Частсг для заполнения некоторых полей таблиц требуется вычислить выражение на основе данных в других полях этой таблицы и, возможно, связанных с ней таблиц. Чтобы при вводе данных не вычислять это значение каждый раз самостоятельно, требуется создать форму для ввода данных, выполняющую необходимые вычисления автоматически. Это позволит застраховаться от ошибок при вычислениях и сократит время ввода данных.
Представим себе такой пример. Есть таблица "Товары" со списком товаров, где для каждого товара указана его цена (таблица содержит поля "НаименованиеТовара" и "Цена", и первое поле является ключевым). Есть другая таблица "Заказы" со списком заказов на эти товары, содержащая информацию о типе и количестве заказанного товара (поля "НаименованиеТовара" и "Количество"), а также о его стоимости (поле "Сумма"). Таблица "Заказы" связана с таблицей "Товары" по полю "НаименованиеТовара" отношением "один-ко-многим". Требуется создать форму для добавления новых заказов так, чтобы при выборе необходимого товара из предложенного списка и после ввода заказанного количества в поле "Сумма" автоматически подставлялось значение стоимости всего заказа для данного товара.
Для решения поставленной задачи требуется выполнить следующие действия:[ Реализация этого примера - небольшая база данных Заказы.mdb - есть на компакт-диске, который является дополнительным приложением к комплекту книг о Microsoft Office 2002 издательства "БХВ-Петербург" и распространяется отдельно. ]
Замечание
Это можно выполнить с помощью окна Список полей (Filed List) (см. гл. 5), предварительно указав в режиме Конструктора таблицы "Заказы" для поля "НаименованиеТовара" на вкладке Подстановка (Lookup) значение Поле со списком (Combo Box) для свойства Тип элемента управления (Display Control) и имя таблицы "Товары" в качестве значения свойства Источник,строк (Row Source).
Private Sub Количество_А£terUpdate()
Сумма = Цена * Количество End Sub
Таким образом, после ввода значения в поле "Количество" в поле "Сумма" будет автоматически подставлена вычисленная стоимость заказа. А поскольку поле "Сумма" является присоединенным к одноименному полю в таблице "Заказы", вычисленное значение автоматически попадет в таблицу.
Чтобы создать в Word форму, которую смогут заполнять другие люди, начните с шаблона и добавьте к нему элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Создание заполняемых форм начинается с шести основных шагов. Рассмотрим эти шаги по порядку.
Чтобы сэкономить время, за основу для формы можно взять шаблон. Если хотите начать с нуля, возьмите пустой шаблон.
Щелкните вкладку Файл .
Щелкните Создать .
В поле Поиск шаблонов в сети введите тип формы, которую вы хотите создать, и нажмите клавишу ВВОД.
Щелкните шаблон формы, который вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку Создать .
Щелкните вкладку Файл .
Нажмите кнопку Создать .
Выберите Новый документ .
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора и вставьте нужные вам элементы управления.
Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.
В элементе управления содержимым "форматированный текст" пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым "обычный текст".
Элемент управления "рисунок" часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.
Щелкните в том месте, где вы хотите вставить элемент управления.
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "рисунок" .
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, эти элементы управления полезны, когда создается шаблон договора, в котором в зависимости от конкретных требований нужно добавить разные варианты стандартного текста. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым "форматированный текст" и поместить их все в элемент управления "стандартный блок", который будет служить контейнером.
Элементы управления "стандартный блок" также можно использовать в формах.
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.
Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "выбор даты".
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "выбор даты" .
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления "флажок".
На вкладке Разработчик щелкните Элемент управления содержимым "флажок" .
Чтобы задать свойства элемента управления, см. .
У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления "Выбор даты" вы можете выбрать различные форматы отображения даты.
Щелкните элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
На вкладке Разработчик щелкните Свойства и измените свойства нужным вам образом.
Пояснительный текст может сделать форму, которую вы создаете и распространяете, более удобной в использовании. Пояснительный текст, который показывается по умолчанию в элементе управления содержимым, можно изменить.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора .
Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.
Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.
На вкладке Разработчик нажмите кнопку Режим конструктора , чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.
Примечание: Не устанавливайте флажок Содержимое нельзя редактировать , если хотите, чтобы пользователи формы заменяли пояснительный текст своим собственным.
Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование .
Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
Щелкните Главная > Выделить > Выделить все или нажмите сочетание клавиш CTRL+A.
Щелкните Разработчик > Ограничить редактирование .
После выбора ограничений нажмите кнопку Да, включить защиту .
Совет: При желании вы можете проверить форму, перед тем как распространять ее. Откройте и заполните форму, а затем сохраните ее копию в нужном месте.
Я никогда не пользовался инструментами автозаполнения в браузерах, поэтому не особенно интересовался качеством работы этих функций. Не интересовался до последнего времени…
Но с недавних пор (в связи с работой над одним новым проектом) у меня возникла необходимость заполнения сотен однотипных форм на различных сайтах. Разумеется делать это вручную было несколько неудобно, поэтому само-собой возник вопрос о автоматизации процесса.
Сначала, я посмотрел в сторону специальных программ которые созданы для автоматического (или полуавтоматического) постинга новостей на сайты, но даже самые лучшие из них были «заточены» только под определенные типы форм. А в моем случае нужно было универсальное решение, которое одинаково хорошо работало бы для всех типов движков, форм и вариантов названий полей.
Решение конечно же нашлось. И им оказалось не отдельная программа, а, как это часто бывает в последнее время, дополнение к браузеру.
Autofill — небольшое дополнение для браузера который можно использовать для автоматического заполнения самых разнообразных форм веб-страниц. С его помощью заполнение форм производится наиболее простым и быстрым способом — при загрузке страницы или с использованием команды контекстного меню. На сегодня существуют версии Autofill для Firefox и Chrome .
Возможности Autofill:
— Автоматическое заполнение форм, если Autofill обнаруживает одно или несколько полей соответствующих правилам заполнения.
— Autofill заполняет простые текстовые поля, пароли, скрытые поля и даже поля содержащие редактор WYSIWYG . Кроме этого дополнение может автоматически выбирать нужные пункты из выпадающих списков и отмечать нужные пункты в чекбоксах.
— Помощник создания правил автозаполнения. Вам не нужно смотреть в исходный код для создания правил заполнения форм.
— Возможность создания нескольких профилей для лучшей организации правил заполнения.
— Регулярные выражения . Создавайте модели идентификации полей.
— Возможность использования переменных для вывода случайных слов, цифр и букв.
— Фильтрация сайтов. Возможность ограничения или запрета заполнения форм на некоторых сайтах.
— Возможность перенесения настроек Autofill на другой компьютер или между браузерами.
— Горячие клавиши.
Интерфейс дополнения довольно интуитивный и разобраться в нем не составит большого труда. Всего в настройках Autofill есть три полезных вкладки (+ одна с информацией о дополнении). В первой из них вы можете создать, удалить или отредактировать профили для разных типов форм. Для каждой из форм можно задать неограниченное количество полей разных типов. При этом можно использовать регулярные выражения:
Во второй вкладке пользователь может указать сайты или документы в которых запрещено использование Autofill:
В третьей вкладке настроек дополнения можно настроить некоторые особенности его работы. Среди наиболее полезных опций — установка времени задержки заполнения, включение перезаписывания информации в полях, опция для отображения символов пароля и инструменты импорта/экспорта настроек Autofill.
О недостатках. Для меня главным недостатком Autofill является то, что в нем нельзя указать путь к файлу для загрузки. Хотя, я незнаю — возможно это и невозможно:). Во всяком случае, я не видел такой функции ни в одной программе…
Еще одна неприятность — сбой загрузки скрипта Autofill на некоторых веб-сайтах. Возможно это происходит только у меня, а возможно и нет. Лечиться с помощью внесения этих сайтов в список заблокированных для автозаполнения.
Как бы там нибыло, Autofill можно рекомендовать всем кому нужны продвинутые опции автоматического заполнения полей различных веб-форм. Его широкие возможности позволяют настроить самые разнообразные варианты заполнения, а поддержка регулярных выражений делают эти настройки практически универсальными.
Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое - все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.
Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.
Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.
При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму - диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.
Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки "OK".
В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму - диалоговое окно.
В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.
На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда "свои" реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.
Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.
Надстройки позволяют осуществлять:
1) выбор валюты;
3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);
4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;
5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);
*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.
6) автоматическое формирование инициалов подписантов;
7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;
8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;
9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.
Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.
Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.
