Современные требования к кадровой службе (отделу) Пономарева Наталья Г.
3.2. Оформление приказов по личному составу
С 1 июля 2003 г. введен в действие новый Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы предприятия. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству.
Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый в организации, действующий на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.
Приказами по личному составу документально оформляются:
1) прием на работу;
2) перевод на другую работу;
3) предоставление отпуска;
4) увольнение;
5) присвоение разрядов, классности;
6) установление размеров оплаты труда;
7) изменение условий труда;
8) командирование сотрудников;
9) наложение дисциплинарных взысканий и др.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
Простым (индивидуальным) называется приказ, если он касается одного лица. В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу», «О поощрении» и так далее, хотя в настоящее время постановлением о формах предусмотрены формы о приеме на работу, о поощрении, о прекращении трудовых отношений нескольких работников.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса заголовок формируется в зависимости от решаемого вопроса. Краткий заголовок начинается с предлогов «О» или «Об», например, «Об изменении оклада». Формулируя заголовок, необходимо помнить, что писать его надо с большой буквы, в каждой строке не должно быть более 28 печатных знаков, количество строк заголовка не должно превышать пяти.
Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «в связи», «на основании», «во исполнение», например «В связи с изменением объема выполняемых работ».
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Его печатают прописными буквами с новой строки без абзаца, в конце ставится двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте приказа по основной деятельности формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт лучше начинать с указания конкретного исполнителя, которым могут быть должностное лицо, структурное подразделение. Глагол, который используется для формулировки предписываемого действия, должен иметь неопределенную форму: «составить», «обеспечить», «изменить» и т. п.
Обычно первый пункт распорядительной части приказа начинается с указания должности, фамилии, инициалов исполнителя, затем формулируются предписываемые действия, после чего проставляется срок исполнения. Он дается в каждом пункте приказа либо отдельной строкой.
Датой приказа является дата его подписания или утверждения. Приказы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 декабря 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.12.01.
Место издания приказа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Срок исполнения выделяется в один обобщенный пункт, если он одинаков для всех действий, указанных в приказе. В этом случае пункт о сроках выполнения нумеруется. Обязательно в отдельном пункте приказа указывают структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Лучше, конечно, конкретизировать исполнителя (будет с кого спросить).
Контроль за исполнением приказа руководитель может оставить за собой, в этом случае в тексте приказа пишется: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» или же этот пункт опускается, так как его отсутствие указывает, что руководитель лично будет контролировать исполнение приказа.
Приказ подписывают руководитель организации или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя организации во время его отсутствия. Причем следует помнить о том, что полномочия по руководству организацией должны быть зафиксированы в приказе, который составляется на год или на срок отсутствия руководителя.
Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Подпись является одним из важнейших реквизитов документа. Собственно говоря, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, не является официальным.
Локальными нормативными актами должны быть определены полномочия должностных лиц в подписании документов, т. е. кто может подписать определенный документ. Это очень важно, так как после того, как ваш работник пойдет на пенсию и работники Пенсионного фонда будут рассматривать подписи, сделанные под записями в трудовой книжке, обнаружится, что сведения об увольнении работника подписал не уполномоченное на это должностное лицо. Надо пояснить, что записи в трудовой книжке делаются только кадровым работником, а подписываются ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров – первым руководителем, директором организации или его заместителем. Это правило не обсуждается.
Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, т. е. первыми документ подписывают должностные лица, младшие по должности.
При заверении соответствия копии приказа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Специалист по кадрам подпись расшифровка
Допускается копию приказа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Надо отметить, что подпись кадрового работника заверяется только печатью отдела кадров, подпись руководителей организации заверяются печатью организации.
Очень часто у кадровиков возникает вопрос о том, можно ли на приказах ставить факсимильную подпись.
В соответствии со ст. 160 ГК РФ, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.
Наиболее правильном будет издание приказа по организации об использовании факсимильной подписи в отдельных случаях.
В связи с автоматизацией работы кадровиков есть необходимость рассмотреть ситуацию, если приказ имеет электронную копию. В этом случае в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указываются наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро найти документ.
Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления «По учету кадров», ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы. Не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением.
Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную. Надо заметить, что следует исключить ведение кадровой документации (в данном случае приказов) так называемыми гелевыми ручками. Паста таких ручек выцветает спустя два-три года, а последующее восстановление текста документов и подписей должностных лиц и работников, ознакомившихся с документами, вызывает определенные затруднения. Вести кадровую документацию рекомендуется шариковыми или перьевыми (под заправку чернилами) ручками с использованием стандартного синего или фиолетового цвета.
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).
В приказах, как и в других документах, не допустимы помарки, подчистки. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильного текста и надписи правильного текста над зачеркнутым.
В унифицированные формы при необходимости можно вносит дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм, утвержденные Госкомстатом РФ, должны остаться без изменения. Удаление отдельных реквизитов не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом по организации.
Теперь рассмотрим более подробно унифицированные формы приказов.
С формой приказа о приеме на работу мы уже познакомились ранее.
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (Приложение 9) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.
Учетные формы заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 6 октября 1992 г.) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по строке «Основание» указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит «Изменение к трудовому договору» не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 10) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (-ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.
Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8) (Приложение 11) и приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета прекращения (расторжения) трудового договора работника (-ов). Приказы составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку в порядке, установленном законодательством РФ.
По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).
При прекращении (расторжении) трудового договора материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.
На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (-ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), трудовой книжке.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 12) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Они составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (-ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2) и трудовую книжку работника.
При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ____________________ руб. ____________________ коп.».
В заключение остается заметить, что приказы (распоряжения) о приеме работника (-ов) на работу служат основанием для подтверждения трудового стажа, места работы, занимаемой должности и других фактов трудовой биографии работника. В соответствии с п. «б» ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения для приказов по личному составу (в том числе приказов (распоряжений) о приеме) установлен срок хранения 75 лет. При ликвидации предприятия они в обязательном порядке подлежат сдаче в архив. Копии приказов, подшитые в личное дело руководителя, хранятся вместе с ним постоянно, а личные дела работников – 75 лет (ст. 337 Перечня). Копии приказов, не вошедшие в личные дела, имеют срок хранения пять лет (ст. 343 Перечня). Для не завизированных или не подписанных руководителем, отклоненных проектов приказов устанавливается срок хранения один год (ст. 7 Перечня).
Хотелось бы сказать несколько слов о регистрации приказов по личному составу.
Регистрации в журнале подлежат в основном сложные приказы, унифицированные приказы фиксируются, например, в журнале о приеме и увольнении работников, в журнале приказов о предоставлении отпусков.
Предлагаем следующую форму регистрации приказов.
Можно вести данный журнал в электронном виде, но на бумажном носителе вернее и удобнее.
Данный текст является ознакомительным фрагментом. Из книги Фирменный стиль ресторана автора Грибова Наталья АнатольевнаОформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым
Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –
Из книги Азбука бухгалтерского учета автора Виноградов Алексей Юрьевич10.5. Расчеты по имущественному и личному страхованию Помимо социального страхования и обязательного медицинского страхования, которые оплачиваются предприятием с сумм начисленной зарплаты, предприятие может также выступать страхователем своего имущества
Из книги 1C: Бухгалтерия 8.0. Практический самоучитель автора Фадеева Елена Анатольевна10.1. Регистрация приказов о приеме на работу Для ведения процедуры учета затрат на оплату труда и отчислений на социальные нужны, необходимо предварительно заполнить ряд справочников.При подготовке информационной базы к работе мы заполняли справочник «Физические лица»,
Из книги Личный бюджет. Деньги под контролем автора Макаров Сергей ВладимировичЧасть 3 Деньги под контролем. От семейного бюджета к личному финансовому
Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».
автора Пономарева Наталья Г.3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.
Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.Приказы по личному составу (образцы)
Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана6 Оформление отчета о НИР
Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна1.5. Журналы по кадровому учету (журнал учета работников, журнал учета трудовых договоров, журнал приказов и т. п.) С целью систематизации информации по кадровому учет на предприятии рекомендуется ведение журналов по кадровому учету, среди которых можно назвать
Из книги PROвокатор. Мы$ли автора Смирнов СергейГлава 29. Почему клиент стремится к личному комфорту Человек рождается эгоистом. Ребенок с рождения ощущает заботу окружающих (не рассматриваем случаи брошенных детей). Поэтому, вырастая, он остается эгоистичным. Даже самый «распрекрасный» общественный деятель действует
автора Торн КейВопросы по личному развитию Каковы мои жизненные цели? Соответствует ли у меня план личного развития? Пример какой карьеры является для меня позитивным? Какие дополнительные советы по поводу своего развития я могу получить от менеджера и/или наставника? Стоит ли
Из книги Треннинг. Настольная книга тренера автора Торн КейПамятка по личному развитию Развитие навыков, необходимых тренеруВ тренинговой комнатеМотивация, «энергетическая зарядка» группы.Фасилитация, коммуникация, личное воздействие.Терпение и терпимость.Выявление, оценка, улучшение.Предоставление и получение обратной
Из книги Ошибки работодателя, сложные вопросы применения Трудового кодекса РФ автора Сальникова Людмила Викторовна15. Порядок оформления приказов по личному составу Любое действие работодателя в отношении работника производится на основании приказа. Приказы должны оформляться в письменной форме. Приказы по личному составу хранятся в организации 75 лет.Приказ о приеме на
Из книги Разговор по существу: искусство общения для тех, кто хочет добиваться своего автора Скотт СьюзанОтнеситесь к этому как к личному делу И заключительное замечание. Фразы «Не принимайте это на свой счет» и «Не принимайте это близко к сердцу» – неправильные, сбивающие с толку предложения. Отнеситесь к этому как к вашему личному делу и примите его близко к сердцу,
Из книги Ctrl Alt Delete. Перезагрузите свой бизнес и карьеру, пока еще не поздно автора Джоэл МитчШесть способов перейти в цифровой формат и к новому личному маркетингу Как профессионалу преодолеть пропасть между традиционными маркетинговыми каналами и нынешней ситуацией? Попробуйте шесть новых способов.1. Учитесь. Образование, как правило, обходится недешево. К
Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.
Например, в это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.
Каждый руководитель издает два вида приказов:
Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.
Пример оформления приказаПриказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.
Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».
Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.
Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).
Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.
Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.
В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на...».
В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О....» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:
«Пункты 2, 5, приказа «О....» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.
Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.
Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.
Руководство и организация трудового процесса немыслимы без исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.
Распорядительная документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений в сфере труда.
Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.
В организациях правом издавать распорядительные документы могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).
Распорядительные документы согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.
Первая группа – приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.
Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу регулируют трудовые отношения у конкретного работодателя. Они документируют основные кадровые процедуры - прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование.
Третья группа – приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам. Они издаются при решении организационных, хозяйственных, бытовых вопросов.
Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом и к кадровым вопросам относятся только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.
В соответствии с общими требованиями государственного стандарта - «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждено Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены законодательством или локальными актами), отметка о контроле.
Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).
Констатирующая часть завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» должна содержать:
«перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа ».
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.
Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ), обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ).
Приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).
Особенность приказов по личному составу – их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003 и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы.
Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в обоих нормативных актах и уметь использовать их в практической деятельности.
Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Обратите внимание!
Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется , и источником для налоговой отчетности. Поэтому при их оформлении необходимо учитывать требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц ».
Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в Положении об учетной политике организации.
Кроме того, говоря о порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации, необходимо учитывать рекомендации, содержащиеся в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»:
«В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается».
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу подробнее.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы №Т-1, №Т-1а) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников и издается на основании трудового договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), размер тарифной ставки, оклада, надбавок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое). На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а).
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (формы №Т-5, №Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) – на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку – на новом месте работы,); изменение оплаты труда (если оно возникает).
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляются работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (№Т-2), лицевой счет работника (№Т-54).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (формы №Т-6, №Т-6а) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (№Т-2) и лицевом счете (№Т-54).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы №Т-8, №Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
На основании приказа делается запись в личной карточке (№Т-2), лицевом счете (№Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №Т-9, №Т-9а) применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировки, даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы №Т-11, №Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
В приказе указывается, мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита «в сумме _________ рублей _____ копеек».
На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (№Т-2) и трудовую книжку работника.
Приказы по личному составу не имеющие унифицированной формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор) могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника и другие.
В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В случаях, установленных законом, приказы обязательно должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом (статьи 371, 82 ТК РФ).
Круг работников, которым предоставляется право подписывать и визировать приказы по личному составу, определяется работодателем в соответствующем локальном нормативном акте. Отменить или изменить приказ по личному составу может только лицо, издавшее этот приказ.
В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в Положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.
По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:
1. простые – содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);
2. сложные – содержат в приказе несколько распорядительных разделов.
В зависимости от адресата различают:
1. индивидуальные - содержат информацию только об одном работнике;
2. сводные - содержат информацию о нескольких работниках.
В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.
Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ не целесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Можно рекомендовать выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют сроки хранения 3 и 5 лет, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.
Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении - причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях – в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания, согласно статьям 191, 192 ТК РФ.
Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.
Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.
Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).
Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Порядок регистрации и нумерации приказов по личному составу законодательно не регламентирован. В пункте 4.1.4 Приказа Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», отмечено лишь, что приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан нумеруются отдельно.
Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу можно рекомендовать нумеровать их в соответствии со следующими правилами:
Обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;
Применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);
При большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, №1у - об увольнении, №1/км – о командировании, №1/о – об отпуске, №1/п – о поощрении);
Для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.
Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года сроками их хранения – 5, и 75 лет:
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документов <*> |
Примечание |
|
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
Какие документы относят к документам по личному составу
Документы, в которых отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем, относятся к документам по личному составу. Их разновидности приведены в перечне (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
К документам по личному составу относят:
Интерактивный тест от журнала «Кадровое дело» . Проверьте свои знания и выясните, все ли правила и требования к оформлению приказов вы соблюдаете.
Все документы организации, которые по закону относятся к архивным, необходимо хранить (п. 1, ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Ответственность за хранение несет, как правило, кадровая служба. В коммерческих компаниях такая обязанность закреплена в законах об ООО и акционерных обществах (ст. 50 Закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Документы по личному составу формируются на протяжении всего периода деятельности организации. Их хранят наряду с приказами, положениями, которые обязательны к исполнению всеми сотрудниками. Акционерные общества обеспечивают сохранность в порядке, также установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 года №03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью прописывают в уставе подробную информацию о том, как будут хранить такие документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8.02.1998 №14-ФЗ). Правила можно закрепить в Положении об архиве на основании части 1 статьи 8 ТК РФ.
как хранить документы в кадровой службе
. В статье вы найдете сроки, порядок хранения, ответственность за нарушения при работе с архивной документацией.
Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и в перечне, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Началом этого срока считают 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).
|
Документ |
Где хранят |
Сколько хранят |
|
Приказы по личному составу, заявления сотрудников |
В личных делах |
|
|
Личные дела, трудовые договоры, личные карточки сотрудников |
В отделе кадров |
|
|
Личные дела руководителей |
Постоянно |
|
|
Штатное расписание |
В отделе кадров |
Постоянно |
Внимание! Любые документы по личному составу, если они образовались в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).
Закон позволяет хранить нормативные документы по личному составу не в личных делах, а отдельно. В этом случае срок их хранения - 5 лет. К таким документам относят:
Документы, которые касаются проведения аттестации рабочих мест, нужно сохранять 45 лет. Если на рабочих местах выявили вредные или опасные факторы, образцы документов по личному составу храните 75 лет.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить кадровые документы к передаче в архив организации . В статье вы найдете порядок подготовки, проведения экспертизы, оформление результатов деятельности комиссии и непосредственной передачи в архив.
Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы. Все рекомендации прописаны в Правилах (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Эксперты журнала «Кадровое дело» расскажут,
Коммерческие организации вправе не соблюдать весь перечень требований к оборудованию специального помещения для хранения документов (п. 1.4 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Документы-основания по личному составу нужно сохранять таким способом, чтобы обеспечить их сохранность от пыли и воздействия света. Это единственное требование, которое обязаны соблюдать коммерческие компании.
При хранении документов в электронном виде нужно обеспечить такой режим, который позволит предотвратить утрату, искажение, уничтожение информации. По мере устаревания прежних носителей нужно делать перезапись на новые (п. 2.32 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526).
Организация может создать свой собственный архив. Документам с разными сроками хранения нужно устанавливать разные номера. С помощью кодировки будет проще отделить приказы и иные документы со сроками хранения 50, 75 или меньше лет.
Трудовые отношения сотрудника с работодателем отражают документы, которые и относятся к документам по личному составу. Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ и в перечне Минкультуры. Началом этого срока считается 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания. Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы
В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу - приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет. Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу - вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела. Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.
П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.
Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям . В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.
При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения - приказом по основной деятельности или приказом по личному составу .
К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности - по основной деятельности и по личному составу - не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.
Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.
Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.
Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту - Перечень).
Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):
Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.
Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.
Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.
Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:
Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.
В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.
В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.
Свернуть Показать
