Штатное расписание – это локальный корпоративный документ , определяющий и оформляющий штатную структуру организации, который часто не принимается во внимание начинающими предпринимателями, потому что Российское законодательство якобы лояльно относится к данному документу и к вопросу о его составлении.
Однако это не более чем миф. В данной статье мы рассмотрим все законодательные вопросы, связанные со штатным расписанием в РФ, рассмотрим виды и подвиды данного типа документов, примеры заполнения, а также узнаем самое основное: как правильно составить штатное расписание?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Для чего нужно штатное расписание читайте в нашей .
Штатное расписание для организаций заполняется по унифицированной форме №Т-3 в не зависимости производственное это предприятие, проектная организация или магазин:
Графа 1: «структурные подразделения». К таковым принадлежат отделения, филиалы и т.д.
Обычно этот раздел заполняется с подразделений, выполняющих единое управление, затем возможно идёт бухгалтерия, отдел связи с общественностью, финансовый отдел и т.д. потом производство и т.д.
Иногда название отделения способно повлиять на обеспечение сотруднику установленных льгот (к примеру, при возможности грязных отравлений при производстве) – тогда его необходимо взять из конкретных отраслевых групп.
Графа 2 «код подразделения» необходима для классификации подразделений в группу, с использованием которой возможно устанавливать их местоположение в структуре организации. В маленьких компаниях такой код не требуется.
Графа 3 «должность (профессия, специальность) , ряд, вид (группа) квалификации сотрудника». Чтобы правильно назвать должность в штатном расписании необходимо использовать Классификационный справочник профессий.
Если в качестве какого-то вида трудов, должностей, или профессий есть какие-то лимитирования, либо учтены какие-то привилегии или компенсации, то их название обязано точно отвечать вышеуказанным классификаторам.
Название должности необходимо вписывать целиком, сокращения вроде дир. или зам. не допускаются.
Графа 4 «Кол-во штатных единиц». Указывается число единиц, предустановленных в компании по надлежащей должности.
Во время заполнения формы могут возникнуть проблемы касательно четвёртой графы, где необходимо указать число штатных единиц.
Тогда, в случае, если в предприятии содержатся неполные ставки,
в соответствующей графе кол-во конкретных единиц должны быть указано в долях через запятую, например 0,5 (основано на конкретных Предписаниях по использованию и заполнению форм первичных учетных документов, одобренные Распоряжением Госкомстата РФ от Пятого Января 2004 года №1).
Графа 5 «Тарифная ставка и др.». Наполнение данной графы находится в зависимости от концепции оплаты трудовой деятельности, существующей в компании. Передаётся принятый объем зарплаты либо тарифной ставки.
Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и другие побудительные начисления формируются функционирующим законодательством (к примеру: за трудовую деятельность в чрезвычайно низких температурных условиях на крайнем севере), либо лично нанимателем по какой-либо причине.
Объемы надбавок могут определяться в варианте единой суммы, или в качестве процентного прибавления к собственной заработной плате.
Графа 9 “итого” – раздел должен быть заполнен в результате сложения 5 и 8 разделов, однако только лишь в случае если все сведения в них занесены в рублях. В случае, когда зарплата определена в руб., а надбавка в проц., в девятой графе устанавливается пропуск.
Пример штатного расписания для производственного предприятия.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Бюджетные организации способны реализовывать собственную деятельность, прибегая к нескольким финансовым источникам, к примеру, государственное субсидирование и денежные средства от работы по контрактам .
Таким образом, плата за трудовую деятельность работников по отдельным специальностям может проводиться, фактически, из обоих финансовых источников, либо же только из одного. В практическом применении обширное использование приобрело формирование 2-ух, а в единичных вариантах и 3-х штатных расписаний.
Бюджетные организации принадлежат к категории государственных учреждений. Концепция оплаты работы подобных учреждений формируется с учетом предписаний, установленных Федеральной комиссией
, регулирующей общественные и трудовые взаимоотношения профсоюзных организаций и работодателей.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Таким образом, в п. 19 “рекомендаций” описано, что штатное расписание ратифицируется управлением организации и содержит в себе все должности и специальности сотрудников данной организации. Подобные условия прописаны в п.10 положения, одобренного распоряжением Федерального правительства от Пятого августа 2008 года N583.
Так как ныне функционирующим законодательством не учитывается деление расписания на доли в зависимости от вариантов источников оплаты труда, организации следует формировать единое расписание для всех сотрудников.
В ТК РФ имеются чёткие указания того, что работодатель (не имеет значения: индивидуальный это предприниматель, частная ли организация, или бюджетная), подписавший договор с работником, должен оформить штатное расписание. И конкретных предписаний на это для индивидуальных предпринимателей нет , в отличие от бюджетных учреждений и ООО.
Поэтому многие бухгалтеры советуют всё равно оформлять данный документ в любом случае, а другие - оформлять его только при кол-ве сотрудников 3-4+.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Некоторые специалисты в законодательной сфере полагают, что использование непосредственно данной формы должно быть обязательным для работодателей, в то время как попытки оформить расписание в произвольной форме приведут к проблемам с учётом как внутри организации, так и с внешними контролирующими органами.
Образец штатного расписания магазина не по форме Т-3.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
Вопрос о безальтернативности форме №Т-3 “Штатное расписание” появился на свет в основе статьи девятой Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ. Согласно данной статье основная учетная документация учитывается только в случае, если она оформляется согласно конфигурации унифицированных форм.
Лишь отдельные варианты и разделы документации, которые не предусмотрены в данном разделе, могут оформляться в свободной форме, однако непременно обязаны включать все без исключения реквизиты, отмеченные в статье 9 Закона “О бухучете”.
Федеральным постановлением от Восьмого июля 1997 года №835, создание и подтверждение альбомов унифицированных форм основных учётных документов накладывалось на Госкомстат Российской Федерации (сейчас – Фед. Служба гос. Статистики).
Отсюда можно сделать заключение, что в случае если данный комитет принял ту или иную форму или конфигурацию, то она становится стандартной в обязательном порядке.
Однако тут упускается важная информация – ведь Госкомстату были переданы полномочия формировать унифицированные формы первичной документации. Но что же представляет собой такая документация?
Первичным документом расценивается только такой документ, при помощи которого оформляется та или иная хозяйственная процедура компании, находящая отклик в бухгалтерском учёте.
Однако штатное расписание не является документом, оформляющим какие-то подобные действия. Штатное расписание не используется как инструмент для бухгалтерских операций. То есть, работодатель имеет право оформлять штатное расписание в произвольной форме, а обязательную унифицированную форму использовать лишь как рекомендованный образец.
При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.
Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?
В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37
, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.
Также руководством может быть составлен , перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.
В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.
Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.
В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год . Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.
Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.
Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.
Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.
Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.
Для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:
Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.
Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.
В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.
Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.
Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.
Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.
Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.
То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.
Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.
В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.
Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.
Нюансы составления штатного расписания узнайте в ролике:
Помимо законов, деятельность российских предприятий регламентируется их внутренними документами. Часть из них необходимо вести в обязательном порядке по строго установленным формам. Другие – разрабатываются организациями самостоятельно по мере потребности в них.
К локальным документам относятся всевозможные инструкции, положения, правила, договоры и прочее.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Они отличаются от иных актов:
К такой документации относится штатное расписание, которое формируется в большинстве современных организаций. Оно выполняет сразу несколько функций одновременно.
Для формирования штатного состава и общей численности персонала предприятия составляется штатное расписание. Оно представляет собой локальный документ, отражающий структуру компании и включающий перечень должностей, штатных единиц и общую численность работников. В штатном расписании также отражается информация об окладах, заработной плате и действующих надбавках.
Единого мнения относительно того, следует ли вести штатное расписание в организации, нет. Определяется оно или положением.
Законодательное закрепление определения «штатное расписание» встречается только в Уголовном кодексе РФ. В части 2 статьи 57 оно трактуется как организационно-распорядительный документ, закрепляющий численный и должностной состав предприятия и отражающий фонд заработной платы.
Бланк штатного расписания (форма Т-3) установлена Госкомстатом. Правильность ее заполнения закреплена Постановлением № 1 от 05.01.2004 г. Она носит рекомендательный характер, поэтому может изменяться в организации в соответствии с потребностями. Скачать оригинал бланка бесплатно можно из любой правовой системы.
Законом установлено, что при упоминании в трудовом договоре только специальности или должности работника, ведение обязательно. Составляться оно должно по всем установленным правилам.
В случае подробного описания трудовых обязанностей в договоре с сотрудником предприятия, оформление расписания не обязательно.
Кроме того, законодательством освобождены от его формирования индивидуальные предприниматели, т.е. оно предусмотрено только для юридических лиц. Однако, на деле инспекторами налагаются штрафы на работодателей в размере 50 тысяч рублей за то, что они нарушают Трудовой кодекс.
Штатное расписание несет значительный эффект предприятию. Во-первых, оно облегчает проведение анализа кадрового состава. Во-вторых, из него видна полная картина об оплате труда персонала.
На основе расписания решаются следующие вопросы:
Данный документ требуется и при осуществлении проверок Фондом социального страхования и налоговой инспекцией. Несмотря на то, что его ведение не обязательно, ревизорам он необходим для сверки расчетов по произведенным денежным начислениям сотрудникам предприятия.
При необходимости предоставления информации из штатного расписания третьим лицам в ограниченном объеме, делается выписка из него. Требований к ее оформлению нет.
Закон не устанавливает, кем должно формироваться штатное расписание. На практике его составляет специалист кадрового отдела или бухгалтер. Однако, доверить это дело можно любому иному специалисту: руководителю компании, специально организованной группе, сотрудникам юридического или экономического отдела.
Квалифицированный справочник должностей свидетельствует о том, что составление расписания входит в компетенцию экономиста по труду. Поэтому принимать участие в го заполнении должен хотя бы один специалист в области экономики.
Пошаговый алгоритм заполнения, составленный в соответствии с установленными правилами, следующий:
| Наименование организации | Оно указывается в полном соответствии с учредительной документацией. При наличии полного и сокращенного наименования, прописать можно любое из них. Для предотвращения спорных ситуаций, лучше утвердить единый вариант в инструкции по заполнению реквизитов предприятия. |
| Номер и дата | Важно учесть, что документ может начать свое действие не сразу, а в будущем периоде. Исходя из этого, дату следует проставлять соответствующую. Так, если расписание планируется ввести в работу с 1 января 2019 г., то эту дату и нужно указать. |
| Название структурного подразделения |
|
| Код подразделения | Он должен соответствовать иерархической структуре организации. |
| Должность | Данная графа должна строго соответствовать трудовым договорам и книжкам. Разряд, специальность и категории персонала указываются в соответствии с ОКП и Квалификационным справочником. Перечень должностей составляется по иерархии: в первую очередь руководство, затем его заместители, специалисты и рядовые работники. |
| Количество штатных единиц |
|
| Тарифная ставка | Должна превышать размер минимальной заработной платы. Записывать, к примеру, 25 – 30000 рублей нельзя. Необходимо отразить определенный оклад. В случае его изменения под влиянием каких-либо условий, требуется заполнение следующие колонки документа. |
| Три графы по надбавкам | Заполняются на основе законодательно установленных норм, систем премирования, определенных организацией самостоятельно, режима труда, наличия вредных условий. Суммы могут указываться как в абсолютных единицах (рублях), так и в относительных (процентах). |
| Общая зарплата | Рассчитывается путем сложения сумм, указанных в колонках 5-8. |
| Примечания | Заполняется, если имеются. |
| Итого | Отражается сумма показателей колонок по вертикали: сколько всего штатных единиц на предприятии, общий размер окладов, надбавок и ФОТ. |
Из приведенного примера видно, что штат ООО «Алиса» утвержден на 2019 год в количестве 9 единиц приказом № 74 от 24.12.2017 г. Тарифная ставка составляет 306000 рублей, месячный ФОТ – 340850 рублей.
Утверждение штатного расписания предприятия производится по специальному приказу, о чем делается отметка в его тексте.
Пример текста приказа по вышеприведенному образцу: «Утвердить штатное расписание от 24 декабря 2019 года № 74 с численным составом в количестве 9 штатных единиц с месячным ФОТ 4090 200 рублей».
В данном примере ФОТ рассчитан следующим образом: 340850 * 12 = 4090200 (рублей).
Подписывается расписание руководителем предприятия и его главным бухгалтером. Когда оно включает несколько листов, можно проставлять подписи на каждом листе. Для этого в документе предусмотрены специальные поля. Такое заверение необходимо в компаниях, в которых изначально утверждается расписание в филиалах, а после – в центральном офисе.
Проставлять печать на утвержденном штатном расписание допускается, хотя не является обязательным. Составляется оно, как правило, сроком на один год.
Образец заполнения формы Т-3:
В течение действия штатного расписания может потребоваться внесение изменений в него в следующих случаях:
Вносить изменения можно одним из двух способов: заменить документ полностью или внести корректировки по отдельному приказу.
Если издается приказ на дополнение, необходимо указать причину:
Изменяя штатное расписание, корректировки должны быть внесены и в персональную документацию сотрудников компании: личную карточку, трудовую книжку.
Об изменении оклада (премии, надбавки) работник в письменной форме уведомляется об этом за 2 месяца до свершения данного события. Такие коррективы должны быть внесены не только в расписание, но и в основной договор с сотрудником путем заключения дополнительного соглашения.
Согласно Инструкции № 69 сначала о внесенных в штатное расписание изменениях информируется персонал, а после этого – осуществляется корректировка трудовых договор на основании приказа, распоряжения или другого решения.
Штатное расписание - это обязательный внутренний нормативный документ организации, содержащий данные о его структуре, количестве сотрудников и общем фонде заработной платы за месяц. В статье можно скачать актуальный образец (бланк) штатного расписания.
Образец
Бланк
Кроме главных функциональных сведений, в штатном расписании перечисляются должности работников, присутствует информация об окладах всего состава организации, системе поощрений работников (различные премии, надбавки за сверхурочный труд и т.п.), о наличии вакантных мест.
Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк штатного расписания, но с учётом всех необходимых пунктов, или воспользоваться унифицированной формой Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 г.
Штатное расписание могут потребовать для проверки различные надзорные и исполнительные органы: суды, инспекция по труду (проверяя соответствие условий труда букве закона), региональные представители Пенсионного фонда (проверяя данные по страхованию работников), налоговая (проверяя применение льгот по налогам), поэтому составить его нужно грамотно и точно.
Начинается оформление штатного расписания с разработки структуры предприятия и приказа руководителя о назначении ответственного за заполнение формы Т-3. Это может быть как сотрудник бухгалтерии, секретарь, офис-менеджер, так и сотрудник созданного кадрового отдела, и даже сам руководитель.
Кроме того, в приказе устанавливаются сроки, в которые штатное расписание должно быть составлено, сроки его согласования и утверждения.
Обязательно указываются дата составления штатного расписания, дата его утверждения (согласно приказа), дата, с которой расписание начинает действовать и период его действия. По общему правилу штатное расписание составляется сроком на год.
Наименование организации должно соответствовать указанному в Уставе организации.
Внося в штатное расписание названия структурных подразделений (отделов) - графа 1, должности сотрудников - графа 3, особенно если при работе на этой должности сотруднику положены льготы или особые условия, чтобы не лишать его этих льгот, стоит воспользоваться тарифно-квалификационными справочниками:
Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93);
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих;
едиными тарифно-квалификационными справочниками работ и профессий рабочих по отраслям.
Как правило, это касается муниципальных организаций и предприятий с «вредными» условиями труда, в то время как коммерческие организации вольны вводить в штатное расписание практически любые наименования структурных отделов и должностей, руководствуясь только здравым смыслом, традиционной терминологией и общими определениями и понятиями.
Каждому отделу имеет смысл присвоить код структурного подразделения: его можно использовать в дальнейшем при оформлении различных деловых документов организации.
Оклады сотрудников, а также надбавки, другие поощрения, и итоговую сумму месячной заработной платы предприятия нужно указывать в рублях.
Оклады могут быть указаны не определённой цифрой, а в пределах каких-то сумм, например, от 10000 до 15000 рублей. Это разрешается предприятиям, не обязанным строго соблюдать показатели Единой тарифно-квалификационной сетки. Обычно так делают тогда, когда должность сотрудников называется одинаково, а их квалификация, набор функций, опыт работы разные.
Система поощрений (графы 6-8) должна содержать информацию, за что и в каких единицах работник получает стимул, т.е. она может быть исчислена не только в рублях, но и в процентах, коэффициентах и т.д.
Итоговые ежемесячные суммы выплат по каждой должности указываются в графе 9. Внизу табличной части подводится итог и указывается весь зарплатный фонд организации за месяц.
Если какие-либо должности на предприятии вакантны, об этом делается запись в графе 10 «Примечания».
Составленное штатное расписание согласовывают с руководителями структурных подразделений (отделов), дают на проверку юристам. После вносят поправки, если таковые есть
Если штатное расписание не имеет замечаний, его визируют подписями руководителя кадровой службы (если такая есть), главного бухгалтера, и утверждают приказом руководителя.
Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.
Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.
А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.
Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.
Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.
На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.
Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.
К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.
При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.
ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.
Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.
Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.
ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.
Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.
Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.
Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.
Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.
Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.
Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.
Сам документ выглядит как большая таблица.
Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.
Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.
В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.
Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.
Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.
В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.
В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.
Также следует учитывать:
Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.
В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.
В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.
Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.
После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.
Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.
Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.
Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.
Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.
Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .
Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.
Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:
Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:
Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.
С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.
Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.
Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.
Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.
Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.
После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.
Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.
организации (форма Т-3 ) – это один из обязательных кадровых документов, который должен присутствовать на каждом предприятии. В качестве бланка штатного расписания можно использовать форму Т-3, а можно и самостоятельно разработать удобную для вашей организации форму, которая будет учитывать индивидуальные особенности вашей деятельности. Скачать штатное расписание Т-3 можно ниже. Как правильно заполнить этот бланк?
Форма Т-3 содержит информацию о штатном составе организации. Сюда включаются сведения о подразделениях предприятия, наименование должностных единиц, их количество. Также для каждой должности указывается тарифная ставка, различные премии и надбавки. Далее по всем должностям считается суммарные затраты на в месяц. Таким образом, штатное расписание позволяет оценить уровень месячного бюджета на заработную плату.
Утверждается этот кадровый документ , составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год. Если организация не большое, то, возможно, ваше расписание будет действовать несколько лет. В любом случае на бланке Т-3 нужно указать дату начала действия документа и срок действия.
Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с , то лучше составить новое штатное расписание.
Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.
Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.
Таблица штатного расписания по форме Т-3 содержит информацию о структурных подразделениях предприятия с указанием их кодов по внутренней классификации организации; наименование должностей по классификатору ОКПДТР и их количество. Также отражается система оплаты труда для данной должности (оклад, надбавки).
Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.
После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
