Сразу хочу предупредить, что на РРО должен работать обученный кассир, крайне желательно в ЦСО, а вообще идеально - имеющий соответствующие удостоверение для работы на конкретной модели РРО. Почему? Да потому, что за допущенные необученным/ недоученным кассиром ошибки могут наказать гривной. А оно Вам нужно?
Следуя данной инструкции постараемся избежать штрафов, а также прочих ошибок и неприятностей.
Итак, приступим!
1. До начала работы (смены) кассир обязан провести ежедневное техническое обслуживание РРО, для этого:
Проверяем отсутствие повреждений средств контроля (пломб) на корпусе РРО и модема. Пломбы береж ё м, как зеницу ока. В инструкции об опломбировании запрещается их чем-то защищать (заклеивать) , но штрафа за это не предусмотрено. Поэтому рекомендую защитить пломбы, приложив на пломбы прозрачную пленку, а сверху наклеи ть скотч (н епосредственно на пломбу скотч не клеим! ) Ну, а е сли пломбы все же не уберегли, то прямая дорога в ЦСО;
Проводим внешний осмотр на предмет целостности корпуса РРО/модема/блоков/питания/интерфейсных кабелей, удаляем пыль, грязь и другие посторонние предметы, мешающие работе принтера и клавиатуры. Отставляем подальше всё, что связано с жидкостями - вазы, горшки, чашки, бутылки и т. п., т. к. воду РРО мягко говоря не любит. Особое внимание уделяем борьбе с всевозможными насекомыми, т. к. после следов их жизнедеятельности РРО практически неремонтопригоден.
Проверяем надёжность подключения РРО/модема к блоку питания и сети 220 В, а также надёжность подключения интерфейсных проводов.
Не рекомендую пренебрегать данным пунктом, т. к. лучше предотвратить проблему, чем потом героически её решать (лучше перебдеть, чем недобдеть!).
2. Включаем РРО (да и всё остальное, что необходимо для работы: модем, компьютер, сканер, банковский терминал и т. п.).
3. Проверяем наличие чековой ленты. При необходимости устанавливаем новый рулон.
4. Регистрируем кассира (требуется не на всех модел ях РРО).
5. Выполняем X-отч ё т, по которому проверяем:
Правильность установки ленты. Часто устанавливают рулон ленты «вверх ногами» и спешат звонить в ЦСО с вызовом о неисправности принтера. Термолента имеет только один слой для печати, соответственно существует только одно правильное положение рулона в принтере;
Выполнение Z-отч ё та за предыдущую смену. Е сли в X-отч ё те видим суммы - есть повод для беспокойства - предыдущая смена забыла выполнить обнуляющий отч ё т, что чревато штрафом в 340 грн. Срочно выполняем Z-отч ё т, пока не истекли 24 часа с момента проведения первой расч ё тной операции предыдущей смены и РРО не заблокировался;
Дату и время (корректируем время при необходимости).
Пересчитываем деньги в денежном ящике (сейфе) и сверяем с остатком в предыдущем Z- отчёте.
6. С улыбкой встречаем первого покупателя/ клиента и прежде чем пробивать чек (перед первой расч ё тной операцией, первым покупателем/ клиентом ) в обязательном порядке вносим разменную монету или остаток со вчерашнего дня операций «служебное внесение» .
Обратите внимание:
Работать без разменной монеты запрещено;
Сумма разменной монеты не регламентируется, но если рассуждать логически Вы должны дать сдачу, например, хотя бы с 2 00 грн;
Если разменной монеты недостаточно, попросите у покупателя купюры меньшего номинала и ли попросите разменять купюру на более мелкие в соседнем отделе или сделайте это сами;
Не имея чем дать сдачи, Вы можете лишиться первого покупателя, а возможно и второго и...
7. К огда покупатель уже определился с товаром и принял решение о покупке начинаем пробивать чек:
Пробиваем код товара (не цен у , не название, а код товара, который должен быть присвоен каждому товару/услуге, может быть указан на ценнике или в прейскуранте и должен быть запрограммирован в РРО);
При продаже нескольких единиц одного и того же товара или при продаже весового товара не забываем вначале вводить количество (вес) и умножать его на код товара;
Когда все покупки пробиты нажимаем кнопку ПС (промежуточная сумма) и убеждаемся, что в сумме чека нет ошибки. Если таки есть, аннулируем чек и пробиваем коды заново. Можно конечно и аннулировать ошибочную позицию в чеке, но не нужно, т. к. покупателю будет сложно разобраться, что же ему все таки пробили в чеке. Кстати, кнопку ПС можно нажимать не только в конце чека, но и после каждого пробития товара, если, например, покупатель ограничен в средствах и просит Вас пробить товаров не более чем на указанную сумму;
Сообщаем покупателю сумму к оплате;
Уточняем форму оплаты (наличная или безналичная);
Принимаем деньги или банковскую карту. Если покупатель решил оплатить банковской карточкой, то вначале выполняем операции с банковским терминалом и только затем переходим к следующему пункту;
Вводим сумму, полученную от покупателя для автоматического расчета сдачи (операция необязательн ая , но может избавить Вас от вычисления сдачи в уме или на калькуляторе);
- нажимаем кнопку Оплата для закрытия чека за наличный расчет;
- нажимаем кнопку Чек/Кредит/Картка для закрытия чека за безналичный расчет;
- выдаём товар, фискальный чек (при безналичной оплате дополнительно выдаем слип-чек банковского терминала) и сдачу покупателю со словами " С пасибо за покупку, приходите еще ”. Обратите внимание, что в зависимости от сферы деятельности такие пожелания могут быть неуместны как словами, так и в чеке РРО;
- ждём следующего покупателя.
8. В перерыве:
- можем выполнить дневной X-отч ё т, пересчитать деньги в денежном сейфе, сравнить с суммой в отч ё те, порадоваться, что все сошлось:) или наоборот:(.
- можем запрограммировать новый товар, поменять цену на старые товары, переписать прейскурант или ценники и т. д. и т. п.
9. В конце смены (но не позднее 24 часов с момента пробития первого чека). несмотря на усталость, голод и желание побыстрее уйти домой, нужно выполнить ряд очень ответственных операций:
- выполняем X-отч ё т, пересчитываем деньги в денежном сейфе, сравниваем с суммой в отчёте. Если в течение дня все делали правильно, то все должно сойтись, если нет - не спешите винить РРО - 99,99 %, что проблема не в н ё м. Обратите внимание, что безналичные оплаты в отчете отражены отдельной строкой и не попадают в « готівку в сейф і» ;
- операцией «служебная выдача» выводим всю или часть выручки, не забывая оставить разменную монету для следующ ей смен ы .
Имейте в виду, директор, бухгалтер, хозяин и т. д. может попросить Вас выполнить «служебную выдачу» и в течение дня - это нормально;
- переда ё м выручку в бухгалтерию, в банк, инкассаторам, в руки хозяину, себе в карман (если Вы и есть хозяин);
- в случае, если на предприятии установлен лимит кассы (нужно узнать у бухгалтера), «служебную выдачу» можем не выполнять, а оставлять деньги в сейфе РРО до достижения лимита;
- проверяем наличие достаточного остатка кассовой ленты и выполняем обнуляющий Z-отч ё т. У беждаемся, что в отчёте есть фраза наподобие "Регістри обнулено", « Звіт дійсний» и т. п., присвоен номер и указаны правильные дата и время. П еред выполнением Z-отчёта н а некоторых РРО необходимо выполнить печать контрольной ленты.
- контрольную ленту (при наличии) сворачиваем в трубочку или складываем несколько раз и храним в течении трех дней на месте расч ё тов и тр ё х лет где-нибудь на объекте торговле ;
- Z-отчёт подклеиваем в Раздел № 1 КУРО и заполняем Раздел № 2 строго согласно отчета. Заранее в разделе № 2 ни в коем случае ничего не заполняем - ни даты, ни номера отчета, ни т. д. ни т. п., т. к. в случае чего исправления в КУРО не приветствуются (хотя и допускаются,
но не более пяти на одной странице
);
- закрываем смену на банковском платежном терминале, если хотим, чтобы безналичные платежи попали на Ваш банковский счет.
10. Ждем автоматической передачи отчета в налоговую инспекцию или отправляем его вручную, где это возможно.
11. При желании отключаем все то, что включили в п.2.
12. С чувством выполненного долга идем домой.
Эксперимент по онлайн-кассам признан успешным, что, в общем-то, было ожидаемо. Добровольно применять такие ККТ можно уже сейчас, а скоро они станут обязательными для всех. Ответы на вопросы о том, кто, когда и как должен применять онлайн-кассы, читайте в статье.
Тому, как применять онлайн-кассы, посвящен Федеральный закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ. Этим Законом внесены масштабные изменения в Закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
С 15 июля по 31 января 2017 г. организации и предприниматели вправе регистрировать и применять онлайн-ККТ в добровольном порядке. А вот с 1 февраля 2017 г. регистрировать будут только онлайн-ККТ. Если обычную кассу поставили на учет в ИФНС до 1 февраля 2017 г., ее можно использовать до 1 июля 2017 г. Порядок регистрации старых касс прежний.
ФНС России уже разработала:
- формы заявлений о регистрации (перерегистрации) ККТ и снятии ККТ с регистрационного учета;
- карточки регистрации ККТ и карточки о снятии ККТ с регистрационного учета;
- порядок заполнения форм указанных документов;
- порядок направления и получения указанных документов на бумажном носителе.
Сейчас соответствующий проект приказа ФНС проходит согласование, ориентировочно он вступит в силу в ноябре 2016 г. Ознакомиться с проектом можно по ссылке http://regulation.gov.ru/projects#npa=50058.
Обратите внимание! До 1 июля 2018 г. вправе не применять онлайн-ККТ предприниматели и организации при оказании услуг населению. Вместо чека они могут выдавать типографские БСО.
Регистрация онлайн-кассы
Общее правило гласит: использовать можно только контрольно-кассовую технику, которая поставлена на учет в налоговой инспекции. Это актуально для любых ККТ.
Порядок и условия регистрации, перерегистрации и снятия с учета онлайн-ККТ регулируются ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. Зарегистрировать онлайн-ККТ можно в любой налоговой инспекции, а не только в своей. Для этого подайте заявление на бумаге или в электронной форме. В последнем случае датой подачи считают день размещения заявления в кабинете ККТ.
В заявлении указывают все сведения, которые предусмотрены новой формой бланка. В частности, полное наименование организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя; ИНН; адрес, место установки и применения ККТ. При расчете через Интернет - адрес (адреса) сайта; наименование модели ККТ; заводской номер ККТ; наименование модели фискального накопителя; заводской номер экземпляра модели фискального накопителя; номер автоматического устройства для расчетов.
Не позднее рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации, инспекция сообщит вам регистрационный номер ККТ. Сразу запишите в фискальный накопитель: регномер ККТ; полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при наличии) предпринимателя; сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе, и иные сведения, необходимые для формирования отчета о регистрации.
Далее сформируйте отчет о регистрации и передайте его в налоговую инспекцию на бумаге либо через кабинет ККТ или через оператора фискальных данных. Сделайте это не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от инспекции регистрационного номера. Датой подачи отчета в электронной форме будет дата его размещения в кабинете ККТ либо его передачи оператору фискальных данных.
Налоговая инспекция в свою очередь авторизует пользователя ККТ и используемый фискальный накопитель, проверит достоверность представленных данных. После этого данные из заявления она внесет в журнал учета и сформирует карточку регистрации ККТ. Сделать это инспекция обязана в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления.
Сформированную карточку регистрации ККТ инспекция направит вам в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. На эту операцию ей отведено пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.
Сведения, которые содержит заявление о регистрации ККТ, а также сведения из отчета о регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме через кабинет ККТ либо оператора фискальных данных. Электронный документ надо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.
Налоговая инспекция может отказать в регистрации ККТ, если в реестре нет сведений о регистрируемой кассе и фискальном накопителе либо в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения.
Работа с онлайн-кассой
Закон подробно прописал порядок работы с онлайн-кассами.
Так, в кассовых чеках онлайн-ККТ больше информации по сравнению с обычными кассами. Например, появились новые реквизиты:
- система налогообложения продавца;
- форма расчета - наличными или электронными деньгами;
- адрес сайта, где можно проверить кассовый чек;
- абонентский номер или электронная почта покупателя.
Если ККТ использует платежный агент, то помимо этих реквизитов в чеке должны быть:
- телефон платежного агента или субагента;
- размер уплаченного ему вознаграждения.
Таковы требования ч. 2 ст. 5 Закона от 03.06.2009 N 103-ФЗ, п. 3 ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
Перед началом работы кассиру-операционисту выдают ключи от кассовой кабины, от привода кассовой машины и от денежного ящика. Также сотруднику выдают необходимые расходные материалы (чековую и контрольную ленты, ленту для печатающего устройства, чистящие средства и т.п.), разменную монету и купюры.
Прежде чем принять оплату от покупателя, сформируйте отчет об открытии смены. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке ККТ получит подтверждение. После этого можно приступить к расчетам с покупателями.
Это следует из п. п. 2 и 3 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
При расчетах с каждым покупателем кассир-операционист обязан:
- определить итоговую сумму покупки по показаниям индикатора кассовой машины и назвать ее покупателю;
- получить деньги, четко назвать их сумму и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя;
- провести операцию через онлайн-ККТ на полученную сумму;
- назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю вместе с чеком или бланком строгой отчетности.
Предусмотрено два варианта выдачи чека или бланка строгой отчетности. Во-первых, на бумаге. Тут все традиционно.
Во-вторых, в электронной форме. Документ на ККТ не печатают, а пересылают на абонентский номер или e-mail покупателя. Это возможно, если покупатель предоставил такую информацию до момента расчета.
Что касается конца смены, то тут тоже все почти как раньше. В конце рабочей смены до прибытия инкассатора формируют отчет о закрытии смены на ККТ. Онлайн-ККТ автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. Далее готовят выручку и составляют справку-отчет по форме N КМ-6, которую вместе с выручкой сдают старшему (главному) кассиру. Если организация небольшая (с одной-двумя операционными кассами), кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору.
После сдачи выручки и оформления документов кассир выполняет межремонтное обслуживание кассовой машины, отключает ее от сети и закрывает чехлом. Далее кассир сдает ключи от кассовой машины и кассовой кабины руководителю организации (его заместителю, заведующему секцией) на хранение под расписку.
Обратите внимание! Технически обслуживать онлайн-ККТ по принципу обычных касс не нужно. Онлайн-ККТ и фискальные накопители ремонтируйте в специализированных центрах. Например, у производителя ККТ.
Новые штрафы за неприменение ККТ
Закон N 290-ФЗ помимо онлайн-касс ввел и новые штрафы за неприменение ККТ. Теперь, а именно с 15 июля 2016 г., организацию могут оштрафовать в размере от 75 до 100 процентов суммы расчета, но не менее 30 000 руб. Должностным лицам грозит штраф от 25 до 50 процентов суммы расчета, но не менее 10 000 руб.
За повторное нарушение работу организации и предпринимателя приостановят на срок до 90 суток, а руководителя дисквалифицируют на срок от года до двух лет. Так налоговики поступят, если сумма расчетов без кассовых чеков составит 1 000 000 руб. и более.
Вдобавок введены отдельные санкции за непредставление чека (БСО) ККТ покупателю или клиенту. Для организации это чревато предупреждением или штрафом до 10 000 руб. Для ИП и должностных лиц - предупреждением или штрафом до 2000 руб.
Это еще не все. С недавних пор срок, в течение которого могут оштрафовать за нарушение порядка применения ККТ, увеличен до одного года. Ранее привлечь к ответственности за такое нарушение могли не позднее двух месяцев со дня совершения нарушения.
Но есть и послабление, адресованное малому и среднему бизнесу. С 4 июля 2016 г. вместо штрафов выносят административное предупреждение, даже если такое наказание не предусмотрено соответствующей статьей Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Вместо штрафа выносится предупреждение, если нарушение совершено впервые и нет материального ущерба. Такие правила введены Законом от 03.07.2016 N 316-ФЗ.
Снятие с учета новых касс
ККТ снимают с регистрационного учета в случае передачи ККТ другому пользователю, хищения или потери. Если организация или предприниматель прекращают использовать ККТ (в т.ч. при замене на новую), снимать ее с учета не нужно.
Чтобы снять онлайн-ККТ с учета, в любую налоговую инспекцию подайте заявление на бумаге или в электронной форме через кабинет ККТ (датой подачи заявления считают день размещения заявления в кабинете ККТ). Сделайте это не позднее одного рабочего дня, следующего за днем, когда отдали ККТ другому пользователю либо обнаружили хищение или потерю ККТ.
В заявлении укажите: полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя; ИНН; наименование модели ККТ; заводской номер ККТ; сведения о хищении или потере ККТ (при наличии таких фактов). Как мы уже отметили, новая форма заявления уже разработана и скоро ее можно будет применять.
К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя. Естественно, если снимаете ККТ с учета не по причине хищения или утраты. После этого налоговая инспекция сформирует карточку о снятии с учета ККТ. Сделать это инспекция обязана в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления. Дата формирования такой карточки будет днем снятия ККТ с учета.
Сформированную карточку она направит вам в электронной форме через кабинет ККТ либо оператора фискальных данных. На эту операцию инспекции отведено пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в ИФНС за бумажным экземпляром карточки.
В карточке о снятии ККТ с учета укажут такие сведения: полное наименование организации или фамилию, имя, отчество (при его наличии) предпринимателя; ИНН пользователя; наименование модели ККТ; заводской номер ККТ; дату снятия ККТ с учета.
Сведения, которые содержит заявление о снятии с учета ККТ, а также сведения из отчета о закрытии финансового накопителя вы можете передать в инспекцию в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. При этом электронный документ необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Датой подачи указанных сведений считается дата размещения сведений в кабинете ККТ либо их передачи оператору фискальных данных.
Если налоговая инспекция выявит ККТ, которая не отвечает требованиям Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, то в одностороннем порядке снимет с учета такую технику. Заявление о снятии ККТ подавать не нужно. При этом снятую с учета ККТ можно зарегистрировать повторно, но только после устранения нарушений. В одностороннем порядке инспекция снимет с учета ККТ, у которой истек срок ключа фискального накопителя. Заявление о снятии ККТ с учета также не нужно.
Однако в этом случае представьте в инспекцию все фискальные данные, которые хранятся в фискальном накопителе. Сделайте это в течение одного месяца со дня снятия ККТ с учета.
Перерегистрация онлайн-касс
Заявление о перерегистрации ККТ подайте в случае внесения изменений в журнал учета и карточку регистрации ККТ. Например, в связи с установкой в ККТ нового фискального накопителя. Сделайте это не позднее следующего рабочего дня после изменения сведений.
Чтобы перерегистрировать онлайн-ККТ, в любую налоговую инспекцию подайте заявление на бумаге или электронно через кабинет ККТ (дата подачи - день размещения заявления в кабинете ККТ). В заявлении укажите сведения, которые указывали при регистрации ККТ и в которые вносите изменения.
Если перерегистрируете ККТ при замене фискального накопителя, то вместе с заявлением подайте отчеты: об изменении параметров регистрации ККТ, о закрытии фискального накопителя (при любой замене).
Налоговая инспекция в свою очередь авторизует пользователя и фискальный накопитель, а также проверит достоверность представленных данных. После этого данные из заявления она внесет в журнал учета и сформирует новую карточку регистрации ККТ. Инспекция сделает это в течение пяти рабочих дней с даты подачи заявления. Дата формирования такой карточки будет днем перерегистрации ККТ. Сформированную карточку она направит вам в электронной форме через кабинет ККТ либо оператора фискальных данных. На эту операцию ей отведено пять дней с даты формирования карточки. При этом вы можете обратиться в инспекцию за бумажным экземпляром карточки.
Сведения, которые содержит заявление о перерегистрации ККТ, а также сведения из отчета об изменении параметров регистрации вы можете передать в инспекцию в электронной форме через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Электронный документ по традиции нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
Поводов для отказа в перерегистрации ККТ у налоговиков всего два. Во-первых, в реестре нет сведений о перерегистрируемой кассе и фискальном накопителе. Во-вторых, в заявлении о перерегистрации указаны недостоверные или неполные сведения.
По законодательству, касса должна быть у любого предпринимателя , производящего операции с денежными средствами различного характера. Многие ошибочно считают, что использовать ее довольно сложно и освоить в самостоятельном порядке не получится. Для этого следует подробно ознакомиться с использованием аппарата хоть одного вида и можно спокойно работать на всех из них.
Производить деятельность с ККМ могут те, кто заключил с собственником бизнеса договорные отношения об ответственности материального характера. Кроме договора, они обязаны иметь опыт работы на данной машине: правильно отбивать чеки и обнулять ее.
Следует помнить, что перед началом рабочего процесса, директор (заведующий отделом) обязаны произвести подготовительные работы: открыть привод и счетчик, пробить чек и сверить пробитую сумму, полученную за предыдущую смену и произвести сверку с записями кассира. Суммы должны полностью сходиться.
Прямые обязанности директора должны содержать следующее :
Обязанности работника, перед началом процесса на ККМ:
Аппарат представляет очень сложную разновидность в техническом электронном виде. Некоторые его части считаются составными. К ним относится :
ККА имеет устройство, передающее доступные сведения для покупателя. Обязательно должен присутствовать монитор, один устанавливается для покупателя, чтобы он доступно видел все необходимые сведения на экране. Другой размещается для кассира.
Клавиатура применяется для ввода нужный объем денежных средств. Это затрагивает назначение кассы, при ее помощи вбивается необходимая сумма и находит свое отражение на чеке. Аппарат имеет подразделение кнопочек по цвету, делятся они на несколько частей, где каждый определяет конкретную группу товаров.
Блок ленточный относится к необходимой части, прямое назначение которой, хранить все сведения, включающие проведенные операции. Устройство размещается внутри самой машине, подключать его отдельно нет необходимости.
Память фискальная предназначена для фиксирования денежных масс, прошедших через кассу. Они имеют дело с вырученными средствами, получаемыми ежедневно, и отражаются в Z-отчете. Снимается информация в конце рабочей смены и хранит все события с датами и подробную информацию за отработанное время.
Каждая ККМ имеет лоток для сбора купюр , который представляет собой обычную металлическую (пластмассовую) коробку, имеющую несколько разновидностей замков. Одним из самых простых вариантов является обыкновенная защелка механического вида. Однако современным решением вопроса является электромагнитное запирающее устройство.
Основной задачей принтера является печать чека. Касса отпечатывает их покупателю и для проведения отчетности в торговой точке. Для покупателя чек служит подтверждением покупки. Разновидности некоторых касс отпечатывают их для иных документов, это считается хорошей помощью в работе.
Следует помнить, что имеется множество разновидностей ККМ и размеров чековых лент, при использовании неподходящей, касса быстро придет в негодность.
Первое, что следует сделать – это включить ККМ в сеть. Многие из них имеют кнопки на панели с задней стороны, в действие приводятся поворотом ключа в позицию РЕГ. В случае высвечивания на мониторе множества нулей указывает на правильность в работе.
В дальнейшем деятельность происходит следующим образом :
Это приведены общие разновидности работы с ККМ, при необходимости выяснить принцип работы определенной машины, информацию можно найти в интернете, либо обучиться в определенных организациях.
Прежде всего, работник обязан заключить договор об ответственности материального характера. Это делается для предотвращения краж денежных средств.
Может произойти . Причины могут быть различными: товар не подошел по цвету и фасону, имеет производственные дефекты и др. Такое может быть только при предъявлении чека, целостности товара (наличие на нем ценника и др.).
Кроме этого, должна быть пробитая в кассе сумма. Составляется акт о возврате товара. Пишется он в произвольной форме. После правильно составленных документов, которые подписываются самим предпринимателем, деньга за товар могут быть возвращены.
По окончанию рабочего дня печатается Х-отчет, который выполняется для сверки кассы и наличности в ней. После него, пробивается Z-отчет, который производит обнуление всех принятых средств за смену. Все сведения автоматически перемещаются из оперативной памяти в фискальную, происходит обнуление полученной выручки и ее закрытие.
Имеются стандартные ошибки, которые могут привести к поломке ККМ. К ним относятся:
Инструкция по работе с Frontol представлена ниже.
Введение онлайн-ККТ в 2016 году казалось большинству предпринимателей злыми кознями со стороны государства. Но прошло пару лет, новый порядок прижился легко, и мы видим, что работа с онлайн кассой не столь непонятна, как кажется. В этой статье мы узнаем, что нужно делать персоналу, как открывать и закрывать смену.
Перед тем, как работать с онлайн кассой, ее необходимо отметить в ФНС и настроить. Об этом мы писали ранее.
Основной задачей перехода на онлайн кассы было ускорение и полный контроль над передачей данных в налоговую. Но только не напрямую, а через сотрудничество с оператором фискальных данных (ОФД). Перед тем, как перейти к инструкции по работе 2019, правилам работы с онлайн кассами, давайте повторим теорию. Как работает онлайн-ККТ?
После отправки данных оператору, их нельзя будет удалить или скорректировать. Информация хранится на защищенном сервере в течение минимум 5 лет.
С обучения персонала. Это не сложно, работа кассира с онлайн кассой мало чем отличается от работы с обычным денежно-чековым аппаратом. Правда, работник должен поставить подпись под записью в журнале, что он в курсе, как работает ККТ и понимает степень материальной ответственности. Договор о несении таковой тоже подписывается.
Торговое дело ежедневно начинается с получения сменщиком ключей от кассы, в том числе, доступ к отсеку для денег, и предназначенной для конкретной модели аппарата чековой ленты. Также кассир получает пакет с купюрами и монетами для сдачи (в этом случае чек не пробивается). Информация по открытию каждой ККТ заносится в книгу учета по форме № КО-5. При открытии печатается подобный отчет:
Совет кассиру: когда поток клиентов маленький, и вы не предскажете, что будет хотя бы одна продажа, работу онлайн кассы с 1С лучше не начинать и не отправлять отчет. Может случиться, частое получение отчетов об открытии без пробития чеков «заинтересует» органы проверки.
После того, как кассир обозначил итоговую сумму, а клиент ее оплатил, касса распечатает чек о покупке. Точно как при работе с аппаратами старого образца, нужно взять напечатанный чек и вместе со сдачей передать ее клиенту. При оплате заказов в интернет-магазине, чек пересылается по предоставленной клиентом электронной почте. Иногда этим занимаются ОФД, получая от владельца кассы контакты клиентов.
Инструкция по работе с онлайн-кассами гласит, что покупатель может попросить у продавца электронный чек следующими способами:
Этот подраздел посвящен вопросу «Что делать, если….»
Произошел возврат товара клиентом по Закону о защите прав потребителя
Необходимо сформировать чек по признаку «Возврат прихода ». Вот чем он отличается от обычного чека «Приход»:
Совершена ошибка при пробитии чека кассиром
Формируется еще один чек по признаку «Коррекция ». В каждом аппарате есть для этого своя функция, чтобы узнать о ней, прочитайте порядок работы с онлайн кассами, используемыми в вашем бизнесе.
Частичная оплата
Если клиент только сделал предоплату, формируется чек по признаку расчета «Аванс». Когда товар будет продан, и остальные деньги за него поступят, пробивается еще один чек «Полная оплата».
Пропало интернет-соединение
Все равно можно продолжать работать с кассой и пробивать чеки в оффлайн режиме. Как только связь восстановится, все они автоматически переправятся на сервер ОФД.
Отключили электричество
В этом случае, отключатся и кассы. Следовательно, торговлю надо приостановить до восстановления питания. Торговля без чеков – серьезное нарушение, за которое присуждают штраф.
Как и в прежние времена, нельзя начинать торговлю, не имея кассовой книги и не сформировав отчета о начале смены. Рассматривая работу с онлайн кассой пошагово, можно выделить еще 5 типичных ошибок кассира:
Отработав положенное количество часов, кассир должен сдать выручку инкассатору или старшему по смене. Схема работы с онлайн кассой в 1С пошагово предусматривает следующий алгоритм закрытия смены:
Пример такого отчета приведен ниже.
Онлайн-кассы отличаются от своих предшественников, но это почти не повлияло на работу персонала. Кассир всё так же заправляет бумагу, пробивает чеки и печатает отчёты о закрытии смены.
Чтобы работать на ККТ, кассир должен:
В начале рабочего дня кассиру выдают материалы, необходимые для работы:
Когда кассир получает или сдаёт разменную монету, чек пробивать не нужно. Отразите эту информацию в книге учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).
Работайте с кассой без ошибок!
Техническое сопровождение от 450 р/мес.
Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.
Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, нужно напечатать отчёт об открытии смены. Он отправляется ОФД и содержит информацию о технике, фискальном накопителе, смене и кассире.
Пример отчёта об открытии смены
Лучше не открывайте смену, если не уверены, что у Вас сегодня будет хоть один клиент. Если часто отправлять отчёты об открытии и не пробивать ни одного чека в течение дня, это привлечёт налоговую. Советуем открывать смену перед тем, как первый покупатель расплатится.
В момент оплаты кассир действует так:
Кассир выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный (на почту или по СМС в виде ссылки на страницу с чеком). ОФД может отправлять электронные чеки вместо Вас. При этом Вы просто получаете от клиента контакты и передаёте их оператору.
Пример тарифов на отправку чеков клиентам
Покупатель может попросить электронный чек двумя способами:
В приложении ФНС зашифрован телефон и почта покупателя
Клиент вернул товар
Кассир пробил чек с ошибкой
Сформируйте чек коррекции. Как это сделать, читайте в руководстве по эксплуатации кассы.
Клиент внёс аванс
Выдайте кассовый чек со способом расчёта «аванс». После оплаты пробейте чек по всем правилам с реквизитом «полная оплата» (письмо ФНС России от 11 ноября 2016 г. № АС-4-20/21345@).
В конце дня кассир закрывает смену и сдаёт наличность. Отчёт о закрытии нужно напечатать не позднее, чем через 24 часа после открытия. Если смена длиться дольше, касса перестанет пробивать чеки.
Отчёт о закрытии смены тоже отправляется ОФД. В нём указано:
В конце дня выручка сдаётся старшему кассиру. Если в магазине работают всего 1–2 кассира, они могут отдать выручку сразу инкассатору.
В конце дня печатается отчёт о состоянии счётчиков. В нём указана вся информация о суммах и расчётах:
