Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – "разные документы", "общая переписка" и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):
При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:
Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин "документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:
Термин "документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:
Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело":
Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:
Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:
При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:
Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:
Если документы относятся к корреспонденции одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:
В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа:
В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:
В заголовках дела при необходимости дастся указание на копийность документов:
Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.
"Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения" – номенклатура дел , это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.
Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, но и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов, сводный справочник всей текущей информационной системы организации не может быть бесполезен.
Цели создания. В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:
В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например, ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.
Сейчас на образце общей номенклатуры дел для определенной организации давайте ознакомимся с порядком ее оформления. То есть с порядком заполнения в форме граф. Это один из основных вопросов в теме правильного ведения делопроизводства, его изучение не займет у вас много времени, и в любом случае потрачено оно будет не зря.
Наиболее удобной и особенно актуальной для крупных организаций является система наименований разделов номенклатуры дел согласно структурным подразделениям на основе штатного расписания. Не возбраняется выделять подразделы в зависимости от функциональных обязанностей отделов, а небольшим организациям советуем начать с деления только по функциональному типу. Например: правовое обеспечение, секретариат, кадровое обеспечение и т.д.
В первой графе указывается индекс дела. Его название состоит из двух цифровых обозначений, первое представляет собой номер подразделения, второе - номер дела в пределах этого подразделения. К примеру, 01-06, где под 01 следует подразумевать секретариат, а под 06 - номер любого дела в нем. Или 05-21, где 05 - это бухгалтерия, а 21 - номер дела в бухгалтерии, и т.д.
Прочитав название второй графы в номенклатуре дел, каждый человек должен понять, о чем там идет речь, основное содержание и состав документов в деле. Не рекомендуется использование сложных, длинных формулировок и вводных слов.
Также следует избегать пустых описаний, которые, как правило, даются расплывчато и не несут никакой информативной нагрузки. Самые распространенные примеры того, как делать не надо: «Исходящие письма», «Разные материалы», «Документы для служебного пользования» и пр.
Располагайте элементы заголовка в принятой последовательности:
Считается, что в формулировке заголовков следует использовать как можно больше элементов. Обратите внимание на некоторые, наиболее типичные примеры.
|
Журнал об учете движения путевых листов» |
|
|
Приказы директора по вопросам административно-хозяйственной деятельности» |
|
|
Квартальные отчеты организации, касающиеся профессиональной подготовки и повышения квалификации кадров» |
|
|
Годовой план о противодействии коррупции» |
период + план/отчет + содержание |
|
Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда» |
переписка + по вопросу + с кем (если однородные корреспонденты) |
|
Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий с отделениями пенсионного фонда Определенного района города Н.» |
переписка + по вопросу + с кем (если конкретный корреспондент) |
|
Переписка об индивидуальном (персонифицированном) учете и назначение пенсий» |
переписка + по вопросу + нет с кем (если разнородные корреспонденты) |
|
Документы о планах организации по профессиональной подготовке и повышению квалификации кадров (планы, программы, служебные записки, копии приказов и др.)» |
документы + содержание + (в скобках основные разновидности документов) |
|
Обращения граждан в организацию и документы об их рассмотрении» |
документы» в значении приложения (не надо в скобках расшифровки) |
Как правило, принято указывать в заголовке данные о том, что это копия документа, при этом в графе 5 номенклатуры следует сделать отметку о том, где находится подлинник. Обратите внимание на прошлую статью о делах 03-03, 03-04 в примере о ведении номенклатуры дел в организации.
В организации можно использовать два вида номенклатуры (если они для нее предусмотрены). Первая - это типовая, она обладает нормативным статусом, то есть обязательна. Второй вид - примерная номенклатура дел (по сути это набросок), и она носит всего лишь рекомендательный характер.
Номенклатура дел, составленная с самого начала, не является истинной и единственно верной, она может меняться и редактировать по мере осуществления процесса делопроизводства в течение года.
В одном деле не должны храниться документы, имеющие временный и постоянный срок хранения, не зря же для них предусмотрены различные заголовки. Если в одном деле фигурирует несколько временных сроков (например, 1 год и 5 лет), то следует принимать больший из них срок (5 лет).
Четкого регламента и правил, как расположить заголовки, нет. Ориентироваться стоит на степень важности дел каждого раздела и их взаимосвязь друг с другом. Допустимы свои личные предпочтения, которые вам удобны, а также вариативность, но в разумных пределах. Для тех, кто не знает, с чего начать, будут полезны некоторые рекомендации.
Не подставляйте себя под угрозу и не обижайте руководителя, самая неуместная система - это когда маловажный журнал учета, например, ключей от какого-либо склада, выставляется в самое начало раздела, а приказы руководителя организации относительно основной деятельности скромно существуют в самом конце.
Ниже вашему вниманию представлена схема расположения в разделе или подразделе заголовков (она примерна и может изменяться в зависимости от организации и особенностей ее деятельности):
Относительно 5-7 пункта необходимо сделать разъяснение. В них число заголовков может изменяться в зависимости от величины организации и количества структурных подразделений.
На случай если в процессе делопроизводства появятся новые дела, имеет смысл оставить резервные номера для каждого раздела номенклатуры. В случае чего их можно будет просто вписать, не утверждая при этом номенклатуру дел заново.
В графе третьей указывают количество дел за отчетный период (за год), а в процессе, то есть в течение года количество дел не проставляется. Эти данные выступают за основу для последующего составления итоговых записей о том, в каком количестве были заведены дела в течение прошедшего года.
Чтобы заполнить графу четвертую (сроки хранения дел ), следует пользоваться либо иными нормативно правовыми актами, регламентирующими область деятельности организации с оформлением ссылки на определенную статью или пункт.
Чтобы в процессе работы с документами определить правильно сроки их хранения, следует учесть все примечания к ним, а так же условия, при которых действуют установленные сроки. Если имеются примечания, то вносить их необходимо в графу 5 составляемой номенклатуры дел. Обратите внимание на представленный в предыдущей статье образец. Так, к делу 01-07 согласно перечню добавлен комментарий о сроке хранения, а для дел 02-01 и 02-05 установлен срок, согласно примечанию, указанному в перечне документов.
Источником формирования государственного архива являются лишь те организации, которые представляют документы на государственное хранение. Остальные же, как правило, меняют формулировку о сроке хранения «постоянно» по типовому перечню на иную, например, «не меньше 10 лет» или «до ликвидации организации». Уменьшать сроки хранения нельзя, но возможно их увеличение исключительно из практических соображений.
Если для вашей организации существует типовая или примерная номенклатура дел, то в свою номенклатуру сроки хранения необходимо переносить из нее без изменений.
Все примечания к делам, которые появляются в процессе работы с номенклатурой дел, заносите в графу 5. Например, данные о переходящих делах, которые необходимо продолжить в будущем году или напротив, те которые идут еще с прошлого года.
Стоит обратить внимание на еще один значительный момент. На каком бы носителе информации (электронном или бумажном) не находился документ, его обязательно надо включать в номенклатуру дел. Просто в графе с примечанием сделайте отметку о том, что документ ведется и формируется в электронном виде. При этом сроки хранения не зависят от формы носителя.
Таким образом, изучив приведенный подробный пример, вы получили общее представление об основных структурных этапах организации работы. На этой основе вам будет гораздо легче справиться с созданием и оформлением номенклатуры дел в своей организации. В дальнейшем планируется разместить на сайте образцы номенклатуры дел для отдельных подразделений фирмы.
Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из отдельных элементов, которые, как правило, располагаются в следующей последовательности:
При формулировке заголовка конкретного дела из приведенного списка выбираются те или иные элементы, их состав определяется характером документов дела.
Заголовок дел с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, к которым относятся документы дела, копий- ности документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».
Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата(-ов) или корреспондента(-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой CAO г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Тамбова о назначении пенсий работникам ОАО».
При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».
В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы разнообразных видов, но связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении региональных выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например: «Документы к протоколам заседания Совета директоров».
Заголовки дел, в которых будут храниться документы одного вида или разновидности, начинают с указания этого вида (разновидности) документов во множественном числе.
Название структурного подразделения и должностного лица - авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».
Достаточно сложным представляется правильное название дел с перепиской. Переписка составляет около 80% от всей документации, но в разных организациях (или структурных подразделениях) ее количество может быть различным. В зависимости от объема переписки используют более или менее детализированное наименование дела.
Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.
Если документов сравнительно немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».
Если переписки много, дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой “ПРЕМЬЕР” о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».
При внесении в заголовки дел с перепиской административно- территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».
В случае включение в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «Квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за_г.».
Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости - заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «банк», «входящая документация», «исходящая документация», «факсы» и т.д.), а также фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела с распорядительными документами формулируется с указанием названия вида документов, автора документа (должность, орган), периода, с которым относятся документы дела, копийность документов дела. Например: «Решения Совета директоров»; «Протоколы совещаний дирекции АО»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения Генерального директора по административно-хозяйственным вопросам. Копии».
Заголовок дел с перепиской включает название вида дела (переписка), указание адресата (-ов) или корреспондента (-ов), краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Переписка с Налоговой службой САО г. Москвы о порядке исчисления налоговых выплат»; «Переписка с Пенсионными фондами г. Астрахани о назначении пенсий работникам ОАО».
Заголовки дел, содержащих переписку, должны отражать корреспондента (корреспондентов) и вопрос (вопросы). Поэтому при составлении заголовков дел с перепиской надо исходить из ее реального объема.
Если документов сравнительной немного и переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке дела их можно назвать обобщенно. В этом случае, даже если дело содержит переписку с разнородными корреспондентами, их в заголовке не указывают. Например: «Переписка с поставщиками о поставке продукции»; «Переписка с заказчиками о выполнении договоров».
Если переписки много, то дела лучше формировать по каждому конкретному корреспонденту. В этом случае корреспондента называют в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «ПРЕМЬЕР» о выполнении договоров»; «Переписка с Пенсионным фондом о персонифицированном учете работников АО».
При внесении в заголовки дел с перепиской административно-территориальных единиц, если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а только общее видовое название. Например: «Переписка с районными администрациями Московской области о проведении передвижных выставок».
В случае включения в заголовок дела названий населенных пунктов их приводят в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в обязательном порядке указывается период (месяц, квартал, год), на (или за) который составлены планы (отчеты). Это связано с тем, что годовые и квартальные (месячные) отчеты имеют разные сроки хранения. Например: «квартальные бухгалтерские отчеты»; «Годовой бухгалтерский отчет за 2011 г.».
При составлении заголовка дел, включающих информационные документы, используют название вида документов, указание автора документа, краткое содержание документов дела (вопрос). Например: «Докладные записки департамента об организации кредитной деятельности».
Название структурного подразделения и должностного лица – авторов документов указывается кратко или приводится его общее видовое название. Пример: «Протоколы заседания Правления»; «Приказы Генерального директора по основной деятельности»; «Распоряжения вице-президента».
Если при составлении номенклатуры дел заранее известно, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости – заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовков дела. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Лекция 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЦД
Для организации и проведения ЭЦД, образовавшихся в деятельности АО, их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения создается ЭК. Комиссия создается как постоянно действующая, ее председателем, как правило, назначается один из руководителей общества.
При наличии в АО крупного управленческого аппарата, филиалов и представительств возможно образование постоянно действующей ЦЭК, а в крупных структурных подразделениях общества, в филиалах – ЭК. ЭК организуют и проводят ЭЦД и их отбор для передачи на хранение в архив общества, контролируют и координируют ЭЦД в подразделениях общества, оказывают им методическую помощь в ее проведении.
ЭК общества создается как совещательный орган при руководстве общества. Положение о ЭК АО утверждается руководителем общества. Если общество заключало договор о хранении своих документов с государственным или муниципальным архивом, то положение о ЭК должно быть согласовано с соответствующим учреждением Государственной архивной службы РФ.
ЭК создается приказом руководителя общества (не менее 3 человек). Должностной состав ЭК определяется каждым АО индивидуально. Как правило, в состав ЭК включают заведующего архивом, начальника и одного или нескольких работников делопроизводственной службы, работников бухгалтерии и кадровой службы. В состав ЦЭК в обязательном порядке входит представитель соответствующего учреждения государственной архивной службы (муниципального архива). Председателем ЭК, как правило, назначается один из руководителей общества. Для документирования деятельности комиссии и формирования дел, отложившихся в результате ее деятельности, тем же приказом назначается секретарь комиссии.
При возникновении затруднений в проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов ЭК могут привлекать в качестве консультантов работников соответствующих учреждений Государственной архивной службы, а также специалистов других организаций.
ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы, утверждаемым генеральным директором общества, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседание ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества.
Протоколы, содержащие решения об:
Одобрении описей на дела постоянного хранения;
Одобрении описей на дела по личному составу;
Одобрении проектов номенклатур дел;
Изменении сроков хранения документов, установленных типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, -
Утверждаются генеральным директором общества только после их утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы.
Таким образом, в делах службы ДОУ общества формируется отдельное дело «Протоколы заседаний экспертной комиссии ОАО за ___ год. В данное дело подшиваются протоколы заседаний и приложения – описи, акты, номенклатуры дел и другие документы, рассмотренные комиссией.
Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. На основании Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ данный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден генеральным директором общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения из них изымают дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Отметка «ЭПК в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Выделенные из состава таких дел документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляется в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел общества. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения ЭЦД.
В структурных подразделениях общества сотрудниками служба ДОУ выполняется оформление дел для сдачи в архив, составляются и оформляются описи дел. После их рассмотрения ЭК составляется акт о выделении к уничтожению документов, отобранных на первом экспертизы, за этот же период, за этот же период, за который составлены описи. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем согласно Положению о порядке и сроках хранения документов. По завершении этого этапа происходит передача документов в архив.
Заголовок дела на обложку дела переносится из номенклатуры дел общества. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей).
Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за _____ год».
Дата дела может не указываться только на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовка дел.
Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точнгая датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является книга (журнал) регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, включенного в дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При оформлении даты применяется буквенно-цифровой способ.
При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание, если это не приводит к неоднозначности толкования даты.
После завершения оформления дел в структурных подразделениях составляются и оформляются описи дел на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.
Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2020 года мы приведем ниже.
Основные задачи документа:
В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.
Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):
Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2020 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .
Номенклатура дел бывает трех видов:
В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
Перечислим основные этапы ее утверждения:
Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:
То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2020 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.
Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:
То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).
Присвоим каждому делу индекс и наименование.
Индекс дела по номенклатуре дел (образец):
Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:
Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:
Номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.
Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:
Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:
В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.
Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2020 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .
Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2020 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.
У каждого экземпляра свое место хранения:
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
