Общепринято, что трудовая книжка – это документ, который отображает стаж физического лица. Обычно ее ведут на бумажном носителе. Причём разработка и утверждение формы и бланка данного учётного документа происходит на уровне федерального законодательства. Каковы шансы появления электронной трудовой книжки с 2017 года? Об этом – в нашем актуальном обзоре.
На сегодня ведение трудовой книжки на бумажном носителе – это общее правило. Вкладыши, которые в неё вшивают при соответствующей необходимости, тоже делают на носителе из аналогичного материала.
С недавнего времени значительное число официальных документов уже имеют свои электронные аналоги. Однако возможность легально оформить этот бланк в электронном варианте на территории РФ пока ещё остается только темой для обсуждения. Хотя социальный блок Правительства РФ уже активно готовит соответствующие поправки в законодательство.
Таким образом, что это – электронная трудовая книжка – остаётся открытым вопросом.
В статье 66 Трудового кодекса РФ много внимания отведено тому, какое значение представляет трудовая книжка. Также здесь есть предписания относительно того, как вести (заполнять) данный документ.
Согласно установленным правовым нормам и правилам предприятия и предприниматели обязаны вести трудовые книжки с учётом всех законодательных предписаний. Нарушать их они не имеют права.
Если наниматель – обычно физлицо, у него нет права делать записи в трудовых книжках у своих работников.
Ознакомиться с точной формой бумажного бланка трудовой книжки можно с помощью постановления Правительства РФ 16 апреля 2003 года № 225, где она была зафиксирована сразу же после разработки. Этот же нормативный документ содержит ряд правил, касающихся:
Пункт 4 указанного постановления даёт чёткое определение тому, что должно быть отражено в трудовой книге. Это записи, фиксирующие:
4. Данные о награждениях.
Сам документ лежит на хранении у предприятия до окончания периода, когда человек исполняет свои должностные обязанности в этом месте. По этой причине на работодателе лежит ответственность за:
В пункте 12 тех же Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, отмечена необходимость того, чтобы факт каждой внесённой в трудовую книжку записи и её содержание работник подтверждал постановкой своей подписи в личной карточке.
Также крайне значимо для правильного оформления трудового формуляра учитывать порядок изменения существующих записей с целью исправления в них неточностей или ошибок. В первую очередь, следует строго помнить: зачёркивание ошибочных отметок категорически запрещено! Допустимы только корректировочные записи, которые признают уже обозначенные сведения недействительными. И одновременно взамен приводят верные данные.
Записи в трудовой книжке необходимо делать от руки, используя чернила (п. 1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Приведённые выше нормативные положения достаточно ясно указывают на то, что они не имеют отношения к электронным трудовым книжкам. В 2017 году еще не разработаны правила в отношении последних. Как и сам формат. В итоге все необходимые манипуляции можно производить только в отношении бумажного документа.
Достаточно хотя бы вспомнить о способе прикрепления вкладыша в трудовую книжку. Вшивать бумагу можно только с помощью иголки и нитки и никак иначе.
Согласно Пункту 46 Правил, предписан особый порядок изготовления бланков трудовых книжек, который был разработан Министерством финансов России.
Так, по приказу Минфина от 22 декабря 2003 года № 117н действует порядок, в соответствии с которым работодатели должны быть обеспечены необходимым количеством бланков трудовой книги и вкладышей в неё. Изготавливать их полномочен только ГОЗНАК. Причём особо отмечено, что единственная допустимая форма выпуска рассматриваемого документа подразумевает бумажный носитель.
В данном приказе Минфина не предусмотрена возможность того, что может быть изготовлена электронная трудовая книжка. Что это такое – также нигде не определено.
Любая отметка или запись, которую предприятие вносит в трудовую книжку, должна:
Со стороны сотрудника подтверждающая подпись нужна только после записи об увольнении. Поэтому вопрос, можно ли вести трудовые книжки на небумажных носителях, пока отпадает. Если да, то только для сугубо внутренних целей.
К настоящему моменту единственной подвижкой по данному вопросу можно считать инициативу, с которой выступило Министерство труда России. Согласно выдвинутому предложению, в будущем чиновники предполагают постепенный переход на электронные трудовые книжки с последующим полным вытеснением документов традиционного формата. Официально данная инициатива отражена в Проекте развития пенсионной системы до 2030 года.
По нашим сведениям, чиновники хотят начать введения электронных трудовых книжек с дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ). А затем интегрировать их оформление через портал госуслуг.
Но пока никаких реальных решений, а тем более законодательных актов в отношении трудовых книжек, которые можно было бы оформить на не бумажных носителях, не принято.
Первый виток кампании по отмене бумажных трудовых книжек датирован августом 2011 года. Если быть совсем точным, то началась она с пресс-конференции тогдашнего замглавы Минздравсоцразвития Александра Сафонова. Чиновник заявил, что для эффективной защиты прав работников вполне достаточно «Именно трудовой договор является основным документом, фиксирующим формальное вступление в трудовые отношения. Не трудовая книжка, а именно трудовой договор. Когда поставили подписи две стороны и имеется не просто копия, а второй полноправный экземпляр этих взаимоотношений на руках у работника. И он может его в любой момент предъявить». Что касается назначения пенсии, подчеркнул он, то при этой процедуре с недавних пор оперируют данными персучета, хранящимися в электронных базах ПФР, и трудовая здесь ни при чем.
Правительственного чиновника тогда горячо поддержал глава Комитета Госдумы по труду и социальной политике Андрей Исаев, начавший политическую деятельность во времена перестройки как анархо-синдикалист и сторонник Нестора Махно. По его мнению, трудовые книжки могут доставлять большие проблемы в конфликтных ситуациях и вреда от них больше, чем пользы. Например, работодатель может записать из-за чего работнику будет сложно найти новую работу. Или бывший работодатель возвращает трудовую, но без записи об увольнении, что тоже приводит к проблемам. В этом случае нельзя, например, встать на биржу труда или обратиться в органы социальной защиты. Комментируя грядущую новацию, депутат припомнил случай, когда запись в трудовой сыграла трагическую роль в судьбе одного молодого человека. Он, дескать, не вышел на работу по вполне уважительной для 19-летнего возраста причине – гулял ночью с девушкой, проспал, был уволен по статье. И все, пятно на всю жизнь – о нормальном трудоустройстве ему пришлось забыть. Тем самым, по мнению думского деятеля, попираются презумпция невиновности и юридические правила о недопустимости двойного наказания за одно правонарушение. То есть работодатель, не испытав однажды провинившегося человека в конкретной работе, сразу же предпочитает не иметь с ним дела. Причем негативная запись будет мешать карьере, даже если гражданин докажет через суд, что она была сделана незаслуженно и ее изменят.
В общем, бумажную трудовую книжку – документ, на который чуть ли не молились миллионы жителей Советского Союза, а позднее и Российской Федерации, и который берегли, как зеницу ока, – обвинили во всех смертных грехах, назвали «пережитком» и «архаизмом» и приговорили к высшей мере.
Обратите внимание
Некоторые эксперты усматривают взаимосвязь между новым витком «антикнижной» кампании и введением новой формы СЗВ-СТАЖ. Многие опасаются, что не только отмена, но и попытка «электронизации» трудовых книжек, учитывая разобщенность и неумение разных госведомств контактировать друг с другом и оперативно делиться данными и информацией, может вызвать хаос и неразбериху.
Отменить хождение ставшего в одночасье ненужным документа, на котором до недавнего времени был накрепко «завязан» громоздкий механизм пенсионного обеспечения, обязав всех работодателей сдать все трудовые книжки на хранение в Пенсионный фонд и «загнав» трудовой стаж всех работающих граждан в компьютерную базу для начисления пенсии в автоматическом режиме, планировалось уже в 2012 году. Не отменили. Прислушавшись к голосу собственного здравого смысла и мнению россиян. По данным соцопросов, почти половина респондентов высказались против объявления трудовой книжки персоной нон грата. Граждане опасались, что отмена приведет к уменьшению назначаемых в будущем пенсий, так как возникнет сложность с доказыванием факта работы и трудового стажа. К тому же компьютерные базы имеют свойство давать сбои. Другая половина опрошенных, кстати, не высказалась за отмену, а просто затруднилась с ответом.
Затем вопрос целесообразности отмены трудовых книжек поднимался и затухал с десяток раз. Всплески активности на этом фронте были спорадическими и глобальных результатов, кроме послаблений для микропредприятий, не принесли. Новая пиар-кампания обещает быть более плодоносной. Правда, чиновники решили пойти на компромисс – ввести а не отменять его вовсе. Примечательно, что стартовал демарш фактически из того же эпицентра, поскольку первые яркие заявления сделал бывший руководитель Минэкономразвития России, а ныне предправления «Сбербанка» Герман Греф. Переходящее в негодование недовольство банкира вызывает то, что на заполнение бумажной трудовой книжки сегодня тратится очень много времени и сил. «Сотни тысяч человеко-часов», – конкретизировал любящий точность чиновник. Кроме того, работодатели несут гигантские расходы.
Трудовые книжки также неудобны Пенсионному фонду, которому приходится заносить сведения вручную. Наконец, это создает порой головную боль и для владельца трудовой. Ведь при утере этого документа тратится много сил и времени для того, чтобы обежать громадное количество организаций, которых давно уже может и не существовать. В результате россияне живут в условиях «хаотического законодательства», написанного еще в 20-х годах прошлого века, подытожил Греф. Однако полностью отказываться от «архаизма» чиновник не призвал, выступив за его модернизацию – перевод в электронный формат.
Первым среагировал руководитель Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) Всеволод Вуколов. Дав понять, что судьба бумажных трудовых книжек незавидна, чиновник, однако, предложил сделать переход на электронные добровольным. Пока. По его мнению, такое нововведение позволит, в первую очередь, защитить трудовые права и вахтовиков. При этом ощутимо сократятся издержки организаций на пересылку бумажных документов. Но для этого нужно сформировать условия, при которых упростится документооборот, подчеркнул Вуколов.
Наконец, вице-премьер Ольга Голодец сообщила, что возможность использовать трудовые книжки двух форматов – бумажного и электронного – может появиться у работодателей уже в этом году. А законопроект о полномасштабном переходе на «электронку» будет разработан до конца года. Но сам переход будет плавным, поэтапным.
«Это будет очень плавный переход, так же, как мы ввели систему дистанционного труда, сегодня это записано и предусмотрено Трудовым кодексом, и теперь в развитие этой системы мы должны сделать в трудовом праве», – заметила вице-премьер, добавив, что эту идею поддерживают работодатели и профсоюзы.
Кстати, вышеупомянутый депутат Исаев предлагал в свое время растянуть этот переходный период не на какой-то определенный срок, а на всю жизнь, сделав заполнение трудовой книжки факультативным.
В Минкомсвязи России тоже поддержали эту идею. Тем более что для перевода трудовых книжек в электронный вид не нужна какая-либо особая платформа – электронные трудовые могут быть интегрированы с Порталом госуслуг, уверяет глава ведомства Николай Никифоров. Уже сейчас 52% граждан получают госуслуги в электронном виде, а скоро будет 70%, добавляет он.
В целом за переход на электронный кадровый документооборот выступили и в НИУ ВШЭ.
Плюсом от перехода на электронные трудовые книжки станет то, что это позволит избежать потери сведений о стаже и опыте работы. Для работодателей ведение электронных книжек будет также намного удобнее, так как хранением и заполнением ранее приходилось заниматься специальному человеку, нередко в книжках допускались ошибки – все это приводило к неэффективной трате времени и ресурсов.
А вот насчет снижения издержек – большой вопрос. По закону без электронно-цифровой подписи использовать электронный документооборот нельзя. А – удовольствие не из дешевых, и все идет к тому, что в ближайшее время она подорожает. Так что нужно либо отказаться от цифровой подписи как обязательного условия ведения электронного документооборота, либо сделать ее дешевле, иначе овчинка не будет стоить выделки.
Обратите внимание
Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с налоговой и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной. Так что, перефразируя Остапа Бендера, может быть, в данном случае выгодна все же «крестьянская лошадка», а не «железный конь»?
Но кому уж точно влетит в копеечку электронная система, так это государству. Попытка же удешевления сделает ее «проходным двором» для хакеров и прочих мошенников и превратит в свалку никому не нужной информации. Полный отказ от бумажных трудовых книжек может произойти только после того, как Россия перейдет на целиком электронный кадровый документооборот, включающий в том числе подписание электронных договоров работника с нанимателем. Затем эту электронную базу надо будет еще интегрировать с ФНС и Пенсионным фондом. И, конечно, в этом случае работа с защитой информации станет еще более актуальной и затратной.
Еще один нюанс состоит в том, что бумажная трудовая книжка дисциплинирует подчиненного – по закону работник, увольняющийся по собственному желанию, должен отработать две недели после подачи заявления. Пока книжка лежит у работодателя, работник это условие будет выполнять, но как только книжка станет виртуальной, отработка станет для него всего лишь «долгом вежливости», который при случае можно и не исполнять.
Наконец, с учетом наших реалий вообще сложно предположить, сколько понадобится времени для такого перехода и что произойдет с пенсией людей, попавших в «безвременье» (когда бумажные трудовые книжки уже сданы, а данные в компьютерную базу еще не внесены).
Наверняка немалое количество «неприятных сюрпризов» может произойти и с работниками, в отношении трудового стажа которых будут допущены ошибки при внесении в компьютерную базу данных. Усугубляется это тем, что четкого механизма контроля за правильностью внесения записей о трудовом стаже самими работниками и другими заинтересованными лицами законодатель, во всяком случае пока, не дает, так же как не дает механизма внесения изменений в базу на основании жалобы или заявления такого работника.
В 2017 году власти запускают очередную реформу: небольшие предприятия ожидает отмена трудовых книжек. Нововведение позволит уйти от бумажных носителей и перейти на использование электронной базы. При этом не исключены различные сложности, предупреждают эксперты.
Правительственная инициатива предусматривает отказ от трудовых книжек для небольших компаний (штат до 15 человек). Соответствующие поправки, подготовленные правительством, были внесены на рассмотрение в Госдуму. В дальнейшем данная мера распространится на остальных представителей бизнеса, если нововведения будут иметь положительные последствия.
Инициаторы проекта подчеркивают позитивный эффект при отказе от бумажных носителей. В результате государственные структуры смогут присоединиться к международным стандартам работы с информацией. Кроме того, удастся сократить издержки на хранение архивов и упростить документооборот.
Эксперты отмечают, что постепенная отмена трудовых книжек соответствует современным тенденциям. Организации все чаще используют оформление по контракту, что позволяет принять нового сотрудника без трудовой. В таком случае отношения между сторонами регламентируются трудовым договором.
Ранее трудовая книжка была незаменимым документом при оформлении пенсии, больничных или пособий по беременности. Начиная с 2002 года, вместо трудового стажа учитываются периоды, когда оплачивались страховые взносы, что практически нивелировало значимость трудовой.
Для компаний подобное решение позволит отказаться от хранения бумажных носителей. Действующее законодательство определяет достаточно жесткие комплекс мер, который необходимо выполнить для обеспечения безопасности.
Переход на электронную форму потребует создание единой базы, в которой будет храниться вся информация. При этом необходимо обеспечить доступ к этой базе, как для работодателя, так и для самого работника. Кроме того, пока нет определенности по поводу ведомства, которое станет ответственным за хранение и использование базы.
Подобную реформу уже осуществили представители ФНС, которые отказались от бумажных носителей. База налоговиков, которая по своим масштабам сопоставима с информацией кадровых служб, храниться в электронном виде.
Для работодателя подобная инициатива позволит оптимизировать работу кадровой службы, что приведет к снижению издержек. В период экономических трудностей данный шаг позволит улучшить финансовое положение компаний.
Отмена трудовых книжек таит в себе некоторые риски для работодателя. В результате кадровики не смогут отследить трудовую историю соискателя, в том числе возможные увольнения «по статье». Собрать данные сведения смогут представители службы безопасности, однако это дорогой и трудозатратный процесс.
Кроме того, эксперты опасаются внесения недостоверной информации в электронную базу, что станет проблемой для работника. К примеру, как подтвердить предыдущий опыт работы, если данную информацию по какой-либо причине не внесли в единую базу. В таком случае защита собственных прав превратиться в проблему, считает профессор Любовь Храпылина.
В подобных ситуациях могут возникнуть проблемы с начислением пенсии, если работодатель не отчислял страховые взносы в Пенсионный фонд. В таком случае работнику потребуется отстаивать интересы в судебном порядке.
В свою очередь юрист Ксения Михайличенко считает подобные опасения преувеличением. В нынешних условиях переход в электронную форму позволит работнику быть уверенным за сохранность информации из трудовой. Уже не будет ситуаций, когда недобросовестный работодатель может «потерять» всю документацию, опасаясь проверок контролирующих органов. При этом поэтапный отказ от бумажных носителей поможет нивелировать все потенциальные риски.
Отказ от трудовой книжки потребует дополнительных изменений в правовом поле, считают эксперты. Законодателям потребуется ужесточить требования к оформлению трудового договора. Данный инструмент нуждается в унификации и фиксации ключевых моментов. В противном случае данный договор не удастся в полной мере использовать в государственных учреждениях.
Это уже не первая попытка чиновников перевести трудовые книжки в электронный формат. Ранее подобные идеи озвучивались в 2006 году, после этого нововведения пытались воплотить в жизнь в 2012 году. Однако практической реализации данная реформа так и не нашла.
В 2017 году небольшие компании ожидает очередное нововведение – чиновники планируют отменить трудовые книжки, а необходимая информация будет храниться в электронной форме.
Данная реформа позволит работодателям отказаться от сложной процедуры хранения бумажных носителей. Кроме того, компании смогут провести оптимизацию кадровой службы. Потенциальной угрозой станет доступ к трудовой истории соискателя.
Для работника отказ от трудовой несет в себе некоторые риски. В случае недобросовестных действий работодателя доказать трудовой стаж будет значительно сложнее.
В Министерстве труда заявили, что уже в 2018 году отменят трудовые книжки в привычном для всех виде и заменят их электронными аналогами. По словам представителей Минтруда, введение электронных трудовых книжек должно облегчить жизнь и работодателям, и простым гражданам.
Эту идею ведомство вынашивает уже давно, но только сейчас решило ее реализовать. Отменить обычные трудовые книжки раньше министерство не могло из-за того, что несколько крупных работодателей и профзоюзов не определились со своей позицией по этому вопросу. Но сейчас все стороны пришли к согласию, и вскоре россияне смогут забыть о бумажных книжицах.
На протяжении очень многих лет трудовая книжка была главным документом для всех работников. Она содержит записи обо всей деятельности и трудовом стаже человека, включая сведения о занимаемых должностях и причинах увольнений. Без трудовой книжки невозможно устроиться на официальную работу, к тому же, ее использует Пенсионный фонд (ПФ) для расчета размера пенсии.
Но сегодня роль трудовой книжки несколько изменилась и ее уже не считают столь необходимой. Так, последние 15 лет учетом трудового стажа россиян занимается ПФ вместе с фондом Социального страхования, а информацию о занимаемых ранее должностях указывает сам работник в резюме. Учитывая это, становится очевидным, что обычные трудовые книжки безнадежно устарели.
Даже потенциальная экономия для работодателей при более детальном рассмотрении кажется не такой уж существенной. Так, организациям все равно не обойтись без отдела кадров и специалиста, который будет проверять сведения о работниках.
Но представители Минтруда успокаивают: время исправить возможные недочеты еще есть. В ведомстве заявляют, что при создании системы учтут все замечания и постараются сделать ее как можно более эффективной.
Согласно планам министерства, сначала нововведение опробуют небольшие предприятия с численностью штата около 15 человек, а только после этого с системой познакомят крупные организации. Такой подход позволит выявить возможные ошибки в технологии без больших потерь и вовремя их ликвидировать.
Оценить все плюсы и минусы электронной системы можно будет после 2018 года, а пока россиянам не следует спешить выбрасывать бумажные трудовые книжки.
Предложения вице-премьера РФ Ольги Голодец по переводу россиян на электронные трудовые книжки уже в этом году могут натолкнуться как на технические, так и на социальные сложности. Такое мнение в беседе с ФБА "Экономика сегодня" озвучил проректор Академии труда и социальных отношений Александр Сафонов .
Ольга Голодец обещает первые предложения по переводу трудовых книжек россиян в электронный формат уже в этом году
Для введения трудовых книжек в электронном формате потребуется достаточно серьезная работа – нужно специальное программное обеспечения, сервисы по хранению и защите данных работников-россиян, обучение специалистов для работы в новом формате. Кроме того, переход на электронный формат потребует существенных расходов бюджета, так что вряд ли эта задача будет решена быстро. Кроме того, до сих пор никто не объяснил целесообразность этого шага в принципе. Трудовые книжки – изобретение СССР, больше нигде в мире они не используются, а в современной пенсионной системе РФ в принципе через несколько лет они актуальность потеряют", - считает эксперт.
Вице-премьер Ольга Голодец заявила, что социальный блок правительства готовит перевод работающих россиян на электронные трудовые книжки - предложения по этой инициативе будут сформулированы уже в 2017 году. По ее словам, на первом этапе будет предоставлена опция по одновременному использованию трудовых книжек и в электронном, и в бумажном формате. Ряд ведомств уже поддержал эту идею - к примеру, министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров полагает, что электронные трудовые книжки россиян могут быть интегрированы с порталом госуслуг. То есть обращаться с ними можно будет посредством компьютеров, мобильных устройств и интернета.
"С 2000 года в России действует система СНИЛС, которая отмечает занятость каждого россиянина и его трудовой стаж. То есть 17-летний период уже подтвержден для всех работавших граждан. Сегодня потерять бумажную трудовую книжку страшно тем, чей стаж превышает указанный срок – восстановить данные будет очень сложно или невозможно, так как многие предприятия и фирмы давно закрылись, а их архивы утеряны.
Ни в одной стране мира, кроме СССР, трудовые книжки никогда не были востребованы. В СССР была унифицированная система трудовых кадров – в "трудовуху" заносилось место работы человека, повышение его квалификации, награды и взыскания, а также непрерывность стажа. Для особенностей советской пенсионной системы эти данные были необходимы. В российских условиях все иначе, необходимость в трудовых книжках постепенно отпадает. Тем, кто сейчас впервые приходит на рынок труда, они вовсе без надобности", - полагает специалист.
Правительство считает, что перевод документооборота
в электронный формат должен охватить
и трудовые книжки граждан
По словам Голодец, переход на электронный документооборот, в том числе фиксацию стажа работающих россиян, поддерживают все - и работодатели, и профсоюзы. При этом, дескать, будет предложен очень плавный переход с бумаги на современные технологии. В Роструде отмечали, что переход на электронное делопроизводство в кадрах должен быть добровольным. При этом профсоюзы считают, что бумажная и электронная трудовые книжки должны существовать параллельно.
"Во всем мире у каждого человека при устройстве на работу просят документы об образовании, чтобы подтвердить его квалификацию. При этом кадровик делает запрос в предыдущее место работы, просит характеристику уволенного сотрудника. В условиях свободной экономики далеко не факт, что уволившись с определенной позиции одного предприятия человек, справится на аналогичной должности в другом – задачи и специфика работы могут кардинально отличаться.
В современных условиях вместо создания специального программного обеспечения правительству логичнее было бы оцифровать все имеющиеся трудовые книжки россиян, но это долго, дорого и вряд ли возможно на 100%. Потому, возможно, стоит определить переходный период, когда советский стаж и данные 1990-х годов , после чего просто отменить трудовые книжки. Едва ли трата бюджетных средств на электронный формат документов, которые через несколько десятилетий просто устареют, имеет смысл", – заключает Александр Сафонов.
