четкое понимание места прибытия, осознание наличия подводных камней в конкретных водах и путешествие с полным пониманием, что и как нужно делать.
Поэтому задайте себе два вопроса: «Какие дела значительно продвинут меня к моей мечте? Какие три дела мне нужно завершить, чтобы в конце дня я понял, что все делал правильно и не испытывал недовольства?». Сделайте три самые важные вещи за один день, сделайте их так, как нужно. А затем можете сосредоточиться на менее важных. И если в конце дня вы поймете, что не решили мелкие проблемы, это не вызовет у вас ощущение бесцельно прожитого дня, ведь вы сделали три самые важные вещи и именно по этим критериям вы себя и оцениваете.
Тот факт, что сегодня у вас появилось новое дело, не значит что вы должны именно сегодня и сейчас его выполнить. Конечно, если это не ваша работа и не ваша обязанность. Если вы станете подмечать, сколько времени тратите в сутки на вещи, которые не несут никакой ценности, вы можете быть слегка поражены. И именно это время можно направить на что-то более существенное.
Опасность в том, что выполнив какое-то немедленное бессмысленное действие, вы автоматически начинаете реагировать и на другие. Вы начинаете жить по системе «Раздражитель - реакция» и не можете заставить себя остановиться, просто потому что это стало вашей привычкой.
Чтобы понять, какие дела несущественны, воспользуйтесь первым советом и определите три главные вещи, которые должны быть сделаны. Все остальные вещи являются второстепенными и если они могут подождать, они должны дождаться своей очереди. Глупостями очень приятно заниматься только когда вы сделали три главные запланированные вещи. Вы чувствуете, что заслужили немного расслабиться.
Вы не должны становиться законченным эгоистом и заниматься только собой, просто научитесь вежливо отказывать людям и давать им понять, что вы поможете им только когда закончите свои дела. Мир постоянно посылает свои запросы и искусство заключается в том, чтобы правильно расставить приоритеты и четко понимать, на какие запросы и когда отвечать. Если человек просит вас помочь ему, подумайте о своей семье - вот кому вы должны помогать в первую очередь, а не человеку, которого возможно не очень хорошо знаете. Любой внешний запрос является раздражителем, как бы это ни звучало. Любой телефонный звонок или сообщение в социальной сети (как бы вы ни ценили этих людей) является по своей сути раздражителем и ничем другим. Он может быть приятным, но все же отвлекает вас от приоритетов и целей.
Это очень важный навык, которому стоит обучиться каждому. Если у вас есть три важные цели и вы каждый день концентрируетесь на них, не забывайте о том, что вам нужно немного свободы. Эмоциональная, физическая, социальная, финансовая свобода поможет вам расслабиться от любых дел и ощутить себя живым. Крайне важно находить время для таких вещей, иначе через какое-то время любые ваши приоритеты просто исчезнут потому что вы выгорели и вас не устраивает такое скучное следование за своей мечтой.
Многие люди живут с ощущением, что должны страдать, жертвовать собой и быть несчастными. Это психологическая проблема, синдром жертвы. Но даже они в состоянии осознать, что совсем необязательно страдать каждый день, даже если есть много дел, которые необходимо выполнить. Вполне можно быть продуктивным и при этом отдыхать, получать удовольствие от каждой минуты жизнь. Для этого вам нужно научиться планировать свою свободу, свободу делать что хочешь и наполняться энергией для того, чтобы двигаться вперед. Если же жизнь представляет собой череду задач, это приводит к очень плохим последствиям и вы знаете, каким именно. Поэтому если вы четко решили расставить приоритеты, не обманывайте себя - вы не сможете 24 часа в сутки делать то, что нужно. Вам необходима перезарядка и простые радости жизни. Вы можете позволить себе маленькие слабости в том случае, если придерживаетесь своих приоритетов. Система поощрений работает прекрасно, если не скатывается в итоге в образ жизни. Всего должно быть в меру, только это позволяет следовать своей мечте и не сойти с ума по дороге. Желаем вам удачи в этом непростом, но увлекательном деле!
Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занято му человеку». Считается, что занятые люди лучше других контролируют время. Создается впечатление, что они могут сделать за день столько, сколько другим не по плечу. И именно занятой человек всегда найдет возможность внести нужные коррективы в свой график.
Обычно этому способствуют:
Умение отличать первоочередные дела от второстепенных;
Серьезное отношение к срокам выполнения работы;
Привычка все успевать;
Ответственность за порученное дело.
Определяем обязанности
У каждой должности есть свое название и описание, согласно сфере применения. Оно определяет основные функциональные обязанности, за которые работник несет личную ответственность.
Если вы осведомлены о круге ваших обязанностей, то всегда можете сравнить их с той работой, которую выполняете на самом деле.
При отсутствии должностной инструкции, составьте ее самостоятельно. Определите свои основные обязанности. Составьте список того, что необходимо для эффективного выполнения работы. Проанализируйте реальный объем требований к должности и ваш вклад в эффективное развитие бизнеса.
Вы можете обнаружить, что тратите время на выполнение далеко не основных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это.
Первым шагом к целесообразному использованию времени может послужить четкое представление о том, за что именно вы несете непосредственную ответственность. Как только вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.
Ставим задачи
Постановка и достижение целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хотите достичь, то не будете знать, с чего следует начать.
Четко определив наиболее важные дела и сроки их выполнения, вы с легкостью сможете контролировать события. Таким образом, у вас появится шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможете за то время, которым располагаете.
Не забывайте также, что намечать цели очень полезно. Это помогает:
Сфокусировать внимание на выполняемой работе;
Составлять план выполнения работы на определенный отрезок времени;
Держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.
Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:
Выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;
Изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.
Определяем приоритеты
Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:
основные задачи ; их выполнение служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями;
задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились;
задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться).
задачи с невысоким уровнем приоритетности , но вместе с тем несложные и приятные (обычно их мы выполняем в первую очередь).
Распределите всю свою работу на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для выполнения поставленных задач. Выделите разными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делайте что-нибудь приятное. Так вы будете чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяете себе заняться им в качестве поощрения за выполнение более сложных заданий.
Не принуждайте себя слишком строго придерживаться приоритетов. Всегда нужно быть готовым к переменам, если этого требуют обстоятельства. Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.
Однако, если какая-то из первоочередных задач неожиданно снимается с повестки дня (например, отменяется встреча), будьте начеку, чтобы не потратить освободившееся время понапрасну. Используйте накопленную для решения конкретной задачи энергию на следующее задание из вашего списка.
Неотложное и важное
Понимание различия между неотложным и важным имеет огромное значение при распределении времени.
Неотложные задачи требуют немедленного решения, но при этом могут быть незначительными (например, улаживание вопроса с парковкой). Важные же требуют тщательной подготовки и, как правило, дополнительного времени на обдумывание (к примеру, составление бизнес-плана на следующий квартал).
Безотлагательные задания зачастую кажутся значимыми из-за сжатости сроков. Они требуют немедленных действий, но обычно не занимают много времени. Обычно мы стараемся побыстрее отделаться от срочных дел, чтобы заняться важными.
Бывают также случаи, когда позволительно отвлечься в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьезные дела. Но это можно сделать только при наличии веских оснований. Если возникает соблазн заняться чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможете восполнить потраченное время, и спокойно, без угрызений совести и чувства вины, наслаждайтесь приятными моментами.
Конечно, есть вещи в равной степени неотложные и важные. В такой ситуации дело требует полной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывайте об опасности не уложиться в сроки.
Типы заданий
Проанализируйте свою деятельность. Определите, сколько времени вы тратите на исполнение обязанностей руководителя, а сколько уходит на рутинную работу, характерную для рода вашей деятельности или профессии.
Руководящая должность требует:
Продумывать заранее, все ли имеется для эффективного и качественного выполнения задания;
Собирать нужных людей и нужные материалы в нужное время в нужном месте;
Сообщать исполнителям об их заданиях; объяснять им критерии оценки выполненной работы и, если требуется, давать советы;
Убеждаться в том, что задействованные лица посвящены в суть проблемы и знают, как контролировать процесс.
Иными словами, вы должны уметь планировать, организовывать, направлять и контролировать ход выполнения работы.
Взгляните на перечень приоритетных заданий. Если вы не выполняете должным образом ни один из перечисленных пунктов, подумайте, что же вы все-таки делаете и относится ли это к вашим основным обязанностям.
Вы вполне можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше. Возможно также, что вы затягиваете выполнение задания из-за отсутствия плана или нехватки необходимого оборудования. Причин для невыполнения основных обязанностей и несоблюдения сроков может быть множество. Но самое важное – вы можете даже не понимать, какую значительную роль играют ваши организационные способности в управлении времени.
Делаем выводы
После того как вы определите свои обязанности, наметите цели, расположите задания в порядке приоритетности и распределите их на неотложные и важные, вы с легкостью составите план эффективного использования времени.
Если все это кажется вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, – сказал император, – вы не можете терять ни минуты».
Спросите себя
Подумайте над тем, как вы планируете свое время, и дайте ответы на следующие вопросы.
^ Четко ли вы знаете свои обязанности? Не занимаетесь ли вы тем, что должны делать другие?
^ Ясны ли вам цели вашей работы?
^ Знаете ли вы, каких результатов вы должны добиться сегодня при условии, что сосредоточитесь на выполнении какого-то одного задания?
^ Видите ли вы разницу между важным и неотложным?
^ Все ли вы делаете для того, чтобы эффективно использовать время?
Все получится, если…
Определить основные задачи;
Наметить цели;
Выполнять важную работу по заранее составленному графику;
Быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации;
Четко различать важные и неотложные задачи;
Применять, если необходимо, управленческие решения. Это поможет лучше организовать время;
Немедленно начать планирование своего времени.
