По вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье.
Согласование приказов и проставление на них виз - это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.
Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:
Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на . Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.
Удобнее всего вариант с листом согласования. Так как не придется повторно собирать подписи, если потребуется редактирование приказа. На проекте приказа визы можно проставлять с добавлением отметки «с замечанием (-ями)». Оформлять их желательно отдельным листом и в произвольной форме.
Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.
В случае, когда замечания носят лишь редакционный характер, повторный сбор виз не требуется. Проект приказа просто переоформляют с учетом указанных недостатков.
Приказ, после того как удовлетворены все требования и исправлены замечания, следует распечатывать таким образом, чтобы его последняя (или единственная) страница находилась на оборотной стороне листа согласования. Так, в частности, поступают органы федеральной власти, так как число визирующих лиц там достаточно велико, а таким образом уменьшается вероятность повторного сбора подписей, когда приказ переоформляют или вносят какие-либо изменения.
После того как завершен процесс согласования приказа с ответственными лицами, наступает момент его подписания.
Все приказы, регламентирующие вопросы основной деятельности организации, подписывает только ее руководитель либо лицо, которому такое право предоставлено официально, к примеру, при наличии приказа о перераспределении полномочий и отражение в должностной инструкции. В случаях когда руководитель организации отсутствует по какой-либо причине (находится на больничном, в отпуске и т.д.), право подписывать приказы предоставляется заменяющему его лицу. Вопрос о том, кто будет временно исполнять его обязанности, требует закрепления в . Такой приказ может быть создан один раз, либо издаваться при каждом случает отсутствия руководителя.
После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения . Но случаи изменения приказа на практике все же случаются (например, его оформление задним числом и пр.), что, по сути, является грубым нарушением законодательства.
Регистрация приказов происходит только после их подписания, но в тот же самый день, в соответствии с порядковым номером и указанием даты. Это обязанности отдела делопроизводства. При этом нумерация приказов начинается с единицы ежегодно, но журнал может оставаться единым на протяжении нескольких лет.
Обратите внимание: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от различного рода распоряжений, а также приказов, которые регулируют административно-хозяйственные вопросы и те, что касаются личного состава. Главная причина - это различие сроков их хранения.
Постоянный срок хранения имеют приказы, регулирующие основную деятельность организации. В учреждениях, которые не передают документы на хранение государству, под постоянным сроком подразумевается момент ликвидации. Остальные же могут иметь различный срок хранения (от 5 до 75 лет), определяющийся в зависимости от их вида.
Регистрация приказов может осуществляться в двух видах: традиционном бумажном либо в электронном. В первом случае носитель может иметь название «Журнал/ Книга регистрации приказов»
Выбирайте что-то одно наиболее удобное для вас. Такой журнал, в котором регистрируются приказы, относящиеся к основной деятельности организации, имеет постоянный срок хранения. В случае, когда вы ведете электронный журнал регистрации, его дублирование на бумажном носителе совершенно не обязательно.
Единого исходного образца ведения журнала регистрации не существует, форму его ведения не регламентируют существующие нормативно-методические рекомендации в области делопроизводства. Поэтому допустимо его изменение и редактирование граф, а также их добавление или удаление.
За основу можете взять данный в формате.doc
Вопрос о возможности регистрации приказа задним числом достаточно распространен. То, что это нарушение, знают все, но иногда бывает очень нужно. Наиболее оптимальным представляется вариант с оставлением резервных номеров, но имейте в виду, что, во-первых, все должно иметь разумные пределы, а во-вторых, пропущенные номера - это минус, и любая проверка при их обнаружении не погладит вас по голове.
Второй вариант регистрации приказа задним числом - это добавление литеры к номеру, например, приказ № 5а. Тоже достаточно спорный способ. Таким образом, простор для выхода из ситуации создается совсем небольшой.
При возникновении вопросов о порядке согласования приказов в организации и их последующей регистрации, оставляйте их в комментариях к статье.
. В этой статье мы расскажем о составе и основных правилах оформления реквизитов приказов по основной деятельности и по личному составу, а также поговорим о необходимости согласования проектов приказов и способах оформления этой процедуры.Правила оформления реквизитов документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также изложены в Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации). Состав и правила оформления реквизитов приказов подробно описаны в Приложении № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций.
Рассмотрим состав и основные правила оформления реквизитов приказа, основанные на требованиях ГОСТ Р 6.30-2003, Методических рекомендаций и многолетней делопроизводственной практике.
■ Наименование организации – автора документа. Согласно рис. Б.5 приложения Б к ГОСТ Р 6.30-2003 и Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций на бланках приказов указывается полное и сокращенное наименование организации – автора документа. Полагаем, что в организациях, не относящихся к органам исполнительной власти, с учетом того, что приказ является внутренним документом, может быть указано полное или , при наличии, сокращенное наименование организации – автора документа. Если организация считает нужным, на бланках приказов могут быть указаны оба варианта. Сокращенное наименование организации указывается в круглых скобках ниже полного наименования.
Примечание. На общем бланке организации, а также на бланке письма указывается и полное, и сокращенное наименование организации.
■ Наименование вида документа оформляется, как правило, прописными буквами: ПРИКАЗ или РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Наименование вида документа может быть выделено полужирным шрифтом.
■ Ограничительные отметки для даты документа и его регистрационного номера. Датой приказа является дата подписания документа, в этот же день приказ должен быть зарегистрирован. Дата приказа оформляется, как правило, в цифровом формате, например: 05.06.2012. Указание нулей в приведенном примере является обязательным с целью защиты от фальсификации.
Согласно п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по журналу регистрации и может быть дополнен по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Иных требований к формированию регистрационных номеров документов действующее законодательство не содержит.
В соответствии с системой регистрации, принятой в организации, порядковый номер приказа также может быть дополнен буквенными индексами. При небольшом объеме документооборота приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, как правило, не нуждаются в дополнительном индексировании, а к номерам приказов по личному составу добавляется буквенный индекс «л/с» или «к» – по выбору организации. Можно использовать оба индекса: для приказов со сроком хранения 75 лет – индекс «л/с», а для приказов с 5-летним сроком хранения – индекс «к».
В организациях с большим объемом документооборота могут применяться буквенные индексы, указывающие на содержание приказа и облегчающие идентификацию документов.
В приказах по основной деятельности это могут быть индексы «ф» (вопросы финансирования), «шр» (утверждение штатного расписания и внесение в него изменений и дополнений), «ла» (утверждение локальных нормативных актов, внесение в них изменений, их отмена) и др.
В приказах по административно-хозяйственным вопросам можно использовать такие индексы, как «р» (ремонт, реконструкция), «тр» (транспортное обслуживание), «з» (закупка мебели, канцтоваров и пр.) и др.
В приказах по личному составу применяются индексы «км» (командирование), «у» (увольнение), «пр» (прием на работу и перемещение), «оо» («отпуск оплачиваемый» – предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков), «бо» («без оплаты» – предоставление отпусков без сохранения заработной платы) и др.
■ Место составления или издания документа , согласно п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, с использованием только общепринятых сокращений.
Несмотря на то что на бланках приказов справочные данные об организации не указываются, а из наименования организации далеко не всегда возможно определить ее местонахождение, полагаем, что во внутренних документах организации этот реквизит можно не указывать. Однако при наличии обособленных структурных подразделений, расположенных в других населенных пунктах, реквизит следует оформить.
В случае если организация зарегистрирована в одном городе, а осуществляет свою деятельность и издает распорядительные документы в другом, в реквизите приказа «Место составления или издания документа» указывается фактическое место издания документа.
■ Заголовок к тексту приказа включает в себя краткое содержание документа, формулируется в предложном падеже и начинается с предлога «О» или «Об», например:
На угловых бланках приказов с флаговым расположением реквизитов заголовок к тексту печатается непосредственно от левого поля документа в границах зоны, отведенной для реквизитов заголовочной части документа, при центрированном расположении реквизитов – по центру этой зоны; если приказы оформляются на продольных бланках с центрированным расположением реквизитов, заголовок к тексту печатается по центру рабочей строки.
■ Текст документа. Текст приказа может состоять из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной, разделенных распорядительным словом «приказываю». Констатирующая часть может отсутствовать, и тогда приказ начинается с распорядительного слова.
Согласно Приложению № 15 к п. 3.3.5.2 Методических рекомендаций в констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Если в приказах по основной деятельности констатирующая часть встречается достаточно часто, то в приказах по личному составу она, как правило, отсутствует. Однако в некоторых приказах по личному составу ее рекомендуется оформить: например, в констатирующей части приказа о применении дисциплинарного взыскания привести дату и подробное описание дисциплинарного проступка или допущенного работником нарушения должностных (профессиональных) обязанностей, а также детально изложить результаты расследования по данному факту.
Как оформлять распорядительное слово «приказываю», должна решить сама организация при проектировании бланка приказа:
В распорядительной части приказа перечисляются поручения (задания) с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами . В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные работники организации.
Обратите внимание! Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Если тот или иной пункт приказа адресован руководителям всех структурных подразделений организации, можно использовать обобщенную формулировку без указания конкретных должностей и фамилий, например:
2. Руководителям структурных подразделений Общества представить в отдел кадров до 10 декабря 2012 г. заполненные листы опроса работников о времени предоставления отпуска в 2013 году согласно приложению.
В последнем пункте распорядительной части могут быть указаны должность, фамилия и инициалы работника, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Если руководитель организации оставляет контроль за исполнением приказа за собой, указывать это в приказе не следует. Не следует включать в приказ и пункт о необходимости доведения приказа до сведения определенных работников, для этого оформляются визы ознакомления – на лицевой или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа приказа либо на отдельном листе ознакомления. Виза ознакомления одного работника может быть оформлена по образцу:
Ознакомлен (а): ______________________ « ____ » _________________________ 20 __ г.
В унифицированных формах приказов по личному составу, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, виза ознакомления имеет аналогичную структуру:
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен: _______________________ « ____ » ______________________ 20 __ г.
подпись (разборчиво) месяц прописью
Если с приказом нужно ознакомить несколько человек, для оформления ознакомительных виз можно использовать универсальную форму, позволяющую сократить или увеличить количество строк:
С приказом ознакомлены:
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
________________________ _______________________ « ____ » ___________________ 20 __ г.
фамилии, инициалы подпись (разборчиво) месяц прописью
В унифицированных формах многосубъектных приказов по личному составу для ознакомления работников с приказом предусмотрена графа, в заголовке которой указано: «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись. Дата».
■ Отметка о наличии приложения. В пункте 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 речь идет об оформлении этого реквизита в письмах, а в отношении приложений к распорядительным документам сказано только, что в приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Далее приводится пример такой надписи:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.
В Методических рекомендациях также ничего не сказано об оформлении в приказах и распоряжениях отметки о наличии приложения. В Приложении № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций предусмотрено использование отметки о приложении при оформлении приложений к приказам и распоряжениям, но под отметкой о приложении имеется в виду отметка, которая проставляется в правом верхнем углу на самом приложении к распорядительному документу (см. выше).
В данном Приложении также приводятся разъяснения, дополняющие и уточняющие правила оформления приложений к приказам, приведенные в ГОСТ Р 6.30-2003. Так, например, уточняется, что отметка о приложении проставляется на первом листе приложения справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам. Если же приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, а ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 12.11.2009 № 125
Отсутствие в ГОСТ Р 6.30-2003 и Методических рекомендациях упоминания об отметке о наличии приложения в распорядительных документах позволяет сделать следующий вывод: в распорядительных документах этот реквизит не оформляется, а ссылки на приложения даются непосредственно в тех пунктах приказа, к которым эти приложения относятся. Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Отделу материально-технического обеспечения до 01.01.2013 закупить офисную мебель для канцелярии согласно перечню, приведенному в приложении № 1 к приказу.
Ответственный – заведующий отделом материально-технического обеспечения Шаров Н.С.
■ Подпись состоит из трех элементов: наименования должности, личной подписи и ее расшифровки. Расшифровка подписи состоит из инициалов и отделенной от них одним пробелом фамилии, например: Н.Г. Федоров .
На бланках приказов можно заранее предусмотреть форму для этого реквизита, например:
____________________________ ____________________ ___________________________
наименование должности подпись расшифровка подписи
■ Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется в приказах, если организация считает это нужным. Реквизит включает в себя инициалы, фамилию и номер телефона исполнителя документа. Согласно п. 3.27 ГОСТ Р 6.30-2003 отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа приказа в левом нижнем углу непосредственно от левого поля, например:
Н.Е. Шарапова
На унифицированных формах приказов по личному составу отметка об исполнителе Госкомстатом России не предусмотрена, но его можно добавить, конечно, если организация считает это нужным. Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 (далее – Порядок применения унифицированных форм), вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
■ Параметры шрифтов и абзацев, используемые при оформлении приказов. Организация самостоятельно определяет:
При оформлении организационно-распорядительных документов обычно используют шрифт Times New Roman, Arial либо другой по выбору организации.
По сложившейся практике при наборе текста приказа, заголовка к нему, наименования должности и расшифровки подписи в реквизите «Подпись» устанавливают размер шрифта 12 пт, но при необходимости его можно уменьшить до 11 пт или увеличить до 14 пт.
Размер междустрочного интервала устанавливают в интервале от одинарного до двойного. Через одинарный интервал обычно оформляют заголовок к тексту и отметку об исполнителе. Текст приказа, как правило, печатают через полуторный интервал. Может быть установлен одинаковый междустрочный интервал для оформления всех реквизитов приказа. При необходимости можно использовать промежуточные (дробные) значения междустрочного интервала, например установить его равным 1,25.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 к формату и правилам написания даты относятся только к реквизиту «Дата документа», написание даты в тексте документа, в т.ч. и в приказах, нормативными документами не регламентируется. Дата в тексте может быть написана и в цифровом, и в словесно-цифровом формате, например: 06.12.2012 или 6 декабря 2012 г. , при этом вместо «г.» может быть написано слово «года», ноль перед цифрой «6» не обязателен.
Страницы приказов нумеруются в соответствии с правилами, изложенными в п. 4.9 ГОСТ Р 6.30-2003: при изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (первая страница не нумеруется), номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Организация вправе установить свои правила набора текста и других реквизитов приказов и закрепить их в инструкции по делопроизводству или другом локальном нормативном акте.
Внутреннее согласование проекта документа, т.е. согласование его с должностными лицами и специалистами организации – автора документа, оформляется визой согласования .
Правила оформления реквизита приведены в п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, а также в Методических рекомендациях, в которых с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 и особенностей оформления документов в федеральных органах исполнительной власти не только приведены правила оформления визы согласования, но и достаточно подробно описана процедура согласования. Однако нормативных документов, обязывающих проводить согласование проектов документов и регламентирующих эту процедуру, не существует. В связи с этим необходимость и порядок согласования проектов документов устанавливаются организацией – автором этих документов. Организация самостоятельно определяет:
Ответственность за согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами организации возлагается на конкретного работника, которому поручена подготовка проекта документа, или руководителя структурного подразделения – исполнителя документа.
Порядок согласования рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по делопроизводству) или распорядительном документе организации, с которым должны быть ознакомлены под роспись все работники организации, чья работа может быть связана с подготовкой проектов документов.
Если организация считает необходимым проводить согласование проектов приказов по основной деятельности, для оформления визы согласования можно использовать форму, в которой имеются все элементы, предусмотренные п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003, например:
__________________________________________
наименование должности
______________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Такая же форма может быть предусмотрена и на бланках приказов по личному составу, которые нуждаются в согласовании по мнению руководства организации. Реквизит может быть предусмотрен как в случае оформления приказов на бланках, спроектированных в организации, так и при использовании унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В последнем случае, согласно Порядку применения унифицированных форм, вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
В соответствии с п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 при наличии замечаний выше наименования должности работника, визирующего проект документа, пишут: «Замечания прилагаются» . Методические рекомендации предлагают дополнительные варианты этой надписи: «Имеются замечания» , «Согласен с учетом замечаний» (см. Приложение № 11 к п. 3.3.2). Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Согласно п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003 для документа, подлинник которого остается в организации (например, приказа), визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Полагаем, что при наличии свободного места визы согласования могут быть оформлены и на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации (например, исходящее письмо), визы проставляют в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа, т.е. визируется копия документа. При недостатке места на лицевой стороне виза проставляется на обороте последнего листа копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, который может быть оформлен следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
___________ проекта приказа «О внесении изменений в штатное расписание» __________
наименование вида документа, краткое содержание (заголовок к тексту)
|
Должность, фамилия, инициалы |
Замечания |
Подпись и дата согласования |
|
Главный бухгалтер |
Нет замечаний |
Гусева |
|
Гусева И.П. |
24.12.2012 |
|
Лист согласования проекта приказа после его подписания и регистрации подшивается в дело вместе с подлинником приказа.
Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.
Продолжение следует.
Процедура издания приказа предполагает совершение восьми последовательных шагов - от инициирования процесса до доведения текста документа до исполнителей. Пошаговая инструкция и правила издания приказа даны в этой статье.
Процедура подготовки и издания любого распорядительного документа состоит из восьми этапов. В настоящей статье мы рассмотрим их все на примере издания приказа.
Все указанные выше шаги нужно совершать последовательно, не пропуская ни одного. Исключение составляет пятый шаг, который в случае отсутствия замечаний, может быть пропущен. Рассмотрим подробно каждый шаг.
Процедура подготовки проекта может начаться по следующим причинам:
Формой обоснования необходимости издания распорядительного документа может быть докладная или служебная записка, аналитическая или информационная справка, акт, служебное письмо, предложение, заключение и т.д. Они дают старт процессу подготовки проекта.
Для выработки обоснованного и аргументированного управленческого решения необходима объективная, актуальная и исчерпывающая информация по данному вопросу. С этой целью проводится сбор и анализ необходимых данных.
Принятие управленческого решения осуществляется по результатам анализа собранной информации.
Как правило, на данном этапе рассматриваются несколько вариантов решений, а после получения дополнительной информации и всесторонней оценки вариантов, выбирается один, наиболее приемлемый.
Читайте также:
Необходимо сразу подчеркнуть, что на данном этапе осуществляется подготовка проекта, а не окончательного документа. Проект не обладает юридической силой и не является приказом. Чтобы им стать, он должен быть согласован, подписан и зарегистрирован, об этом будет рассказано далее.
Разработку проекта приказа осуществляет специалист или несколько специалистов из разных отделов. В том случае, если проект распорядительного документа касается нескольких структурных подразделений, то руководство может создать временную комиссию или рабочую группу для разработки проекта.
При оформлении проекта распорядительного документа следует руководствоваться требованиями, изложенными в ГОСТ Р 6.30-2003. Действие данного регламента продлено до 01.07.2018 года.
Для распечатки проекта документа используются стандартные бланки формата А4. Согласно общепринятому правилу для приказов разрабатывают специальные бланки, содержащие следующие реквизиты:
Для государственных предприятий - герб РФ или герб субъекта федерации.
Для всех остальных фирм - логотип или зарегистрированный товарный знак;
Наименование организации. При наличии сокращенного варианта, он приводится под полным;
Главные реквизиты предприятия - расчетный банковский, юридический адрес, email, коды ОКПО, КПП;
Регистрационный номер компании по ОГРН и ее ИНН;
Не забудьте предусмотреть место для внесения обязательных реквизитов деловой бумаги - регистрационного номера и даты.
Для бланка используется лист стандартного формата А4. Границы текста сверху и снизу - 20 мм, справа - 10 мм, а слева - 30 мм.
Для оформления типовых распорядительных документов часто используют стандартную форму №Т-1.
Во всех проектах приказов должен обязательно присутствовать заголовок будущего документа. Заголовок включает в себя содержание приказа в краткой форме. Он формулируется в предложном падеже и отвечает на вопрос: "О чем? (о ком?)". Например, "О порядке проведения мероприятий по ремонту транспортного цеха" или "О проведении занятий по дополнительному обучению сотрудников ООО "Коммуникативные технологии" или "О реализации концепции совершенствования работы по передачи дел в архив" и т.д.
Текст документа излагается от первого лица, в единственном числе ("приказываю").
В данном блоке приводится обоснование действий, предписываемых к исполнению. Оно может быть двух видов:
Основанием для подготовки и издания документа стал законодательный или нормативный акт вышестоящей инстанции или деловая бумага, которая была издана ранее на данном предприятии. В таком случае нужно указать название данной бумаги, ее номер и дату. В этом случае констатирующий блок приказа будет начинаться словами:
Основанием для издания приказа стала инициатива генерального директора, руководителя структурного подразделения или отдельного специалиста. В таком случае нужно сформулировать цели и задачи действий, предписываемых распоряжением или изложить факты или события, ставшие причиной его принятия. В этом случае констатирующий блок будет начинаться словами:
Довольно распространенными бывают ситуации, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении и обосновании. Например, приказ о приеме на работу. В таких случаях констатирующая часть отсутствует.
Данный блок начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ". Это слово печатается на новой строке заглавными буквами.
Как правило в этом списке содержится несколько пунктов: по одному пункту на каждое действие. Здесь же указывают крайние сроки исполнения и лицо, которое назначается ответственным за исполнение. Около каждого пункта должна быть указана фамилия и инициалы конкретных исполнителей.
Данный шаг подразумевает согласование текста документа с руководителями отделов, чьи интересы он затрагивает. Это может быть отдел кадров, бухгалтерия, плановый или юридический отдел. Для данной процедуры в документе предусмотрен реквизит "визы согласования документа".
После того, как проект согласован, и все визы проставлены, он передается не подпись генеральному директора. Иногда визы согласования ставятся не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельной бумаге. В этом случае она также должна быть передана на подпись директору.
Подпись генерального директора придает проекту юридическую силу и превращает его в приказ , который должен быть зарегистрирован.
Учетные данные о документе, фиксирующие факт его создания, регистрируются согласно установленному порядку. Данная процедура нужна для осуществления последующего учета деловых бумаг, организации справочной работы и облегчения поиска нужных данных.
Процедура регистрации производится одним из трех способов:
при журнальной форме регистрации - делается запись в журнале;
при карточной форме регистрации - делается запись в регистрационно-контрольной карточке;
при автоматизированной форме регистрации - информация о документе вносится в систему электронного документооборота.
Доведение деловой бумаги до исполнителей осуществляется путем ее тиражирования и рассылки или передачи исполнителям в максимально сжатые сроки. На практике это происходит следующим образом - с документа снимается необходимое количество копий, которые затем распространяются по структурным подразделениям. После этого они передаются непосредственным исполнителям под роспись.
После этого приказ вступает в силу.
На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции
Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.
1. Подготовка проекта Приказа
При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.
Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.
Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).
Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.
В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.
Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.
В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".
Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.
2. Оформление проекта Приказа
Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:
Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.
Подписание Приказа
3. Согласование проекта Приказа
Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:
Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.
4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ
После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").
5. Проверка правильности оформления проекта Приказа
Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.
6. Корректировка проекта Приказа
В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.
7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"
При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".
8. Подписание проекта Приказа
Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.
Регистрация приказа
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
9. Регистрация Приказа
Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).
Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.
Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).
Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.
На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.
Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:
При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.
10. Проставление реквизита "Отметка о контроле"
Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).
Исполнение и контроль исполнения приказа
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.
11. Размножение Приказа
Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.
12. Заверение размноженных копий Приказа
Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии".
Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.
Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ.
14. Постановка Приказа на контроль
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.
Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.
Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями
Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.
16. Исполнение Приказа
Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.
17. Проверка и регулирование исполнения Приказа
Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.
Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан.
Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.
Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.
18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа
Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.
19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа
В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.
Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.
20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа
На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
21. Завершение исполнения Приказа
Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ.
Перенос исполненного приказа в дело
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
22. Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ
Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).
23. Запись об исполнении Приказа
Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле "краткие сведения об исполнении" реквизита "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).
24. Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело
Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).
Подшивка Приказа в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия.
На Бланке Приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
Когда отбушевали страсти вокруг согласования спорных моментов, когда выверены все слова и знаки препинания, когда скрепя сердце юрист одобрил согласованный всеми проект, когда у руководителя наконец-то нашлась пара минут для ознакомления с результатом творчества лучших умов компании и он, удовлетворенный этими результатами, размашисто поставил свою подпись под документом, приказ попадает в руки секретаря. С этого момента вся его дальнейшая судьба теряет какую-либо непредсказуемость или вариативность. Он пройдет строго установленным курсом, переживет процедуры, заранее предусмотренные не терпящей возражений инструкцией по делопроизводству, и будет подшит к собратьям в строго оговоренную папку. Ибо с момента подписания приказа приходят в действие рычаги, именуемые «техническое сопровождение прохождения распорядительного документа».
Регистрация или создание информационно-поисковых систем распорядительных документов
Подписанный приказ следует зарегистрировать, т.е. внести в информационно-справочную систему определенные сведения о документе: дату, порядковый номер, краткое содержание. Приказы по основной деятельности регистрируют валовой нумерацией в течение календарного года. Долгое время для процесса регистрации применялись книги учета пприказов, которые предписывалось прошивать с обязательным нумерованием листов во избежание каких-либо махинаций.
Однако сегодня классические книги уступают место электронным справочникам. Даже если у вас традиционная (рукописная) регистрация приказов, я рекомендую дублировать учет в электронном виде, благодаря которому при одновременном нажатии кнопок «CTRL» и «F» возможно в считанные минуты найти любой приказ по любому запросу, что особенно актуально, когда от секретаря требуется найти «какой-то приказ» без указания даты, номера, ориентировочно касающийся того или иного вопроса.
Кроме того, электронный учет позволяет легко преобразовать вносимую в течение года информацию во внутреннюю опись документов при подготовке приказов к передаче на архивное хранение.
Многие приказы могут дополнять, а также отменять целиком или частично действие ранее изданных приказов. Поэтому помимо реквизитов самого приказа в регистрационную форму следует внести соответствующие отметки в уже имеющиеся записи (Пример 1).
Пример 1
Оформление учетной записи в журнале регистрации приказов
|
Примечание |
|||
|
О составе тарифного комитета |
Утратил силу. См. приказ 45 от 2011 |
||
|
Об утверждении Положения об архиве |
Внесены изменения. См приказ 77 от 2011; приказ 104 от 2011 |
||
|
О внесении изменений № 2 в Положение об архиве |
Эффективному поиску приказа в будущем также способствует правильное формирование электронных версий документов. Для этого обяжите всех исполнителей одновременно с бумажным вариантом направлять вам электронную версию приказа со всеми приложениями . Формирование электронных папок с приказами осуществляется классически: создавайте разные папки для приказов разных годов, а также вкладывайте в каждую папку файл с описью приказов.
Обратите внимание. Присваивая название файлу с электронной версией приказа, строго придерживайтесь одного и того же шаблона. Я рекомендую всегда начинать наименование файла с номера приказа. При этом следите, чтобы номер содержал строго определенное количество цифр: на одну цифру больше, чем содержится в номере последнего в предшествующем году приказа. Например, если в прошлом году номер последнего приказа состоял из двух цифр (например, 56), то названия файлов для приказов этого года должны содержать 2 + 1 цифру, т.е. 001, 016, 089. Если в прошлом году вы зарегистрировали последний приказ трехзначным числом, то в этом году перечень файлов с приказами должен выглядеть так: 0001, 0016, 0156. В противном случае некоторые программы могут отсортировать приказы на свой манер, разместив после 1 не 2, а 11. При сохранении приложений к приказу наименование файла следует начинать с номера, аналогично самому приказу. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», то файл с приложением может выглядеть так: «0034 приложение 1.doc» или «0034 инструкция по ОТ.doc». Расшифровывать или нет содержание приказа или приложения в наименовании файла – решать вам.
Помимо электронной версии в формате Word, для удобства в работе можно сохранить скан-копию приказа в формате jpg или pdf, что особенно актуально для компаний с широкой региональной сетью: наличие скан-копии позволяет отказаться от отправки в удаленные подразделения копий приказов с подписью руководителя на бумажном носителе. При сохранении скан-копии для наименования файла используйте название основного документа. Например, если приказ сохранен как «0034.doc», его скан-копию следует сохранить как «0034.pdf» или «0034.jpg»
Любое изменение установленного порядка расположения слов и цифр в наименовании файла может привести к путанице, затрудняющей поиск нужного документа.
Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия приведен в Примере 2. Приказы расположены по порядку. Наличие у приказа приложения очевидно.
Пример 2
Список файлов с приказами в электронном виде при соблюдении принципа единообразия
При несоблюдении принципа единообразия программа не может рассортировать приказы по порядку (Пример 3). Приложения приходится искать по всему списку. Поиск нужного документа в полном объеме затруднен.
Пример 3
Список файлов с приказами в электронном виде при несоблюдении принципа единообразия
Подписанный и зарегистрированный приказ, включая все поименованные в нем приложения, необходимо в максимально короткие сроки довести до сведения заинтересованных лиц.
Сегодня все больше компаний переходит на электронный документооборот или использует те или иные технические средства для обмена документами, в т.ч. для рассылки распоряжений руководства, например электронную почту, общий портал и т.д.
Однако есть и те, кто в силу сложившейся практики продолжает вывешивать приказы на информационные стенды или передает исполнителям бумажную копию. Выбор формы ознакомления с распорядительной документацией зависит от размера компании, ее территориальной распространенности, привычек руководителя и т.п. В любом случае форма и порядок рассылки приказов (распоряжений) должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству и отвечать требованиям целесообразности.
Рассылка документа исполнителям осуществляется по списку, подготовленному инициатором приказа. Такой список должен содержать всех лиц, прямо или косвенно задействованных в исполнении приказа. Список рассылки, наряду с информацией об инициаторе и согласователях, следует включить в перечень обязательных технических реквизитов при подготовке документа.
Пример 4
Образец оформления технической информации для распорядительного документа
(как правило, оформляется на обратной стороне последнего листа распорядительного документа)
Приказ подготовил
Наименование должности личная подпись И.О.Фамилия
Вн.тел 00-00
СОГЛАСОВАНО:
Наименование должности
куратора направления деятельности,
описываемого в приказе (как правило,
из числа зам.руководителя организации) личная подпись И.О.Фамилия
Главный бухгалтер
(если приказ содержит финансовые вопросы) личная подпись И.О.Фамилия
Специалист юридической службы личная подпись И.О.Фамилия
Иные руководители
С приказом ознакомлены *:
Наименование должности личная подпись И.О.Фамилия
Приказ разослан по электронной почте: наименования должностей, подразделений.
*Допускается оформление «Листа ознакомления с приказом» как самостоятельного документа.
В ряде организаций ограничиваются фразой «Секретарю довести приказ до сведения заинтересованных лиц», что категорически не правильно, т.к. секретарь в силу разных обстоятельств может не знать всех участников, задействованных в реализации тех или иных бизнес-процессов.
При отправке приказа по электронной почте (Пример 5) обратите особое внимание на то, чтобы все файлы, относящиеся к приказу, были прикреплены к электронному сообщению.
Пример 5
Отправка приказа по электронной почте
Рассылая приказ по электронной почте, всегда начинайте заполнение графы «Тема» по единому шаблону: следите за количеством пробелов, не чередуйте слова, знаки и т.п. Все это позволит в будущем быстро осуществлять поиск необходимой отправки.
Если графа Тема» в электронном сообщении оформлена правильно, то при формировании списка по данной графе все приказы будут показаны по порядку.
При неправильном оформлении графы «Тема» при формировании списка по данной графе приказы будут показаны вперемежку с другими отправленными электронными сообщениями, а сама очередность приказов будет нарушена.
В крупных компаниях, особенно с обширной филиальной сетью, целесообразно в адресной книге составить списки рассылки , сформировав их по наиболее общим признакам, например «Филиалы» «Руководители подразделений» и т.п. (Пример 5). В данные списки помимо непосредственных руководителей следует внести электронные адреса заместителей или иных дублеров на случай отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) основного сотрудника.
Ознакомление. Делим зоны ответственности
Своевременность и качество исполнения воли руководства во многом зависят от своевременного ознакомления исполнителя с приказом. На этом этапе важно, чтобы подписанный документ незамедлительно был доведен до сведения исполнителей установленным в компании способом: вывешен на общедоступном ресурсе, разослан по электронной почте, передан в виде бумажной копии. Данная обязанность, как правило, возлагается на секретаря или соответствующего сотрудника службы ДОУ, в чьи функции входит приказное делопроизводство.
Но порой сотрудники, ведущие активную переписку, не сразу обращают внимание на электронное сообщение, поступившее от секретаря. Многие полагают, что ответственность исполнителя наступает только после ознакомления «под роспись» с содержанием поручения. А как быть, если исполнитель на момент рассылки приказа отсутствовал на рабочем месте? Кто виноват в срыве сроков исполнения? Ответ на данный вопрос зависит от установленной в компании системы ознакомления с документами, прописанной в инструкции по делопроизводству. Поэтому пропишите в инструкции по делопроизводству ответственность каждого участника.
Во многих небольших компаниях ответственность за своевременное ознакомление исполнителей с распорядительной документацией лежит на секретаре. Однако возможны и иные варианты. Например, ответственность может переходить с секретаря на исполнителя в момент доставки электронного сообщения адресату. Ответственность также может полностью возлагаться на руководителей подразделений, которые не только обязаны регулярно самостоятельно просматривать информацию, публикуемую на общем портале, или своевременно знакомиться с содержанием поступающих электронных сообщений, но и доводить до сведения рядовых сотрудников вверенных им подразделений распоряжения руководства компании.
Кроме того, следует обязать руководителей подразделений и иных знаковых сотрудников предоставлять своим заместителям право доступа к своей служебной электронной переписке или обеспечить переадресацию корреспонденции на ответственного сотрудника на период отсутствия. Данный постулат особенно актуален в крупных компаниях, где секретарь не в силах отследить перемещения и отпуска многочисленного персонала.
Несмотря на новые технологии, по-прежнему актуально подтверждать личной подписью исполнителя факт его ознакомления с приказом. Для небольших компаний сбор подписей исполнителей можно осуществить на обороте последнего листа приказа, в крупных целесообразнее оформить «Лист ознакомления», в который обязательно следует внести все реквизиты приказа (дата, номер, краткое содержание).
Закрепите в инструкции по делопроизводству, что в случае электронной рассылки распорядительных документов датой ознакомления исполнителя с приказом следует считать дату отправки электронного сообщения, а не дату подписания листа ознакомления.
В случае оформления листа ознакомления как самостоятельного документа оригинал приказа подшивается в дело сразу после его рассылки, а к листу ознакомления подкалывается копия приказа. Дело с копиями может использоваться в текущей работе. Это позволяет обеспечить сохранность оригинала приказа, что особенно актуально в крупных и/или территориально разрозненных организациях.
Текущее хранение и передача приказов в архив
Приказы подшиваются в дело со всеми приложениями, поименованными в тексте приказа. При этом следует внимательно проверить наличие всех подписей как в графе «Согласование», так и на приложениях.
Основания, повлекшие издание приказа по основной деятельности, а также материалы по его исполнению формируются отдельно.
По мере накопления документов в папке целесообразно распечатывать имеющуюся у вас электронную версию учета приказов и подшивать в качестве поискового информатора.
Как правило, приказы по основной деятельности наиболее востребованы в течение первых двух лет. Следует помнить, что в целях обеспечения сохранности оригиналы приказов не должны покидать установленного для их хранения помещения. Для работы выдаются копии или выписки из приказов. Все популярнее становятся скан-копии приказов.
