Сотрудник принес заявление на выплату единовременного пособия при рождении ребенка(со всеми прилагающимися справками и документами) 25.03.2016! 25.03.2016г. является для него последним днем работы в организации! Имеем ли мы право отказать в выплате!
Если заявление и документы правильно оформлены и поданы в течение шести месяцев с даты рождения ребенка, то отказать в выплате пособия у организации нет оснований.
Организация должна выплатить сотруднику единовременное пособие при рождении ребенка на основании предоставленных документов:
Заявления о назначении пособия;
Справки ЗАГС о рождении ребенка;
Справки с места работы (службы, службы социальной защиты населения) другого родителя о том, что пособие ему не назначали.
Право на получение пособия сохраняется за сотрудником в течение шести месяцев со дня рождения ребенка. Выплатить пособие нужно в течение 10 дней с момента приема организацией всех необходимых документов от сотрудника.
Кому положено пособие при рождении ребенка
Получатели пособия
Выплачивайте пособие при рождении ребенка одному из родителей ребенка (лицу, его заменяющему, например, усыновителю) ( , Порядка, утвержденного ).
Право на получение пособия имеют не только российские граждане, но и иностранцы, или на территории России ().
Ситуация: нужно ли выплачивать пособие при рождении ребенка сотруднице, работающей по гражданско-правовому договору
Нет, не нужно.
Пособие при рождении ребенка выплачивается одному из родителей (лицу, его заменяющему, например, усыновителю) по месту работы на основании трудового договора ( Порядка, утвержденного ). В данном случае отношения человека и организации регламентирует Гражданский кодекс РФ, а трудовые отношения отсутствуют (). Поэтому организация не может быть признана работодателем по отношению к человеку, работающему по гражданско-правовому договору. Сотрудник, работающий по гражданско-правовому договору, может получить пособие у своего работодателя – то есть по месту работы на основании трудового договора или в органах социальной защиты (если он не работает) ( Порядка, утвержденного ).
Ситуация: нужно ли выплачивать пособие при рождении ребенка внешнему совместителю
Да, нужно. Но только если он не получал пособие по основному месту работы.
Выплата пособий, связанных с материнством (единовременное пособие при рождении ребенка), по всем местам работы действующим законодательством не предусмотрена. Такой вывод подтверждает ФСС России в . А значит, получить единовременное пособие при рождении ребенка одновременно у двух работодателей (по основному месту работы и по внешнему совместительству) нельзя.
В случае рождения двух и более детей пособие выплачивайте за каждого ребенка. Данное правило применяется и в отношении сотрудников, заменяющих родителей (например, усыновителей). Об этом сказано в Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и Порядка, утвержденного .
Ситуация: нужно ли выплачивать пособие при рождении ребенка иностранцу, если ребенок родился прежде, чем мигрант получил разрешение на временное проживание
Пособие нужно выплатить, если разрешение на временное проживание иностранец получил в течение шести месяцев со дня рождения ребенка.
Именно шесть месяцев отведено в России иностранцам на то, чтобы подать необходимые документы для получения пособия. Право на такую выплату у них есть. Поэтому если в течение этого срока сотрудник получит разрешение и успеет подать бумаги, то пособие начислите.
Соответственно, если разрешение на временное проживание иностранец получит после шести месяцев со дня рождения ребенка, пособие ему не полагается.
Срок подачи документов
Сотрудник (сотрудница) вправе получить пособие в течение шести месяцев со дня рождения ребенка. Это правило действует для всех получателей пособия – родителей ребенка, усыновителей и опекунов.
Таким образом, если сотрудник (сотрудница) не представил пакет в течение этого периода, то пособие ему не выплачивайте.
Как выплатить пособие при рождении ребенка
При рождении ребенка, а также при усыновлении и установлении опеки полагается единовременное пособие. Получить его сотрудник вправе у своего работодателя, предоставив необходимый пакет документов. Причем сделать это он может только в течение шести месяцев с момента .
Размер пособия
Базовый размер единовременного пособия при рождении ребенка составляет 8000 руб. Но для выплаты эту сумму увеличивают:
Такое правило установлено статьями , Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пунктами , Порядка, утвержденного .
Размер единовременного пособия определяйте на дату рождения ребенка. Ведь право на пособие возникает при наступлении такого страхового случая. Это прямо следует из положений статьи 7 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ. Подтверждено это и в .
Например, в отношении детей, родившихся 1 января 2015 года или позднее, размер единовременного пособия составляет 14 497,80 руб.
Внимание: в 2016 году изменился порядок индексации пособия. C 1 января по 1 февраля 2016 года пособие платите в том же размере, что и в . С 1 февраля 2016 года детские пособия проиндексированы на 7 процентов. Теперь единовременное пособие при рождении ребенка составляет 15 512,65 руб. ( , ).
Если у сотрудника родились двое и более детей, то пособие выдайте на каждого из них. Например, если у сотрудника 1 февраля 2016 года или позже родилась двойня, выплатите ему 31 025,30 руб. (15 512,65 руб. × 2). Данное правило применяется и в отношении сотрудников, заменяющих родителей (например, усыновителей). Об этом сказано в Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и Порядка, утвержденного .
Подробнее о применении коэффициентов индексации при расчете минимальных размеров пособий гражданам, имеющим детей, см. .
Да, нужно.
Даже если документ опубликован позже даты рождения ребенка, в нем могут указать и более раннюю дату вступления в силу. То есть с указанных в самом документе дат и нужно применять новые правила. Это предусмотрено Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ.
Таким образом, если уже выплатили пособие, а потом стало известно об очередной индексации, то пособие пересчитайте и доплатите (письма ФСС России , ). При этом заявление о доплате пособия от сотрудника требовать не нужно.
Например, у сотрудницы родился ребенок 5 марта, а 10-го числа этого же месяца вышло постановление с новым коэффициентом индексации. В нормативном документе предусмотрено, что новые правила вводят с 1 марта. В этом случае пособие нужно пересчитать по-новому, а разницу доплатить.
Дополнительные пособия
В некоторых регионах установлены дополнительные пособия, которые платят в связи с рождением ребенка. К примеру, в Москве такая помощь оказывается молодым семьям (). Получить такое пособие человек может только в Управлении социальной защиты населения: работодатель его не платит.
Документы на пособие
Чтобы получить пособие по месту работы (службы), сотрудник должен представить следующие документы:
Если пособие заявляет опекун, усыновитель или приемный родитель, то дополнительно к документам о рождении малыша понадобится выписка из решения об усыновлении или установлении опеки над ребенком. А также копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, копия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в приемную семью.
Полный список необходимых документов установлен Порядка, утвержденного .
Главбух советует : если другой родитель нигде не работает (не служит), попросите дополнительно представить копию его трудовой книжки, в которой отсутствуют записи о текущей работе. Если родитель вообще никогда не работал и трудовой книжки у него нет, то потребуйте у него заявление об этом. составляют в произвольной форме.
Приняв заявление и документы, в пятидневный срок выдайте сотруднику в произвольной форме ( Порядка, утвержденного Порядка, утвержденного ).
Заявление передает представитель
Если заявление за сотрудника передает представитель, то в нем помимо дополнительно указывают следующие сведения:
Главбух советует : в частных разъяснениях сотрудники ФСС России высказывают особое мнение о том, как составлять заявление на пособие. В частности, они отмечают, что соблюдать все требования, то есть указывать полный перечень сведений, обязаны только безработные, которые обращаются за назначением пособия непосредственно в органы соцзащиты. А заявление, которое сотрудник подает по месту работы (службы), можно составить в произвольной форме.
Достаточно указать лишь необходимые реквизиты:
Срок выплаты пособия
Выплатите пособие в течение 10 дней с момента приема организацией всех от сотрудника. Таково требование Порядка, утвержденного .
Тонкости предоставления стандартных налоговых вычетов: как правильно предоставить сотруднику организации вычет в месяце рождения ребенка - читайте в статье.
Вопрос: Сотрудник принес в бухгалтерию свидетельство о рождении ребенка (дата рождения 13.08.13). При расчете зарплаты за август, вычет по НДФЛ (1400 рублей за 1-го ребенка) нужно предоставить за весь месяц или сделать перерасчет начиная с даты рождения?
Ответ: Вам следует предоставить сотруднику налоговый вычет на ребенка за август в полном размере (1400руб.) Так как вычет предоставляется с месяца, в котором родился ребенок. Пересчет налогового вычета на ребенка НК РФ не предусмотрен.
Отвечает Александр Сорокин,
рекомендации ».
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
Как предоставить стандартный налоговый вычет на ребенка
Если у сотрудника (налогового резидента) есть дети, то он вправе получать стандартные налоговые вычеты.
Размеры вычетов
Вычеты предоставляйте в размере:*
Период предоставления вычета
Вычет начинайте предоставлять с того месяца, в котором ребенок родился* (был усыновлен или взят под опеку).
Такой порядок предусмотрен абзацами 11 и 12 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.
Налоговый вычет на ребенка
У преподавателя в середине месяца родился ребенок. С какого числа применяется налоговый вычет?*
Вычет применяется с первого числа того месяца, в котором родился ребенок. Ведь в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ уменьшение налоговой базы производится с месяца рождения ребенка.*
Данный налоговый вычет предоставляется на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на него.
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации ».
Могут ли выплаты по договору подряда увеличивать декретное пособие? И вправе ли отец получить единовременную выплату при рождении ребенка?
В прошлом году сотрудница периодически выполняла заказы по договору подряда. Надо ли учесть при расчете декретного пособия эти выплаты?
Пособие надо рассчитать исходя из среднего заработка. А при его определении учитывают только те выплаты, которые облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). С вознаграждений по договорам подряда эти взносы не платят (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Поэтому считать пособие надо только из доходов по трудовому договору.
У сотрудника родился ребенок. Он написал заявление на единовременное пособие при рождении ребенка. Имеет ли работник право на такое пособие или его вправе получить только мама?
Сотрудник вправе получить единовременное пособие. Он должен написать заявление и принести документы, подтверждающие право на единовременное пособие.
Один из родителей вправе получить единовременное пособие. Для этого сотрудник обращается к работодателю (ст. 11 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ). У сотрудника надо взять следующие документы:
Заявление на пособие в свободной форме;
Справку из загса о рождении малыша;
Справку с работы мамы о том, что она не получала единовременное пособие при рождении ребенка.
Полный перечень документов, необходимых для получения пособия, установлен в пункте 28 Порядка (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н).
Пособие нужно назначить и выплатить в течение 10 рабочих дней с даты, когда сотрудник представит все документы (п. 30 Порядка, утв. приказом № 1012н). Размер выплаты в 2015 году - 14 497,8 рубля (ст. 4.2 , 12 закона № 81-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.12.2014 № 384-ФЗ). На выданное пособие компания вправе уменьшить страховые взносы в ФСС.
У сотрудника родился ребенок, и он хочет получить пособие при рождении ребенка. Надо ли прилагать к заявлению копию свидетельства о рождении ребенка? Или просто достаточно показать оригинал свидетельства о рождении, и в заявлении сослаться на его серию и номер? Копия свидетельства и справка о рождении прикладываются к заявлению. На основании этих документов издается приказ. Как потом хранить копию свидетельства в приказе?
Ответ на вопрос:
Если ребенок родился на территории РФ, то свидетельство о рождении для назначения указанного в вопросе пособия не требуется; достаточно справки ЗАГС о рождении.
Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.
Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий: «В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета» или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….»
В части документов при назначении пособия при рождении ребенка:
Документы, необходимые для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка:
а) заявление о назначении пособия;
б) справка о рождении ребенка, выданная органами записи актов гражданского состояния (ЗАГСа);
в) справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что пособие не назначалось, - в случае, если оба родителя работают (служат, учатся);
г) выписка из трудовой книжки, военного билета или другого документа о последнем месте работы (службы, учебы), заверенные в установленном порядке, - в случае, если назначение и выплата пособия осуществляются органом социальной защиты населения;
д) выписка из решения об установлении над ребенком опеки (копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, для лица, заменяющего родителей (опекуна, усыновителя).
Данные документы вместе с расходным ордером на выплату пособия должны быть подшиты в кассовые документы и храниться в бухгалтерии страхователя.
Постановление ФСС России от 07.04.2008 № 81
Перечень документов для возмещения расходов на выплату пособия см. http://r77.fss.ru/112412/103292/115948/index.shtml
Таким образом, свидетельство о рождении ребенка, если он родился на территории РФ, для оформления этого пособия не нужно. В связи с чем у Вас нет и правовых оснований для хранения данного документа в этих целях.
Если ребенок родился за пределами РФ то вы вправе хранить копию свидетельства о рождении ребенка, выданного консульским учреждением Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, - при рождении ребенка на территории иностранного государства, а в случаях, когда регистрация рождения ребенка произведена компетентным органом иностранного государства: документ и его копию, подтверждающие факт рождения и регистрации ребенка, при рождении ребенка на территории иностранного государства (выдает консульское учреждение России за границей, другое компетентное ведомство).
В этом случае нормативно хранение документов можно обосновать ссылкой на Порядка, утвержденного .
А работник в согласии может указать: В целях назначения и выплаты мне единовременного пособия при рождении ребенка даю согласие на хранение и предоставление при проверках в ФСС копий документов, предоставленных мною согласно п. 28 Порядка, утвержденного , а именно: ____________________, ________________________,…
ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.
Обосновать необходимость хранения копии паспорта, военного билета, СНИЛС практически невозможно, достаточно отразить паспортные данные в трудовом договоре, также можно указать и номер СНИЛС. При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта.
Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.
Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.
Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см. в .
| Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством |
Для граждан – штраф от 1000 до 3000 руб. Для должностных лиц – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные без письменного согласия лица, когда такое согласие требует закон |
Для граждан – штраф от 3000 до 5000 руб. Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций – штраф от 15 000 до 75 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не опубликовали или не предоставили неограниченный доступ к документу с политикой по обработке персональных данных или сведениями по их защите |
Для граждан – штраф от 700 до 1500 руб. Для должностных лиц – штраф от 3000 до 6000 руб. Для предпринимателей – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 15 000 до 30 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не предоставили субъекту персональных данных информацию, которая касается обработки его персональных данных |
Для должностных лиц – штраф от 4000 до 6000 руб. Для предпринимателей – штраф от 10 000 до 15 000 руб. Для организаций – штраф от 20 000 до 40 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация нарушили требования субъекта персональных данных или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении данных. В случае если данные неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки |
Для граждан – штраф от 1000 до 2000 руб. Для организаций – штраф от 25 000 до 45 000 руб. |
|
| Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не обеспечили условия, которые необходимы, чтобы сохранить персональные данные при хранении материальных носителей и исключить несанкционированный доступ к ним. А это, в свою очередь, послужило причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения либо иного неправомерного действия |
Для граждан – штраф от 700 до 2000 руб. Для должностных лиц – штраф от 4000 до 10 000 руб. Для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций – штраф от 25 000 до 50 000 руб. |
|
| Должностное лицо государственного или муниципального органа – оператора персональных данных, не выполнило требования по обезличиванию персональных данных либо нарушило этот процесс | Для должностных лиц – штраф от 3000 до 6000 руб. |
Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его ( ).
При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом ( ).
Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных ( ). Т.е. тех, которые субъект персональных данных сделал таковыми (данные из открытых справочников, адресных книг и т.д.).
Для этих целей работодатель утверждает локальный акт, которым регламентируется порядок хранения и использования персональных данных работников. Конкретное наименование такого документа законодательно не предусмотрено, поэтому может быть любым, например, Положение о работе с персональными данными работников.
При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Такие требования установлены , статьи 86 Трудового кодекса РФ.
Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу ( ст. 68 ТК РФ).
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.
Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ( , , ).
Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации ГСДОУ, утвержденной . В которой и следует отразить в каких делах (папках) какие документы у Вас хранятся.
Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в .
Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных ( Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.
Согласие понадобится только для обработки персональных данных для иных целей, не предусмотренных части 1 статьи 6, статьи 10 и статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.
При этом если Вы храните копии документов в личных делах сотрудников, рекомендуется получить согласие как на обработку, так и на хранение копий документов, при том в согласии надо указать цель хранения тех или иных документов (в соответствии с законом) . Поскольку судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.
Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.
Суть спора
В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.
В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.
Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.
Позиция Арбитражного суда Ростовской области
Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.
В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.
По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».
Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.
По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.
Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.
По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.
Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.
Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.
ИНН не является обязательным документом при приеме на работу ( ст. 65 ТК РФ). При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации ( ст. 65 ТК РФ).
Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем – налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН ( ).
Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке. Подробнее об этом:
Подробности в материалах Системы Кадры:
Исправьте ошибку
Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют
Александр ЮЖАЛИН, старший юрист по корпоративному и трудовому праву ГК «Митрофанова и партнеры» (Москва)
В статье читайте:
Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей . В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.
Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации
Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.
Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя ( , постановления ФАС Северо-Кавказского округа , и др.).
Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. ( , далее – ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.
Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику ( ТК РФ, ).
Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом ( ).
Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка ( ). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (
В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения рассматривает правовые нормы, которые нужно иметь в виду бухгалтеру и работнику кадровой службы в случае, когда у одного из сотрудников организации родилась двойня. Речь идет о ряде аспектов выплаты государственных социальных пособий, а также о некоторых особенностях регулирования трудовых и налоговых правоотношений. В части отражения ситуаций в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» материал подготовлен методистами фирмы «1С».
В случае рождения ребенка работодатель обязан предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до пяти календарных дней. Об этом сказано в статье 128 ТК РФ .
Отпуск можно взять, даже если сотрудник работает непродолжительно время (в т. ч. меньше месяца или в период испытательного срока). Однако важно учитывать, что работник не должен уходить в отпуск без сохранения заработной платы самовольно, так как его уход будет расценен как нарушение трудовой дисциплины (прогул). В любом случае потребуется заявление от сотрудника с просьбой предоставить отпуск в связи с рождением ребенка.
Некоторые работники ошибочно полагают, что в случае рождения двойни дни отпуска должны суммироваться, и работодатель обязан предоставить им не пять, а десять дней отпуска за свой счет. Это не так. Работодатель имеет право предоставить сотруднику отпуск без сохранения зарплаты любой продолжительности, однако обязанность работодателя предоставлять 10 дней без сохранения заработной платы в случае рождения у работника двойни действующим трудовым законодательством РФ не предусмотрена.
Аналогичные разъяснения можно найти на сайтах региональных трудовых инспекций.
Актуальным является вопрос, через какое время после рождения ребенка можно получить отпуск и предоставлять ли отпуск за свой счет, если работник написал соответствующее заявление по истечении месяца или даже года после рождения ребенка. Следует отметить, что в нормах трудового законодательства не содержится уточнений, через какое время после рождения ребенка сотрудник может воспользоваться таким отпуском. Нет ответа на этот вопрос и в других нормативно-правовых актах. Поэтому просьбу работника о предоставлении отпуска продолжительностью пять календарных дней лучше удовлетворить.
Не установлена в законодательстве и обязанность работника подтвердить, что у него действительно родился ребенок (т. е. предоставить свидетельство о рождении), что дает возможность недобросовестным лицам воспользоваться этой законодательной нормой, например, чтобы не присутствовать при проверке или инвентаризации. На наш взгляд, если впоследствии работник отказывается предоставить свидетельство, ссылаясь на необходимость получения персональных данных, вручите ему уведомление о необходимости предоставления такого документа в оговоренные сроки. Если работник и после этого не предоставит свидетельство, можно ставить вопрос о незаконности предоставления отпуска и прогуле.
Отметим, что отпуск без сохранения зарплаты предоставляется любому родителю, в том числе не состоящему в зарегистрированном гражданском браке. При этом важно иметь в виду, что в отношении родителей, состоящих в официальном браке, установлены дополнительные льготы. В соответствии со статьей 123 ТК РФ , если жена находится в отпуске по беременности и родам, то мужу обязаны предоставить ежегодный отпуск независимо от времени непрерывной работы у работодателя (т. е. и в том случае, когда сотрудник еще не отработал положенные на отпуск шесть месяцев).
Хотя неоплачиваемый отпуск и положен по закону, дни его не будут учтены при подсчете страхового пенсионного стажа сотрудника, а также при расчете периода, за который полагается ежегодный отпуск, если суммарное количество дней отпуска за свой счет в расчетном году превысит 14 дней.
Для регистрации события «отпуск за свой счет» в информационную базу программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» следует занести кадровый документ Отпуска организаций с видом отпуска Отпуск без сохранения заработной платы и на его основании ввести расчетный документ Невыходы в организации (рис. 1).
Рис. 1
Обратите внимание на то, что в документе Невыходы в организации нужно выполнить расчет, нажав на кнопку Рассчитать , независимо от того, что сумма заведомо нулевая. Дело в том, что по этой команде производится подсчет дней и часов, на которые в дальнейшем не надо будет начислять оплату по окладу.
Что касается внеочередного предоставления ежегодного отпуска, то если сотрудник, получивший такой отпуск, уволится, не отработав год, с него согласно нормам статьи 137 ТК РФ можно произвести удержание за излишне предоставленные дни отпуска.
При рождении двойни листок нетрудоспособности женщине выдается, по общему правилу, на 194 календарных дня. Причем, если многоплодная беременность была установлена во время родов и женщина уже использовала дородовой отпуск продолжительностью 70 календарных дней, послеродовая часть отпуска по беременности и родам составляет 124 календарных дня. Это следует из пункта 10 Порядка от 23.12.2009 № 1012н .
При этом важно учитывать, что женщинам, постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с правом на отселение, дородовой отпуск установлен продолжительностью 90 календарных дней (п. 6 ст. 18 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
Если начало отпуска по беременности и родам приходится на период с 1 января 2011 года по 31 декабря 2012 года (включительно), сотрудница вправе самостоятельно выбрать порядок расчета пособия по беременности и родам. При этом пособие может быть рассчитано одним из следующих способов:
Для того чтобы воспользоваться вторым способом, сотрудница должна написать соответствующее заявление.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» отпуск по беременности и родам оформляется документом Больничный лист . Для отражения варианта правил расчета предназначен флажок Рассчитывать заработок по правилам 2010 года (рис. 2).
Рис. 2
Выбрать расчетный период при необходимости его смещения можно на закладке Расчет среднего заработка (рис. 3).
На практике работники довольно часто обращаются к бухгалтеру с вопросом, какой именно расчет для них выгоднее. В таблице 1 мы привели обзор типичных ситуаций назначения пособия с указанием, какой из способов (в большинстве случаев) является более выгодным для сотрудницы.
Таблица 1.
Как выбрать наиболее выгодный для сотрудницы порядок расчета пособия по беременности и родам
|
№ п/п |
Ситуация* |
Исчисление пособия исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска по беременности и родам |
Исчисление пособия исходя из расчетного периода 2 календарных года, предшествующих году начала отпуска по беременности и родам |
Комментарий |
|
Сотрудница работает у страхователя меньше шести месяцев, это ее первое место работы |
ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , далее Закон № 255-ФЗ |
|||
|
Сотрудница впервые поступила на работу в 2012 году, ее страховой стаж к моменту начала отпуска по беременности и родам не менее шести месяцев |
Расчет пособия исходя из расчетного периода два календарных года не выгоден, т. к. средний дневной заработок будет определяться по формуле: МРОТ х 24 мес. / 730 (ч. 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). В знаменателе этой формулы применяется число дней в двух календарных годах (730) несмотря на то, что в расчетном периоде сотрудница не работала. |
|||
|
Сотрудница впервые поступила на работу в 2011 году, заработок** в 2011 году не превышал (или существенно не превышал) заработок в 2012 году |
Число дней в расчетном периоде «два календарных года, предшествующих году начала страхового случая» меньше 730. Поэтому данный расчет, скорее всего, будет невыгоден. |
|||
|
Сотрудница впервые поступила на работу в 2011 году. Заработок за 2011 год составлял не менее 463 000 руб. Заработок за период 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, менее 231 496 руб. И в 2011, и в 2012 году сотрудница отработала все дни. |
При исчислении пособия исходя из расчетного периода два календарных года средний дневной заработок будет равен: 463 000 руб. / 730 дн. = 634,24*** руб. При расчете исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев средний дневной заработок будет равен максимум: 231 495 руб. / 365 дн. = 634,23 руб. |
|||
|
Сотрудница впервые поступила на работу в 2011 году. Заработок за 2011 год составлял не менее 463 000 руб. Заработок за период 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, более 231 504 руб. И в 2011, и в 2012 году сотрудница отработала все дни. |
При исчислении пособия исходя из расчетного периода два календарных года средний дневной заработок будет равен 463 000 руб. / 730 дн. = 634,24 руб. При расчете исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев средний дневной заработок будет равен минимум: 231 505 руб. / 365 дн. = 634,26 руб. |
|||
|
Сотрудница работала в 2011 и 2010 году. Заработок за 2010 год составил не менее 415 000 руб., заработок за 2011 год составил не менее 463 000 руб. Заработок за период 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, менее 438 995 руб. И в 2011, и в 2012 году сотрудница отработала все дни. |
При расчете исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев средний дневной заработок будет равен максимум 438 994 руб. / 365 дн. = 1202,72 руб. |
|||
|
Сотрудница работала в 2011 и 2010 году. Заработок за 2010 год составил не менее 415 000 руб., заработок за 2011 год составил не менее 463 000 руб. Заработок за период 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, более 439 000 руб. И в 2011, и в 2012 году сотрудница отработала все дни. |
При исчислении пособия исходя из расчетного периода два календарных года средний дневной заработок будет равен (463 000 руб. + 415 000 руб.) / 730 дн. = 1202,73 руб. При расчете исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев средний дневной заработок будет равен минимум 439 001 руб. / 365 дн. = 1202,74 руб. |
|||
|
Большую часть беременности сотрудница находилась на больничном (на сохранении). Больничное пособие выплачивалось и в 2011, и в 2012 году. |
Исключение может составлять случай, когда в прошлых годах сотрудница получала зарплату, значительно превышающую ее заработок в 2012 году |
|||
|
Сотрудница не выходила на работу после предыдущего декрета*****. Трудовая деятельность работницы**** началась в том же году, в котором начался ее первый отпуск по беременности и родам. |
При расчете пособия исходя из расчетного периода два календарных года, предшествующих году начала отпуска по беременности и родам действует следующее правило. Если в расчетном периоде сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком, она может заменить соответствующие календарные годы (год) из расчетного периода на предшествующие календарные годы (год), подав соответствующее заявление (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ). Однако в данном случае и в предыдущих годах заработка у работницы не было. |
|||
|
Сотрудница не выходила на работу после предыдущего декрета*****. Трудовая деятельность работницы*** началась за год до того, как начался ее первый отпуск по беременности и родам. |
В данном случае до первого декрета сотрудница отработала один календарный год. Поэтому расчет пособия исходя из расчетного периода два календарных года, предшествующих году начала отпуска по беременности и родам невыгоден. |
Примечание:
* Начало отпуска по беременности и родам приходится на 2012 год.
** Здесь и далее в данном столбце имеется в виду заработок, входящий в базу для начисления взносов в ФСС России, уплачиваемых в соответствии с Федеральным законом
от 24.07.2009 № 212-ФЗ .
*** При расчетах округление производиться до двух знаков после запятой.
**** Имеется в виду, в том числе, случай работы у предыдущего страхователя.
***** Если в момент наступления отпуска по беременности и родам работница находится в отпуске по уходу за ребенком, она должна выбрать одно из двух пособий: либо пособие по беременности и родам, либо пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет. Данное правило установлено
частью 3 статьи 10 Закона № 255-ФЗ
и
пунктом 44 Порядка , утвержденного приказом Минздравсоцразвития России
от 23.12.2009 № 1012н .
В случае рождения двойни может сложиться следующая ситуация: уже после родов работница предоставит в бухгалтерию дополнительный листок нетрудоспособности в связи с осложненными родами (если факт многоплодной беременности выяснился уже после поступления женщины в роддом).
В таком случае нужно иметь в виду, что расчетным периодом для оплаты дополнительных дней нетрудоспособности будет тот же период, что и для оплаты по первому больничному листку. Второй листок нетрудоспособности является продолжением первого. Это два отдельных документа, но страховой случай (беременность, рождение ребенка) один и тот же (п. 2 ч. 1 ст. 1.2 Закона № 255-ФЗ). Поэтому и расчет среднего дневного заработка по ним будет один и тот же.
Действующее законодательство РФ не предусматривает возможность увеличения послеродового отпуска за счет неиспользованных дней дородового отпуска (письмо Минздравсоцразвития России от 06.07.2006 № 3524-ВС). Аналогичная информация содержится на сайтах региональных отделений ФСС РФ.
Однако это касается случая, когда женщина не оформляла отпуск по беременности и родам и поступила в родильный дом в родах (в том числе ночью, в выходные дни).
В случае рождения двойни существует вероятность предварительных родов. В данной ситуации неиспользованную часть дородового отпуска женщина может использовать после родов. Такие разъяснения содержатся на сайтах региональных отделений ФСС РФ.
|
Менеджер Е.В. Иванова работает в ООО «База» четыре года. В течение 2011, 2010 и части 2009 года она находилась в отпуске по беременности и родам, а затем отпуске по уходу за ребенком. Первый декретный отпуск начался в декабре 2009 года. Со 2 октября 2012 года сотрудница опять уходит в декретный отпуск (194 календарных дня в связи с многоплодной беременностью). До начала очередного декретного отпуска Иванова не работала. От сотрудницы поступило заявление о расчете пособия по беременности и родам исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска по беременности и родам. Все дни в расчетном периоде (октябрь 2011 года - сентябрь 2012 года) не учитываются при исчислении нового пособия по беременности и родам. Если сразу из отпуска по уходу за ребенком сотрудница уходит в отпуск по беременности и родам, за расчетный период нужно принять 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором произошел предыдущий страховой случай. Это следует из части 1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ и пункта 11 Положения от 15.06.2007 № 375 . Для расчета пособия бухгалтер учел период с декабря 2008 года по ноябрь 2009 года. За 2009 год (с января по ноябрь) сотруднице начислено: Зарплата в сумме 260 000 руб.; Премия по итогам работы за полугодие в сумме 50 000 руб.; Отпускные в сумме 15 000 руб.; Материальная помощь к отпуску в сумме 1 000 руб.; Возмещение командировочных расходов в сумме 9 000 руб.; Пособие по временной нетрудоспособности в сумме 1 500 руб. За декабрь 2008 года сотруднице начислено: Премия за успешное выполнение проекта в сумме 125 000 руб.; Зарплата в сумме 35 000 руб.; Премия ко Дню рождения 10 000 руб.; Компенсация за неиспользованный отпуск в сумме 5 000 руб. Сумма выплат, которую можно учесть при расчете пособия по беременности и родам составит: 260 000 руб. + 50 000 руб. + 15 000 руб. + 125 000 руб. + 35 000 руб. + 10 000 руб. + 5 000 руб. = 500 000 руб. Материальная помощь к отпуску не включается в сумму заработка за расчетный период, так как ее размер не превышает 4 000 руб., а эта сумма от взносов в ФСС РФ, начисляемых в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ), освобождена. Не начисляются взносы также на сумму пособия по временной нетрудоспособности и сумму возмещения командировочных расходов. Расчетный период Иванова отработала полностью. Количество календарных дней в данном периоде составляет 365. Среднедневной заработок = 500 000 руб.: 365 дн. = 1 369,86 руб. Ограничение среднедневного заработка = 415 000 руб.: 365 дн. = 1 136,99 руб. (п. 2 ст. 3 Федерального закона № 343-ФЗ) Итоговая сумма пособия по беременности и родам по второму и третьему ребенку равна: 1 136,99 руб. х 194 дн. = 220 576,06 руб. Иванова родила на месяц раньше предположительной даты родов, однако на продолжительность отпуска по беременности и родам данное обстоятельство не повлияло. |
Если женщина родила, не успев уйти в декрет (роды наступили в период с 22 по 30 неделю беременности), листок нетрудоспособности она получит в медицинской организации. Продолжительность нетрудоспособности по данному документу будет равняться 156 календарных дней. Данные правила установлены пунктом 49 Порядка , утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н , далее Порядок № 624н. Указанное положение сформулировано в отношении одноплодной беременности, о чем говорит указание на 30 недель - периода получения больничного листка при одноплодной, а не многоплодной беременности.
В случае, когда диагноз многоплодной беременности установлен в родах, листок нетрудоспособности по беременности и родам выдается дополнительно на 54 календарных дня медицинской организацией, где произошли роды (п. 47 Порядка № 624н). По случаю прогнозируемой многоплодной беременности в законодательстве ничего не сказано. Поэтому порядок начисления пособия по беременности и родам в обозначенной ситуации лучше уточнить в своем отделении ФСС России.
Рассмотрим еще одну неоднозначную ситуацию. При рождении двойни есть вероятность кесарева сечения, и бухгалтер может столкнуться с тем, что сотрудница, которой уже оплатили 194 календарных дня отпуска по беременности и родам, предоставит еще и листок нетрудоспособности на 16 календарных дней.
Проблематично представить справку о том, что пособие не начислялось, если отец ребенка иностранец и в России не работает. О том, какие документы нужны при назначении пособия при рождении ребенка в данном случае, в законодательстве не говорится. У ФСС РФ единая позиция по этому вопросу также не сформирована. На сайтах некоторых региональных отделений ФСС РФ при комментировании подобных ситуаций указано, что для получения пособия вместо справки с места работы мужа нужно представить копию паспорта (см., например, http://r18.fss.ru/answers/1question/25390.shtml), другие специалисты Фонда полагают, что если отец является иностранцем, то документом, подтверждающим, что пособия, связанные с рождением и уходом за ребенком, он не получал, может являться объяснительная записка матери, паспорт отца и другие документы, если они имеются (http://www.fss.nnov.ru/ru/4/12/114/?nid=436&a=entry.show).
Единовременное пособие за счет ФСС РФ регистрируется в меню Расчет зарплаты по организации -> Первичные документы (рис. 4). Количество записей о начислении пособия соответствует количеству детей.
Рис. 4
В случае рождения двойни пособие нужно выплатить на каждого ребенка. По общему правилу, размер пособия на одного ребенка за полный месяц составляет 40 % среднего месячного заработка сотрудника, т. е. на двух детей нужно выплатить пособие в размере 80 % среднего месячного заработка. При этом средний месячный заработок определяется в особом порядке (см. таблицу 2).
Таблица 2.
Алгоритм расчета среднего месячного заработка для целей исчисления пособия по уходу за ребенком
|
№ п/п |
Действие |
Комментарий |
|
Определяем расчетный период |
По общему правилу, два календарных года, предшествующих году начала отпуска по уходу за ребенком. Те годы, в которых сотрудник был в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу, можно заменить на предыдущие годы. Если отпуск по уходу начался в 2012 году, можно применить расчетный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска по уходу |
|
|
Определяем заработок за расчетный период |
Не более 463 000 руб. за 2011 год и 415 000 руб. за 2010 и предшествующие годы, если использован расчет исходя из периода два календарных года. Минимальное значение заработка за расчетный период (для случая, когда заработок слишком мал и т. п.): МРОТ х 24 мес. Не более 415 000 руб. при исчислении пособия исходя из расчетного периода 12 календарных месяцев. |
|
|
Определяем средний дневной заработок |
Если отпуск по уходу начался в 2012 году и от сотрудницы поступило заявление о применении особого расчета, - по правилам 2010 года. В иных случаях делим заработок за расчетный период на 730. |
|
|
Определяем средний месячный заработок |
Показатель «средний дневной заработок» нужно перемножить на 30,4 |
Минимальные суммы пособий в 2012 году составляют:
Пособие при уходе за двойней нужно выплачивать, как минимум, в следующих размерах:
Данные правила по минимальному размеру пособия нужно учитывать, даже если этот минимум превышает 100 % среднего заработка работника. Округление суммы размера пособий до полного рубля не предусмотрено (письмо ФСС РФ от 28.12.2011 № 14-03-18/05-16244).
При определении размера пособия по уходу за вторым ребенком и последующими детьми (в том числе при назначении пособия отцу детей) следует учитывать предыдущих детей, рожденных (усыновленных) матерью данного ребенка (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ).
В районах и местностях, в которых применяются районные коэффициенты, минимальные размеры пособия определяются с учетом этих коэффициентов.
|
А.А. Иванова проживает и работает в г. Москве в ЗАО «Магазин». В августе начался ее отпуск по уходу за ребенком. У работницы родилась двойня. Это ее первые дети. Средний дневной заработок работницы составляет 308,74 руб. Пособие на одного ребенка в расчете на полный календарный месяц составляет: 308,74 руб. х 30,4 х 40 % = 3 754,27 руб. Бухгалтер сравнил эту сумму с минимальным размером пособия в отношении первого ребенка: 2 326 руб. < 3 754,27 руб. Сотруднице было назначено пособие по уходу за первым ребенком в сумме 3 754,27 руб. Также бухгалтер сравнил указанную сумму с минимальным размером пособия в отношении второго ребенка: 4 651,99 руб. > 3 754,27 руб. Сотруднице было назначено пособие по уходу за вторым ребенком в сумме 4 651,99 руб. Общий размер пособия в расчете на полный календарный месяц составляет: 4 651,99 руб. + 3 754,27 руб. = 8 406,26 руб. Предположим, отпуск работницы начался 6 августа 2012 года. В этом месяце 31 календарный день, на отпуск по уходу за ребенком приходится 26 дней. Сумма пособия за август составит: 8 406,26 руб. / 31 дн. х 26 дн. = 7 050,41 руб. |
Пособие по уходу за ребенком выплачивается на время отпуска по уходу за ребенком. При рождении двойни отпуск может взять один человек (например, мать, ухаживающая за обоими детьми) или несколько. И если не только мать, но и, скажем, работающая бабушка попросят у нанимателя отпуск по уходу за ребенком, пособие будут получать обе женщины. Такой вывод сотрудники ФСС РФ сделали в письме от 20.05.2010 № 02-02-01/08-2324 .
Однако прежде чем предоставлять своему сотруднику отпуск по уходу за ребенком, важно убедиться, что это возможно. Во-первых, необходимо проверить, что мама малышей уже оформила отпуск по уходу за ребенком (т. е. не находится в отпуске по беременности и родам или в ежегодном отпуске). Во-вторых, следует получить от работника все необходимые документы, а именно: заявление на отпуск и справку с места работы матери о том, за каким именно ребенком ухаживает она (справку с места работы отца, что ему отпуск не предоставлен) - в зависимости от того, кто оформляет отпуск.
Практикующий специалист может столкнуться со следующей ситуацией. Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, приносит справку о том, что она зарегистрирована по месту жительства, которое относится к зоне проживания с льготным социально-экономическим статусом, связанным с катастрофой на Чернобыльской АЭС. В таком случае государственное пособие по уходу за ребенком ей нужно выплачивать по особым правилам, а бухгалтеру важно знать, какие документы при этом нужно требовать от сотрудницы, чтобы впоследствии не возникло разногласий с ФСС РФ по вопросу выплаты пособия.
Сотрудникам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, выплачивается удвоенное пособие до того, как ребенку исполнится три года (по Правилам , утв. Постановлением Правительства РФ от 16.07.2005 № 439 , далее - Правила № 439). К этой категории работников относятся лица:
Пособие «чернобыльцам» будет возмещаться в следующем порядке. Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет:
Пособие по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет возмещается из средств федерального бюджета (п. 9 Правил № 439).
При оплате пособия в двойном размере пособие при уходе за двойней нужно выплачивать, как минимум, в следующих размерах:
К пакету документов, которые нужно затребовать у работника, добавляется копия паспорта с регистрацией. Для оформления ежемесячного пособия по уходу за ребенком по месту работы женщины, оформляющей отпуск по уходу за ребенком, документ, подтверждающий проживание ребенка на территории, подвергшейся загрязнению вследствие аварии на ЧАЭС, не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся на сайтах региональных отделений ФСС РФ.
Сотрудник, находящейся в отпуске по уходу за двойней, может выйти на работу ранее окончания отпуска на условиях неполного рабочего времени. В таком случае он сохраняет право на пособие.
Актуальным является вопрос: на какое минимальное количество времени должен быть сокращен рабочий день для сохранения права на пособие? Например: можно ли выйти на неполный рабочий день на 39 часов в неделю (при норме 40 часов), когда каждый день сокращен на 12 минут?
Специалисты ФСС РФ (см., например, http://r66.fss.ru/answers/44226.shtml) указывают, что при решении вопроса о неполном рабочем дне речь может идти о часах, а не о минутах.
Объясняется это так. В Положении о порядке и условиях применения труда женщин, имеющих детей и работающих неполное рабочее время, утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.04.1980 № 111/8-51, отмечено, что по соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. Режимы труда, устанавливаемые при работе с неполным рабочим временем, могут предусматривать:
О часах, а не о минутах в плане учета рабочего времени говорится и в статье 104 ТК РФ , где использовано понятие «нормальное число рабочих часов».
Пособия по уходу за ребенком до 1,5 и 3-х лет регистрируются документом Отпуск по уходу за ребенком (рис. 5). Если родилась двойня, то следует указать Количество детей - 2 . Флажок Среди детей есть первый ребенок не нужно устанавливать, если у этих двойняшек уже есть старший брат или сестра.
Рис. 5
Внести изменения в этот документ можно кнопкой Исправить , а можно документом Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (рис. 6).
Рис. 6
Именно этот документ следует применить для оформления выхода матери на работу с сохранением пособия на условиях неполного рабочего дня.
Законодательством предусмотрена компенсационная выплата за счет средств работодателя до достижения ребенком возраста трех лет (подп. «а» п. 11 Порядка , утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1206 , далее - Порядок № 1206) в размере 50 руб. Если в соответствующей местности предусмотрен районный коэффициент, компенсацию выплачивают с его учетом.
При рождении двойни уход осуществляется за двумя детьми, однако в Порядке № 1206 не сказано, что размер компенсации при этом удваивается. Более того, в пункте 11 Порядка № 1206 сказано, что компенсация назначается именно человеку, который находится в отпуске по уходу. О том, что компенсация назначается «на ребенка» в Порядке № 1206 не говорится.
В случае достижения ребенком возраста трех лет выплата пособия прекращается с месяца, следующего за месяцем, в котором ребенку исполнилось три года. Это следует из пункта 17 Порядка № 1206 . Поэтому компенсацию за месяц, когда двойняшкам исполнилось три года, нужно выплатить в полном объеме, то есть в размере 50 руб.
Налоговые резиденты РФ, имеющие детей, могут получать стандартные вычеты в размере:
Право на вычеты сохраняется до того месяца, в котором доход родителя (нарастающим итогом с начала года) превысит 280 000 руб.
А если после первого ребенка в семье родились близнецы (двойня), стандартные вычеты на них предоставляются в следующем порядке. Поскольку датой рождения близнецов признается один и тот же день, в заявлении о предоставлении налоговых вычетов родители могут самостоятельно определить, кто их них является старшим (вторым или третьим) и на кого из них вычет должен быть предоставлен в размере 3 000 руб.
Если один из близнецов признан инвалидом, родители вправе считать его вторым ребенком и получать на него и на третьего ребенка вычеты по 3 000 руб. на каждого. Если инвалидом признан третий ребенок, то вычеты в размере 3 000 руб., предусмотренные для третьего ребенка и для ребенка-инвалида, не суммируются.
При наличии двух детей, первый из которых признан инвалидом, вычеты предоставляются в размере 3 000 руб. на первого ребенка и 1 400 руб. - на второго.
Не является единственным родителем, в частности:
В последнем случае если ребенок единственного родителя не был усыновлен, то в случае последующего развода предоставление двойного вычета возобновляется (письмо Минфина России от 23.01.2012 № 03-04-05/7-51).
Недостаточно урегулированным в настоящее время является вопрос оплаты пособия по временной нетрудоспособности в ситуации, когда у сотрудника заболело двое детей. По общему правилу при заболевании двух и более детей одновременно выдается один листок нетрудоспособности по уходу за ними (п. 38 Порядка № 624н).
Однако некоторые региональные отделения ФСС РФ подтверждают, что получить два листка нетрудоспособности все же возможно. Например, если родители проживают отдельно друг от друга и каждый из них совместно с одним из болеющих детей. Или отец присматривал за больным ребенком дома, а мать находилась со вторым в больнице (см. http://r02.fss.ru/archive/54056.shtml).
Дополним, что за все периоды освобождения от работы (кроме ежегодных отпусков) с сохранением либо без сохранения зарплаты, пособия по временной нетрудоспособности не выплачивается. Это относится и к случаю освобождения от работы в связи с отпуском по уходу за ребенком (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона № 255-ФЗ). При заболевании ребенка в данный период листок нетрудоспособности по уходу за ребенком (если он продолжает нуждаться в уходе) выдается со дня, когда мать (иной член семьи) должна приступить к работе. Такие правила предусмотрены в
